Cara Meng-archive Email Anda ke File PST (Outlook 2010)

Dokumen ini menjelaskan cara untuk memindahkan pesan email dari Outlook ke file PST.
Pemindahan pesan email ke file PST diperlukan agar ukuran mailbox Anda tidak terlalu besar.
Ukuran mailbox yang tidak terlalu besar juga akan membawa dampak terhadap lebih lancarnya
performa Outlook yang Anda gunakan.
1. Disarankan untuk membuat folder khusus terlebih dahulu untuk menyimpan file PST hasil
archive. Misalkan folder C:\Mail Archive
2. Buka Outlook 2010, kemudin klik pada menu File

3. Pilih menu Info yang ada sebelah kiri layar, kemudian klik tombol Cleanup Tools

4. Setelah meng-klik tombol Cleanup Tools, akan muncul popup window seperti di bawah ini.
Klik menu Archive dari popup window tersebut.

5. Setelah itu akan muncul window Archive seperti di bawah ini:

6. Klik pada pilihan Archive this folder and all subfolders:

7. Klik pada bagian teratas dari email tree Anda seperti contoh di bawah ini. Pastikan bahwa
bagian tersebut sekarang sudah ter-highlight.

8. Selanjutnya tentukan periode email yang akan Anda archive di kotak Archive items older
than. Misalnya: jika Anda ingin agar semua email sebelum tahun 2014 di archive ke file
PST, maka Anda harus memilih tanggal 1 Januari 2014.

9. Centang pada pilihan Include items with Do not AutoArchive checked

10. Tentukan lokasi folder dan nama file untuk file PST Anda di kotak Archive file:. Gunakan
folder yang telah Anda buat di langkah nomor 1.

11. Periksa kembali semua settings dan apastikan semua sudah benar. Setelah itu klik tombol
OK untuk memulai proses archive.

12. Pada saat proses archiving berjalan, Anda akan melihat notifikasi di sebelah kanan bawah
Outlook Anda seperti gambar di bawah ini.

13. Pesan-pesan email Anda yang telah ter-archive akan masuk ke sebuah folder baru di
Outlook yang bernama Archive Folders.

14. Untuk memudahkan Anda, disarankan agar Anda mengubah nama Archive Folders tersebut
ke nama lain yang lebih mudah Anda kenal. Untuk melakukan hal ini, klik kanan pada
Archive Folders dan pilih Properties
15. Klik tombol Advanced yang ada di sebelah kanan bawah. Kemudian Anda bisa mengubah
nama Archive Folders tersebut ke nama yang Anda inginkan.

16. Klik tombol OK dua kali dan kini Archive Folders sudah berubah namanya sesuai dengan
nama yang Anda inginkan.
17. Anda tetap dapat memakai Outlook seperti biasa pada saat proses archiving berlangsung.

Mem-backup File PST Anda

1. Karena file PST yang telah Anda buat tersimpan di PC/laptop Anda dan tidak lagi tersimpan
di email server Vale, disarankan agar Anda membackup file PST Anda dengan cara memburn file PST tersebut ke CD/DVD disc atau mengcopynya ke external hard disk.
Catatan: untuk dapat mem-backup file PST, Outlook harus ditutup/dimatikan dulu sehingga
file PST dapat dicopy.
2. Setelah file PST Anda tercopy ke CD/DVD atau external harddisk, maka Anda telah
mempunyai backup terhadap file PST Anda yang dapat Anda gunakan jika Anda mengalami
kerusakan pada PC/laptop yang Anda gunakan.