PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY :

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNTUK

MENDUKUNG PENGELOLAAN FIX ASSET PERGURUAN TINGGI

1
Tunggal Sigit Nugroho, 2Seno Adi Putra, 3Rino A Anugraha
Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom
Jln. Telekomunikasi No.1 Terusan Buah Batu bandung 40257
the_sigid@yahoo.com, seno_ap@yahoo.com, 99750184@ittelkom.ac.id

Abstrak
Salah satu permasalahan yang dirasakan oleh bagian logistik di perguruan tinggi adalah pengontrolan aset
yang sudah tersebar di unit-unit perguruan tinggi. Untuk itu, diperlukan sebuah sistem informasi manajemen aset
diharapkan membantu bagian logistik di perguruan tinggi dalam pengelolaan asetnya.
Sistem informasi manajemen aset perguruan tinggi yang dibangun dalam riset ini mencakup lima fitur utama,
yaitu manajemen master data, fitur manajemen inventarisasi aset, fitur manajemen monitoring aset, fitur
manajemen pelaporan, dan fitur pemetaan aset.
Pada riset ini, sistem informasi manajemen aset dibangun dengan teknologi Java EE yang
mengimplementasikan arsitektur multitier.
Kata kunci : Sistem informasi manajemen aset, master data, inventarisasi aset, monitoring aset, pemetaan aset

I. ENDAHULUAN Aset merupakan sumber daya yang memiliki

manfaat ekonomis masa datang yang diperoleh,
Kendala dalam pengelolaan aset di perguruan
dikuasai, atau dikendalikan oleh suatu entitas akibat
tinggi adalah dokumen-dokumen yang tidak tertata,
transaksi atau kejadian masa lalu. Atas dasar itu,
kesulitan dalam pengontrolan aset, dan tidak
diperlukan suatu pengelolaan aset yang yang dikenal
tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh pihak
dengan istilah manajemen aset.
manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap
suatu aset. Untuk itu, pengelolaan aset perlu Manajemen aset di dalamnya terdapat proses
didukung dengan sistem informasi manajemen aset. sistematis untuk pemeliharaan, upgrade, dan
mengoperasikan aset fisik dengan biaya yang efektif,
Sistem informasi manajemen aset merupakan
dengan menggabungkan prinsip rekayasa dengan
sebuah sistem informasi yang mengelola dan
praktek bisnis dan teori ekonomi, dan menyediakan
mengolah data-data yang berkaitan dengan aset dan
alat yang memfasilitasi agar lebih terorganisir,
mampu mengakomodasi proses-proses yang terdapat
menggunakan pendekatan logis untuk pengambilan
dalam manajemen aset.
keputusan sehingga tersedia kerangka kerja untuk
Sistem informasi manajemen aset perguruan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang [1].
tinggi harus menjadi bagian integral dari sistem
Dalam manajemen aset terdapat siklus hidup
informasi perguruan tinggi secara keseluruhan, atau
manajemen yang disebut sebagai Life Cycle Asset
dikenal dengan e-University.
Management seperti yang ditunjukkan pada gambar
II. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET berikut ini :
DALAM KONTEKS E-UNIVERSITY
E-University merupakan sebuah istilah untuk
menggambarkan pemanfaatan teknologi informasi di
lingkungan pendidikan tinggi. Ide dasar dalam e-
University adalah memberikan kemudahan akses
informasi terkait fungsi-fungsi di perguruan tinggi
bagi para civitas akademika, pegawai, manajemen,
dan mitra sebuah lembaga pendidikan[4]. Salah satu
modul yang terintegrasi dengan e-University adalah
modul manajemen aset.
 Manajemen klasifikasi aset

Manajemen group aset

Manajemen kelompok aset

Staf Aset

Manajemen dokumen

Gambar 2 Use case untuk manajemen data

Gambar 1 Siklus hidup manajemen aset [6]

III. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET

PERGURUAN TINGGI
Inventarisasi Aset
Fungsi utama yang perlu disediakan pada sistem
informasi manajemen aset adalah sebagai berikut:
1. mengakomodasi kegiatan operasional dalam
pengelolaan aset sangatlah penting;
Staf Aset
2. pihak manajemen juga mengharapkan sistem
yang dapat menyediakan informasi secara up to Pembaharuan Nilai Aset

date;
3. sistem dapat diakses di mana pun dan kapan pun
oleh user dengan privilleges tertentu;
4. sistem yang terintegrasi dengan sistem lainnya,
Gambar 3 Use case inventarisasi aset
baik yang sudah ada maupun yang sedang dalam
tahap pengembangan;
5. pengelolaan dan pengembangan sistem pada
tahapan selanjutnya dapat dilakukan dengan
mudah; pembaharuan Informasi Aset
6. sistem yang menerapkan keamanan terhadap
aplikasi karena menyimpan data-data yang
sangat penting. Unit

Use case berikut menggambarkan aktifitas yang Manajemen Peminjaman Aset

dapat dilakukan oleh user di sistem informasi
manajemen aset.

Manajemen Perbaikan Aset

Bagian Rumah Tangga

Manajemen Monitoring

Manajer Logistik

Gambar 4 Use case monitoring aset

 Unit

Melihat Aset Berdasarkan Lokasi

Bagian RUmah Tangga

Gambar 7 Halaman klasifikasi aset

Modul manajemen inventarisasi aset mengelola
inventarisasi aset yang meliputi registrasi aset,
penambahan nilai aset, penggudangan aset,
Manajer Logistik
pengalihan aset dan penghapusan aset.
Gambar 5 Use case pemetaan Aset

Manajemen User

Administrator
Manajemen Role

Gambar 8 Halaman asset dan perkiraan nilainya

Modul manajemen monitoring aset, mengelola

Gambar 6 Use case manajemen konfigurasi pengontrolan dan pengawasan aset yang meliputi
pembaharuan informasi aset, peminjaman dan
Berdasarkan analisis di atas, sistem informasi perbaikan aset.
manajemen aset perguruan tinggi yang
dikembangkan harus memiliki fitur sebagai berikut:
1. pengelolaan data master (klasifikasi, grup,
kelompok, daftar aset, dan keamanan aset);
2. pengelolaan inventarisasi aset (registrasi aset,
penggudangan aset);
3. monitoring aset (pembaharuan informasi aset,
peminjaman aset, perbaikan aset);
4. pengelolaan transaksi (penambahan nilai,
penyusutan, penjualan/pengalihan aset dan
penghapusan);
5. pengelolaan laporan-laporan;
6. perhitungan depresiasi; Gambar 9 Halaman memonitor aset
7. pemetaan aset; Modul pemetaan aset merupakan fitur tambahan
8. administrator (manajemen pengguna). dalam sistem yang memetakan aset berdasarkan
lokasi dengan memvisualisasikannya dalam bentuk
Modul Manajemen Data Master mengelola data
denah lokasi.
master aset yang meliputi pengelolaan klasifikasi
aset, kelompok aset, dan dokumen surat.

Gambar 10 Denah lokasi aset
Modul manajemen pelaporan mengelola laporan-
laporan terkait dengan pengelolaan aset.
Gambar 11 Halaman laporan aset
Modul Manajemen User, mengelola pengguna
akhir yang terkait dalam pengelolaan aset dan
berinteraksi dengan sistem yang meliputi pengelolaan
user dan pemberian hak akses
IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI
Arsitektur teknologi dalam sistem informasi
manajemen aset ini adalah sebagai berikut
Bean Controller
Web Application
Service
Model
Database
Gambar 12 Arstektur teknologi
Sistem informasi manajemen aset dibagun
dengan menerapkan arsitektur yang multi-tier yang
didukung oleh teknologi Java Enterprise Edition dan
Struts framework.
Presentation Tier merupakan bagian yang
diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Struts
Framework digunakan sebagai teknologi yang
diimplementasikan di presentation tier. Struts
merupakan framework yang dirancang untuk
membangun arsitektur aplikasi berbasis Model-View-
Controller (MVC) dengan penggunaaan Java
Servlet dan Java Server Pages (JSP).
Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai
application tier merupakan bagian yang di dalamnya
terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses
database. Teknologi yang berperan sebagai
application tier adalah Enterprise JavaBean
(EJB) yang dapat dipanggil secara remote. Untuk
alasan ini EJB merupakan komponen kunci untuk
membangun aplikasi mutitier.
client Tier merupakan bagian yang digunakan
pengguna untuk mengakses aplikasi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Asset Management: Advancing the State of the Art
Into the 21st Century Through Public-Private
Dialogue. Federal Highway Administration and
the American Association of State Highway and
Transportation Officials, 1996, halaman 3
2. Falahah, Dewanto Wawan, ERP Menyelaraskan
Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis,
Informatika Bandung, 2007.
3. Noland Thomas R, Journal of Finance and
Accountancy : The sum-of-years digits
depreciation method: use by SEC filers University
of Houston
4. Sony Ary Yuniarto, E-University dan strategi
pengembangannya di lingkungan kampus
pendidikan,
BeanService EJBService http://www.ristinet.com/index.php?ch=8&lang=&
EJB Module s=ac2817760d5ba5bd98c7faa261fd115a&n=241
&page=2, September 2004.
DatabaseAkses
The J2EE Archirects Handbook: How to be a
5.
successful technical architect for J2EE
applications Derek C Ashmore 2004 ISBN
0972954899
6. Victoria Department of Treasury and Finance,
Government Asset Policy Statement, 2000, Hal.4.
7. Yunis, R., Surendro, K.: Pemilihan Metodologi
Pengembangan Enterprise Architecture untuk
Indonesia. In: Prosiding SNIKA. Volume 3.
(2008) A53A59