PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG
Dalam lingkungan bisnis yang begitu kompetitif dan cepat
berubah, perusahaan semakin menyadari manfaat potensial yang
dihasilkan oleh Teknologi Informasi (TI). Banyak manfaat yang dapat
diambil oleh perusahaan ketika mampu mengimplementasikan TI dalam
proses bisnisnya. Pengurangan waktu dalam menyampaikan layanan,
peningkatan kualitas, fungsional dan kemudahan penggunaan serta
perbaikan secara terus menerus yang dilakukan dengan biaya yang
seminimal mungkin merupakan keuntungan yang pada akhirnya mampu
membantu perusahaan untuk mencapai visi dan misinya. Besarnya
keuntungan yang didapat oleh perusahaan kemudian mendorong terjadinya
peningkatan ekspektasi terhadap peran TI, sehingga kini TI tidak lagi
sebagai pendorong dan pendukung strategi perusahaan melainkan sebagai
bagian yang terintegrasi dari strategi bisnis. Para pimpinan perusahaan
sepakat bahwa keselarasan antara Tujuan Bisnis dan TI merupakan Critical
Success Factor (CSF) di perusahaan (Sarno, 2009). Sehingga diperlukan
adanya pengelolaan yang sesuai standar yang berlaku terhadap
pemanfaatan TI pada perusahaan.
Pengelolaan yang sesuai standar perlu dilakukan, hal ini terlihat
dari fakta di lapangan. Departemen TI pada perusahaan yang sudah mapan
dan berumur seringkali dihadapi permasalahan rumit. Kadang kala
permasalahan yang muncul hanyalah sebuah symptom dari sebuah
penyakit yang sumber penyakit tersebut tidak atau belum dapat diketahui.
Permasalahan-permasalahan yang sering muncul adalah disalokasi
anggaran perusahaan dalam memenuhi infrastruktur TI, infrastruktur yang
ada tidak sesuai dengan bisnis perusahaan sehingga infrastruktur TI
menjadi sumber masalah yang baru, minimnya maintenance infrastruktur
TI pada perusahaan dikarenakan anggaran yang terbatas, minimnya
maintenance menyebabkan infrastruktur yang ada tidak dapat digunakan
dalam jangka waktu yang lama.
1
Zhang,
&
Cai,
2007).
Banyak
layanan
dalam
organisasi
layanan;
Alat yang digunakan untuk mendukung layanan tidak aktif sebagai
1.2
RUMUSAN PERMASALAHAN
Permasalahan yang diperlukan saat ini adalah ITSM merupakan
sebuah sistem pengelolaan layanan yang digunakan untuk area IT. Oleh
karena itu, untuk meningkatkan kualitas dari IT dalam STMIK Mikroskil
maka dibutuhkan adanya sebuah metode layanan IT. Metode pengelolaan
IT yang akan digunakan adalah Information Technology Service
Management atau ITSM.
1.3
1.3.1 TUJUAN
Adapun tujuan dari penelitian ini antara lain :
1. Meningkatkan kualitas IT di STMIK Mikroskil dengan
menerapkan infrastruktur layanan IT.
2. Memberikan tahapan tahapan dalam penerapan ITSM
khususnya dengan framework ITIL V3 di Perguruan Tinggi.
1.3.2 MANFAAT
Manfaat dari penulisan ini adalah :
1. Memberikan rekomendasi berdasarkan
hasil
layanan
1.4
RUANG LINGKUP
Penulisan ini dilakukan dengan STMIK Mikroskil yaitu dengan
penerapan ITSM dengan framework ITIL V3 sampai kepada proses
service design di area STMIK Mikroskil secara umum dan area akademis
pada khususnya antara lain mahasiswa dan dosen. Dan melakukan
penelitian hanya sampai kepada perancangan penerapan ITIL di area
STMIK Mikroskil.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
INFORMATION
TECHNOLOGY
SERVICE
MANAGEMENT (ITSM)
Information Technology Service Management atau disingkat ITSM
merupakan konsep manajemen dalam memberi layanan teknologi
informasi secara baik dan berhasil kepada pelanggan. ITSM didefinisikan
sebagai service management as a set of specialized organizational
capabilities for providing value to customers in the form of services.
(Orand & Villareal, 2011)
Analisis ITSM didasarkan pada 4 faktor utama yang akan dijabar
sebagai berikut :
1. Growth and value. Menentukan apa saja yang mempengaruhi
perkembangan dalam investasi dan hal-hal apa saja yang bisa
dimanfaatkan
2. Budget
Adherence.
Memaksimalkan
penggunaan
dana
dalam
Effectiveness.
Menentukan
bagaimana
untuk
2.1.1 IT AS SERVICE
Service didefinisikan sebagai A service is a means of delivering
value to customers
achieve
without
by
facilitating
outcomes
customers want
to
yang dipaketkan
dan
mencapai
informasi
serta
proses-proses IT (OGC,
2007).
Laporan hasil survei di Australia sehubungan dengan manfaat
ITSM mengindikasikan adanya berbagai manfaat dari implementasi
kerangka
kerja ITSM,
fleksibilitas
yang
diantaranya
adalah
meningkatkan
dari total responden), staf IT memiliki ekspektasi yang jelas (37%), cost
justification dari infrastruktur dan servis IT (35%), serta meningkatkan
kualitas
dari
operasional
bisnis
(34%)
2.2
INFORMATION
TECHNOLOGY
INFORMATION
LIBRARY (ITIL)
Pada sub bab ini akan dijabarkan mengenai apa yang dimaksud
dengan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) beserta
fungsi-fungsi didalamnya.
Management.
set
of
OGC
Best
juga
Practice
guidance
menyatakan
bahwa
for
IT Service
ITIL memberikan
sebagai
tujuan untuk mendukung bisnis guna mencapai kualitas dan value for
money dari operasional IT (Zeng, 2007)
atas
pendekatan ITSM tersebut itulah yang diterbitkan dalam bentuk seri buku
dan diberi judul IT Infrastructure Library atau disingkat sebagai ITIL.
Publikasi ITIL dilakukan oleh Her Majestys Stationery Office
untuk OGC pada tahun 1989 sampai 1995 di Inggris (Cartlidge, et al.,
2007). OGC adalah suatu independent office dari kementerian ekonomi
dan keuangan di Inggris (dikenal juga sebagai Her Majestys Treasury)
yang didirikan untuk membantu pemerintah Inggris memberikan nilai
terbaik dari pengeluaran (Treasury, 2011). ITIL versi pertama terdiri atas
31 buku yang membahas tentang seluruh aspek dari ketentuan IT service
(Cartlidge, et al., 2007). Menurut Cartlidge et al., penggunaan awal dari
ITIL pada saat itu terutama terbatas untuk Inggris dan Belanda.
Versi kedua dari ITIL (ITIL V2) diterbitkan antara tahun 2000 dan
2004. Cartlidge et al. menyatakan ITIL V2, yang terdiri atas tujuh buku,
lebih terhubung dan terkonsolidasi dalam suatu kerangka yang
menyeluruh. Penggunaan ITIL V2 lebih universal dan digunakan oleh
banyak organisasi di berbagai negara (Cartlidge, et al., 2007).
ITIL V3 diterbitkan pada tahun 2007 dan terdiri atas lima buku inti
(core) yang membahas tentang service lifecycle, dengan Official
Introduction sebagai buku keenam (Cartlidge, et al., 2007). Cartlidge et
al. menyebutkan bahwa lima buku inti itu menjabarkan setiap tingkat
dari service lifecycle, yaitu service strategy, service design, service
transition, service operation, dan continual service improvement. IT
service lifecycle sehubungan dengan ITIL digambarkan sebagai diagram
pada Gambar 2.1.
Kerangka
kerja
best
10
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dan
mendatang.
diantaranya
dengan
meningkatnya
kepuasan
dan
11
dari
infrastruktur.
informasi
Meliputi
yang
berhubungan
manajemen
pelayanan
dengan
jaringan,
IT. Meliputi
IT
meningkatkan ketentuan
maturity,
keuntungan
dari
dan
pengaruhnya
terhadap
12
13
kesadaran
bahwa
setiap
pihak
membantu
mereka
beroperasi
dan
14
standar,
15
pada
layanan dapat beroperasi pada kondisi yang tidak biasa dan ekstrim, dan
bantuan tersedia ketika terjadi kesalahan. Oleh karena itu, diperlukan
pengertian tentang :
1. Value dari bisnis dan kepada siapa akan diberikan
2. Pengidentifikasian dari setiap pihak yang berkepentingan
dalam pemasok, konsumen, dan lain lain
3. Aplikasi dan adaptasi dari Service Design,
termasuk
2.2.10
Change Management
Service Asset and Configuration Management
Knowledge Management
Transition Planning and Support
Release and Deployment Management
Service Validation and Testing
Evaluation
SERVICE OPERATION
16
2.2.11
proyek
kemudian
17
2.3
IT SERVICE MANAGEMENT
Menurut Addy, IT Service Management terdiri dari dua bagian
meliputi
proses
Service
Level
Management,
Capacity
18
kebutuhan
perusahaan
dan
juga
menyediakan
susunan
dan
accounting
mencakup
pemahaman
biaya
untuk
19
sistem).
5. Sumber daya manusia, kurangnya SDM bisa menyebabkan
delay dalam response time.
20
Ketersediaan
layanan
dihitung
dan
dilaporkan
2.4
21
2.5
2.6
22
kualitas
sistem.
Semua
langkah
dalam
siklus
harus
23
terdokumentasi.
Dokumentasi
yang
baik
akan
mempermudah
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
3.1
lembaga kursus pendidikan komputer dengan nama IMC. IMC saat itu
menyelenggarakan pelatihan/kursus komputer dengan jangka waktu 3, 4, dan 6
bulan. Dengan pelayanan yang memuaskan dan didukung oleh sumber daya
manusia yang berkualitas, IMC cukup dikenal dan diminati oleh masyarakat
Sumatera Utara sehingga lembaga ini berkembang pesat.
Melihat banyaknya minat masyarakat Sumatera Utara khususnya
masyarakat Kota Medan untuk mendapat pelatihan di IMC serta didukung oleh
pesatnya perkembangan teknologi informasi, maka pada tanggal 20 Maret 1994
IMC ditingkatkan menjadi program pendidikan Diploma 1 (D-1) dengan nama
Microskills. Microskills menjalin kerja sama dengan Microskills Singapura,
National Computing Centre (NCC) dan London Chamber of Commerce and
Industry (LCCI) United Kingdom, dalam bidang pendidikan sains komputer,
akuntansi, manajemen, perpajakan, dan sekretaris. Keberadaan Microskills
ternyata cukup banyak mendapat sambutan dan dukungan dari masyarakat yang
berminat mendalami teknologi informasi. Hal ini dapat dilihat dari peningkatan
jumlah mahasiswa dari tahun ke tahun dan permintaan tenaga kerja lulusan
Microskills dari perusahaan-perusahaan.
Tanggapan yang positif terhadap Microskills mendorong pimpinan
Microskills dan Yayasan Bina Pertiwi untuk kembali meningkatkan lembaga
pendidikan ini menjadi Sekolah Tinggi. Pada tanggal 1 Agustus 1997, Microskills
ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
(STMIK) Mikroskil dengan Surat Keputusan Mendikbud No. 45/D/O/1997.
Pada awalnya, STMIK Mikroskil membuka program sarjana (S-1) Teknik
Informatika dan program diploma 3 (D-3) Manajemen Informatika dan
Komputerisasi Akuntansi, di samping program D-1 yang sudah ada sebelumnya.
24
Pada tahun 2000, STMIK Mikroskil membuka program sarjana (S-1) Sistem
Informasi. Dalam upaya peningkatan mutu dan sekaligus sebagai tolok ukur
pendidikan yang telah dilaksanakan, pada tahun 2002, STMIK Mikroskil
mengajukan akreditasi ke Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT), dan pada tahun tersebut semua Jurusan/Program Studi telah "Terakreditasi".
Prestasi demi prestasi diraih STMIK Mikroskil, baik dalam bidang
akademik maupun nonakademik di tingkat lokal, provinsi, nasional, maupun
ASEAN. Dengan berbekal prestasi, pengalaman, dan banyaknya usulan dunia
usaha akan lulusan Mikroskil dalam bidang ekonomi, maka Yayasan Bina Pertiwi
tahun 2008 mendirikan perguruan tinggi baru yakni Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi
(STIE) Mikroskil.
Visi STMIK Mikroskil adalah menjadi institusi pendidikan yang unggul di
Sumatera Utara dalam iptek berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi pada
tahun 2019.
Misi STMIK Mikroskil adalah Untuk menopang pencapaian visi tersebut,
STMIK - Mikroskil merumuskan 4(empat) buah misi utama yang nantinya
dijadikan sebagai acuan dalam mencapai program rencana kerja secara baik dan
berkelanjutan.
Pendidikan.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia pada bidang Teknologi
25
tercapai
Good
University
Governance.
Peningkatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat yang relevan dan
berdaya guna.
3.2
KERANGKA BERPIKIR
Penelitian ini dilakukan dengan kerangka berpikir yang ditunjukkan pada
gambar 3.1. Berikut adalah penjelasan singkat dari hal hal yang akan dilakukan
dalam tahapannya, antara lain :
26
3.3
MODEL PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan framework atau kerangka kerja ITIL V3,
kompetitor
Service Design
Dalam fase service design yang akan dilakukan adalah :
o Melakukan perancangan terhadap layanan agar dapat
memberikan solusi kepada hasil identifikasi pada fase
sebelumnya.
27
adaptasi
dari
fase
sebelumnya.
Service Operation
Dalam fase service operation yang dilakukan adalah :
o Melakukan penyaringan terhadap kejadian kejadian, agar
dapat memutuskan tindakan yang tepat.
o Melakukan pengelolaan seluruh siklus,
agar
dapat
insiden
Memenuhi permintaan pelanggan pada layanan TI
Menentukan hak akses
Melakukan pengelolaan semua siklus masalah yang terjadi
Melakukan kontrol terhadap layanan IT
Melakukan pengelolaan lingkungan fisik dari infrastruktur IT.
Melakukan pengelolaan siklus hidup aplikasi layanan IT
Menyediakan tenaga kerja spesialisasi untuk mendukung
pengelolaan infrastruktur IT
Continual Service Improvement
Dalam fase continual service improvement yang dilakukan
adalah :
o Melakukan tinjauan ulang terhadap layanan
o Melakukan evaluasi proses
o Melakukan pengecekan apakah layanan IT berjalan sesuai
dengan rencana dan perlu dilakukan tindakan korektif apabila
diperlukan
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 ANALISA
SWOT
(STRENGTH,
WEAKNESS,
OPPORTUNITY, THREAT)
Berdasarkan
hasil
wawancara
yang
dilakukan
dengan
Kepala
28
Strength (S)
Weakness (W)
Memiliki dokumentasi sistem Anggaran / budget IT yang masih
dan prosedur di Pusat Sistem
Informasi
Memiliki pembagian tugas yang
STMIK Mikroskil
Keterbatasan pengadaan hardware
masih
Informasi
Adanya
development
Adanya pengelolaan yang baik
Kemampuan
staf
yang
mencukupi
Penyelesaian masalah internal
research
terpusat
ke
departemen
dan
Microsoft
berlangganan
dengan
Microsoft
Campus Agreement
Staff
IT
yang
memiliki
pelayanan
maupun
teknologi
dukungan
teknologi informasi
Adanya standar pengelolaan
teknologi informasi
Organisasi bersiap siap untuk
Sistem Informasi
Tuntutan pengguna yang semakin
meningkat dan beraneka ragam
Perubahan regulasi atau peraturan
pemerintah
Pengukuran
BAN
PT
terhadap
Weight Ratin
Weighted Comment
29
Memiliki
dokumentasi
sistem dan
prosedur di
g
Strength (S)
15%
4
0.6
pembagian
terjadi
Memiliki
Saat
20%
0.8
operasional
dan
pelayanan
tetap
bisa berlanjut
Masing-masing staf
IT mengetahui apa
staf
di
Pusat
Sistem
Informasi
jawabnya masingmasing
sehingga
atau
pertanyaan,
bisa
ditangani
oleh
bidang
masing-
masing.
Ada
bidang:
pengembangan
sifo, pelayanan TI
Adanya
research
dan
10%
0.2
development
dan dukungan TI
Perkembangan
teknologi
sangat
pesat.
Adanya
bagian
research
dapat
memberi
masukan
untuk
peningkatan
pelayanan
atau
mengganti
perangkat
Adanya pengelolaan yang
20%
0.8
yang
telah usang.
Pengelolaan yang
30
baik
baik
dapat
meningkatkan
Kemampuan staf yang
15%
0.6
mencukupi
mutu layanan
Karena
implementasi
teknologi informasi
mnemerlukan skill
khusus,
maka
kemampuan
staf
harus
Penyelesaian
internal
dan
masalah
10%
0.2
eksternal
memadai
Adanya
waktu
dengan cepat
cukup
standar
pelayanan,
membuat
penyelesaian
masalah
internal
Weakness (W)
5%
1
0.5
Walau
tergantung
kepada
Wakil
Ketua
II,
STMIK Mikroskil
departemen
IT
tetap
bisa
mengusulkan
dan
menyepakati
anggaran
untuk
rencana
Keterbatasan pengadaan
5%
0.5
pengembangan
Selama
ini
dianggap
prasarana
Beberapa
utama
masih
server
memiliki
31
kontrak
maintenance
agreement
bisa
yang
langsung
dikontak
oleh
departemen IT saat
terjadi
masalah.
sehingga
pengadaan
dibutuhkan
secepatnya,
maka
departemen
TI
dapat
melakukan
koordinasi dengan
departemen sarana
dan prasarana agar
ini
bisa
diprioritaskan lebih
cepat
Total
100%
4.2
regulasi dari
dengan
pemerintah yaitu
Microsoft
Agreement
berlangganan
Campus
melawan software
piracy, institusi
perlu memastikan
32
perangkat lunak
yang digunakan
untuk infrastruktur
dan proses belajar
dan mengajar
semaksimal
mungkin bebas
dari software
Staff IT yang memiliki
kemampuan
masing
10%
0.4
piracy.
Sebagai modal
penting untuk
mencapai visi
pengembangan
sistem,
pelayanan
teknologi
informasi
maupun
dukungan
teknologi
informasi
Adanya
standar
pengelolaan
15%
0.6
teknologi
Pengelolaan
teknologi yang
informasi
sudah memiliki
standar dapat
menimbulkan
kepuasan dari
pelanggan
(stakeholder,
dosen dan
menuju
9001:2008
IS0
10%
0.3
mahasiswa)
ISO 9001:2008,
membiasakan
sesuatu yang
dikerjakan harus
didokumentasikan
dan fokus kepada
33
pelayanan. Jika
bisa diperoleh
sertifikasi ini,
maka dapat
meningkatkan
mutu layanan
Teknologi informasi di
dalam
dunia
TI
Threat
10%
3
0.3
yang
Ini
harus
diperhatikan agar
dapat
Resitensi
dengan kompetitor
Selama ini tidak
pengguna
5%
0.1
ada
prosedur
karena
dari
Pusat
Sistem Informasi
bersaing
masalah
kebijakan
atau
prosedur
yang
mau
diterapkan
mendapatkan
dukungan
Tuntutan pengguna yang
10%
0.4
yang
dan
beraneka ragam
kebutuhan sesuai
prioritas
Harus
10%
0.3
peraturan pemerintah
pemenuhan
memperhatikan
perubahan regulasi
atau peraturan dari
Pengukuran
terhadap
BAN
PT
infrastruktur
15%
0.6
pemerintah
Pengelolaan
infrastruktur harus
baik karena
mempengaruhi
penilaian BAN-PT
34
10%
0.4
Harus dibarengi
di dunia maya
dengan
kemampuan staf
Total
100%
3.55
IT
yang
masih
tergantung
pada
STMIK Mikroskil
Keterbatasan
Informasi
Adanya research dan
pengadaan
development
Adanya pengelolaan
terpusat
yang baik
Kemampuan staf yang
dan prasarana
hardware
masih
ke
departemen sarana
mencukupi
Penyelesaian masalah
internal dan eksternal
dengan cepat
Opportunity
Strategi SO
STMIK Mikroskil Meningkatkan
bekerja
Strategi WO
Mencari teknologi
sama
alternatif
dengan Microsoft
dokumentasi layanan
mengatasi
dengan
IT
anggaran IT yang
berlangganan
mengimplementasika
dengan
Microsoft Campus
n standar pengelolaan
Agreement
Staff IT
layanan IT
Menjalankan
yang
untuk
terbatas
Memanfaatkan
standar
pengelolaan
35
memiliki
penelitian
kemampuan
pengembangan untuk
mengembangkan
masing masing
mencari
bidang
alternatif
baik
itu
dan
teknologi
untuk
pengembangan
mengatasi
sistem, pelayanan
keterbatasan anggaran
layanan IT untuk
pengukuran
kualitas layanan IT
teknologi
informasi maupun
dukungan
teknologi
informasi
Adanya
standar
pengelolaan
teknologi
informasi
Organisasi bersiap
siap untuk menuju
IS0 9001:2008
Threat
Strategi ST
Teknologi informasi Menjalankan
di dalam dunia TI
penelitian
yang
pengembangan untuk
pengembangan
dengan cepat
Resitensi pengguna
dapat
mengikuti
sehingga anggaran
teknologi
di
terhadap kebijakan
dunia
IT
yang
berkembang
secara
Pusat
terus menerus
Mengembangkan
berkembang
Sistem
Informasi
Tuntutan pengguna
yang
meningkat
Strategi WT
Mengembangkan
semakin
dan
beraneka ragam
Perubahan regulasi
atau
peraturan
dan
dalam
mengimbangi tuntutan
semakin
yang
meningkat
dan beragam
mengikuti
perkembangan
teknologi
penelitian
dan
36
pemerintah
Pengukuran
PT
BAN
terhadap
infrastruktur
Pusat
Sistem Informasi
Kegiatan peretasan
sistem
di
dunia
maya
Tabel 4.4 Matriks TOWS
4.5
4.6
4.7