PERANCANGAN SI-SDM DI PERUSAHAAN CITY TRANS

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah SI-SDM

Dosen : Ipan Darmanto, S.Sos, M.Kom

Disusun oleh
Ahmad Soleh Afif (D1A.07.0207)

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS SUBANG
Jalan Raya R.A Kartini Km.3 Telp.(0260) 411415 Fax.(0260) 415677

Juni 2009
 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami ucapkan kehadirat Allaah SWT karena dengan petunjuk
dan kekuatan dari-Nya kami dapat menyelesaikan tugas ini, tidak lupa kami
sampaikan shalawat kepada Nabi Muhammad SAW yang syafaatnya kita nantikan di
hari akhir.
Kami mengerjakan tugas ini dengan tujuan agar kami bisa
mengimplementasikan ilmu yang telah kami dapat di mata kuliah SI-SDM ke dalam
dunia nyata. Konsep perancangan SI-SDM ini coba kami implementasikan kepada
salah satu perusahaan yang terdapat di daerah Subang yang bernama CITI TRANS
yaitu perusahaan yang bergerak di bidang travel dan paket dengan jurusan Jakarta dan
Bandung. Konsep perancangan SI-SDM yang kami buat merupakan suatu konsep
perancangan yang masih sederhana yang bertujuan agar perusahaan tersebut dapat
berkembang dan mencapai keuntungan yang besar.
Oleh karena itu kami menyadari bahwa konsep perancangan SI-SDM ini masih
kurang untuk dikatakan baik, karena konsep perancangan kami yang belum terlalu
luas. Maka saran dan informasi yang dapat membangun sangat kami harapkan dari
pembaca yang membaca tugas kami ini sehingga konsep perancangan ini dapat kami
implementasikan dengan baik.

Subang, Juni 2009

Penyusun
1.1.INTRODUCE ORGANIZATION
CV Citra Tiara Transport (Citi Trans) adalah perusahaan yang bergerak dibidang
travel dan paket yang melayani jurusan Jakarta Bandung. Perusahaan Citi Trans ini
didirikan pada 11 September 2000. Citi Trans mulai beroperasi pada tanggal 7
Oktober 2000 dengan kantor pusat di Jl. Jendral Ahmad Yani No.10 Subang.
CV Citra Tiara Transport (Citi Trans) merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang travel dengan mempunyai mobil travel sebanyak 10 buah yang terdiri dari 5
bus ukuran dan 5 minibus. Sedangkan untuk melayani pengiriman barang
perusahaan ini mengoperasikan mobil sebanyak 20 buah. Dan pekerja perusahaan ini
sebanyak 100 orang termasuk supir, kurir dan tenaga teknisi lainnya.
Namun sekitar tahun 2003 akhir perusahaan ini mengalami kerugian dengan
keluhan dari berbagai konsumen terhadap pelayanan perusahaan ini. Akhirnya sekitar
awal tahun 2004 perusahaan ini memberhentikan para supir dan kurirnya sekitar 30
orang dikarenakan alasan keuntungan perusahaan yang mulai menurun dan
memberhentikan pengoperasian armada sekitar 10 persen.
Pengaruh pemberhentian tersebut ternyata disambut tidak baik oleh para
karyawan yang diberhentikan tersebut sehingga mengganggu stabilitas jalannya
perusahaan dengan isu yang dilontarkan oleh para pegawai perusahaan tersebut dan
memandang pemilik yaitu Ridwan Takari bertindak tidak adil.
1.2. VISI dan MISI Perusahaan
Visi
Menjadikan Citi Trans sebagai perusahaan travel dan pengiriman paket nomor satu di
Kabupaten Subang dengan pelayanan yang cepat dan tepat waktu.
Misi
1. Melayani para konsumen dengan pelayanan yang maksimal dan tepat waktu.
2. Mengkoordinasi dan melakukan pengawasan terhadap para pegawai dalam
melayani konsumen agar tercipta citra baik organisasi.
3. Memberikan penghargaan yaitu berupa insentif terhadap pegawai yang
memberikan pelayanan yang maksimal terhadap konsumen.
4. Melakukan perekrutan tenaga operasional yang terdiri dari supir dan kurir
dengan kemampuan yang sudah terlatih dan semangat yang tinggi.
5. memberikan ganti rugi kepada konsumen yang merasa dirugikan perusahaan

1.3. Analisa Organisasi dan SI-SDM

 Perusahaan ini merupakan perusahaan travel dan pengiriman barang dengan
para pegawai yang sebagian besar direkrut dai kota Subang dan memiliki hirarki
posisi jabatan sebagai berikut, yaitu posisi jabatan paling tinggi adalah General
Manager yang bertugas untuk melakukan proses manajemen perusahaan dan
pelaporan posisi perusahaan kepada pemilik perusahaan. Posisi yang kedua adalah
Kabag yang membawahi staff yang bertugas untuk supervisi terhadap para pegawai di
bawahnya dan melaporkan permasalahan-permasalahan perusahaan kepada General
Manager dan Kabag di organisasi ini terdiri dari Kabag Operasional, Kabag
Perawatan Kendaraan, Kabag Keuangan, Kabag Pemasaran dan Humas, Kabag SDM
dan Kabag Pengendalian Internal dan posisi yang terakhir adalah staff dan staff ini
terdiri dari staff operasional yaitu supir dan kurir, yang kedua adalah staff SDM dan
yang terakhir adalah staff keuangan.
Proses kerja perusahaan ini adalah 24 jam dimana para supir dan kurir yang
akan berangkat untuk melayani konsumen diatur keberangkatannya berdasarkan hari-
hari yang telah ditentukan oleh Staff Operasional dan pemberian gaji ini diberikan
tidak setiap bulan akan tetapi perusahaan ini memberikan gaji kepada para supir dan
kurir adalah setiap jadwal pemberangkatan dengan upah 300 ribu perjadwal
pemberangkatan ditambah uang untuk pembelian bahan bakar dan makan sebanyak
100 ribu dan insentif sebanyak 75ribu dan regulasi pemberian upah ini dilakukan oleh
staff SDM. Sedangkan pemberian upah kepada pegawai dengan posisi Kabag dan
General Manager adalah setiap bulan dengan perincian sebagai berikut.

No Jabatan Gaji/Upah
1 General Manager 2000000+Insentif(200000)
2 Kabag 1500000+Insentif(200000)
3 Staff 1000000+Insentif(100000)
4 Supir 7500000+Insentif(75000)+bahan
bakar&Makan(100000)
5 Kurir 7500000+Insentif(75000)+bahan
bakar&Makan(100000)

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

 Pemilik

General
Manager

Perawatan Pemasaran & Keuangan Pengendalian

Operasional SDM
Kendaraan Humas Intern

Staff
Staff keuangan Staff SDM
Operasional

Problem in Human Resource Organization

Permasalahan yang berhubungan dengan sumber daya di organisasi ini adalah
adanya keluhan dari para supir dan kurir khususnya tentang penjadwalan kerja mereka
yang kurang teratur. Penjadawalan ini dirasakan oleh para sebagian pegawai
dikarenakan ada sebagian pegawai yang merasa dijadwalkan berangkat pada hari yang
tidak dijadwalkan pemberangkatannya dan pegawai tersebut merasa sedang
mempunyai kepentingan keluarga, akan tetapi perusahaan memaksa agar karyawan
tersebut melayani pemberangkatan konsumen sehingga terjadi berbagai keluhan oleh
para pegawai tentang tidak teraturnya pemberangkatan tersebut. Permasalahan
selanjutnya adalah kurang maksimalnya kinerja staff bagian operasional untuk
melakukan penjadwalan pemberangkatan supir dikarenakan sistem informasi
organisasi yang masih manual sehingga para operator harus melihat tumpukan berkas
untuk menjadwal kerja para supir dan kurir sehingga kesalahan(human error) sering
terjadi dikarenakan banyak para konsumen yang merubah jadwal keberangkatan
sehingga bagian ini mempunyai tugas yang sangat berat dengan perubahan jadwal
keberangkatan para supir sehingga kinerja ini mempengaruhi pelayanan kepada
konsumen.
Dukungan SI-SDM yang ada terhadap Organisasi dan permasalahannya
Dukungan sumber daya manusia terhadap oraganisasi ini antara lain adalah
pemesanan tiket dan pengiriman barang kepada operator melalui telepon dan operator
menuliskan jadwal pemberangkatan di buku besar untuk pemberangkatan sehingga
timbul permasalahan terhadap pelayanan terhadap konsumen, dikarenakan banyak
para konsumen yang merubah jadwal pemberangkatan sehingga para operator harus
merubah dengan menuliskan kembali pada buku jadwal pemberangkatan sehingga
sering terjadinya kesalahan dalam jadwal pemberangkatan. Dukungan yang kedua
adalah proses penyusunan laporan keuangan yangmasih manual sehingga proses
pelaporan keuangan menjadi lambat, sehingga mempengaruhi pada proses
pembiayaan pada proses kinerja perusahaan. Dukungan selanjutnya adalah adanya
para supir yang bertugas untuk melayani travel akan tetapi harus juga melayani proses
pengiriman barang dikarenakan proses jadwal pemberangkatan para supir yang
kurang teratur dikarenakan sistem yang masih manual. Dukungan yang lain adalah
pada bagian perawatan kendaraan yang sering terlambat dalam melakukan proses
pergantian komponen mobil yang sudah mengalami kerusakan dikarenakan proses
aliran dana untuk bagian ini dari bagian keuangan sering terlambat dikarenakan sistem
proses alokasi keuangan yang masih manual.
PROBLEM SOLUTION
Untuk menangani permasalahan-permasalahan di internal organisasi tersebut
maka kami melakukan dua buah saran yaitu yang pertama adalah mengganti struktur
organisasi yang telah ada menjadi struktur organisasi baru, permasalahan dalam
struktur organisasi tersebut adalah kurangnya pembagian tugas yang jelas dan
pengendalian internal yang kurang. Hal ini dapat dilihat dari bagian operasional
yanghanya mempunyai satu staff sehingga proses pembagian kerja kurang teratur dan
pelayanan kepada konsumen akan menjadi sangat lambat. Untuk menangani masalah
tentang pembagian jadwal keberangkatan supir dan kurir yang tidak teratur yang
dikarenakan pembagian jadwal pemberangkatan yang masih manual sehingga sering
terjadinya human error yang disebabkan operator harus melihat jadwal
pemberangkatan yang begitu banyak dengan cara yang manual sehingga
menyebabkan operator sering salah menuliskan jadwal keberangkatan supir
dikarenakan adanya para konsumen yang sering merubah jadwal keberangkatan
mereka. Solusi untuk permasalahan ini maka kami mencoba menawarkan solusi
dengan merancang suatu sistem informasi yang berbasis komputerisasi yang dapat
membantu para pegawai dalam mengelola pembagian kerja para supir dan
pengelolaan keuangan perusahaan menjadi teratur. Sehingga alokasi dana untuk
pembiayaan perusahaan menjadi teratur.
1.4. DESAIN SI-SDM
Untuk menangani masalah pertama yaitu kurang sesuainya struktur organisasi
yang ada maka kita akan membuat struktur organisasi baru dengan pembagian tugas
kerja yang jelas sehingga kinerja perusahaan menjdai terkendali. Berikut adalah
desain struktur organisasi yang baru untuk organisasi tersebut :

PEMILI
K

PENGENDALIA
N INTERNAL

GENERAL
MANAGE
R

KABAG KABAG KABAG KABAG KABAG KABAG

PEMASARAN dan OPERASIONAL KEUANGA AKUNTANS SDM PERAWATAN
HUMAS N I KENDARAAN

STAFF STAFF STAFF MEKANIK

KEUANGA AKUNTANS SDM
N I
ADMINISTRASI RESEPSIONI SUPIR KURIR
S

Berikut adalah tugas-tugas setiap jabatan dari struktur orgaanisasi yang baru :
1)Pemilik
Merencanakan dan mengadakan rapat serta menerima laporan keuangan dan kinerja
dari General Manager.
2)Pengendalian Internal
Memeriksa arus kas dan laporan keuangan serta laporan operasional
3)General Manager
1. Membuat keputusan.
2. Mengawasi kinerja tiap bagian.
3. Membuat laporan secara berkala.
4. Mengawasi keberangkatan sesuai jadwal.
5. Menerima Lap. Keuangan.
6. Menerima Lap. Kondisi kendaraan.
4)Kabag Pemasaran dan Humas
1. Memasang iklan.
2. Jaringan pemasaran.
3. Promosi.
5)Kabag Operasional
 1. Mengawasi staff.
2. Berkoordinasi dengan GM.
3. Memeriksa copy tiket.
4. Memeriksa rekap penjualan tiket
6)Kabag Keuangan
1. Mengatur arus kas.
2. Mengawasi kerja staff.
3. Menentukan jumlah kas kecil.
4. Memberikan persteujuan pembayaran.
5. Memeriksa rekap pengeluaran.
6. Memeriksa Lap. Keuangan.
7)Kabag Akuntansi
1. Mengawasi kinerja staff.
2. Menerima dan memeriksa Lap. Keuangan.
3. Menyerahkan Lap. Keuangan ke GM.
8)Kabag SDM
1. Melakukan seleksi kryawan.
2. Merekrut serta memberhentikan karyawan.
3. Memeriksa rekap daftar kehadiran karyawan dan supir.
9)Kabag Perawatan Kendaraan
1. Menetapkan jadwal service berkala.
2. Pembelian suku cadang dan mencatat penggunaannya.
3. Menerima laporan kelayakan kendaraan dari mekanik.
4. Menyerahkan laporan ke GM.
10)Supir
1. Menerima daftar penumpang
2. Mencocokkan daftar penumpang
3. Menerima biaya untuk perjalanan
4. Mengantar customer tiba di tujuan dengan nyaman
5. Memberikan bukti biaya perjalanan dan daftar penumpang yang telah diantar
6. Mengantar mobil ke bengkel jika kerusakan mobil berat
11)Administrasi
1. Membuat jadwal keberangkatan.
2. Membuat surat tugas.
 3. Menerima biaya perjalanan serta upah supir.
4. Menerima dan mencatat biaya perjalanan.
5. Menyerahkan laporan baiay perjalanan.
12)Kurir
1. Mengantarkan barang / paket sampai pada alamat yang dituju
13)Resepsionis
1. Menerima pesanan dari customer
2. Mengatur nomor kursi pada tiket dan pada mobil
3. Menerima uang tiket dari customer
4. Menyerahkan uang tiket yang diterima ke staff keuangan
5. Mencatat tiket yang terjual
14)Staff SDM
1. Buat absensi kedahiran karyawan
2. Buat rekap absensi kehadiran karyawan
3. Atur jadwal kerja karyawan
4. Hitung bonus dan gaji karyawan
5. Beri laporan perhitungan bonus dan gaji kepada staff keuangan
15)Staff Keuangan
1. Cacat transaksi kas masuk & keluar
2. Catat jumlah uang dalam kas kecil
3. Bayar tagihan rekening perusahaan
4. Terima dan catat uang tiket
5. Setor uang yang diteerima ke bank
6. Cocokkan jumlah uang dengan jumlah tiket terjual
7. Terima laporan bonus & gaji karyawan
8. Bayar gaji dan bonus karyawan
16)Staff Akuntansi
1. Mengumpulkan &catat data akuntansi perusahaan
2. Buat laporan keuangan
17)Mekanik
1. Periksa kelayakan kendaraan
2. Perawatan berkala
3. Perbaiki mobil rusak
4. Beri laporan kelayakan mobil
Untuk mempermudah dalam pelayanan dan pengelolaan keuangan maka kita akan
membangun system informasi yang berbasis computer dengan menggunakan tools
pemrograman Visual Basic 6.0 dengan menggunakan database Microsoft Access
sehingga perusahaan akan mempunyai database pelanggan yang mudah dikelola
dengan dihubungkan melalui tools pemrograman visual basic 6.0 sehingga perubahan
data dan perubahan jadwal pemberangkatan akan terkontrol sehingga operator akan
mudah dalam penjadwalan kerja supir dan kurir dalam melayani konsumen sehingga
keluhan dari para supir atas jadwal pemberangkatan dan pembagian kerja yang teratur
dapat teratasi dan pengelolaan laporan keuangan serta alokasi pendanaan perusahaan
akan mudah diatur.
DESAIN ERD Untuk Perancangan SI berbasis computer

Kode_Mobil
Kendaraan Karyawan NIK

ID_Pelanggan No_Tiket No_Pemesanan

Pelanggan Mengandung Item_Pemesanan Membuat

Mengandung

Melakukan Pemesanan No_Pemesanan

Relationship Table With Full Atribute

DESAIN LAYOUT Sistem Informasi Berbasis Komputer Untuk Meningkatkan
Kinerja Pegawai

Desain Layout Untuk Pemesanan Tiket

Desain Layout Untuk Pengelolaan Karyawan

Desain Layout Untuk Pengelolaan Kendaraan

Desain Layout Untuk Laporan Tiket

Desain Layout Untuk Pemasukan Perhari

Desain Layout Untuk Benefit Pelanggan

Desain Layout Untuk Pelanggan

Perhitungan Biaya dan BEP

Modal
Keterangan Nominal Total
Sewa Tempat 150,000,000
Sewa Jakarta 10,500,000
Bia
Deposit Jakarta 5,000,000
ya
Ijin MS 14,000,000
Op
Asuransi 7,920,000 era
Administrasi 500,000 sio
Perabot & Renovasi 10,000,000 nal
Advertising 2,000,000 Ek
Total Modal 199,920,000 spe
kta
S si
Ket at per
era Uu To ub
nga n a ta ah
n it n l %an
2
6,
5
3 21
4, 0,3.
7 0 08
8 0 00
Tol 0 0 0%
Bia 1
ya 1 5,
Per 5 6
awa 6 0
tan , 0,8.
bul 0 1 0 1
ana 0 0 0 2
n 0 0 0%
6
Bah 7,
an 1 0
Bak 5 83
ar , 4, 0,4.
Ken 6 3 0 9+/-
dar 0 0 0 020
aan 0 0 0%%
1
9,
5
2 01
5, 0,0.
7 0 01
Sop 8 0 0 4
ir 0 0 0%
BB 2 1 30.
M 7 5 1+/-
& 5, 0, 820
per 0 0%%
awa 0 0
tan Motor 0 0
129,050,00
Total Variabel 0 67.14%
Sewa Tempat 1,500,000 0.78%
Sewa Club Store 3,500,000 1.82%
Pegawai Administrasi 6 1,000,000 6,000,000 3.12%
PLN, Telkom 2 3,000,000 6,000,000 3.12% +/- 20%
Jasa Raharja 8 45,000 360,000 0.19%
KIR (alokasi per bln) 8 20,834 13,889 0.01%
STNK (alokasi per
bln) 8 83,334 55,556 0.03%
Advertising 2,000,000 1.04% +/- 20%
Angsuran modal 3,332,000 1.73%
Angsuran 8 5,050,650 40,405,200 21.02%
Total Biaya Tetap 63,166,645 32.86%
Total Biaya 192,216,64
Operasional 5 100%
Biaya Sistem Informasi 10,000,000
202,216,64
Total Biaya 5

Pendapatan dan Keuntungan

Perusahaan
202,216,64
Total biaya Operasional 5
Hrg tiket / pax 60,000
Jumlah pax BEP / bulan 3,370
Jumlah pax BEP / rit 4.3209
Load Factor BEP 54%

Pax Pemasukan Laba / Rugi

-
1 50,400,000151,816,645
100,800,00 -
2 0101,416,645
151,200,00
3 0 -51,016,645
201,600,00
4 0 -616,645
252,000,00
5 0 49,783,355
302,400,00
6 0100,183,355
352,800,00
7 0150,583,355
Pemakaian Suku Cadang dan Bahan
Bakar
Keteranga Ekspektasi
n Nominal perubahan
Jumlah Keberangkatan / hari 26 +/- 33,3%
Jumlah Keberangkatan / bulan 780 +/- 33,3%
Jumlah KM tempuh harian 5,200 +/- 33,3%
Jumlah KM Tempuh bulanan 156,000 +/- 33,3%
Ratio pemakaian BBM 10.0 +/- 20%
Jumlah BBM terpakai bulanan 15,600 +/- 20%
Biaya BBM bulanan 34,320,000 +/- 20%
Biaya Perawatan / 10.000 KM 1,000,000
Biaya Perawatan / KM 100
Biaya Perawatan bulanan * 15,600,000 +/- 33,3%
*dengan asumsi adanya penambahan biaya penggantian suku
cadang

OTR 165,000,000
DP 10% 16,500,000
Leasing 7.48% 148,500,000
Jangka 3 36
Angsuran 5,050,650
181,823,40
Nilai mobil sesungguhnya 0

Sistem
Informasi
System analyst 50,000,000
5 buah komputer @ 5jt 25,000,000
2 buah Router @ 450 ribu 900,000
2 buah printer dot matrix @ 1,5jt 3,000,000
3 Account Telkom Speedy 6,000,000
unlimited Access @ 2 jt
Software komputer (winXp) @ 1,5jt 7,500,000
Total Biaya 92,400,000

Pengalokasian biaya sistem

informasi
Bulan 1
5 buah komputer @ 5jt 25,000,000

2 buah Router @ 450 ribu 900,000

2 buah printer dot matrix @ 1,5jt 3,000,000
3 Account Telkom Speedy 6,000,000
unlimited Access @ 2 jt
5 Software komputer (winXp) @ 1,5jt 7,500,000
Total Biaya 42,400,000

Bulan 2
System analyst 50,000,000
 Processor : Intel Pentium D805 DUAL CORE
(2.8 Ghz, 2 x 1MB L2 Cache, 533Mhz FSB)
Mainboard : ASUS P5LD2-VM SE
Memory : VISIPRO 512MB DDR2 PC4200
VGA Card : Integrated Intel Xtreme Graphic 256MB
Harddisk : SEAGATE 80GB 7200rpm SATA
Cassing : Simbada C Series ATX 380watt + 4 Extra Fan
DVD-RW : Samsung 16x Dual Layer
Logitech Navigator Keyboard + Mouse Optical Sroll
Soundcard : Integrated AC 97
Integrated LAN 10 / 100 Mbps
Monitor : LG T30SH (K) 15 Black Flat Monitor

Penggunaan tiket gratis, sekitar 20 penumpang per bulan

Opportunity loss ( 20 x 60,000 )
1,200,000 per bulan

NFV untuk Modal Awal

336,876,82
199920000*(1+11%)5 = 6

1 2 3 4 5
246,321, 273,416,
Modal 199,920,000 432 790 303,492,636 336,876,826
Alokasi per 49,264,2 54,683,3
thn 39,984,000 86 58 60,698,527 67,375,365

Angsuran pengembalian modal selama tahun

pertama
Modal 39,984,000
alokasi per bulan 3,332,000

ROI
Net Income/Investment 21.50%
 BEP

180.000.000
160.000.000
140.000.000
120.000.000
Rupiah

100.000.000 Laba/Rugi
80.000.000 Biaya Sistem Informasi
60.000.000
40.000.000
20.000.000
0
m u1

M u2

M u3

M u4

M u5

M u6

M u7

8
u
gg

gg

gg

gg

gg

gg

gg
gg
in

in

in

in

in

in

in
in
M

Minggu

Beberap Manfaat Pembangunan Sistem Informasi Berbasis Komputer bagi

Perusahaan :
Keuntungan
Jangka Pendek
1. Mengurangi kesalahan pencatatan order
2. Banyaknya perubahan pesanan konsumen
tidak akan terlalu berpengaruh terhadap
kinerja staff operasional
3. Adanya pembagian tugas yang jelas

Jangka Panjang
1. Perusahaan akan memiliki sistem informasi
yang dapat diandalkan
2. Meningkatkan efisiensi kerja para pegawai
3. Mengurangi penggunaan dokumen kertas
4. Memudahkan manajemen untuk
mengetahui apa yang sedang terjadi di
perusahaan dengan dukungan data-data
yang dapat di standarisasi
5. Memudahkan penghitungan bonus
karyawan
6. Membantu customer relation untuk
menyusun program promosi yang terarah
7. Memiliki database pelanggan
8. kerja perusahaan menuju titik optimal