MAKALAH PRAKTEK KERJA LAPANGAN

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang PKL
Dengan diwajibkannya siswa untuk melakukan praktek sistem ganda (PKL) setelah dimana setelah
pelaksana kegiatan tersebut siswa diwajibkan untuk membuat laporan yang dimana laporan tersebut
sebagai bukti kegiatan siswa selama melakukan PKL selama waktu tertentu juga sebagai pengalaman
di dunia usaha setelah lulus nanti.
B. Latar Belakang Masalah
Pengeruh pada era Globalisasi membawa dampak ganda yaitu disatu sisi era ini membawa iklim
yang semakin terbuka untuk bekerja sama dalam bidang bisnis dan managemen, disisi lain era ini
juga membawa persaingan yang sangat ketat dibidang teknologi. Oleh karena itu, kita sebagai
penerus dimasa yang akan datang harus mempersiapkan diri untuk menghadapi persaingan dalam
dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu upaya yang dilakukan SMK Yaspi Labuhan Deli adalah
dengan mengadakan salah satu program pendidikan sistem ganda (PKL).
C. Tujuan Pendidikan Sistem Ganda (PKL)
Dalam melakukan Praktek Sistem Ganda (PKL), didalamnya memiliki berbagai macam tujuan
antara lain :
1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keakhlian denga Propesional yaitu tenaga kerja
yang memiliki kemampuan baik dibidang pengetahuan maupun keterampilan kerja.
2. Mendorong siswa untuk berjiwa swasta dan mandiri.
3. Untuk mendapat wawasan dan pengalaman sebagai bahan perbandingan antara teori yang di dapat
disekolah dengan di tempat praktek kerja yang sesungguhnya
4. Memberikan penghasilan dan remidiasi social bagi sebagian pelajar yang kurang mampu
D. Tujuan Pembuatan Laporan
Tujuan pembuatan laporan ini adalah untuk mengetahui sejauh mana kemampuan siswa / siswi
dalam mengembangkan ilmu pengetahuan yang dimilikinya. Adapun tujuan dalam pembuatan
Laporan Praktek Sistem Ganda (PKL), antara lain :
Menghasilkan ilmu teori yang didapat di sekolah dengan langsung turun ke dalam dunia usaha.
Untuk mendapatkan pengalaman sebagai bahan perbandingan antara teori yang didapat di
sekolah dengan Praktek kerja yang sesungguhnya.Meninggalkan kreativitas siswa/siswi dalam
penulisan yang bersifat Objektif dan ilmiah.
E. Manfaat PSG
Dengan adanya Praktek Sistem Ganda (PKL), ilmu yang diperoleh dari sekolah dapat dirasakan
manfaatnya dan dikembangkan dilapangan, dan siswa juga mendapatkan wawasan baik disekolahan
maupun di perusahaan.

F. Teknik Pengumpulan Data

Sebagaimana kita ketahui untuk bisa menyusun laporan yang baik, maka dibutuhkan data serta
informasi informasi yang akurat. Sesuai dengan permasalahan yang dibahas, untuk memudahkan
pembahasan, metode yang dilakukan adalah :
1. Study Literatur
Penulis mengumpulkan data bahan dari sumber yang berhubungan dengan objek yang di bahas
2. Study Lapangan
Penulis melakukan dengan cara terjun langsung keperusahaan yang menjadi pokok pembahasan.
Sehingga memperoleh data yang di perlukan untuk menyusun tugas study lapangan ini meliputi:
a. Wawancara
Mengadakan tanya jawab denga pihak perusahaan guna memperoleh data langsung yang diperlukan
untuk menyusun laporan ini.
b. Observasi
Penulis melakukan pengamatan secara langsung terjun dalam dunia kerja yang sebenarnya,
sehingga penulis tidak hanya mendapat gambaran belaka.
G. Sistematika Pembuatan Laporan
Agar tidak menyimpang dari judul yang di berikan, maka dalam pembahasan laporan ini, penulis
melakukan pembahasan dengan sistematik pembuatan laporan.
JAM
Keterangan
Jam

KERJA
Senin
Masuk

Jam
Istirahat
12.00

Jam Pulang 16.30 WIB 17.00 WIB

08.00

WIB

12.30

WIB

Kamis
08.00
12.00

Jumat
WIB
13.00

WIB

BAB II
GAMBARAN UMUM

PT. PELABUHAN INDONESIA I (PERSERO)

A. Sejarah Singkat

PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero), pada hakekatnya merupakan suatu usaha yang
berkembang pesat dan usaha BUMN di lingkungan depertemen perhubungan, PT
Pelabuhan Indonesia I sebelumnya berstatus sebagai perusahaan umum ( PERUM). BUMN
ini didirikan berdasarkan peraturan pemerintah no. 56 Tahun 1991 dengan Akte Notaris
Imas Fatimah, SH No.1 tanggal 1 Desember 1992 yang telah diumumkan dalam berita
Negara Republik Indonesia No.87 Tahun 1994 tanggal 1 Novenber 1994

Nama lengkap perusahaan ini adalah PT Pelabuhan Indonesia I berkantor pusat di Jl.
Krakatau ujung No 100 Medan 20241 Sumatera Utara, Indonesia. Untuk mendapatkan
kedudukan hukum perusahaan yang berstatus PT.(Persero), perusahaan ini telah melewati
perjalanan yang panjang sesuai perkembangan lingkungan yang dihadapinya, dahulu
perusahaan ini berstatus Haven Bedrijf.

Setelah kemerdekaan Repubik Indonesia tahun 1951 sampai tahun 1960 perusahaan ini
berstatus sebagai Jawatan Pelabuhan. Untuk menyesuaikan dengan undang-undang
tentang bentuk-bentuk badan usaha milik negara( BUMN), sejak tahun 1960 sampai 1964
perusahaan ini berubah status menjadi perusahaan Negara Pelabuhan disingkat dengan PN
Pelabuhan Port Authority atau penguasaan pelabuhan( 1964 sampai dengan 1969).

Dalam periode 1969 sampai dengan 1983 terjadi reorganisasi kelembagaan di pelabuhan
yakni PN Pelabuhan digabungkan dengan lembaga penguasaan pelabuhan menjadi Badan
Penguasa Pelabuhan yang di singkat BPP yang merupakan wadah perusahaan Negara
pelabuhan likuiditas.

Peata lembaga kepelabuhan di Indonesia berjalan terus sesuai dengan tuntutan zaman.
Pada tahun 1983 berdasarkan peraturan pemerintah No.11 tahun 1983 di tetapkan
perubahan bentuk hukum Badan penguasaan pelabuhan menjadi perusahaan umum
Pelabuhan Indonesia I yang disingkat Perumpe I.
PT.Pelabuhan Indonesia I (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara dilingkungan
Departeman perhubungan. Sebagai salah satu dari 17BUMN di lingkungan Departeman
perhubungan oleh pemerintah diberi wewenang sebagai pelaksana penyelenggara
pelayanan dan pengusahaan jasa pelabuhan umum yang diusahakan berlokasi didaerah
Istimewa Aceh, Propinsi Sumatera Utara dan Propinsi Riau.

Sebagai Persero, pemilikan saham sepenuhnya berada di tangan pemerintah, dalam hal
ini menteri keuangan Republik Indonesia dan pembinaan taknis operasi berada di tangan
departeman perhubungan laut. Pelabuhan belawan merupakan cabang utama yang
termaksud dalam PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) bersama pelabuhan lainya yang
berada di sumatera Utara, Aceh, dan Riau.

PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero), sebagai badan usaha milik negara( BUMN) yang
berbentuk perseroan bergerak dalam bidang pelayanan jasa kepelabuhan dan usaha lainnya
untuk mencapai tujuan perusahaan.
a). Tujuan PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)
Adapun tujuan perusahaan sebagaimana dinyatakan dalam anggaran dasar PT.
Pelabuhan Indonesia I (Persero) adalah:
untuk melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah di bidang
ekonomi dan pembangunan serta memupuk keuntungan bagi perseroan dengan
menyelenggarakan usaha jasa kepelabuhan dan usaha-usaha lainnya yang mempunyai
hubungan dengan usaha tersebut.
b). Untuk mencapai tujuan PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan telah
menyusun misi dan visi sebagai berikut:
1. Misi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan
Menyediakan jasa kepelabuhan yang berkualitas dan berperan sebagai pusat logistik
untuk memuaskan kebutuhan pelanggan serta mendorong pertumbuhan ekonomi melalui
pemberdayaan sumber daya manusia.
2. Visi PT.(Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan
Dapat dikenal secara luas sebagi perusahaan penyedia jasa kepelabuhan berkelas dunia.
B. Kegiatan usaha PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)

PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) memiliki bidang-bidang usaha sebagai berikut:

1. Mengusahakan kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu lintas pelayaran dan
tempat berlabuhnya kapal.
2. Mengusahakan jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduan (politage) dan penundaan kapal
3. Mengusahakan dermaga dan fasilitas lainnya.
4. Mengusahakan gudang-gudang dan tempat penimbunan barang-barang angkutan Bandar,
alat bongkar muat serta peralatan pelabuhan.
5. Mengusahakan jasa terminal yang terdiri dari usaha bongkar muat dan usaha terminal peti
kemas.
6. Pengusahaan tanah, perairan, bangunan listrik dan air minum yang berhubungan dengan
kepentingan kelancaran angkutan laut.
7. Mengusahakan jasa konstuksi dan konsultasi pendidikan dan pelatihan yang berkaitan
dengan pelabuhan.

8. Mengusahakan rumah sakit.

9. Usaha-usaha yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan mempunyai peran yang sangat penting dalam upaya
pencapaian tujuan perusahaan. Untuk itulah maka struktur organisasi didisain dengan
kebutuhan dan keadaan perusahaan. Struktur organisasi yang diciptakan haruslah mampu
menggunakan seluruh daya yang dimiliki oleh perusahaan secara optimal. Dengan
demikian maka struktur organisasi yang baik akan membagi seluruh tugas, wewenang,
tanggung jawab dan mampu mengatur tata hubungan yang harmonis antar unit-unit
organisasi yang ada dalam perusahaan.

KELAS CABANG PELABUHAN

No

Cabang Pelabuhan

Kelas Cabang

Perwakilan

Kantor Pusat

Belawan

Utama

Pangkalan Susu/Brandan

Dumai

Kelas I

Bagan Siapi-api

Belawan International Container Terminal

Kelas I

Tanjung Pinang

Kelas II

a. Sei Kolak Kijang

b. Batam
c. P. Sambu
d. Tanjung Uban

Lhokseumawe

Kelas II

Kuala Langsa

Pekan Baru

Kelas II

Rengat

Tanjung Balai Karimun

Kelas II

Selat Panjang

Sibolga

Kelas III

Gunung Sitoli

10

Tembilahan

Kelas III

Kuala Enok

11

Malahayati

Kelas III

a. Sabang
b. Meulaboh

12

Tanjung Balai Asahan

Kelas IV

13

Kuala Tanjung

Kelas IV

14

Sei Pakning

Kelas IV

Bengkalis

BAB III
ISI
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi
administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna
membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan
organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan

1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi
menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu
yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan,
dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina 7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu
sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani
telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si
penelepon.

C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai
pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan
pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul
kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan
cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian
dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk siswa, data
keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan.
Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan
E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat
RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal
pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain- lain. Semua
kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan
penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan,
konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya

G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan,
penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan
dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada.
Salah satu kegiatan saya di Divisi Teknik adalah Proses penyiapan dokumen pekerjaan
sampai proses pembayaran.
1.

Penyiapan Dokumen
Dokumen suatu pekerjaan yang
disiapkan bisa merupakan suatu pekerjaan perawatan ataupun pekerjaan investasi yang telah
tercatat di dalam Rencana Kerja Dan Anggaran Perusahaan (RKAP) tahun 2012.
dokumen-dokumen yang disiapkan adalahRencanaKerja Dan Syarat (RKS),
RencanaAnggaranBiaya (RAB) danPosisi Dana atau Penetepan Alokasi Anggaran (PAA.
untuk pekerjaan investasi haru dimintai asistensi terlebih dahulu ke kantor pusat sebelu dokummen
tersebut dimintai persetujuaanya ke General Manager.

2.

3.

Persetujuan Posisi Dana

Setelah semua dokumen disetujui dan ditandatangani oleh menejerteknik, dokumen tersebut
dikirim kedivisi keuangan untuk meminta persetujuananggaran.
Persetujuan ke GM
Setelahanggaran disetujui, dokumen tersebut diantar kesekretaris GM untukditeruskanke GM
guna meminta persetujuan GM

4.

Proses Lelang
Setelah dokumen tersebut disetujui & ditandatangani oleh GM,
maka dokumen tersebutakan kembali lagi ke DivisiTeknik.
Setelah itudibuatkan Nota Dinas pengantar ke Bidang logistik sebagai permintaan pelaksaan proses
lelang terhadap pekerjaan tersebut.
Lamanya proses pelelangan bervariasi, namun pada umumnyahanya 1 bulan.

5.

Pelaksanaan Pekerjaan
Setelah dilaksanakan proses lelang terhadap pekerajaan tersebut, maka kepada salah satup
erusahaan yang telah memenuhisyarat & kualifikasi yang telahditentukan,
diterbitkanlah Surat Penunjukan Pelaksana Pekerjaan (Gunning) sebagai dasar pelaksanaan
pekerjaan tersebut sambil menunggu terbitnya Surat Perjanjian.
Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan bervariasi, tergantung keputusan dari pihak Bidang Logistik
pada saat rapat pemberian penjelasan (Aanwijzing) antara Bidang logistik, DivisiTeknik danpihak
kontraktor.
Setelah Surat Penunjukan Pelaksana Pekerjaan (Gunning) tersebut diterbitkan,
diterbitkanlah Surat Perintah Pengawasan yang
diterbitkan oleh Divisi Teknik dengan Persetujuan dari MenejerTeknik sebagai dasar penunjukan
pengawas terhadap pekerjaan tersebut.

Surat PerintahPengawasan tersebuthanya berlaku untuk pekerjaan selain pengadaan / penyediaan

spare part seperti pekerjaan konstruksi dan perbaikan.
6.

Proses Pembayaran
Proses pembayaran bisa dilakukan secara bertahap ataupun sekaligus.
Hal ini tergantung kepada harga pekerjaan & tata cara pembayaran yang telah tertuang di dalam
perjanjian.Untuk proses pembayaran yang bertahap, sebelum pekerjaan selesai 100%
sudah bisa diproses pembayarannya dengan memenuhi syarat serta ketentuan yang tercantum di
dalam kontrak.Untuk proses pembayaran secara langsung dilaksanakan setelah pekerjaan selesai
100%.Untuk jenis pekerjaan selain pengadaan / penyediaan spare part, referensi selesainya
pekerjaan tergantung kepada laporan pekerjaan yang telah ditandatangani oleh pihak kontraktor,
pengawas pekerjaan, asisten menejer serta menejer.Selain laporan pekerjaan, untuk proses
pembayaran harus dilengkapi dengan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan, Berita Acara Serah
Terima Penyelesaian Pekerjaan (Jika pekerjaan telah selesai 100%), Berita Acara Selesai Masa
Pemeliharaan (jika masa pemeliharaan pekerjaan telah selesai), Foto Dokumentasi, Faktur Pajak,
Kwitansi Pembayaran dan Surat Permohonan Pembayaran.Untuk pekerjaan pengadaan /
penyediaan spare part, referensi selesainya pekerjaan adalah diterbitkannya Berita Acara
pemeriksaan Barang yang
ditandatangani oleh Tim Pemeriksa Barang &Menejer Teknik serta diterbitkannya Berita Acara
Serah Terima Barang Persediaan yang ditandatangani oleh Menejer Teknik, Asisten GM Bidang
Logistik dan Kontraktor. Setelah semua dokumen untuk proses pembayaranl engkap, maka
selanjutnya dibuat Nota Dinas permintaan pembayaran, Berita Acara Pembayaran serta koreksi
posisi dana dari DivisiTeknik. Koreksiposisi dana dibuat karen aadanya perbedaan nilai awal
permintaan anggaran dengan nilai permintaan pembayaran.Setelah dokumen pembayaran tersebut
disetujui dan ditandatangani oleh MenejerTeknik, maka dokumen tersebut dikirimkan keDivisi
Keuangan guna persetujuan koreksiposisi.
Setelah koreksi posisi dana ditandatangani oleh Menejer keuangan, dokumen pembayaran tersebut
di kirimkan kesekretaris GM guna diteruskanke GM untuk meminta persetujuan pembayaran.
Setelah disetujui, dokumen pembayaran tersebut kembali lagi keDivisi Keuangan untuk proses
pembayaran.
BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dengan selesainya penulisan laporan PKL, dipencanakan dan mengembangkan usaha PT. Pelindo I
maka pengambilan kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya PKL ini merupakan salah satu keuntungan bagi siswa-siswi karena dapat mengikuti
keterampilan dibidang tenaga kerja.
2. PKL mendapar gambaran tentang situasi yang sebenarnya pada siswa yang mengakhiri sekolahnya
guna mempersiapkan diri agar tidak kaku bila nanti terjun kedunia industri.
3. PKL adalah tahap penyesuaian yang baik bagi siswa-siswi terhadap dunia kerja yang sebenarnya.

B. Saran Saran
1. Saran Untuk Pihak Perusahaan
Perusahaan bisa mempertahankan dan menjalankan kedisiplinan
Agar lebih meningkatkan jalinan hubungan penerima siswa-siswi dalam hal PKL dari sekolah ke
perusahaan
Pihak perusahaan dapat melayani siswa-siswi yang ingin PKL dengan baik
Agar perusahaan menyediakan alat dan bahan praktek bagi siswa yang melaksanakan PKL
2. Saran Untuk Pihak Sekolah
Perlu adanya sifat yang ahli mendidik dan mengarahkan siswa-siswi dalam bidangnya.
Pihak sekolah harus mempunyai hubungan luas dengan pihak industri sehingga mempermudah
siswa siswa dalam melaksanakan PKL.

SEKIAN TERIMAH KASIH