1

TEHNIK SISTEM DAN DOKUMENTASI

Tujuan Belajar:
A. Karakterisasi penggunaan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor
dan personel pengembangan sistem.
B. Mendeskripsikan penggunaan tehnik diagram alir dalam analisa
sistem pemrosesan informasi.
C. Mendefiniskan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram
HIPO, diagram alir sistem, dan diagram alir data logik.
Tinjauan Tehnik Sistem:
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain
dan dokumentasi sistem serta memahami kaitan antar subsistem.
Teknik sistem penting bagi auditor internal maupun bagi auditor
eksternal. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang membuat
sistem, entah membuat sistem untuk perusahaannya sendiri atau
untuk

perusahaan

lain,

pada

saat

mereka

bertindak

sebagai

konsultan.
A. Karakterisasi Penggunaan Tehnik-Tehnik Sistem Oleh Para
Auditor Dan Personel Pengembangan Sistem
Pengguna Tehnik Sistem
1. Penggunaan Teknik Sistem dalam Audit
Dua komponen dasar dalam pengauditan:
Audit interim yang bertujuan untuk menaksir seberapa jauh
struktur

pengendalian

internal

suatu

organisasi

dapat

diandalkan dan biasanya membutuhkan beberapa jenis uji

kepatuhan (compliance testing).

Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive
testing).

1.1
Evaluasi Pengendalian Internal
Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir
dari pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam
sebuah aplikasi sistem. Para auditor membutuhkan tehnik

2
yang sistematis untuk membangun sistem, dan para auditor
menggunakan bagan-bagan untuk menganalisa distribusi
dokumen-dokumen pada sistem.
1.2
Pengujian Kepatuhan
Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan
eksistensi,

menetapkan

kesinambungan

efektivitas,

pelaksanaan

dan

pengendalian

memastikan
internal.

Uji

kepatuhan memerlukan pemahaman terhadap pengendalianpengendalian yang teruji dan memadai.

Para auditor harus memiliki pemahaman dasar mengenai
tehnik sistem yang digunakan dalam analisa dan rancangan
sistem. Tehnik-tehnik sistem yang dimaksud adalah inputprocess-output

(IPO),

hierarki

plus

input--process-output

(HIPO), flowchart program, logical data flow diagrams (DFDs),

tabel keputusan dan metode matriks.
1.3
Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan-catatan yang dibuat oleh auditor
mengenai prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan,
berbagai

fakta

yang

diperoleh,

penugasan audit.
Para auditor membutuhkan

dan

standar

kesimpulan
profesioanl

dari
untuk

memelihara kertas kerja. Kertas kerja yang digunakan para

auditor dalam mengevaluasi pengendalian internal meliputi
kuesioner pengendalian internal yakni bagan alir, bagan alir
sistem, dan branching dan tabel keputusan.
2. Penggunaan

Tehnik

Sistem

dalam

Pengembangan

Sistem
2.1
Analisis Sistem
Analisis sistem meliputi pengumpulan dan pengorganisasian
informasi.

Tehnik

sistem

membantu

analist

dalam

menganalisa sistem. Tehnik tersebut meliputi diagram alur

data logic dan flowchart analisis.
2.2
Desain Sistem

3
Desain sistem harus merumuskan sebuah sistem blueprint
yang lengkap dan utuh. Desain sistem melibatkan desain
formulir untuk menginput dokumen, dan desain database.
2.3
Implementasi Sistem
Implementasi sistem meliputi rencana perancangan sampai
realisasinya. Dokumentasi adalah bagian yang terpenting
dalam implementasi sistem. Alat analisis tehnik sistem yang
digunakan oleh programmer biasanya berupa flowchart
(bagan alir) program dan tabel keputusan.
B. Mendeskripsikan

Penggunaan

Flowcharting/Diagram

Alir

Dalam

Tehnik
Analisa

Sistem

Pemrosesan Informasi
Tehnik-Tehnik Sistem
Bagan alir (flowchart) adalah sebuah diagram simbol yang
menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuah SIA.
Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan.
1. Simbol-Simbol Flowchart
Ansi X3.5 mendefinisikan symbol flowchart kedalam empat
kelompok antara lain symbol dasar, symbol input/output
khusus, symbol proses khusus, dan symbol tambahan.

Ansi

mendefinisikan

dan

bentuk

setiap

simbol

tersebut

mengilustrasikan penggunaan simbolsimbol tersebut sebagai

berikut:
Gambar 1. Simbol Dasar
Nama

Symbol

Kegunaan

Terminator

Merupakan sumber dan tujuan data

Proses

Tugas atau fungsi yang dilakukan

Penyimpana
Data

Repositori data

Alir data

Saluran komunikasi

Gambar 2. Simbol Input/Output Khusus

Kartu
Pembelian

Dokumen

Penyimpanan
Online

Input Manual

Tape Magnetik

Displai/Tampil
an

Tape Punched

Link
Komunikasi

Disket

Penyimpanan
Ofline

Magnetik

Gambar 3. Simbol Proses Khusus

Keputusan

Operasi
Pembantu

Proses yang
Telah
Ditetapkan

Penggabungan

Persiapan

Ekstrasi

Operasi

Sortir

Manual
Perakitan

Gambar 4. Simbol Tambahan

Tape
Transmisi

Terminal

Model
Paralel

Konektor Off-Page

Penghubung

2. Penggunaan Simbol Dalam Flowchart

Simbol-simbol yang digunakan dalam flowchart mencerminkan
fungsi-fungsi alur informasi sistem. Arah normal dari alur
adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Ujung arah
panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus
dokumen.

Berikut

empat

ilustrasi

penggunaan

simbol

flowchart:
Gambar 5. Arah Normal Suatu Arus
Telaah dan
disetujui

Faktur

Faktur yang
disetujui

Gambar 6. Arah Balik Dari Alur Dokumen

Telaah
dan
Disetujui

Faktur Yang
disetujui

Faktur

Gambar 6. Penggunaan Simbol Konektor

Penyimpanan

Pembelian

Rekuisisi

Rekuisisi

Gambar 7. Arus Dua Arah Ditunjukkan dengan Anak Panah

Rekuisisi

Mempersiapkan

File vendor
Order Pembelian

6
Order pembeliaan
Dan memperbari
File Vendor

C. Mendefiniskan Tehnik-Tehnik Sistem Yang Umum, Seperti

Diagram Hipo, Diagram Alir Sistem, Dan Diagram Alir Data
Logik
1. Bagan IPO dan HIPO
Bagan IPO dan HIPO biasanya digunakan oleh personal
pengembang. Bagan IPO pada umumnya tidak memberikan
banyak keterangan mengenai fungsi proses tetapi IPO berguna
untuk menganalisis keseluruhan informasi yang dibutuhkan.
Proses detail tambahan dilakukan dengan bagan HIPO.
Diagram HIPO terdiri dari dua segmen yakni; diagram heararki
sebagai faktor pengolahan proses menjadi berbagai modul dan
atau sub tugas dan diagram IPO menggambarkan persyaratan
input-proses-output

dari

setiap

modul.

menggambarkan

keseluruhan sistem dan berperan sebagai daftar isi untuk

membuat diagram IPO yang lebih detail. Berikut ilustrasi bagan
IPO dan HIPO:
Gambar 8. Bagan IPO
Pengarang: Bp.
Foxx
Nomor Diagram:
3.1
Input
Catatan pekerjaan
Master file
penggajian

Sistem: Penggajian
Deskripsi: Kalkulasi Gaji
Kotor
Proses
Akumulasi jam kerja
Menentukan tarif gaji yang
benar
Menghitung gaji kotor

Tanggal: 6/9/0x
Output
Catatan gaji kotor
Master file penggajian
Pesan kesalahan

Gambar 9. Bagan
Hierarki
(daftar isi visual)
Sistem
Penggajian
1.0
Mempersiapkan Data
2.0

Proses
3.0

Tinjauan
4.0

Menghitung Gaji Bersih

Menghitung Gaji Kotor

Menghitung
Gaji Kotor
Mengakumulasi Menentukan
Jam Kerja Tarif Gaji yang
Benar

3.1

3.2

3.11

3.12

3.13

Setiap nomor modul dijelaskan dalam bagan IPO

2. Flowchart Sistem dan Program
Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di
dalam sebuah sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan
titik

awal

input,

(manual/mesin),

tahapan

dan

proses,

disposisi

output.

mode

pemrosesan

Flowchart

sistem

berfokus pada fungsi proses dan media, bukannya pada rincian

logika setiap fungsi pemrosesan.
Flowchart program ( flowchart block) digunakan oleh personel
pengembangan sistem. Flowchart program lebih detail dalam
menggambarkan setiap fungsi pemrosesan yang tergambar
dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program,
serupa dengan diagram IPO sebagai rincian dari diagram HIPO.
3. Diagram Arus Data Logikal (DFD) dan Analisis Terstuktur
DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan desain
logika

suatu

sistem

yang

dapat

memenuhi

kebutuhan

pengguna. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan

secara jelas proses logika kepada desainer sistem atau
programer, yang selanjutnya akan merancang spesifikasi fisik
desain logika tersebut.
Diagram arus data logikal (DFD) dan analisis terstuktur
menggambarkan konstruksi DFD dan peran DFD dalam analisis
sistem terstruktur. Berikut ilustrasi DFD:
Gambar 10. DFD untuk Proses Penggajian
Memproses Data Penggajian
Membayar gaji
Data penggajian
Karyawan
Timekeeping

Data Penggajian

Rincian Gaji

Data
Penggajian

Gambar 11. Perluasan DFD untuk Proses Penggajian

Data Karyawan

Pengesahan Data Penggajian

Data
Penggajia
Timekeeping

P1

Data
Menghitung Gaji Membaya
Diproses
r gaji

Data
Valid

Karyawan
P2

Data Penggajian
Valid

P2
P2
P

Gambar 12. Perluasan Proses P2

Memproses Jurnal Penggajian

Data
Karyawan

Jumlah saat
ini

Gaji bersih
Memperbarui File Karyawan
dan
penguranga
n

Pemotonga
n Data

Rincian

Data
Jurnal

Membaya
r gaji

Karyawan
Gaji bersih dan
pengurangan

Pajak dan
penguranga
n
Menghitung Gaji Bersih

P2
Menghitung Gaji

Data
diproses

Data Valid
Penggajia
n

4. Flowchart Analitik, Dokumen, dan Flowchart

Distribusi Formulir
Flowchart analitik, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir
dapat digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah

sistem.
Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian
maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan simbol
yang dihubungkan dengan garis. Flowchart analitik mengidentifikasikan semua
proses signifikan pada sebuah aplikasi, dengan penekanan pada pemrosesan
tugas.
Flowchart dokumen serupa dengan flowchart analitik, tetapi peran proses setiap
entitas tidak disajikan secara detail. Dengan kata lain, hanya simbol dokumen
yang digunakan dalam flowchart tersebut. Tetapi simbol lain pada dasarnya
boleh saja digunakan untuk memperjelas suatu flowchart. Tujuan flowchart
semacam ini untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap
sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen,
serta titik akhir setiap dokumen.
Terkait dengan flowchart dokumen adalah diagram distribusi formulir. Diagram
distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam
sebuah organisasi. Dalam diagram ini, penekanannya terletak pada siapa yang
akan memdapatkan formulir tertentu, bukan pada bagaimana satiap formulir
akan diproses.
5. Ilustrasi Pembuatan Flowchart Analitik
Tujuan bagian ini adalah untuk menggambarkan penyusunan flowchart analitik
dalam sebuah sistem pengolahan transaksi. Sistem berikut ini akan
dijadikan contoh pembuatan flowchart:
Merencanakan flowchart
Memilih simbol
Anilisis sistem
Menggambar flowchart
Aturan sandwich
Penggunaan Simbol Konektor
Hubungan entitas kolom
6. Tehnik Narasi
Teknik narasi sangat bermanfaat, khususnya dalam analisis
sistem tahap pencarian fakta di perusahaan. Wawancara yang

mendalam memungkinkan analist sistem untuk membangun

hubungan personal yang baik dengan manajer. Wawancara
yang tersruktur dapat digunakan untuk menemukan jawaban
terkait dengan serangkaian pertanyaan.
Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan
cara memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab
pertanyaan secara bebas. Kuesioner tertutup merupakan teknik
pencarian fakta yang berguna untuk mencari jawaban atas
sekumpulan pertanyaan.
7. Analisis Penggunaan Sumber Daya

Analisis berikutnya yang perlu dilakukan adalah mencocokkan

sumber

daya

yang

dimiliki

dengan

tugas

yang

harus

diselesaikan. Analisis penggunaaan sumber daya harus selalu

dipertimbangkan oleh personel pengembangan sistem ketika
mengimplementasikan

sistem.

Dalam

menganalisa

penggunaan sumber daya yang perlu diperhatikan adalah

analisa pengukuran kerja dan analisa distribusi kerja.
8. Tehnik Analisa Keputusan
Tehnik yang digunakan dalam

menganalisa

keputusan

diantaranya tabel branching dan tabel keputusan, serta metode

matriks. Tabel branching dan tabel keputusan digunakan secara
umum oleh personal pengembang sistem. Tabel branching
dapat menggambarkan suatu fungsi keputusan, yang mencakup
pernyataan

dari

suatu

keputusan

yang

harus

dibuat,

pernyataan

dari

suatu

keputusan

yang

harus

dibuat,

serangkaian kondisi yang kemungkinan dapat terjadi, dan alur

yang harus diikuti untuk setiap kondisi yang mungkin akan
terjadi.
Tabel
Keputusan

merupakan

penyajian

suatu

proses

pengambilan keputusan dalam bentuk tabel. Tabel keputusan

disusun dengan premis IF-THEN dan disajikan dalam matriks
dua dimensi. Tabel ini dibagi menjadi empat area: area

pernyataan kondisi, area pemilihan kondisi, area pernyataan

tindakan, dan area pemilihan tindakan.
Metode matriks digunakan baik oleh auditor maupun personal
sistem. Penyajian bentuk matriks memiliki banyak kegunaan
dalam pekerjaan sistem karena matriks ini merupakan metode
yang baik untuk menganalisis dan menyajikan serangkaian
data yang besar. Penggunaan spreadsheet dalam sistem
akuntansi untuk mengalokasikan saldo rekening atau untuk
membantu pembuatan proses pembuatan jurnal penutup,
merupakan contoh penggunaan tehnik matriks.

Karakteristik

anatikal yang penting dari teknik matriks adalah alokasi isi

suatu baris ke dalam berbagai kolom.
Gambar 13. Format Tabel Branching

Kode
Sama
dengan
Menujun
Ke

Kode
Sama
dengan

Referens
i tidak
berkone
ksi

Referens
i tidak
berkone
ksi

Menuju Ke

1
2

3
4

Referensi
Tidak
berkoneksi
Referensi
Tidak
berkoneksi

Gambar 14. Format Tabel Keputusan

Judul Tabel
1
Jika: Kondisi Stub
Maka:

Tindakan
Stub

Aturan Main
2
3
...
Pencatatan kondisi
Pencatatan
tindkakan