4.

Sistem Dasar Software

4.1 Multi Satuan
Sistem multi satuan berarti setiap barang bisa memiliki lebih dari 1 satuan. Bisa dilihat seperti gambar dibawah ini.

Gambar diatas diambil dari Master Barang dimana multi satuan sudah tertanam pada form tersebut. Dan memang
sistem multi satuan ini akan selalu berhubungan dengan master barang sebagai induk sistemnya.
Komponen dari sistem multi satuan ada 2 yaitu : Satuan & Konversi.
Satuan bisa diset berdasarkan satuan apa kita menjual barang tersebut. Namun agar multi satuan tersebut bisa
berjalan maka diperlukan komponen Konversi, dimana Konversi memegang peranan penting dalam menentukan
perhitungan jumlah barang dari satuan utama yang akan masuk atau keluar dari kartu stok.
Satuan No.1 adalah satuan utama yang nantinya akan digunakan pada perhitungan kartu stok. Sebagai contoh
perhitungan dari multi satuan bisa kita lihan di bawah ini . Contoh :
Nama Barang

: BB HARUM SARI PINK

Satuan 1

: PCS, Konversi =1

Satuan 2

: PAK, konversi = 10

Penjualan

: 2 PAK

Kita bisa menjual barang tersebut baik dengan satuan PCS maupun PAK dan program secara otomatis akan
melakukan perhitungan. Untuk penjualan 2 PAK uraiannya sebagai berikut.
PCS = PAK x (Konversi PAK / Konversi PCS)
PCS = 2 x (10 / 1) = 20
Jadi jika kita menjual 2 PAK maka secara perhitungan kita telah menjual 20 PCS, dan di stok otomatis akan terpotong
20 PCS sesuai satuan utama barang.
Perhitungan tersebut juga berlaku untuk Satuan 3 dan Satuan 4 jika suatu barang dijual memakai lebih dari 2 satuan.

4.2 Multi Gudang

Program ini memiliki sistem multi gudang yang artinya stok bisa dipilah-pilah menjadi beberapa gudang dan bisa
disesuaikan dengan keadaan gudang dilapangan. Contoh jika customer memiliki 3 gudang dalam usahanya maka
program bisa di set 3 gudang. Untuk menambahkan jumlah gudang Anda bisa menambahkan pada menu Master
Lokasi (Master Gudang & Rak), klik pada tombol Tambah pada navigator.

Setelah anda menambahkan gudang baru, pastikan gudang tersebut dalam keadaan aktif agar kita dapat melakukan
pemilihan pada transaksi. Jika master lokasi/gudang sudah beres, maka langkah selanjutnya adalah melakukan
setting gudang pada pengaturan program (Admin Pengaturan Program (Tab Lokasi)).

Tentukan posisi-posisi gudang diatas sesuai dengan kebutuhan Anda. Sebagai contoh jika Anda mempunyai 2 Gudang
yaitu Toko & Gudang belakang maka anda harus set pada pengaturan yaitu :
1. Default Lokasi (Penjualan)

: Toko

2. Default Lokasi (Pembelian)

: Gudang Belakang

3. Default Lokasi Cut-Off (Saldo Awal )

: Gudang Belakang

Setting tersebut bukanlah nilai mutlak, namun harus disesuaikan dengan kebutuhan dilapangan.
Dan agar daftar gudang tersebut bisa tampil pada kartu stok maka anda harus meng-aktifkan Lokasi Aktif serta Nama
Display dari gudang yang akan ditampilkan. Hal tersebut bertujuan menampilkan daftar stok per-gudang pada
Laporan Kartu Stok.

4.3 Sistem Pembelian

Pembelian merupakan pintu/gerbang utama untuk menambah persediaan/stok kita di gudang serta merupakan salah
satu komponen dalam perhitungan Rugi / Laba. Melalui pembelian akan didapatkan berbagai informasi awal untuk
keperluan program selanjutnya, seperti : Master barang baru, jenis barang baru, Supplier baru, Jumlah Barang untuk
mengisi stok, Harga beli barang terbaru dan lainnya.
Master Barang & Jenis Barang baru harus diisi ketika kita membeli barang yang benar-benar baru atau tidak ada
dalam master barang dan jenis barang masih belum tersedia dalam master jenis barang. Master barang (Master
Barang) dan Master Jenis Barang (Master Jenis Barang).
Supplier terbaru juga harus diisikan dalam master rekanan (Master Rekanan) sebelum transaksi pembelian
dimulai. Tetapi untuk memastikan bahwa supplier tersebut tidak ada dalam daftar master rekanan cek terlebih
dahulu pada Report Rekanan (Laporan Master Rekanan) untuk ada atau tidaknya supplier tersebut.
Qty Pembelian tentu saja harus diisi sesuai dengan satuan yang tepat ketika kita melakukan pembelian, Qty
pembelian merupakan bekal kita dalam mengisi jumlah persediaan/stok barang kita dalam gudang. Dan melalui
transaksi pembelian kita juga bisa secara fleksibel memilih lokasi gudang mana tempat kita meletakkan barang
tersebut.
Harga Beli digunakan untuk berbagai keperluan antara lain :
1. Untuk referensi dalam menentukan harga jual barang.
2. Digunakan dalam operasi FIFO untuk menentukan nilai persediaan dan harga pokok penjualan (HPP) untuk
kemudian akan digunakan dalam perhitungan Rugi/Laba usaha.
Dibawah ini akan kita lihat diagram sederhana tentang alur pembelian dalam program ini :

Retur Pembelian

Purchase Order (PO)

Pembayaran /
Pelunasan

Invoice Pembelian

Pengeluaran Giro &

Transfer

Purchase Order (PO) : Transaksi ini berfungsi sebagai transaksi pemesanan barang yang resmi ke supplier. Biasanya
akan di-fax ke supplier sebagai tanda jadi pemesanan barang. PO terdiri dari bagian-bagian pokok pembelian antara
lain nama supplier, nama barang, jumlah barang, harga beli, total pembelian, jenis pembayaran, jatuh-tempo

pembayaran, keterangan dan lain-lain. PO juga berfungsi sebagai kesepakatan harga beli apabila harga beli di
supplier tiba-tiba naik sebelum barang diambil (pengikat harga).
Invoice Pembelian

: Transaksi ini memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam sistem, antara lain:

1. Sebagai Penerimaan Barang yaitu penanda bahwa melalui transaksi ini stok akan bertambah di gudang dan
juga sebagai inputan harga beli untuk bekal perhitungan HPP (Harga Pokok Penjualan) dalam menghitung
Rugi/Laba.
2. Sebagai Transaksi Pembelian yang akan dibukukan dan diakui dalam laporan pembelian bulanan karena
dalam transaksi ini nota supplier diterima dan dibukukan dalam transaksi.
3. Sebagai Pengakuan Hutang Supplier dimana pembukuan tersebut akan otomatis tercatat dalam laporan
kartu hutang supplier. Pengakuan hutang ini berlaku hanya untuk pembelian non tunai/kredit.
Retur Pembelian
: Berfungsi sebagai pengembalian barang yang kita beli kepada supplier apabila terdapat
cacat atau barang rusak. Pada transaksi retur ini terdapat 2 pilihan retur yaitu : Retur kembali barang dan Retur
kembali uang.
Retur kembali barang
: Berarti bahwa barang yang kita retur akan dikembalikan barang juga. Dan apabila
pengembalian barang kita terima maka kita masukkan pada transaksi invoice Pembelian dengan pilihan Asal
Transaksi Tanpa PO dan harus disertakan juga harga yang sama pada invoice asal serta keterangan referensi
untuk penerimaan barang tersebut.
Retur kembali uang
: Berarti bahwa barang yang kita retur akan dikembalikan uang. Secara sistem pada
transaksi ini, pengembalian uang akan dilakukan pada transaksi pembayaran yaitu sebagai pengurang
pembayaran invoice tersebut.
Giro & Transfer
: Transaksi Pengeluaran Giro & Transfer harus diisi sebelum melakukan transaksi
pembayaran/pelunasan invoice pembelian. Transaksi ini merupakan referensi yang akan digunakan/diambil dalam
transaksi pembayaran pembelian. Berisi 3 jenis cara pembayaran yaitu Pengeluaran Giro, Transfer & Tunai. Nilai dari
transaksi ini harus diisi dengan nilai pembayaran yang sebenarnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembukuan.
Pembayaran Pembelian : Pembayaran pembelian berfungsi sebagai Pembayaran Hutang dimana transaksi ini akan
mengurangi nilai hutang tagihan pada invoice. Jadi jika suatu invoice sudah dibayar lunas maka status transaksi
invoice tersebut akan berubah menjadi Closed/Terpenuhi. Anda juga bisa melihat laporan kartu hutang untuk
memastikan bahwa nilai hutang juga sudah berubah setelah melakukan transaksi ini.

10

4.4 Sistem Penjualan

Penjualan merupakan sistem yang paling penting dalam program ini. Dimana lebih dari separuh transaksi yang
dimasukkan dalam program merupakan dari sistem penjualan. Penjualan memegang peranan penting diantaranya
Pengeluaran Stok, Pencatatan Piutang, Komponen pembentuk HPP (Harga Pokok Penjualan), sampai Rugi Laba.
Pengeluaran Stok
: Ketika transaksi penjualan dibuat, maka secara otomatis kita telah menjual barang. Yang
artinya stok kita akan berkurang.
Pencatatan Piutang
: Piutang akan tercatat secara otomatis dalam program ketika jenis pembayaran customer
dalam penjualan adalah non cash/kredit. Anda bisa memantau pergerakan piutang ini pada laporan piutang
penjualan (Laporan Penjualan Piutang) .
Pembentuk HPP
: Pembentukan HPP adalah berasal dari transaksi penjualan dimana dari harga penjualan,
program akan secara otomatis mencari harga pembelian dari sisa stok yang ada. Dan dari sinilah HPP akan terbentuk.
Rugi/Laba
: Setelah HPP terbentuk maka laporan Rugi/laba otomatis akan terbentuk. Dalam laporan rugi
laba salah satu komponen pembentuknya adalah total penjualan yang akan dikurangkan dengan total HPP yang
terbentuk.
Dibawah ini akan kita lihat Sistem Penjualan dalam program ini :

Retur Penjualan

POS / Invoice
Penjualan

Pembayaran /
Pelunasan

Penerimaan Giro &

Transfer

POS / Invoice Penjualan : POS (Point of Sale) atau sering disebut sistem penjualan cepat karena memang
memerlukan media transaksi yang mudah dan simple agar penjualan bisa terlayani dengan cepat biasanya transaksi
ini ditempatkan pada kasir. POS merupakan bentuk transaksi lain dari Invoice Penjualan karena kedua transaksi
tersebut sebetulnya sama hanya berbeda pada pengoperasiannya saja.
Transaksi ini memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam sistem, antara lain:
1. Sebagai Pengeluaran Barang yaitu penanda bahwa melalui transaksi ini stok gudang akan berkurang dan juga
sebagai inputan harga jual untuk bekal perhitungan HPP (Harga Pokok Penjualan) dalam menghitung
Rugi/Laba.
2. Sebagai Transaksi Penjualan yang akan dibukukan dan diakui dalam laporan penjualan bulanan karena dalam
transaksi ini nota customer/struk akan dikeluarkan sebagai tanda transaksi yang sah.
11

3. Sebagai Pengakuan Piutang Customer dimana pembukuan tersebut akan otomatis tercatat dalam laporan
kartu piutang customer. Pengakuan putang ini berlaku hanya untuk penjualan non tunai/kredit.
Retur Penjualan
: Berfungsi sebagai pengembalian barang dari customer terhadap barang yang kita jual
apabila terdapat cacat atau barang rusak. Pada transaksi retur ini terdapat 2 pilihan retur yaitu : Retur kembali barang
dan Retur kembali uang.
Retur kembali barang
: Berarti bahwa barang yang di-retur akan dikembalikan barang juga. Dan apabila
pengembalian barang kita keluarkan maka kita masukkan pada transaksi Pemakaian Barang (Transaksi Gudang
Pemakaian Barang) dengan pilihan Tipe Transaksi Penggantian Barang Retur serta keterangan referensi untuk
penggantian barang tersebut.
Retur kembali uang
: Berarti bahwa barang yang di-retur akan dikembalikan uang. Secara sistem pada transaksi
ini, pengembalian uang akan dilakukan pada transaksi pembayaran yaitu sebagai pengurang pembayaran invoice
tersebut.
Giro & Transfer
: Transaksi Penerimaan Giro & Transfer harus diisi sebelum melakukan transaksi
pembayaran/pelunasan invoice penjualan. Transaksi ini merupakan referensi yang akan digunakan/diambil dalam
transaksi pembayaran penjualan. Berisi 3 jenis cara pembayaran yaitu Penerimaan Giro, Transfer & Tunai. Nilai dari
transaksi ini harus diisi dengan nilai pembayaran yang sebenarnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembukuan.
Pembayaran Penjualan : Pembayaran penjualan berfungsi sebagai Pembayaran Piutang dimana transaksi ini akan
mengurangi nilai piutang tagihan pada invoice. Jadi jika suatu invoice sudah dibayar lunas maka status transaksi
invoice tersebut akan berubah menjadi Closed/Terpenuhi. Anda juga bisa melihat laporan kartu piutang untuk
memastikan bahwa nilai piutang juga sudah berubah setelah melakukan transaksi ini.

4.5 Sistem Gudang

Gudang merupakan tempat keluar masuknya barang dan merupakan tempat barang disimpan. Sistem Gudang pada
program ini mengacu pada beberapa transaksi yang menjadi komponen mutasi keluar masuknya barang dari dan ke
gudang. Jadi bisa disimpulkan bahwa operasi gudang ini hanya ada 2 yaitu IN (masuk) atau OUT (keluar).
Gambar dibawah ini akan menjelaskan secara sederhana proses yang ada dalam gudang.
Mutasi IN

Mutasi OUT

GUDANG

Pembelian
Retur Penjualan

Penjualan
IN/Masuk

OUT/Keluar

Retur Pembelian

Mutasi Gudang IN

Mutasi Gudang OUT

Koreksi Stok IN

Koreksi Stok OUT

Pemakaian Barang
Barang Rusak/Waste
12

Mutasi IN (Masuk)
Mutasi masuk terdiri dari beberapa komponen transaksi yang tersebar dalam sistem antara lain:
-

Pembelian
: Transaksi pembelian yang dimaksud adalah Invoice Pembelian. Dimana ketika transaksi
dibuat maka otomatis akan mengisi jumlah stok di gudang.

Retur Penjualan : Barang yang di retur akan dimasukkan gudang dan jika barang yang diretur rusak maka
harus dikeluarkan melalui transaksi Pengeluaran Barang Waste/Rusak.

Mutasi Gudang IN : Transaksi ini digunakan untuk memindahkan stok barang dari satu gudang ke gudang
lain. Poin pada transaksi ini adalah menerima stok dari gudang lain.

Koreksi Stok IN
: Koreksi stok bisa bernilai (+) plus atau (-) minus. Untuk transaksi koreksi IN ini adalah
ketika posisi jumlah barang plus(+) atau > 0.

Mutasi OUT (Keluar)

Mutasi keluar terdiri dari beberapa komponen transaksi antara lain:
-

Penjualan
: Transaksi penjualan yang dimaksud adalah POS/Invoice Penjualan. Dimana ketika
transaksi dibuat maka otomatis akan mengurangi jumlah stok di gudang.

Retur Penjualan

Mutasi Gudang OUT : Transaksi ini digunakan untuk memindahkan stok barang dari satu gudang ke gudang
lain. Poin pada transaksi ini adalah mengeluarkan/memindahkan stok ke gudang lain.

Koreksi Stok OUT : Koreksi stok bisa bernilai (+) plus atau (-) minus. Untuk transaksi koreksi OUT ini adalah
ketika posisi jumlah barang plus(-) atau < 0.

Pemakaian Barang : Pemakaian barang untuk digunakan sendiri (Prive) bersifat mengurangi stok yang ada di
gudang.

Barang Rusak/Waste : Jika terdapat barang rusak maka harus dikeluarkan melalui transaksi pemakaian
barang (Transaksi Gudang pemakaian Barang) dengan memilih tipe transaksi Barang Rusak/Waste.

: Barang yang di retur akan dikeluarkan dari gudang.

13

4.6 Sistem Keuangan

Sistem Keuangan sebetulnya sudah terintegrasi dan sudah dijelaskan secara gamblang dalam sistem pembelian dan
penjualan, karena sistem ini tidak bisa dilepaskan dari sistem-sistem tersebut. Sistem tersebut tersebut meliputi
transaksi Invoice,Pembayaran serta Penerimaan & Pengeluaran Giro/Transfer.
Namun ada satu transaksi finance yang tidak masuk dalam sistem pembelian & sistem penjualan yaitu Transaksi Biaya
& Pendapatan (Transaksi Keuangan Biaya & Pendapatan).
Transaksi ini berfungsi sebagai form untuk membukukan biaya yang keluar atau pendapatan yang masuk diluar
pembelian serta penjualan. Contoh :
-

Biaya
lain-lain.

: Contoh Biaya keluar untuk pembayaran listrik, Pembayaran telpon, Pembayaran Fee dan

Pendapatan

: Contoh Pendapatan masuk dari pendapatan bunga bank.

4.7 Sistem Nilai Persediaan

Dalam program ini metode perhitungan persediaan yang yang digunakan adalah Metode FIFO (First In First Out)
dimana dalam menghitung harga HPP (Harga Pokok Penjualan) untuk setiap barang yang keluar didasarkan pada
harga masuk sisa stok barang yang masih tersedia di gudang yang di-uturkan berdasarkan waktu masuk barang
tersebut ke gudang dari tanggal yang paling lama ke tanggal yang terbaru. Dengan kata lain secara sistem program
barang yang lama akan dijual terlebih dahulu. Total Nilai HPP adalah Total Nilai Mutasi Barang Keluar.
Perhitungan harga HPP tersebut bisa kita lihat pada table dibawah ini.
Contoh :
Nama Barang = Air Minum 600ml, harga beli 1=1600, harga beli 2=1700, penjualan 4 kali.
Tanggal

Mutasi Masuk
Harga

Qty
31/12/11
01/01/12
03/01/12
05/01/12
06/01/12
08/01/12
10/02/12

10
12

1,600
1,700

Total

Mutasi Keluar (Harga Pokok Penjualan)

Qty
Harga
Total

16,000
20,400
5
5
1
3

1,600
1,600
1,700
1,700

8,000
8,000
1,700
5,100

Saldo
Qty

Total
10
22
17
12
11
8

0
16,000
36,400
28,400
20,400
18,700
13,600

Dari table diatas bisa kita simpulkan bahwa metode FIFO bersifat berurutan dalam pencarian nilai HPP sesuai dengan
waktu barang masuk ke gudang.

14

4.8 Sistem Rugi Laba

Menu (Laporan Finance Rugi Laba).Rugi Laba dalam program ini didasarkan pada prinsip dasar Accounting,
dimana seluruh pendapatan & Biaya dalam program akan dihitung. Rumus Rugi Laba bisa Anda lihat dibawah ini :
Rugi Laba = [Pendapatan Bersih] [HPP (Harga Pokok Penjualan)] + [Pendapatan Lain-lain] [Biaya Lain-lain]
[Pemakaian Barang (Prive)]
Keterangan :
-

Pendapata Bersih : Didapat dari (Penjualan, Potongan Penjualan, Retur Penjualan, Pendapatan dari Biaya)

HPP (Harga Pokok Penjualan) : Sesuai dengan Laporan Nilai HPP yang sudah diproses.

Pendapatan Lain-Lain : Didapat dari (Pendapatan Lain-lain, Pendapatan Jasa, Pembulatan Penjualan).

Biaya Lain-lain : Didapat dari Biaya lain-lain pada transaksi Biaya & Pendapatan.

Pemakaian Barang : Didapat dari (Nilai Pemakaian Barang & Barang Rusak/Waste).

Perhatikan gambar dibawah ini :

15