DIVISI DOKUMENTASI

Penanggung Jawab
Staf

: Rezqi Vebra Youza (AI12)

:
1. Avi Sovia (A12)
2. Rumaishatul Ulya (A12)
3. Jaila Muhardila (AI12)
4. Vebri (AI13)
5. Safira Salsabilah (A14)
6. Lumatul (A12)
7. Rifda Dhia Satrya (A14)
8. Amyra Marlia (A14)
9. Putri Kumalaratri (A14)
10. Alfi (A14)
11. Ghina Azharia (A14)

I. Deskripsi Kerja
Mendokumentasikan seluruh kegiatan Architecture Fair 2016 dalam bentuk foto dan video,
bekerja sama dengan bidang lain yang membutuhkan media foto dan video untuk keperluan
tertentu.
II. Gambaran Umum
2.1 Koordinasi antar BPH
Kepala Operasional : Koordinasi cukup baik dapat menjawab pertanyaan yang
mendadak, mudah di hubungi melalui telepon, Line, maupun bertemu langsung, dan
merespon dengan cepat. Sangat membantu Dokumentasi saat PJ berhalangan hadir
karena keluar kota.
Wakil Operasional : Koordinasi cukup baik dapat dihubungi dengan telepon, SMS,
maupun Line. Sangat membantu dokumentasi saat PJ berhalangan hadir keluar kota.
2.2 Koordinasi BPH dengan BP
BPH sangat dapat diandalkan dan merepon dengan cepat. Teamwork yang cukup kuat
dan tidak segan bertanya. Namun kurang dapat di andalkan saat PJ berhalangan hadir
karena mereka cenderung harus di awasi ketika bekerja karena kecenderungan mereka
untuk bingung sendiri saat PJ tidak ada.
2.3 Analisis SWOT bidang
- Strength
: Teamwork yang cukup terjaga, memiliki inisiatif, dapat
melakukan tugas dengan cukup baik.
-

Weakness
: kecenderungan para staff untuk bingung sendiri dengan tugas
yang diberikan sehingga harus diawasi. Komunikasi perlu lebih di tekankan karena
kecenderungan misscommunication saat acara berlangsung

Opportunity : kerjasama antar tim yang cukup baik membuat kerja mereka
cepat dan dapat diandalkan. Staff yang dapat diandalkan.

Threat
: sering terjadinya miscommunication, staff yang sering tidak
dating saat hari H karena berbagai hal.

III. Perencanaan
Membuat Video Installasi untuk Konten Afair 2016
Memfoto Maket untuk keperluan Katalog
Memdokumentasikan kegiatan loading barang, dekorasi Galeri Nasional, dan
persiapan Main-Event
Mendokumentasikan kegiatan Main-Event dari opening hingga closing.
IV. Pelaksanaan
System kerja pada bidang dokumentasi dilakukan dengan membagi menjadi beberapa
sub-penanggujawab agar kegiatan dapat berjalan dengan baik. Perlu diingatkan disini
bahwa Sub-penanggung jawab adalah orang yang bertanggung jawab untuk suatu
kegiatan dalam tim Dokumentasi yang di bantu oleh seluruh BP yang ada. Subpenanggungjawab membantu PJ untuk membagi SDM dan membantu untuk
mengawasi SDM yang ada selama kegiatan berlangsung.

Untuk membuat video installasi sendiri langsung ditangani sendiri oleh Vebra sebagai
PJ dokumentasi. Hal tersebut menimbang untuk urusan video akan lebih baik jika
diurus olah PJ langsung dan staff lainnya akan dikerahkan untuk mengerjakan tugas
yang berkaitan dengan Foto yang deadlinenya saat itu tidak terlalu jauh. Proses
perekaman dan pengeditan memakan waktu 10 hari dari tanggal 5-15 Januari 2016.
Tidak ada kendala yang berarti selama proses rekaman, pengeditan hingga hasil video
selesai.

Sub-penanggung Jawab untuk kegiatan Foto Maket untuk Katalog adalah Amyra dan
Vebri. Namun karena Amyra berhalangan dalam pengerjaannya yang bekerja hanya
Vebri. Ternyata dari tim Konten untuk Katalog sendiri tidak membutuhkan banyak
bantuan sehingga kegiatan ini tidak jadi terlaksana.

Sub-penganggung jawab untuk Mendokumentasikan Kegiatan loading barang,

dekorasi Galeri Nasional, dan persiapan Main-Event adalah Rumayshatul dan Avi
Sovia. Namun karena beberapa hal, terjadi miscommunication sehingga mereka tidak
dapat hadir dalam kegiatan Loading barang yang digantikan oleh Lutfi Eryando
(wakaops) untuk mendokumentasikan kegiatan Loading barang yang berlangsung
selama PJ berhalangan hadir yaitu tanggal 20-23 Januari 2016. Selama kegiatan
dekorasi Galeri Nasional dan Persiapan Main-Event sendiri PJ dapat hadir pada
tanggal 24, 25, dan 26 januari. Kegiatan pendokumentasian kegiatan ini dibantu oleh
beberapa staff. Loading barang setelah main event yang berlangsung tanggal 4

Februari 2016 dilakukan oleh PJ dan dibantu oleh beberapa staf dengan media Foto
dan Video.

Untuk Kegiatan Dokumentasi selama Main-Event yang menjadi subpenanggungjawab adalah Shafira dan Alfi. Disini sub-penganggung jawab
bertanggung jawab untuk mengecek kesiapan alat dan meminjam alat yang
dibutuhkan, mengatur jadwal shift tim dokumentasi yang standby, mengawasi staff
lainnya selama kegiatan berlangsung dan ikut mendokumentasikan kegiatan ketika
mendapat giliran shift. Kegiatan berjalan dengan baik dari opening hingga closing.

Lampiran Dokumentasi

Persiapan Main-event dan loading barang

Opening

Main Event

(end)