Manual Perlaksanaan SOP PDF

Manual Pelaksanaan | SPA dan SPS
Sistem Pengurusan Aset dan

Sistem Pengurusan Stor
Agensi Perintis Fasa 2

Tahun 2009
Muka Surat | 1
Manual Perlaksanaan | SPA
Isi Kandungan
Pekara Muka Surat
Pengenalan 4
BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem
Pengurusan sistem SPA 6
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir 8
Sistem Kod 13
BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan
Aliran pendaftaran aset 17
Pengesahan data oleh Pegawai 19
BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan 20
Penempatan Aset 21
Carta alir proses kerja penempatan aset 22
Pergerakan aset 23
Carta alir proses kerja pergerakan aset 25
Pemeriksaan aset 26
Proses kerja pemeriksaan aset 28
BAB D | Penyelenggaraan aset alih
Penyelenggaraan aset 30
Proses kerja penyelenggaraan cegahan 32
Proses kerja penyelenggaraan pembaikan 33
Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan 34
Penambahan, penggantian dan naiktaraf 35
BAB E | Pelupusan dan Kehilangan
Pelupusan aset 35
Kehilangan dan hapuskira 50
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 2

BAB F | Pengurusan Stor.
Pengenalan dan kumpulan pengguna 60
Kawalan Stok 63
Paras Stok 65
Rekod Lajer Stok 67
Carta Alir Proses Penerimaan Barang 70
Permohonan Pengeluaran Barang 70
Kawalan dan verifikasi stok 74
Pelupusan dan Hapuskira 75
Laporan Stor 76

PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN PENGGUNAAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
1. Pendahuluan.
1.1 Manual perlaksanaan Sistem SPA ini diadakan bagi memudahkan pelaksanaan
penggunaan sistem SPA di ke semua agensi perintis bagi Fasa 2. Panduan ini
buat sejajar dengan dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan
dan Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan oleh
Perbendaharaan Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang lain yang masih
berkuatkuasa.
1.2 Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan kerajaan

menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit Pengurusan Aset dan
stor di agensi masing-masing.
1.3 Panduan ini juga mengambil kira kesesuaian suasana dan persekitaran di setiap
agensi yang melaksana sistem ini.
2. Latarbelakang SPA.
2.1 Pelbagai usaha telah diadakan supaya pengurusan aset dan stor dapat
dipertingkatkan dan yang terbaru Bahagian Kawalan dan Pemantauan,
Kementerian Kewangan Malaysia telah mengemaskini secara menyeluruh
peraturan pengurusan aset alih dengan mengeluarkan satu pekeliling baru ia itu.
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset
Alih. Ia merupakan satu pekeliling baru yang mengabung dan mengemaskini
pekeliling lama supaya lebih teratur dan bersesuaian dengan keadaan semasa.
Satu pendekatan baru perlu diambil bagi memastikan aset-aset kerajaan
diselenggara dengan cekap dan teratur supaya ia dapat digunakan untuk
memakmurkan rakyat. Di era teknologi maklumat ini, tiba masanya pengurusan
aset kerajaan berubah dari kaedah traditional (cara manual) kepada pengurusan
aset dan stor berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang
terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan rumit.

2.2 Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem SPA dan Sistem
SPS. Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan inventori
berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-
pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih. Manakala sistem SPS
meliputi semua aspek pengurusan stor berdasarkan Panduan Perbendaharaan |
Tatacara Pengurusan Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain
yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.
2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.
2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.

BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.
3. Pengurusan Sistem SPA
3.1. Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa Ketua
Setiausaha , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007). Sistem ini memberi
keutamaan keselamatan maklumat dan kebolehpercayaan data. Pada dasarnya,
semua maklumat dan data yang terdapat di dalam sistem ini tidak boleh diubah,
dipadam atau dipindahkan. Pengubahan, pemadaman dan perpindahan.
maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh mereka yang diberi kuasa laluan
sebagai Pentadbir SPA.
3.2. Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan sistem ini, Pegawai
Pengawal boleh melantik seorang pegawai kanan untuk mengetuai pelaksanaan
Sistem SPA ini bagi memantau pelaksanaan sistem dan juga bagi menjaga
keselamatan sistem ini, samada dari segi merekod, mengemaskini editing,
penyimpanan dan penghapusan maklumat.
3.3. Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti berikut;
3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan

oleh Pegawai Pengawal atau Timbalan. JKPAK merupakan Jawatankuasa
tertinggi yang akan menentukan dasar dan melaksanakan pemantauan
sepenuhnya perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor di agensi
kerajaan. JKPAK akan menjalankan fungsinya berdasarkan kehendak
SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu segala urusan berkenaan dengan
pengurusan sistem SPA adalah tanggungjawab jawatankuasa ini.
Sebarang perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan mendapat
kelulusan terlebih dahulu dari jawatankuasa ini.
3.3.2. Jawatankuasa ini (jika perlu) boleh membentuk jawatankuasa kecil bagi
memastikan keberkesanan dan pelaksanaan pengurusan aset alih dan
stor di cawangan atau bahagian masing-masing.
3.3.3. JKPAK juga boleh mencadangkan kepada Pegawai Pengawal untuk
melantik mana-mana pegawai yang dianggap sesuai untuk menjadi
Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini.

Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ;
(a) Pentadbir SPA
(b) Pentadbir SPS
(c) Pentadbir Kod
(d) Pentadbir Lokasi
(e) Pegawai Pengesahan Daftar Aset
(f) Pentadbir Penempatan
(g) Pentadbir Penyelenggaraan
(h) Pegawai Pemeriksa.
(i) Pentadbir Pelupusan.
(j) Pentadbir Kehilangan.
(k) Pentadbir SPA (Cawangan)
Di mana semua Pentadbir yang disebut di atas mempunyai fungsi dan
tanggungjawab seperti yang akan diterangkan di bawah.
4. Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (Pentadbir) di dalam sistem SPA adalah seperti
berikut;
4.1. Pentadbir SPA
Pentadbir SPA merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini.
Pentadbir SPA boleh terdiri dari seorang atau sekumpulan pegawai yang
mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya
ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa untuk:-
(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pentadbir SPA
(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pentadbir-
Pentadbir lain dalam sistem SPA.
(c) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada
mana-mana pegawai dan kakitangan untuk menggunakan
sistem ini.
(d) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-
mana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan
sistem ini.
(e) Mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan
maklumat di dalam sistem ini.
(f) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan
maklumat di dalam sistem ini.
4.1.1 Pelantikan Pentadbir SPA

Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik Pentadbir SPA. Jumlah
pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3 hingga 6 orang sahaja.
Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka
yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan
Aset Alih dan Stor di agensi.
4.2. Pentadbir SPS
Pentadbir SPS merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai

laluan dan kuasa penuh terhadap sistem SPS. Ia bertanggungjawab dan di beri
kuasa untuk :-
(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pegawai Stor
(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Penyelenggara Stor
(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan
maklumat di sistem SPS sahaja.
(d) Mengawal Kod barang dan kod lokasi penyimpanan di stor.
4.2.1. Pelantikan Pentadbir SPS

Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli
Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir SPS,
berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan kerja
dengan pengurusan stor di agensi.
4.3. Pentadbir Kod

4.3.1. Sistem Koding
Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem ini. Koding
digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu alat atau barang. Untuk
mengujudkan satu sistem yang mantap dan sistematik, pemantuan
dalam mewujudan dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan.
Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh menjejaskan
kelancaran sistem ini.
dalam sistem ini terdapat beberapa klasifikasi koding digunakan; ia itu

kod pengenalan organisasi, kod aset alih dan inventori, kod stor dan
kod lokasi.
4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih.

Pentadbir Kod Aset Alih akan bertanggungjawab;

(a) Memastikan kod yang terdapat didalam sistem kod SPA
sama seperti yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia.
(b) Menyimpan senarai Kod Aset Alih.
4.3.2.1. Kod aset alih boleh di muat turun daripada portal
knowladgebase SPA atau sekiranya server di Kementerian
mempunyai akses internet sistem akan mengemaskini kod
secara auto.
4.3.2.2. Sekiranya terdapat kod yang masih tiada di dalam katalog MOF,
pentadbir kod aset alih Kementerian perlu memohon kepada
Bahagian Kawalan dan Pemantauan untuk tambahan kod yang
diperlukan.
4.3.3. Pelantikan Pentadbir Kod Aset Alih

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir Kod Aset Alih,
yang mempunyai pengetahuan dengan pengurusan kod dan aset di
agensi.
4.4. Pentadbir Lokasi
Pentadbir Lokasi merupakan individu atau sekumpulan individu yang

mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat kod lokasi
penempatan aset.
.
(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal kod lokasi yang
telah didaftarkan.
4.4.1. Pelantikan Pentadbir Lokasi

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir Lokasi,
berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai pengetahuan dan
hubungan kerja dengan pengurusan bilik dan pejabat di agensi.
4.5. Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah).

Aset yang didaftar perlu disemak dan disahkan oleh orang lain bagi menggelakan
kesilapan kemasukan data ke dalam sistem. Pegawai Pengesahan Daftar Aset
merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan
kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftarkan oleh Pembantu
Tadbir (Aset) atau sesiapa yang diberi kuasa mendaftar aset . Ia
bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang didaftarkan.
(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah
dimasukkan oleh Kerani aset.
(c) Memastikan data dimasukkan adalah benar dan mengikut spesifikasi
yang ditetapkan.
(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan
memadam rekod yang telah disahkan.
4.5.1. Pelantikan Pegawai Pengesahan Daftar Aset

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pegawai Pengesahan
Daftar Aset . Pegawai Pengesahan Daftar Aset yang dilantik seboleh-
bolehnya adalah pegawai lebih tinggi dari pegawai yang memasukkan
daftar aset.
4.6. Pentadbir Penempatan

Pentadbir Penempatan merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat penempatan. Ia
bertanggungjawab dan di beri kuasa bergantung kepada tapisan data atau
maklumat yang dibenarkan untuk dikemaskini. Bidang kuasa Pentadbir
penempatan adalah seperti berikut;-
(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset mengikut kepada

perubahan fizikal aset atau pegawai bertanggungjawab.
(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil tandatangan pegawai
bertanggungjawab kepada penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).
(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).
4.6.1 Pelantikan Pentadbir Penempatan

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pelantikan Pentadbir
Penempatan. Pegawai Pengesahan Daftar Aset yang dilantik seboleh-
bolehnya adalah pegawai aset di Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggung
Jawab.
4.7. Pentadbir Penyelenggaraan

Pentadbir penyelenggaran merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di
beri kuasa untuk :-
(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang
dipertanggungjawab ke atasnya.
(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad KEW.PA-14
(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset
yang perlu penyelenggaraan (KEW.PA-13).
(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).
4.7.1. Pelantikan Pentadbir Penyelenggaraan

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir
Penyelenggaraan, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai
pengetahuan dan menjalankan kerja dengan pengurusan
penyelenggaraan di agensi.
4.8. Pegawai Pemeriksaan.

Pentadbir pemeriksaan merupakan individu atau sekumpulan individu yang
mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod pemeriksaan. Ia
bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-
(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.

(b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah dibuat.
4.8.1. Pelantikan Pentadbir Pemeriksaan

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir Pemeriksaan,

kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset di
Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.9. Pentadbir Pelupusan.

Pentadbir pelupusan merupakan pegawai pelupusan yang mempunyai laluan
dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri
kuasa untuk :-
(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.

(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan.
(c) Mengemaskini keputusan pelupusan.
4.9.1. Pelantikan Pentadbir Pelupusan

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir Pelupusan,
kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia pelupusan, Ahli
Lembaga Pemeriksa Pelupusan dan Pelulus Pelupusan di Jabatan/
Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.10. Pentadbir Kehilangan.

Pentadbir kehilangan merupakan urusetia kehilangan yang mempunyai laluan
dan kuasa untuk mengemaskini rekod kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan
di beri kuasa untuk :-
(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan.

(e) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir kehilangan.
(f) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan.
(g) Mengemaskini keputusan hapuskira.
4.10.1. Pelantikan Pentadbir Kehilangan

Pentadbir SPA untuk membuat pelantikan Pentadbir Kehilangan,
kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia kehilangan, Ahli

Jawatankuasa Penyiasat dan Pelulus Kehilangan dan Hapuskira di
Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.11. Pentadbir SPA (Cawangan).

Pentadbir SPA boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang
mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya
ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa:-
(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-
mana pegawai dan kakitangan di cawangannya.
(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana
pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini
di cawangannya .
(c) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat
di cawangannya.
4.11.1 Pelantikan Pentadbir SPA (Cawangan)

Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik Pentadbir SPA
(Cawangan). Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 1 hingga 3
orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan
dan mereka yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab
pengurusan Aset Alih dan Stor Cawangan-Cawangan di agensi.
5. Sistem Kod Aset
Contoh penerangan sistem kod yang digunakan.
5.1. Sistem Kod yang digunakan.
No Kod Definasi Kod
1 KK Kod Kementerian Kewangan
2 JPPH Kod Jabatan
3 H/I H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.
4 07 Tahun perolehan aset
5 123 Bil atau nombor siri aset
5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.
KK/JPPH/H/07/123

5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.
KK/JPPH/I/07/123
Contoh Label:
JABATAN PENILAIAN DAN

PERKHIDMATAN HARTA
KK/JPPH/H/07/123
KOMPUTER PERIBADI
NO SIRI : X0029OO029KY
HAK KERAJAAN MALAYSIA
Saiz Label : 6cm x 3.5cm
5.2. Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).
Kategori Sub Kategori Jenis

XXX XXX XXX
999 Kategori 999 Sub Kategori 999 Jenis
** Rujuk lampiran kod aset.

Contoh kod :

001 002 003
Peralatan/Kelengkapan Komputer
Komputer
Komputer Peribadi
1 2 3
Klasifikasi Kod Jenis Aset
Klasifikasi Kod Sub Kategori Aset
Klasifikasi Kod Kategori Aset
Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah | 001002003

Keterangan | Kod Aset
5.2.1 Klasifikasi kod.

Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah dengan
menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi boleh mewujudkan 999
kategori kod,999 sub kategori bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap
sub kategori.
5.2.2 Kawalan Kod.
Sistem kod yang diwujudkan dikawal secara pusat oleh Bahagian

Kawalan dan Pemantauan, Kementerian Kewangan Malaysia. Pentadbir
kod di agensi yang dilantik oleh Pentadbir SPA hanya sebagai Penyelaras
kod.
Fungsi Pentadbir Kod rujuk perkara 4.3.2.
5.2.3 Permohonan Kod Baru.
Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar aset perlu dirujuk
kepada Pentadbir kod. Permohonan kod baru perlu di salurkan terus
kepada Pentadbir kod yang di lantik untuk ditapisdan dipanjangkan ke
Bahagian Kawalan dan Pemantauan, kementerian Kewangan Malaysia .
5.3. Koding lokasi.
Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan yang tetap bagi memudahkan
penyenaraian aset mengikut lokasi, pemeriksaan aset dan pemantauan aset.
Oleh itu satu kod lokasi yang tetap perlu diadakan. Kod lokasi yang sistematik
akan memastikan pencarian , pemeriksaan dan pengurusan aset lebih mudah
dan teratur.
Pentadbir Lokasi perlu bagi memastikan perkara berikut dipatuhi;
a. Satu lokasi satu kod
b. Setiap bilik, ruang, kawasan perlu didaftarkan. .
5.3.1. Bangunan.
Kod Definasi Kod

160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
BGN Kod Bangunan (tidak boleh diubah)
BS Blok Selatan
01 Aras 1
011 Bilik Gimnasium

Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011
5.3.2. Kawasan.
Kod Definasi Kod
160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah)

KAW Kod Kawasan (tidak boleh diubah)
P001 Lot Parking 01
Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001
Keterangan | Kod Lokasi
5.3.3 Klasifikasi kod Lokasi.
Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan seperti di

perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti diperenggan 5.3.2. Oleh
yang demikian pengawal dan pendaftar kod lokasi perlu memberi
pecahan kod yang sesuai seperti yang telah ditetapkan.
5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.
Kod lokasi dikawal oleh Pentadbir yang dilantik di setiap cawangan.

Hanya penambahan lokasi di cawangan itu sahaja yang boleh dibuat
oleh pegawai yang dilantik.

BAB B | PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.
6 Penerimaan
6.1 Penerimaan aset hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima. Pegawai

Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan
mengesahkan aset yang diperolehi.
6.2 Pegawai Penerima perlu mematuhi peraturan penerimaan, ia itu;
(a) Aset yang diterima menenuhi spesifikasi seperti yang terdapat dalam
kontrak.
(b) Bagi pemeriksaan teknikal jka perlu hendaklah dilakukan oleh Pegawai
Bertauliah yang memiliki kepakaran dan pengetahuan mengenai aset
tersebut.
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset:
Semak butiran dalam dokumen.

Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan
penerimaan.
(d) Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan, Pegawai

Penerima/ Pegawai Aset hendaklah menyediakan Borang Laporan
Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )
Ketua Jabatan menandatangani borang tersebut

Kemuka kepada agen penghantaran/syarikat pembekal
(e) Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan

daripada pembekal.
(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan

dan penyelenggaraan.
6.3 Arahan kepada pendaftar Laporan Penerimaan Aset |
a. Pastikan hanya perselisihan penerimaan dan kerosakan sahaja yang perlu

mengisi Borang KEW-PA1.
b. Borang KEW-PA1hendaklah dihantar serta-merta kepada pembekal.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.

6.4 Langkah mendaftar Laporan Penerimaan Aset KEW-PA1.
Langkah Proses Tempoh Masa
1 Penerimaan aset daripada pembekal.
2 Semak butiran dalam dokumen

Tentukan aset yang diterima menenuhi
3
spesifikasi
Pemeriksaan teknikal jka perlu oleh Pegawai
4
Bertauliah dan Berkelayakan
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta
5
merta sebelum sahkan penerimaan.
6 Pengesahan penerimaan oleh Pegawai
Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa
7 penerimaan sediakan Borang Laporan
Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )
8 Cetak KEW.PA-1.
9 Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan
10 Kemuka kepada Pembekal serta merta
7 Pendaftaran Aset Alih.
7.1. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

7.1.1. Harta Modal
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit
Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
(b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara
berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan
penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam
manual/buku panduan pengguna.
7.1.2. Inventori
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada
RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.

(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa
mengira harga perolehan asal.
7.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;
7.2.1. Aset yang dibeli.
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan;
(b) Nota Serahan;
(c) Invois;
(d) Dokumen Kontrak;
(e) Kad Jaminan;
(f) Manual Pengguna; dan
(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2.2. Aset yang disewa beli:-
(a) Surat Ikatan Perjanjian; dan
(b) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:
(a) Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
(b) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang
sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;
(c) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah
Lucuthak oleh Mahkamah.
7.2.4. Aset yang belum berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.2.1, 7.2.2 dan 7.2.3,
pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan
atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
Arahan kepada pendaftar Aset |
a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum pendaftaran

dibuat.
b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak dilakukan dalam
tempoh kurang dari 2 minggu.

Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
7.3. Langkah pendaftaran aset alih.
Langkah Proses Tempoh Masa
1 Penerimaan aset daripada pembekal.
2 Penerimaan dokumen perolehan aset 1 hari
3 Tentukan kumpulan Aset

2 hari
4 Daftar Aset
5 Pengesahan data oleh Pegawai 3 hari
6 Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
7 Cetak Label Aset 1 hari
8 Cetak KEW.PA-7.
9 Buat Penempatan Aset 1 hari

Perincian Pendaftaran.
7.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.

Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar perlulah
menerima semua dokumen berkaitan seperti di dalam perkara 7.2 untuk
mengelakkan pendaftaran tidak lengkap.
7.3.2. Penentuan kumpulan aset.

Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari aspek;
(a). Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk perkara 7.1
dan;
(d). Klasifikasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub kategori dan
kod jenis yang akan digunakan.
Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa pendaftaran aset,
pendaftar perlu membuat permohonan penambahan kod dan dirujuk
terus kepada Pentadbir kod di ibu pejabat.
7.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA menggunakan kaedah pendaftaran

kontrak atau pendaftaran biasa.
7.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset. (Pegawai Pengesahan Daftar Aset)
7.3.4.1 Semua rekod pendaftaran aset yang didaftarkan oleh pendaftar
aset perlu disahkan oleh Pegawai Aset atau Pegawai
Pengesahan Daftar Aset (Perkara 4.5) . Pegawai Aset perlu;
(a) Memastikan aset yang di daftarkan telah diterima dalam
keadaan baik dan mengikut spesifikasi.
(b) Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam
sistem SPA adalah betul.
7.3.4.2. Apabila Aset yang didaftar telah disahkan, sistem akan menjana
no. siri pendaftaran (label aset) secara automatik.
7.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset.

7.3.5.1. Pendaftar aset perlu membuat cetakan kepada kad-kad
kewangan iaitu;

(a) KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika anda mendaftar
harta modal.
(b) KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda mendaftar
inventori.
(c) KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.
7.3.5.2. Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3.
7.3.5.3. Semua kad yang dicetak perlu ditandatangani oleh Ketua
Jabatan atau Pegawai yang beri tanggungjawab mengesahlkan
kesahihan kad tersebut dan pegawai bertanggungjawab
terhadap barang di penempatan yang telah dibuat.
7.3.6. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori
(KEW.PA-5).
7.3.6.1. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 akan dijana secara automatik oleh
sistem sebaik sahaja pendaftaran KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
7.3.6.2. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 perlu di kumpul dan
dikemukakan secara tahunan mengikut peringkat;
a) Kumpul Peringkat PTJ kemuka ke Jabatan
b) Kumpul Peringkat Jabatan (termasuk PTJ) kemuka ke
Kementerian
c) Kumpul peringkat Kementerian dan agensi
7.3.7 Penempatan Aset.

Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah di daftarkan di
dalam sistem SPA.
7.3.8 Daftar aset hendaklah dikemaskini setaip kali terdapat perubahan atau
berlaku perkara berikut;
a. Penambahan / Penggantian / Penaitarafan aset
b. Pemerikasaan aset
c. Pelupusan; dan
d. Hapus kira
Arahan Perbendahaaran | Para 11 (d) PP bil. 5 Tahun 2007
7.3.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8.

a. Pegawai Aset hendaklah mencetak KEW.PA-8 mengikut tahun.
b. KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15
Mac tahun berikutnya
Arahan Perbendahaaran | Para 12 PP bil. 5 Tahun 2007

BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
8. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.
8.1. Objektif.
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir
dan teratur bagi tujuan :
(a) Mengurangkan pembaziran;
(b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai jangka hayat;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan
(e) Mengelakkan kehilangan.
8.2. Penggunaan
Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam
manual/buku panduan pengguna;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
(d) Perlu direkodkan; dan
(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset KEW.PA-9.
Arahan Perbendahaaran | Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun 2007
8.3. Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah
menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a) Penempatan Aset.
(b) Pergerakan Aset.
(c) Pemeriksaan Aset
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.

9. Penempatan Aset.
9.1. Pegawai bertanggungjawab.
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan,

kerosakan atau kehilangan aset dibawah tanggungjawabnya.
Arahan Perbendahaaran | Para 16.2 PP bil. 5 Tahun 2007
Dalam sistem SPA, Pegawai dan Pembantu(kerani) Penempatan aset dilantik

oleh SPA Pentadbir. Dimana ia boleh terdiri dari pegawai aset atau daripada
pegawai-pegawai lain.
9.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
(a) Mahir mengenai lokasi di agensi masing-masing.

(b) Pegawai penempatan mengikut bahagian atau cawangan.
9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(a) Mengawal kedudukan atau penempatan aset dibawah

penjagaannya.
(b) Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset.
(c) Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
(d) Mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab ke atas
penempatan yang telah dibuat.
(e) Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini.
(f) Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan rekod di
penempatan aset.
(g) Mencetak laporan penempatan sekurang-kurangnya setahun
sekali.

9.2 Pemindahan aset.
9.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori hendaklah

direkod samada perpindahan aset disebabkan;
(a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain
(b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain
(c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.
9.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas penempatan

baru yang dibuat di ambil (Di atas kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3).
9.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau tempat lain
(Di luar kawasan) pastikan original kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
diserahkan ke cawangan tersebut.
9.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu menyerahkan aset kepada
pegawai aset yang bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai
penempatan perlu membuat kemaskini rekod penempatan kepada
pegawai baru yang akan mengambil alih atau bertanggungjawab ke atas
aset tersebut.
9.3. Senarai Aset Di Lokasi

9.3.1. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah
disedaikan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA7 dan disahkan
oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset berkenaan.
9.3.2. Senarai ini hendaklah sentiasa dikemaskini sekiranya ada
perubahan.
Rujuk carta alir penempatan di sebelah

Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.
Aset perlu penempatan semula |

Pemeriksaan aset.
Pemindahan lokasi atau pegawai
Pegawai berhenti atau pindah.
*
Tidak Keputusan | keputusan aset alih di

pindah atau tidak
Ya
Admin Penempatan | Uruskan Penempatan Semuala
Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak

dipindahkan. Pastikan aset betul
Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.
Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3.

Dan Cetak KEW.PA-7.
Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan

KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi penempatan.
*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan pegawai aset.

10. Pergerakan Aset.
Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari tempat atau lokasi
yang didaftarkan tanpa kebenaran dan pengetahuan pegawai yang bertanggungjawab
terhadap aset tersebut..
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod
pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6)
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada
Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai
penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
10.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia dengan baik, Jabatan
perlu melantik pegawai aset yang perlu menyelenggara rekod pergerakan.
10.1.1 Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod pergerakan.

Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:
(a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan aset.
10.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:

(a) Mengemaskini rekod-rekod pinjaman/pergerakan aset.
(b) Mencetak rekod pergerakan aset.
(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang selamat.
(d) Memastikan rekod penyelenggaraan kedua dan seterusnya
dikemaskini.
(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod pergerakan
tahunan tahunan.
(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan mengalami
kerosakan atau berkeadaan tidak seperti semasa aset dipinjam.

(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di bawah seliaannya
di simpan di tempat yang selamat.
10.2. Kawalan pergerakan aset.

10.2.1. Pinjaman aset perlu dilluskan oleh Pegawai Aset atau mana-mana
Pegawai yang diberi kuasa meluluskan pinjaman aset.
10.2.2. Pegawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam mengikut tarikh
pemulangan yang ditetapkan ( Aset yang belum dipulangkan).
10.2.3. Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam. Sistem akan
memaklumkan kepada pegawai mengenai aset yang belum dipulangkan
mengikut tarikh yang ditetapkan.
10.2.4. Menyediakan laporan pergerakan aset.
10.2.5. Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera (memberi memo aset
lewat dipulangkan) sekiranya aset yang dipinjam tidak dipulangkan
mengikut tarikh yang ditetapkan.
10.2.6. Merekod terus ke sistem SPA.
Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan. Proses awal
kelulusan pengeluaran barang masih dibuat secara manual.
10.2 Kedua-dua kaedah yang terdapat di dalam sistem SPA boleh digunakan untuk
merekod pergerakan aset. Namun begitu jika kaedah merekod terus digunakan
peminjam terlebih dahulu perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk
mengeluarkan barang tersebut.

Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.
Proses Kelulusan |
Semua permohonan bagi pergerakan aset
perlu disokong atau diluluskan oleh
pegawai aset.
| Proses Pemerhatian

11. Pemeriksaan Aset.
11.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-

11.1.1. Fizikal;
11.1.2. Rekod; dan
11.1.3. Penempatan.
11.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-

11.2.1. Mengetahui keadaan dan prestasinya;
11.2.2. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,tepat
dan kemaskini; dan
11.2.3. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang
tercatat dalam daftar.
11.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang

Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset
untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan
hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
11.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta

Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua
Jabatan.
11.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-

sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12
kepada Pegawai Pengawal.
11.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada

Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
11.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa
ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi
Arahan Perbendahaaran | Para 18 PP Bil. 5 Tahun 2007

Sistem SPA.
11.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk membuat

pemeriksaan dan membuat kemaskini laporan pemeriksaan. Ia terdiri daripada
pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian atau Jabatan. (Para
18.3 PP Bil. 5 Tahun 2007).
11.8.1 Kaedah Perlantikan:

Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa perlu
didaftarkan ke dalam sistem bagi membolehkan pegawai berkenaan
menjana laporan menggunakan sistem SPA. SPA Pentadbir mempunyai
kuasa untuk mendaftar Pegawai Pemeriksa.
Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:
(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk semua
kategori mengikut tapisan data .
(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori
tertentu sahaja mengikut tapisan data.
11.9. Fungsi dan tanggungjawab:
11.9.1. Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya satu tahun sekali.
Pegawai Pemeriksa perlu merancang dan membuat jadual supaya setiap
aset dapat diperiksa satu tahun sekali.
11.9.2. Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset.
11.9.3. Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
11.9.4. Tandatangan pada bahagian rekod yang dikemaskini
11.9.5. Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan seterusnya dikemaskini.
11.9.6. Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor.
11.9.7. Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 (Ibu
Pejabat Jabatan atau Kementerian sahaja).

11.10. Proses Kerja Pemeriksaan.
No. Perkara Tindakan atau Pegawai

Melulus/rujuk.
1 Sediakan surat perlantikan pegawai Pegawai Pengawal

pemeriksa aset
2 Serahkan surat perlantikan kepada (Pegawai Aset/Ketua Jabatan)

Pegawai Pemeriksa
3 Sediakan jadual pemeriksaan aset Pegawai Pemeriksa
4 Pegawai Pemeriksa menjalankan Pegawai Pemeriksa

pemeriksaan aset mengikut jadual
5 Sediakan laporan pemeriksaan aset Pegawai Pemeriksa

KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori
Cetak dan Tandatangan
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
6 Semak, Kaji Laporan dan Sediakan Pegawai Aset/Ketua Jabatan

Jawapan Teguran Pemeriksa Aset
7 Kemuka Laporan ke Kementerian Ketua Jabatan/Pengarah
8 Terima Jawapan daripada Pengarah

Kementerian
9 Ambil tindakan berdasarkan syor dan Pegawai Aset

kelulusan.
10 Failkan Laporan pemeriksaan aset Pegawai Aset
11 KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan Ketua jabatan/Pegawai

Tahunan Pengawal

Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan Inventori.
Pilih aset yang hendak diperiksa |

Kumpulkan senarai aset yang hendak
diperiksa.
Task Pemeriksaan |
Pegawai Pemeriksa perlu menjana task
kerja pemeriksaan daripada jadual yang
disediakan.
Buat Pemeriksaan Aset |

Lakukan pemeriksaan aset dan kemaskini
hasil pemeriksaan ke Sistem SPA.
Jana Laporan mengikut status aset yang

diperiksa.
Cetak kad |
KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta
Modal.
KEW.PA-3| Pemeriksaan Inventori.
Jana dan cetak laporan |

KEW.PA-10 |Laporan Pemeriksaan
Harta Modal.
KEW.PA-11| Laporan Pemeriksaan
Inventori.
KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Tahunan.

BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.
12. Penyelenggaraan Aset .

12.1. Objektif Penyelenggaraan
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-
(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat
digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
(c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;
(f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
(h) Memelihara imej Kerajaan.
12.2. Jenis Penyelenggaraan

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan

penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis,
membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur
supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan

membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat
berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
12.3. Manual Penyelenggaraan

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan
sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

Sistem SPA
Empat komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah
menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a) Aduan Kerosakan.
(b) Penyelenggaraan Pencegahan
(c) Penyelenggaraan Pemulihan (Pembaikan)
(d) Naiktaraf, Penggantian dan
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Rekod penyelenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara menggunakan SPA di dalam
modul penyelenggaraan. Dimana pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu
mengemaskini rekod penyelenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.
Contoh penyelenggaraan :
Membaik pulih kerosakan pada komputer - Diisi di dalam borang
KEW.PA-14.
Contoh Menaiktaraf:
Menukar perkakasan utama di dalam aset - Diisi di dalam borang
KEW.PA-2A. Contoh : Processor atau RAM.
12.4 Kaedah Perlantikan:

Pegawai penyelenggaraan adalah pegawai-pegawai yang dilantik oleh
Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/ Jabatan. Terdapat dua kategori
pegawai iaitu :
12.4.1 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori
(mengikut tapisan data)
12.4.2 Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu
sahaja (mengikut tapisan data)
12.5. Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:

12.5.1. Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.

12.5.2. Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran dalam menyenggara
aset (Pegawai Penyelenggaraan boleh dibuat mengikut pecahan
kategori).
12.6. Aduan Kerosakan

12.6.1. Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Pegawai Aset mengenai
sebarang kerosakan Aset
12.6.2. Pegawai Aset hendaklah melaporkan kerosakan dengan menggunakan
Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 dengan memberi syor serta
ulasan mengenai aduan tersebut.
12.6.3. Ketua Jabatan dikehendaki meluluskan permohan tersebut sebelum
pembaikan /peyelenggaraan dijalankan.
12.7. Penyelenggaraan Pencegahan

12.7.1. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan
disenaraikan mengikut KEW.PA-13.
12.7.2. Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu
program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
12.7.3. Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah
ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan
segera.
12.8. Pemulihan (Pembaikan)

12.8.1. Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam
Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.
12.8.2. Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi
tujuan berikut:-
(a) Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;

(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan
berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;
Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan
(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang
sesuai ke atas aset berkenaan.
12.8.3. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta Kerja-
kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia
dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam
perjanjian dipatuhi

Rajah 5 | Penyelenggaraan Aset.
Terdapat 2 jenis
penyelenggaraan iaitu corrective
dan preventive
Daftar Aduan di dalam
Borang KEW.PA-9 corrective preventive
Dalam Pembaikan Siap
12.9. Proses Kerja Penyelenggaraan Cegahan (Preventive Maintenance).

Melulus/rujuk.
1 Mewujudkan senarai aset yang perlu Pegawai Aset

diselenggara (KEW.PA-13)
2 Membuat penilaian kepada Pegawai Aset

penyelenggraan sama ada boleh dibuat
sendiri atau perlu di lakukan oleh
kontraktor
3 Jana jadual penyelenggaraan cegahan. Pegawai Aset
4 Laksana penyelenggaraan mengikut jadual Penyelenggara Aset

dan Kemaskini rekod penyelenggraan
KEW.PA-14 di dalam sistem SPA
5 Cetak Laporan KEW.PA-13 dan kemaskini Pegawai Aset

KEW.PA-14

12.10. Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).

Melulus/rujuk.
1 Mengemukkan permohonan / aduan Aduan Pengguna

kerosakan (KEW.PA-9) Pegawai Aset.
Rekod aduan kerosakan
2 Melakukan proses penilaian , ujian dan Pegawai Aset

pentauliahan untuk samada pembaikan
sendiri atau perlu pembaikan oleh
kontraktor. Dapatkan kelulusan di borang
KEW.PA-9
3 Kelulusan Penyelenggaraan/ Pembaikan Ketua Jabatan

Aset
4 Melaksanakan proses perolehan sebutharga Pegawai Aset

sekiranya perlu
- tidak dapat melakukan pembaikan
sendiri dengan sempurna atau
- mengesyorkan proses pelupusan atau
pengeluaran sijil / surat tidak
ekonomi untuk di perbaiki (jika
perlu)
5 Kemaskini rekod penyelenggraan di dalam Penyelenggara Aset

sistem SPA (KEW.PA-14)
6 Mengawasi kerja-kerja oleh kontraktor Penyelenggara Aset
7. Menyediakan laporan pembaikan dan rekod Penyelenggara Aset

penyelenggaraan di dalam system SPA
8. Cetak kad KEW.PA-14 Penyelenggara Aset
9. Sediakan laporan penyelenggaraan sukuan Pegawai Aset

dan tahunan.

Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan
Borang Disahkan
oleh Pegawai Aset
Didaftarkan oleh pegawai

penyengggara aset
Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective

Maintenance).
12.11 Kaedah kawalan.
a. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara.

( Aset yang belum siap).
b. Membuat pemerhatian kepada kekerapan penyelenggaraan dibuat
kepada satu-satu aset. (Membuat pemerhatian kekerapan
penyelenggaraan dibuat bagi satu-satu aset)
c. Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang perlu dilupuskan.
(Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang tidak ekonomi
dibaiki dan perlu di cadangkan dilupuskan.)

11.12. Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
11.12.1. Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf

terhadap sesuatu aset, rekod aset hendaklah dikemaskini menggunakan
KEW.PA2 Bahagian B
11.12.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran penambahan,

penggantian dan naik taraf aset dibuat seperti berikut;
(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf
(b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf
(c) Tempuh jaminan
(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf
(e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.
Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
Terima bahan/barang untuk Penambahan,

Penggantian dan Naik Taraf
Buat carian di SPA dan kenalpasti aset

indul@asal
Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B
Cetak pada salian asal

KEW.PA 2 Bahgian B

BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.
12. Pelupusan Aset.

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
12.1. Justifikasi Pelupusan

Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-
12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;
12.1.2. Usang/obselete;
12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan;
12.1.4. Luput tempoh penggunaan;
12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
12.1.6. Tiada alat ganti;
12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;
12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;
12.1.10. Perubahan teknologi; dan
12.1.11. Melebihi keperluan.
12.2. Kuasa Melulus.
12.2.1. Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal seperti
berikut:-
A. Hadiah;
B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri;
C. Tukar Beli (trade-in);
D. Tukar Barang (barter-trade); dan
E. Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara
ini.

12.2.2. Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan
asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah
keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
12.2.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta

Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya
kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan
Perbendaharaanyang sedang berkuatkuasa.
Arahan Perbendaharan | Para 24 dan 25 PP bil. 5 Tahun 2007

Aliran kerja keseluruhan Modul Pelupusan.
Mengumpul Aset Sediakan dokumen Serah kepada

Pegawai Aset
untuk lupus berkaitan pelupusan urusetia
1 2
4 3
Kemas kini KEW.PA- Sediakan KEW.PA-17
17 dan hantar (Dapatkan dpd Urus setia
permohonan Lembaga Pemeriksa) Pelupusan
5
Urus setia Kelulusan Semak dokumen
(Kuasa Melulus)
7
Lulus, tidak lulus Bawa mesyuarat dan
atau kuiri Syor J/Kuasa
6
Urus setia Kemas kini maklumat Laksana Pelupusan

Pelupusan Kelulusan
8 9
10
Cetak rekod Aset Pegawai Aset
Dilupuskan

12.3. Modul Pelupusan di dalam sistem SPA:
Proses kerja Pegawai Aset | SPA.
MULA
Pegawai Aset
Wujudkan Task
Pelupusan
Task Pelupusan
Senarai Modul
Carian Data Pilihan Cadangan Pemeriksaan
Pelupusan
Senarai Aset Untuk

Pelupusan
Penyediaan
Kemaskini
Dokumen
KEW.PA-16
Sokongan
Pilihan
Senarai Aset
(Dokumen
Lengkap)
Pilih Urusetia
Urusetia
Senarai
Hantar dan
Dokumen
Simpan Dokumen
DIhantar
Tamat

12.3.1. Fungsi Pegawai Aset.
12.3.1.1. Mewujudkan Task Pelupusan Pegawai Aset . Setiap Pegawai

Aset yang dilantik dan mempunyai kuasa untuk memilih aset
yang akan dilupuskan boleh mewujudkan task untuk tujuan
itu.
12.3.1.2. Pegawai Aset boleh membuat pelupusan mengikut kriteria
seperti berikut ;
a. Membuat pilihan daripada usia aset.
b. Melihat daripada rekod penyelenggaraan yang tidak
sesuai.
c. Melihat kepada rekod niali semasa aset.
d. Cadangan pelupusan daripada laporan Pegawai
Pemeriksa.
12.3.1.3. Menyediakan dokumen sokongan pelupusan.
12.3.1.4. Mengemaskini rekod perakuan pelupusan (PEP) KEW.PA-16
yang diterima daripada pegawai yang boleh memperakukan
pelupusan aset.
12.3.1.5. Menandakan dokumen yang dikumpulkan lengkap dan
memilih Urusetia yang akan menguruskan pelupusan.
12.3.1.6. Pengguna boleh menghantar data pelupusan kepada
Urusetia dan disusuli dengan dokumen sokongan (hard
copy).
12.3.1.7. Pegawai Aset mempunyai senarai task yang dihantar kepada
Urusetia.
12.3.1.8. Pegawai Aset akan mendapat alert sekiranya task pelupusan
yang dibuat perlu dokumen tambahan atau telah memdapat
kelulusan dan dikemaskini kaedah pelupusan oleh Urusetia
Pelupusan.

12.4. Urusetia Pelupusan | SPA
MULA
Urusetia
Wujudkan Task
Pelupusan
Task Pelupusan
Pilihan Kelulusan
Pelupusan Baru (Kemaskini)
Rujuk kaedah
Lihat Senarai
Keperluan kemaskini
Cadangan
Tambahan kelulusan
Pelupusan
Semak dan pilih Task dokumen

untuk pelupusan sokongan
diterima
Sediakan Format
KEW.PA-17
Hantar ke
Lembaga
Pemeriksa Lembaga
Pegawai Pelulus
Pemeriksa
Hantar ke
Lembaga
Pemeriksa Sediakan
dokumen
Tamat
Dokumen
Lengkap
Hantar ke Alert : Dokumen

Lembaga tambahan telah
Pemeriksa atau dihantar kepada
Pelulus LP atau pelulus
Tamat

12.4.1. Fungsi Urusetia Pelupusan.
12.4.1.1. Mewujudkan Task Pelupusan Urusetia . Hanya pegawai yang

dilantik sahaja yang boleh mewujudkan task pelupusan.
12.4.1.2. Task Urusetia:
Lihat senarai cadangan pelupusan daripada semua
Pegawai Aset.
Urusetia boleh membuat semakan dan memilih aset
yang sesuai untuk di masukkan ke dalam senarai
aset cadangan pelupusan.
Urusetia boleh membatalkan permohonan/ senarai
aset yang tidak sesuai dilupuskan.
Menyediakan format laporan KEW.PA-17 untuk
dikemaskini oleh Lembaga Pemeriksa.
Membuat pendaftaran Lembaga Pemeriksa
mengikut kepada lantikan yang telah dibuat oleh
Pegawai Pengawal.
Hantar dokumen pelupusan untuk semakan dan
kemaskini Lembaga Pemeriksa.
Urusetia akan menerima alert daripada Pegawai
Pelulus atau Lembaga Pemeriksa sekiranya
dokumen tambahan diperlukan.
Urusetia boleh mengemaskini dokumen yang
diperlukan (yang melibatkan data sistem SPA
sahaja).
Menghantar dokumen sokongan yang diperlukan
(data yang melibatkan data sistem SPA sahaja)
kepada untuk semakan Lembaga Pemeriksa atau
Pegawai Pelulus.
Mengemaskini maklumat KEW.PA-17 yang diperolihi
daripada Lembaga Pemeriksa.

12.5. Proses permohonan pelupusan | SPA
MULA
Urusetia
Laporan
Senarai Task
Lembaga
Pelupusan
Pemeriksa
Sistem membuat
Pilih Task Untuk semakan dan
Hantar Kelulusan memaklumkan
kuasa melulus
Senarai
Hantar
permohonan
permohonan
pelupusan
pelupusan
dihantar
Hantar ke Ibu
Pejabat
P.U. 197
Hantar ke
Kementerian
Kewangan
12.5.1. Proses permohonan pelupusan | Urusetia Pelupusan.
12.5.1.1. Urusetia menerima laporan Lembaga Pemeriksa (Format

KEW.PA-17) untuk semakan dan menghantar permohonan
kepada kuasa melulus.
12.5.1.2. Sistem akan membuat semakan secara auto bagi proses
kelulusan mengikut kepada kuasa melulus yang telah
dibenarkan.
12.5.1.3. Hantar data dan permohonan kelulusan kepada kuasa
melulus yang telah ditetapkan.
12.5.1.4. Sistem mewujudkan senarai permohonan yang dihantar
kepada kuasa pelulus.
12.5.1.5. Data yang dihantar merangkumi;
Laporan KEW.PA-17 Lembaga Pemeriksa.

Senarai KEW.PA-16.
Senarai Semak Permohonan Pelupusan.

12.6. Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | SPA
MULA
Urusetia
Task Pelupusan
Lulus
Pilihan Kelulusan
(Kemaskini)
Tidak
Lulus
Mohon Ubah
Ubah status Pilihan Kaedah
kepada sedang Diluluskan
digunakan
Kemaskini
* Kaedah Kaedah Sediakan Kaedah
Pelupusan Pelupusan Dicadangkan
Mohon Kelulusan
Auto Update jika

kaedah lupus
KEW.PA-18
Hantar ke Ibu
Kemaskini Pejabat
KEW.PA-19 P.U. 197
(Auto)
Hantar ke
Kemaskini Kementerian
Maklum Kepada
KEW.PA-20 Kewangan
Pemohon
(Auto)
Hantar Ke
JKPAK
Tamat

12.6.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | Urusetia
Pelupusan.
12.6.1.1. Urusetia akan menerima alert apabila pegawai telah

mengemaskini keputusan kelulusan.
12.6.1.2. Urusetia akan membuat pengemaskinian kepada keputusan
yang telah diberikan. Keputusan merujuk kepada tidak
diluluskan dan diluluskan.
12.6.1.3. Jika keputusan diterima tidak diluluskan pegawai aset dalam
cadangan pelupusan akan diubah status boleh digunakan
12.6.1.4. Jika Urusetia mengemasikini kaedah keputusan secara
musnah, sistem secara auto akan menjana laporan KEW.PA-18
untuk dikemaskini dan dicetak.
12.6.1.5. Sistem akan menjana Sijil Pelupusan KEW.PA-19 mengikut
kepada kaedah yang telah dikemaskini.
12.6.1.6. Sistem akan menjana dan mengumpulkan laporan Urusetia
untuk dijana dalam laporan KEW.PA20 untuk JKPAK.
12.6.1.7. Sekiranya Urusetia tidak berpuashati dengan kaedah
pelupusan yang dicadangkan Urusetia boleh membuat
permohonan mengubah kaedah pelupusan kepada Kuasa
Melulus. Urusetia perlu membuat cadangan kepada kaedah
pelupusan yang diperlukan.
12.6.1.8. Sistem akan memberi alert sekiranya Urusetia tidak
mengemaskini kelulusan pelupusan selepas 1 bulan dan 3
bulan keputusan diterima.
12.6.1.9. Sistem akan menjana laporan kaedah pelupusan yang telah
diambil dan dihantar kepada kuasa pelulus untuk rujukan.

12.7. Urusetia Kelulusan Pelupusan | Modul Eksekutif
MULA MULA
Urusetia Kelulusan Urusetia Kelulusan
Senarai Senarai dokumen

Permohonan tambahan
Diterima diperlukan
Alert kepada Semak Dokumen

pemohon Diterima
Perlu Dokumen
Tambahan
Dokumen
Menunggu
Mesyuarat
MULA Wujudkan Task Pilih Dokumen

Mesyuarat untuk dibawa ke Batal
Urusetia Kelulusan
Pelupusan Mesyuarat
Senarai
Alert kepada Ahli Dokumen akan
Mesyuarat dibawa ke
Mesyuarat
Senarai dokumen
menunggu
kelulusan

12.7.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan |Urusetia Kelulusan
Pelupusan.
12.7.1.1. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan menerima permohanan

daripada Urusetia pelupusan. Menandakan terima untuk
memberi alert kepada pemohon
12.7.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan
permohonan daripada Agensi untuk permohonan
Permohonan baru.
Permohonan kelulusan semula.
Permohonan kelulusan pertukaran kaedah pelupusan.
12.7.1.3. Pegawai Penyelaras akan merekod di dalam senarai
menunggu mesyuarat.
12.7.1.4. Pegawai Penyelaras akan mewujudkan task mesyuarat dan
memilih dokumen permohonan yang akan dibawa ke
mesyuarat.
12.7.1.5. Mengedarkan dokumen untuk dibawa ke mesyuarat kelulusan
pelupusan melalui e-mail kepada ahli mesyuarat.

12.8. Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat Kuasa Melulus P.U 197 | Modul
Eksekutif
MULA
Urusetia Kelulusan
Task Mesyuarat
Semak Dokumen
Alert kepada Cadangan
pemohon Pelupusan
Senarai
Permohonan
Perlu Dokumen
Tidak Diluluskan
Tambahan
Kemaskini Status
Kelulusan
Pelupusan
Kemaskini
Kaedah
Pelupusan yang
diluluskan
Hantar
Alert kepada
Keputusan
pemohon
kepada Pemohon
Tamat
12.8.1. Keperluan Pengguna Proses Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat

Kuasa Melulus P.U 197 |Urusetia Kelulusan Pelupusan.
12.8.1.1. Melihat task mesyuarat dan mengemaskini syor dan

keputusan mesyuarat.
12.8.1.2. Mengemaskini syor mesyuarat dan keputusan yang telah
dibuat.
12.8.1.3. Cetak laporan mesyuarat untuk ditandatangani oleh pegawai
pelulus.

12.9. Proses tender dan sebutharga Pelupusan Aset | Modul SPA
12.9.1. Proses kerja tender atau sebutharga aset lupus.
MULA
Urusetia Kelulusan
Senarai mengikut task

Senarai Aset
Perlu Lupus pelupusan yang
secara jual diwujudkan
Tender Sebutharga
Wujudkan Tawaran Wujudkan Tawaran

Tender Sebutharga
KEW.PA-21 KEW.PA-24
Daftar syarikat yang Daftar syarikat yang

menghantar tawaran menghantar tawaran
Kemas kini tawaran Kemas kini tawaran

mengikut syarikat mengikut syarikat
yang menghantar yang menghantar
tawaran tawaran
KEW.PA-22 KEW.PA-25
Selesai Selesai
Kemaskini Kemaskini
Cetak Jadual Tender Cetak Jadual Sebut
Pelupusan Aset Alih harga Pelupusan
KEW.PA-23 Aset Alih
KEW.PA-26
Kemas kini rekod Kemas kini rekod

hasil jualan aset hasil jualan aset
TAMAT

12.9.2. Tugas Urusetia.
Urusetia pelupusan akan membuat kemaskini kepada proses tender

atau sebutharga sekiranya kelulusan kepada pelupusan adalah
melibatkan jual.
Urusetia sahaja yang dibenarkan mewujudkan dokumen tawaran
sebutharga atau tender (KEW.PA-21 dan KEW.PA24)
Jumlah aset dan item yang hendak dijual hendaklah dijana secara
auto mengikut kepada kaedah pelupusan yang telah diluluskan.
Urusetia perlu mendaftar syarikat yang menghantar dokumen
tawaran harga.
Urusetia perlu mengemaskini rekod tawaran syarikat dan
mengemaskini KEW.PA-23 atau KEW.PA-24.
Kemaskini rekod hasil jualan.

12. Kehilangan dan Hapuskira
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan

oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam,
kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
Hapus kira ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua

Pengarah Jabatan.
Ketua Jabatan termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil,

pejabat atau pejabat wilayah.
13.1. Kuasa Melulus

13.1.1. Peringkat Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah
keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik,
Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai
perolehan asal iaitu:-
i. Telefon Bimbit;
ii. Walkie-Talkie;
iii. Kamera Digital;
iv. Kamera Video;
v. Komputer Riba;
vi. Palmtop/ Pocket PC;
vii. Personal Digital Assistant (PDA);
viii. LCD projector;
ix. Pemain CD/DVD; dan
x. Smartphone.
(c) Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau
kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

13.1.2. Peringkat Pegawai Pengawal
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau
jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira
mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau
kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
Arahan Perbendaharan | Para 38 PP bil. 5 Tahun 2007
13.2. Modul Kehilangan dan Hapuskira di dalam sistem SPA.

13.2.1. Senarai Pengguna terlibat:
(a) Urusetia Kehilangan.
(b) Ketua Bahagian
(c) Pegawai Pengawal
(d) Pegawai yang mempunyai kuasa melulus.
13.3. Proses kerja Urusetia kehilangan dan hapuskira | SPA
13.3.1. Pendaftaran kehilangan.
MULA
Urusetia
Daftar Laporan Senarai menggu

Kehilangan pengesahan
ketua bahagian
Pilih aset yang Terima laporan

hilang ketua bahagian
Kemaskini
Laporan Awal
KEW.PA-28
Hantar Laporan
Awal Ke Pegawai
Pengawal dan
BKP-MOF
Tamat

13.3.1.1. Daftar kehilangan aset.
13.3.1.2. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 untuk disahkan oleh

Ketua Bahagian .
13.3.1.3. Menghantar laporan awal kepada Pegawai Pengawal dan

salinan kepada PERBENDAHARAAN.
13.3.2. Lantik Jawatankuasa Penyiasat |Urusetia Kehilangan SPA.
MULA
Urusetia
Senarai task Sistem akan memberi alert sekiranya

kehilangan Pegawai Penyiasat tidak dilantik
semasa dalam masa 2 minggu
Pilih task
Daftar Pegawai
Penyiasat
Cetak
KEW.PA-29
Tamat
13.3.2.1. Urusetia akan mendaftar Pegawai Penyiasat mengikut

kepada lantikan yang dibuat oleh Pegawai Pengawal.
13.3.2.2. Mencetak KEW.PA-29.
13.3.2.3. Sistem akan memberi alert sekiranya Pegawai Penyiasat
tidak dilantik dalam masa 2 minggu.

13.3.3. Kemaskini Laporan Akhir | Urusetia Kehilangan SPA.
MULA
Urusetia
Alert : 2 minggu
Senarai Senarai task
sebelum tempoh 2
Penyiasata kehilangan
bulan (laporan akhir
semula semasa
tidak diterima)
Pilih task
Kemaskini
Laporan Akhir
KEW.PA-30
Hantar Laporan Senarai Permohonan

Akhir ke Pegawai Syor Pegawai
Pengawal Pengawal dan
Kelulusan
Tamat
13.3.3.1. Senarai task menunggu laporan akhir daripada Pegawai

Penyiasat akan dipaparkan (penyiasatan baru atau
penyiasatan semula).
13.3.3.2. Urusetia akan mengemaskini laporan akhir mengikut
laporan yang diterima daripada Pegawai Penyiasat -
KEW.PA-30.
13.3.3.3. Mencetak KEW.PA-30 dan dokumen sokongan untuk
dihantar kepada syor Pegawai Pengawal.
13.3.3.4. Sistem akan memaparkan di dalam senarai menunggu syor
Pegawai Pengawal dan kelulusan.

13.3.4. Kemaskini Keputusan Permohonan | Urusetia Kehilangan SPA.
MULA
Urusetia
Kelulusan Daripada Senarai

Pegawai Pengawal Permohonan
Syor dan
Hapuskira
Pegawai
Kelulusan Daripada Pengawal
MOF
Alert Sila hantar

Kemaskini
Siasatan Semula Sijil Hapuskira
Kelulusan
kepada MOF
Tempoh 1 Bulan
Daftar Semula Jana dan Cetak

Kemaskini Data
Pegawai Laporan
di hapuskira
Penyiasat KEW.PA-31
Senarai Alert Jika tidak

Kemaskini Menunggu terima laporan
laporan akhir laporan Tatatertib tatatertib dalam
dan/atau Surcaj tempoh 3 bulan
Senarai Permohonan Hantar Laporan

Syor dan Hapuskira Akhir ke Pegawai Kemaskini
Kuasa Melulus Pengawal Tatatertib dan/
atau Surcaj
Tamat
Hantar laporan ke
Pegawai
Pengawal dan
BKP-MOF
Tamat

13.3.4.1. Senarai task menunggu syor dan kelulusan hapuskira
daripada Pegawai Pengawal dan senarai menunggu
kelulusan daripada Kementerian Kewangan.
13.3.4.2. Dua pilihan keputusan pegawai pelulus iaitu:
a. Siasatan semula.
Aktifkan atau daftar Pegawai Penyiasat yang baru.
Menunggu laporan penyiasatan.
Daftar laporan penyiasat (jika Pegawai Penyiasat
tidak mempunyai akses kepada sistem).
Hantar laporan akhir kepada Pegawai Pengawal
(lalui proses kelulusan semula).
b. Diluluskan.
Kemaskini kelulusan yang diterima.
Sistem menjana Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) dan
hantar laporan kepada Pegawai Pengawal.
Sistem akan memberi alert kepada Urusetia
sekiranya Sijil Hapuskira tidak dihantar kepada
Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalam
tempoh 1 bulan.
Sistem akan menjana senarai untuk menunggu
laporan tatatertib dan surcaj.
Kemaskini laporan tatertib dan surcaj.
Hantar laporan kepada Pegawai Pengawal dan
PERBENDAHARAAN.

13.4. Proses kerja Jawatankuasa Penyiasat | SPA
MULA
PP
Terima Task
Penyiasatan
Alert Kepada
Mulakan Siasatan Urusetia
Pelupusan
Penerimaan Perlu Dokumen

Dokumen Lengkap
Sokongan
Sokongan
Senarai
Kemaskini Hasil
Dokumen
Penyiasatan
Sokongan
Diperlukan
Lengkap
Hantar ke
Urusetia
TAMAT
PP
PP : Pegawai Penyiasat
13.4.1. Keperluan Pengguna Proses Jawatankuasa Penyiasat | SPA
13.4.1.1. Pegawai Penyiasat yang didaftar boleh mengemaskini laporan

daripada task kehilangan yang di kendalikan oleh pegawai
tersebut.
13.4.1.2. Pegawai Pemeriksa akan menerima dokumen penyiasatan
yang diterima daripada Urusetia (mengikut daftar yang dibuat
oleh Urusetia).
13.4.1.3. Pegawai Penyiasat boleh memberi alert kepada Urusetia
mengenai dokumen sokongan yang diperlukan. Sistem akan
menjana senarai dokumen sokongan yang diperlukan
mengikut kepada task pemeriksaan yang diwujudkan.

13.4.1.4. Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir KEW.PA-30.
Hantar kepada Urusetia pelupusan untuk mendapatkan syor
daripada Pengawai Pengawal dan kelulusan hapuskira.
13.5. Permohonan Hapuskira dan Kelulusan | Modul Eksekutif Pegawai Pengawal
MULA
Urusetia Kelulusan
Senarai Menuggu
Laporan Siasatan Dokumen
Laporan Akhir
Semak Dokumen
Permohonan
Hapuskira
Dapatkan dan
Kemas kini syor
dan ulasan
Pegawai Hantar KE MOF
Pengawal
+ Hilang atau Cuai
Hantar Sediakan
permohonan ke Dokumen
Kementerian Kelulusan
Kewangan TAMAT
Senarai Hantar ke Lulus dan Maklum

permohonan Pegawai Pelulus menunggu Keputusan
hapuskira untuk kelulusan laporan hapuskira kepada pemohon
dihantar P.U 197
TAMAT
Gagal dan Maklum
menunggu Keputusan
laporan kepada pemohon
penyiasatan
semula
TAMAT

13.5.1. Keperluan Pengguna Proses syor dan kelulusan Hapuskira | Modul
Eksekutif Pegawai Pengawal SPA
13.5.1.1. Urusetia kelulusan kehilangan dan hapuskira (Pegawai

Pengawal) akan menerima semua laporan kehilangan dan
permohonan syor kelulusan.
13.5.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan
permohonan daripada agensi untuk permohonan
Permohonan baru.
Permohonan kelulusan semula.
13.5.1.3. Pegawai Penyelaras (Urusetia) akan merekod di dalam senarai
menunggu syor Pegawai Pengawal.
13.5.1.4. Mengemaskini syor Pegawai Pengawal.
13.5.1.5. Hantar laporan dan syor Pegawai Pengawal kepada
PERBENDAHARAAN atau proses kelulusan peringkat kuasa
melulus .
13.5.1.6. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira
mesti berpuas hati bahawa soal kecurian, penipuan atau
kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
13.5.1.7. Urusetia akan mengemaskini kelulusan yang diterima dan
memaklumkan kepada pemohon.
13.5.1.8. Jika kemaskini keputusan gagal - Sistem akan menjana senarai
menunggu penyiasatan semula. Proses penyiasatan dijalankan
semula.
13.6. Ringkasan Proses Kerja dan Tugas Urusetia

13.6.1. Mendaftar laporan Kehilangan dan Mendapatkan maklumat mengenai
aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori melalui sistem
SPA;
13.6.2. Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 untuk pengesahan Ketua
Jabatan;
13.6.3. Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada
Pegawai Pengawal;
13.6.4. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan
menggunakan format KEW.PA-29;
13.6.5. Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa
Penyiasat dan mengemaskini laporan akhir ke dalam sistem SPA;
13.6.6. Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor
daripada Pegawai Pengawal;
13.6.7. Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira
lengkap dan teratur;
13.6.8. Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam
tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan
walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi;

13.6.9. Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan
kemaskini rekod daftar aset di dalam sistem SPA;
13.6.10. Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak
Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;
13.6.11. Cetak Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 untuk pengesahan Ketua Jabatan
dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1)
bulan dari tarikh kelulusan hapus kira;
13.6.12. Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib
daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya
kepada Perbendaharaan; dan
13.6.13. Menyedia, Mencetak dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan
Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke
Rujuk Arahan Perbendaharan | Para 39.2 PP bil. 5 Tahun 2007 &

Rujuk Arahan Perbendaharan | Jadual 5 PP bil. 5 Tahun 2007

Perlaksanaan.
Sistem Pengurusan Stor
BAB F | Sistem Pengurusan Stor.
14. SPA merupakan satu Sistem Pengurusan Stor di dalam jabatan. Ia merangkumi proses
penerimaan, penyimpanan, permohonan pengeluaran , kelulusan dan kawalan stor. Sistem
ini dibangunkan mengikut keperluan Panduan Perbedaharaan Tatacara Pengurusan Stor
(PP-TPS) dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 05 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) serta
lain-lain pekeliling yang masih berkuatkuasa.
15. Modul Keseluruhan Sistem SPA:
16. Kumpulan Pengguna Sistem Stor.

Berikut merupakan kumpulan pengguna Sistem Stor dan mereka hendaklah
dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan:
Kumpulan Pengguna
1 Pentadbir SPS.
2 Pegawai Stor.
3 Kawalan Stor.
4 Penyelenggara Stor.
5 Pelulus/Penyokong Bahagian
6 Pengguna.

16.1. Pentadbir SPS.
Pentadbir SPS ialah pegawai yang dilantik oleh SPA Pentadbir atau
Pegawai Pengawal untuk mengawal keseluruhan operasi.
Skop Kerja dan tanggungjawab :
(a) Membuat pendaftaran Stor.
(b) Melantik Pegawai dan pengawal stor stor yang akan menjaga
stor dibawah kawalannya
(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada semua stor yang
didaftarkan.
16.2. Pegawai Stor.

Pegawai Stor ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Pentadbir untuk
mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.
(a) Melantik Penyelenggara stor yang akan menjaga stor dibawah
kawalannya
(b) Melulus atau menolak permohonan keperluan pejabat daripada
pengguna.
(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok
terkini dan senarai pesanan semula).
(d) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang
yang tidak bergerak didalam stor.
(e) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh
Bahagian Kewangan
16.3. Pengawai Stor ( Kawalan Stor).

Pegawai Stor (Kawalan Stor) ialah pegawai yang dilantik oleh Stor Pentadbir
untuk mengawal dan menyelia mengikut stor yang telah diamanahkan.
Sama tugasnya seperti Pegawai Stor tetapi had kuasa hanya tidak boleh
melantik penyelenggara stor
(a) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok
(b) Kawalan dari aspek barang yang bertarikh lupus dan barang
yang tidak bergerak didalam stor.

(c) Menyediakan laporan tahunan seperti yang dikehendaki oleh
Bahagian Kewangan
16.4. Penyelenggara Stor.

Penyelenggara Stor ialah pegawai/ kerani stor yang dilantik oleh Pegawai
Stor untuk menyelia stor
Apabila seorang Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu
stor melepaskan tanggungjawab kepada pegawai lain maka pegawai
yang mengambil alih hendaklah memeriksa rekod stor dan berpuashati
ia adalah betul dan kemaskini. PP-TPS . Panduan 7.
Skop Kerja:
(a) Merekod penerimaan barang.
(b) Membuat pengeluaran barang mengikut kelulusan yang telah
ditetapkan.
(c) Membuat pemerhatian dan kawalan kepada stor (Senarai stok
16.5. Pelulus Permohonan Barang

Pelulus/Penyokong Bahagian.
Pegawai Pelulus/penyokong permohonan pengguna di bahagiannya.
Pegawai ini boleh jadi Ketua Jabatan sendiri atau pegawai yang dibri
kuasa meluluskan permohonan pengeluaran barang dari stor.
Pegawai Pelulus/penyokong permohonan perlu memastikan barang-
barang yang dipohon adalah untuk kegunaan Bahagian sahaja dan boleh
meluluskan sepenuh atau sebahagian sahaj permohan tersebut.
16.6. Pengguna.
Pengguna dalam skop pengurusan stor ialah pegawai atau kakitangan
yang dibenarkan untuk memohon pengeluaran barang di stor.
Perlantikan Pengguna Sistem SPA akan dibuat oleh Pewagai Stor dan
setiap Bahagian perlu mencadangkan nama kepada Pegawai Stor untuk
tujuan ini.
Sila rujuk terma pengeluaran barang dalam proses permohonan barang.

17. Kawalan Stok
17.1. Katalog Barang Standard / Masterlisting

Semua barang-barang standard hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat
dalam satu katalog yang megadungi maklumat-maklumat mengenai
nombor kod, perihal rupabentuk, unit dan harga.( PP-TPS . Panduan 96.)
Dalam sistem SPS senarai standard ini boleh dicapai di butang (icon)
Kawalan Stok .Katalog Barang Standard ini mempunyai segala maklumat
barang. Ia hendaklah dicetak dan difailkan untuk tujuan rujukan dan
audit. Katalog Barang Standard ini hendaklah sentiasa dikemaskini setiap
kali terdapat perubahan kepada senarai barang.
17.2. Kod stor

Seberapa boleh, pegawai penerima hendaklah memberi kod kepada
semua barang-barang yang diterima atau bekasnya dengan
menggunakan teg atau tanda pengenalan bagi memudahkan
pengendalian penstoren. PP-TPS . Panduan 72.
17.3. Pengujudan kod dan mengemaskini kod barang yang akan digunakan.
Tanggungjawab mengujud, mengemaskini, menambah dan memadam
semua kod stor adalah bibawah kuasa Pegawai Stor. Semasa
mengendalikan kod stor perkara berikut hendaklah diberi perhatian;
(a) Penggunaan kod akan ditentukan pada permulaan oleh
PegawaiStor semasa mengujudkan stor dan tidak boleh dipinda-
pinda.
(b) Sila rujuk kategori kod barang stor.
(c) Semasa membuat deklarasi kepada kod jenis masukkan bersama
tahap pesanan semula, tahap minima, tahap maksima, unit
ukuran dan gambar barang (jika ada).
(d) Pastikan tiada pertindihan kod.

Contoh deklarasi kod barang:

XX XX XXX
99 Kategori 99 Sub Kategori 99 Jenis
Contoh kod bagi pen biru.

01 | Alatulis 01| Pen 001 | Pen biru mata bola
Kod penuh bagi pen biru mata bola ialah : 0101001

Paras pesanan barang bagi pen biru mata bola : 10 batang
Unit Ukuran bagi pen biru mata bola : Batang.
17.4. Lokasi Stok

Lokasi stok bagi semua barang-barang hendaklah direkodkan di dalam
lejar /kad Stok dan kad petak. Sekiranya perlu dibuat simpanan
rambang, lokasinya hedaklah ditunjuk di dalam satu carta lokasi stok
yang dikemaskini. PP-TPS Panduan. 125.
17.5. Daftar lokasi penyimpanan barang
Bagi sistem SPS kod lokasi akan dikendalikan oleh Pegawai Stor ketika
mendaftar kod lokasi. Sistem kod lokasi yang digunakan adalah tetap.
Keterangan Contoh Kod

Jenis Penyimpanan R untuk Rak XX
Rak No. 01 XX
Baris/ Tingkat 01 XX
Lajur/ Lot 01 XX
Ruang 01 XX
Contoh :
Rak Pertama, Tingkat 1, Lot no 1 dan Lot penyimpanan pertama, oleh
yang demikian deklarasi penuh bagi ruang ini ialah : R01010101.

17.6. Lingkaran Lokasi
Sistem lokasi stok hendaklah dirangka semudah mungkin dan setiap stor
hendaklah mempunyai satu sistem yang tetap. PP-TPS, Panduan. 127.
17.7. Paras Stok

Paras stok harus disimpan mengikut Panduan 111 hingga 117, PP-TPS .
Terdapat tiga jenis paras stok ia itu;
17.7.1. Paras Maksima

Paras kuantiti maksima yang boleh disimpan satu-satu
stor. Pembelian Barang-barang yang berlebihan yang
mengakibatkan pembaziran wang dan ruang stor
hendaklah dielakkan (PP-TPS, Panduan. 95)
17.7.2. Paras Memesan

Paras dimana kuantiti stok telah sampai diperingkat
pesanan semula. Pada paras ini sistem akan
mengeluarkan tanda amaran Bendera Hijau (PP-TPS,
Panduan. 105)di icon pesan semula. Tindakan pesan
semula stok perlu dijalankan. (Ikut proses 16.5)
17.7.3. Paras Minima

Paras dimana kuantiti stok adalah kritikal disimpanan
stor. Pada paras ini sistem akan mengeluarkan tanda
amaran Bendera Merah (PP-TPS, Panduan. 107)di
icon pesan semula.
17.8. Pesanan Semula
17.8.1. Bagi memastikan stok keperluan mencukupi dan

mengelakkan pembaziran pengawal stor atau pegawai
stor perlu membuat kawalan dengan kaedah:
a. Menyedikan atau mencetak laporan bulanan kadar
penggunaan barang. Seperti yang dinyatakan di
dalam tajuk laporan.

b. Semasa membuat pembelian atau mengeluarkan
borang permohonan pembelian stok, pegawai perlu
melihat terlebih dahulu kadar penggunaan dan baki
semasa stok . Tujuan mengelakkan pembelian
berlebihan.
c. Pembelian barang-barang yang berlebihan akan
mengakibatkan pembaziran modal dan penggunaan
ruang stor yang luas hendaklah dielakkan. (PP-TPS,
Panduan. 95)
17.9. Barang-barang yang perlu dipesan.
(a) Barang-barang yang telah mencapai paras untuk pesanan semula

boleh di dapati di icon Senarai Barang Pesanan Semula.
(b) Setiap barang dibawah paras memesan akan ditandakan dengan
warna merah bagi tujuan memudahkan pemerhatian keperluan
barang. Tidak semestinya setiap barang yang ditandakan merah
perlu dipesan serta-merta. Ia bergantung kepada keperluan
Kementerian atau Jabatan.
17.10. Barang-barang bertarikh luput.

Semua barang-barang yang berhad tempuh penggunaan dan tarikh
luput hendaklah disenaraikan oleh Stor Pusat (PP-TPS, Panduan. 95).
Dalam sistem SPS, Pegawai Stor hendaklah;

(a) Senarai barang-barang bertarikh luput perlu disemak sekurang-
kurangnya seminggu sekali bagi menelakkan barang tidak boleh
digunakan lagi.
(b). Pegawai stor perlu mencetak senarai barang bertarikh luput dan
membuat perancangan kepada penggunaan barang tersebut.
17.11. Barang-barang tidak bergerak.
(a) Senarai barang tidak bergerak yang terdapat di dalam sistem

mengikut kaedah dimana jika tiada transaksi pengeluaran dalam

tempoh yang ditetapkan ia akan masuk ke dalam senarai item tidak
bergerak.
(b) Pegawai stor perlu memastikan barang tidak bergerak tidak dipesan
untuk tambahan stok dan membuat semakan kepada barang
tersebut untuk tujuan pelupusan. (Sekiranya barang tidak
digunakan lagi)
18. Rekod/Lejar Stor

Pekeling Perbendaharaan Bilangan 5 tahun 2007 mengkehendaki semua maklumat dalam
Daftar Stor Bekalan Pejabat (KEW314) di pindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300J3) dan
Kad Petak (KEW. 300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor.
18.1. Kad Stok

Satu lajer stor atau kad kawalan stok (KEW 300 J3) untuk merekod
penerimaan dan keluaran barang-barang hendaklah disimpan di setiap
stor dan hendaklah menunjukkan; PP-TPS, Panduan 88.
a. Kuantiti dan harga setiap barang yang diterima.

b. Kuantiti, kadar keluaran dan jumlah nilai setiap keluaran; Baki-
baki numerik dan kewangan yang tinggal dalam stok setelah
resit atau keluaran telah dicatitkan
18.2. Kad Petak

Kad Petak (KEW300 300 J4) hendaklah disediakan bagi merekod
terimaan, keluaran dan baki stok. PP-TPS, Panduan 92.
Sebaik-baiknya Kad Petak ini hendaklah diletakan berhampiran dengan

barang-barang bagi memudahkan perekodan keluar-masuk barang.
18.3. Cetakan KAD PETAK dan KAD STOK

Kedua-dua kad perlu diselenggara seperti yang telah di nyatakan
didalam panduan perbendaharan - Tatacara pengurusan Stor bil. 85. Di
mana di dalam penggunaan sistem ini penyelenggara atau pegawai stor
perlu mencetak apabila diperlukan atau selepas setiap muka surat telah
penuh. Dan ia perlu difailkan di fail Kad Petak dan fail Kad Stok.

18.4. Pembetulan kad stok/Lejar
Kesilapan merekod di kad stok/Lejar tidak boleh dipadam (delete). PP-
TPS, Panduan 89. Semua pembetulan boleh dilakukan dengan membuat
lejar kedalam sistem
18.5. Keadaan dibenarkan pembetulan pada lejar atau Kad Kawalan Stok:
(a) Kesilapan semasa merekod penerimaan atau pengeluaran
barang.
(b) Berlaku perselisihan stok ( Disahkan oleh Pegawai Audit).
18.6. Kaedah pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.

(a) Hanya pegawai stor sahaja dibenarkan untuk membuat
pembetulan lajer atau Kad Kawalan Stok.
(b) Pegawai stor perlu memasukkan sebab kenapa pembetulan
rekod perlu dilakukan.
19. Penerimaan
19.1. Rekod Penerimaan.
19.1.1. Penerima hendaklah menyemak barang-barang tersebut
berdasarkan pesanan kerajaan, nota hantaran, bil
serahan, inbois atau sebarang dokumen penghantaran
yang sah. (PP.TPS Panduan 48)
19.1.2. Pengesahan hanya boleh dilakukan apabila telah ada
kepastian barang telah lengkap diterima.
19.1.3. Setiap penerimaan perlu direkod ke dalam kad petak,
kad kawalan stok dan sistem SPS.
19.1.4. Penyelenggara perlu mencetak akuan penerimaan
sebagai rekod penerimaan stok daripada pembekal.
19.1.5. Semua rekod penerimaan perlu difailkan di fail khas
penerimaan barang.
19.2. Pemulangan Barang-Barang Yang Belum Guna.

Barang-barang yang telah dikeluarkan dari stor tetapi belum digunakan
dan hendak dikembalikan ke Stor hendaklah dimasukkira sebagai stok
biasa.

19.3. Carta alir proses penerimaan barang stok.
Rajah 9 | Carta Alir Penerimaan Barang Stok
Penerimaa Barang|
Pastikan penerimaan barang
beserta DO.
Jika barang tidak cukup atau rosak|
Maklumkan kepada pembekal dan mohon
bekalkan kuantiti yang berselisih
Rekod Penerimaan|
Barang yang telah di semak direkod dilam
sistem. Pastikan kategori dan jenis barang
dipilih dengan betul
20. Permohonan dan Pengeluaran Barang

Tiap-tiap pengeluaran perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau seorang
pegawai yang diwakilkan secara bertulis. Pengeluar dan penerima hendaklah
menandatangani baucer pengeluaran barang tersebut. PP-TPS, Panduan 16.
Penyelenggara stor hanya perlu membuat pengeluaran mengikut barang dan kuantiti
barang yang telah diluluskan oleh Pengawai Stor sahaja. PP-TPS, Panduan 17.
20.1. Kaedah Permohonan barang-barang stor menggunakan sistem.

20.1.1. Semua permohonan bagi pengeluaran barang-barang
stor perlu melalui sistem SPA
20.1.2. Setiap bahagian akan melantik pengguna sistem yang
akan menjadi wakil permohonan pengeluaran barang.
20.1.3. Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada
pengguna akhir.
20.1.4. Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu mendapat
pengesahan atau sokongan daripada pegawai stor di
peringkat bahagian.

20.1.5. Barang-barang yang diluluskan pengeluaran oleh
pengawai stor pusat/Kementerian/Jabatan sahaja yang
dibenarkan untuk pengeluaran oleh penyelenggara stor
dan diambil oleh pemohon barang.
20.2. Perkara-perkara yang perlu dipatuhi.

20.2.1. Pengguna DILARANG mengambil barang terus di stor
tampa melalui proses permohonan on-line.
20.2.2. Penyelenggara stor DILARANG untuk membuat
pengeluaran tampa melalui proses seperti dinyatakan
di atas.
20.2.3. Pengguna dinasihati memohon barang-barang dengan
betul untuk mengelakkan kesukaran dalam proses
pengeluaran.
20.2.4. Hanya permohonan yang mempunyai sokongan
daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan
diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau
Kementerian.
20.2.5. Pegawai stor Kementerian/ Jabatan akan meluluskan
pengeluaran mengikut keperluan munasabah.
20.3. Rekod Pengeluaran.

20.3.1. Rekod pengeluaran barang perlu dilakukan oleh
penyelenggara stor apabila barang dikeluarkan dari
stor.
20.3.2. Penyelenggara perlu mencetak baucer pengeluaran
sebagai rekod pengeluaran stok kepada pengguna.
20.3.3. Baucer pengeluaran WAJIB di tandatangani oleh
penerima atau pengambil barang.
20.3.4. Semua rekod pengeluaran perlu difailkan di fail khas
pengeluaran barang.

20.4. Pengeluaran secara Manual
20.4.1. Langkah-langkah pengeluaran secara manual dijalankan.
1. Pengguna perlu mengisi borang permohonan
pengeluaran barang stor.
2. Permohonan perlu mendapat kelulusan Bahagian.
3. Penyelenggara Stor mengeluarkan barang dan
mengesahkan pengeluaran tersebut.
4. Penyelenggara Stor merekod pengeluaran di
dalam sistem dan mencetak borang pengeluaran.
5. Pengguna mengesahkan pengeluaran barang.
6. Failkan borang pengeluaran.

20.5. Pengeluaran secara Online
Rajah 10| Carta Alir Proses Permohonan Barang.
Permohonan Bekalan Pejabat |

Permohonan daaripada pengguna atau wakil bahagian
Permohonan Semula
Proses Kelulusan di Peringkat Bahagian |

Ketua bahagian perlu menyokong
permohonan.
Senarai Permohonan Di sokong |

Permohonan Semula
Proses Kelulusan di Peringkat Pegawai

Stor|
Pegawai stor perlu meluluskan
permohonan.
Senarai Lulus|
Senarai permohonan yang diluluskan
menunggu pengeluaran barang
Pengeluaran Barang|
Pengeluaran oleh penyelenggara stor.
Pengambil barang dan pengeluar perlu
menandatangani baucer pengeluaran.

21. Verifikasi Stok dan Perkiraan.
21.1. Verifikasi Stok.
21.2. Pegawai Pemverifikasi Stok.
Pegawai Pemverifikasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai
Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor
untuk membuat pemverifikasian barang-barang di stor.
21.3. Tugas-tugas Pemverifikasi Stok.

a. Membuat verifikasi stok mengikut masa yang sesuai
b. Barang Tidak menarik perlu diverifikasi dua tahun sekali.
c. Barang Menarik perlu diverifikasi setahun sekali.
d. Barang sangat menarik perlu diverifikasi tidak kurang 2 kali
setahun.
e. Menyediakan Laporan Verifikasi (Lampiran S, K , U1 dan U2)
f. Mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan
21.4. Pemverifikasi Stok Menggunakan Sistem SPA

21.4.1. Untuk tujuan verifikasi, pegawai yang dilantik perlu
membuat verifikasi seperti yang dinyatakan didalam
sistem.
21.4.2. Seterunya perlu mencetak laporan-laporan
pemeriksaaann/ verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan
U2.
21.4.3. Jika terdapat perselisihan ia perlu dirujuk untuk
pertimbangan pegawai pengawal.
21.5. Peyelarasan Laporan Verifikasi

Sekiranya terdapat perselisihan, daripada laporan dan pertimbangan
Pegawai Pengawal diterima, Pegawai Stor hendaklah membuat
pembetulan pada kad lajer untuk mengimbangkan baki fizikal dengan
baki semasa di dalam kad lejar dan sistem.

21.6. Perkiraan Stok
21.6.1. Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu
perancangan pusingan pengiraan stor yang formal
seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202
hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan
sekurang-kurangnya setahun sekali
21.6.2. Pegawai Stor hendaklah menyediakan senarai barang-
barang yang dikira. PP. TPS Panduan 205
21.6.3. Dalam sistem SPS pengiraan stok boleh dilaksanakan
dengan membandingkan fizikal barang dengan senarai
stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai
stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata
penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan dikemukakan
kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk
kelulusan.
22. Pelupusan dan Hapuskira Barang Stor.
22.1. Pada dasarnya terdapat 2 kaedah pelupsan dan hapuskira bagi barang-
barang stor ia itu;
(a) Kaedah pelupusan dan hapuskira yang sama dengan proses
pelupusan aset alih kerajaan (TPA) bagi tindakap pelupusan biasa,
dan
(b) Sekiranya terdapat barang usang dan perselisihan stor yang
dilaporkan oleh pemverifikasi stok melalui laporan-laporan
pemeriksaaann/verifikasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2 dan
diluluskan oleh Pegawai Pengawal.
22.2. Hanya Pegawai Stor sahaja yang dibenarkan untuk mengemaskini rekod
pelupusan dan hapuskira stok.
22.3. Hanya barang-barang yang telah diluluskan oleh pegawai pengawal atau
Kementerian Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk dilupuskan.
22.4. Keputusan pelupusan dan hapuskira hendaklah direkod dan diselaras ke
dalam kad petak dan kad lejar/kawalan stok.

22.5. Pengawai Stor perlu mencetak laporan pelupusan dan hapuskira barang
stok tiga bulan sekali (jika Perlu).
23. Laporan Stor
23.1. Berdasarkan pekeliling perbendaharaan 12 Tahun 1995 Tanggungjawab

Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan aset dan stor menyenarikan
laoporan-laporan yang perlu dikemukakan oleh Jabatan ke Kementerian
Kewangan.
23.2. SPS telah mengadakan format-format laporan bagi memudahkan
pengguna mnjana laporan. Laporan-laporan tersebut boleh dibahagi
kepada;
Laporan Bulanan
Laporan Tahunan
23.3. Laporan Bulanan
Laporan Penerimaan dan Pengeluaran
23.4. Laporan Tahunan/Tetap
Kadar Pusingan Stok

Sijil Tahunan Pemeriksaan stok
Sijil Verifikasi Stok

Manual Perlaksanaan SOP PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Perlaksanaan SOP PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Pelaksanaan | SPA dan SPS

Sistem Pengurusan Aset dan

Agensi Perintis Fasa 2

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 2

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 3

1.2 Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan kerajaan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 4

2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.

2.2.2. Modul Sistem SPA | Pengurusan Stor.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 5

3. Pengurusan Sistem SPA

3.3. Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti berikut;

3.3.1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 6

4.1.1 Pelantikan Pentadbir SPA

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 7

4.2. Pentadbir SPS

Pentadbir SPS merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai

4.2.1. Pelantikan Pentadbir SPS

4.3. Pentadbir Kod

dalam sistem ini terdapat beberapa klasifikasi koding digunakan; ia itu

4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 8

4.3.3. Pelantikan Pentadbir Kod Aset Alih

4.4. Pentadbir Lokasi

Pentadbir Lokasi merupakan individu atau sekumpulan individu yang

4.4.1. Pelantikan Pentadbir Lokasi

4.5. Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah).

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 9

4.5.1. Pelantikan Pegawai Pengesahan Daftar Aset

4.6. Pentadbir Penempatan

(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset mengikut kepada

4.6.1 Pelantikan Pentadbir Penempatan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 10

4.7. Pentadbir Penyelenggaraan

4.7.1. Pelantikan Pentadbir Penyelenggaraan

4.8. Pegawai Pemeriksaan.

(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset.

4.8.1. Pelantikan Pentadbir Pemeriksaan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 11

4.9. Pentadbir Pelupusan.

(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.

4.9.1. Pelantikan Pentadbir Pelupusan

4.10. Pentadbir Kehilangan.

(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan.

4.10.1. Pelantikan Pentadbir Kehilangan

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 12

4.11. Pentadbir SPA (Cawangan).

4.11.1 Pelantikan Pentadbir SPA (Cawangan)

5. Sistem Kod Aset

Contoh penerangan sistem kod yang digunakan.

5.1. Sistem Kod yang digunakan.

No Kod Definasi Kod

1 KK Kod Kementerian Kewangan

2 JPPH Kod Jabatan

3 H/I H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.

4 07 Tahun perolehan aset

5 123 Bil atau nombor siri aset

5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.

Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 13

JABATAN PENILAIAN DAN

HAK KERAJAAN MALAYSIA

Saiz Label : 6cm x 3.5cm