SISTEM DAN PROSEDUR

1. KARAKTER SISTEM
1. Komponen (components)
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bakerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen dari
suatu system biasanya dikenal dengan subsistem. Subsistem mempunyai syarat-syarat
dari sistem itu sendiri dalam menjalankan fungsinya dan mempunyai sistem secara
keseluruhan.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan system merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lain. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu
kesatuan. Batasan sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan
sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energy dari sistem
dan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak
maka akan mengganggu kelansungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem yang
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu
5.

subsistem ke subsistem lainnya.

Masukan Sistem (input)
Masukan sistem adalah energy yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang di masukkan supaya sistem tersebut

dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energy yang di olah dan di klasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem.
7. Pengolah Sistem (proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
8.

menjadi keluaran.
Sasaran Sistem (objectives)
Merupakan tujuan yang akan dicapai untuk menentukan masukan yang dibutuhkan
system dari keluaran yang akan dihasilkan system.

2. PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Menurut Hall (2001:5) suatu system pada dasarnya adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk
mencapai tujuan bersama.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2008: 4).
Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2006: 2) sistem adalah
rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa system adalah rangkaian
komponen yang saling berikatan untuk mencapai tujuan perusahaan yang ditetapkan
sebelumnya.
Sedangkan pengertian prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
(Mulyadi, 2008: 4).
Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) Prosedur adalah tata cara kerja atau cara
menjalankan suatu pekerjaan

Menurut Widjaja (1995 : 83) Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling
berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu
oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses
tertentu
Menurut Kamaruddin (1992 : 836 837) Prosedur pada dasarnya adalah suatu
susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedurprosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu
organisasi.
Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa Prosedur adalah suatu rangkaian tugastugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata
cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang.

3. ADA 2 KATEGORI SISTEM DAN PROSEDUR (BLUE COLLAR DAN WHITE

COLLAR SYSTEM AND PROCEDURE)
Blue-collar systems and procedures ialah sistem dan prosedur yang ditandai dengan
adanya pabrik, bengkel, halaman, pemeliharaan, proyek bangunan, prosedur (manual dan
mekanis) yang dipergunakan dalam pemabrikan, konstruksi, pemeliharaan dan pembuatan
barang-barang dan pengerjaan parts dan bahan-bahan yang dipergunakan.
White collar systems and procedure ialah sistem dan prosedur yang ditandai
dengan adanya manajemen administrative, dalam arti yang luas, termasuk di dalamnya ialah
prosedur yang biasanya dikenal sebagai pekerjaan perkantoran, seperti misalnya pengerjaan
kertas-kertas, penyimpanan catatan-catatan pembukuan.pelaporan,perencanaan, penjadwalan
kerja penganggara-belanjaan, standard-standard kerja, pengawasan produksi dan lainnya.

4. FUNGSI SISTEM DAN PROSEDUR

Analisis organisasi. Struktur organisasi merupakan dasar suatu sistem. Oleh sebab itu
fungsi pertama yang harus dilakukan oleh bagan Sistem dan Prosedur adalah
mengembangkan struktur organisasi atas fungsi fungsi baru dalam organisasi atau
meninjau kembali struktur organisasi yang telah ada, menyusun dan memperkenalkan
bagan organisasi serta merumuskan tugas serta tanggung jawab masing masing dalam

struktur tersebut.
Analisis serta desain sistem. Bagan Sistem dan Prosedur juga harus melakukan
pemeriksaan atas kegiatan kegiatan fungsional organisasi, serta masalah masalah
administratif yang timbul. Selanjutnya harus ditetapkan aliran aliran data serta
informasi di dalam seluruh organisasi dan dijamin adanya informasi umpan balik bagi
manajemen. Di samping itu, bagian ini juga harus melakukan studi kelayakan atas
penggunaan berbagai teknologi serta peralatan baru, mulai dari mesin fotocopy sampai

pada alat transmisi serta komputer.

Audit manajemen, yang merupakan kombinasi dari analisis organisasi serta
pemeriksaan sistem, baik untuk menentukan efektifitas suatu fungsi tertentu maupun

organisasi.
Pengembangan kebijakan serta prosedur tertulis. Bagian Sistem dan Prosedur juga
harus mengembangkan semua pedoman tertulis yang diperlukan oleh para pelaksana
operasional, ke dalam suatu manual yang meliputi kebijakan umum, prosedur antar
fungsi, baik dalam maupun antar departemen, sampai pada buletin buletin manajemen

yang sifatnya sementara.

Desain dan pengendalian formulir formulir. Formulir didesain sedemikian rupa
sehingga data dapat disampaikan sebaik baiknya dan harus diciptakan suatu cara agar

data yang disampaikan tidak berlebihan dan merepotkan.

Analisis dan pengendalian laporan yaitu mendesain laporan sedemikian rupa agar
umpan balik dapat disampaikan tepat waktu dan berisi informasi yang relevan dengan
kebutuhan berbagai tingkat operasi dan mencegah adanya pengulangan.

Manajemen catatan, yaitu mengembangkan jadwal serta fasilitas penyimpanan catatan,

untuk menjamin perlindungan terhadap catatan catatan vital dan memudahkan

h
i

pencariannya kembali.
Pemeriksaan kerja dan pengembangan standar kerja atas pekerjaan pekerjaan klerikal.
Pemilihan alat alat perkantoran untuk mencapai optimalisasi dan efisiensi perkantoran,
termasuk studi kelayakan atas penggunaan alat alat pemrosesan serta transmisi daata

secara elektronik.
Tata letak kantor, dengan pengelompokan yang terbaik atas fungsi fungsi yang saling
terkait dengan mempertimbangkan penggunaan ruangan secara optimal.

5. FUNGSI SISTEM DAN PROSEDUR ADALAH ANALISIS DESAIN BAGAN

A. Bagan Procedure Kerja
Merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai
dari mana asalnya dan ingin menuju kemana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaian
maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Contoh bagan prosedur kerja:

B. Bagan Struktur Organisasi

struktur organisasi dalam sebuah organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk bagan
struktur organisasi yaitu suatu diagram yang meggambarkan pengaturan posisi pekerjaan
dalam organisasi yang diantaranya juga termasuk garis komunikasi dan wewenang.
Berikut ini adalah bentuk-bentuk struktur organisasi:
1. Struktur Organisasi Fungsional
Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan
Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian
kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi
manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia.
Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan
dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja.

Contoh Struktur Organisasi Fungsional

2. Struktur Organisasi Divisional

Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur
Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan
letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan
yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih
tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.
Contoh Struktur Organisasi Divisional

3. Struktur Organisasi Matriks

Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi
dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan

untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur

Orgnisasi tersebut
Contoh Struktur Organisasi Matriks

C. Bagan Tata Ruang

Adalah wujud struktur ruang dan pola ruang yang susunan pusat-pusat permukiman,
sistem jaringan prasarana dan sarana yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan sosial
ekonomi masyarakat yang secara hierarkis memiliki hubungan fungsional.
Contoh bagan tata ruang:

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun
Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat
dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu :

1. Tata ruang kantor tertutup / berkamar (cubicel type offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor
dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamarkamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.
2. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat
banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun
sehingga ruang kerja terlihat cukup luasTata ruang kantor berhias/berpanorama
(landscape offices)

Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias
untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman
hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan
lain sebagainya.

3. Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara
beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias.
Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor
yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan
menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi
pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

D. Bagan Formulir
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form
flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini
menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

E. Bagan Aliran Kerja

Adalah suatu diagram yang menunjukkan urutan-urutan dari operasi, pemeriksaan,
transportasi, menunggu dan penyimpanan yang terjadi selama satu proses atau prosedur
berlangsung. Di dalamnya dimuat informasi-informasi yang diperlukan untuk analisis seperti
waktu yang dibutuhkan dan jarak perpindahan yang terjadi. Waktu biasanya dinyatakan
dalam jam atau menit sementara jarak perpindahan basanya dinyatakan dalam meter.
Contoh: ALUR FLOWCHART PROSES PRODUKDI DALAM SUATUA
PERUSAHAAN

FLOWCHART PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Keterangan gambar :
1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan kepada Unit
Pengolah.
2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan.
4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke bagian Verbalis
untuk mendapatkan nomor surat.
5. Konsep surat diserahkan kepada juru tik dan siap untuk diketik.
6. Tugas juru ketik kemudian adalah :
a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk diarsipkan)
b. Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar konsep, dan
c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha untuk
dicocokkan dengan konsep surat
Apabila naskah surat tidak sama dengan konsep maka naskah akan dikembalikan
kepada juru tik untuk diketik ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat

maka Sekretaris dan Kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai tanda
penelitian (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan instruksi untuk
ditandatangani.
8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis untuk dicatat
di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap dan diperiksa
kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli diserahkan ke bagian
ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian arsip.
9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan dimasukkan
ke dalam sampul surat.
10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan
menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.