3.1
Sejarah Perusahaan
PT. Tripola Interindo berdiri pada tanggal 15 Januari 2009 dengan akte
notaris No. 4 di hadapan notaris Risna Muvida, S.H., M.Kn. (SIUP No. 510/112BBPT/PK/II/2009 tanggal 27 Februari 2009) untuk dapat melakukan kegiatan usaha
jasa
konstruksi
di
seluruh
wilayah
Indonesia.
Kantor,
gudang
dan
pembiaya
penjualan
(kredit)
kendaraan
bermotor
sehingga
41
42
Tripola Interindo memiliki harapan agar kegiatan perusahaan dapat
berkembang tidak hanya di bagian renovasi dan pemeliharaan saja melainkan
melakukan kegiatan pembangunan di Indonesiadan juga memperbesar lingkup klien.
3.2
Visi
Menjadi penyedia jasa konstruksi dan interior di seluruh Indonesia dengan
harga yang bersaingdan tetap menjaga kualitas jasasehingga dapatmengutamakan
kepuasan pelanggan.
Misi
Menyediakan
jasa
menyelesaikannya
konstruksi
dengan
tepat
kepada
waktu
pelanggan
dengan
dan
kegiatan
3.3
Struktur Organisasi
43
3.4
1. Komisaris
a) Menetapkan kebijakan kebijakan dan tata kelola perusahaan agar
keberlangsungan hidup perusahaan tetap terjaga.
b) Menetapkan tujuan luas perusahaan.
c) Menentukan, mengawasi, dan menilai kinerja direksi / direktur.
d) Membantu direksi dengan cara memberikan saran dan nasihat kepada
direktur dalam melaksanakan kepengurusan perusahaan.
2. Direktur
a) Memimpin perusahaan dengan menetapkan strategi dan keputusan
eksektutif yang akan dipakai perusahaan untuk mencapai tujuan.
b) Memilih, menetapkan, dan mengawasi kinerja karyawan dan kepala
bagian di bawahnya (Manager umum, Teknik sipil & Teknik
Arsitektur)
c) Mengawasi dan mengurus sumber daya kekayaan perusahaan secara
keseluruhan.
d) Melakukan evaluasi kinerja perusahaan, program kerja dan tujuan
perusahaan secara keseluruhan.
3. Teknik Sipil
a) Bertanggung
jawab
sebagai
konsultan
atas
perhitungan
dan
44
4. Teknik Arsitektur
a) Bertanggung jawab sebagai konsultan atas penataan tata letak
bangunan yang memiliki kaitan fungsi satu sama lain dalam
pemesanan kepada klien.
b) Memahami rancangan tata kelola bangunan dan interior sebagai
pedoman dalam melaksanakan pekerjaan proyek di lapangan.
c) Pada proyek tertentu teknik arsitektur melakukan perancangan
bangunan dan ruangan sesuai dengan keinginan dan pesanan klien.
5. Manager Umum
a) Bertanggung jawab secara keseluruhan atas kegiatan operasi
perusahaan sehari hari
b) Mengawasi kinerja semua bagian dalam perusahaan.
c) Melaksanakan kebijakan kebijakan yang telah ditentukan komisaris.
d) Mengotorisasi kegiatan pembelian dan pembayaran barang.
e) Mengadakan rapat internal untuk mengevaluasi kinerja perusahaan.
6. Bagian Pemasaran
a) Mencari dan membuka pasar baru mengenai klien yang berpotensi.
b) Menjaga hubungan baik dengan klien.
c) Mengikuti kegiatan penjelasan tender (aanwijzing) dan tender
bersama kepala konstruksi.
d) Melakukan penawaran jasa kepada klien.
e) Melakukan negosiasi dengan klien mengenai penentuan waktu
pengerjaan, produk dan sketsa pekerjaan lapangan.
f) Menangani acara serah terima pekerjaan dan penagihan kepada klien.
45
f) Menghitung biaya gaji, lembur, dan tunjangan karyawan.
iii. Membuat laporan utang pembelian.
g) Kasir
i. Melakukan pembayaran gaji karyawan tetap dan tidak tetap.
ii. Melakukan pembayaran utang terhadap vendor.
iii. Melakukan pembayaran atas gaji karyawan.
iv. Melakukan pembayaran atas pajak penghasilan.
8. Bagian Konstruksi
a) Mengikuti kegiatan penjelasan tender (aanwijzing) dan tender
bersama Bagian Pemasaran.
b) Memahami kondisi lapangan klien dan pekerjaan yang akan
dilakukan.
c) Bertanggung jawab mengawasi kegiatan konstruksi lapangan.
d) Melakukan pemeriksaan terhadap volume pekerjaan lapangan yang
sudah dilaksanakan.
e) Membuat laporan biaya biaya tambahan yang terjadi dalam proyek.
9. Bagian Workshop
a) Bertanggung jawab mengawasi kegiatan fabrikasi di workshop.
b) Memeriksa hasil produksi workshop.
c) Melaporkan hasil produksi workshop.
46
11. Bagian Gudang
a) Menyimpan barang perusahaan seperti material, perlengkapan
konstruksi, perlengkapan tukang dan alat konstruksi lainnya.
b) Menyimpan kembali barang sisa proyek.
c) Mempersiapkan barang yang diminta untuk dikirim ke lapangan.
3.5
Jasa Perusahaan
Jasa yang ditawarkan perusahaan merupakan jasa konstruksi arsitektural
47
3.6
48
pelunasan pembayaran terlebih dahulu, maka proses pembelian
berlanjut ke prosedur pembayaran uang muka terdahulu.
49
3) Setelah selesai diperiksa, Bagian pembelian membuat Checklist
Faktur (FP yang dicek jumlah barang yang kemudian diberi tanda
centang ()) lalu menandatangi SJ Vendor untuk diberikan kembali ke
Vendor beserta dengan PO.
4) Bagian Pembelian kemudian menyerahkan barang ke bagian gudang
untuk disimpan dan menyerahkan Checklist Faktur kepada bagian
keuangan.
5) Bagian gudang kemudian mencatat pemasukan stok barang dalam
Kartu Stok Barang.
6) Jika barang langsung dibayar setelah menerima Faktur, maka proses
dapat berlanjut ke prosedur pembayaran langsung. Jika barang tidak
dibayar secara langsung, maka proses berlanjut ke prosedur
pencatatan utang dagang.
50
3) Setiap akhir bulan, Bagian Keuangan mencetak laporan utang
Perusahaan untuk diberikan kepada Manager Umum.
51
Manager Umum melakukan transfer atas sejumlah sisa dari uang
muka lalu memberikan Bukti Pembayaran kepada Bagian Keuangan.
Bagian keuangan kemudian membuat Slip Pembayaran (SP). SP
dibuat dua rangkap :
a. Rangkap 1 (asli) disimpan Bagian Keuangan sebagai arsip.
b. Rangkap 2 (copy) diberikan kepada vendor(beserta bukti
pembayaran pelunasan).
6) Vendor kemudian mengirimkan konfirmasi bahwa pembayaran telah
dilunasi dan barang dapat diambil.
52
stok dalam Kartu Stok Barang. Barang yang rusak atau tidak sesuai
tersebut kemudian dikirim kembali ke vendor beserta dengan MD.
3) Melalui MD Bagian Keuangan mengurangi pencatatan utang
perusahaan sebanyak jumlah barang yang diretur dengan melakukan
update atas file utang perusahaan.
53
3.7
Flowchart Diagram
A. Flowchart Prosedur Pembelian untuk Pekerjaan Lapangan
54
B. Flowchart Prosedur Pembelian untuk Penambahan Stok
55
D. Flowchart Prosedur Pembayaran Langsung
56
F. Flowchart Prosedur Pembayaran Utang
57
H. Flowchart Prosedur Pengambilan Barang
58
J. Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang
3.8
Identifikasi Masalah
Berdasarkan analisis proses bisnis yang sedang berjalan, dapat disimpulkan
59
pengeluaran barang. Form Pengeluaran Material dan Perlengkapan
seharusnya tidak perlu dibuat ulang karena sumber pengeluaran barang
untuk dibawa ke lapangan atau workshop berasal dari Daftar Volume
Material dan Perlengkapan (DVM). Pembuatan dokumen yang berulang
dapat menyebabkan inefisiensi alur proses bisnis dan dapat menghasilkan
data yang tidak akurat karena berpotensi terjadinya ketidak sesuaian
sumber dokumen awal yaitu dengan Daftar Volume Material.
4. Belum adanya pembuatan dokumen yang layak untuk mengecek stok
barang yang perlu dilakukan pembelian berdasarkan pada Daftar Volume
Material. Pengecekan stok saat ini hanya dilakukan dengan membuat
tanda centang () dan penulisan manual pada Daftar Volume Material
sehingga potensi kesalahan pencatatan dapat terjadi dan pada akhirnya
dapat berujung pada kesalahan Order Pembelian material.
5. Belum adanya pembuatan dokumen yang layak untuk mengecek barang
yang diterima dari vendor. Saat ini bagian pembelian yang bertanggung
jawab menerima barang hanya membuat tanda centang () atas faktur
yang diterima saja sehingga risiko atas kesalahan perhitungan besar yang
pada akhirnya dapat berdampak pada kesalahan pencatatan utang.
6. Proses penerimaan barang dari vendor dan pengeluaran barang untuk
dikirim ke workshop atau lapangan dilakukan oleh bagian pembelian
sehingga bagian pembelian memiliki tugas dan tanggung jawab yang
rangkap. Kegiatan penerimaan dan pengiriman barang yang dilakukan
oleh bagian pembelian dapat menimbulkan potensi terjadinya penyalah
gunaan wewenang dan pencurian terhadap material.
7. Pencatatan
akuntansi
perusahaan
yang
berbentuk
single
entry
60
ini juga menunjukkan bahwa minimnya pengendalian internal atas barang
dalam gudang sehingga bagian gudang dapat berpotensi melakukan
tindakan kecurangan seperti pencurian barang.
10. Order Pembelian (PO) yang dibuat oleh Bagian Pembelian setelah
dilakukan pengecekan barang sebenarnya adalah Permintaan Pembelian
(Purchase Requisition) yang seharusnya tidak dilakukan oleh Bagian
Pembelian.
PT
Tripola
Interindo
dengan
menggunakan
bahasa
61
62
8. Membuat perhitungan arus persediaan dengan moving average method
sehingga dapat diketahui berapa saldo persediaan akhir dan harga pokok
persediaan yang digunakan untuk proyek.
9. Membuat laporan stock opname secara berkala yang membandingkan
jumlah barang antara data stok dan kondisi fisik yang ada di gudang
sehingga jika terjadi perbedaan sistem akan membuat penyesuaian.
10. Membuat dokumen Permintaan Pembelian / Purchase Requisition (PR)
yang dilakukan oleh Bagian Gudang sebelum dibuat Order Pembelian
(PO).