MANUAL PROSEDUR

RAPAT KOORDINASI PROGRAM STUDI

PERSIAPAN PERKULIAHAN AWAL
SEMESTER
PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2011

MANUAL PROSEDUR
RAPAT KOORDINASI PROGRAM STUDI
PERSIAPAN PERKULIAHAN AWAL
SEMESTER
PROGRAM DOKTOR TEKNIK MESIN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen

PDTM-08

Revisi

Tanggal

Diperiksa oleh

Sekretaris PMD FT

Hadi Suyono, ST.,MT.,Ph.D

NIP. 19730520 200801 1 013
Disetujui oleh

Ketua PMD FT

Prof. Ir. ING. Wardana, M.Eng, Ph.D

NIP. 19590703 198303 1 002

ii

KATA PENGANTAR
Program Doktor Teknik Mesin, Universitas
Brawijaya sebagai institusi penyelenggara pendidikan
mempunyai orientasi di masa depan dengan membuat
penjabaran tugas, kewajiban, tanggung jawab dan
rencana tindakan untuk pengembangan Tri Darma
Perguruan Tinggi.
Dari latar belakang tersebut, maka Program Doktor
Teknik Mesin, Universitas Brawijaya membuat Manual
Prosedur Rapat Koordinasi Program Studi Persiapan
Perkuliahan
Awal
Semester
dalam
rangka
menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi
standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan
sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan
sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten
dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
Manual Prosedur ini diharapkan dapat dipahami
dan dilaksanakan dengan baik oleh seluruh civitas
Fakultas Teknik dan pihak-pihak lain yang terkait.
Malang, 30 Desember 2011
Ketua PDTM

Prof. Ir. ING Wardana, M.Eng., Ph.D

iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .............................................................iii

Daftar Isi .......................................................................iv
1. Latar Belakang........................................................ 1
2. Tujuan dan kegunaan SOP .................................... 1
3. Prosedur Rapat Koordinasi................... 2

iv

1.

Latar Belakang
Rapat Koordinasi Program Studi yang dimaksud
dalam SOP ini adalah rapat koordinasi yang dihadiri oleh
semua dosen pengampu mata kuliah dan Ketua Jurusan
S1 terkait, dipimpin oleh Ketua Program Studi. Rapat
koordinasi ini diadakan pada akhir semester sebelum
dimulainya perkuliahan semester berikutnya. Rapat
koordinasi ini diperlukan untuk mempersiapkan
perkuliahan satu semester mendatang, penetapan mata
kuliah dan dosen pengampunya, serta penetapan jadual
perkuliahan.
Pelaksanaan rapat koordinasi ini
melibatkan unit-unit kerja di PMD FT UB, yaitu: bagian
umum, bagian keuangan, bagian pengajaran dan
sekretariat KPS. Dengan demikian perlu dibuat SOP
yang mengikat semua unit kerja yang terkait.

2.
1.
2.
3.

4.

Tujuan Dan Kegunaan Sop

Sebagai
sarana
untuk
mempersiapkan
pelaksanaan rapat koordinasi
Sebagai media untuk mengimplementasikan
kebijakan Ketua Program Studi
Sebagai pedoman dalam melaksanakan rapat
koordinasi sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien
Sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian
terhadap proses pekerjaan di sekretariat KPS

5.

6.

3.
1.

2.

3.

4.
5.
6.
7.
8.

Sebagai sarana untuk mengendalikan dan

mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan
sistem kerja di Sekretariat KPS
Sebagai sarana audit kinerja di lingkungan
sekretariat PS.
Prosedur Rapat Koordinasi
SOP ini dimulai dari informasi dalam kalender
akademik PMD FT UB, tentang berakhirnya
semester berjalan dan mulainya semester
berikutnya
KPS menginformasikan kepada sekretaris tentang
jadwal pelaksanaan rapat koordinasi yang
melibatkan dosen-dosen pengampu mata kuliah
dan Ketua Jurusan S1 terkait
Sekretaris KPS mempersiapkan jadual rapat,
undangan rapat, daftar hadir rapat, dan bahan
rapat (kurikulum PS)
Membuat konsep undangan rapat beserta
lapirannya untuk diperiksa dan disetujui oleh KPS
Meminta Nomor Surat untuk Undangan rapat
kordinasi ke Sub-bagian Umum
Mencetak Undangan rapat (lengkap dengan
lampirannya) untuk semua peserta rapat dan arsip
Undangan ditanda-tangani KPS dan kemudian
distempel
Menyampaikan berkas undangan rapat (lengkap)
ke bagian Ekspedisi surat-menyurat untuk
dikirimkan ke alamat semua peserta rapat

9.

10.
11.

12.
13.

14.

15.

16.

Menyiapkan rapat koordinasi : ruangan rapat

dengan perlengkapannya, daftar hadir, materi
rapat, daftar hadir, honorarium peserta rapat dan
konsumsi rapat
Kalau diperlukan kirim sms kepada semua peserta
rapat, untuk mengingatkan acara rapat koordinasi
Sekitar 30 menit sebelum rapat dimulai, Sekretaris
KPS siap di pintu masuk ruang rapat untuk
membagi bahan rapat (kalau ada), konsumsi rapat
, presensi peserta rapat, dan honorarium rapat
koordinasi.
Selama rapat berlangsung, Sekretaris KPS siap di
ruang rapat sebagai NOTULEN.
Setelah rapat koordinasi selesai, Sekretaris KPS
membuat Berita acara hasil rapat koordinasi,
dengan memasukkan informasi dan catatan dari
KPS. Salah satu hasil rapat koordinasi biasanya
berupa
Jadwal
Kuliah
beserta
dosen
pengampunya. Jadwal kuliah ini disahkan oleh
KPS
Sekretaris membuat surat pengantar pengiriman
berita acara hasil rapat koordinasi kepada semua
peserta rapat, Bagian Pengajaran PMD FT UB,
dan Direktur PMD FT UB.
Berkas
surat
pengantar
lengkap
dengan
lampirannya diserahkan ke bagian Ekspedisi Suratmenyurat untuk dikirimkan ke semua alamat.
Sekretaris KPS memasukkan Jadwal kuliah
lengkap ke Website PMD FT UB

17.
18.

Mem-file dan mengarsipkan

koordinasi program studi.
SELESAI

hasil-hasil

rapat