1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan. Salah satu tujuan primer rekam kesehatan/rekam medis
yaitu untuk kepentingan pelayanan pasien. Rekam kesehatan
mendokumentasikan

pelayanan

yang

diberikan

oleh

tenaga

kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam

berbagai

fasilitas

pelayanan

kesehatan.

Dengan

demikian,

rekaman yang rinci dan bermanfaat membantu pengambilan

keputusan tentang terapi, tindakan dan penentuan diagnosis
pasien. Rekam kesehatan juga sebagai sarana komunikasi antar
tenaga lain yang sama-sama terlibat dalam menangani dan
merawat pasien. Oleh karena itu, rekam medis yang lengkap harus
setiap saat tersedia dan berisi data/informasi tentang pemberian
pelayanan kesehatan yang jelas (Hatta, 2008).
Menurut Huffmann (1994), rekam medis yang baik adalah
rekam medis yang mengandung nilai kronologis dan nilai kevalidan
di dalamnya. Rekam medis yang valid adalah rekam medis yang
datanya tersusun secara continue (berkelanjutan) sehingga kualitas
pelayanan

kesehatan

lanjutan

yang

diberikan

oleh

tenaga

kesehatan dapat terjaga. Kesinambungan data medis dalam berkas

rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam
menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung perawatan
kesehatan yang maksimal. Untuk memberikan data yang valid serta
berkelanjutan maka rekam medis harus dibuat secara tertulis,
lengkap, dan jelas atau secara elektronik (Permenkes 269 pasal 2,
2008).
Fungsi atau tujuan dari rekam medis adalah untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, maka tertib
administrasi tidak akan berhasil.
Sebagai pemberi pelayanan kesehatan yang baik peran
rumah sakit dalam melayani pasien harus mempunyai suatu sistem
informasi yang digunakan untuk menunjang penyimpanan dan
pengolahan data dari sekian banyak pasien yang berkunjung.
Sistem informasi tersebut tentunya juga harus bermutu dan mampu
menjawab apa yang diinginkan oleh penggunannya. Menurut Dep
Kes R.I, (2006) penilaian mutu terdiri dari struktur, proses, dan
outcome. Struktur adalah sumber daya manusia, sumber daya fisik,
sumber daya keuangan, dan sumber daya pada fasilitas pelayanan
kesehatan. Proses adalah kegiatan yang dilakukan dokter dan
tenaga

profesi

lain

terhadap

pasien,

evaluasi,

diagnosa

keperawatan, konseling, pengobatan, tindakan dan penanganan

pasien secara efektif dan bermutu. Outcome adalah kegiatan dan
tindakan dokter dan tenaga profesi lain terhadap pasien dalam arti
perubahan derajat kesehatan dan kepuasan pelanggan.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan
pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit
dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS).
Sistem informasi rumah sakit adalah suatu tatanan yang
berurusan

dengan

pengumpulan

data,

pengolahan

data,

penyampaian informasi, analisa dan penyimpanan informasi serta

penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah
sakit (Sabarguna,2005). Sistem informasi rekam medis dapat
digunakan sebagai sarana penyedia layanan dan informasi bagi
penggunanya baik untuk dokter, paramedis, karyawan, dan pasien
rumah sakit dimanapun dan kapanpun mereka berada, sehingga
bisa mendapatkan informasi akurat karena informasi yang tersedia
senantiasa terbaharui.
RSJD

Dr.

RM

Soedjarwadi

Provinsi

Jawa

Tengah

merupakan rumah sakit jiwa yang telah menerapkan teknologi

informasi dalam pelayanannya. Berdasarkan studi pendahuluan
yang dilakukan peneliti pada bulan november 2013, RSJD Dr. RM
Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah mengalami pergantian Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) dan belum dilakukan

evaluasi sejak pertama kali diubah sistemnya. Pada Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) didalamnya terdapat
Sistem Informasi Rekam Medis, pergantian SIMRS dilakukan
sebagai salah satu syarat untuk akreditasi kepada Komisi
Akreditasi Rumah Sakit (KARS) agar meningkatkan kecepatan dan
ketepatan pelayanan. Setiap pergantian SIMRS pasti akan
berpengaruh terhadap menu atau item yang terdapat pada SIMRS,
tidak terkecuali pada Sistem Informasi Rekam Medis (SIRM). Oleh
karena itu, diperlukan evaluasi Sistem Informasi Rekam Medis agar
dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan kepada pihak
pengembang untuk dilakukan pengembangan sistem yang lebih
baik agar meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam melayani
pasien.
Tempat pendaftaran pasien (TPP) adalah sebagai sumber
dari pengumpulan informasi data pasien, tempat pendaftaran
pasien harus mempunyai SIRM mumpuni yang digunakan untuk
membantu dalam mendapatkan dan menyimpan data pasien
secara tepat dan aman untuk digunakan ke dalam proses
pelayanan selanjutnya. Perubahan SIMRS di RSJD Dr. RM
Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah diikuti oleh perubahan Sistem
Informasi tiap unit dalam rumah sakit, salah satunya adalah Sistem
Informasi Rekam Medis di RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi

Jawa Tengah. Perubahan tersebut memberikan dampak dan

permasalahan bagi penggunanya. Permasalahan yang harus
dialami pengguna di bagian pendaftaran pasien yaitu adanya data
yang hilang saat proses edit pasien, kurang optimalnya fungsifungsi yang ada pada SIRM untuk kebutuhan bagian pendaftaran
seperti pencetakan tagihan dan pencetakan tracer. Sedangkan
dampaknya adalah keharusan beradaptasi terhadap sistem yang
baru tanpa mengabaikan kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
Hal ini tentu saja dipengaruhi oleh kondisi Sistem Informasi
Rekam Medis yang baru, apakah mudah digunakan sehingga
tercipta efektivitas dan efisiensi pelayanan atau justru lebih susah
digunakan dan akan menghambat kegiatan pelayanan ataupun
pengumpulan data itu sendiri. Oleh karena itu, dalam penelitian ini,
peneliti melakukan evaluasi Sistem Informasi Rekam Medis pada
pelayanan pendaftaran pasien di RSJD Dr. RM Soedjarwadi
Provinsi Jawa Tengah.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah Bagaimana penggunaan sistem
informasi rekam medis oleh petugas rekam medis dalam
menggunakan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru di bagian
pendaftaran RSJD RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah?.

C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui penggunaan Sistem Informasi Rekam Medis
yang baru oleh petugas rekam medis di bagian pendaftaran RSJD
RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah dalam penerapan Sistem
Informasi Rekam Medis yang baru.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui gambaran dan penggunaan Sistem Informasi
Rekam Medis yang baru di RSJD RM Soedjarwadi Provinsi
Jawa Tengah yang dilakukan oleh petugas rekam medis di
bagian pendaftaran.
b. Mengetahui pemahaman petugas rekam medis terkait
kemudahan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru.
c. Mengetahui pemahaman petugas rekam medis terkait
kemanfaatan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru.
D. Manfaat
1. Manfaat Praktis
a. Bagi Rumah Sakit
(1) Sebagai bahan masukan dalam upaya meningkatkan
mutu pelayanan bagi rumah sakit.
(2) Sebagai evaluasi terhadap kinerja di rumah sakit dalam
mendukung pengembangan SIRM.

b. Bagi Peneliti
Sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh
selama di bangku perkuliahan dan pengembangan ilmu
rekam medis.
2. Manfaat Teoritits
a. Bagi Institusi Pendidikan
Hasil penelitian diharapkan dapat menjadi masukan untuk
memperluas

disiplin

ilmu

rekam

medis

khususunya

mengenai evaluasi Sistem Informasi Rumah Sakit di bagian

pendaftaran.
b. Bagi Peneliti Lain
Sebagai acuan/refrensi untuk pengembangan penelitian
selanjutnya yang sesuai dengan materi yang berhubungan
dengan materi yang diambil.
E. Keaslian Penelitian
1. Rhesavani (2013), dengan judul Evaluasi Sistem informasi
Rekam Medis Di RSU PKU Muhammadiyah Bantul Berdasarkan
Pendekatan Kemudahan dan Kemanfaatan
Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui persepsi
pengguna (user) yaitu petugas rekam medis RSU PKU
Muhammadiyah bantul dalam menerima penerapan Sistem
Informasi Rekam Medis berdasarkan pendekatan kemudahan
dan kemanfaatan. Hasil dari penelitian tersebut adalah Sistem

Informasi Rekam Medis di RSU PKU Muhammadiyah Bantul

merupakan bagian dari SIMRS dan mengalami update bahasa
pemograman dari Basic ke PHP. Sistem Informasi ini mulai
diberlakukan sejak Bulan Agustus 2012 tanpa ada nota dinas
dari direktur. Sistem Informasi Rekam Medis mudah digunakan
dan bermanfaat untuk kelancaran kegiatan rekam medis.
Kendala yang dihadapi dalam pemanfaatan Sistem informasi
Rekam Medis disebabkan oleh belum selesainya pembuatan
software dan human error dari petugas rekam medis maupun
petugas unit lain dirumah sakit berupa kesalahan dalam
memasukkan data maupun kesadaran dalam memanfaatkan
SIMRS

demi

tercapainya

kelancaran

kegiatan,

terutama

kegiatan pelaporan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian

Rhesavani (2013) adalah mengenai pokok bahasan yang sama
tentang pergantian Sistem Informasi Rekam Medis di suatu
Rumah Sakit, sedangkan perbedaan penelitian ini dengan
penelitian Rhesavani (2013) adalah pada penelitian Rhesavani
(2013)

menitikberatkan

pada

kemampuan

SDM

dalam

menerima pergantian Sistem Informasi Rekam Medis di semua

pelayanan rekam medis, sedangkan pada penelitian ini
menitikberatkan pada penggunaan SIRM dan kemampuan SDM
dalam menerapkan Sistem Informasi Rekam Medis yang baru di
bagian pendaftaran.

2. Indrawati (2009), dengan judul Persepsi Petugas Rekam Medis

Terhadap Pergantian Sistem Informasi Rekam Medis di RSU
PKU Muhammadiyah Bantul
Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui peningkatan
pelayanan yang diberikan oleh sistem informasi rekam medis
baru di Instalasi rekam Medis RSU PKU Muhammadiyah Bantul.
Hasil dari penelitian tersebut adalah proses pergantian sistem
informasi melibatkan petugas rekam medis sebagai sumber
informasi tentang data-data yang dibutuhkan dalam sistem baru.
Alasan diadakannya pergantian sistem informasi rekam medis di
RSU PKU Muhammadiyah Bantul adalah karena terjadi
permasalahan pada sistem lama, yaitu mahalnya lisensi dari
sistem operasi DOS dan kemungkinan sistem operasi DOS
terkena virus. Kelebihan sistem informasi baru adalah adanya
peningkatan pada performance, information, economy, control,
dan service. Kekurangan sistem informasi baru adalah tidak
tercapainya peningkatan efficiency karena terjadi permasalahan
pada pengoperasian sistem informasi menggunakan mouse dan
terjadi masalah nomor registrasi hilang atau dobel. Persamaan
penelitian ini dengan penelitian Indrawati (2009) yaitu pokok
bahasan yang sama yaitu tentang pergantian sistem informasi
yang baru pada rumah sakit. Perbedaan penelitian ini dengan
penelitian Indrawati (2009) yaitu pada penelitian Indrawati

10

(2009)

memfokuskan

pokok

bahasan

penelitian

kepada

keterlibatan petugas rekam medis sebagai sumber informasi

data yang dibutuhkan, sedangkan dalam penelitian ini lebih
memfokuskan tentang evaluasi penggunaan Sistem Informasi
Rekam Medis yang baru.
3. Sanjoyo (2006), dengan judul Pelaksanaan Komputerisasi
Pada Kegiatan Entry Data Pasien Rawat Jalan di RSU PKU
Muhammadiyah Bantul
Penelitian tersebut bertujuan untuk mengetahui kemampuan
petugas dalam pelaksanaan komputerisasi pada entry data
pasien rawat jalan, serta kendala yang dihadapi petugas dalam
pelaksanaan komputerisasi pada entry data pasien rawat jalan
sehingga terjadi keterlambatan entry data pasien rawat jalan ke
dalam komputer RSU PKU Muhammadiyah Bantul. Hasil dari
penelitian tersebut adalah pengetahuan dan keterampilan yang
dimiliki petugas mengenai komputer dan pengolahan data dapat
dikatakan cukup baik. Petugas juga telah banyak mendapatkan
pelatihan mengenai komputer dan pengolahan data. Hambatan
yang dihadapi petugas dalam pelaksanaan entry data pasien
rawat jalan meliputi: kurangnya jumlah tenaga kerja, job
description tentang kegiatan entry data pasien rawat jalan yang
belum jelas, serta kemampuan komputer yang terbatas sebagai
media untuk entry data pasien rawat jalan. Persamaan

11

penelitian ini dengan penelitian Sanjoyo (2006) adalah pokok

bahsan yang sama tentang pelaksanaan Sistem Informasi
Rekam Medis di bagian rawat jalan, sedangkan perbedaan
penelitian ini dengan penelitian Sanjoyo (2006) adalah pada
penelitian Sanjoyo (2006) kegiatan dalam Sistem Informasi
Rekam Medis lebih fokus terhadap proses entry data pasien di
rawat jalan saja, sedangkan pada penelitian ini kegiatan Sistem
Informasi Rekam Medis lebih fokus terhadap semua pelayanan
Pendaftaran Pasien mulai dari rawat jalan, rawat inap dan IGD.

F. Gambaran Umum RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa

Tengah
Berdasarkan profil RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa
Tengah tahun 2010 yang diperoleh dari Instalasi Rekam Medis,
diketahui:
1. Sejarah Singkat RSJD

Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa

Tengah
Rumah Sakit Jiwa Daerah Dr. RM Soedjarwadi Provinsi
Jawa Tengah berdiri sejak tanggal 23 Agustus 1953 sebagai
Koloni Orang Sakit Jiwa (KOSJ), dimana pasiennya semula
berasal dari RS Jiwa Mangunjayan Surakarta dan

RS Jiwa

Kramat Magelang. Sebagai direktur pertama adalah Dr. RM.

Soedjarwadi.

12

Sejak tahun 1972 fungsi koloni berubah menjadi rumah

sakit dengan dibukanya pelayanan rawat jalan seminggu sekali,
sedangkan fungsi sebagai penampungan ditingkatkan menjadi
rawat inap. Hal ini dimungkinkan dengan didatangkannya
spesialis jiwa dari RSJ Mangunjayan Surakarta seminggu sekali.
Dengan

terbitnya

135/SK/Men.Kes/IV/78

SK

Tahun

MENKES
1978

RI

tentang

Nomor

Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Jiwa, maka KOSJ

secara resmi berubah menjadi rumah sakit jiwa kelas B. Sampai
saat ini SK MENKES ini masih digunakan sebagai dasar
operasional,

sementara

menunggu

adanya

peraturan

perundangan baru yang mengaturnya.

Sesuai dengan rekomendasi Gubernur Jawa Tengah
Nomor: 445/67972000 tanggal 28 Juni 2000 tentang perubahan
nama Rumah Sakit Jiwa Klaten selanjutnya dengan SK Menteri
Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial RI No.1681.A/MENKES
KESSOS/SK/XI/2000, maka sejak tanggal 20 November 2000
nama RS Jiwa Klaten resmi berubah menjadi RS Jiwa Daerah
Dr. RM Soedjarwadi Klaten.
Sesuai

dengan

Surat

Nomor:

1732/Menkes-

Kessos/XII/2000 tanggal 12 Desember 2000, RS Jiwa ini

diserahkan Pemerintah Pusat ke Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah.

Pada tahun 2000, RS Jiwa Daerah Dr. RM

13

Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah telah lulus Akreditasi Penuh

Tingkat Dasar untuk 5 jenis standar pelayanan.
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya RSJD Dr.
RM Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah mengacu pada
peraturan Gubernur Jawa Tengah No. 98 Tahun 2008 tentang
Struktur Organisasi dan Tata Kerja RSJD Dr. RM Soedjarwadi
Provinsi Jawa Tengah.
Sedangkan SK. Direktur No.061/4666/2008 tentang
Pemberitauan

Instalasi

dimaksud

untuk

memperlancar

pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat.

2. Visi dan Misi
a. Visi
Menjadi Rumah Sakit Jiwa yang mandiri dan berdaya saing
tinggi melalui profesionalisme pelayanan.
b. Misi
1) Meningkatkan pelayanan jiwa terpadu dan komprehensif
dengan biaya yang terjangkau oleh masyarakat.
2) Mengembangkan kualitas sumber daya manusia secara
berkesinambungan sumber daya manusia rumah sakit.
3) Menggembangkan pelayanan unggulan.
4) Mewujudkan kesejahteraan semua pihak yang terkait.
5) Mewujudkan rumah sakit terakreditasi tingkat lanjut.
3. Fasilitas Pelayanan

14

a. Pelayanan Gawat Darurat

b. Pelayanan Rawat Inap
1) Rawat Inap Psikiatri
2) Rawat Inap Non Psikiatri
c. Pelayanan Rawat Jalan
1) Klinik Dalam
2) Klinik Syaraf 1
3) Klinik Syaraf 2
4) Klinik Jiwa
5) Klinik Tumbuh Kembang Anak
6) Klinik Gigi dan Mulut
7) Klinik Umum
8) Klinik Psikologi dan Konsultasi Gizi
9) Klinik Fisioterapi
10) Klinik Nyeri
d. Pelayanan Penunjang
1) Instalasi Laboratorium
2) Instalasi Farmasi
3) Instalasi Radiologi
4) Instalasi Rehabilitasi
5) Instalasi Elektromedik dan Elektrodiagnostik
4. Indikator Kinerja RSJD Dr. RM Soedjarwadi Provinsi Jawa
Tengah

15

Tabel 1.Indikator Kinerja RSJD Dr. RM Soedjarwadi

Provinsi Jawa Tengah
No
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Indikator

Satuan
2011
90,87
25,89
2,60
12,81
0,006
0,003
39.799
120

Jumlah
2012
2013
58,65
63,15
21,66
19,81
15,27
11,56
9,91
11,62
0,006
0,006
0,004
0,003
40.575
43564
189
189

BOR
%
LOS
Hari
TOI
Hari
BTO
Kali
GDR
Permil
NDR
Permil
Hari Perawatan
Pasien
JML Tempat
Buah
Tidur
9.
Kunjungan
Pasien
1.687
1.864
2195
Rawat Inap
10.
Kunjungan
Pasien
42.695 56.460
78773
Rawat Jalan
11.
Kunjungan IGD
Pasien
4.089
4.887
5969
Sumber: Laporan Instalasi Rekam Medis RSJD Dr. RM
Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah