Anita
Anita
Selanjutnya, tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga
menyebabkan timbulnya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai itu tidak
mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut
dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. Dari hal inilah
yang menyebabkan berlakunya fail-fail yang hilang dan tidak dapat dikesan.
Selain itu, tiadanya sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga
menyebabkan berlakunya masalah ini. Apabila fail-fail tidak diletakkan atau
dikelasifikasikan, maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-adukkan dan
berlakunya kesesakan fail. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan
susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang
kecemasan. Kesemua faktor-faktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa
pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang
berpengetahuan dalam pengurusan fail. Tetapi tidak kurang juga berlakunya
masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri. Hal ini dapat
dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas
mereka. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya
melakukan dengan tidak bersungguh-sungguh.
( ii ) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik M untuk mengatasi
masalah di atas.
Bagi mengatasi masalah ini, langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh En.
M adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan
Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri yang
mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di
dalam pengelasan fail. Hal ini amat penting supaya penyiasatan terhadap fail-fail
yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. Seterusnya
En. M perlu membuka sampul kecil berkenaan fail-fail yang telah hilang. Ini amat
penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail
tersebut. Selain itu, sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang
tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang
telah hilang itu.
Tiap-tiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod
yang berkenaan. Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu
dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru
pada tiap-tiap tahun. Selanjutnya, fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor
pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail. Fail disusun mengikut
nombor siri tersebut. Perkataan kunci atau key word dari judul tersebut akan
diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. Fail-fail yang telah
dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat
membayangkan isi kandungannya. Biasanya satu-satu fail itu hendaklah dikhaskan
bagi sesuatu perkara sahaja. En. M hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya
surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat
dimasukkan ke dalam satu fail. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru
tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan
bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan.