PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen : SPO /2.3.11.4/TU/029 Ditetapkan Oleh

No.Revisi : 00 Kepala UPTD Puskesmas Sentolo I
PUSKESMAS
SENTOLO 1
SPO Tgl Mulai Berlaku
Halaman
: 2 Januari 2015
: 1-3
dr Sandrawati Said, M.Kes
NIP: 19610402 198903 2 007

1. Pengertian Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian

dokumen-dokumen akreditasi yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metoda yang
diatur dalam prosedur ini. Berdasarkan statusnya, dokumen dibagi 2
yaitu dokumen dikendalikan dan dokumen tidak dikendalikan.
Dokumen Dikendalikan adalah dokumen dengan status DIKENDALIKAN
yaitu dokumen acuan kerja yang di-up-date/diperbarui secara berkala
sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
Dokumen Tidak Dikendalikan adalah dokumen dengan status TIDAK
DIKENDALIKAN yaitu dokumen yang sejak diterbitkan tidak di-up-
date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
Dokumen Tidak Berlaku adalah dokumen dengan status KADALUARSA
adalah dokumen yang sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
Manual Mutu Akreditasi adalah dokumen sistem akreditasi yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional perusahaan.
Standar Prosedur Operasional adalah suatu pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian
kinerja instansi pemerintah berdasarkan indicator-indikator teknis,
administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem
kerja pada unit kerja yang bersangkutan
2. Tujuan Untuk mengelola dan mengendalikan semua dokumen yang terkait dengan
akreditasi baik yang dibuat sendiri di Puskesmas maupun dokumen-
dokumen terkait yang diterima dari luar. Termasuk katagori dokumen
adalah acuan-acuan yang bersifat standar / model yang tidak dalam bentuk
hard copy
3. Kebijakan Manual Mutu Akreditasi Puskesmas Sentolo I
4. Refensi Permenkes RI No 75 tahun 2014 tentang Puskesmas

PENGENDALIAN DOKUMEN
 No.Dokumen : SPO /2.3.11.4/TU/029
No.Revisi : 00
Tgl Mulai Berlaku : 2 Januari 2015

SPO Halaman : 2-3

PUSKESMAS
SENTOLO 1

5. Langkah - langkah a. Kepala Puskesmas dan Management Representative membuat manual

mutu akreditasi dan Standar Prosedur Operasional yang dibuat
mengikuti ketentuan format yang telah disepakati.
b. Kepala Puskesmas dan Management Representative menyiapkan
mannual mutu akreditasi dan standar presedur operasional mutu
berdasarkan input dari semua Unit/fungsi terkait.
c. Kepala Puskesmas mengesahkan Manual Mutu sebelum digunakan
sebagai acuan formal.
d. Masing-masing unit menyiapkan Standar Prosedur Operasional sesuai
dengan keperluan
e. Dalam pembuatan Standar Prosedur Operasional mengikuti ketentuan
dan format yang telah ditetapkan (contoh terlampir)
f. Koordinator unit menyiapkan Standar Prosedur Operasional dan
diperiksa oleh management representatif dan disahkan oleh Kepala
Puskesmas
g. Petugas yang telah ditunjuk mendaftarkan dokumen yang dikendalikan
dalam daftar Induk dokumen sesuai format yang telah ditentukan
h. Management Representative bertanggung jawab untuk memelihara
daftar Induk dokumen: manual mutu akreditasi, Standar Prosedur
Operasional dan dokumen program pendukung
i. Masing-masing Unit memelihara daftar induk dokumen untuk instruksi
kerja yang ada/dibuat di masing-masing departement dan daftar induk
dokumen eksternal (dokumen-dokumen relevan yang diterima dari luar)
j. Management Representative mendistribusikan manual mutu kesemua
unit yang telah disepakati. Koordinator unit mendistribusikan SPO ke
unit terkait secara tercatat sesuai dengan ketetuan yang telah disepakati.
k. Management Representative memberi status dengan jelas pada setiap
dokumen terkendali pada setiap halaman dengan menggunakan cap
warna merah bertuliskan DOKUMEN TERKENDALI.
l. Kepala Puskesmas dan Management Representative membuat tatacara
revisi dokumen. Hasil revisi dokumen harus dicatat dan didaftar induk
dokumen.
m. Management Representative menarik dokumen yang sudah tidak
berlaku dari peredaran untuk disimpan atau dimusnahkan.
n. Management Representative mengidentifikasi dokumen dengan jelas
bila dokumen yang sudah tidak berlaku dan tidak digunakan lagi akan
disimpan sebagai arsip.
o. Bila pengguna dokumen ingin menyampaikan revisi/perubahan maka
usul revisi harus disampaikan secara tertulis kepada masing-masing
penanggung jawab dokumen.

PENGENDALIAN DOKUMEN
 No.Dokumen : SPO /2.3.11.4/TU/029
No.Revisi : 00
Tgl Mulai Berlaku : 2 Januari 2015

PUSKESMAS
SPO Halaman : 3-3

SENTOLO 1

Diagram Alir
Kepala Puskesmas dan Management Representative membuat manual mutu akreditasi dan Standar
Prosedur Operasional yang dibuat mengikuti ketentuan format yang telah disepakati

Kepala Puskesmas dan Management Representative menyiapkan mannual mutu akreditasi dan standar presedur
operasional mutu berdasarkan input dari semua Unit/fungsi terkait

Kepala Puskesmas mengesahkan manual mutu sebelum digunakan sebagai acuan formal

Masing-masing unit menyiapkan Standar Pelayanan Operasional sesuai dengan keperluan

Masing-masing unit mengikuti ketentuan dan format yang telah ditetapkan dalam Pembuatan Standar
Pelayanan Operasional (contoh terlampir)

Koordinator unit menyiapkan Standar Pelayanan Operasional dan diperiksa oleh management representatif dan
disahkan oleh Kepala Puskesmas

Petugas yang telah ditunjuk mendaftarkan dokumen yang dikendalikan dalam daftar Induk dokumen sesuai
format yang telah ditentukan

Management Representative bertanggung jawab untuk memelihara daftar Induk dokumen, manual mutu,
standar prosedur Operasional dan dokumen program pendukung

Masing-masing Unit memelihara daftar induk dokumen untuk instruksi kerja yang ada/dibuat di masing-masing
departement dan daftar induk dokumen eksternal (dokumen-dokumen relevan yang diterima dari luar)

Management Representative mendistribusikan semua unit. Koordinator unit mendistribusikan SPO keunit
terkait secara tercatat sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati

Management Representative memberi status dengan jelas pada setiap dokumen terkendali pada setiap halaman
dengan menggunakan cap warna merah bertuliskan DOKUMEN TERKENDALI

Kepala Puskesmas dan Management Representative membuat tata cara revisi dokumen. Hasil revisi dokumen
harus dicatatkan di daftar induk dokumen

Management Representative menarik dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran untuk disimpan atau
dimusnahkan

Management Representative mengidentifikasi dokumen dengan jelas bila dokumen yang sudah tidak berlaku
dan tidak digunakan lagi akan disimpan sebagai arsip

Bila pengguna dokumen ingin menyampaikan revisi/perubahan maka usul revisi harus
disampaikan secara tertulis kepada masing-masing penanggung jawab dokumen

6. Unit terkait Semua Unit

Lampiran I
Contoh Surat Keputusan

DINAS KESEHATAN KABUPATEN KULON PROGO

UPTD PUSKESMAS SENTOLO I
Alamat : Sentolo kidul Sentolo, Kulon Progo, * 55664, ( 6472102

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS SENTOLO I

NOMOR : /. TAHUN .

TENTANG

..
DI UPTD PUSKESMAS SENTOLO I

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka ..

b. ...........................
c. ...........................

Mengingat : 1. Undang-Undang ..
2. ..
3. ..

MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Kesatu : ..

Kedua : ..

Ketiga :

Ditetapkan di Sentolo
Pada tanggal : ................................

Kepala UPTD Puskesmas Sentolo I

dr. Sandrawati Said, M Kes

Pembina ; IV/a
NIP. 19610402 198903 2 007

Contoh Lampiran Surat Keputusan

Lampiran Keputusan Kepala Puskesmas Sentolo I
Nomor : ./ .TAHUN (Sesuai Nomor SK)
Tentang : .....................................

1. .
2. .
3. ..

Sentolo, .
Kepala UPTD Puskesmas Sentolo I

dr. Sandrawati Said, M. Kes

NIP. 19610402 198903 2 007

Lampiran II
 Contoh Kerangka Acuan Kerja

KERANGKA ACUAN KERJA

.................................................................................
...........................................................................................

I. PENDAHULUAN

II. LATAR BELAKANG

A. DASAR HUKUM
1. ..
2. ..
3. ..

B. GAMBARAN UMUM

III. TUJUAN
UMUM
1.
KHUSUS
1. .
2. ..

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

..
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
.
VI. SASARAN
.
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN
IX. PENUTUP

Ditetapkan di Sentolo
Pada tanggal : .......................................
Kepala Puskesmas Sentolo I

dr. Sandrawati Said, M Kes

NIP. 19610402 198903 2 007

Lampiran II

Contoh Standar Prosedur Operasional

Standar Prosedur Operasional dapat menggunakan format dibawah ini :

..
No.Dokumen : SPO/.././ Ditetapkan Oleh
No.Revisi : . Kepala UPTD Puskesmas Sentolo I

PUSKESMAS SPO Tgl Mulai Berlaku

Halaman
: .
: .
dr Sandrawati Said, M.Kes
SENTOLO 1 NIP: 19610402 198903 2 007
1. Pengertian :

2. Tujuan :

3. Kebijakan :

4. Refensi :

5. Langkah Langkah: Diagram Alir

a. .............
b. .............
c. ............

6. Unit terkait ..

Format diatas dapat memudahkan pengguna untuk mengetahui langkah-langkah dan diagram alir dalam
suatu SPO, akan tetapi apabila langkang-langkah dalam suatu Standar Prosedur Operasional terlalu
banyak maka format SPO dapat diubah dengan menempatkan diagram alir dibawah langkah-langkah
seperti format dibawah ini :

No.Dokumen : SPO /.. /../ Ditetapkan Oleh
No.Revisi : Kepala UPTD Puskesmas Sentolo I

PUSKESMAS
SPO Tgl Mulai Berlaku
Halaman
:
:
dr Sandrawati Said, M.Kes
NIP: 19610402 198903 2 007
SENTOLO 1

1. Pengertian

2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Refensi
5. Langkah - langkah a. ..
b. ..
c. .
d. .

.
No.Dokumen : SPO /. /../ ..
No.Revisi : ..
PUSKESMAS
SENTOLO 1
SPO Tgl Mulai Berlaku
Halaman
: .
:
Diagram Alir

6. Unit terkait