BAB I

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Masalah

Pengendalian internal dalam arti luas disamakan dengan Manajemen control

yaitu suatu system yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh pimpinan
perusahaan untuk mengawasi/ mengendalikan perusahaan. Dalam pengertian
pengendalian internal meliputi struktur organisasi, formulir-formulir dan prosedur
pembukuan dan laporan (administrasi), budget dan standar pemeriksaan internal
dan sebagianya (Hartanto, 1997 : 15). Pengendalian Internal bertujuan untuk
melindungi harta benda/ aktiva perusahaan, meneliti ketetapan dan seberapa jauh
dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efesien operasi dan menunjang
dipatuhinya kebijaksanaan pimpinan. Pentingnya perusahaan memiliki system
pengendalian internal adalah lebih mudah merancang dan membuat system
informasi akuntansi.
Pada perusahaan terdapat beberapa jenis aktiva yang digolongkan menjadi
aktiva lancar dan aktiva tidak lancar. Adapun aktiva lancar meliputi kas, investasi
jangka pendek, persediaan, dan piutang. Sedangkan aktiva tidak lancar meliputi
bangunan, kendaraan, dan lain sebagainya. Persediaan merupakan suatu aktiva
yang penting dalam proses operasi perusahaan dagang. Jumlah persediaan sangat
mempengaruhi kinerja operasi perusahaan, karena jumlah persediaan yang terlalu
rendah membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen,
sebaliknya jumlah persediaan yang telalu tinggi dapat menghambat kegiatan
perusahaan karena sebagian besar dana perusahaan tertanam di persediaan dan

tidak dapat diputarkan lagi.Persediaan sebaiknya ditetapkan dalam jumlah yang

optimal, tidak terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi sebab jumlah perdiaan dapat
mempengaruhi tingkat keuntungan yang diperoleh perusahaan.
Pada penelitian ini penulis melalukan penelitian pada PT. Astra
International Tbk. Toyota Sales Operation Cabang Tabanan atau yang lebih
dikenal dengan AUTO 2000 Tabanan. Perusahaan ini merupakan perusahaan
dagang yang menjual mobil dan meyediakan fasilitas servis kendaraan. Dalam hal
mendukung fasilitas servis untuk pelanggan, AUTO 2000 Tabanan menyediakan
partshop dimana partshop ini merupakan gudang suku cadang yang menyediakan
segala jenis suku cadang yang dibutuhkan oleh kendaraan yang akan di servis.
Partshop ini memiliki berbagai jenis persediaan yang setiap waktu terjadi
pemasukan dan pengeluaran persediaan yang dibutuhkan oleh bagian servis, oleh
sebab itu persediaan digudang tersebut, baik yang masuk maupun yang keluar
harus memiliki pengendalian internal. Pengendalian internal ini juga dibutuhkan
untuk mengantisipasi adanya kesalahan dalam pemasukan dan pengeluaran suku
cadang, karena kesalahan pencatatan atau perhitungan suku cadang ini dapat
menimbulkan masalah dalam operasional perusahaan.
Dalam tugas akhir studi ini, penulis akan membahas perlakuan akuntansi
persediaan yang diterapkan pada PT. Astra International Tbk. Toyota Sales
Operation Cabang Tabanan. Sesuai latar belakang masalah di atas, maka penulis
tertarik melakukan dan membahas penelitian dengan judul PENGENDALIAN
INTERNAL ATAS PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. ASTRA
INTERNATIONAL Tbk TOYOTA KANTOR CABANG TABANAN.

1.2

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui perlakuan dan

pelaksanaan pengendalian internal atas suku cadang pada PT. Astra International
Tbk Toyota Kantor Cabang Tabanan.
1.3

Kegunaan Penelitian
Berdasarkan tujuan penelitian tersebut, adapun manfaat yang dapat

diperoleh antara lain :

1) Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan memperluas pengetahuan serta
wawasan, khususnya mengenai pengendalian internal atas persediaan suku
cadang. Selain itu, penelitian ini juga diharapkan dapat menjadi referensi bagi
penelitian sejenis untuk penyempurnaan penelitian sebelumnya.
2) Manfaat Praktis
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi yang berguna bagi pihak
perusahaan dalam pengambilan keputusan dan sebagai bahan pertimbangan
bagi perusahaan menegenai pengendalian internal atas persediaan suku cadang.
1.4

Sistematika Penulisan
Pembahasan Tugas Akhir Studi (TAS) ini terdiri dari lima bab yang saling

berhubungan antara bab yang satudengan bab yag lainnya dan di susun secara
terperinci serta sistematis untuk memberikan gambaran dan mempermudah
pembahasan laporan ini. Sistematika dari masing-masing bab dapat dirinci sebagai
berikut :

Bab I

: Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan
Pokok Masalah, Tujuan dan Kegunaan Penelitian serta menguraikan
sistematika yang digunakan untuk membahas masalah yang
dihadapi.

Bab II

: Kajian Pustaka
Bab ini menguraikab berbagai landasan teori yang ada hubungannya
dengan pokok permasalahan , yaitu mengenai Pengertian Persediaan,
Pengertian Sistem Pengendalian Internal, Sistem Pengendalian
Internal Persediaan, Unsur-unsur pengendalian internal, Serta
menguraikan pembahasan hasil penelitian sebelumnya.

Bab III

: Metode Penelitian
Bab ini menyajikan metodologi penelitian yang meliput Lokasi
Penelitian, Obyek Penelitian, Indentifikasi Variabel, Definisi
Operasional Variabel, Jenis dan Sumber Data, Metode Pengumpulan
Data dan Teknik Analisis Data yang dipergunakan.

Bab IV

: Pembahasan Hasil Penelitian

Bab ini menguraikan mengenai gambaran umum daerah/deskripsi
hasil penelitian dan pembahasan mengenai hasil penelitian.

Bab V

: Simpulan dan Saran

Bab ini memuat kesimpulan dari hasil pembahasan danmemberikan
saran yang bermanfaat kepada perusahaan.

BAB II
KAJIAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1

Pengertian persediaaan
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan

untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses

produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari
peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu,
barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.
Sebagai salah satu asset penting dalam perusahaan karena biasanya
mempunyai nilai yang cukup besar serta mempunyai pengaruh terhadap besar
kecilnya biaya operasi perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan salah
satu kegiatan penting untuk mendapat perhatian khusus dari manajemen
perusahaan.
Persediaan merupakan suatu aktiva yang penting dalam proses operasi
perusahaan dagang. Jumlah persediaan sangat mempengaruhi kinerja operasi
perusahaan, karena jumlah persediaan yang terlalu rendah membuat perusahaan
tidak dapat memenuhi permintaan konsumen, sebaliknya jumlah persediaan yang
telalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan karena sebagian besar dana
perusahaan tertanam di persediaan dan tidak dapat diputarkan lagi.Oleh sebab itu
persediaan sebaiknya ditetapkan dalam jumlah yang optimal, tidak terlalu rendah
dan tidak terlalu tinggi sebab jumlah perdiaan dapat mempengaruhi tingkat
keuntungan yang diperoleh perusahaan.

2.1.2

Pengertian Sistem Pengedalian Internal

Sistem Pengendalian Internal merupakan istilah yang telah umum dan

banyak digunakan berbagai kepentingan. Istilah Pengendalian intern diambil dari

terjemahan istilah Internal Control meskipun demikian penulis menterjemahkan
sebagai pengawasan intern, untuk istilah tersebut hal ini tidaklah menjadi masalah
karena tidak mengurangi pengertian Sistem Pengendalian Intern secara umum.
Pengendalian internal mencakup rencana organisasi dan semua metode
serta tindakan yang telah digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan
aktivanya, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya,
memajukan efisiensi operasi, dan mendorong ketaatan pada kebijaksanaankebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan (James 1997:155).
Sistem Pengendalian Internal yang diciptakan dalam suatu perusahaan
harus mempunyai beberapa tujuan. yaitu :
a.

Menjaga keamanan harta milik perusahaan.

b.

Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

c.

Memajukan efisiensi operasi perusahaan.

d.

Membantu menjaga kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih

dahulu untuk dipatuhi. (Zaki, 1999:14).

2.1.3

Unsur-unsur Pengendalian Internal

Suatu sistem terdiri dari sub-sub system atau unsur pembetukan system

yang saling berhubungan dan saling ketergantungan bahkan mungkin saja dapat
mempengaruhi satu dengan yang lainnya. Begitu juga suatu pengendalian internal

yang memadai harus terdiri dari unsur-unsur yang membentuk pengendalian

internal tersebut. Unsur pengendalian internal terdiri dari lima unsur yaitu :
1) Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan unsur utama dari semua unsur
pengendalian

internal.

Lingkungan

pengendalian

merupakan

efek

kumpulan dari beragam factor pada pembuatan, penguatan, atau

mengurangi efektifitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata
lain, lingkungan pengendalian mengurut keseluruhan kegiatan darikegiatan
dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dan karyawan
2) Penilaian Resiko Persediaan
Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisa dan
mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Resiko tersebut
biasanya berasal dari dalam dan luar perusahaan berupa tindakan yang
terkait kemungkinan yang diperlukan.
3) Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi atas persediaan merupakan kegiatan dari system
akuntansi organisasi perusahaan. Ini berarti kegiatan akuntansi merupakan
sumber dari informasi dan menghasilakan komunikasi atas persediaan.
4) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu
menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksakan. Kebijakan dan
prosedur ditunjukan untuk mengawasi dan mengandalikan resiko yang
mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan perusahaan.

5) Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian
internal sepanjang waktu. Pemantauan dilaksakan oleh petugas yang
semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun
pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan
apakah struktur pengendalian internal berjalan sebagaimana yang
diharapkan.
2.1.4

Sistem Pengendalian Internal Persediaan

Sistem

pengendalian internal bertujuan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengeecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efesiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi,
2001:163). Sistem pengendalian internal persediaan berkaitan erat dengan
prosedur pembelian (pengadaan) barang, prosedur retur pembelian dan prosedur
perhitungan fisik persediaan.
a.

Prosedur pembelian (pengadaan) barang

Pembelian barang dagangan merupakan kegiatan pengadaan barang
dagangan yang diperlukan bagi operasional perusahaan. Pembelian barang
dagangan dapat dilakukan secara tunai maupun secara kredit.
Secara garis besar taransaksi pembelian mencakup prosedur sebagai berikut
(Mulyadi, 2001:300)
1) Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi
pembelian.
2) Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3) Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok

dan melakukan pemilihan pemasok.
4) Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
5) Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirimkan
oleh pemasok.
6) Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
7) Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi
akuntansi.
8) Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian tersebut.
Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian internal dalam prosedur
pembelian barang yaitu :
a.

Dokumen yang digunakan dalam kegiatan pembelian barang

dagangan adalah :
1) Surat permintaan pembelian
Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang atau pemakai barang
untuk meminta bagian pembelian melakuakan pembelian barang
dengan jelas, jumlah, dan mutu seperti yang tercantum dalam surat
permintaan pembelian. Dokumen ini biasanya terdiri dari dua
lembar, lembar asli untuk bagian pembelian dan lembar tembusan
untuk arsip bagian gudang.

2) Surat permintaan penawaran harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifatberulang terjadi yang menyangkut
jumlah rupiah pembelian yang besar.
3) Surat order pembelian.
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih
4) Laporan penerimaan barang.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.
5) Surat perubahan order.
Kadang diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang telah diterbitkan sebelumnya. Perubahan tersebut dapat
berupa perubahan kuantitas, jadwal, penyerahan barang, spesifikasi
atau penggantian yang berkaitan dengan perubahan desain atau
bisnis. Perubahan order pembelian diberitahukan kepada pemasok
secara resmi.
6) Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen inijuga berfungsi sebagai perintah

10

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok serta

cara pembayaran yang dilakukan.
b.

Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian yaitu register bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu
utang, dan kartu persediaan.

c.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
Berikut ini dijelaskan tanggung jawab masing-masing fungsi :
1) Fungsi gudang
Fungsi

gudang

bertanggung

jawab

untuk

mengajukan

permintaan pembelian dan untuk menyimpan barang yang telah

diterima dari fungsi penerimaan.
2) Fungsi pembelian
Fungsi pembeliaan bertanggung jawab memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan
order pembelian kepada yang dipilih.
3) Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakuakan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima.

11

4) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi yang berkaitan dengan pembelian adalah fungsi
pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi
pencatatan utang bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian
ke dalam register bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip
dokumen sumber sebagai catatan utang. Fungsi pencatatan
persediaan bertanggun jawab mencatat harga pokok persediaan
barang yang debeli kedalam kartu persediaan.
b.

Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan

Perhitungan fisik persediaan digunakan oleh perusahaan untuk
menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang yang hasilnya
digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai
pelaksanaan

penyimpanan,

persediaan

mengenai

dan

pertanggungjawaban

keandalan

catatan

bagian

persediaan

kartu
yang

diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan

persediaan di bagian kartu persediaan (Mulyadi,2001:575)
Prosedur perhitungan fisik persediaan adalah prosedur perhitungan
fisik, prosedur kompilasi, prosedur penetuan harga pokok persediaan,
prosedur penyesuaian.
1) Prosedur perhitungan fisik
Prosedur ini diawali dengan pembagian kartu perhitungan fisik kepada
penghitung dan pengecek oleh pemegang kartu perhitungan fisik.
Kemudian semua jenis persediaan di hitung oleh penghitung dan

12

pengecek secara independen dan mencatat hasilnya pada kartu

perhitungan fisik.
2) Prosedur kompilasi
Dalam prosedur ini pemegang kartu penghitungan fisik mencocokan
data yang dihasilkan oleh penghitung pada bagian ketiga kartu
penghitung fisik dan pengecek yang terdapat dalam bagian kedua
kartu penghitungan fisik. Jika data yang dihasilkan sama, pemegang
kartu penghitungan fisik juga bertugas mencatat data yang tercantum
dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik ke dalam daftar hasil
perhitungan fisik jika hasil penghitungan antara penghitung dan
pengecek terdapat perbedaan maka harus dilakukan penghitungan
ulang.
3) Prosedur penetuan harga pokok persediaan
Bagian kartu persediaan mengisi harga pokok per satuan tiap jenis
persediaan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik
berdasarkan informasi yang terdapat dalam kartu persediaan serta
mengalikan harga pokok per satuan tersebut dengan kuantitas hasil
perhitungan fisik persediaan untuk mendapatkan harga pokok
persediaan yang dihitung.
4) Prosedur penyesuaian.
Pada prosedur ini bagian kartu persediaan melakuakan penyesuaian
terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan.

13

Bagian gudang juga melakukan penyesuaian terhadap data kuantitas

persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.
Menurut Mulyadi (2001) elemen pengendalian internal dalam prosedur
perhitungan fisik yaitu :
a.

Dokumen
Dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil perhitungan fisik
persediaan.
1) Kartu penghitungan fisik
Kartu penghitungan fisik merupakan dokumen yang digunakan
untuk mencatat hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam
penghitungan fisik persediaan setiap jenis persediaan dihitung dua
kali secara independen oleh penghitung dan pengecek.
2) Daftar hasil perhitungan fisik
Daftar hasil penghitungan fisik persediaan digunakan untuk
meringkas data yang telah dicatat dibagian kedua kartu penghitungan
fisik. Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga
pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan
berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil
penghitungan fisik yang telah selesai diproses di tandatangani oleh
ketua panitia penghitungan fisik dan diotorisasi oleh direktur utama.
Dokumen

itu

kemudian

digunakan

untuk

meminta

pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan

14

penyimpanan barang dan pertangungjawaban dari bagian kartu

persediaan
b.

Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan

adalah :
1) Kartu persediaan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap
data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum
dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan.
2) Kartu gudang
Catatan ini digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data
persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang
dikelola oleh bagian gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik
persediaan.
3) Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening
persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang terdapat dalam
rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik
persediaan.
c.

Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam perhitungan fisik persediaan adalah :
1) Panitia penghitungan fisik persediaan

15

Panitia penghitungan fisik persediaan berfungsi untuk melakukan

penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan fisik
persediaan kepada bagian kartu persediaan persediaan untuk digunakan
sebagai dasar penyesuaian terhadap persediaan dalam kartu persediaan.
2) Fungsi akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencantumkan harga pokok
satuan persediaan yang dihitung ke dalam hasil perhitungan fisik,
mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam
daftar hasil perhitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam
daftar hasil perhitungan fisik, melakukan penyesuaian terhadap kartu
persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik pesediaan, membuat
bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal
umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
3) Fungsi gudang
Dalam penghitungan fisik persediaan fungsi gudang bertangggung
jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang
dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik
persediaan.
2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya
Hasil penelitian sebelumnya yang digunakan sebagai rujukan pada penelitian
ini adalah sebagai berikut :
1) Andrew Budi Isnaini (2009) dengan judul Pengawasan Internal
Persediaan Suku Cadang pada Auto 2000 SM Raja PT. Astra
16

International Medan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

cara pengawasan internal persediaan pada gudang suku cadang Auto
2000 SM Raja dan untuk mengetahui apakah kebijakan pengawasan
internal persediaan suku cadang yang diterapkan Auto 2000 SM Raja
telah efektif dan efisien. Teknik anlisis data yang dipergunakan adalah
teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian tersebut menunjukan
pengawasan internal pada peniliaan resiko persediaan, informasi dan
komunikasi atas suku cadang, aktivitas pengawasan suku cadang,
pemantauan terhadap persediaan.
2) Rina Setyaningrum (2009) dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian
Intern Persediaan Pada KPRI UNS. Tujuan penelitian ini yaitu untuk
mengetahui pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan. Teknik
analisi data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif komparatif.
Hasil penelitian tersebut menunjukan standar operasional prosedur pada
KPRI UNS dan pelaksanaan standar operasional prosedur pada KPRI
UNS.
Penelitian ini memiliki persamaan dengan penelitian yang dilakukan oleh
Andrew Budi Isnaini (2009). Persamaan tersebut terletak pada teknik analisis
data yang digunakan yaitu teknik analisis deskriptif. Perbedaan penelitian ini
dengan Andrew Budi Isnani (2009) dan Rina Setyaningrum (2009) yaitu
terletak pada variable yang digunakan dan lokasi serta periode penelitian ini
dilakukan pada PT Astra Iternational Tbk Toyota Sales Operational Kantor
Cabang Tabanan atau yang lebih dikenal dengan Auto 2000 Tabanan.

17

BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian ini dilakukan pada PT. Astra Iternational Tbk -Toyota Sales
Operatiaon Kantor Cabang Tabanan yang beralamat di jalan Achmad Yani No. 99
Abian Tuwung, Kediri, Tabanan.Lokasi ini dipilih dengan pertimbangan bahwa
PT. Astra Iternational Tbk Toyota Sales Operation atau yang lebih dikenal
dengan Auto2000 merupakan suatu perusahaan dagang yang menjual mobil dan
menyediakan fasilitas pelayanan purna jual. Hal ini membuat penulis tertarik
untuk melakukan penelitian terhadap pelaksanaan pengendalian internal atas
persediaan suku cadang.
3.2 Obyek Penelitian
Obyek penelitian ini adalah pelaksanaan pengendalian internal atas
persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk. Toyota Kantor
Cabang Tabanan.
3.3 Identifikasi Variabel
Variabel yang digunakan pada penelitian ini adalah pelaksanaan pengendalian
internal atas persediaan suku cadang.
3.4 Defenisi Operasional Variabel
Devinisi operasional adalah suatu definisi dari variabel dengan cara
memberikan arti suatu operasional yang diperlukan agar dapat diukur.
Pengendalian internal atas persediaan didefinisikan sebagai usaha untuk menjaga

18

kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keadaan data akuntansi, mendorong

efesiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
3.5 Jenis dan Sumber Data
3.5.1

Jenis Data
1) Data Kuantitatif
Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka yang dapat
dinyatakan dalam satuan hitung (Sugiyono, 2012:13). Dalam penelitian
ini, yang termasuk dalam data kuantitatif yaitu nominal order pembelian
suku cadang, nominal bukti transfer suku cadang.
2) Data Kualitatif
Data kualitatif adalah data yang berbentuk kalimat, skema, dan gambar
yang ada kaitannya dengan masalah penelitian (Sugiyono, 2012:13).
Dalam penelitian ini, yang termasuk dalam data kualitatif yaitu
prosedur pembelian persediaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi
serta untaian tugas dan jabatan perusahaan.

3.5.2

Sumber Data
1) Data Primer
Data Primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah oleh suatu badan
atau individu secara langsung dari obyeknya (Wirawan, 2001:6). Dalam
penelitian ini,yang termasuk data primer adalah hasil wawancara
dengan karyawan dan kepala departemen pada perusahaan.

19

2) Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk sudah jadi,
sudah dikumpulkan dan diolah oleh pihak lain (Wirawan, 2001:6).
Dalam penelitian ini, yang termasuk data sekunder yaitu pedoman yang
digunakan dalam prosedur operasional persediaan serta buku-buku lain
yang berkaitan dengan penelitian ini.
3.6 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1) Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab
secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait (Sugiyono,2012:194). Dalam
penelitian ini penulis melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihakpihak perusahaan, terkait pengendalian internal atas persediaan suku cadang.
2) Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan
langsung dan pencatatan tentang fenomena obyek penelitian yang ada
(Sugiyono.2012:203). Dalam penelitian ini penulis mengamati tentang
pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra International
Tbk. Toyota Kantor Cabang Tabanan.
3.7 Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis

20

deskriptif. Teknik analisis data deskriptif merupakan suatu metode dimana data
dikumpulkan,disusun,

diinterprestasikan,

dianalisa

dan

dijelaskan

secara

sistematis sehingga memberikan keterangan bagi pemecahan masalah. Tujuan dari

analisis deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi atau gambaran secara
sistematis dan akurat mengenai fakta-fakta yang diselidiki. Dalam penelitian
ini,penulis

mendeskripsikan

atau

mengambarkan

penerapan

mengenai

pengendalian internal atas persediaan suku cadang pada PT. Astra Iternational
Tbk. Toyota Kantor Cabang Tabanan.

21

BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN

4.1 Gamaran Umum Daerah/Deskripsi Hasil Penelitian

4.1.1 Sejarah PT. Astra International Tbk.
PT. Astra International Tbk adalah induk perusahaan Grup Astra. PT. Astra
International Incorporation (AII) pertama kali didirikan pada tanggal 20 Februari
1957 Drs. Tjia Kian Tie (Alm), William Soerjadja (Tjia Kiang Liong ), dan E.
Hariman (Liem Peng Hong), yang bergerak dalam bidang usaha ekspor-impor
hasil bumi, inventaris alat-alat kereta api untuk PKA (sekarang PJKA), serta
bahan-bahan untuk proyek pengembangan PLTA Jatiluhur.
Kemudian pada tahun 1965 PT. Astra International mendirikan bangunan
baru di Jakarta dan kantor yang berada di Bandung dijadikan sebagai kantor
cabang. Pada masa itu PT. Astra International bergerak dalam bidang impor alatalat berat dan kendaraan bermotor. Berkat usaha patungan antara pemerintah
Indonesia dengan yang bergerak dalam bidang perakitan kendaraan beroda empat,
maka pada tanggal 25 Februari 1969 berdirilah PT. Gaya Motor. Pada tanggal 1
Juli 1969 PT. Astra International Incorporation (AII) mendapatkan pengakuan
resmi dari pemerintah Republik Indonesia sebagai agen tunggal kendaraan
bermotor merek Toyota untuk seluruh wilayah Indonesia.
Sebagai kelanjutan dari pengakuan tersebut pada pertengahan tahun 1970 PT.
Astra International Incorporation (AII) membentuk Toyota Division yang
menangani distributor dan pemasaran kendaraan merek Toyota. Melihat prospek
pemesanan mobil merek Toyota cukup cerah, maka pada tahun 1971 didirikan

22

perusahaan baru yang diberi nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang
merupakan patungan antara Indonesia dengan Jepang. Perusahaan dari pihak
Jepang adalah Toyota Motor Company LTD, dan Toyota Sales Company LTD.
Sedangkan dari pihak Indonesia adalah PT. Astra International dan PT. Gaya
Motor.
Setelah PT. Astra Motor berdiri, maka status agen tunggal Toyota untuk
seluruh wilayah Indonesia dialihkan kepada PT. Toyota Astra Motor, sedangkan
PT. Astra International berubah statusnya menjadi penyalur utama kendaraan
bermotor merek Toyota. Kegiatan PT. Toyota Astra Motor adalah mengimpor
mobil-mobil merek Toyota dalam keadaan Completely Knock Down (CKD) dari
Jepang dan merakitnya di PT. Gaya Motor serta menyalurkan pada dealer-dealer
utama di Indonesia. Disamping sebagai agen tunggal PT. Toyota Astra Motor juga
bergerak sebagai importir suku cadang untuk mobil-mobil merek Toyota.
Dengan semakin berkembangnya pemasarannya mobil merek Toyota, dan
agar pengelola pemasaran mobil Toyota di Indonesia dapat lebih efisien dan
efektif, maka pada tanggal 1 Januari 1976 didirikan PT. Astra Motor Sales (AMS)
berdasarkan Akta Notaris Kartini Mulyadi, SH. No. 195 tanggal 30 Juli 1975 dan
No. 52 tanggal 10 Oktober 1975. Sebelumnya untuk penjualan mobil Toyota
dilakukan oleh satu divisi dari PT. Astra International yaitu Motor Vehicle
Division. Pada tahun 1989, PT. Astra Motor Sales bergabung dan menjadi divisi
penjualan dari PT. Astra International. Kegiatan utama PT. Astra International
adalah menjual mobil merek Toyota, menjual sahamnya pada masyarakat (go
public) dengan nilai nominal yang tidak terlalu tinggi.

23

Sebagai dealer utama wilayah perusahaan PT. Astra International Tbk.

Toyota Sales Operation mencakup Sumetra (kecuali Jambi, Riau, dan Bengkulu),
Jawa (kecuali Jawa Tengah dan D.I Yogyakarta), Bali, NTB, dan NTT. Kantor
cabang Tabanan merupakan cabang ketiga untuk wilayah Bali. Masing-masing
cabang berdiri sendiri dan dalam kegiatan opoerasionalnya bertanggung jawab
langsung ke kantor pusat PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation
yang beralamat di Jl. Gaya Motor III No. 3 Sunter II Jakarta Utara.
4.1.2 Sejarah AUTO 2000
Auto2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru
pada tahun 1989 berubah nama menjadi Auto 2000. Auto 2000 adalah jaringan
jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang
manajemennya ditangani penuh oleh PT. Astra International Tbk. Saat ini Auto
2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 7080 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto 2000
berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal
Pemegang Merek (ATPM) Toyota. Auto 2000 adalah dealer resmi Toyota
bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.
Auto 2000 memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia (kecuali
Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y).
Selain cabang-cabang Auto 2000 (disebut Direct) yang berjumlah 63 cabang ,
Auto 2000 juga memiliki dealer yang tersebar di seluruh Indonesia (disebut
Indirect), yang totalnya berjumlah 67 outlet. Dengan demikian, terdapat 130
cabang (Direct Sub cabang dan Indirect) yang mewakili penjualan Auto 2000 di
seluruh Indonesia. 48 Bengkel milik Auto 2000 merupakan yang terbesar dan

24

terlengkap di Asia Tenggara. Disamping itu Auto 2000 juga memiliki 407
Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota.
Perkembangan Toyota di Indonesia semakin meningkat. Hal ini dapat dilihat
dari jumlah cabang atau outlet yang tersebar di seluruh Indonesia, salah satunya
adalah di Bali. PT Astra International Tbk Toyota Sales Operation Kantor
cabang Tabanan pertama kali diresmikan pada tanggal 6 April 2012 di JL.
Achmad Yani No. 99 Abiantuwung Kediri Tabanan dan dipimpin pertama kali
oleh Bapak Nyoman Gede Tresna Triyana Anom sebagai Kepala Cabang Auto
2000 Tabanan.
Visi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation menjadi Main
Dealer Otomotif no. 1 di Indonesia adalah :
1. Perusahaan beserta seluruh jajarannya mampu beradaptasi dengan
pesatnya perubahan teknologi.
2. Karyawan memiliki keterampilan yang tinggi untuk melayani beragam
keinginan pelanggan secara cepat, tepat, dan dapat diterapkan.
3. Adanya jaminan kepuasan pelanggan.
4. Karyawan yang berkualitas dan mandiri.

Misi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation adalah menjadi
mitra usaha yang terpercaya bagi seluruh stakeholder (Pelanggan Toyota,
Karyawan, Supplier, Pemegang saham, Pemerintah, dan Masyarakat). PT. Astra
International Tbk. Toyota Sales Operation akan mampu menjadi mitra terpercaya
dengan adanya kemampuan untuk :
1. Menjunjung tinggi kualitas pelayanan terhadap Pelanggan dan Karyawan.

25

2. Menjalankan praktek bisnis secara handal dan penuh integritas.

3. Memelihara komitmen jangka panjang dalam mengembangkan usaha.
4. Berpartisipasi secara aktif dalam pengembangan ekonomi nasional.

4.1.3 Struktur Organisasi dan Uraian Jabatan

PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang Tabanan
Bali, menggunakan sistem organisasi garis dan staff yaitu pelimpahan wewenang
berlangsung secara vertikal sepenuhnya dari pimpinan kepada bawahannya.
Pembagian tugas dan wewenang mengalir dalam satu garis lurus dari puncak ke
bagian bawah dan setiap individu bertanggung jawab hanya kepada satu orang
yang lebih tinggi tingkatannya.
Struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation
Kantor Cabang Tabanan secara lengkap dapat dilihat pada gambar 4.1.

26

Struktur Organsasi
PT. Astra International Tbk Toyota Cabang Tabanan
Gambar 4.1
PT Astra International Tbk
PT astra Internatonal Tbk Toyota Sales Operation Head office
PT Astra International Tbk Toyota Sales Operations Wilayah Jatim
PT Astra International Tbk Toyota Sales Operations Wilayah
Abian Tuwung, Kediri, Tabanan, Bali
Kepala Cabang
CRC

Kepala administrasi
PGA
Admin Unit

Kepala Bengkel

Kasir

Sales Supervisor
Technical Leader

Admin Service

Service advisor

Sales counter
Sales

Messenger

Partman

Mekanik

Booking

PDS

Keterangan :
CRC
PGA
PDS

: Customer Relation Coordinator

: Personal General Affair
: Pre Delivery Service

Sumber : PT. Astra International Tbk Toyota Cabang Tabanan, 2015

27

Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, dalam struktur
organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation Kantor Cabang
Tabanan :
1) Kepala Cabang
Uraian Tugas :
a. Mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan kantor cabang
yang dipimpinnya sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
b. Membuat analisa mengenai perkembangan perusahaan baik dilihat
dari sisi keuangan maupun pelaksanaa operasional perusahaan untuk
menilai efisiensi dan efektivitas kerja.
c. Menerima laporan dari setiap kepala departemen tentang hasil yang
dicapai oleh masing-masing departemen tersebut. Laporan ini kelak
akan menjadi laporan ke kantor pusat.
d. Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masingmasing departemen tersebut.
e. Menandatangani surat surat penting yang berhubungan dengan kantor
cabang.
2) CRC (Customer Relation Coordinator)
Uraian Tugas :
a. Memberikan

laporan

kepada

kepala

cabang

mengenai

hasil

kegiatannya.
b. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan atau calon pembeli.

28

3) Sales Supervisor
Urain Tugas :
a. Mengontrol penjualan kendaraan mobil.
b. Menyusun dan membuat laporan penjualan.
c. Menentukan metode-metode pendistribusian dan kebijakan penjualan.
d. Mengusahakan terpenuhinya produk yang diinginkan pelanggan.
e. Menyusun strategi dan memotivasi para salesman untuk menjual
mobil sesuai target.
4) Sales/Sales Counter
Uraian Tugas :
a. Mencari customer untuk mendapatkan order.
b. Menjual kendaraan.
c. Melayani pembelian secara tunai kredit.
d. Membuat Surat pesanan kendaraan (SPK)...
e. Merencanakan dan mengadakan showroom event.
f. Pengecekan kendaraan setelah dilakukan delivery.
g. Menyerahkan kendaraan kepada pelanggan.
5) PDS (Pre Delivery Servis)
Uraian Tugas :
a. Memeriksa papan tracking pengiriman kendaraan ke customer.
b. Mengecek dan menyiapkan kendaraan untuk di serahkan ke customer.
c. Menandatangani Order Kirim Kendaraan (OKK) dan Bukti Serah
Terima Kendaraan (BSTKB) sebagai driver.

29

6) Kepala Bengkel
Uraian Tugas :
a. Memimpin bengkel Auto 2000, mengkoordinir, mengarahkan dan
mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel.
b. Menilai dan menganalisa perkembangan bengkel dari segala segi guna
memajukan bengkel.
c. Membuat target pencapaian untuk mencari customer yang melakukan
service kendaraan.
7) Technical Leader
Urain Tugas :
a. Mengembangkan Menganalisa PKB dari Service Advisor untuk
mendistribusikan job kepada mekanik.
b. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang ditetapkan.
c. Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan
menjelaskan cara Trouble Shooting .
d. Mendukung mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan
tools.
e. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang
dihadapi untuk diserahkan pada atasan.
f. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB.
g. Menjelaskan pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang
diperbaiki.
h. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki.

30

8) SA (Service Advisor)
Uraian Tugas :
a. Menerima pelayanan service dan mendiagnosa kendaraan kendaran
customer secara langsung.
b. S.A mencetak Perintah Kerja Bengkel (PKB) dan menjelaskan
pekerjaan service.
c. Menerima complain customer dan memprogram service unit kepada
mekanik.
9) Partman
Uraian Tugas :
a. Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan
gudang parts maupun parts pesanan Indirect.
b. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat
memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next
internal customer.
c. Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan
melakukan follow-up kepada next internal customer atas kondisi order
tersebut.
d. Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi
fisik dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan..
e. Menyimpan parts untuk stock sesuai dengan lokasi yang telah
ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan
parts pesanan indirect di intransit area.

31

f. Memelihara dan menjaga kondisi fisik stock parts dan menjaga

kebersihan lokasi dan ruang yang ada di gudang.
g. Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang,
evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory
yang berhubungan dengan standar pengelolaan Toyota parts.
h. Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal
customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, kondisi
order dan kedatangan parts pesanan.
i. Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumendokumen order, penerimaan, pengeluaran, claim, transfer, berita acara
dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya.
j. Memberikan saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel
dalam mencari solusi terhadap masalah parts.
k. Membuat retur dan claim bagi parts yang rusak atau kurang dalam
penerimaan dari TAM atau Sub Depo..
10) Booking Service
Urain Tugas :
a. Menjadawalkan service kendaraan untuk customer.
b. Membantu S.A untuk menerima complain customer.
c. Melaporkan complain customer terhadap pelayan service Auto 2000
kepada Kepala Bengkel
11) Mekanik
Uraian Tugas :

32

a. Melakuan pekerjaan perbaikan

b. Meminta dan mengambil suku cadang dan bahan yang di butuhkan
dalam pekerjaan perbaikan kendaraan.
12) Kepala Administrasi
Uraian Tugas :
a. Menyusun dan menetapkan anggaran dalam rangka menilai efisiensi
dan efektivitas Auto 2000 dan memberikan saran-saran atau
perbaikan.
b. Menandatangani atau memberikan paraf sebagai tanda persetujuan
atas penerimaan dan pengeluaran dari masing-masing departemen.
c. Memberikan perintah penyaluran dinas serta lembur kepada
karyawan administrasi
d. Mengawasi

pelaksanaan

semua

kegiatan

administrasi

dapat

dilakukan dengan benar, agar laporan dapat selesai tepat pada

waktunya.
e. Mengawasi pelaksanaan semua kegiatan keuangan administrasi
umum dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
f. Mengelola bidang-bidang personalia, keuangan, persediaan dan
piutang dagang.
13) PGA (Personal General Affair)
Uraian Tugas :
a. Memperhatikan

hasil

kerja

kesejahteraan karyawan.

33

karyawan

baru

dan

menjamin

b. Membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan

terkait dengan tidak berjalannya suatu fungsi dengan baik.
c. Mengatur perhitungan dan pembagian gaji karyawan.
14) Kasir
Uraian Tugas :
a. Menerima uang atau pembayaran dengan bukti yang sah.
b. Membuat laporan kas dan bank secara harian.
c. Menjaga keamanan uang kas.
d. Mengeluarkan uang kas atau dasar bon permintaan yang disetujui
oleh kepala cabang atau kepala administrasi.
e. Membuat laporan uang masuk maupun uang keluar.
f. Menyetor check / Bilyet Giro /tunai ke bank.
g. Memonitor peminjaman kuitansi.
h. Membuka uang muka dan persekot.
i. Membuat rekonsiliasi bank.
15) Administrasi Unit
Uraian Tugas :
a. Meregistrasi Surat Pesanan Kendaraa (SPK) dan memeriksa Tanda
Terima Jaminan Sementara (TTJPS).
b. Memamsukan mutasi-mutasi penerimaaan.
c. Membuat Delivery Order (DO) dan Bukti Serah Terima Kendaraan
Baru (BSTKB).
d. Registrasi DO dan BSTKB

34

e. Membuat laporan penjualan, stock, dan lain-lain.

f. Membuat surat pengantar, surat masuk dan surat keluar kendaraan.
g. Membuat lapoaran harian, mingguan, bulanan dan file.
h. Membuat faktur kendaran baru dan file registrasinya.
16) Admin Service
Uraian Tugas :
a. Mencetak kontrak kerja untuk Perjanjian Kerja Sama (PKS) sesuai
dengan kesepakatan yang telah disetujui Workshop Head.
b. Melakukan kegiatan administrasi masalah perpajakan.
c. Menerima PKB yang telah selesai diproses oleh bengkel.
d. Melakukan pekerjaan Billing dan Invoice dari PKB yang telah
dinyatakan selesai oleh Service Advisor.
e. Membuat registrasi Kuitansi Manual THS.
17) Messenggers
Uraian Tugas :
a. Mengantarkan surat penagihan beserta dokumen-dokumen (surat
penyerahan pembayaran, cover note / surat penyerahan BPKB,
fotocopy kuitansi DP, kuitansi asli pelunasan, copy legalisir BSTB)
ke pihak leasing.
b. Mentransfer uang transaksi ke bank, dan mengantarkan surat-surat
kelengkapan ke HO (Head Office) untuk pengurusan surat-surat
kendaraan baru.

35

4.2 Pembahasan Hasil Penelitian

4.2.1 Pengertian Persediaan pada PT.Astra International Tbk Toyota
Pada PT. Astra International Tbk Toyota persediaan di gudang suku
cadang merupakan barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali.
Persediaan tersebut meliputi suku cadang asli Toyota yang dibeli dari Toyota
Astra Motor (TAM) untuk pelanggan Toyota khususnya pelanggan servis
kendaraan pada bengkel Auto 2000. Dari uraian tersebut persediaan yang terdapat
di gudang suku cadang pada PT.Astra International Tbk Toyota merupakan
barang dagang dimana persedian tersebut merupakan salah satu aktiva milik
perusahaan yang tujuannya untuk dijual tanpa mengadakan perubahan yang
mendasar terhadap barang tersebut.
4.2.2 Jenis Persediaan PT. Astra International Tbk Toyota
Dalam melaksakan fungsi dan tugas utamanya sebagai Dealer Toyota maka
PT. Astra International Tbk Toyota harus melaksanakan sales, service, dan
sparepart. Untuk sales dan service pihak perusahaan membutuhkan para staff
yang professional dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai sesuai
dengan standar Toyota yang ditetapkan. Sedangkan untuk sparepart atau suku
cadang Toyota (Genuine Part) dan tempat penyimpanan suku cadang tersebut
dilakukan di gudang sparepart. dan gudang bahan Toyota.
Di gudang suku cadang Toyota terdapat beberapa jenis persediaan meliputi :
a. Separepart (suku cadang asli Toyota)
Suku cadang dalam hal ini merupakan genuine part yang digunakan untuk
mobil Toyota dengan berbagi tipe dalam proses servis mobil.
36

Contoh :sringan oli, saringan udara, kampas rem, timing belt, kopling, dan
lain sebagainya.
b. Material
Material meliputi suku cadang tambahan atau pendukung unuk pengunaan
suku cadang asli Toyota yang digunakan dalam proses servis mobil
bengkel Auto 2000.
c. Chemical
Chemical merupakan salah satu persediaan yang terdapat di gudang suku
cadang meliputi oli baik oli mesin maupun oli transmisi. Selain itu ada
pula minyak rem, gemuk, dan sebagainya.
4.2.3 Kebijakan Internal Persediaan di Gudang Suku Cadang
Digudang suku cadang terdapat beberapa kebijakan khusus dimana staff
part yang dapat memasuki ruang suku cadang, dan semua suku cadang yang
keluar dari gudang harus dilengkapi PKB (Perintah Kerja Bengkel). Di gudang
terdapat staff yang disebut partman yang bertugas mengawasi dan mengontrol
semua aktivitas di dalam gudang, bertugas untuk membuat laporan periodical
untuk pihak intern perusahaan dan untuk Astra International Toyota pusat, dan
juaga bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas harian gudang meliputi
penerimaan suku cadang yang dipesan dan didistribusi.
Selain itu juga untik mengantisipasi adanya variasi atau selisih atas
persediaan, setiap ada suku cadang yang keluar dari gudang harus dicatat secara
manual dengan kartu stok. Demikian juga secara sistem, setiap adanya persediaan
masuk ataupun keluar harus dicatat pada sistem yang disebut TDMS, dan setiap

37

bulanya secara periodic dilakukan stock opname atau perhitungan secara fsik
persediaan.
4.2.3 Unsur-unsur Pengendalian Internal
1) Lingkungan Pengendalian Internal
Lingkungan pengendalian internal merupakan suatu langkah awal ketika
perusahaan akan melaksanakan pengendalian terhadap operasional perusahaan
dimana

lingkungan

memberikan

landasan

dalam

menjalankan

kegiatan

pengendalian. Lingkungan pengendalian internal Auto 2000 tersusun dengan baik.

Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan
wewenang. Adapun yang menjadi lingkungan pengendalian internal suku cadang
adalah bagian gudang yang bertugas dalam rencana penyediaan dan pembelian
suku cadang yang telah dipesan. Pada akhirnya lingkungan pengendalian internal
di Auto 2000 dipengaruhi oleh pengendalian organisasi dan operasional yang
efektif.
2) Penilaian Resiko Suku Cadang
Penilaian resiko suku cadang dilakukan oleh bagian gudang dengan
hitungan dan pertimbangan tertentu lalu dicek ulang oleh bagian accounting,
misalnya 10% dari total suku cadang yang ada digudang. Penilaian resiko dalam
pengendalian internal suku cadang dapat berupa penilaian terhadap anggaran suku
cadang dengan kebutuhan yang diminta oleh pelanggan bengkel. Dengan adanya
penilaian tersebut maka dapat diketahui berapa kebutuhan suku cadang pada
periode yang telah ditentukan sehingga ketersedian suku cadang dapat dipenuhi.

38

Penilaian resiko lainnya adalah menjaga mutu suku cadang yang ada di
gudang suku cadang Auto 2000. Dimana penjagaan mutu suku cadang khususnya
bahan-bahan kimia dilakukan agar suku cadang yang ada digudang layak
digunakan oleh pelanggan servis ketika akan didistribusikan.
3) Informasi dan Komunikasi Persediaan Suku Cadang
Adapun informasi yang diberikan mengenai posisi suku cadang digudang,
informasi tersebut dihasilkan melalui prosedur pencatatan dan pelaporan suku
cadang
a. Prosedur Pencatatan Suku Cadang
Dalam pencatatan suku cadang digunakan pencatatan persediaan secara
FIFO yaitu suku cadang yang pertama tiba digudang suku cadang akan
langsung dijual, hal ini dilakukan terutama untuk suku cadang dan oli. Hal
ini dikarenakan ada beberapa suku cadang yang memiliki jangka waktu
pemakaina terbatas dan begitu juga dengan oli. Pada saat pemesanan barang,
apabila barang yang dipesan telah tiba maka dibuat laporan penerimaan
barang dan juga diterima invoice dan data suku cadang yang dikirim oleh
bagian suku cadang pusat serta surat jalan dirangkap lalu diserahkan ke
partman dan barang yang tiba di good receive pada sistem untuk
mengkonfirmasi suku cadang tersebut sudah tiba dan diterima oleh bagian
gudang bahan.
b. Pelaporan Suku Cadang
Pelaporan suku cadang dilakukan secara periodikal yaitu setiap bulan.
Adapun laporan internal meliputi laporan penjualan suku cadang, margin

39

target total pemesanan bulanan. Sebelum dilaporkan, laporan ini

dibandingkan dengan hasil dari stock opname bulanan yang dilakukan agar
data yang dilaporkan lebih akurat. Setelah laporan tersebut sesuai data fisik
maka laporan tersebut ditandatangani oleh partman.
4.2.5 Pengendalian Internal Persediaan
Dalam pengendalian internal persediaan dilakukan dalam hal prosedur
pemesanan dan distribusi suku cadang. Dalam menjalankan operasionalnya yaitu
service, sales, dan saparepart, ketiga hal tersebut saling berkaitan satu dengan
yang lain. Proses awal dimulai dari adanya penjualan mobil dimana kemudian
pemilik mobil melakukan servis secara ke pihak Auto 2000. Adapun untuk proses
service tersebut melibatkan bagian servis, lalu dalam proses servis tersebut
dilakukan pemeriksaan dan dilakukan beberapa perbaikan dan pengantian suku
cadang pada mesin mobil tersebut. Dalam proses servis tersebut bagian suku
cadang juga terlibat secara otomatis. Dalam proses pengadaan dan pendistribusian
serta pelporan disusun beberapa kebijakan oleh pihak manajemen, hal ini
merupakan salah satu bentuk penegndalian internal yang dilakukan oleh pihak
manajemen. Berikut merupakan proses bisnis pembelian dan persediaan yang
dilaksanakan pada PT. Astra International Tbk Toyota :

a. Proses Bisnis Pembelian Suku Cadang

Pembelian pada Auto 2000 dilakukan oleh Partman. Pembelian terdapat 2
jenis, yaitu :

40

1)

Re-order, yaitu untuk menggantikan stok suku cadang yang sudah

terjual. Biasanya termasuk suku cadang yang dibutuhkan setiap hari
untuk service mobil. Peraturan pada pembelian ini adalah pemesanan
suku cadang dilakukan melalui e-mail ke depo sparepart yang dimiliki
oleh PT. Astra International Tbk - Toyota, sebelum pukul 09.00 pagi,
dan suku cadang akan diantar oleh driver depo pada pukul 01.00 siang.
Apabila pemesanan suku cadang dilakukan diatas pukul 12.00 siang
maka suku cadang yang dipesan akan dating keesokan harinya pada
pukul 09.00 pagi.

2) Urgent order, yaitu pemesanan suku cadang yang bersifat segera, karena
suku cadang tersebut dibutuhkan pada saat itu juga. Pada Urgent Order
biasanya lebih didahulukan dibandingkan dengan Re-order. Pemesanan
suku cadang dalam kategori Urgent order dilakukan melalui e-mail atau
melalui telepon ke depo sparepart, setelah mendapat konfirmasi dari
depo separepart langsung diambil oleh bagian driver Auto 2000.
Prosedur yang pertama terjadi apabila terjadi transaksi service
kendaraan yang memerlukan pengantian suku cadang adalah, pertama
Service Advisor akan membuat PKB (Perintah Kerja Bengkel) 3 rangkap.
Contoh formulir PKB (Perintah Kerja Bengkel) dapat dilihat pada
lampiran 1.
PKB rangkap ke-1 diserahkan kepada Customer
PKB rangkap ke-2 diserahkan kepada SA (Service Advisor)
PKB rangkap ke-3 diserahkan kepada Technical Leader

41

Technical Leader akan membagikan tugas pada mekanik yang tersedia

untuk mengerjakan pengantian suku cadang pada kendaraan costumer,lalu
mekanik akan meminta suku cadang serta menyerahkan PKB (Perintah
Kerja Bengkel) rangkap ke-3 kepada Partman. Partman menerima PKB
rangkap ke-3 lalu menegecek ketersediaan suku cadang, apabila suku
cadang tersedia maka partman akan membuat good issue (contoh
pembuatan good issue dapat dilihat pada lampiran 5) pada sistem TDMS
(Toyota Database Management System) dan mencetak BPSC (Bukti
Pengeluaran Suku Cadang) sebanyak 2 rangkap lalu di tandatangani.
Contoh formulir BPSC (Bukti Pengeluaran Suku Cadang) dapat dilihat
pada lampiran 2.
BPSC rangkap ke-1 diberikan kepada mekanik untuk ditandatangani
dan diberikan kepada ke SA (Service Advisor)
BPSC rangkap ke-2 dijadikan arsip oleh partman
Partman akan meng-update ketersedian suku cadang pada TDMS yang
secara otomatis mengurangi persediaan suku cadang. Apabila suku cadang
tidak tersedia maka partman akan melakukan urgent order melalui e-mail
ke depo sparepart, apabila di depo sparepart suku cadang yang diminta
juga tidak tersedia, maka partman akan menghubungi SA untuk
mengonfirmasi apakah customer akan membeli sendiri di tempat lain atau
mau menunggu pemesanan dari Toyota Astra Motor (TAM) yang akan
dilakukan partman melalui e-mail nantinya akan menjadi re-oder yang
bedanya suku cadang akan dikirimkan paling lambat 2 hari setelah

42

pemesanan. Setelah pesanan diterima partman akan melakukan good

reicive pada sistem TDMS.
Setelah suku cadang kendaraan selesai diganti oleh mekanik dan PKB
rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 diterima oleh SA (Sales Advisor)
selanjutnya SA akan menyerahkan PKB tersebut kepada Admin servis
yang akan mencetak kuitansi dan faktur untuk kelengkapan saat
melakukan pembayaran suku cadang dan jasa service pada kasir. Setelah
semua biaya yang yang tercetak pada kuitansi dibayarkan ke bagian kasir
kasir akan mencetak SIKK (Surat Ijin Kendaraan Keluar) yang nantinya
akan diserahkan oleh customer kepada security saat mengambil kendaraan.
b. Proses Bisnis Persediaan Suku Cadang
Setelah menerima suku cadang yang dikirim, Partman meletakan suku
cadang tersebut ke tempat penyimpanan sesuai dengan kode suku cadang
masing-masing. Tempat penyimpanan suku cadang dibagi menjadi tiga
tempat, yaitu :
1) Fast moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang
diletakan dibarisan paling depan, karena paling sering digunakan untuk
melakukan service
2) Medium moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang
yang diletakan dibarisan setelah fast moving parts, karena suku cadang
ini biasanya berada ditingkatan yang tidak terlalu cepat terjual tetapi
tidak terlalu lama terjual.

43

3) Slow moving parts, merupakan tempat penyimpanan suku cadang yang

diletakan pada barisan paling akhir, karena suku cadang pada slow
moving parts merupakan suku cadang yang lama terjual dan digunakan
untuk service mobil-mobil tahun lama.

44

BAB V
SIMPULAN DAN SARAN

5.1

SIMPULAN
Dari hasil pembahasan, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal atas

persediaan suku cadang pada PT. Astra International Tbk-Toyota telah sesuai
dengan ketentuan yang berlaku dapat dilihat dari beberapa hal meliputi
1. Kebijakan internal persedian yang telah berjalan sesuai dengan ketentuan,
dimana setiap barang masuk atau keluar akan dicatat pada sistem TDMS
(Toyota Database Management System) dan setiap barang yang keluar
harus dicatat pada kartu persediaan untuk mengantisipasi adanya selisih
atas persediaan.
2. Lingkungan pengawasan internal yang tersusun baik, hal ini dapat dilihat
dari struktur organisasi dimana terdapat pembagian tugas dan wewenang
yang efektif.
3. Penilaian resiko suku cadang dijalankan dengan baik, dapat dilihat dari
penjagaan untuk mutu suku cadang dan bahan yang selalu dijaga agar
layak digunakan oleh pelanggan service.
4. Informasi dri komunikasi persediaan suku cadang yang transparan, dimana
secara periodical yaitu setiap bulannya dilakukan pelaporan terhadap
penjualan suku cadang, persediaan suku cadang dan lainnya.

45

5.2

SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, dapat disarankan agar PT. Astra

International

Tbk-Toyota

Kantor

Cabang

Tabanan

dalam

menjalankan

operasionalnya terutama dalam hal penegendalian internal atas persediaan suku

cadang tetap menjalankan prosedur yang berlaku, dan agar lebih berhati-hati
dalam pencatatan persediaan masuk maupun keluar karena sangat beresiko
terjadinya kesalahan pencatatan sehingga dapat merugikan perusahaan.

46