DESAIN PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN KEUANGAN NEGARA

Perencanaan &
Penganggaran

Rencana Kerja Tahunan

Referensi Renstra & EMI
(Evaluasi Mutu Internal)
Penganggaran (Input RAB)
Penetapan Pagu Anggaran
Revisi Pagu

Pelaksanaan Anggaran

SIMKEU

SIMANGGA

1. Pendahuluan
1.1.Latar Belakang
Pengelolaan keuangan negara mengikuti ketentuan Undang-undang Keuangan
Negara (No 17 Tahun 2003, No 1 tahun 2004, No 15 tahun 2004) yang dimulai dari
Perencanaan, Penganggaran, Pelaksanaan Anggaran, Pengawasan dan Laporan
Pertanggungjawaban. Sistem yang sudah ada di Universitas Jember masih
mengakomodir pada tiga siklus, aplikasi SIMANGGA(Sistem Informasi Manajemen
Anggaran) mengakomodir Perencanaan dan Penganggaran hingga muncul alokasi
pagu masing-masing unit kerja yang sudah terinci pada akun anggaran. Lalu pada
sisi pelaksanaan anggaran ada aplikasi SIMKEU(Sistem Informasi Manajemen
Keuangan) yang merekam setiap transaksi keuangan sampai pada proses
pertanggungjawaban di KPPN. Namun kedua sistem tersebut belum terintegrasi,
sehingga diperlukan pengembangan sistem yang mengintegrasikan semua siklus
tersebut agar tercapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan keuangan negara. Dalam
aplikasi SIMKEU selama ini juga masih mengakomodir pada pengelolaan keuangan
yang bersumber dana dari PNBP. Dalam pengembangan ini akan ditambahkan
pengelolaan dana dari semua sumber untuk memudahkan pengelolaan dan
pengawasan. Dengan terbitnya PMK NO.190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara
Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan APBN, perlu adanya penyesuaian dalam
sistem sehingga pengembangan sistem mutlak diperlukan.
1.2.Tujuan Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem ini bertujuan untuk:
a. Mengintegrasikan pelaksanaan anggaran dari semua sumber (PNBP, RM, PHLN)
pada aplikasi SIMKEU.
b. Mengintegrasikan sistem SIMANGGA dengan SIMKEU, siklus perencanaan,
penganggaran dan pelaksanaan anggaran.
c. Menyesuaikan sistem dengan peraturan dan kebutuhan user terbaru.
1.3.Scope dan Design Goals
Goal design tahap awal di tahun 2014 adalah:
a. Integrasi sistem pelaksanaan anggaran dari semua sumber dana lalu
mengintegrasikan sistem dengan perencanaan dan anggaran.
b. Adanya dokumen berikut:
1. Struktur Organisasi yang mendefinisikan tupoksi dan kewenangan akses.
2. SOP (Standar Operasional Prosedur) mulai dari kegiatan perencanaan,
penganggaran dan pelaksanaan anggaran. Sehingga dihasilkan cara kerja
sistem yang sesuai dengan aturan terbaru.
3. Kebutuhan User hingga muncul output informasi yang dibutuhkan.
c. Pengembangan selanjutnya sampai pada tahap pengawasan dan pelaporan
kegiatan serta integrasi dengan Pengadaan Barang Jasa dan pengelolaan Barang
Milik Negara.
1.4.References
Sistem mengacu pada PMK 190/PMK.05/2012 tentang tata cara pembayaran
pelaksanaan APBN
2. Desain Software Saat ini
Sementara ini aplikasi simkeu dan simangga masih terpisah meskipun ada dalam satu
hosting. Jadi ketika user ingin membuat perencanaan maka harus login dulu ke aplikasi
simangga di http://simkeu.unej.ac.id/simangga , pada saat melaksanakan pertanggungjawaban maka user harus melakukan login ke aplikasi simkeu di http://simkeu.unej.ac.id.
Seperti yang ada dalam gambar di bawah ini, dimana untuk melakukan kegiatan
perencanaan dan penganggaran maka user mengerjakan di SIMANGGA, untuk kegiatan
pelaksanaan anggaran user mengoperasikan SIMKEU.

Input Kwitansi di BKU

Membuat SPTB
Membuat SPP (LS, UP/GUP,
TUP)
Realisasi Penerimaan
Monev

Gambar 1. Desain software existing

Sistem yang terpisah ini juga mendapati kendala sebagai berikut:

a. input penetapan pagu anggaran harus dilakukan dua kali, begitu juga saat melakukan
revisi pagu unit kerja harus dilakukan di SIMANGGA dan di SIMKEU.
b. Belum adanya integrasi realisasi pelaksanaan anggaran dengan kegiatan yang
direncanakan.
c. Modul revisi pagu dan historis perubahan pagu unit kerja belum ada.
d. Pelaksanaan anggaran dari Rutin/RM belum terakomodir di sistem SIMKEU.
3. Usulan Arsitektur Software
3.1.Gambaran umum Pengembangan
Pengembangan sistem dilakukan dengan mengintegrasikan sistem-sistem yang anda
sehingga memudahkan user dalam mengoperasikan program aplikasi dan mengelola
keuangan. Jadi dengan sekali login user dapat mengakses fitur-fitur aplikasi yang
ada sesuai dengan kewenangan yang dia punyai. Sistem dikembangkan dengan
model web portal dengan fitur-fitur informasi dan pengelolaan keuangan antara lain:
a. Fitur informasi Keuangan (Rutin, PNBP, Monev):
Berita Keuangan
Pengumuman
Peraturan-peraturan
Surat Edaran
b. Fitur Perencanaan :
Rencana Strategis
RKT (rencana kerja tahunan) & Insidental
EMI(evaluasi mutu internal), IKK(Indikator Kinerja Kegiatan), KPI (Key
Performance Indicator)
Review RKT
Monitoring (RKAKL, Alokasi vs Usulan)
c. Fitur Penganggaran :
RAB(Rincian Anggaran Biaya)
Review RAB
Penetapan Anggaran
Mapping Anggaran Per bulan
d. Fitur Pelaksanaan Anggaran :
BKU (Buku Kas Umum)
DRPP (Daftar Rincian Permintaan Pembayaran) / SPTB
Daya Serap
SPP (Surat Permintaan Pembayaran) LS, UP & TUP
Monitoring (Daya serap detail per unit kerja, realisasi penerimaan)
Review DRPP/Pendampingan
Input BMN(khusus Belanja Modal/Barang persediaan) untuk integrasi
dengan SIMAK BMN.
e. Fitur Personal : Data Primer Pegawai, Data Gaji (di import dari GPP). Dimana
akan kita sediakan menu update sehingga dapat dimanfaatkan untuk
mempermudah pembuatan daftar potongan pajak honorarium. Termasuk dapat
dimanfaatkan untuk pengembangan SIMPEG sebagai bentuk kontribusi kita pada
pengembangan sistem informasi di Biro II.
3.2.Tupoksi, Struktur Organisasi dan Kewenangan Hak Akses
Secara garis besar tugas Perencanaan dan Penganggaran dilaksanakan oleh Bagian
Perencanaan, sedang pelaksanaan anggaran dan monitoring evaluasi dilaksanakan
oleh bagian keuangan. Tugas perencanaan dan penganggaran meliputi Pembuatan
TRPNBP (Target Realisasi Pendapatan Negara Bukan Pajak), RKAKL ( Rencana Kerja
Anggaran Kementerian Lembaga), Revisi RKAKL, Revisi Anggaran PNBP Unit Kerja.
Tugas Pelaksanaan Anggaran meliputi pencairan anggaran pada rencana kegiatan
yang telah ditetapkan anggarannya. Kemudian melakukan review RAB(Rincian
Anggaran Biaya) atas anggaran yang akan dicairkan untuk memastikan sesuai
dengan standar biaya dan aturan undang-undang oleh subbag monev.
Perencanaan &
Penganggaran
Penganggaran
TRPNBP, RKAKL,
Revisi RKAKL,
RKT, Revisi
Anggaran Unit
Kerja (Bag. Perencanaan/Biro
3)

Pelaksanaan
Anggaran
Anggaran
Pencairan
Anggaran,
Review RAB
(Bag. Keuangan
/ Biro 2

Monitoring
Evaluasi
Evaluasi
Monitoring
Pelaksanaan
Anggaran &
Daya Serap
Keuangan / Biro
2

Gambar 2. Tugas Pokok & Fungsi

Pencairan anggaran dilaksanakan oleh bagian keuangan subbag keuangan, rutin dan
PNBP. Pada tahap monitoring evaluasi, tugas yang dilaksanakan oleh bagian
keuangan sub bag monev meliputi monitoring pelaksanaan kegiatan, sisa anggaran
dan realisasi daya serap. Sekaligus melakukan pendampingan untuk mempercepat
proses pertanggungjawaban keuangan pada unit kerja tertentu.
a. Struktur Organisasi dan Kewenangan
Review Sinkronisasi Renstra,
IKU, IKK, Output, Outcome

Rektor Kebijakan makro,

Alokasi Pagu, Penetapan

Kinerja

Dekan

Ka.Lemb.
/UPT

Persetujuan
Usulan

Biro

PD

Sekretari
s

Verifikasi
Usulan

Kabag

Kabag/Ka
jur

Kabag

Verifikasi
Usulan
(material)

Kasub/Ka
prodi

Kasub

Kasub

Input Usulan
(Op.
Simangga)

PR/Deka
PR/Deka
Persetujuan
n/Ka
n/Ka
Pelaksanaan

Verifikasi
Biro/PD2
Biro/PD2
(formal)

Kabag.
Verifikasi
Kabag.
(material)

Kasub.
Kasub.
Pencairan
(Operator
SIMKEU)
/ LPJ
BPP
BPP

Gambar 3. Struktur Organisasi dan Interaksi dengan sistem

Sesuai dengan bagan struktur organisasi pada gambar 3 di atas, perencanaan

anggaran idealnya dimulai sebelum tahun anggaran berjalan oleh Kaprodi/Kasub
yang diharapkan memahami kondisi riil masalah yang ada di bawah, mulai dari
kerusakan sarana dan pra sarana maupun kebutuhan kegiatan untuk
menyelesaikan masalah tertentu. Setelah itu dilakukan verifikasi material/fisik
oleh Kabag/Kajur untuk memastikan apakah benar usulan kegiatan ini berdasar
pada masalah yang riil terjadi? Setelah dipastikan secara fisik dilakukan verifikasi
formal oleh Biro/PD/Sekretaris dari aspek ketersediaan alokasi anggaran atau
aspek hukum/undang-undang. Di tahapan akhir persetujuan usulan, pimpinan
mengadakan sinkronisasi di unit kerja masing-masing untuk melihat kesesuaian
kegiatan dengan renstra, IKK, output dan kebijakan prioritas perencanaan Univ.
Jember. Setelah itu dilakukan review oleh tim reviewer untuk sinkronisasi di level
Universitas sehingga lahir kebijakan Rektor di level Universitas, Alokasi Pagu dan
Penetapan kinerja sebagai acuan pelaksanaan program kegiatan.
Pada proses pelaksanaan kegiatan, level persetujuan ada pada PR/Dekan/Ka.
Lembaga/Ka. UPT lalu dilakukan proses verifikasi formal oleh Biro/PD/Sekretaris
apakah ada item pembiayaan yang dilarang oleh UU, alokasi sumber dana dan
lainnya. Lalu diverifikasi ulang oleh Kabag/Kajur dokumen fisiknya sekaligus
koordinasi teknis pelaksanaan kegiatan. Kasub/Kaprodi melakukan eksekusi
kegiatan dan BPP(Bendahara Pengeluaran Pembantu) melakukan pencairan dan
pertanggungjawaban keuangan.
KPA
KPA

PPK
PPK

Staff
PPK
Staff PPK

Bendahara
Bendahara

PPABP
PPABP

Bendahara
Bendahara
Pengeluar
Pengeluar
an
an

BPP
BPP PNBP
PNBP

Bendahara
Bendahara
Penerimaa
Penerimaa
nn

PPSPM
PPSPM

UAKPA/B
UAKPA/B

ULP
ULP

Pelaksanaan Kegiatan

PR

Usulan RKT

Tim
Reviewer

PPHP
PPHP

Staff
Staff
PPSPM
PPSPM

BPP
BPP Rutin
Rutin
Gambar 4. Struktur Pengelola Keuangan

Menurut UU Paket Keuangan Negara, pada pengelolaan keuangan terdapat

struktur pengelola keuangan/perbendaharaan yang masing-masing mempunyai
tugas, tanggungjawab dan kewenangan yang jelas. Sesuai dengan peraturan PMK
190/PMK.05/2012 secara garis besar dapat dijabarkan bahwa KPA bertanggung
jawab secara manajerial, PPK bertanggungjawab secara material, PPSPM
bertanggungjawab secara formal dan bendahara bertanggungjawab pada uang
yang dikelolanya. Pengembangan sistem harus mengakomodir aturan tersebut
dengan memberikan fitur-fitur yang mendukung pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab sebagai berikut.

KPA
Monitoring Rencana dan Progress
pelaksanaan kegiatan per unit
kerja
Detail pengeluaran anggaran
kegiatan
monitoring pengadaan
barang/jasa
Penerimaan Universitas dan Unit
PPK
kerja beserta Rincian SSBP
Rencana pelaksanaan kegiatan
dan penarikan dana
Pelaksanaan perjanjian/kontrak
Pengeluaran anggaran(SPBy)
PPABP (Petugas Pengelola
Administrasi Belanja
Pegawai)
Realisasi Gaji
ULP(Unit Layanan
Pengadaan)
Pelaksanaan PBJ
Panitia Penerima Hasil
Pengadaan
Monitoring PBJ & input lap. PPHP

PPSPM
Daya serap per output & akun
Monitoring PBJ
Monitoring UP, GUP, TUP & LS
Monitoring Penerimaan
Bendahara
Bendahara Pengeluaran
BKU
DRPP
Daya Serap
Monitoring UP,GUP & TUP
Bendahara Penerimaan
Realisasi Penerimaan Unit Kerja
Input SSBP

Gambar 5. Fitur dasar pengelola keuangan

Mengacu pada bagan kewenangan di atas, pada struktur pengelola keuangan unit
kerja minimal ada dua pengelola, yaitu PPK dan BPP. PPK disini mungkin dibatasi
pada proses belanja barang sehingga sesuai dengan aturan PMK 190/2012.
Pada sistem yang ada di SIMKEU struktur kewenangan jenis-jenis user dapat
digambarkan sebagai berikut:

Monitoring
Penerimaan &
Pengeluaran,
Detail LS, UPMon.
&
Mon.
TUP
Pimpinan
Pimpinan
Buat SPP LS
Op
LS PNBP
Op LS
PNBP

Buat SPP UP/GUP/TUP dr

BPP PR 1, PR 2 & Unit Kerja

admin
admin

Op
SPP Univ
Univ
Op SPP

Op
Pendampinga
Pendampinga
n
n

Op
SPP PNBP
Op SPP
PNBP

Buat SPP
Op SPP
Rutin
Op
SPP UP/GUP/TUP
Rutin
dr SPP BPP Unit

Op
BPP PNBP
PNBP
Op BPP

Op
Op BPP
BPP Rutin
Rutin

Buat BKU, DRPP,

Daya Serap SD
Rutin
Op PPABP

Buat BKU, DRPP, Daya

Serap(SPP Unit Kerja) PNBP
Gambar 6. Jenis user SIMKEU

Ada tiga operator level universitas yaitu monitoring, pendampingan dan Operator
SPP. Operator SPP terdiri dari tiga jenis yaitu Op SPP LS(Agus Santoso), Op SPP
PNBP untuk UP/GUP,TUP(Abid) dan Op SPP Rutin(Desi). Di level inilah digabungkan SPP/Realisasi daya serap dari unit kerja sehingga menjadi SPP universitas

sebagai dasar penerbitan SPM. Di level unit kerja ada Op BPP PNBP yang ada di
fakultas, upt, lembaga dan juga bagian-bagian yang ada di kantor pusat yang
merupakan operator end user.
Sedang pada aplikasi SIMANGGA jenis-jenis user diklasifikasikan sbb. :
Monitoring Renstra,
Kegiatan, Usulan
Pagu, Penetapan
Pagu
Mon.
Pimpinan

Reviewer konten
kegiatan RKT oleh
tim bentukan
Rektor atas keg dr
Reviewer RAB oleh
tim keuangan

admin

Reviewer

Kegiatan
Kegiatan

Op Unit Kerja
Pagu Fix

Op
Op Fak,
Fak,
Lembaga,
UPT
Lembaga, UPT

Input RKT &

Usulan
sarpras
Gambar 7. Jenis user
SIMANGGA
RAB
RAB

Op Unit Kerja
Non Pagu
PR
1, PR2,
PR2,
PR 1,
PR3,
PR3, Bagian2
Bagian2
KP,
KP, BSMKU,
BSMKU,
Agrotek
Agrotek
Input RKT &
Usulan
sarpras unit
kerja non

Di level universitas ada monitoring pimpinan, reviewer, operator unit kerja

dengan fix pagu dan operator unit kerja non pagu. Pada user reviewer dibagi
menjadi dua, ada reviewer kegiatan yang menelaah dari sisi konten kegiatan,
keterkaitan dengan renstra, IKK dan IKU. Selain itu ada reviewer RAB yang
menelaah Rincian Anggaran Biaya(RAB) agar sesuai dengan peraturan. Pada user
operator unit kerja dengan pagu yang sudah ditetapkan rektor merupakan user
bagi Fakultas, UPT dan Lembaga yang telah digambarkan prosesnya pada gambar
3. Operator unit kerja non pagu dimana belum ditetapkan pagu atau pembiayaan
anggarannya menginduk pada Kantor pusat. Secara umum kewenangan hak
akses diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Operator : melakukan input, edit & hapus di levelnya.
2. Verifikator : verifikasi usulan kegiatan dan proses pencairan keuangan
3. Reviewer : input review usulan kegiatan
4. Approver : persetujuan pada usulan kegiatan
5. Monitoring : monitoring pelaksanaan kegiatan, penerimaan dan pengeluaran
3.3. Alur kerja
a. Alur Kerja Portal
1. Login ke sistem
2. Input berita
b. Alur kerja Perencanaan dan Penganggaran
1. Alur input, edit dan hapus Kegiatan
2. Alur input dan hapus IKK
3. Alur input, edit dan hapus KPI
4. Alur input action review
5. Alur Input RAB
6. Alur melihat daftar Rencana Kegiatan
c. Alur kerja Pelaksanaan Anggaran
1. Input Kwitansi BKU
2. Input DRPP
3. Input Daya Serap
4. Input SPP
5. Input Penerimaan
d. Alur kerja Laporan Pertanggungjawaban
1. Monitoring total penerimaan dan pengeluaran
2. Monitoring daya serap per unit kerja
3. Monitoring realisasi kegiatan
3.4. Kebutuhan User
Terlampir.

3.5. Design Database

Aplikasi SIMANGGA
Terlampir.
Aplikasi SIMKEU
Terlampir.
Aplikasi Gaji rutin
Terlampir.
3.6. User Interface
Terlampir.
@novanaulia