BAB IV

ANALISA & PEMBAHASAN

4.1. Analisa Sistem Berjalan

4.1.1. Latar Belakang Perusahaan
LEPISI berdiri pada tanggal 10 November 1987 di Tangerang, di
bawah naungan Yayasan Pendidikan Widya Anindya. Pada saat lulusan
SLTA berada dalam persaingan ketat untuk memasuki dunia kerja yang
semakin menuntut keterampilan khusus di bidang bisnis. Program
pertama LEPISI yang pada waktu itu masih berlokasi di Jalan Otto
Iskandardinata, Tangerang, adalah pendidikan keterampilan komputer
dan pendidikan bagi calon sekretaris dan staff administrasi.
Memasuki tahun kedua, program Sekretari dan Administrasi
Perkantoran semakin diminati.

Siswa terus berkembang sehingga

sarana dan prasarana LEPISI yang ada di Jalan Otto Iskandardinata

tidak memadai lagi, apalagi LEPISI saat itu memperluas programnya
dengan membuka program Akuntansi Komputer.

Untuk mengatasi

jumlah mahasiswa yang terus bertambah, maka pada semester ganjil

tahun akademik 1991/1992 LEPISI pindah ke gedung baru berlantai 3
di Jalan Merdeka 167 yang dilengkapi dengan beberapa laboratorium,
seperti laboratorium bahasa, laboratorium mengetik manual dan

66

elektronik, laboratorium komputer, dan laboratorium peralatan mesin

kantor modern (PMKM).
LEPISI terus berusaha menjaga dan meningkatkan materi
perkuliahan agar tetap sesuai dengan harapan masyarakat dan pasar
kerja, yaitu antara lain dengan melakukan studi banding dan
penyempurnaan kurikulum. Pada tahun akademik 1993/1994 LEPISI
menjadi semi akademik (2 tahun) dengan pola perkuliahan pada tahun
pertama kuliah pagi hari dan pada tahun kedua kuliah sore hari, karena
pagi harinya bekerja. Upaya mendapatkan pekerjaan setelah mahasiswa
menyelesaikan semester II dilakukan melalui LEPISI Human Resources
Development

Centre

(LHRDC)

yang

dibentuk

dalam

upaya

menyalurkan para lulusan LEPISI untuk bekerja di perusahaanperusahaan baik di Tangerang maupun daerah lainnya. Dari tahun ke
tahun peran LHRDC dalam menyalurkan para mahasiswa AKSEMA
LEPISI untuk mendapatkan pekerjaan terus meningkat, seiring dengan
tumbuhnya kepercayaan dunia usaha di wilayah Jakarta Barat dan
Tangerang.

Ditandai

dengan

meningkatnya

jumlah

permintaan

perusahaan akan lulusan LEPISI.

Sejalan dengan jumlah mahasiswa yang semakin banyak, gedung
di Jalan Merdeka tidak memungkinkan lagi untuk penambahan fasilitas,
seperti lapangan parkir, sarana olahraga, aula untuk kuliah umum, serta

67

ruang serba guna. Maka pada September 1996 LEPISI pindah lagi ke
gedung baru berlantai 3 di Jalan Merdeka 78. Di gedung baru ini
penambahan fasilitas-fasilitas tersebut dapat terpenuhi.
Di samping peningkatan sarana dan prasarana, LEPISI juga
mengembangkan sumber daya manusia, baik dalam hal jumlah maupun
dalam hal mutu.

Upaya menjalin kerjasama dan pelatihan dengan

lembaga pendidikan lain di dalam maupun di luar negeri terus

dilakukan secara intensif sejak dua tahun lalu. Hasilnya LEPISI telah
diakreditasi oleh Alexander College - Perth Australia, Lorraine Martin
College - Brisbane, Australia, dan Auckland International Studies Auckland, New Zealand. Para mahasiswa LEPISI yang berkeinginan
melanjutkan studi di luar negeri dapat langsung mengikuti kuliah di
tahun kedua pada lembaga-lembaga pendidikan tersebut untuk
memperoleh Associate Diploma dan kemudian dapat melanjutkan ke
Griffith

University-Brisbane

Australia

untuk

mengambil

Undergraduate atau biasa disebut Bachelor Program.

Di dalam negeri LEPISI telah menjalin kerjasama dengan LPK
Budaya Wacana Yogyakarta, Fakultas Ekonomi Universitas Trisakti,
Fakultas Ekonomi Universitas Tarumanegara, dan beberapa perguruan
tinggi lainnya dalam bentuk studi banding dan pelatihan. Mulai 1996
LEPISI juga menjalin kerjasama program Pascasarjana Magister

68

Manajemen (MM) dengan STIE IPWI sebagai kampus ekstensi.

Melalui program S2 ini pula LEPISI berusaha meningkatkan mutu
para dosennya.

Pada angkatan I dan II ada masing-masing 6 dan 7

orang dosen LEPISI yang ambil bagian dalam program ini.

Pada tahun akademik 1996/1997 LEPISI melakukan terobosan
baru, yaitu bekerjasama dengan Universitas Terbuka membuka program
bisnis dan manajemen (BISMA) LEPISI sebagai sarana penunjang bagi
mereka yang ingin menyelesaikan pendidikan S1 sambil bekerja.
BISMA LEPISI secara mantap mempertahankan perencanaan dan
keterampilan praktis dalam semua mata kuliah dengan menjalin
hubungan yang erat dengan industri melalui program pemagangan dan
studi ekserkusi. Karena meyakini bahwa keberhasilan harus dimulai
dari bawah dengan bekal yang memadai, bukan sekedar teori saja.
Keterampilan praktikal inilah yang menjadi fondasi yang kuat untuk
memudahkan meniti karir.
Pada Januari 1997 LEPISI meningkatkan statusnya menjadi
akademi dengan nama baru Akademi Sekretari dan Manajemen LEPISI
yang disingkat menjadi AKSEMA LEPISI, sesuai dengan Surat
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 05/D/O/1997
tanggal 16 Januari 1997, dengan status Terdaftar.

69

Tahun akademik 1999/2000 Yayasan Pendidikan Widya Anindya

LEPISI membuka program jalur ganda yaitu melalui International
Specific Studies ISS, dengan program studi

School of Public

Relations (SOP) dan School of Language (SOL). Salah satu dari

keunggulan program ini adalah mahasiswa dalam waktu yang
bersamaan dengan biaya yang terjangkau mempelajari dua disiplin ilmu
yang saling mendukung dan mendapatkan dua sertifikat dan dua gelar.
Yayasan Pendidikan Widya Anindya LEPISI terus berkembang
dan pada tahun akademik 2001/2002, program pendidikan Strata 1 (S1)
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi BISMA LEPISI yang selama ini bekerja
sama dengan Universitas Terbuka, telah menerima Surat Keputusan
Menteri

Pendidikan

Nasional

No.107/D/O/2001

tentang

izin

melaksanakan pendidikan jenjang S1, untuk jurusan Akuntansi dan

Manajemen. STIE BISMA LEPISI melaksanakan Ujian Mandiri yang
dilaksanakan oleh dosen tetap STIE BISMA LEPISI sesuai dengan
jenjang kepangkatan yang bersangkutan. Semuanya ini merupakan hasil
kerja dan pengabdian pimpinan yayasan, seluruh jajaran dosen dan staf,
dan mahasiswa yang memiliki cita-cita pengabdian yang luhur dan
menginginkan darma bakti menjadi sesuatu yang bukan hanya
berkembang dari tahun ke tahun.

70

4.1.2. Visi dan Misi STIE Bisma LEPISI

a.

Visi
Menjadikan Program Pendidikan Sarjana Strata 1 (S1) yang
memiliki keunggulan dan daya saing dalam pelayanan, pengajaran
dan pengamalan Ilmu Ekonomi Bisnis.

b. Misi
Mendidik mahasiswa agar mampu berfikir strategik dan
inovatif dengan dilengkapi kemampuan manajemen bisnis dan
akuntansi dalam memberikan dukungan terhadap aktivitas bisnis.

71

4.1.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

STRUKTUR ORGANISASI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE) BISMA LEPISI
YAYASAN / BP-PTS

BADAN PELAKSANA HARIAN (BPH)

TS
KETUA

DEWAN
PENYANTUN

PUKET I

PUKET II

SENAT STIE
BISMA

PUKET KABAG
III

TU

BAAK

Ka. Unit

Perpustakaan

KAPRODI
MANAJEMEN

BAU

KAPRODI

Ka. Unit

Ka. Unit

AKUNTANSI

Lab.
Praktek

LPPM

DOSEN

Sumber: STIE BISMA LEPISI

Gambar 4.1. Struktur Organisasi

4.1.4. Uraian Tugas

Pembagian Kerja (Job Description) Ketua, Pembantu Ketua I,
Pembantu Ketua II, Pembantu Ketua III STIE Bisma LEPISI :

72

a.

Ketua diangkat dan diberhentikan oleh Badan Penyelenggara (BHPTS) STIE Bisma LEPISI setelah mendapat pertimbangan Senat
Akademi dengan persetujuan tertulis menteri, menteri lain, atau
pimpinan lembaga pemerintahan lain.

b.

Pembatu

Ketua

diangkat

dan

diberhentikan

oleh

Badan

Penyelenggara (BH-PTS) STIE Bisma LEPISI.

c.

Pembantu Ketua I, Pembantu Ketua II dan Pembantu Ketua III

dalam pelaksanaan tugasnya bertanggungjawab langsung kepada
Ketua.

d.

Dalam tugasnya Pembantu Ketua I, Pembantu Ketua II dan

Pembantu Ketua III dibantu oleh Biro Administrasi Akademik dan
kemahasiswaan (BAAK), Biro Administrasi Umum Keuangan
(BAK) dan Biro Kemahasiswaan.

e.

Ketua

dan

Pembantu

Ketua

wajib

memberikan

laporan

pertanggungjawaban rutinnya kepada BPH secara berkala.

f.

Masa jabatan Ketua dan Pembantu Ketua adalah 4 (empat) tahun,

Ketua maupun Pembatu Ketua dapat diangkat kembali, setelah
mendapat pertimbangan Senat Akademi dengan ketentuan tidak
boleh menempati jabatan yang bersangkutan selama lebih dari 2
(dua) masa jabatan berturut-turut.

73

1.

Uraian Kerja Ketua

a.

Ketua memimpin penyelenggaraan dan pengembangan

pendidikan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
Ketua juga membina para tenaga kependidikan, para
mahasiswa, dan tenaga administrasi akademi, serta
memelihara hubungan yang saling bermanfaat antara STIE
Bisma LEPISI dan lingkungannya.

b. Bertanggung jawab kepada Yayasan dalam kelancaran

pelaksanaan kegiatan akademik.
c.

Bertanggung jawab atas tugas-tugas (Job Description)

PUKET I, PUKET II dan PUKET III.

d. Memimpin rapat mingguan akademik dan melaporkan

hasil notula rapat ke Yayasan.
e.

Menandatangani surat internal dan eksternal seperti: surat

keputusan, ijazah, transkrip nilai, surat yang berhubungan
dengan kopertis IV, dan surat-surat lain yang menyangkut
kedinasan.

f.

Bertanggung jawab atas pertumbuhan dan perkembangan

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Bisma LEPISI.

g.

Memberi pelayanan yang terbaik kepada Dosen dan

Mahasiswa

74

h.

Menerima dan mengevaluasi program

kerja tahunan

setiap PUKET.
i.

Mengkordinir tugas-tugas ke luar yang terlebih dahulu

dikonfirmasikan ke Yayasan.

j.

Memberikan waktu untuk konsultasi bagi dosen-dosen

yang

membutuhkan

atau

yang

dianggap

perlu

mendapatkan teguran.
k.

Merencanakan pembuatan brosur dan bentuk-bentuk

promosi yang lain seperti iklan yang media cetak,
elektronik, poster, dan lain-lain.

l.

Merencanakan dan negosiasi media untuk promosi.

m. Mengkoordinir kepanitian penerimaan mahasiswa baru.

n.

Mengangkat dan memberhentikan dosen tidak tetap

(dengan SK Ketua) berdasarkan rapat pimpinan beserta
Yayasan.

o.
2.

Ikut terlibat dalam proses seleksi penerimaan dosen baru.

Uraian Kerja Pembantu Ketua I Bid. Akademik

a.

Membantu Ketua dalam memimpin pelaksanaan dan

pengembangan di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian

masyarakat,

75

dan

bertindak

sebagai

Pelaksanaan Harian Ketua bilamana Ketua berhalangan

tidak tetap.
b.

Mempersiapkan

kalender

akademik

dan

jadwal

perkuliahan.
c.

Membuat jadwal UTS dan UAS serta mempersiapkan

naskah-naskah ujian dan pengaturan ruang kuliah. Dalam
pengaturan ruang kuliah koordinasi dengan tim P3S.

d.

Berhubungan dengan Kopertis dalam hal urusan yang

berhubungan

dengan

akademik,

seperti:

pelatihan-

pelatihan dan seminar-seminar.

e.

Mengadakan pertemuan berkala dengan dosen untuk

membahas materi dan SAP.

f.

Mempersiapkan KRS, KHS, dan Transkrip Nilai dengan

tepat waktu bekerjasama dengan PUKET II.

g.

Menyelenggarakan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

dan bekerjasama dengan LPM STIE BISMA LEPISI.

h.

Bertanggungjawab pada kegiatan belajar mengajar dari

awal perkuliahan sampai pertemuan terakhir, seperti :
mencari dosen pengganti kalau dosen secara mendadak
tidak hadir atau menukar jam dengan dosen lain.

76

i.

Mempersiapkan diktat sesuai dengan jadwal kuliah

bekerjasama dengan percetakan, dan menanyakan atau
menyarankan dosen bersangkutan yang belum membuat
diktat untuk membuat diktat.

j.

Menyelenggarakan Administrasi Akademik dengan tertib

dan mengadakan koordinasi dengan staf pengajar dan staf
akademik.

k.

Memberikan pelayanan akademik yang baik kepada

mahasiswa, seperti : mahasiswa pindahan, cuti akademik,
mahasiswa bermasalah yang PKL, Wisuda, dan lain-lain.

l.

Bertanggungjawab atas nilai-nilai ujian yang telah masuk

dan pengarsipannya.

m. Membuat evaluasi dosen.

n.

Membuat buku Pedoman Akademik dan melakukan

perubahan bila dianggap perlu.

o.

Menentukan dosen konselor dan dosen bimbingan karya

tulis.

p.

Membuat rekapitulasi absensi dosen.

q.

Dan tugas lain yang diberikan oleh Ketua yang

berhubungan dengan Akademik.

77

3.

Uraian Kerja Pembantu Ketua II Bid. Administrasi

a.

Membantu Ketua dalam memimpin pelaksanaan dan

pengembangan

dibidang

administrasi

umum

dan

keuangan, serta mengusahakan pemeliharaan, perbaikan,

dan pengembangan sarana dan prasarana yang dimiliki
STIE Bisma LEPISI serta juga mengatur pemanfaatnya
b.

Pengurusan pelaporan kegiatan proses belajar-mengajar

mahasiswa dan dosen dengan program EPSBED (Evaluasi
Program Studi Berbasis Electronic Data Processing)

c.

Bertanggungjawab dalam pengadaan keperluan proses

belajar mengajar dan penunjang lainnya, seperti: spidol,
kertas HVS/kuarto, penghapus, Over Head Projector,
absensi siswa, alat pengeras suara dan lain-lain.

d.

Mempersiapkan dan mengadakan kelengkapan ujian

seperti : lembar jawaban, daftar hadir peserta, berita acara
dan penggandaan soal.

e.

Pembuatan dan pendistribusian ijazah lokal.

f.

Mengurus

administrasi

kepangkatan

dosen

dan

administrasi kesekretarian (lembaga) ke Kopertis.

g.

Pendataan mahasiswa; meliputi data (jati diri) bagi setiap

mahasiswa baru; data jumlah penerimaan mahasiswa baru

78

setiap tahun ajaran dan membuat grafik pertumbuhannya;

membuat data dan grafik jumlah siswa pada setiap tahun
ajaran (persentase kelulusan setiap tahun).
h.

Bertanggungjawab terhadap penerimaan, pendistribusian

dan pengarsipan surat-surat masuk/keluar dan dokumendokumen.

i.

Berhak memberikan penolakan untuk dapat mengikuti

ujian apabila mahasiswa yang bersangkutan tidak dapat
memenuhi kelengkapan administrasi akademik, pemberian
ijin dapat dilakukan setelah dikonsultasikan dengan Ketua.

j.

Dan tugas lain yang diberikan oleh Ketua yang

berhubungan dengan administrasi.

4.

Uraian Kerja Pembantu Ketua III Bid. Kemahasiswaan

a.

Membantu Ketua dalam memimpin pelaksanaan dan

pengembangan di bidang kemahasiswaan, termasuk
pembinaan dan pelayanan kesejahteraan mahasiswa, serta
hubungan dengan para alumni.

b.

Membantu pimpinan akademik dalam membina dan

mengembangkan

potensi

mahasiswa

secara

pribadi

maupun organisasi dalam bentuk pengembangan potensi

79

pribadi, penalaran, minat, hobi, dan menyediakan forum

komunikasi dan informasi.
c.

Berhubungan

dengan

Kopertis

dalam

hal

urusan

kemahasiswaan, seperti: pengurusan beasiswa, pelatihan

dan seminar yang berhubungan dengan kemahasiswaan.
d.

Membina organisasi kemahasiswaan intra STIE Bisma

LEPISI, Badan Perwakilan Mahasiswa, Badan Eksekutif
Mahasiswa, dan Unit Kegiatan Mahasiswa.

e.

Mengkoordinir permohonan beasiswa kepada mahasiswa

STIE Bisma LEPISI sesuai aturan yang berlaku.

f.

Mengetahui

setiap

kegiatan

yang

dilakukan

oleh

mahasiswa dan/atau organisasi kemahasiswaan intra STIE

Bisma LEPISI dan melaporkannya kepada Ketua.
g.

Menerima

program

tahunan

setiap

organisasi

kemahasiswaan intra STIE Bisma LEPISI dan melakukan

pengawasan dalam pelaksanaannya.
h.

Menasehati, memberi usul, memberi peringatan, kepada

pengurus dan anggota organisasi kemahasiswaan intra
STIE Bisma LEPISI, dan dalam hal penghentian kegiatan
mahasiswa dikonfirmasikan terlebih daluhu kepada Ketua.

80

i.

Memberikan rekomendasi bagi pendirian sebuah unit

kemahasiswaan.

j.

Membuat

evaluasi

dan

laporan

kegiatan

yang

diselenggarakan masing-masing UKM.

k.

Bertanggungjawab terhadap media komunikasi kampus,

seperti mading, majalah kampus, buletin, jurnal dan lainlain.

l.

Mengkoordinir kegiatan Seminar, Kuliah Umum dan

Study Ekserkusi.

m. Melaksanakan kartu mahasiswa dan pengurusan asuransi

mahasiswa

serta

bertanggungjawab

sampai

pada

pendistribusiannya.
n.

Melaksanakan kuliah umum (minimal 3 kali kuliah umum)

bagi mahasiswa, dalam hal penjadwalan koordinasi
dengan PUKET sesuai jadwal (semua kuliah umum
dilaksanakan pada tahun pertama)

o.

Memberikan konsultasi bagi mahasiswa yang bermasalah.

p.

Mengevaluasi absensi mahasiswa.

q.

Menerima dan mengkonsultasikan ke Ketua, proposal

kegiatan atau sponsor dari luar maupun mahasiswa.

81

r.

Pengaturan dan pembinaan bagi mahasiswa yang akan

magang.

s.

Menerima proposal sponsorship dan mengkonsultasikan

kepada Ketua dalam hal pengambilan keputusan.

t.

Dan tugas lain yang diberikan oleh Ketua yang

berhubungan dengan kemahasiswaan.

5.

Uraian Kerja Biro Administrasi Umum (BAU)

a.

Menerima tamu dan handling telephone serta mencatat

setiap pesan yang masuk dan memberikannya kepada yang
dituju.

b.

Memberikan informasi mengenai program-program di

STIE Bisma LEPISI dan meminta tamu untuk mengisi
buku tamu.

c.

Membuat surat keluar atas nama STIE Bisma LEPISI,

nomor tersendiri dan mengarsipnya secara tersendiri
(No........./STIE/X/1999; ditandatangi Ketua), termasuk
surat keterangan.

d.

Membuat surat-surat keputusan yang menjadi tanggung

jawab

Ketua

(No........../SK/X/1999);

Mengajar, dll.

82

Wisuda,

SK

e.

Membuat surat tugas untuk ditandatangani Ketua untuk

keperluan Dinas (No........./STIE/X/1999) dan ditembuskan
ke personalia untuk diarsipkan.

f.

Membantu pembuatan absensi (dengan PUKET II).

g.

Menerima

dan

membagikan

mendistribusikan

alamat

yang

dituju

surat
(bagi

masuk

dan

mahasiswa

diletakkan ditempat yang telah ditetapkan)

h.

Menyampaikan surat masuk STIE Bisma LEPISI kepada

Ketua

atau

Puket

II

Bid.

Administrasi

dan

mengarsipkannya.
i.

Membuat dan mengarsipkan Notula Rapat.

j.

Membuat agenda surat masuk dan surat keluar dan

mengarsipkannya.

k.

Membantu pengetikan diktat-diktat.

l.

Pengadaan pengumuman lowongan pekerjaan secara rutin

di mading.

6.

Uraian Kerja Biro Administrasi Akademik (BAAK)

a.

Meminta, mengarsip, dan memeriksa Satuan Acara

Perkuliahan dari setiap dosen yang mengajar mata kuliah.

83

b.

Memeriksa

kelengkapan

diktat

perkuliahan

dan

melaporkan kepada Puket I apabila terjadi kekurangan

atau belum ada diktat untuk mata kuliah tertentu.
c.

Membantu penyusunan kalender akademik.

d.

Membantu penyusunan jadwal kuliah.

e.

Membantu penjadwalan UTS dan UAS serta pengaturan

ruang ujian.

f.

Membantu rekapitulasi evaluasi dosen.

g.

Membantu dalam penyampaian pengumuman/informasi

akademik ke mahasiswa.

h.

Membantu pelaksanaan job training dalam hal surat

pengantar (No............./STIE/1.JT/1999), pemberitahuan
kepada mahasiswa, arsip nilai job training dan laporan.

i.

Membantu koordinasi soal-soal ujian dan pengetikannya.

j.

Membantu mengatur jadwal kuliah umum.

k.

Membantu pembuatan KHS, KRS, dan transkrip nilai,

bekerjasama dengan Puket II.

l.

Melayani legalisasi ijazah.

m. Membantu pelaksanaan kegiatan belajar mengajar seperti

mencari dosen pengganti, pertukaran jam kuliah dan lainlain.

84

n.

Membantu

pelayanan

permohonan

pindah,

bidang
cuti

akademik,

akademik,

seperti:

mahasiswa

bermasalah, wisuda dan lain-lain.

7.

Uraian Kerja Ketua Jurusan

a.

Menyusun dan mengusulkan program-program kegiatan

Jurusan kepada Pimpinan.

b.

Merancang dan melaksanakan teknik operasional Jurusan.

c.

Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas kegiatankegiatan Jurusan yang meliputi : pendidikan, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat.

d.

Membuat laporan rutin dan insidental kepada Pimpinan.

e.

Memberikan masukan untuk pengembangan akademik

yang meliputi : pengembangan kurikulum, pengembangan
profesionalisme dosen, pengembangan administratif dan
organisasional.

8.

Uraian Kerja Bagian Keuangan

a.

Bagian Keuangan ialah suatu unit pelayanan teknis dan

keuangan di lingkungan Akademi yang berada di bawah
Ketua.

b.

Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala yang

bertanggungjawab kepada Ketua.

85

c.

Bagian Keuangan mempunyai fungsi:

1.

Menyelenggarakan penyusunan Anggaran Penerimaan

dan Belanja.

2.

Menyelenggarakan

administrasi

penerimaan

dan

pembayaran.
3.

Menyelenggarakan

administrasi

pembukuan

(akuntansi).
d.

Untuk menyelenggarakan fungsinya Bagian Keuangan

terdiri atas :

4.2.

1.

Sub Bagian Penerimaan

2.

Sub Bagian Pembayaran

3.

Sub Bagian Akuntansi

Rancangan Sistem Usulan

Dari hasil analisa pada sistem yang sedang berjalan dan permasalahan
yang sedang dihadapi, maka penulis mengusulkan pemecahan masalah pada
sistem yang sedang berjalan saat

ini yaitu merubah sistem yang masih

manual dan menggantinya menjadi sistem yang lebih terorganisir dan

tersimpan dengan rapi melauli sebuah website yang dapat memproses data
dan memberikan informasi yang lebih cepat dan bisa diakses kapan saja dan
dimana saja selama 24 jam secara online.

86

Pengolahan Nilai Mahasiswa merupakan hal penting yang telah

dilakukan oleh berbagai institusi pendidikan termasuk di Perguruan Tinggi.
Dimana menjadi penunjang kegiatan perkuliahan dengan tujuan untuk
mengetahui hasil pembelajaran selama satu semester berjalan.

4.2.1. Prosedur Sistem Usulan

a. Admin
Seseorang yang bertanggung jawab dalam pengolahan database,
yang mengatur otoritas kemampuan dari pengguna secara
keseluruhan baik dari manajemen pegawai serta mengatur jumlah
pengguna yang akan menggunakan sistem ini.
Tabel 4.1. Kemampuan Admin Sebagai Pengguna
No Kemampuan

Keterangan

1
2

Login
Masuk ke sistem
Proses hak akses penuh sistem

aplikasi penilaian
Memproses System :

Admin Modul

Admin User

Logout

Keluar dari sistem

b. Dosen

87

Orang yang berperan penting sebagai pembantu staff akademik

dalam penginputan nilai mahasiswa.
Tabel 4.3. Kemampuan Dosen Sebagai Pengguna
No
1
2

Kemampuan
Login
Input data nilai

Keterangan
Masuk ke program
Termasuk didalamnya
data

absensi,

Tugas,

UTS dan UAS.

Keluar dari program

Logout

c. Mahasiswa
Orang yang hanya bisa melihat laporan hasil penilaian saja.
Tabel 4.4. Kemampuan Mahasiswa Sebagai Pengguna
No
1
2

Kemampuan
Login
Melihat data nilai

Keterangan
Masuk ke program
Termasuk didalamnya
data

absensi,

Tugas,

UTS dan UAS.

Keluar dari program

Logout

4.2.2. Activity Diagram

4.2.2.1. Activity Diagram Login

88

Gambar 4.2. Activity diagram login

4.2.2.2. Diagram Aliran Penilaian

89

Gambar 4.3. Diagram Aliran Penilaian

4.2.3. Diagram UseCase usulan

90

Gambar 4.4. Use Case Diagram Penilaian yang Diusulkan

4.2.3.1. Definisi Aktor

Berikut adalah pendefinisian aktor Use Case dalam
sistem informasi penilaian yang diusulkan :

91

Tabel 4.5. Definisi Aktor

No
1.
2.
3.

Aktor
Admin

Definisi
Orang yang membuat, mengontrol sistem dan

Dosen

mempunyai hak akses penuh terhadap sistem

Orang yang memberikan penilaian kepada

Mahasiswa

mahasiswa
Orang yang menjadi objek sistem

4.2.3.2. Definisi Use Case

Berikut merupakan tabel definisi Use Case pada
sistem informasi penilaian yang diusulkan :
Tabel 4.6. Definisi Use Case
No
1.

Use Case
Login

Definisi
Proses pengecekan hak akses siapa yang dapat

2.

Data Mahasiswa

memasuki sistem
Proses berjalannya input data-data mahasiswa

3.

Civitas

Proses pembuatan laporan data mahasiswa

3.
4.

Akademiksi
Entry data nilai
Perhitungan

yang tersimpan pada database.

Input data nilai hasil belajar mahasiswa.
Proses penghitungan nilai mahasiswa.

5.

nilai
Laporan

Proses pembuatan laporan dan pencetakan

penilaian

laporan.

4.2.3.3. Skenario Use Case

92

Dibawah ini akan dijelaskan jalannya masing-masing

skenario Use Case pada sistem informasi penilaian yang
diusulkan.
a.

Nama Use Case

Login

Aktor

Admin, Dosen, Mahasiswa

Precondition

Mempunyai

username

dan

password yang terdapat dalam

database.
Postcondition

Login berhasil

Tabel 4.7. Skenario Use Case Login

Aksi Aktor

Reaksi Sistem
Skenario Normal

1
2

Masukan Username, Password

Tekan menu login

Jika data tidak valid makaerror

Ulangi skenario dari awal

b.

Melakukan validasi data

masukan
Jika data valid, maka

masuk ke sistem
# Alternatif
Jika valid masuk pada sistem

Nama Use Case :

Data Kampus

Aktor

Admin

93

Precondition

Admin melakukan input data

mahasiswa, data Program studi,
data Jurusan, data Mata kuliah
dan data kelas.

Postcondition

Data Kampus tersimpan

Tabel 4.8. Skenario Use Case Data Kampus

Aksi Aktor
1
2

Reaksi Sistem

Skenario Normal
Masuk ke menu utama
Klik menu Data kampus
3 Menampilkan menu Data
kampus diantaranya
program studi,jurusan,
mata kuliah, dan kelas

Klik menu program study

5

Menampilkan menu
program study

Klik menu tambah prodi, edit dan

hapus untuk mengolah data
program study
7

Menampilkan perubahan
dan penambahan
program studi

klik menu simpan

9

Melakukan penyimpanan
data pada database

10

Klik menu jurusan

11

Menampilkan menu
Jurusan

12

Klik menu tambah jurusan, edit

94

dan hapus untuk mengolah data

jurusan
13 Menampilkan perubahan
dan penambahan jurusan
14

klik menu simpan

15 Melakukan penyimpanan
data pada database

16

Klik tombol mata kuliah

17 Menampilkan menu Mata
kuliah

18 Klik tombol tambah mata kuliah,

edit dan hapus untuk mengolah
data mata kuliah
19 Menampilkan perubahan
dan penambahan mata
kuliah
20

klik menu simpan

21 Melakukan penyimpanan
data pada database

22

Klik menu kelas

23

Menampilkan menu
Kelas

24 Klik menu tambah kelas, edit dan

hapus untuk mengolah data kelas
25 Menampilkan perubahan
dan penambahandata
kelas
26

Klik menu simpan

27 Melakukan penyimpanan
data pada database
b. Nama Use Case : Civitas Akademiksi

95

Aktor

: Admin

Precondition

: Admin mengolah data dosen dan

mahasiswa.

Postcondition

: Data dosen dan mahasiswa tersimpan

Tabel 4.9. Skenario Use Case Civitas Akademiksi

Aksi Aktor
1

Reaksi Sistem

Skenario normal
Klik Menu civitas
akademiksi
2

Menampilkan menu data

dosen dan mahasiswa

Klik data dosen

4

Menampilkan Informasi Data

Dosen

Klik tambah dosen

5

Menampilkan aplikasi
pengisian data dosen

Mengisikan aplikasi

penambahan data dosen

Tekan simpan
8

Melakukan penyimpanan data

ke dalam database

Klik data Mahasiswa

10

Menampilkan informasi data

mahasiswa

11

Klik tambah mahasiswa

12

Menampilkan aplikasi
pengisisan data mahasiswa

13

Mengisi aplikasi
penambahan data
mahasiswa

96

14

Tekan simpan
15

Melakukan penyimpanan data

ke dalam database
Jika data tidak valid maka data tidak valid
#Alternatif
ulangi skenario dari awal
Jika valid maka akan tersimpan
c. Nama Use Case

Entry data nilai

Aktor

Admin, Dosen

Precondition

Admin

dan dosen melakukan

input data nilai mahasiswa.

Postcondition

Data nilai tersimpan

Tabel 4.10. Skenario Use Case mengolah nilai

Aksi Aktor

Reaksi Sistem
Skenario normal
Klik Menu pengolahan nilai
2
Menampilkan list menu
masukkan nim

3
4

Masukkan nim
Klik menu go untuk masuk ke
data penilaian
5

Menampilkan data
mahasiswa beserta jurusan
dan juga nilai mata kuliah
yang sudah diambil

Klik menu tambah nilai untuk

menambahkan nilai mahasiswa
7

Menampilkan data nama,

nim, absensi, tugas, UTS,
Uas

Masukkan nilai pada porsinya

97

Tekan tombol simpan

10

Melakukan penyimpanan
data nilai dalam database

d. Nama Use Case

Laporan Peilaian

Aktor

Admin

Precondition

Admin

menampilkan

laporan

penilaian dalam bentuk KHS.

Postcondition

Export to Ms Excel & PDF

Tabel 4.11. Skenario Use Case KHS

Aksi Aktor

5
6
8

Reaksi sistem
Skenario normal
Klik menu Export to PDF
2
Menampilkan data NIM
3 Menampilkan data mahasiswa
4
Menampilkan data nilai
Klik menu file
Klik menu print
7
KHS tercetak
Klik menu Export to Ms.
Excel

12
13

9
10
11

Menampilkan data NIM

Menampilkan data mahasiswa
Menampilkan data nilai

14

KHS tercetak

Klik menu file

Klik menu print

4.2.4. Class Diagram

98

Gambar 4.5. Class Diagram Sistem yang Diusulkan

4.2.4.1. Keterangan Class Diagram Sistem Usulan

99

Tabel 4.12. Keterangan Class Diagram

Nama kelas
Main

Keterangan
merupakan kelas main yang juga merangkap
sebagai kelas yang menangani tampilan

Login

merupakan kelas proses yang diambil dari

pendefinisian Use Case Login

User

merupakan kelas proses yang diambil dari

pendefinisian Use Case user dimana digunakan
untuk proses login

Program study

Merupakan kelas proses yang diambil dari

definisi Use Case data program study yang
didalamnya harus juga menambahkan, mengubah

Jurusan

dan menghapus data prodi

Merupakan kelas proses yang diambil dari
definisi Use Case data jurusan yang didalamnya
harus juga menambahkan, mengubah dan

Kelas

menghapus data jurusan

Merupakan kelas proses yang diambil dari
definisi Use Case data kelas yang didalamnya
harus juga menambahkan, mengubah dan

Mahasiswa

menghapus data kelas

Merupakan kelas proses yang diambil dari
definisi Use Case data mahasiswa yang

100

didalamnya harus juga menangani proses

memasukkan data NIM, Jurusan, Program study,
Dosen

mata kuliah, kelas,

Merupakan kelas proses yang diambil dari
definisi Use Case data dosen yang didalamnya
harus juga menangani proses memasukkan data
nama, mengubah data nilai dan menghapus data

Pengolahan nilai

nilai
Merupakan kelas proses yang diambil dari
definisi Use Case pengolahan nilai yang
didalamnya harus juga menangani proses
memasukkan data nilai, mengubah dan

Laporan

menghapus data nilai

Merupakan kelas proses yang diambil dari
definisi Use Case laporan

4.2.5. Sequence Diagram

4.2.5.1.

Sequence Diagram Login

101

Gambar 4.6. Sequence Diagram Login

4.2.5.2.

Sequence Diagram Data User

Gambar 4.7. Sequence Diagram Data User

4.2.5.3.

Sequence Diagram Data Pogram studi

102

Gambar 4.8. Sequence Diagram Data Program studi

4.2.5.4.

Sequence Diagram Data Jurusan

Gambar 4.8. Sequence Diagram Data Jurusan

4.2.5.5.

Sequence Diagram Data Mata Kuliah

103

Gambar 4.9. Sequence Diagram Data Mata Kuliah

4.2.5.6.

Sequen Diagram Data Kelas

Gambar 4.10. Sequence Diagram Data Kelas

104

4.2.5.7.

Sequen Diagram Data Nilai

Gambar 4.11. Sequence Diagram Data Nilai

4.2.5.8.

Sequen Diagram Data Dosen

Gambar 4.12. Sequence Diagram Data Dosen

105

4.2.5.9.

Sequen Diagram Data Mahasiswa

Gambar 4.13. Sequence Diagram Data Mahasiswa

1.1. Rancangan Basis Data

106

Nama file

: tuser

Fungsi

: Mengatur Hak akses, mengubah dan menambah data user

Primary key

: Iduser

Foreign key

: NIP, Nama lengkap, Username, Password, level

Jenis

: Transaksi

Struktur Tabel :
No

Nama field

Type

Length

Keterangan

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Id user
NIP
Nama Lengkap
Alamat
telepon
Cellphone
Agama
Email
Aktif
Level
username
password

Integer
varchar
varchar
Text
varchar
varchar
varchar
varchar
char
char
varchar
varchar

11
8
100
50
20
20
20
100
1
1
32
32

No Registrasi
No Induk pegawai
Nama User
Alamat User
No telepon kantor
No HP user
Agama
E Mail
Status kepegawaian
Jabatan / status user
Nama
Kata sandi

13

Id pendidikan

integer

11

Pendidikan terakhir

14

terakhir
Last login

Date time

25

Terakhir dibuka

Tabel 4.11. user

Nama file

: Golongan

Fungsi

: Menambah dan menghapus data golongan

Primary key

: kdGol

Foreign key

: -

107

Jenis

: Master

Struktur Tabel :
No
1
2
3
4
5
6

Nama field
kdGol
Tj.suamiistri
Tj.anak
Umakan
Ulembur
Askes

Type
Text
Number
Number
Number
Number
Number

Length
2
10
10
10
10
10

Keterangan
Kode Golongan
Tunjangan suami istri
Tunjangan anak
Uang makan
Uang lembur
Jaminan kesehatan

Tabel 4.12. Golongan

Nama file

: Jabatan

Fungsi

: Menambah dan menghapus data jabatan

Primary key

: Kojab

Foreign key

: -

Jenis

: Master

Struktur Tabel :
No
1
2
3
4

Nama field
Kojab
Nmjabatan
Gapok
Tj.jabatan

Type
Text
Text
Number
Number

Length
4
20
10
10

Tabel 4.13. Jabatan

108

Keterangan
Kode jabatan
Nama jabatan
Gaji pokok
Tunjangan jabatan

Nama file

: Absen

Fungsi

: Menyimpan data absen pegawai

Primary key

: Noabsen

Foreign key

: Noabsen, NIP

Jenis

: Transaksi

Struktur Tabel :
No
1
2
2
3

Nama field
NoAbsen
Bulan
NIP
Masuk

Type
Number
Date/time
Text
Number

Length
2
8
5
2

Keterangan
No urut absen pegawai
Bulan
Nomor induk pegawai
Jumlah masuk

Sakit

Number

kerja
Jumlah hari

2
2

sakit
Jumlah hari izin
Jumlah hari

4
4

alpha
Jumlah jam lembur
Jumlah potongan

5
6
7
8

Izin
Alpha
Lembur
Potongan

Number
Number
Number
Number

Tabel 4.14. Absen

109

Nama file

: Pegawai

Fungsi

: Menambah dan menghapus data pegawai

Primary key

: NIP

Foreign key

: -

Jenis

: Master

Struktur Tabel :
No
1
2
3
4
5
6

Nama field
NIP
Nama
Kojab
KdGol
Status
Jml anak

Type
Text
Text
Text
Text
Text
Number

Length
5
25
4
2
15
2

Keterangan
Nomor induk pegawai
Nama pegawai
Kode jabatan
Kode Golongan pegawai
Status pegawai
Jumlah anak

Tabel 4.15. Pegawai

4.2.5.10.

Sequence Diagram Pengolahan Nilai

110

Gambar 4.14. Sequence diagram pengolahan nilai

111

4.3. Rancangan Sistem Yang Diusulkan

4.3.5. Rancangan Tampilan
4.3.5.1. Rancangan Tampilan Login

LOGIN SYSTEM
PERGURUAN TINGGI LEPISI
USERNA
ME

X -25-X

PASSWO
RD

X -10-X

Gambar
Tampilan Login
LEVEL4.11. Rancangan
XXXXXXXX
X
SIMPAN

CANCE
L

Ga
4.3.5.2. Rancangan Tampilan Menu Admin

Logo
LEPISI

home

User ID : .....
PERGURUAN TINGGI LEPISI
JL. KS. Tubun No 11, Pasarbaru Full Name :......
Login As :.......
Data

Civitas

Pengolahan

Welcome...........

Date update

Sisstem penilaian perguruan Tinggi Lepisi

112

lapora

logout

113