BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam kehidupan manusia baik manusia pribadi maupun manusia berkelompok jika
kebiasaan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus akan menjadikan pengalaman
dalam zona aman. Keadaan ini menjadikan manusia secara pribadi maupun manusia secara
berkelompok akan sulit dirubah dan menjadi statis. Maka keadaan yang seperti ini harus
dilakukannya perubahanseperti ide, kreatifitas, inovasi yang bertujuan jika sebelumnya kurang
baik menjadi baik dan sebelum sudah baik menjadi lebih baik lagi dalam rangka peningkatan
kinerja dari manusia secara pribadi maupun manusia secara berkelompok.
Perubahan sebenarnya suatu hal yang pasti dialami oleh manusia itu sendiri.Dan
perubahan biasanya diawali adanya permasalahan permasalahan yang ada, dan berdampak di
internal maupun eksternal.Dengan adanya perubahan pasti akan berpengaruh, baik dari faktor
internal maupun faktor eksternal, dan juga berdampak positif atau negatif.
Oleh karena itu dibutuhkan rencana, sistem, program yang baik dan harus disesuaikan
baik kondisi yang ada baik secara internal maupun eksternal.Dan pada akhirnya adanya
perubahan pasti akan berpengaruh ke semuanya. Dengan tujuan adanya manfaat yang
dirasakan bagi manusia secara pribadi maupun manusia secara berkelompok.
Perubahan pada manusia berkelompok yang sudah ada atau yang sudah berjalan akan
sulit untuk merubahnya dari pada menciptakan sistem kinerja baru di kelompok manusia yang
baru.
Sesuai tugas dan fungsi UPT Pendidikan yaitu memberikan pelayanan umum terkait
administrasi kepegawaiaan kepada Guru dan Tenaga Kependidikan di wilayah kerjanya sesuai
dengan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan di Kota Tangerang Selatan Bahwa pendidikan harus mampu menjawab berbagai
tantangan sesuai dengan tuntutan perubahan kehidupan lokal, nasional dan internasional maka
pendidikan diselenggarakan secara terncana, terarah dan berkesinambungan untuk
mewujudkan pemerataan dan perluasan akses, peningkatan mutu, relevansi, dan daya saing
serta penguatan tata kelola, akuntabilitas dan pencitraan publik dalam menyelenggarakan dan
mengelola pendidikan sebagai suatu sistem pendidikan dan Peraturan Walikota Tangerang
Selatan No. 5 Tahun 2011 Tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Pendidikan
Kota Tangerang Selatan, Bab VII Pasal 23 ayat 1, 2, 3, dan 4.
Memperhatikan pelayanan kepegawaiaan di UPT Pendidikan Kecamatan Serpong Utara
yang terjadi saat ini dengan menggunakan sistem manual dinilai masih belum maksimal dan
tidak sejalan dengan Visi Kota Tangerang Selatan yaitu Terwujudnya Tangerang Selatan Kota

Cerdas, Berkualitas, dan Berdaya Saing yang berbasisTeknologi dan Inovasi. Oleh karena itu
guna meningkatkan Kualitas dan Kuantitas layanan kepada Guru dan Tenaga Kependididkan
maka Ka.Subbag. Tata Usaha UPT Pendidikan Kecamatan Serpong Utara ingin melakukan
perubahan yang lebih efektif dan inovatif yaitu dengan membuka pelayanan bagi Guru dan
Tenaga Kependidikan yang berbasis digital dan mobile
Kota Tangerang Selatan dengan Walikota dan Wakil Walikota mempunyai:
Visi : Terwujudnya Tangerang Selatan Kota cerdas, berkualitas dan berdaya saing
berbasis teknologi dan inovasi.
Misi :
1.
2.
3.
4.

Mengembangkan sumber daya manusia yang handal dan berdaya saing.

Meningkatkan infrastruktur kota yang fungsional.
Menciptakan kota layak huni yang berwawasan lingkungan.
Mengembangkan ekonomi kerakyatan berbasis inovasi dan produk

unggulan.
5. Meningkatkan tata kelola pemerintahan yang baik berbasis teknologi
informasi.
B. DASAR HUKUM
Peraturan Walikota Tangerang Selatan No. 5 Tahun 2011 Tentang Tugas Pokok, Fungsi
dan Tata Kerja Dinas Pendidikan Kota Tangerang Selatan, Bab VII Pasal 23 ayat 1, 2, 3, dan
4;
C. GAMBARAN PERMASALAHAN
1. Terdapat masalah dalam manajemen berkas yang kurang efektif dan efisien sehingga
Pelayanan Administrasi GT yang kurang maksimal dan adanya Penumpukan Berkas
disaat terjadinya pemberkasan administrasi GTK diruang lingkup UPT Serpong Utara .

2. Terdapat masalah dalam pencatatan, pelaporan dan evaluasi untuk pelayaan

kepegawaiaan dari faktor internal maupun faktor eksternal. Seperti pelaporan
administrasi GTK (Kenaikan pangkat, Gaji berkala, SKP,) dalam hal pengisian
data, kelengkapan data, dan ketepatan waktu.
3. Sistem pelaporan yang masih menggunakan hardcopy, yang dapat sewaktu waktu
terjadi kehilangan, rusak, atau bisa disalah gunakan seperti di hapus.

BAB II
SELAYANG PANDANG
A.

PROFIL
Serpong Utara Adalah Sebuah Kecamatan Di Kota Tangerang Selatan,
Provinsi Banten, Indonesia. Sebelum Kota Tangerang Selatan menjadi kota
otonom, Serpong Utara bergabung dengan kecamatan Serpong di kabupaten
Tangerang.
Di Kecamatan ini terletak kota terencana ternama yang bernama Alam
Sutera yang merupakan perintis perumahan di Serpong Utara. Batas wilayah
Serpong Utara Diseblah Utara Berbatasan dengan Kecamatan Pinang Sedangkan
Di sebalah Selatan Berbatasan denga Kecamatan Serpong, disebelah Barat
Serpong utara berbatasan dengan Kecamatan Kelapa Dua dan Disebelah Timur
berbatasana dengan kecamatan Cileduk. Seiring dengan ditetapkanyan Kota
Tangerang Selatan Sebagai Kota Otonom lahirlah kemudian UPT Serpong Utara
yang berada langsung di bawah Dinas Pendidikan Kota Tangerang Selatan .

Rencana pelaksanaan kegiatan UPT Pendidikan Serpong Utara sepenuhnya mengacu

pada sasaran strategis dan rencana kinerja Dinas Pendidikan Kota tangerang Selatan yang
sesuai visi, misi, motto sebagai berikut:
VISI

: Optimalisasi Layanan Pendidikan dalam rangka Terwujudnya Kota

Tangerang Selatan sebagai Kota Pendidikan yang Cerdas, Berkualitas
dan Berdaya Saing Berbasis Teknologi

MISI

:
-

Menumbuhkan Penghayatan dan pengamalan ajaran agama yang

dianut dan nilai-nilai budaya sehingga menjadi sumber kearifan

bertindak dalam diri peserta didik yang religius.

Menumbuhkan budaya demokratis, watak

wawasan masa depan dalam diri peserta didik yang cerdas.

Mempertahankan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan

modern, responsif, adil dan merata.

Mendorong peningkatan kompetensi guru untuk menguasai ilmu
pengetahuan

dan

ketrampilan

teknologi dan inovasi.

Mendorong dan meningkatkan

kebangsaan

pembelajaran
partisipasi

yang

masyrakat

dan

berbasis
dalam

pengelolaan pendidikan bermutu

MOTTO : Mengutamakan Pelayanan, Mengoptimalkan Pembinaan.

BAB III
GAMBARAN TENTANG PROYEK PERUBAHAN
A. AREA PROYEK PERUBAHAN
Sistem operasional prosedur atau alur pelaksanaan pencatatan, pelaporan dan
evaluasi program pelayanan kepegawaiaan dari faktor internal maupun faktor eksternal.
Seperti pelaporan administrasi GTK (Kenaikan pangkat, Gaji berkala, SKP,) dalam hal
pengisian data, kelengkapan data, dan ketepatan waktu. Format pelaporan yang masih
tumpang tindih (duplikasi). Sistem pelaporan yang berbasis informasi teknologi.
B. JUDUL PROYEK PERUBAHAN
PENINGKATAN
LAYANAN
INFORMASI

KEPEGAWAIAN

KEPEGAWAIAN
YANG

MELALUI

SISTEM

PROFESIONAL,

RAMAH,

INTEGRITAS, BERMUTU, DAN AKUNTABEL (PRIMA) DI WILAYAH

KERJA UPT PENDIDIKAN KECAMATAN SERPONG UTARA KOTA
TANGERANG SELATAN
C. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
C.1. Tujuan Umum
Untuk mendukung program visi Pemerintah Kota Tangerang Selatan
yakni terwujudnya Tangerang Selatan Kota cerdas, berkualitas dan berdaya
saing berbasis teknologi. Yang kemudian dijabarkan dalam program
pengembangan.

C.2. Tujuan Khusus

Untuk Mengembangkan

dan

meingkatkan

sistem

pelayanan

kepegawaiaan dirungan lingkup UPT Serpong Utara.

D. TIM EFEKTIF
D.1 Struktur Tim Efektif Proyek Perubahan

D.2Job Desk
Mentor Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang Selatan (Drs. Suharno, M. Kes): pengambil
kebijakan/keputusan terhadap perancangan pelaksanaan proyek perubahan dan mempunyai

peran yang penting untuk menyetujui rancangan proyek perubahan agar dapat dianggarkan
dan direalisasikan kedalam DPA.
Coach (Eva Siti Khuzaeva, S. Si, M. Si) : memberikan arahan dan penajaman serta dukungan
dalam melaksanakan proses rancangan proyek perubahan.
Reformer (dr. Enji Seppraliana): mengusulkan rancangan proyek perubahan dalam bentuk
inovasi di instasi terkait.
Tim Teknis (Staf UPT Puskesmas Paku Alam): membantu proses pelaksanaan proyek
perubahan, seperti membuat undangan, notulen, foto, mecari data-data pendukung
Tim Efektif Internal
Kasie. Kesga(Hj. Eni Rohaeni, SSit):memberikan masukan dan saran mengenai rancangan
proyek perubahan terkait pendistribusian buku KIA, format format pelaporan kesehatan Ibu
dan Anak.
Kasie. Surimun(dr. Adhy Purnawan): memberikan masukan dan saran mengenai rancangan
proyek perubahan terkait format format pelaporan imunisasi bayi dan balita.
Ka UPT Farmasi(Irwan Hartono, S. Si Apt):memberikan masukan dan saran mengenai
rancangan proyek perubahan terkait pendistribusian vaksin, format format pelaporan
vaksinasi.
Kasie. SDK (dr. Allin Hendalin): memberikan pertimbangan, masukan, saran dan dukungan
terhadap rancangan proyek perubahan terkait sistem pelaporan yang berbasis IT (informasi
dan teknologi), penganggaran dan realisasi ke dalam DPA
Kasie. PEP (dr. Aryo Darmawan):memberikan pertimbangan, masukan, saran untuk di
masukan kedalam anggara (DPA).
Tim Efektif Eksternal
Kasubag BPTI (Agus Jatmika, S. Kom): memfasilitasi, memberikan masukan dan saran
terhadap rancangan proyek perubahan terkait sistem pelaporan yang berbasis IT (informasi
dan teknologi).

Kasie. Informatika (Eva Suryani, S.SIT, MT): memfasilitasi, memberikan masukan dan saran
terhadap rancangan proyek perubahan terkait sistem pelaporan yang berbasis IT (informasi
dan teknologi).
E. OUTPUT
E.1 Jangka Pendek
Terbentuknya SOP, prototype SIPRIMA
E.2 Jangka Menengah
Pengembangan dan legalitas prototype SIPRIMA.
E.3 Jangka Panjang
SIPRIMA pada UPT Pendidikan Serpong Utara Kota Tangerang
Selatan.
F. LANGKAH LANGKAH PENCAPAIAN OUTPUT

SIPRIMA

SOP,
Prototype
SIPRIMA

Jangka Pendek
60

G. KENDALA YANG DIHADAPI

Pengembangan
dan Pemenuhan
Prototype SIPRIMA

Jangka Menengah
97 hari

Jangka Panjang
1 tahun-

Penyelesaian kegiatan didalam beberapa tahapan terindikasi tertunda dari jangka waktu,
karena kurangnya disiplin dan pengetahuan serta ketrampilan yang sedikit terkait
pembuatan aplikasi sistem dan jaringan
H. ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH
Dengan dilakukannya pertanyaan terbuka dari stakeholder internal maupun eksternal yaitu
masalah apa yang Bapak dan Ibu alami selama berada di lingkungan kerja UPT Pendidikan
Serpong Utara?. Dalam pelaksanaannya banyak hal yang perlu diatasi, antara lain:
1. Belum Tertibnya Pelayanan Administrasi GTK
2. Pengelolaan berkas GTK yang belum efisien dan efektif Hal ini disebabkan karena masih
petugas UPT masih menggunakan sistem manual.
3. Lamanya Proses pelayaan administrasi GTK.
4. Belum adanya sistem layanan administrasi yang efektif.
5. Terjadinya Penumpukan Berkas disaat pemberkasan
NO
1

Masalah
Tertibnya
Pelayanan

A
3

P
4

K
4

I
4

Total
15

Administrasi GTK
Pengelolaan berkas GTK yang

18

belum efisien dan efektif

Lamanya Proses
pelayaan

19

administrasi GTK
Belum adanya sistem layanan

20

administrasi yang efektif

Terjadinya Penumpukan Berkas

20

disaat pemberkasan
Alur layanan administrasi yang

20

Belum

kurang ringkas

Skala Likert
Nilai 5 : Sangat Penting
Nilai 4 : Penting
Nilai 3 : Kurang Penting
Nilai 2 : Tidak Penting

Nilai 1 : Sangat Tidak Penting

Ternyata yang menjadi prioritas masalah adalah tidak adanya sistem layanan administrasi yang
efektif, Penumpukan Berkas disaat pemberkasan, dan Alur layanan administrasi yang kurang
ringkas.
No.
1.

Kondisi Saat Ini

Belum
Tertibnya
Pelayanan

Kondisi Yang Diinginkan

Tertibnya
Pelayanan

2.

Administrasi GTK
Pengelolaan berkas GTK yang

Administrasi GTK
Adanya manajemen

3.

belum efisien dan efektif

Lamanya Proses
pelayaan

yang efektif dan efisien

Proses pelayaan administrasi

4.

administrasi GTK
Belum adanya sistem layanan

GTK yang singkat

adanya
sistem

5.

administrasi yang efektif

Terjadinya Penumpukan Berkas

administrasi yang efektif

Tidak adanyan Penumpukan

6.

disaat pemberkasan
Alur layanan administrasi yang

Berkas disaat pemberkasan

Adanyan
Alur
layanan

kurang ringkas

administrasi yang ringkas

berkas

layanan

Tangerang, 8 Mei 2016

Disetujui

Peserta Diklat

Mentor

Drs. Suharno, M.Kes

dr. Enji Seppraliana

NIP. 19600924 198501 1 001

NIP. 19800920 201001 2 010