dikump

ulkan : 12 Juli 2011

UJIAN TENGAH TRIWULAN (TAKE HOME)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

STUDI PUSTAKA DAN KASUS PENERAPAN ERP DALAM PERKEBUNAN KELAPA

SAWIT DI INDONESIA SERTA BEBERAPA PERUSAHAAN AGRIBISNIS

DOSEN PENGAJAR :
DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC (CS)

THEODORUS WIDIHASTO SETYADIWICAKSONO

P056100963.37E

MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2011

DAFTAR ISI

Contoh kasus penerapan e-business di Indonesia

Pembahasan
Testimonial penerapan ERP
Saran untuk penerapan ERP pada perusahaan agribisnis

Contoh kasus penerapan e-business di Indonesia :

Perkebunan Kelapa Sawit Indonesia Terapkan Solusi ERP Oracle

(Dikutip dari http://www.tabloidpcplus.com)
JAKARTA, JUMAT Mungkin kamu tidak tahu siapa itu PT Agro Indomas dan apa
produknya? Agro Indomas adalah perkebunan tertua dan terbesar di Indonesia di bawah naungan
Goodhope Asia Holdings Ltd. Goodhope adalah induk perusahaan perkebunan kelapa sawit yang
beroperasi di Malaysia dan Indonesia. Mereka juga punya perkebunan di Sri Lanka. Kantor pusat
Goodhope sendiri berada di Singapura.
Nah, akhir April lalu, untuk mendukung pertumbuhan bisnisnya yang makin kompleks di sektor
perkebunan, Agro Indomas meng-upgrade sistemnya ke Oracle JD Edwards Grower
Management. Ini merupakan implementasi pertama Grower Manajement di ASEAN dan juga
menjadi implementasi Oracle JD Edwards Grower Management pertama bagi industri
perkebunan kelapa sawit. Sebelumnya, untuk mengelola operasional perkebunannya, Agro
Indomas menggunakan sistem lama yang tidak terpusat.
Mau tahu apa itu JD Edwards Grower Management? Solusi ini memungkinkan perusahaan
untuk menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola. Sistem akan
memberikan informasi mengenai beragam kegiatan yang dilakukan sepanjang siklus
pertumbuhan, mulai dari rencana pra-tanam sampai data mengenai perawatan umum. Solusi ini
menyederhanakan teknologi informasi dan pelaporan melalui sebuah aplikasi enterprise yang
terintegrasi.
Penggunaan solusi Oracle di perusahaan perkebunan Indonesia sesungguhnya dipicu oleh
kesuksesan sang induk perusahaan, Goodhope, menggunakan Oracle E-Business Suite
Financials, Oracle Inventory Management, dan Oracle Purchasing di anak perusahaannya di Sri
Lanka. Goodhope akan mengimplementasikan Oracle E-Business Suite Human Capital
Management dan Oracle Payroll di operasional perkebunannya di Sri Lanka, Indonesia dan
Malaysia.
Kami terkesan dengan kemampuan Oracle JD Edwards dalam menyediakan integrasi end- toend, mulai dari pengelolaan perkebunan sampai proses pengolahan sampai ke keuangan,
menyediakan aplikasi terintrasi bagi seluruh perkebunan dan memberikan kemudahan untuk
membakukan proses di seluruh lini operasi kami, ujar Kevin de Silva (Director IT, Goodhope
Asia Holdings Ltd).

Pembahasan dari kasus

ERP UNTUK INDUSTRI KELAPA SAWIT (dikutip dari Lintas arta, edisi 10, 2007)
Selain harga yang ditentukan sepenuhnya oleh pasar serta kebijakan pemerintah, karakteristik
lainnya dari industri CPO adalah padat modal. Perusahaan harus mempersiapkan investasi untuk
tiga tahun pertama, ketika perkebunan belum berproduksi. Jika investasi terhenti di tahun kedua,
misalnya, maka semua modal yang telah ditanamkan akan hilang.
Di luar faktor-faktor di atas, terdapat beberapa faktor yang dapat dikontrol oleh perusahaan,
yakni biaya langsung dan tidak langsung, efisiensi, dan produktivitas. Selama ini, banyak
industri kelapa sawit yang masih menerapkan manajemen tradisional.
Masalah-masalah kecil yang berdampak besar bagi perusahaan pun kerap terjadi, misalnya pihak
manajemen yang melakukan transaksi penjualan tanpa mengetahui persis jumlah CPO yang
tersedia di pabrik mereka. Belum lagi kebocoran yang terjadi di lapangan tidak dapat terkontrol
oleh pihak manajemen. Tanpa pengawasan yang terintegrasi, losses di lapangan bisa mencapai
8%, tegas Yudi. Solusi dari permasalah ini adalah menerapkan ERP yang memantau setiap
proses bisnis yang berlangsung di industri kelapa sawit dari hulu ke hilir, Dengan aplikasi ini,
perusahaan dapat mengintegrasikan dan mengontrol setiap proses bisnis yang berlangsung, mulai
dari perkebunan, pabrik pangolahan, kantor cabang, dan kantor pusat. Perusahaan juga dapat
menghitung setiap aktivitas yang dilakukan, membandingkan kondisi sebelum dan keadaan
sesudah sebuah aktivitas dilaksanakan.
Dari sisi logistik, untuk menekan biaya, perusahaan dapat melakukan sentralisasi pembelian
bibit, pupuk, pestisida, dan sebagainya, serta mengatur keluar masuk barang sesuai dengan
wilayah yang membutuhkannya. Perusahaan juga mampu menghitung setiap biaya dan anggaran
yang dibutuhkan dalam setiap aktivitas, mengontrol transaksi dari beberapa perkebunan dan
perusahaan, mempersingkat fi nancial close-cycle, serta pajak.

TANTANGAN PENERAPAN ERP

Tantangan terbesar penerapan ERP di industri-industri kelapa sawit di Indonesia terletak pada
kesadaran pelaku industri ini bahwa mereka membutuhkan peningkatan efi siensi dan
efektivitas dalam setiap proses bisnis yang berlangsung.
Sebagai perbandinga, di Malaysia semua industri kelapa sawit telah memanfaatkan IT. Mereka
mendapat sokongan penuh dari pemerintah Malaysia yang membangunkan infrastruktur
komunikasi di wilayah-wilayah perkebunan dan pengolahan kelapa sawit. Walaupun dari luas
areal lahan dan produksi CPO Indonesia melampaui Malaysia, namun dari segi keuntungan,
Malaysia masih jauh di atas Indonesia, kata Yudi. Perusahaan juga harus mempersiapkan
perangkatperangkat yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi ini. Perangkat yang paling

kritikal, selain penyiapan SDM yang melek IT, adalah jaringan komunikasi data. VSAT
merupakan solusi jaringan komunikasi data bagi lokasi perkebunan dan kantor cabang yang
biasanya terletak jauh dari kota dan belum terjangkau jaringan komunikasi terrestrial.
Selain memanfaatkan VSAT sebagai pendukung aplikasi ERP, perkebunan dapat
menggunakannya untuk percakapan VoIP, videoconference, video surveillance, dan lain-lain.
Sementara itu, untuk site-site yang hanya menggunakan aplikasi transaksional, yang tidak
membutuhkan bandwidth yang besar, dapat menggunakan jaringan VPN Ezy dengan berbagai
pilihan akses yang tersedia.

Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning) yang didapat dari (lulu, gunadarma)
adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua
sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ini
didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Selain itu
juga terdapat pengertian lain dari ERP yaitu merupakan software yang mengintegrasikan semua
departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani
semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Sehingga tujuan dari ERP ini secara garis besar yaitu dengan rancangan perangkat lunak modular
maka sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan
disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan
unjuk kerja bisnis.
Dengan menerapkan ERP yang sebagai salah satu bentuk kemajuan di bidang teknologi
informasi ini maka diharapkan tujuannya untuk memantau aktivitas yang ada di perkebunan
dapat tercapai. Sehingga dengan penerapan ERP (sebagai kemajuan teknologi informasi) ini
tidak hanya membuat agribisnis kelapa sawit ini melakukan efisiensi improve atau melakukan
penghematan saja tetapi dapat membuat menjadi lebih efektif dalam menjalankan usaha
agribisnisnya (Allan, 1996).
Keefektifan ini dapat terjadi karena dengan penerapan system informasi ERP ini maka
struktur yang ada dalam perusahaan dapat terpantu dan saling terintegrasi satu sama lain. Secara
structural sumber daya ini dikelompokkan berdasarkan hirarki tertentu. Dengan menerapkan
system informasi ERP ini dapat dinikmati beberapa manfaatnya yaitu :
1. Dengan system yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih
efektif dan efisien
2. Dengan system informasi ini memungkinkan melakukan integrasi secara global.
Sehingga perbedaan perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat
diintegrasikan.

3. ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak system
computer yang terpisah.
4. ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi
melakukan manajemen pengelolaan operasi juga.
5. Supply chain management juga dapat dibantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan
dengan lancar.

Pada artikel tentang penerapan ERP di atas terdapat informasi bahwa dengan
menggunakan ERP, maka perusahaan dapat menangkap rincian dan atribut penting terkait blok
tanah yang dikelola. Sebenarnya tidak hanya itu saja manfaat penerapan ERP. Karena dengan
penerapan ERP ini, maka diharapkan dapat meningkatkan tulang punggung fungsionalitas yang
terdapat pada fungsionalitas maupun operasional. Karena dengan ERP ini maka manajemen
dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan perusahaan dengan cepat, akurat, mudah dan
on-line.

Sebagai pengelola agribisnis kelapa sawit yang menerapkan ERP ini, maka dapat
diperoleh manfaat dalam sisi fungsionalitas dan operasional. Secara lebih spesifik, manfaat yang
diperoleh yaitu adanya informasi yang tepat, cepat serta akurat dalam bidang keuangan,
manajemen bahan baku, penjualan, personalia, perawatan dan pemeliharaan serta pengontrolan
produksi.

Tujuan dari ERP yaitu melakukan pengintegrasian terhadap sumber daya yang digunakan
untuk menjalankan roda organisasi ini dapat terwujud karena didukung oleh adanya siklus SDLC
(System Development Life Cycle). Siklus ini akan memberikan panduan dan prosedur bagi semua
yang terlibat dalam system informasi ERP ini. Manfaat yang diperoleh dengan alur kerja ini
adalah adanya alokasi waktu yang terencana, mengurangi resiko kegagalan proyek, memastikan
bahwa semua kebutuhan tercakup dalam proyek, mengidentifikasikan masalah teknikal dan
manajerial yang mungkin muncul, mengukur kemajuan jalannya proyek dan mempermudah
pengaturan sumber daya serta anggaran.

Sebagai system yang ada ERP ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang ada.
Faktor ini perlu diperhatikan pengguna system ERP ini sehingga penggunanya dapat
mengentisipasinya dan melakukan persiapan untuk menangani kekurangan dengan system lain
atau tindakan yang lainnya. Adapun kekurangan dan kelebihannya adalah sebagai berikut :

Sistem yang digunakan untuk ERP dalam kasus di atas adalah Oracle JD Edwards
Grower Management. Secara lebih mendalam tentang system tersebut akan dijelaskan dari
penjelasan yang dikutip dari (ariyanto, 2008). JD Edwards sebagai penyedia Produk ERP, lebih
mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul
aplikasi software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan
modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor tersebut.
Sedangkan JD. Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan
berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Sehingga kita
dapat memilih sendiri database, sistem operasi dan hardware apa yang akan digunakan sehingga
solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin
mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD.
Edwards baik dari sisi waktu dan biaya.Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan
arsitektur yang terpusat namun dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan
fungsi penjelajah yang mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi
dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien.
Selain itu dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu
berjalan di hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Filosofi
platform terbuka dan karakteristik sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi keunggulan
dari produk ERP yang dikembangkan oleh JD. Edwards dalam memberikan solusi bagi
perusahaan-perusahaan yang masih berkembang.
System ERP ini tidak selamanya menghasilkan yang bermanfaat dalam setiap
penggunaanya. Karena sekitar 10 sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini mengalami
kegagalan. Untuk mengatasi ini maka diperlukan beberapa hal penting yang dilakukan supaya
penerapan ini bisa menghasilkan keberhasilan dalam penerapan ERP ini. Faktor faktornya
tersebut adalah
1. Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis
2. Komitmen dari seluruh jajaran manajemen
3. Manajemen proyek implementasi yang baik
4. Mampu mengatasi isu-isu teknik
5. Tim implementasi yang baik
6. Rekayasa ulang proses bisnis
7. Komitmen organisasi untuk berubah
8. Pendidikan dan pelatihan yang insentif

9. Data yang akurat

10. Sosialisasi dan komunikasi yang insentif
11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya
12. Mampu mengatasi isu multi-site
Dengan melakukan ke-12 hal tersebut serta memperhatikannya maka tingkat keberhasilan dari
ERP akan meningkat. Karena sebenarnya yang diperlukan supaya ERP ini berhasil adalah adanya
komitmen dari seluruh tim dari perusahaan tersebut dari awal proses sampai dengan akhir. Selain
itu juga diperlukan adanya pengetahuan serta pengalaman yang baik dan pemahaman yang
cukup.

Suatu system ERP dikatakan berhasil apabila :

1. Waktu dan biaya implementasi melebihi anggaran
2. Pre-implementasi tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan desain bisnis proses dan pengembangan.
4. Orang-orang tidak sanggup untuk menerima dan beroperasi dengan system baru.

Kegagalan dari implementasi system informasi ERP dapat dideteksi sebelum ERP itu sendiri
dinyatakan gagal, yaitu dengan adanya tanda-tanda kegagalan, seperti :
1. Kurangnya komitmen dari top management
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap dan buru-buru memutuskan)
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
5. Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari karyawan
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
7. Tidak cocoknya software dengan proses bisnis
8. Kurangnya training dan pembelajaran
9. Cacatnya project design dan management

10. Kurangnya komunikasi

11. Saran penghematan yang menyesatkan

Selain itu ERP ini juga memiliki kelebihan yaitu :

1. Akses informasi yang andal, DBMS konsistensu dan akurasi data yang diinput, report
yang ditingkatkan
2. Menghindari data dan operasi, modal-modal yang mengakses data yang sama dari
database yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang berkali kali.
3. Mempercepat waktu pemrosesan data, meminimimasi proses penarikan dan penampilan
data. Dengan sekali klik. Laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari-cari sumber
data dan memanipulasinya lagi
4. Kemudahan adaptasi, proses perubahan bisnis dapat diatasi dengan mudah
5. Meningkatkan skalabilitas, desain yang terstruktur dan modular
6. Kemudahan pemeliharaan, dukungan purnajual system yang berjangka panjang
7. Pengembangan global, modal customer relationship management dan Electronic Data
Interchange
8. e-commerce, membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.

ERP, sebagai sebuah system juga memiliki kelemahan. Adapun kelemahannya adalah sebagai
berikut :
1. Mahal, biaya bervariasi dari ribuan dollar sampai jutaan dollar. Biaya bisnis proses
reengineering akan sangat tinggi.
2. Kesesuaian modul, arsitektur dan komponen dari system yang dipilih harus sesuai dengan
proses bisnis, kultur dan sasaran strategis organisasi.
3. Ketergantungan pada satu vendor tertentu, memerlukan jangka panjang support dari
vendor tertentu yang mengimplementasikan ERP
4. Kompleksitas, system ERP biasanya memiliki terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks
untuk digunakan oleh end user.

(Ariyanto, 2008) menjelaskan bahwa untuk ERP yang digunakan untuk perkebunan
kelapa sawit ada aplikasi yang dinamakan Ademsawit merupakan aplikasi Adempiere yang di
localize dan di customize untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan Perkebunan Kelapa sawit.
Ademsawit selain menggunakan modul standard seperti purchasing, inventory sales dan
akuntansi , juga dirancang untuk dapat mengakomodasi kebutuhan ERP untuk perkebunan,
diantaranya adalah mengelola pembibitan, mengelola penanaman dan perawatan pohon kelapa
sawit serta mengelola panen. Semua proses ini akan langsung tercatat di laporan akuntansi
sehingga kita bisa dengan cepat mengetahui kondisi akuntansi perusahaan atau bahkan dalam
scope yang lebih kecil misalnya per kebun, per blok dan seterusnya.
ADemSawit yang merupakan aplikasi yang berbahasa Indonesia ini saat ini statusnya
masih dalam pengembangan, dimana keterangan tentang ademsawit dapat dilihat di website.
AdemNiaga adalah aplikasi Adempiere yang di customize dan localize untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan distribusi dan perdagangan di indonesia. Kelebihan aplikasi ini adalah
seluruhnya menggunakan bahasa indonesia, serta penambahan terhadap fungsi fungsi dan
laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan distribusi lokal.
Perkembangan ERP dalam perkebunan belum maksimal, seperti perkebunan kelapa sawit
dan karet, dan lain lain merupakan penghasil devisa nonmigas terbesar di tanah air. Tetapi sektor
ini belum digarap secara profesional. Hampir 80% industri perkebunan masih belum
memanfaatkan IT, khususnya aplikasi enterprise resource planning (ERP), untuk
mengintegrasikan proses bisnis mereka. Jika perusahaan-perusahaan perkebunan di indonesia
dapat menerapkan ERP, sehingga proses bisnis lebih efisien dan keuntungan bisa ditingkatkan
tentu saja usaha agro industri akan bisa lebih berkembang, hasil perkebunan indonesia dapat
lebih bersaing di dunia internasional serta dapat meningkatkan devisa negara.
Penerapan ERP untuk industri perkebunan sesungguhnya tidaklah jauh berbeda dengan
industri-industri yang lain. Sepertihalnya industri yang lain didalam industri perkebunan juga
menerapkan modul Material management, Requisition to Pay (Purchasing Management), Quote
to Cash (Sales management), dan Accounting.
Terdapat hal menarik dari perusahaan perkebunan di Indonesia yaitu mereka memiliki
jenis usaha yang cukup beragam, baik dikelola dibawah divisi tersendiri maupun sebagai anak
perusahaan, sebagai contoh: Sebuah perusahaan perkebunan Kelapa sawit di Riau memiliki
beberapa bidang usaha yang berbeda beda seperti: Pembibitan, Kebun Induk, Pabrik CPO,
Pengelolaan Pelabuhan, Perikanan, Peternakan, dan Rumah sakit/Klinik. Disamping itu mereka
umumnya juga memiliki usaha usaha binaan (milik petani) yang jumlahnya cukup banyak.
Sehingga ketika kita akan menerapkan ERP pada perusahaan perkebunan tersebut tentu
saja harus mampu meliputi seluruh aspek bidang usaha yang ada, dan inilah letak kesulitannya
karena untuk memenuhi hal tersebut akan membutuhkan banyak kustomisasi. Sebut saja untuk
Rumah sakit / klinik , dimana opensource ERP seperti Adempiere, Compiere atau Openbravo
belum sepenuhnya mensupport bidang industri tersebut (tanpa kustomisasi). Demikian halnya
juga untuk Pelabuhan dan Pabrik CPO (proses continuous, repetitive).

Sebaliknya apabila perusahaan tersebut adalah murni perkebunan, tidaklah terlalu sulit
untuk menerapkan Opensource ERP baik Compiere, Adempiere atau Openbravo pada
perusahaan tersebut. Namun sayangnya perusahaan yang murni perkebunan tersebut rata rata
skalanya masih perusahaan kecil dan menengah dimana masih dikelola secara tradisional
sehingga kebutuhan akan ERP belum menjadi prioritas. Beberapa tantangan lain dalam
penerapan ERP di perkebunan adalah Infrastruktur dimana kita tahu umumnya lokasi perkebunan
berada di remote area yaitu jauh dari kota sehingga ketersediaan jaringan LAN dan internet
hanya bisa dipenuhi dengan sistem wireless dan VSAT.
Sehingga dalam berbagai kesempatan untuk penggunaan ERP di perkebunan lebih
disarankan untuk menggunakan ERP berbasis web, hal ini bisa dipenuhi dengan menggunakan
Adempiere atau Openbravo, dan apabila perusahaan memiliki budget untuk membeli lisensi bisa
juga dipertimbangkan untuk menggunakan Compiere Profesional Edition. Sehingga kita bisa
meletakkan server di kantor pusat (misalnya di jakarta) dan dari lokasi perkebunan (misal di
sumatera, kalimantan) cukup menghubungkan komputer ke internet dan membuka aplikasi ERP
menggunakan internet browser. Dengan demikian biaya pemeliharaan dan perawatan server juga
dapat di minimalisir.
Disamping infrastruktur, SDM IT untuk perkebunan juga perlu dibina dan dikembangkan
dengan baik, terutama dalam menangani aplikasi ERP, hal ini mengingat dewasa ini perusahaan
perkebunan umumnya masih belum menggunakan aplikasi terintegrasi seperti ERP. Untuk hal
tersebut perlu adanya sosialisasi dan training aplikasi ERP terhadap karyawan perekebunan
sebelum proses implementasi dilakukan. Training implementasi ERP terhadap SDM ini mutlak
diperlukan karena salah satu faktor penunjang keberhasilan implementasi ERP adalah SDM yang
terlatih
Kebutuhan dalam membangun system informasi ERP
1. Perangkat keras; stand alone, client server (2-tiers) dan 3-tiers.
2. Perangkat lunak; system operasi, bahasa pemrograman dan system database.
3. Sumber Daya Manusia; business proses analyst, system analyst, programmer, tester,
system administrator, database administrator, hardware team, operational team,
maintenance team, help desk

Dengan perangkat lunak yang ada tersebut, maka terbayang bahwa tidak sedikit dumber daya
dan dana yang diperlukan untuk merintis ERP, implementasi dan perawatan yang dilakukan.
Pada tahun 2003 dilakukan survey terhadap implementasi ERP yang dilakukan oleh Tech
Republic. Hasil dari survey tersebut yaitu

1. Biaya yang digunakan untuk implementasi ERP.

Hampir 80 % suatu perusahaan mengeluarkan biaya hingga $ 5 juta, sementara 10 %

perusahaan mengeluarkan biaya sebesar $ 5 juta hingga $ 10 juta dan sisanya
mengeluarkan dana di atas $ 10 juta

2. Masalah setelah implementasi ERP

Hasil survey menunjukkan masalah utama setelah implementasi ERP adalah kemampuan
end-user di dalam mengadopsi system ERP sebagai system baru. Sebanyak 32 %
responden mengkawatirkan hal tersebut. Kekawatiran tersebut diikuti kekawatiran lain
yaitu perawatan system sebesar 29 %, 23 % tentang up-grade system pada masa yang
akan datang dan 15 % tentang implementasi yang melebihi anggaran.

3. Lama waktu ketahanan system ERP

44 % dari responden yakin bahwa system ERP tidak akan bertahan lebih dari 5 tahun.
Akan tetapi cukup banyak yang merasa optimis, 34 % menyatakan bahwa ERP akan
bertahan 5 hingga 10 tahun. Bahkan 21 % responden merasa yakin bahwa ERP akan terus
bertahan dalam jangka waktu yang lama.

Berikut ini adalah testimoni dari perusahaan agribisnis yang menerapkan ERP di
Indonesia selain dari di perkebunan kelapa sawit, yaitu penerapan ERP pada :

1. PT. Sinar Sosro (sumber : Lintas Arta.net) sumber : Aug 10th, 2004 | Oleh: Her
Suharyanto | Kategori: Advertorial, Tempo
Yang dikatakan oleh Kristanto bukanlah isapan jempol. Kami sungguh
merasakan berbagai bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan
ERP, kata Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal
dengan produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang
untuk mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada
dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan jaringan
komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada mulanya keduanya
adalah unit bisnis yang memang terpisah. IT kedua unit itu sudah dimerger sejak
sebelum
kedua
unit
usaha
tersebut
dimerger,
kata
Winanto.
Saat ini PT Sinar Sosro, sedang menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh
unit kerja perusahaan itu. Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang

besar dan lebih dari seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer
yang tersebar di sekitar 140 tempat yang berbeda, kata Winanto. Dalam waktu dekat,
menurut dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang
terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle.
Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum sepenuhnya
tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali manfaat dari
sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur. Dulu misalnya, perlu
waktu yang sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya
data produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena
seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. Di pabrik dilakukan data
entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat dilakukan
konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi, kata Winanto. Tetapi dengan sistem online
semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa mendapatkan data penjualan, data
produksi, sampai dengan stock barang per kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya
diperlukan satu kali proses input data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh
komputer.
Integrasi ini, menurut Winanto, telah mendongkrak efisiensi perusahaan secara
signifikan. Kesalahan manusia (human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa
diabaikan. Jumlah tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah
dialihkan untuk bidang kerja yang lain. Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless,
tetapi
pasti
sudah
less
paper
dalam
manajemen
perusahaan.
Karena penyebaran unit kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu
sistem jaringan yang sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan
layanan pihak ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut.
Untuk layanan tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa,
perusahaan yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi
data. Saat ini Sinar Sosro menggunakan layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan
sistem komputernya, tetapi perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk
menggunakan teknologi jaringan virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga
ditawarkan oleh Lintasarta. VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa
diandalkan, sehingga kami berencana untuk migrasi ke sana, kata Winanto.
Ketika ditanya mengenai kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa
pihaknya cukup puas. Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum
1999, dan bukannya memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas
jaringan, kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,
kataWinanto lagi.

PT Sinar Sosro sendiri hanyalah salah satu dari puluhan perusahaan sektor
manufaktur yang menggunakan layanan komunikasi data PT Lintasarta Aplikanusa.
Kendati sudah banyak perusahaan sektor manufaktur yang mendapat layanan jasa
Lintasarta, manajemen perusahaan itu mengakui bahwa selama ini banyak anggota
masyarakat yang mengira bahwa Lintasarta hanya melayani sektor keuangan dan sektor
perbankan. Kami memang memulai bisnis komunikasi data untuk melayani sektor
perbankan. Tetapi kini bukan hanya sektor perbankan yang membutuhkan layanan kami.
Permintaan layanan komunikasi data dari sektor manufaktur termasuk yang cukup
tinggi, kata Widhy N. Soeranto, general manager penjualan Lintasarta.

2. PT. Bentoel Prima (sumber : swa.co.id)

Sumber : Thursday, January 7th, 2010
oleh : A. Mohammad BS
Bentoel: Dengan Be-One Integrasikan Sistem dari Ujung ke Ujung
Bisnis rokok di Tanah Air diprediksi banyak orang tengah menuju sunset.
Terutama karena adanya imbauan untuk mengurangi konsumsinya terkait dengan masalah
kesehatan dan makin terbatasnya aktivitas berpromosi. Namun, bukan berarti pemainnya
harus berhenti berinovasi. Dengan bantuan teknologi informasi, PT Bentoel Prima
menunjukkan bahwa keterbatasan bukan halangan untuk terus maju.
Untuk menjalankan agenda inovasinya yang berbasis TI itu, perusahaan rokok
yang baru saja dibeli BAT dari Peter Sondakh ini telah memiliki direktorat TI. Karena
berperan sebagai integrated agent dalam hal TI dan business process, direktorat ini
disebut Direktorat Information System dan Business Process (ISBP). Kami
mempunyai business process dan pengelolaan TI dalam satu wadah tersendiri, sebagai
salah satu inisiatif dari digital business design, di mana Bentoel ingin menjadi perusahaan
yang efektif dan efisien, ungkap K. S. Paul Ong, Chief Information Officer Bentoel.
Menurut Ong, sejak dibentuk pada 2003, divisinya ditugasi untuk mendukung
tujuan bisnis Bentoel. Salah satu proyek besar yang dikerjakan ISBP adalah
pengembangan B1 (Be-One) Enterprise System. Ong menjelaskan, pengembangan BeOne ini mengacu pada standar Telecommunicatiom Industry Association 942 yang
diimplementasikan di sentra data di Malang; IT service management berdasarkan
framework IT Infrastructure Library; dan information security management system yang
sudah mendapat standar ISO/IEC 27001.
Sistem Be-One ini diimplementasikan pada 2004. Sistem ini berpusat pada
aplikasi enterprise resource planning (ERP) dari SAP. Di dalam ERP yang sistemnya
diimplementasi Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama. Antara lain, material
management, sales and distribution, production planning, fund management, controlling

dan financial accounting. Dengan sistem ini, semua data bisa seragam. Jadi, angka
yang diakui company hanya satu, yakni yang ada di ERP. Di luar itu, tidak dipercaya,
ujar Ong.
Dijelaskan Ong, secara sederhana Be-One merupakan sebuah sistem yang terintegrasi
dari hulu sampai hilir, dari transaksi sampai pelaporan untuk manajemen. Dengan
demikian, setiap data transaksi dimasukkan ke sistem Be-One sekali saja di tempat yang
sedekat mungkin dengan terjadinya transaksi. Contohnya, data penjualan oleh tenaga
penjualan dimasukkan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan penjualan. Pada akhir
hari, seluruh transaksi diunggah (upload) secara otomatis ke sistem di Area Sales &
Marketing Office (ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke
sistem di Kantor Pusat, dan semua data yang terkena dampak transaksi penjualan itu pun
akan ter-update.
Ong melanjutkan, pihaknya berhasil menghubungkan semua sistemnya ke sistem ERP
yang berfungsi sebagai back-end system. Dengan begitu, semua sistem terkoneksi secara
otomatis secara end to end. Sistem yang terhubung dengan Be-One Enterprise System
cukup banyak, mulai dari Be-One Portal, Be-One ASMO & Mobile (sales administration
& management system serta sales force automation & mobile management), Be-One Deal
(pembayaran), Be-One Synergy (SAP-HRMS), Be-One Poli (Kitech Hospital System),
Be-One Intelligence (business intelligence), Be-One Business Planning & Simulation,
serta Be-One War Map & War Room. Semua terintegrasi atau ter-interface dengan
ERP sebagai satu kesatuan sistem, ujarnya.
Salah satu aplikasi penting yang sukses diimplementasi pada 2005 adalah sistem
administrasi penjualan dan mobile management, yang diterapkan untuk 1.200 PDA di
seluruh Indonesia. Dalam waktu dekat, jumlah PDA-nya akan ditambah menjadi 1.600
unit. PDA ini dipakai oleh para tenaga penjualan sampai manajer penjualan. Nanti dari
situ juga akan diimplementasikan beberapa aplikasi seperti portal, business intelligence
dan sistem war map. Jadi, sistem inilah yang memberi kami kemampuan analitis,
kata Ong bangga.
Selain sistem yang terhubung langsung tadi, ada tiga sistem yang tidak terkoneksi dengan
back-end system (ERP), karena memang tak ada hubungannya, yakni IP Telephony,
Document Management System, serta E-mail & Internet. Kendati begitu, ketiga sistem
tersebut memakai jaringan yang sama. Saat ini, sistem jaringan di Bentoel terhubung
dengan jaringan MPLS (multiprotocol label switching) di kantor pusat melalui tiga
vendornya: Telkom, XL dan Icon +. Jaringan ini berfungsi menghubungkan 8 pabrik di
seputar Malang dan 37 ASMO yang dimiliki Bentoel.
Bagaimana dampaknya terhadap bisnis? Menurut Ong, dengan adanya sistem yang
terintegrasi, produktivitas bisnis Bentoel bisa meningkat. Juga, memberikan kecepatan
proses data, dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Misalnya, data penjualan dari kirakira 1.000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan pada
hari yang sama. Manajemen Bentoel pun dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasil

dari aksi-aksi yang dilakukan, untuk selanjutnya bisa melakukan langkah penyesuaian
yang dibutuhkan. Selain itu? Tidak ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unitunit dalam perusahaan. Semua melihat data yang sama dan bergerak berdasarkan data
yang sama. Dengan sendirinya pengambilan keputusan menjadi tajam dan cepat, ujar
Ong.
Lebih jauh, lanjut Ong, pengembangan sistem Be-One memberi sejumlah benefit. Antara
lain, dari segi penjualan dan pemasaran, yang paling utama adalah instant feedback,
business intelligence dan operational excellence. Data penjualan bisa diterima pada hari
yang sama, mulai dari sales supervisor hingga direksi bisa menerima dalam waktu
bersamaan. Dengan demikian, mereka bisa mengetahui efektivitas sales performancenya. Misalnya, ada satu kesulitan penetrasi di suatu daerah, maka dari supervisor sampai
BOD tahu, dan bisa segera diambil tindakan. Begitu pula, informasi mengenai kompetitor
yang ada di lapangan bisa langsung ter-update. Dalam hal operational excellence
effectiveness, kami perkirakan 1,5 jam waktu salesman bisa dipangkas, karena
menghapus semua administrasi berkat penggunaan aplikasi mobile lewat PDA, ucap
Ong.
Dari segi produktivitas, Ong mengklaim, pihaknya berhasil meningkatkan hingga 15%.
Demikian pula dari segi penjualan. Sayangnya, Ong enggan berbagi informasi soal
peningkatan ini. Stock level juga terkontrol, mulai dari pabrik sampai penjualan.
Demikian pula dari segi keuangan, tambahnya.
Sementara itu, dengan adanya aplikasi business intelligence, orang pemasaran bisa tahu
produk, profil dan value seperti apa yang laku di suatu pasar. Salah satu kesuksesan
adalah peluncuran produk rokok baru Ong enggan menyebutkan nama produknya
yang belakangan sebenarnya mulai dipromosikan pada pertengahan 2009. Padahal,
ketika itu sistem baru rampung. Hebatnya, produk baru itu menorehkan sejarah terbaik
sepanjang perjalanan Grup Bentoel. Dalam waktu 18 minggu, produk ini mampu
terjual dua kali lipat dari produk yang di-launch sebelumnya, katanya bangga. Sudah
begitu, waktu yang dibutuhkan untuk produk baru ini meroket jauh lebih singkat. Ini
terjadi karena positioning maupun segmentasi produk ini sangat pas, berdasarkan
informasi yang dikumpulkan sistem Business Intelligence dari pasar.
Sistem Be-One, disebutkan Ong, juga bisa meningkatkan produktivitas di area supply
chain, manufacturing dan pengadaan. Semua proses yang sebelumnya dilakukan
manual sudah ditinggalkan, katanya dengan nada bangga.
Yang lebih penting, revenue Bentoel mengalami kenaikan signifikan. Tahun 2005
revenue Bentoel hanya Rp 2 triliun, lalu meningkat hingga Rp 6,9 triliun di tahun 2008.
Tak hanya itu, dari segi volume juga mengalami lonjakan, dari sebelumnya 6,6 miliar
batang pada 2005 menjadi menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share
kami juga meningkat dua kali lipat, tambahnya.
Kepiawaian Bentoel memanfaatkan TI diacungi jempol oleh Richard Kartawijaya. Juri
Best e-Corp yang sehari-hari merupakan Direktur Utama PT Informatika Solusi Bisnis ini

menilai, meski perusahaan lokal, Bentoel memiliki sistem TI yang bagus. Bentoel juga
menggunakan beberapa software dan hardware yang sangat kuat dari vendor terkemuka.
Ini membuat Bentoel semakin kuat, kata mantan Presdir Microsoft Indonesia itu.
Richard juga memuji Bentoel mampu mempertahankan sistem TI-nya meski kepemilikan
sudah berpindah ke asing. Bahkan, kata Pak Paul Ong, orang BAT terkagum-kagum
dengan TI Bentoel, katanya. Dalam presentasinya, Ong memang menceritakan, ada
beberapa perwakilan BAT di negara lain yang mengatakan, saking majunya sistem TI
Bentoel, salah satu jagoan industri rokok Indonesia ini harus mundur dulu
beberapa langkah agar mereka bisa berjalan seiring.
Namun, Richard mengkritisi karakter bisnis Bentoel yang masih sangat patronistis.
Semua tergantung pada satu-dua orang. Ini sangat berbeda dari perusahaan multinasional,
yang sudah menggunakan sistem matriks, di mana satu orang bisa bertanggung jawab
kepada satu sampai tiga orang atau lebih. Kalau Bentoel bisa berkembang seperti itu,
akan sangat bagus sekali, katanya.
Mohammad B.S. & Sigit A. Nugroho
3. PT. Astra Agro Lestari Tbk
Mengelola Kebun Sawit Gaya Mutakhir
Thursday, January 21st, 2010
oleh : A. Mohammad BS

Untuk mengelola secara efektif kebun sawit dengan luas ratusan ribu hektare seperti
dijalankan PT Astra Agro Lestari tak cukup hanya memperhatikan masalah sarana
produksi ataupun mekanisasi. Manajemen data secara modern pun menjadi syarat penting
keberhasilan.
Mengelola dan mengontrol bisnis kebun sawit yang luasnya mencapai ratusan ribu ha
bukan soal mudah. Apalagi site kebunnya terpencar-pencar. Untuk mengawasi secara
fisik saja, sudah terbayang repotnya.
Begitu pula kaitannya dengan pengelolaan dan pengawasan data/informasinya. Dalam
banyak kasus, tak jarang koordinasi dan pelaporan data ke kantor pusat terlambat.
Contohnya, dokumen yang dikirim dari site berupa hard copy baru bisa sampai ke kantor
pusat sebulan kemudian. Dengan begitu, pengambilan keputusan yang dilakukan bisa
dibilang action terhadap kondisi yang sudah lama terjadi.
Persoalan semacam itu pernah dialami PT Astra Agro Lestari Tbk. (AAL) beberapa tahun
lalu, ketika mekanisme kerja di perusahaan agribisnis Grup Astra ini masih banyak

dilakukan secara manual. Komunikasi antar-site dan juga ke head office merupakan
aktivitas yang tidak dapat dihindarkan lagi, baik dengan pengiriman dokumen hard copy
maupun komunikasi via elektronik (e-mail), ujar Dedi Kurniadi, Kepala Divisi TI
AAL. Kadang-kadang terjadi misalignment antara kebijakan manajemen dengan
pelaku operasional. Kebijakan itu juga terkadang tidak sampai ke front liner, ia
menambahkan.
Sebagai perusahaan agribisnis besar, jangkauan wilayah kerja AAL cukup luas, dari ujung
barat Sumatera (Aceh) sampai ujung timur Sulawesi (Morowali). Perusahaan ini
memiliki 43 site. Perkebunan kelapa sawit AAL terbagi atas beberapa wilayah, yaitu
Andalas 1 (A1) meliputi tiga site dengan luas 12,6 ribu ha; Andalas 2 (A2) mencakup 10
site seluas 61 ribu ha; Andalas 3 (A3) terdiri dari tiga site seluas 33 ribu ha; Borneo 1-3
lebih dari 100 ribu ha; dan Sulawesi seluas 185 ribu ha. Ke depan, AAL menargetkan bisa
memiliki luas kebun hingga 500 ribu ha. Dengan kebun luas yang tersebar seperti itu
jelas menghadirkan tantangan tersendiri.
Ada lagi kekhasan bisnis AAL, yakni yang dikelolanya tanaman sawit
merupakan makhluk hidup yang memiliki masa produktivitas tertentu, dan tidak dapat
dipaksakan seperti halnya memproduksi barang manufaktur/otomotif. Pengelolaan
makhluk hidup lebih kompleks dan rumit. Tergantung pada karakteristiknya: usia,
topologi tanah, nutrisi, dan sebagainya, Dedi menjelaskan.
Melihat situasi dan permasalahan seperti itu, menurut Dedi, pemanfaatan dan
implementasi teknologi informasi (TI) yang dipilih mestilah solusi yang cocok, sehingga
bisa membantu perusahaan meningkatkan performa, yang berujung pada peningkatan
revenue dan net profit. Nah, untuk dapat meningkatkan performa, dengan kondisi areal
AAL yang tersebar di beberapa tempat, diperlukan alur informasi yang cepat, tepat dan
tertib dari kantor afdeling ke kantor besar, dan dari site ke kantor pusat. Tersajinya
informasi secara cepat, tepat, tertib dan akurat, dapat membantu manajemen dalam proses
pengambilan keputusan untuk terwujudnya continuous improvement, kata Dedi
menegaskan.
Perlu dijelaskan, istilah site mengacu pada sebuah lokasi yang menandai legalitas
perusahaan yang dikepalai oleh seorang kepala cabang. Satu site biasanya terdiri dari 1520 afdeling. Satu afdeling terdiri dari 20-25 blok, yang dikomandoi oleh dua-tiga mandor.
Satu mandor mengawasi 15-20 orang pemanen sawit.
Bertolak dari pentingnya kehadiran TI yang memadai walaupun agak terlambat jika
melihat sejarah perusahaan itu yang berdiri sejak 1983 AAL pun mulai
memodernisasi sistem TI secara total pada 2005. Implementasi teknologi canggih di
industri perkebunan yang dilakukan AAL berfokus pada pengembangan tiga sistem
aplikasi. Pertama, Enterprise Resource Planning (ERP), yang menggunakan solusi
khusus perkebunan dari sebuah vendor asal Eropa. Investasinya mencapai US$ 2 juta,
dengan modul mencakup Finance, Distribution dan Human Resouce Management
(HRIS).

Menurut Dedi, sebelumnya masing-masing sistem aplikasi (modul) berdiri sendiri, dan
disesuaikan dengan unit bisnisnya, misalnya HR, Accounting, Tax, dan sebagainya.
Ketika itu, masing-masing sistem aplikasi dari site dikonsolidasikan ke kantor pusat
menggunakan jalur File Transfer Protocol (FTP). Agar masing-masing bagian lebih
mudah melakukan rekonsiliasi, maka diimplementasikanlah sistem ERP yang terintegrasi
dan tersentral di kantor pusat. Dengan begitu, konsolidasi data tidak diperlukan lagi,
karena setiap site melakukan transaksi yang langsung terkoneksi ke kantor pusat secara
real time.
Singkatnya, dengan sistem ERP ini, tracking transaksi di site dapat diperoleh pada hari
dan jam yang sama. Contohnya, ketika ada pengiriman armada CPO ke dermaga dari
sebuah site, saat itu pula di kantor pusat sudah dapat diketahui jumlah (tonase) CPO yang
dikirim, berikut data jam pengiriman, sesuai dengan nomor SJ/DO pengiriman.
Ketika armada tiba di dermaga pun sudah langsung dapat diketahui pada saat itu,
papar Dedi yang membawahkan 24 staf TI.
Aplikasi penting kedua adalah Plantation Management System (PMS). Aplikasi yang
dikembangkan sendiri ini dibutuhkan untuk seluruh proses di site. Total investasi buat
PMS ini sekitar Rp 1,6 miliar. Seperti diketahui, pada umumnya kualitas CPO
menyangkut rendemen dan free fatty acid (FFA). Guna mendapatkan CPO yang
berkualitas diperlukan kontrol (grading) tandan buah segar (TBS) yang akan diolah.
Kualitas TBS dapat dijaga pada saat panen. Nah, dengan sistem PMS, kualitas TBS
dicatat secara harian, sehingga mandor dan asisten dapat mengetahui kualitas TBS secara
harian. Jika ada kualitas yang tidak sesuai dengan standar, informasi dari PMS dapat
dijadikan umpan balik untuk perbaikan di hari selanjutnya. Karena itu pula, setiap hari
mandor/asisten dapat memacu produktivitas karyawan. Performa setiap karyawan akan
terpampang di semacam fitur majalah dinding (dengan adanya modul
Performance-Driven Management System). Dengan terpampangnya performa harian,
setiap karyawan dapat terpacu dengan sendirinya. Tentunya, menjadi sebuah kebanggaan
ketika prestasi bagus kami terpampang, ujar Dedi.
Aplikasi penting ketiga adalah Geographical Information & Management System
(GIMS), yang juga dikembangkan sendiri oleh tim TI AAL. GIMS ini merupakan
dashboard dalam pengelolaan site. Informasi yang disajikan merupakan hasil pengolahan
data yang dikirim dari site ke kantor pusat setiap hari. Informasi disajikan sampai level
blok, sehingga para manajer site dapat mudah memonitor blok yang menjadi wilayahnya.
GIMS ini masih terus dikembangkan ke arah lini-lini lain untuk dapat membantu
kalangan manajemen yang berkepentingan, Dedi menerangkan.
Begitulah, ketiga sistem aplikasi penting tadi menjadi pilar bagi berjalannya alur kerja di
perkebunan kelapa sawit ini. Gambarannya bisa dicontohkan sebagai berikut. Misalnya,
satu afdeling melakukan panen, per 11 Desember oleh 15 pemanen. Seorang pemanen
rata-rata mendapat 1,3 ton. Hasil panen itu dicatat di kertas oleh mandor, lalu direkap di
kantor afdeling. Selanjutnya diberikan ke kantor besar untuk di-input di aplikasi PMS.
Dari PMS setiap hari data seperti itu dikirim via satelit. Data itu kemudian masuk ke

aplikasi GIMS, yang selanjutnya bisa diakses oleh direktur area, dewan direksi (BoD),
dan manajemen site.
Tentunya, untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut pihak AAL telah membangun
infrastrukturnya. Antara lain, server yang ditujukan untuk mempermudah aliran
informasi. Jika sebelumnya lalu lintas data dari satu site ke kantor pusat dikirim melalui
pos berbentuk hard copy, sekarang sudah ada teknologi elektronik pendukungnya,
dengan infrastruktrur satelit/VSAT. Begitu pula ada infrastruktur server untuk aplikasi
back office (ERP).
Infrastruktur lainnya, yakni jaringan Local Area Network (LAN) dan Wi-Fi. Jaringan
LAN dipasang di kantor pusat dan seluruh site. Juga, ada jaringan Wide Area Network
yang menghubungkan site dengan kantor pusat, dan Internet. Tak heran, transaksi
berbasis ERP dapat dilakukan secara real time dan tersentralisasi. Adapun Wi-Fi
merupakan nilai tambah, yang berfungsi agar kantor pusat lebih mudah mengakses
aplikasi e-mail Lotus Notes, FTP, dan dan server data dari lantai dasar sampai lantai lima,
hingga sekeliling perkantoran.
AAL pun tak lupa dengan langkah antisipasi. Saat ini kami sedang menyusun
skenario Disaster Recovery Plan dan konfigurasi Disaster Recovery Centre sebagai
antisipasi agar bisnis dapat tetap berlangsung jika terjadi bencana. Paling tidak, data
transaksi masih dapat terselamatkan, Dedi mengungkapkan.
Di luar itu, guna meningkatkan pelayanan kepada user dan unit bisnis, AAL telah pula
membentuk IT Service Desk yang membantu karyawan jika ada masalah terkait dengan
TI. Selain itu, program pelatihan rutin diberikan kepada karyawan untuk mendukung
pekerjaan mereka.
Dalam praktik di AAL, satu site biasanya dilengkapi satu server PMS dan empat PC
untuk kebutuhan entri. Sementara itu, di kantor pusat disediakan satu server PMS, dua
server ERP, 20 unit terminal server lainnya, dan 20 terminal klien.
Bagaimana dampak bisnis dari segenap inisiatif di bidang TI ini? Diklaim Dedi, dalam
beberapa tahun terakhir AAL memperlihatkan pertumbuhan kinerja yang signifikan.
Misalnya, produksi fresh fruit bunch selama 15 tahun terakhir (sejak 1992) mengalami
kenaikan hampir 15 kali lipat. Bila tahun 1992 jumlah produksinya 256 ribu ton,
meningkat jadi 921 ribu ton pada 2007, dan melonjak jadi 3.938 ribu ton pada 2008.
Sementara itu, produksi CPO naik hampir 19 kali lipat. Tahun 1992 produksinya hanya
49 ribu ton, meningkat drastis jadi 921 ribu ton pada 2007 dan 982 ribu ton tahun
berikutnya.
Adapun revenue dalam 15 tahun terakhir mengalami kenaikan hampir 124 kali lipat. Jika
pada 1992, revenue AAL hanya Rp 48 miliar, meningkat drastis menjadi Rp 5,96 triliun
pada 2007, dan menjadi Rp 8,16 triliun pada 2008. Di samping itu, net profit yang pada
2007 sebesar Rp 1,97 triliun menjadi Rp 2,6 triliun pada 2008.

Tak hanya itu. Revolusi sistem TI yang dilakukan manajemen AAL juga dirasakan
manfaatnya oleh kalangan internal. Hal itu diakui Dony Yoga, Kepala Operasional Site
Area Andalas 2 AAL. Menurut Dony, sebelumnya data operasional masih terkotak-kotak
di bagian masing-masing, sehingga belum menjadi sebuah informasi yang holistik. Tentu
saja, hal itu menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena informasinya
masih berupa pulau-pulau (island). Sekarang sudah sangat berubah, baik dalam hal data
maupun informasi. Juga, sistem komunikasi antara personel site dan head office jauh
lebih baik, kata Dony.
Yang terpenting, menurut Dony, dengan adanya analisis data operasional yang lengkap ia
dapat melakukan positioning kinerja, karena bisa melihat performa perkebunan dalam
satu grup AAL. Dengan begitu, ia punya pegangan untuk selalu meningkatkan performa
menjadi yang terbaik. Saya berharap, ke depan, sistem TI yang terintegrasi harus
dibuat lebih presisi dan lebih detail lagi dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan
oleh bagian operasional, katanya berharap.
Saldin Rusmajadin dari Divisi Internal Auditor AAL juga merasakan manfaat dari
perombakan sistem TI di perusahaannya. Terutama membantu proses auditing di AAL,
serta proses tracking data yang lebih cepat, akurat dan transparan. Ke depan, yang
perlu lebih diperbaiki adalah meningkatkan kemampuan hardware dan software sesuai
dengan kebutuhan. Misalnya, meningkatkan bandwidth sesuai dengan peningkatan
transaksi, Saldin menyarankan.

Saran untuk penerapan ERP pada perusahaan agribisnis

Untuk melakukan penerapan ini perlu dilakukan proses uji kelayakan dari penerapan proyek ERP
ini. Karena di atas sudah dibahas bahwa untuk menerapkan system ERP ini diperlukan dana yang
tidak sedikit. Tujuan dari penerapan ERP dan dilakukan uji kelayakan terlebih dahulu adalah
sebagai berikut :
Ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan yaitu :
1. Aspek kelayakan ekonomi.
2. Aspek kelayakan teknis / system
3. Aspek kelayakan organisasi / sumber daya manusia
4. Aspek kelayakan jadwal proyek

Kelayakan financial diukur dengan rasio-rasio seperti : IRR, Cost ratio, payback period,
estimated project cost. Dua rasio yang pertama digunakan untuk menentukan apakah
implementasi ERP akan membawa keuntungan bagi perusahaan. Sedangkan payback period

digunkan untuk mengukur secara cepat tingkat pengembalian terhadap investasi dapat terjadi.
Kemudian rasio estimated project cost digunakan untuk menentukan apakah perusahaan
memiliki anggaran yang cukup untuk menunjang pengadaan ERP, ditinjau dari arus kas (cash
flow).

Kelayakan teknis berkaitan dengan kondisi system informasi yang terdapat pada perusahaan
saat ini. Secara teknis, dapat dibuat dari sisi : legal system, migrasi data, arsitektur basis data,
infrastruktur system informasi (hardware / netware).
Secara kelayakan organisasi, beberapa factor yang perlu diperhatikan adalah proses bisnis
inti, kesiapan organisasi sadar informasi sudah terbangun atau belum, struktur organisasi,
kesiapan SDM (menjadi pemakai dari program tersebut). Keluaran yang diharapkan dari
aspek kelayakan organisasi yaitu lingkup fungsional yang potensial untuk dilibatkan dalam
proyek, pertimbangannya adalah adanya potensi peningkatan produktifitas, analisa
oraganisasi yang akan memberikan kemungkinan perubahan struktur organisasi dan proses
bisnis, headcount analysis, diukur dalam satuan Full time Equivalent (FTE), memperlihatkan
kemungkinan mengurangi jumlah karyawan seiring diterapkannya system ERP.
Kelayakan jadwal proyek terkait dengan proyek lain dalam perusahaan. Implementasi
ERP juga menuntut energy dan konsentrasi yang tidak sedikit dari perusahaan, dari top-level
management hingga process owner. Untuk itu, sebaiknya dicarikan waktu yang tepat
sehingga perhatian perusahaan dapat tercurah sepenuhnya pada proyek implementasi ERP.
Dari aspek kelayakan jadwal proyek ini diharapkan adanya rencana milestone proyek.
Untuk rasio kelayakan finansial maka perlu diketahui dua parameter utama yaitu benefit dan
cost. Terdapat keuntungan utama yang dapat diperoleh dari implementasi ERP yang pertama
yaitu proses improvement, dengan implemantasi ERP maka diharapkan dapat meningkatkan
produktivitas karyawan. Ada dua elemen yang diperhitungkan yaitu produktivitas karyawan
dengan legacy system dan produktivitas karyawan dengan ERP system. Produktivitas diukur
per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key Performance
Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi yang ada dalam organisasi.
Yang kedua adalah risk reduction, implementasi ERP juga akan mengurangi resiko terjadinya
kegagalan perusahaan, misalnya dalam hal kesalahan pelaporan keuangan, pemenuhan
tenggat waktu konsumen, kesalahan strategi harga jual produk, kesalahan pengiriman produk.
Kegagalan perusahaan seperti yang telah dicontohkan di atas berakar pada tidak adanya
integrasi system dan hal ini akan hilang oleh penerapan ERP. Jika ini benar-benar
diperhatikan maka dapat mengarah kepada penurunan resiko yang diakibatkan karena
kegagalan ini. Yang ketiga adalah pengurangan staff. Dari penghitungan kelayakan organisasi
maka akan menghasilkan headcount analysis. Headcount analysis akan menghitung berpa

banyak karyawan dapat dikurangi dengan implementasi ERP. Hal ini akan menimbulkan
penghematan dari biaya operasional perusahaan.
Setelah tentang manfaat yang akan diperoleh kemudian parameter yang lainnya adalah
tentang biaya. Pengeluaran yang berhubungan dengan penerapan ERP adalah software, studi
kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu vendor
tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu disediakan
perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software akan
tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan.
Yang kedua tentang hardware, implementasi ERP akan menuntut peremajaan hardware
yang ada di clent maupun server. Selain itu juga diperlukan pengadaan jaringan dan
kelengkapan keamanan. Yang ketiga adalah tentang biaya konsultan yang akan sangat
tergantung pada vendor ERP yang dipilih. Biaya konsultan akan selalu muncul dari awal
masa proyek hingga biaya pemeliharaan. Yang keempat adalah biaya manajemen proyek,
karena dalam menjalankan sebuah proyek akan muncul biaya project team, sosialisasi, user
training dan contingency. Yang terakhir adalah operating cost yang dimaksud disini adalah
biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya
adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya sewa jaringan.

Selain itu untuk memulai sebuah penerapan sebuah system dalam sebuah organisasai
diperlukan adanya pengamatan dari sisi :
1. Finansial
2. Customer
3. Proses internal binsis
4. Pengembangan dan pembelajaran organisasi
Dari sisi pembelajaran organisasi dapat diketahui seberapa banyak manfaat yang
diperoleh jika peruahaan itu akan menggunakan sistem tersebut. Karena bisa saja sistem
tersebut baik dan bagus untuk organisasi lain, tetapi belum tentu berguna atau berjalan
dengan baik jika diterapkan di perusahaan. Selain itu juga perlu dilihat kesiapan dari sisi
pelatihan yang harus diberikan kepada sumber daya manusia. Karena jika sumber daya
manusianya tidak siap, maka sebagus apapun sistem yang diimplementasikan maka sistem
tersebut bisa saja tidak jalan.
Selain itu juga dilihat dari internal bisnis proses dari organisasi yang kan menggunakan
sistem tersebut. Sehingga dengan internal bisnis proses yang sudah dipahami dengan baik,

maka kita akan bisa membangun sebuah system yang akan sesuai dengan yang kita inginkan.
Karena kebanyakan dari sistem yang ada bisa mengalami kustomisasi. karena begitu
perusahaan yang akan membangun sistem dan kemudian menghadirkan sistem tersebut,
belum tentu sistem tersebut langsung bisa digunakan tanpa ada penyesuainan terhadap apa
yang dibutuhkan dalam organisasi tersebut. Setelah system terebut disesuaikan dengan
kebutuhan maka barulah system tersebut bisa digunakan di organisasi tersebut.
Dengan adanya sistem ini maka diharapkan dapat lebih bermanfaat untuk meningkatkan
kepuasan konsumen. Karena segala yang berhubungan dengan konsumen akan bisa terlihat
dan diawasi dari sini. Sehingga dengan adanya data yang terkumpul terutama data yang
berhubungan dengan konsumen ini maka bisa dilakukan evaluasi yang dapat bermanfaat
untuk mengembangkan pelayanan terhadap konsumen serta melakukan pula inovasi yang
dutujukan untuk konsumen.
Kemudian seluruh aktivitas dari agribisnis pastilah menuju ke keuntungan perusahaan.
Dengan tujuan inilah maka perlu dilakukan pengamatan dari sisi pembelanjaran dan
pengembangan organisasi, internal bisnis proses dan customer. Sehingga semua sistem dapat
terintregrasi dan mempermudah jalan dalam menghasilkan keuntungan bagi sebuah
organisasi tersebut. Selain itu setiap report keuangan dapat terpantau dengan baik dan real
time dapat pula dilakukan kegiatan preventif terhadap hal hal yang berhubungan dengan
keuangan sehingga dapat segera dihasilkan keputusan yang cepat serta akurat.

Daftar Pustaka

Cox, Alan. 1996. Redefining Corporate Soul : Linking Purpose & People. Irwin Professional
Publishing. Amerika

http://blog.uad.ac.id/ariyanto2008/2011/03/24/tugas-erp-ii

http://www.erpweaver.com

http://lulu.staff.gunadarma.ac.id diakses 9 juli 2011 10: 33 PM WIB

Juwono, Wiwiek. http://www.tabloidpcplus.com. dipublikasikan pada 06 Mei, 2011.

Lintas arta. ERP Untuk Industri Kelapa Sawit. edisi 10, 2007