Pengantar Manpr2
Pengantar Manpr2
BAB I
PENDAHULUAN
Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia.
Investasi untuk pengembangan teknologi informasi merupakan sebuah fenomena yang
diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka. Fenomena ini
mendorong meningkatnya permintaan terhadap pekerjaan-pekerjaan dibidang TI.
Perkembangan di bidang TI pun menjadi tuntutan untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Pendidikan bidang TI dengan berbagai jenjang pendidikan semakin banyak, produsen TI
baik hardware maupun software semakin inovatif dalam mengembangankan produkproduknya.
Pekerjaan bidang TI memiliki karakteristik khusus dibandingkan dengan
pekerjaan non-TI. Hal ini karena karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara
aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan seluruh
aktivitas bisnis secara keseluruhan.
Dengan semakin banyaknya pekerjaan-pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI
itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaanpekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian
khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek teknologi informasi.
Untuk memahami lebih lanjut tentang manajemen proyek teknologi informasi
maka perlu diperkenalkan lebih dahulu tentang proyek, manajemen proyek versus
manajemen konvensional, proyek TI versus proyek non TI.
1.1. Pengertian Proyek
Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan
mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah
sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan
aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara
efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami
lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:
PPSI -1
Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana
dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah
proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi
pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan
untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.
Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan
selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh
proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera
dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan
sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT
charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.
Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu.
Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi
manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM
akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar
departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai
keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek
komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI,
hukum, politik dan sebagainya.
Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship
yang menyediakan arahan dan mendanai dari proyek.
Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik
khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan.
Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan
apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.
1.2. Kerangka Manajemen proyek
Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :
PPSI -2
PPSI -3
Biaya
Kualitas
Waktu
Ruang
lingkup
PPSI -4
Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima
proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang
dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan targettarget yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.
Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling
mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka
perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu
penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.
1.4. Rangkaian Proses Manajemen Proyek
Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka
pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut
dilakukan dengan membagi beberapa fase:
1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan
faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan
untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya
yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar
menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.
4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas
proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah
direncanakan.
5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi
proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan
kesepakatan.
1.5. Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas.
Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek
manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu,
PPSI -5
manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai
efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi
manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan
manajemen pengadaan.
Fungsi pendukung
Manajemen SDM
Manajemen
komunikasi
Fungsi Utama
Manajemen biaya
Manajemen
resiko
Manajemen kualitas
Manajemen
pengadaan
Fungsi pendukung
Gambar 1.2. Area Pengetahuan Manajemen Proyek
1.6 Manajemen Proyek
Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek
maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang
terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa
yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut
disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas
penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya
untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan
komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:
PPSI -6
proyek
harus
menginformasikan
kepada
stakeholder
tentang
PPSI -7
Prosentase (%)
13,1
12,4
10,6
9,9
9,3
8,7
8,1
7,5
6,2
PPSI -8
4,3
9,9
PPSI -9
BAB II
MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI
Mengintegrasikan
manajemen
proyek
meliputi
koordinasi
semua
area
pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan tahapan
pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek
(kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).
Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart,
dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan
kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan,
pelaksanaan,
pengendalian dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang
lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan
maanajemen pengadaan.
Manajemen Ruang
Lingkup
Kualitas
Waktu
Biaya
Ruang Lingkup
Manajemen Biaya
Manajemen Kualitas
Manajemen Waktu
Manajemen SDM
Manaj. Komunikasi
Manaj. Resikoi
Manaj. Pengadaani
PPSI -10
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan
dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang
berhubungan.
Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari
proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi
waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.
Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit
organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan
kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan
sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah
proyek adalah :
1. Pimpinan proyek
2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang
akan dibangun.
3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai
proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya
yang dibutuhkan proyek.
4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ),
dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.
Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder.
Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja
yang harus dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan
sesuatu yang sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek,
karena masing-masing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah
kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya:
1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat
memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci
sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan biaya yang besar.
Sementara Direktur
PPSI -11
PPSI -12
mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi
jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi,
menganalisis dan melakukan perubahan tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi
proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
Kelima proses siklus proyek tersebut di atas digambarkan seperti pada gambar 2.1
Proses pelaksanaan
Level
Proses
perencanaan
Aktivitas
Proses
inisialisai
Proses
persetujuan
Proses
pengendalian
Tahap mulai
Waktu
Tahap akhir
PPSI -13
Area
Pengetahuan
Proses Proyek
Inisiasi
Inisiasi
ruang
lingkup
Ruang
lingkup
Perencanaan
Perencanaan
lingkup
Pelaksanaan
ruang
Pengendalian
Verifikasi ruang
lingkup
Persetujuan
Pengendalian
perubahan ruang
lingkup
Pengendalian
jadwal
Definisi aktivitas
Urutan aktivitas
Estimasi
durasi
aktivitas
Pengembangan jadwal
Biaya
Kualitas
Perencanaan
sumber
daya
Estimasi biaya
Anggaran biaya
Perencanaan kualitas
SDM
Perencanaan organisasi
Komunikasi
Penyususnan staf
Perencanaan
komunikasi
Resiko
Pengendalian
biaya
Jaminan
kualitas
Pengembang
an tim
Distribusi
informasi
Perencanaan
manajemen resiko
Pengadaan
Pengendalian
kualitas
Pelaporan
kinerja
Persetujuan
administratif
Monitoring dan
pengendalian
resiko
Identifikasi resiko
Analisa resiko kualitatif
Analisa
resiko
kuantitatif
Perencanaan
respon
resiko
Perencanaan pengadaan
Permintaan
Perencanaan
permintaan
Seleksi
sumber daya
Penyelesaian
kontrak
PPSI -14
Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal
proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses
initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen
formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari
proyek.
Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan
dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria
kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan
lengkap. Tim proyek membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen
ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.
Pendefinisian
ruang
lingkup.
Termasuk
dalam
proses
ini
adalah
PPSI -15
3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas,
diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan
proyek dengan alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya.
5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap
aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari
solusi jika terjadi perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek.
Manajemen Biaya
Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat
diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap
perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya
adalah :
1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan
sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau
biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan sebagainya)
2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar
dana yang diperlukan
3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk
menyelesaikan proyek.
4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama
pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya
dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah
pengendalian jika terdapat perubahan anggaran.
Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan
menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Manajemen
kualitas diperlukan pada tahan perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap
pengendalian. Proses manajemen kualitas meliputi:
1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan
ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus
dipenuhi
PPSI -16
PPSI -17
produk
dan
mengidentifikasi
sumber-sumber
potensial,
PPSI -18
BAB III
INISIASI PROYEK
Rencana strategi organisasi yang diwujudkan dalam visi, misi, tujuan dan sasaran
dan strategi. Rencana strategi ini sebagai dasar untuk perencanaan strategi teknologi
informasi khususnya untuk mensuport fungsi-fungsi dalam organisasi, sehingga sangat
penting memunculkan inisiatif proyek teknologi informasi yang memahami bagaimana
proyek berkaitan dengan kebutuhan saat ini dan mendatang bagi organisasi.
Manajer proyek yang berhasil mampu melihat rencana strategi organisasi untuk
menetapkan seperti apa tipe proyek yang akan dikerjakan dalam menyumbangkan nilai
bagi organisasi. Dalam proses inisiasi mencakup identifikasi
proyek potensial,
Proses
Inisiasi
Output
Diagram proyek
Dokumen kesepakatan
Hambatan-hambatan
Asumsi
PPSI -19
Perencanaan
Strategi TI
Analisis Area Bisnis
Perencanaan Proyek
Yang Dihasilkan
Gambar 2.2. Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek
potensial
Metode Menyeleksi Proyek
Teknik dan pertimbangan yang dipakai dalam menyeleksi proyek antara lain:
1. Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas. Hal ini menunjukkan apakah
proyek memiliki tiga kriteria penting yaitu kebutuhan, keuangan dan keinginan.
Apakah orang-orang dalam organisasi setuju bahwa proyek perlu dikerjakan?
PPSI -20
apakah organisasi memiliki kemauan yang kuat untuk mendanai proyek? apakah
ada keinginan yang kuat agar proyek berhasil?
2. Mengkategorikan proyek teknologi informasi. Salah satu pertimbangan suatu
proyek untuk dilaksanakan adalah apakah proyek memberikan respon terhadap
masalah, kesempatan atau menunjukkan arah organisasi. (i) Masalah adalah
situasi yang tidak dikehendaki dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Masalah
ini perlu diantisipasi , misalnya masalah ketersediaan dan kecepatan penyediaan
informasi. Perusahaan dapat memilih proyek untuk meningkatkan sistem saat ini
dengan mengupgrade hardware, menambah memori dan sebagainya. (ii)
Kesempatan adalah sebuah perubahan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Misalnya, organisasi meyakini bahwa untuk meningkatkan penjualan dapat
dilakukan dengan penjualan langsung ke pelanggan melalui internet. Organisasi
bisa memilih proyek pembuatan sistem penjualan langsung berupa Web site. (iii)
Arah organisasi mendukung manajemen berkaitan dengan proses bisnis organisasi
secara menyeluruh seperti hubungan antara relasi bisnis pemasok, konsumen dan
lainnya secara efisien. Organisasi bisa memilih proyek implementasi EDI
(Electronic Data Interchange)
3. Menunjukkan net present value atau analisis finansial lainnya. Masing-masing
proyek potensial dibuat aliran kas (aliran benefit yang diperoleh - biaya yang
dikeluarkan) semua diukur dalam nilai finansial pada tingkat bunga tertentu,
kemudian dihitung NPV dari masing-masing proyek. NPV yang paling besar
merupakan proyek yang paling fisibel untuk dikerjakan. Selain analisis NPV juga
bisa dilakukan analisis Return on Investmen (ROI) atau Payback Periode.
4. Menggunakan model penilaian tertimbang (weighted scoring). Teknik ini
dilakukan dengan cara mengidentifikasi kriteria untuk melakukan penilaian
sebuah proyek. Menurut Schwalbe (2002:94) kriteria ini meliputi :
Dukungan terhadap tujuan bisnis
Kekuatan sponsor internal
Kekuatan dukungan pelanggan
Tingkat pemakaian teknologi yang realistis
Kecepatan waktu implementasi
PPSI -21
PPSI -22
PPSI -23
BAB IV
PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan merupakan proses
yang
terhadap perencanaan karena rencana dibuat bukan fasilitas untuk action. Walaupun
demikian rencana proyek adalah memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai
arahan, rencana proyek harus realistis dan berdaya guna.
Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang diperlukan
dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area pengetahuan, proses
perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti pada tabel 4.1
4.1 Merencanakan ruang lingkup
Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen hasil inisiasi
guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek ke
depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan langkah langkah sebagai berikut:
1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas
antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam
proyek.
2. Mendiskripsikan
PPSI -24
mendukung aplikasi bisnis berbasis internet yang sedang dikembangkan pada PT.
KARYA MAKMUR.
Area
Ruang lingkup
Perencanaan
Merencanaan ruang lingkup
Mendefinisikan ruang lingkup
Waktu
Mendefinisikan aktivitas
Pengurutan aktivitas
Mengestimasi durasi aktivitas
Mengembangkan jadwal
Biaya
Kualitas
Penganggaran biaya
Perencanaan kualitas
SDM
Perencanaan organisasi
Penyusunan staf
Komunikasi
Resiko
Perencanaan komunikasi
Perencanaan manajemen resiko
Identifikasi resiko
Analisa resiko kualitatif
Pengadaan
Perencanaan pengadaan
Solicitation planning
PPSI -25
Output
Pernyataan ruang lingkup
Rincian dukungan
Rencana manajemen ruang lingkup
WBS,
Update pernyataan ruang lingkup
Daftar aktivitas
Detail dukungan
Diagram jaringan proyek
Update daftar aktivitas
Estimasi durasi aktivitas
Jadwal proyek
Detail dukungan
Rencana pengelolaan jadwal
Update kebutuhan sumber daya
Kebutuhan sumber daya
Estimasi biaya
Detail dukungan
Rencana manajemen biaya
Acuan biaya
Rencana manajemen kualitas
Definisi operasional
Cheklist
Aturan tugas dan pertanggungjawaban
Rencana manajemen penempatan
Struktur organisasi
Detail dukungan
Susunan personel
Direktori tim proyek
Rencana manajemen komunikasi
Rencana manajemen resiko
Resiko, Pemicu resiko
Daftar rangking resiko
Daftar prioritas resiko
Daftar resiko untuk manajemen dan analisis
tambahan
Kecenderungan hasil analisis resiko kualitatif
Daftar prioritas resiko kuantitatif
Analisis probabilistic proyek
Probabilitas pencapaian tujuan biaya dan
waktu
Kecenderungan hasil analisis resiko kuantitatif
Rencana respon resiko
Resiko residual
Resiko sekunder
Pernyataan secara kontrak
Rencana manajemen pengadaan
Statemen kerja
Dokumen pengadaan
Kriteria evaluasi
Update statemen kerja
Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk atau jasa yang
akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek upgrage teknologi informasi adalah:
Sebuah aplikasi bisnis yang mampu menangani pemesanan dan pembelian online
dengan internet.
Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output yang perlu
diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek (diagram proyek), WBS,
rincian estimasi biaya, rencana manajemen komunikasi, laporan kinerja dan
sebagainya. Dalam contoh upgrade teknologi informasi di atas termasuk
penyerahan persediaan semua hardware dan software yang diupdate.
Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapan-ketetatan atau
kriteria keberhasilan proyek secara kuantitatif yang digunakan acuan untuk
mencapainya, seperti biaya, jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan
sukses jika 90% pekerja yang manggunakan komputer mampu menggunakan
sistem internet yang baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15
juta rupiah.
Pernyataan ruang lingkup bervariasi tergantung tipe proyek, semakin komplek
sebuah proyek maka semakin panjang pernyataan ruang lingkupnya.
4.2 Mendefinisikan Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS)
Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan
proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecahmecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi
pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang
lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu
meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran
kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja.
Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS)
proyek.
Work Breakdown Structure
Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang
tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini
PPSI -26
Proyek Intranet
Perencanaan
konsep
kelayakan
Merancan
g web-site
Mengembangkan
web-site
kebutuhan user
Implementasi
Mendefinisikan Mendefinisikan
kebutuhan user kebutuhan
konten
Mendefinisikan
kebutuhan
sistem
Penerapan
dan evaluasi
Mengembangkan
rencana proyek
Koordinasi
tim proyek
Mendefinisikan
kebutuhan server
PPSI -27
Mendefinisikan Aktivitas
Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek
dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan
diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS
Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih
detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah
agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan
sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan
yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang
diharapkan.
Pengurutan Aktivitas
Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi
produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas.
Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipetipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas
atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah
bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel?
A=1
B=2
1
J=3
6
G=6
4
H=6
F=4
C=3
E=5
I=2
PPSI -28
PPSI -29
adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih
memperlihatkan hubungan waktu.
Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek :
Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas
berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai
aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.
Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain
dimulai. Contoh
Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain
selesai.
Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain
selesai.
Pada gambar 4.3 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM.
Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan
relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal
selesai, nomor ID aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.
AStart 2/6/05
ID:1Finish:
DStart 3/6/05
ID: 4Finish:
ID:8Finish:
ID: 5Finish:
ID:2Finish:
JStart 19/6/05
dayRes :
ID: 6Finish:
ID:9Finish:
CStart 2/6/05
ID:3Finish:
GStart 2/6/05
ID: 7Finish:
Gambar.4.3
PPSI -30
PPSI -31
Akt
Juni minggu ke 2
30 Mei - 5 juni
S
Juni minggu ke 3
6 juni 13 juni
T
14 juni 21 juni
T
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
PPSI -32