CONTOH

SOP Penerimaan Tamu di Petugas Pos Penjagaan

YAYASAN
ISLAM ALHUDA
BOGOR
INDONESIA

STANDARD OPERATING

1/2

PROCEDURE

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU

PETUGAS POS PENJAGAAN

1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan
sambutan Petugas Pos Penjagaan kepada para tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam Al-Huda selalu sopan dan ramah, sesuai
ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian
sesuai shif kerjanya.
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan
penyambutan dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan
Islam Al-Huda
3.0 DEFINISI
Tidak ada.
4.0 RINCIAN LANGKAH
4.1 Salam Pembuka:
4.1.1 Tangan posisi hormat ( selanjutnya disebut
Salam Hormat ).
4.1.2 Ucapkan: Assalamualaykum, Selamat datang
Bapak / Ibu
(Nada suara lemah lembut, junjung tinggi sopan santun, dan selalu tersenyum).

DISIAPKAN
Tgl : .. /../
Oleh:

PT.ADMIRAL
JAKARTA
INDONESIA

I S A H K A N

MANAJER
PRODUKSI

KOORDINATO
R

KETUA HARIAN

STANDARD

OPERATING

PROCEDURE

KETUA UMUM

4.2 Maaf, berkenan bertemu siapa ? atau Maaf, ada yang

bisa dibantu?

2/2

4.3 Maaf, apakah sudah ada janji?

4.4 Jika sudah ada janji, dipersilahkan duduk di ruang tamu untuk dipanggilkan yang berkepentingan, serta dimohon mengisi Buku Tamu. Jika belum ada janji, lalu disampaikan mohon maaf untuk kepentingan apa?; lalu dikomunikasikan ke
kantor.
4.5 Jika diperlukan penjelasan tentang produk yang dihasilkan
oleh perusahaan, dimohon duduk, dan dipanggilkan petugas
Humas ataupun Staf Pemasaran. Selanjutnya diteruskan dengan SOP Sistem Pemasaran, yaitu : Prosedur Pelayanan
Pelanggan, dan dilayani oleh staf Departemen Pemasaran.
4.6 Setelah selesai, petugas pemasaran mengantar tamu hingga
pos penjagaan, dan sampaikan salam penutup:
4.6.1 Salam Raja
4.6.2 Ucapkan: Selamat pagi / siang / sore, senang sekali
atas kunjungan Bapak / Ibu.
4.7 Petugas pos penjagaan mengantarkan ke pintu gerbang atau
ke mobil, kemudian menyampaikan salam penutup :
4.7.1 S a l a m R a j a
4.7.2 Ucapkan: Selamat pagi / siang / sore, terima kasih atas
kunjungan Bapak / Ibu
DISIAPKAN
Tgl : .. /../
Oleh:

I S A H K A N
MANAJER
MANAJER QC D I R E K T U R
PEMASARAN

MANAJER
PRODUKSI

DRAFT

PROSEDUR PENERIMAAN TAMU PETUGAS POS PENJAGAAN

& RESEPSIONIS
A. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan dan sambutan
Petugas Pos Penjagaan & Resepsionis kepada para tamu yang berkunjung ke
Yayasan Islam Al-Huda Bogor Indonesia selalu sopan dan ramah, sesuai
ketentuan yang telah ditetapkan, walaupun petugas selalu bergantian sesuai
shif kerjanya.
B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan
penyambutan dan pelayanan tamu yang berkunjung ke Yayasan Islam AlHuda Bogor Indonesia.
C. RINCIAN LANGKAH
1. Tangan posisi hormat (selanjutnya disebut Sikap Hormat ).
2. Ucapkan:
a) Assalamualaykum, Selamat datang Bapak / Ibu (Nada suara
lemah lembut, junjung tinggi sopan santun, dan selalu
tersenyum).
b) Maaf, berkenan bertemu siapa ? atau Maaf, ada yang bisa
dibantu?
c) Maaf, apakah sudah ada janji?
3. Jika sudah ada janji, dipersilahkan menunggu (disiapkan tempat
duduk dan meja/atau cukup berdiri), serta dimohon mengisi Buku
Tamu, meminta identitas/KTP, diserahkan kartu visitor, kemudian
diantarkan ke resepsionis (dikonfirmasi terlebih dahulu menggunakan
alat komunikasi: apakah bisa diterima oleh resepsionis atau harus
menunggu di luar karena masih ada tamu yang sedang dilayani oleh
resepsionis). Jika belum ada janji, lalu disampaikan mohon maaf
untuk kepentingan apa?; lalu dikomunikasikan ke kantor
(resepsionis) untuk dikonfirmasi bisa/tidak diterima oleh resepsionis.
4. Di meja resepsionis /di ruang tamu, tamu menunggu dipanggilkan
orang yang dituju menggunakan alat komunikasi (baiknya dibuatkan
sistem kontak personil sesuai jadwal pertemuan). Jika yang dituju
bukan spesifik orang, maka yang melayani adalah resepsionis dengan
menyimak, mencatat, menanggapi maksud dan tujuan tamu sesuai
dengan wawasan & tanggapan yang selayaknya dikuasai oleh
resepsionis. Jika maksud dan tujuan tamu perlu diproses karena
terkait kebijakan personil/kantor maka di-forward ke pihak terkait.
Kemudian ditindaklanjuti oleh pihak terkait atau dibuat jadwal untuk
bertemu.
5. Setelah selesai, resepsionis mengantarkan tamu hingga pos
penjagaan, dan sampaikan salam penutup:
a) Sikap Hormat
b) Ucapkan: Assalamualaykum, terima kasih atas kunjungan
Bapak/Ibu.
6. Petugas pos penjagaan meminta kartu visitor, mengembalikan kartu
identitas tamu (KTP), mengantarkan ke pintu gerbang atau ke mobil,
kemudian menyampaikan salam penutup :
a) Sikap hormat
b) Ucapkan: Assalamualaykum, terima kasih atas kunjungan
Bapak/Ibu.