LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Open House KMK 39

DEPARTEMEN HUMAN RESOURCES AND DEVELOPMENT

KELUARGA MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2015
1

Lembar Pengesahan
Mengetahui,
Panitia Open House KMK 39
Steering Commite

1. Ahmad Fauzan
2. Anisa Nur Rokhmah

Ketua

Farah Ghezi Athaya

Sekretaris dan Bendahara

Ghilma Wikayahna M

Seksi-seksi

Acara

Muhammad Idad Akbar

Rachma Adelia Aristi
Dimas Agung Pradipta
Fatimah Candra N
-

Konsumsi, Perlengkapan & Keamanan :

Elizabeth Selia Nandini
Rifa Riskanti
Dian Putri Vanjani

Publikasi & Dokumentasi :

Aulya Wiasha
Sofi Aisyarahma
Mufti Khuzaimah
Anindhita Putri

Kesekretariatan

Aristi Amalia Royani

Alfi Fatihah

Yogyakarta, 10 November 2015

Ketua Pelaksana

Sekretaris

Farah Ghezi Athaya

NIM 14/364167/PA/15927

Ghilma Wikayahna M
NIM. 14/364421/PA/15991

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas kehendak dan
rahmat-Nya, kegiatan Open House KMK 39 ini dapat terlaksana dengan lancar dan baik. Dengan rasa
tanggung jawab dari seluruh panitia acara ini kami menyusun sebuah Laporan Pertanggung Jawaban yang
berisi tentang seluruh jalannya acara baik sebelum acara maupun saat acara berlangsung yaitu tanggal 6
September 2015. Kegiatan Training Motivation kali ini diselenggarakan di Kampus FMIPA Sekip Selatan
Universitas Gadjah Mada.
Kegiatan ini dilaksanakan sebagai realisasi program kerja Keluarga Mahasiswa Kimia periode 2015
dan merupakan program kerja dari kepengurusan Departemen HRD (Human Resource and Development)
Keluarga Mahasiswa Kimia tiap tahunnya. Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah memberikan informasi
kepada seluruh Mahasiswa Baru tahun 2015 mengenai Keluarga Mahasiswa Kimia.
Demikian acara telah berlangsung dan tidak dapat kami pungkiri pasti ada yang namanya
kekuraangan dalam keberlagsungan acara ini. Oleh karena itu, laporan ini diharapkan mendapat kritik dan
saran sehingga fungsi kontrol dari sesama pengurus benar-benar efektif. Dan diharaapkan LPJ ini dapat
dijadikan acuan untuk acara-acara dimasa yang akan datang.
Kami mengucapkan terima kasih atas peran serta seluruh staff Keluarga Mahasiswa Kimia. Semoga
laporan ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Yogyakarta, 10 November 2015

Panitia
Open House KMK 39

Daftar Isi

Lembar Pengesahan...........................................................................................................2
Kata pengantar ..................................................................................................................3
Daftar Isi ...........................................................................................................................4
Laporan Pertanggung Jawaban
I.
II.
III.

Pendahuluan .........................................................................................................5
Tujuan ...................................................................................................................5
Laporan Pertanggung Jawaban Tiap-Tiap Sie
1. Ketua Pelaksana ..........................................................................................6
2. Sekretaris dan Bendahara.............................................................................8
3. Sie Acara .....................................................................................................11
4. Sie Kesekretariatan .....................................................................................13
5. Sie Konsumsi, Perlengkapan dan Keamanan...............................................14
6. Sie Publikasi dan Dokumentasi ..................................................................15

Penutup

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Training Managerial and Charge
I.

Pendahuluan
Organisasi adalah suatu tempat bagi seseorang untuk meningkatkan softskill yang ada

pada dirinya. Organisasi amatlah penting bagi mahasiswa untung mengembangkan diri sebelum
mereka terjun kedunia kerja, sebelum mereka berhubungan langsung dengan masyarakat luas. Di
organisasi

mahasiswa

diajarkan

bagaimana

mengorganisir

suatu

acara,

bagaimana

menyelesaikan masalah, bagaimana memanage diri, dan bagaimana bersosialisasi dengan orang
lain.
Dalam menjalankan sebuah organisasi pastilah tidak selalu mudah, untuk itu kami
mendapatkan tugas untuk mengadakan sebuah acara Open House KMK 39 sebagai media
mengenalan mengenai organisasi Keluarga Mahasiswa Kimia. Dengan adanya kegiatan ini
diharapkan calon-calon pengurus KMK nantinya masuk organisasi ini dengan mantap dan
semangat.
II.

Tujuan Kegiatan
1. Mengenalkan KMK kepada mahasiswa baru kimia
2. Menimbulkan ketertarikan mahasiswa baru kimia terhadap KMK

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Ketua Panitia
1. Job Description
a. Bertanggungjawab atas jalannya acara mulai dari persiapan sampai pada pelaksanaan dan
evaluasi
b. Mengontrol, member tugas, dan mengoreksi perkembangan dari tiap sie
c. Berkoordinasi dengan seluruh panitia
2. Persiapan
Kegiatan Open House KMK 39 merupakan kegiatan tahunan dari departement HRD KMK.
Tujuan dari kegiatan ini ialah memberikan informasi kepada seluruh Mahasiswa Baru
mengenai organisasi Keluarga Mahasiswa Kimia. Berbeda dengan Open House KMK 39
tahun-tahun sebelumnya, kegiatan ini pertama kali dilakukan secara terpisah dengan kegiatan
Sadamika. Pemisahan ini memberikan fokus yang sangat bagus bagi masing-masing acara
agar diperoleh tujuan yang diinginkan.
Pada KMK periode 38 ini, saya Farah Ghezi diberikan amanah dan mendapatkan
kepercayaan untuk menjadi ketua pelaksana acara Open House KMK 39. Ketika dalam tahap
persiapan, langkah pertama yang saya ambil adalah membentuk susunan panitia Open House
dengan pertimbangan Kepala departerment HRD. Persiapan ini dimulai dari kurang lebih 2
bulan sebelum kegiatan. Ketua pelaksana menunjuk sekertaris, bendahara dan sejejeran koor
dari staff HRD angkatan baru. Hal ini dilakukan untuk melihat kinerja mereka dan seberapa
besar kontribusi mereka untuk acara departementnya sendiri khususnya dan untuk
kelangsungan KMK pada umumnya. Sedangkan anggota HRD yang telah lama ditempatkan
di bagian staff untuk membimbing kinerja mereka. Sehingga terbentuklah panitia Open
House KMK 39 tahun 2015 :
Sekertaris dan Bendahara : Ghilma Wikayahna M
Koor Acara: Muhammad Idad Akbar
Koor Konsumsi, Perlengkapan & Keamanan : Elizabeth Selia Nandini
Koor Publikasi dan Dokumentasi : Aulya Wiyasa
Setelah panitia terbentuk, langkah selanjutnya ialah memberikan job description untuk
masing- masing panitia. Job describtion ini berisi tugas mereka yang harus dilakukan dari
tahap persiapan hingga tahap pelaksanaan kegiatan. Dilakukan juga rapat koor dan rapat
pleno baik itu bersama seluruh anggota HRD maupun dengan PH. Rapat koor dilakukan
sebanyak 1 kali, rapat pleno dengan anggotan HRD sendiri dan rapat pleno dengan PH
dilakukan 1 kali. Serangkaian rapat ini dilakukan untuk mengetahui perkembangan persiapan
kegiatan.
Kegiatan Open House tahun 2015 ini mengusung konsep baru baik dalam kemasan maupun
isinya. Pelaksanaan yang berbeda dari tahun terdahulu dengan memisahkan Sadamika dan
Open House KMK 39 ini menjadikan acara Open House KMK 38 yang dulunya kurang
terfokus dan kurang efektif, sekarang menjadi lebih terfokus dan efektif. Dari sini juga kita
melibatkan action sehingga Mahasiswa Baru Kimia 2015 dapat ikut bermain bersama.
6

Dari acara Open House KMK 39 ini dilakukan 2 kali survey tempat. Survey pertama
dilakukan yaitu di Taman Laboratorium Kimia Fisika FMIPA UGM. Awalnya kita ingin
bertempat di Taman Laboratorium Kimia Fisika karena untuk menyesuaikan kegiatan Seika.
Tetapi ternyata Seika berpindah tempat menjadi di ruang T2.01 sehingga kami memilih
Gazebo Kampus FMIPA Sekip Selatan dengan pertimbangan kuota peserta dan masingmasing Departemen dan Biro.
1. Pelaksanaan
Kegiatan Open House KMK 39 pada pelaksanaannya secara keseluruhan berlangsung lancar,
mulai dari awal acara hingga acara penutupan. Konsep baru yang diusung dalam kegiatan
Open House KMK 39 kali ini memberikan suasana yang begitu berbeda dari acara sebelumsebelumnya. Berbagai penyambutan dan games yang dilakukan oleh Departemen dan Biro
memberikan suasana keakraban antara pengurus KMK 38 dan Mahasiswa Baru 2015.
Beberapa peserta yang ditanya setelah selesai acara mengatakan bahwa acara Open House
tahun ini sangat seru dan menarik.
2. Kendala
Secara keseluruhan acara Open House 39 ini tidak mendapatkan kendala yang berarti, semua
panitia bekerja sesuai jobdesc dan juknis dengan penuh kesungguhan dan semangat yang
tinggi sehingga acara ini berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Kendala yang sedikit
terjadi dalam kegiatan Open House ini ialah sempat terjadinya misscomunication antara pihak
Ketua, Sekretaris dan Sie Konsumsi, Perlengkapan dan Keamanan mengenai surat
peminjaman tempat. Tetapi hal ini dapat dimaklumi karena dapat cepat ditangani.
3. Kritik dan saran
Dijaga terus koordinasinya antara ketua dengan para panitia dan selalu perhatian serta
menanyakan perkembangan kegiatan kepada tiap koornya.

Demikian LPJ ini saya buat, saya Farah Ghezi Athaya berterimakasih terhadap semua panitia
pelaksanaan kegiatan Open House KMK 39 yang dapat bekerja sama dengan baik dan saling
membantu bila salah satu terjadi kesusahan. Sehingga acara terlaksana dengan maksimal.
Semoga dengan adanya LPJ ini Open House KMK periode 40 tahun 2016 bisa lebih baik dari
tahun ini.
Ketua Pelaksana

Farah Ghezi Athaya

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Sekretaris dan Bendahara
7

1. Job Description
a. Membuat Proposal kegiatan Open House KMK 39.
b. Menjadi notulensi saat rapat berlangsung guna mengetahui perkembangan
c. Bertanggung jawab atas semua urusan administrasial kepanitiaan (surat undangan, surat perijinan,
surat peminjaman tempat, permohonan, dll.)

d. Mengkoordinasi pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban.

e. Membuat rincian dana dan juga menerima nota-nota yang digunakan untuk transaksi
2. Persiapan
Hal pertama yang dilakukan adalah membuat rancangan proposal yang berisi tentang
pendahuan, tujuan, dan acara. Setelah itu membuat rincian dana . Dalam penyusunan
proposal sekretaris dibantu oleh beberapa pihak terutama oleh ketua panitia. Selain membuat
proposal sekretaris jauh-jauh hari sudah membuat racangan surat. Agar kelak mempercepat
proses penyaluran surat.

3. Pelaksanaan
Sebelum proposal disetujui, sekretaris membuatkan surat peminjaman tempat di Taman
Laboratorium Kimia Fisika untuk tempat berlangsungnya acara, selain itu sekretaris membuat
surat peminjaman wireless, meja dan kursi ke Jurusan. Tetapi secara tiba-tiba tempat dan
waktu acara Open House KMK 39 ini diubah sehingga sekretaris langsung membuat surat
peminjaman tempat Gazebo FMIPA Sekip Selatan.
Setelah tempat di fix kan proposal diprint diserahkan kepada jurusan untuk disetujui.
4. Kendala
Terjadinya pemindahan waktu dan ruang yang cukup tiba-tiba sehingga segala surat
peminjaman cukup terlambat diajukan namun semua kendala itu dapat segera diselesaikan
karena adanya koordinasi antar seksi.. Selain itu, format ukuran dan tulisan LPJ berbedabeda, membuat sekretaris cukup kesulitan dan memakan waktu pengerjaan. Selain itu sempat
terjadi miskomunikasi mengenai anggaran yang diterima.
5. Kritik dan Saran
Dalam pengumpulan nota dan LPJ harus segera dilakukan karena kalau terlalu lama menjadi
tidak tertib.

Laporan Keuangan
A. Pemasukkan
8

1. Dana Jurusan
2. Dana Bantuan

Rp.
Rp.

200.000,00
25.000,00
+

TOTAL
B. Pengeluaran
1. Sekretaris
a. Proposal
b. Surat Peminjaman

TOTAL
2. Konsumsi
a. Snack Peserta

TOTAL
3. Acara
Dekorasi HRD
4. Publikasi dan Dokumentasi
a. Kenko.Bind Clip
b. Bind clip
c. Double tape
d. Kertas emas
e. Nachi Double
f. KJ Daegu Double
g. Kertas emas/VS
h. Kertas krep
i. Cetak foto

TOTAL

Rp.

225.000,00

Rp.
8.500,00
Rp.
3.000,00
--------------------------- +
Rp.

11.500,00

Rp.
77.000,00
--------------------------- +
Rp.

77.000,00

Rp.

9.000,00

Rp.
5.000,00
Rp.
5.000,00
Rp.
3.000,00
Rp.
5.500,00
Rp.
4.500,00
Rp.
2.100,00
Rp.
8.800,00
Rp.
4.200,00
Rp.
20.000,00
------------------------- +
Rp.

58.100,00

Total Pengeluaran TMC 2014

Rp.

155.600,00

Sisa Kegiatan

Rp.

44.400,00

Sekretaris dan Bendahara

Ghilma Wikayahna M

10

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Acara

1. Job Description
a. Menyusun dan membuat tema/judul dan konsep acara
b. Menyusun dan membuat rundown acara
c. Menyusun dan membuat petunjuk teknis setiap sie
d. Mengatur dan mengontrol jalannya acara
e. Mengkoordinasi semua sie pada hari H
2. Persiapan
Pada saat rapat internal, telah dibahas bahwa Open House KMK 2015 akan
dilaksanakan perdana pada tahun ini yang bertujuan untuk memperkenalkan KMK pada
mahasiswa baru dengan cara yang berbeda dari sebelumnya, sehingga sie. acara telah
merundingkan tema serta konsep dan akhirnya setelah melakukan pemilihan nama acara
dengan sie lainnya tema acara Open House KMK 2015 adalah GELORA Getting Closer to
KMK. Konsep acara ini ialah stand pameran dari biro dan departemen KMK yang disertai
Guide untuk memandu para mahasiswa baru mengunjungi tiap stand.
Untuk tempat acara dikarenakan acara Open House bersamaan dengan acara Seika
yang dimulai terlebih dahulu maka menyesuaikan dengan tempat acara Seika. Awalnya Seika
diadakan di ruang multimedia Jurusan Kimia MIPA utara, namun ternyata dipindah di ruang
T2.01 MIPA selatan yang membuat kami mengubah tempat menjadi di lobby MIPA utara dan
adanya masukan dari sie lainnya membuat Open House akhirnya berada di 2 tempat yaitu
lobby dan gazebo MIPA selatan.
Setelah tempat, tema dan konsep sudah ada sie acara membuat rundown acara dan
juknis untuk sie lainnya serta penempatan stand untuk tiap departemen dan biro. Namun
beberapa hari sebelum hari H terdapat kabar bahwa acara Open House bertabrakan dengan
acara APAI yang membuat rundown dan juknis harus dirubah dan dipress karena para
mahasiswa baru diizinkan untuk mengikuti Open House terlebih dahulu sebelum mengikuti
acara APAI.
3. Pelaksanaan
TanggalPelaksanaan : 6 September 2015
Tempat
: Gazebo MIPA selatan UGM
Pada saat hari H, tempat acara tiba-tiba dirubah oleh SC menjadi di gazebo saja dan
penempatan stand dijadikan acak menurut undian yang membuat saat briefing butuh
penyusuain dengan departemen dan biro karena sebelumnya telah diplot tempat standnya.
Acara seika yang dimulai terlebih dahulu selesai pada pukul 12.30 dan acara open
house dimulai setelah itu.
Susunan Realisasi Acara
Waktu
12.30-12.45
12.45-13.00
13.00-14.07

Acara
Pembukaan
Pengkondisian Peserta
Tour Stand
11

14.07-14.15

Penutupan

4. Kendala
Waktu untuk kumpul sie acara sulit dikarenakan ada kesibukan lainnya, sehingga
perkembangan acara lambat. Acara Open House diadakan setelah acara lain sehingga harus
menyusuaikan waktu dengan acara lain, ditambah dengan acara APAI yang membuat acara
ini diburu oleh waktu yan membuat penjelasan ditiap stand kurang maksimal. Perubahan
tempat acara tanpa sepengetahuan sie acara pada saat hari H membuat sie acara kurang
persiapan sehingga butuh penyesuain terlebih dahulu.
5. Saran
Untuk Open House selanjutnya dimohon mencari waktu yang lebih luang agar acara
dapat berjalan dengan maksimal. Apabila ada masukan diharapkan beberapa hari sebelumnya
agar dapat dipersiapkan lebih baik. Di saat waktu libur diharapkan ada perkembangan
sehingga ketika masuk hanya tinggal teknisnya.

Koor Acara

Muhammad Idad Akbar

12

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Kesekretariatan
1. Job Description
a. Membuat presensi kehadiran peserta untuk KSK
b. Membagi peserta sebanyak delapan kelompok
2. Persiapan
Sebelum hari H kegiatan KSK mempersiapkan daftar mahasiswa Kimia angkatan 2015 yang dilihat
dari biodata mahasiswa angkatan 2015 pada acara Sadamika 2015. Selain itu KSK membagi seluruh
mahasiswa baru tersebut ke dalam delapan kelompok, masing-masing sebanyak duapuluh orang.
3. Pelaksanaan
a. Memberikan presensi peserta kepada pemandu kelompok

4. Kendala : -

Koor KSK

Aristi

13

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Konsumsi, Perlengkapan dan Keamanan
1. Jobdesc
a. Menyiapkan konsumsi
b. Mencari dan menyediakan barang barang yang dibutuhkan

2. Persiapan
Setelah panitia dibentuk, KOPER mulai mendata barang barang apa yang dibutuhkan sie lain.
KOPER juga mulai membuat timeline ada akhir Agustus.Pada awal September KOPER mulai
mengambil barang yang dibutuhkan dan membeli snack.

3. Pelaksanaan
KOPER dating pukul 10.00 dan membantu mendekor tempat.Setelah selesai mendekor, koper
ikut dalam kegiatandan ada yang membantu tim Pubdok untuk mendokumentasikan jalan nya
acara. Koper membagi snack untuk diletakkan di stand stand.

4. Kendala
Terjadi kesalahpahaman tentang Jobdesk KOPER masalah peminjaman alat, karena KOPER
seharusnya yang mengambil barangbarang yang sudah dipinjam. Tapi karena tidak ada
sieHumas, maka Jobdesk untuk peminjaman tempat dan alat jadi tidak jelas. Pihak Koper
juga lupa untuk menyediakan air minum di tempat.

5. Saran
Sebaiknya untuk jobdesk tiap sie diperjelas, sehingga tidak ada miscommunication antar sie
dan jobdes menjadi lebih cepat selesai. Persiapan juga harus lebih matang sehingga tidak ada
yang dilupakan.

Koor KOPER

E. Selia Nandini
14

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Publikasi dan Dokumentasi

1. Job Description
c. Melakukan dokumentasi pada saat pelaksanaan acara
d. Mendekorasi tempat pelaksanaan acara
e. Mengurus perijinan tempat acara
f. menghubungi PJS (penanggungjawab sementara) atau PH (pengurus harian) setiap
biro/departemen KMK agar menghias stan masing-masing
2. Persiapan
Pada tahap persiapan, sie Pubdok menghubungi PJS (penanggungjawab sementara)
atau PH (pengurus harian) setiap biro/departemen di KMK agar menghias stan masingmasing seunik dan semenarik mungkin dan untuk memperlancar acara open house KMK sie
pubdok sudah meminjam kamera beberapa hari sebelum hari pelaksanaan acara. Selain itu sie
pubdok yang dibantu oleh sie Koper dan ketua untuk mengurus surat peminjaman wireless di
fakultas MIPA. Sie pubdok juga melakukan persiapan untuk mendekorasi tempat pelaksanaan
dengan menghias tempat pelaksanaan acara sesuai dengan tema acara open house KMK ini
dibantu oleh sie lain.
3. Pelaksanaan
. Pagi hari sebelum acara pada pukul 09.00 WIB sie Pubdok dibantu sie lain dalam
mendekorasi tempat pelaksanaan acara open house karena perubahan rencana untuk tempat
pada hari pelaksanaan. Saat pelaksanaan acara open house KMK sie pubdok melakukan
dokumentasi acara dibantu beberapa teman-teman yang lain sepanjang acara berlangsung.
4. Kendala
Beberapa hari sebelum pelaksanaan acara,sempat terjadi kesalah pahaman antara sie pubdok
dengan sie koper dalam pengurusan surat dan wireless sehingga peminjaman tempat untuk
acara, waktunya menjadi sangat dekat dengan hari pelaksanaan yaitu H-3. Sulitnya
menentukan waktu untuk berkumpul bersama dalam satu sie pubdok karena kesibukan
masing-masing sehingga waktu yang digunakan untuk persiapan dekorasi menjadi sangat
singkat. Saat hari pelaksanaan terjadi perubahan rencana untuk tempat pelaksanaan acara
sehingga harus mengaturulang tempat-tempat yang akan dihias.
5. KritikdanSaran
Koordinasi dan komunikasi yang baik dalam satu sie dan dengan sie lain harus selalu dijaga
untuk kelancancaran keberlangsungan acara.
Koor Pubdok
Sofi Aisyarahma

Penutup
15

Demikian Laporan Pertanggung Jawaban ini kam buat dengan seluruh rasa tanggung
jawab yang kami miliki. Diharapkan LPJ ini dapat membantu, memperlancar, dan membuat
acara Open House KMK tahun kedepan menjadi lebih baik lagi.
Kami segenap panitia meminta maaf apabila banyak kesalahan dalam pembuatan LPJ
Open House KMK 39 ini. Dan tidak lupa kami berterima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu panitia dalam kelacaran acara ini. Terimakasih.

Panitia
Open House KMK 39 tahun 2015

16