1.

Latar Belakang

Sebagai industri yang bergerak dalam bidang pengolahan yang menyediakan berbagai
kebutuhan masyarakat (pelanggan) dimulai dari kebutuhan rutin rumah tangga hingga barang
elektronik bahkan gadget, maka kebutuhan akan sistem yang terintegrasi sangat penting bagi
PT Carrefour Indonesia.

Integrasi sistem dengan cara melakukan implemtasi sistem baru yang biasa disebut sebagai
Implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan otomatis mengganti sistem
yang lama yang dilakukan di PT Carrefour Indonesia utamanya bertujuan untuk
meningkatkan efesiensi dan efektifitas dalam melakukan pekerjaan dengan demikian
membantu meringankan kerja karyawan dan menghasilkan laporan yang akurat untuk
management atas (top management).

Menilik pada core bisnis dari PT Carrefour Indonesia yaitu sebagai perantara (distribusi
langsung) antara produsen dan konsumen yang berbentuk seperti halnya pasar modern.
Otomatis kebutuhan akan ruang penyimpanan data barang (logistik) merupakan suatu
kebutuhan yang tidak dapat ditawar lagi, terlebih PT Carrefour Indonesia menangani ribuan
jenis barang dari berbagai vendor (pemasok) dengan jumlah yang tidak sedikit baik dalam
negeri maupun luar negeri. Kepastian akan jumlah barang yang keluar dan jumlah barang
yang masuk dengan berbagai macam jenis dan varian yang berbeda dan memiliki kode yang
berbeda (unik) menjadi suatu hal mutlak yang harus dipikirkan bagaimana agar semuanya
dapat terkontrol dengan baik dan menghemat sumber daya.

Disamping itu kebutuhan akan pengelolaan keuangan perusahaan yaitu guna memberikan
laporan yang akurat tentang harga beli dari supplier, harga jual ke customer, sehingga dapat
mengetahui dengan pasti berapa laba atau rugi yang diperoleh perusahaan di tahun berjalan.

Saat ini, berdasarkan peninjauan tim kami di beberapa gerai PT Carrefour Indonesia di
wilayah Jakarta dan Tangerang, kami menemukan cukup banyak celah yang dapat
menyebabkan ketidakseimbangan laporan utamanya dalam penyajian laporan keluar dan
masuk barang yaitu dimulai dari proses penerimaan barang hingga barang keluar di gerai
untuk dijual.

Berikut beberapa permasalahan yang kami temukan:

1. Laporan barang masuk dan barang keluar yang tidak sesuai (terlalu banyak form
yang digunakan, proses terlalu panjang),

2. Belum adanya penanganan yang tepat untuk barang yang rusak dan harus
dilakukan retur ke vendor,

3. Sering terjadinya salah input (faktor human error) terutama untuk barang dengan
jenis yang sama, brand yang sama namun berbeda variant. Seperti pasta gigi, sabun, dan
lain sebagainya,

4. Quality kontrol yang belum berjalan secara maksimal dikarenakan sumber daya
(karyawan) yang ada sudah terlalu disibukkan dengan proses cross check barang,

5. Belum adanya sistem update jika ada barang baru yang masuk (pengkodean
manual),

6. Sering terjadi kelalaian dalam pemantauan barang yang kurang stok (stok habis),

7. Terlambatnya penyajian Laporan Keuangan dan kurang akurat,

8. Sering terjadinya selisih antara faktur yang diterima dari vendor dengan jumlah
barang yang ada (ketidaktepatan pencatatan retur barang),

9. Belum adanya cara yang tepat guna mengukur kinerja karyawan,

 10. Karyawan tidak dapat dengan mudah mengetahui hak dan kewajibannya dengan
pasti, misalnya pengajuan hak untuk cuti, kewajiban dan penalty saat tidak masuk kerja,
dan beberapa permasalahan lainnya.

2. Pemecahan Masalah (Solusi)

Bisnis Proses Sesudah Implementasi ERP

Sistem yang dimplementasikan ERP

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya dimana Carrefour merupakan perantara (distributor

langsung) antara produsen dan konsumen dalam penyediaan kebutuhan barang konsumen,
maka sistem yang sangat penting untuk diimplementasi ialah Logistik, Finance, dan
Human Resource.
 Desain Sistem sebelum menggunakan ERP dengan sesudah
menggunakan ERP

1. Lingkup Logistik

Sebelum menggunakan ERP, barang yang dikirimkan dari supplier langsung ke

masing-masing toko Carrefour tanpa persetujuan dari kantor pusat sehingga banyak
celah yang dapat dimanfaatkan oleh karyawan tertentu untuk memperoleh
keuntungan pribadi.

Sesudah menggunakan ERP, segala urusan logistik harus melalui persetujuan dari
kantor pusat, semua kegiatan logistik terpusat pada Distribusi Center (DC), jadi
semua barang dari Supplier dikirim ke DC, dari DC baru didistribusikan ke tiap-tiap
supermarket Carrefour sesuai dengan kebutuhan masing-masing supermarket.

Gambar 2: Bagian Logistik sebelum menggunakan ERP

Gambar 3: Bagian Logistik sebelum menggunakan ERP

1. Lingkup Keuangan (Finance)

 Gambar 4: Financial accounting sebelum ERP

Penjelasan Desain Sistem lama

Logistic memberikan detail serta biaya barang yang diperlukan oleh logistic ke
Admininistrasi Pembukuan yang kemudian nantinya akan diolah kembali oleh
Admininistrasi Pembukuan.

Admininistrasi Pembukuan mengolah data yang berupa detail barang, harga barang
perunit dah total biaya yang dibutuhkan oleh logistic untuk dijadikan sebuah laporan
logistic yang nantinya akan diteruskan kebagian accounting.

Accounting menerima laporan dari Admininistrasi Pembukuan yang berupa laporan

logistic. Accounting juga meminta laporan dari Admininistrasi Pembukuan atas laporan
 dari Human resource semua laporan atau data tersebut di proses hingga menjadi hasil
dalam bentuk laporan-laporan yang lebih compleks. Accounting juga wajib memberikan
laporan yang compleks tersebut kepada top management agar top management dapat
menganalisis hasil laporan keuangan dan memberikan persetujuan tentang budget yang
akan dikeluarkan. Setelah semua selesai maka laporan pun dijadikan hardcopy untuk
disimpan oleh perusahaan.

Admininistrasi Pembukuan memberikan tanggapan balik kepada human resource atas

permintaan persetujuan payroll dari human resource setelah itu Admininistrasi
Pembukuan memberikan laporan yang diberikan oleh human resource kepada Accounting
agar disatukan dengan laporan dari bagian atau bidang lainnya.

Human Resource meminta persetujuan payroll kepada Admininistrasi Pembukuan atas

laporan yang dimilikinya tentang biaya merecruitment outsource maupun untuk
menetapkan biaya gaji karyawan dan tunjangan.

Top Management memberikan hasil dari analisis laporan keuangan serta memberikan
persetujuan kepada accounting untuk menetapkan serta mengeluarkan biaya budget yang
diperlukan.

Kesimpulannya pada sistem ini perusahaan membutuhkan waktu yang sangat lama
untuk sampai ke hasil akhir yang dikarenakan proses yang sangat panjang dan belum
adanya saling terintegrasi satu sama lain sehingga banyaknya proses yang dilakukan
berulang kali. Dalam sistem ini masih banyak terjadinya overload dan over budgeting.
Laporan ataupun data juga dengan mudah dapat hilang ataupun rusak karena semua data
maupun laporan semuanya tersimpan dalam bentuk hardcopy.

Gambar 5: Financial accounting sesudah ERP

Penjelasan Desain Sistem Baru (dengan ERP)

Logistic menginput data yang berupa barang serta harga barang perunitnya maupun harga
barang yang diperlukan oleh logistic. Semua data-data tersebut diinput dan disimpan
didalam server / database.

Human resource bertugas merecruitment outsource serta menetapkan biaya gaji

karyawan dan tunjangan. Semua biaya yang di perlukan dan dikeluarkan oleh Human
Resource harus meminta persetujuan payroll terlebih dahulu dari ADM setelah itu baru di
input dan di simpan di dalam sever / database.

Accounting mempunyai tugas membuat laporan keuangannya dan menentukan badget

yang diperlukan. Accounting mengambil data yang bersumber dari logitic dan human
resource didalam server untuk diolah menjadi laporan-laporan dalam bentuk jurnal,buku
besar maupun neraca saldo. Setelah semua laporan tersebut jadi lalu diinput kembali
kedalam sistem yang akan di simpan didalam server sehingga kapan pun accounting
ataupun top management ingin melihat atau meminta laporan keuangan maka dengan
cepat dan mudah di dapat dan dilihat.

Setelah semua laporan selesai dibuat oleh accounting maka laporan dinput kembali
kedalam server atau database sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan atau diminta oleh top
management maka accounting dapat langsung menjadikannya dalam bentuk hardcopy
dengan waktu yang cepat.