PENGURUSANSURATDENGANSISTEMSIMARDIDIKANTORARSIPDAN

PERPUSTAKAANDAERAHKOTASURAKARTA

TUGASAKHIR

DiajukanuntukMemenuhiSebagianPersyaratandalamMemperolehSebutan
VokationAhliMadya(A.Md.)dalamBidang
ManajemenAdministrasi

Oleh:

HidayatJatiSugandha
D.1506024

PROGRAMDIPLOMAIIIMANAJEMENADMINISTRASI
FAKULTASILMUSOSIALDANILMUPOLITIK
UNIVERSITASSEBELASMARET
SURAKARTA
2009
 PERSETUJUAN

PENGURUSANSURATDENGANMENGGUNAKANSISTEMSIMARDI
DIKANTORARSIPDANPERPUSTAKAANDAERAH
KOTASURAKARTA

DisusunOleh:
HidayatJatiSugandha
D1506024

DisetujuiuntukDipertahankandihadapanTimPenguji
PadaProgramStudiDiplomaIIIManajemenAdministrasi
FakultasIlmuSosialdanIlmuPolitik
UniversitasSebelasMaretSurakarta

Pembimbing,

Dra.Suprapti
NIP130543172
 PENGESAHAN

PENGURUSANSURATDENGANMENGGUNAKANSISTEMSIMARDIDIKANTORARSIP
DANPERPUSTAKAANDAERAH
KOTASURAKARTA

DisusunOleh:
HidayatJatiSugandha
D1506024

TelahdiujidandisahkanolehTimPenguji
PadaProgramStudiDiplomaIIIManajemenAdministrasi
FakultasIlmuSosialdanIlmuPolitik
UniversitasSebelasMaretSurakarta

PadaHari :Selasa
Tanggal :7Juli2009

TimPenguji Nama Tandatangan

1. Penguji1 Drs.Suharsono,MS



NIP.130794467
2. Penguji2 Dra.Suprapti



NIP.130543172

Mengetahui,
Dekan, KetuaProgram

Drs.SupriyadiSN,SU Drs.Sakur,MS.
NIP.195301281981031001 NIP.194902051980121001
 MOTTO

JALANI HIDUP DENGAN SENYUM

JADILAH DIRIMU SENDIRI
JANGAN MUDAH PUTUS ASA
GUNAKAN WAKTU SEBAIK MUNGKIN

Persembahan :
 Untuk Allah SWT
Untuk keluargaku yang selalu mendukungku
Untuk teman-teman yang selalu menemani
Untuk kekasihku

PERNYATAAN
Nama :HidayatJatiSugandha
NIM :D1506024

MenyatakandengansesungguhnyabahwatugasakhirberjudulPENGURUSANSURATDENGAN
MENGGUNAKAN SISTEM SIMARDI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTASURAKARTAadalahbetulbetulkaryasendiri.Halhalyangbukankaryasayadalamtugas
akhirtersebutdiberitandacitasidanditunjukkandalamdaftarpustaka.

Apabiladikemudianhariterbuktipernyataansayatidakbenar,makasayabersediamenerimasanksi
akademikberupapencabutantugasakhirdangelaryangsayaperolehdaritugasakhirtersebut.

Surakarta,29Juni2009
Yangmembuatpernyataan,

HidayatJatiSugandha

KATAPENGANTAR

PujisyukurpenulispanjatkanataskehadiratAllahSWTyangsenantiasamemberikanrahmatdan
hidayahnyasehinggatugasakhirinidapatterselesaikandenganbaik.Sholawatdansalamsenantiasa
tercurahkepadaNabiMuhammadSAWbesertakeluarganyadansahabatsahabatnya.
Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam
memperolehsebutanvokationAhliMadya(A.Md.)dalambidangManajemenAdministrasi,Fakultas
IlmuSosialdanIlmuPolitikUniversitasSebelasMaretSurakarta.Adapunjuduldaritugasakhirini
adalah Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Sistem Simardi Di Kantor Arsip Dan
PerpustakaanDaerahKotaSurakarta.
TerselesaikannyaTugasAkhirinitidaklepasdaridukungan,bimbingandanbantuandaribanyak
pihak.Olehsebabitupenulisinginmengucapkanterimakasihkepada:
1. IbuDra.Suprapti,selakupembimbingyangberkenanmeluangkanwaktuuntukmembimbingdan
mengarahkandalampenyusunantugasakhirini.
2. BapakDrs.H.Supriyadi,SN,SUselakuDekanFakultasIlmuSosialdanIlmuPolitik,Universitas
SebelasMaretSurakarta.
3. Bapak Drs.H.Sakur,MSselakuKetuaProgramDiplomaIIIManajemenAdministrasi, Fakultas
IlmuSosialdanIlmuPolitik,UniversitasSebelasMaretSurakarta.
4. BapakDrs.Ali,M.SiselakuSekretaris ProgramDiplomaIIIManajemenAdministrasi, Fakultas
IlmuSosialdanIlmuPolitik,UniversitasSebelasMaretSurakarta.
5. BapakDwiMoeljadi,SHselakupimpinanKantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta
danBapakM.YuhriselakuKepalaSeksiPengelolaanArsip,yangtelahmemberikanizinuntuk
mengadakanpengamatandiKantorArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta.
6. BapakSriWahyudiselaku pembimbingdilapangan,beribuributerimakasihpenulishaturkan
ataskesediaannyauntukmemberikanpengarahandanbimbingandalampenyusunantugasakhirini.
7. SemuakaryawandiKantorArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta.
8. Temantemanyangmemberidorongandansemangatbaikdalamsukadanduka.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam proses
penyusunanTugasAkhirsehinggatugasakhirinidapatterselesaikandenganbaik.
Penulismenyadaribahwatugasakhirinisangatsederhanadanmasihbanyakkekurangan.Akan
tetapi,denganadanyakekuranganinisemogatidakmengurangibaikartimaupunmanfaatnyaterutama
bagiparapembaca.
 Surakarta,29Juni2009

HidayatJatiSugandha

ABSTRACT

HidayatjatiSugandha,D.1506024,LETTERMANAGEMENTBYUSEOFSISTEMSIMARDI
ATOFFICEARCHIVESANDCITYREGIONLIBRARYSURAKARTA,FinalTaskreporting,
Studi'sprogramAdministrationManagement,ProgramdiplomaIII,SocialScienceandPolitics
faculty,SebelasMaretUniversity,2006,43pages.

Correspondenceconstitutesoneofwhitecollartypeoraboutjobadministrationwhichoftenbe
donebyswasta'sgovernmentandalsobodybodyandalongwitheradeveloping,administrationsystem
performancesoeffectedwithscienceandtechnologydevelopingthereforewritertaketitleLetter
ManagementWithSistimSimardiatOfficearchivesandCityRegionlibrarySurakartabyintentfor
meetingaportionstipubtingdeepingtogetVokation'smentionAnOldHandAtMadya(A.Md.)in
AdministrationManagementAreaandknowslettermanagementprocedurewithSimardi.Basethat
reason, therefore writer make problem formula: How is letter handle by use of Simardi at Office
Archives And City Region library Surakarta and What interference that is faced in apply that
kearsipan'sapplicationatOfficeArchivesandSurakarta'sRegionlibrary?
Indowriterwatchutilizedescriptivewatchtypewherewatchdidbyfiguresordepictobserving
objectsituationpresentmomentbaseaughtfacttosolveaperiod.Inthiswatchavailable2datasource
whichisprimarydatasourcesviainterviewandobservationgetsroleand,andsecondarydatasource
viasupportivebooksinobserving.
 Incominglettermanagementprocedurecoverletteracceptance,pengentrianisletterinSimardi,
forwardingtherewithsheetletterdispositiontochairmanoftobefilledandpresentedatbyprocessor
unitaccordstofillleaddisposition,laidupletterdidbyfileordereratfillingcabinetbyuseofstorage
systembasessubjek/problem.
Outwardletterhandleprocedurecoverletterconceptthatmadebypengonsepisgivengoesto
Administrationforrectified.Letterconceptalreadybeencorrectedgivenuntobyleadtobegiveninitial
thenisbackedtoAdministrationtobedonepengentrianatSimardithenisdistributedappropriate
destinationaddresswhichterterainletter.
InSimardi'sapplicationimplementtherearesomeinterferenceas:itneedspastmaster,medium
andprasaranaanditsreducingbudgetlentsfund.Thatthinggetstobesettledbyarrangeditstechnical
guidanceaboutSimardi,mediumbuyandprasaranaapplicablingtorunsSimardiandbeallocated
specialbudgetforsoftwarepreserveorhardwarewhichisutilizedtorunSimardi.

DAFTARISI

Halaman

HALAMANJUDUL






i
PERSETUJUAN







ii
PENGESAHAN







iii
MOTTO








iv
PERSEMBAHAN







v
KATAPENGANTAR






vi
ABSTRAK








ix

DAFTARISI








xi
DAFTARGAMBAR






xiii
DAFTARBAGAN







xiv
BABI PENDAHULUAN





1
A. Latarbelakangmasalah




1
B. Perumusanmasalah




4
C. Tujuanpengamatan




4
BABII TINJAUANPUSTAKA




5
A. TINJAUANPUSTAKA




5
 1. Pengertiansurat




5
2. Pengertiansuratmenyurat



5
3. Tujuandanfungsisurat



6
4. Jenissurat




6
5. Bagianbagiansurat




8
6. Penanganansurat



10
7. Prosedurpenanganansurat



12
B. METODEPENGAMATAN



13
1. Lokasipengamatan




13
2. Jenispengamatan



13
3. Sumberdata





14
BABIII DESKRIPSILEMBAGA/INSTANSI


15
A. GambaranLembaga



15
B. SejarahInstansi





15
C. StrukturOrganisasi




17
D. VisiDanMisi




22
E. TujuanDanSasaran




23
BABIV HASILPENGAMATANDANPEMBAHASAN

24
A. Prosedurpenanganansurat



24
B. CarapenanganansuratdenganSimardi


28
C. Hambatanyangdihadapi




41
BABV PENUTUP






42
A.Kesimpulan





42
B.Saran






43

DAFTARPUSTAKA






44
DOKUMENTASI







45
DAFTARRALAT







46
LAMPIRANLAMPIRAN
 DAFTARGAMBAR

Gambar Halaman
3. Pengentriantanggalterimasurat




29
4. Pengentriannomorurutsurat




30
5. Pengentriannomorsurat





31
6. Pengentriannamaberkas





33
7. Pengisianisiinformasisurat




34
8. Pengisiantempatberkas





35
9. Pengisiankolomtingkatperkembangan



36
10. Pengisiantanggalditeruskan




37
11. Pengisianunitpengolah





38
12. Pengentriansuratkeluar





39
13. Lembardisposisisuratkeluar




40
 DAFTARBAGAN

Bagan Halaman
1. ProsedursuratmasukmenurutSutarto
12
2. ProsedursuratkeluarmenurutSutarto
13
3. StrukturorganisasiKantorArsipDanPerpustakaan
DaerahKotaSurakarta





18
4. ProsedursuratmasukmenurutBp.SriWahyudi,S.Sos.
26
5. ProsedursuratkeluarmenurutBp.SriWahyudi,S.Sos.
28
 BABI
PENDAHULUAN

A.LatarBelakangMasalah
Istilahsuratdapatdiartikansebagaialatkomunikasitertulisyangberasal
daripihakdanditujukankepadapihaklainuntukpenyampaianwarta.Surat
setelahdipakaimakasuratdisimpansebagaiarsip.Adajugaistilahlainyang
seringdigunakanuntukmenyatakanarsip,yaiturecorddanwarkat.Records
adalahsetiaplembaran(catatan,bahantertulis,daftar,rekaman,dsb.),dalam
bentukataudalamwujudapapunyangberisiinformasiatauketeranganuntuk
disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangunggjawaban atas suatu
peristiwa/kejadian.SedangkanwarkatberasaldaribahasaArabyangberarti
surat,tetapidalamperkembanganlebihlanjutdiartikanlebihluas,yaitusetiap
lembaranyangberisiketeranganyangmempunyaiartidankegunaan.
Surat menyurat merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau
pekerjaantatausahayangrutindilakukanolehbadanpemerintahmaupun
badan swasta. Kegiatan surat menyurat dilakukan dari penciptaan atau
penerimaan surat sampai dengan tahap penyimpanan surat. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan suratsurat dan dokumen inilah yang
selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman
informasibagisuatuorganisasi.
Dewasainikinerjasistemadministrasiperkantoransangatterpengaruh
denganperkembanganilmupengetahuandanteknologidalamhaliniberkaitan
dengan terciptanya dokumen maupun surat. Teknologi informasi sangat
berpengaruh dalam menciptakan dan mengerjakan dokumen atau surat.
Aplikasi kearsipan SiMARDiOffline yang merupakan kepanjangan dari
Sistim Informasi Manajemen Arsip Dinamis adalah merupakan hasil dari

1
sebuahpemikiransebagaiupayauntukmembendungmasalahklasiktentangpengelolaankearsipan
mulaidariunitpengolahsampaidenganLembagaKearsipanDaerah.
Ketidakseimbangannya volume arsip yang sangat besar dengan minimnya penyediaan tenaga
pengolahdipusatarsipyangadadisatuankerjamaupundilembagakearsipanmenjadikandilema
yangtakkunjungselesai.PadaumumnyaarsiparsipyangterdapatdiSatuanKerjatidakmampu
dilakukan pengolahan yang memenuhi standar (akurat, sistimatis dan tepat waktu), yang
menyebabkanarsiparsiplambatlaunmenjaditerbengkalaidanpadaakhirnyamenjadibarangkumuh
yangteresidudisudutsudutruangkerja.Kemudahantersebutmemberikandampakakanbanyaknya
arsip yang tercipta sehingga hal tersebut memerlukan perhatian khusus bagi lembaga kearsipan
daerah.Sehubungandenganperkembanganjamandaneraglobalisasisertakemajuanteknologidan
informasiyangsemakinmempunyaiperanpentingmakapolakinerjamanajemenkearsipanharus
secepatnya menerapkan sistem manajemen yang berorientasikan pada teknologi informasi. Surat
memerlukanpengendaliandanpengelolaankhususolehtenagaahliyangberkompetendalambidang
suratmenyurat agar suratsurat yang tercipta dapat terselamatkan dan dapat dipertanggung
jawabkan. Permasalahan yang masih sering dijumpai dalam manajemen kearsipan yaitu dalam
penyediaan sarana dan prasarana. Faktorfaktor yang mempengaruhi dalam penanganan cepatnya
penciptaanarsipdandokumentermasukdidalamnyasuratmasukdansuratkeluaryaituketerbatasan
SDM dalam hal ini terbatas dalam jumlah serta penguasaan ilmu yang relevan dalam bidang
kearsipan.Selainitujugakurangnyakebijakanpimpinanterhadapmanajemenkearsipan.Sehubungan
dengan derasnya penciptaan surat maka penanganan/pengolahan surat dibagi menjadi 2 bagian
pengolahanyaitu:
F. Surat yang telah tercipta dalam rentang waktu lalu maka penanganannya harus
secarasemiotomasi,sehinggasurattersebutakantertatarapiapabiladilakukanpengolahan
secaramanual.
G. Arsiparsipyangakanlahirmelaluipenciptaansuratmasukdankeluardiseluruh
SKPDakandilaksanakanmelaluiaplikasikearsipanyaituSimardiOffline,halitubertujuan
agar lalulintas suratmasukdan keluarpendeskripsiannyauntukmenciptakankartu kendali
suratdapatterekammelaluipengentriandatasuratmasukdankeluar.
DengandilakukannyaotomasipenanganansuratmakakonsentrasiLembagaKearsipanDaerah
untukmembenahibanyaknyaarsipyangtelahterciptadapatdilaksanakandenganlebihfokusdan
terarah,sementaraitusuratyangakanlahirsudahmengalamiprosespenataandanpemilahansurat,
 permanen,musnahdandinilaikembalisecaraotomatismelaluiaplikasikearsipan.Pengurusansurat
masuk dan surat keluar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta telah
menggunakan suatu aplikasi yang bernama Simardi (Sistem Informasi Manajemen Arsip
Dinamis).Aplikasitersebutmerupakanaplikasikearsipanuntukmenampungperekamandatalalu
lintassuratmasukdansuratkeluardiseluruhSKPDyangbelumsiapmenyediakansistemjaringan.
Aplikasiinidiinstalolehpetugaspengendalisuratagarmerekamdatasuratmasukdankeluarserta
memilikikemampuanuntukmengolaharsip(Manufer,PenataandanPenerbitanDPAPermanen,
MusnahdanDinilaiKembali).SetelahmengentridatadiSimardimakadilakukanpenyimpanan
arsip dalam hal ini surat. Surat yang disimpan merupakan surat yang mempunyai nilai atau
kegunaantertentumakaperludiperhatikanbagaimanaprosedurdanbagaimanacarapenyimpanan
yang baik, cepatdantepatsehinggamudahditemukankembalibilasewaktudiperlukan. Untuk
menyelenggarakanpenyimpanansuratyangaman,awet,efisiendanluwesperluditetapkanasas
penyimpananyangdisesuaikandengankondisidankebutuhankantor.
Pelaksanaanotomasikearsipandilaksanakanbertujuanuntukefisiensibiayayaitudiupayakan
penerapanaplikasikearsipantidakharusmenuntutpenambahanpembaharuanperangkatkerasbagi
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), namun sedapat mungkin dapat dilakukan dengan
perangkatkerasyangtelahtersedia.Untuklebihtepatsasarandansistematisdalampelaksanaannya
makasoftwareyangakandikembangkanmenyediakan/menyesuaikankondisidilapangan.Maka
pengembangannyaakandiupayakanuntukmembangun:
C. SimardiOffline
D. SimardiOnLine
E. SimardiWebBase
F. SimardiPublicService
G. SimardiAdministratorJaringan
H. SimardiMPD

B.Perumusanmasalah
Semuainstansibaikswastamaupunpemerintahtidaklepasdarikegiatankearsipanyangdi
dalamnyaterdapatbeberapamacamkegiatan.Kegiatankearsipanpastidilakukandisetiapinstansi
baik pemerintah maupun swasta biasanya berawal dari surat masuk dan surat keluar. Maka
berdasarkanlatarbelakangyangdikemukakanpenulisdiatas,permasalahandalampengamatanini
 dapatdirumuskansebagaiberikut:
14. BagaimanapenanganansuratmasukdankeluardengandenganmenggunakanSimardidiKantor
ArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta.
15. ApahambatanyangdihadapidalammenerapkanaplikasikearsipantersebutdiKantorArsip
danPerpustakaanDaerahKotaSurakarta.

C.TujuanPengamatan
Tujuandaripengamatanyangdilakukanpenulisadalahsebagaiberikut:
1. Tujuanobjektif:
D. UntukmengetahuicarapengurusansuratdenganmenggunakanSimardiOfflinediKantor
ArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta.
E. Untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan keluar di Kantor Arsip dan
PerpustakaanDaerahKotaSurakarta
2. Tujuansubjektif
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program
Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
SebelasMaretSurakarta.
 BABII
TINJAUANPUSTAKA
DAN
METODEPENGAMATAN

A.TinjauanPustaka
Administrasi dapat diartikan sebagai suatu rangkaian tindakan
penyelenggaraandalamsetiapusahakerjasamasekelompokmanusiauntuk
mencapai tujuan tertentu. Sedangkan administrasi menurut Soewarno
Handayaningrat(1986:2)adalahkegiatanyangmeliputicatatmencatat,surat
menyurat, pembukuan ringan,ketik mengetik, agendadan sebagainyayang
bersifat teknis ketata usahaan ( Clerical Work ). Maka Tata Usaha adalah
bagiankecildariadministrasiyangakandibahas.
H. PengertianSurat
Suratmerupakansaranaberkomunikasiuntukmenyampaikansuatu
maksud secara tertulis ke pihak lain atau alat penyampaian pesan dari
pengirimkepadapenerimayangberwujudtulisanpadakertasataulainnya.
MenurutI.G.Wursanto(1994:11)Suratadalahsuatualatpenyampaian
informasi atau keteranganketerangan (keputusan, pernyataan,
pemberitahuan,permintaandansebagainya)secaraterulisdarisatupihak
kepihaklain.
Sebagaisaranakomunikasitertulis,suratmempunyaibebrapa
fungsiyaitusebgai:
Perwakilanpengirim/penulis
Pedomanuntukmengambiltindakanlebihlanjut
Bahanbukti
Alatuntukmemperpendekjarak
2.PengertianSuratMenyurat
Surat menyurat dapat dikatakan sebagai hubungan timbal balik antara dua belah
pihak yang berkomunikasi secara tertulis atau melalui surat dapat disebut sebagai
korespondensi. MenurutTheLiangGie(1986:63)Korespondensiadalahhubunganantara
suatupihakdenganpihaklainyangdilakukandenganperantaraansuratsurat.
5
3.TujuandanFungsiSurat
Tujuanpenulisansuratyaituuntukmenyampaikanpesankepadapihaklainbaikatas
namapribadimaupunyanglain,pesantersebutdapat berupa:pemberitahuan,permintaan,
pertanyaan, jawaban, dll. Menurut Basir Barthos (1990:36) Fungsi surat yang utama yaitu
sebagaialatpenyampaianpesandaripengirimkepadapenerimayangberwujudtulisanpada
kertasataulainnya.Suratjugamempunyaifungsilainselainfungsiutamayaituseperti:
a. Wakildaripengirim/penulis
b. Bahanpembukti
c. Pedomandalammengambiltindakanlebihlanjut
d. Alatpengukurkegiatanorganisasi
e. Saranamemperpendekjarak
4.JenisSurat
MenurutA.W.Widjaja(1993:27)macammacamsuratdikelompokkanberdasarkan
11macamukuranyaitu:
10. Menuruttujuansurat
k. Suratpemberitahuan
l. Suratperintah
m. Suratpermohonan
n. Suratlaporan
o. Suratsusulan
p. Suratperingatan/teguran
q. Suratpanggilan
r. Suratkeputusan
s. Suratkuasa
t. Suratpengantar
u. Suratpesanan
22. Menurutsifatdanisinya
w. Suratdinas
x. Suratpribadi
y. Suratdagang
26. Menurutbentuknya
aa. Suratbiasa
bb. Surattelegram
cc. Suatwesel
dd. Memodannota
ee. Suratpengantar
32. Menurutprosedur
gg. Suratmasuk
hh. Suratkeluar
35. Menurutjangkauannya
jj. Suratintern
kk. Suratekstern
38. Menurutnilaiisisurat
mm. Suratrutin
nn. Suratnonrutin
D. Menurutjumlahpenerimasurat
e. Suratbiasa
f. Suratedaran
g. Suratpengumuman
H. Menuruturgensipenyelesaiannya
i. Sangatsegera/kilat
j. Segera
k. biasa
L. Menurutkegunaannya
m. Konsep
n. Asli
 o. Petikan
p. Turunan/salinan
q. lampiran
R. Menurutkeamananisinya
s. Sangatrahasia
t. Rahasia
u. Biasa
V. Menurutpengirimannya
w. Dibawasendiri
x. Dengankurir
y. Denganpos/telegraf
z. Posantardepartemen
5.BagianBagianSurat
MenurutDrs.A.W.Wdjaja(1993:18),bagiansuratadalahmerupakankelompokkelompok
padasebuahsurat,seginggasusunansuratjelasbaiksesuaidenganperaturansuratmenyurat
resmi
Bagianbagiansuratyanglengkapterdiridari:
6. Kepalasurat/kopsurat
Kepalasuratberfungsiuntukmencerminkanbahwasurattersebutadalahresmi/dinasyang
kegunaannya untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor/perusahaan juga
keteranganyanglainnya.
7. Tanggal,bulandantahunsurat
Padasuratdinaspenulisannamakotatidakperludicantumkankarenasudahadapadakop
surat,sedangkanpadasuratyangtidakberkop/pribadipenulisankotaharusdiikutkan.
8. Nomorsurat
Hanyadigunakanpadasuratresmisaja,halitubertujuanuntukmemudahkanpengaturan
dalampengarsipan.
9. Lampiransurat
Sesuatu/dokumendokumenyangdisertakandalamsurat,karenamempunyaikaitandengan
isisurat.
 10. Perihal/isisurat
intisari,pokokpokokpenting,maksuddantujuansecarasingkat.
11. Alamatsurat
Dalamsuratresmididepannamaseseorangtidakperlumencantumkansebutan Bapak,
Tuandansebagainyatetapijabatan,pangkatataugelarnyasaja.
12. Salampembuka
Berfungsiuntukmenghormati,tandapenghargaandantandakasihsayangdaripengirim
kepadapenerima.
13. Isisurat/batangtubuhsurat
Terdiridaritigabagian:
F. Alineapembuka
G. Isisuratyangsesungguhnya
H. Alineapenutup
14. Salampenutup
Baik pada surat dinas maupun surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi sebagai
berikut:
a. Sebagairasahormatdaripengirimkepadapenerima
b. Sebagairasaakrabdaripengirimkepadapenerima
c. Sebagaiungkapanrasakasihsayangdaripengirimkepadapenerima.
15. Tembusan
Merupakansalinansuratyangdikirimkankepadapihakpihaklainyangterkaitdenganisi
suratdanditulisdisebelahkiri.
16. Inisial
Merupakantandapengenalnamadaripengetik/pengonsepsurattersebut.
17. Capsurat/stempelsurat
Merupakantandasahnyasurat,biasanyaterdapatpadasuratresmidanpemakaiannyaharus
mengenaitandatangan.

6.PenangananSurat
Menurut Sutarto (1992:231) dalam menangani surat terdapat beberapa langkah yang
harusdilakukanbaikmenanganisuratmasukmaupunsuratkeluar,antaralain:
a. Penanganansuratmasuk
1. Penerimaan
Langkahpertamayaitu membukadanmembacaisisuratuntukkemudianditeruskan
kepadayangberhak
Carapengurusanpenerimaansurat:
a. Mengumpulkandanmenghitungjumlahsuratyangmasuk
b. Menelitiketepatanalamat
c. Menggolongkansuratsesuaijenisnya
d. Menandatanganibuktipengirimanpadakartuataubukusebagaitandabahwa
suratsudahditerima
2.Membukasurat
Suratsuratrahasiadantertutuplainnyadiberistempeljamdantandatanggalterima
suratpadaamplopbagianbelakang.Sedangkansuratsuratyangdapatdibukadistempel
padasuratdibagianbelakang.Selanjutnyapetugasmenelitiapakahlampirannyasesuai
denganapayangtertulispadasurat,adaatautidaknyatembusandanlainlain.
3.Mengelompokkansurat
Suratsuratdikelompokkanmenjadisatuberdasarkansusunankronologistanggalsurat,
kemudiandiserahkankepadapetugaspencatatsurat.
16. Menilaisurat
Olehpetugas pencatatsuratdinilaiuntukmenentukanmanayangpentingdan mana
yang rutin/biasa. Jika surat sudah ditentukan golongannya, masingmasing golongan
dikelompokkanmenurutasalsuratdandisusunsecarakronologis.

17. Mencatatsuratpenting
Keteranganketeranganyangperludicatat:
a.tanggalpenerimaansurat
b.nomorurutsuratmasuk
c.mencorethurufK(keluar,karenayangsedangdiprosesadalahsuratmasuk)
d.isiringkas
e.memberikodeklasifikasi
f.memberiindeks
 g.darimanasuratituberasal
h.kepadasuratituditujukan
i.tanggaldannomorsurat
j.pengolahansurat
18. Mengarahkansurat
Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, surat diserahkan kepada unit
pengolahbersamakartukendaliIIberwarnahijaudankartukendaliIIIberwarnamerah.
Sedangkan kartu kendali I berwarna putih ditinggal kepada petugas pengarah
(pengendali).
b. Penanganansuratkeluar
1. Mencatatsuratkeluar
Untuksuratyangakandikirimkeluardicatatpadakartukendalirangkap3.suratyang
telah ditanda tangani oleh pimpinan pengolah dicatat petugas pengolah yang
bersangkutan.
2. Penyampaian
Setelah surat dicatat pada kartu kendali rangkap 3, maka arsip surat keluar
bersamasamadengankartukendaliIdanIIdisampaikanpadaunitkearsipanuntuk
distempeldanaslinyadikirim.
KartukendaliIberwarnaputihdiserahkankepadapengarah
arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau pengirimannya di
bagianbelakangarsipsurat.
Kemudian arsip surat bersamasama dengan kartu kendali II berwarna hijau
disampaikankepadapengolah.
OlehpengolahkartukendaliIIberwarnahijautersebutdiparafdandikembalikan
kepadapengarahdanselanjutnyadiserahkankepadapenataarsipuntukdisimpan
sebagaipenggantiarsipkarenaarsipsuratdisimpanpadapengolah.
OlehpengolaharsipsurattersebutdiklipmenjadisatudengankartukendaliIII
berwarnamerah.
3. Penyimpananarsipsurat
ArsipsuratdisimpanbersamasamadengankonsepsuratsertakartukendaliIII.Arsip
suratjawabandisimpanmenjadisatumapdengansuratmasuk.
7. Prosedurpenanganansurat
I. Prosedursuratmasuk
Bagan2.1.Baganprosedursuratmasuk

Suratmasuk

Penerima

Pencatat

Pengarahan

Penatasurat

pengolah

Sumber:Sutarto,(1992:236)
b) Prosedursuratkeluar

Bagan2.2.Baganprosedursuratkeluar

Pencatatansurat

Penyampaiansurat

Penyimpanansurat

Sumber:Sutarto,(1992:236)
B.MetodePengamatan

LokasiPengamatan
DalampengamataninipenulismengambillokasipengamatandiKantorArsipdanPerpustakaan
DaerahKotaSurakarta,yangberalamatkandijalankepatihanNo.3Surakarta
JenisPengamatan
DidalampengamataniniuntukpenulisanTugasAkhir,penulismenggunakanjenispengamatan
deskriptif,yaitupengamatanyangbertujuanuntukmenggambarkan,memaparkan,menuturkan
danmenganalisadatadatayangada.

SumberData
o SumberDataPrimer
Yaitu data yang diperoleh dari sumber data secara langsung melalui wawancara dan
observasidiKantorArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta.
o SumberDataSekunder
Yaitu sumber data yang dipeoleh secara tidak langsung melalui bukubuku yang
berhubungandenganpengamatanini,sehinggadapatdigunakansebagaipelengkapdata.
 BABIII
DESKRIPSILEMBAGA/INSTANSI

A.GambaranLembaga
DalammenyelesaikanLaporanKuliahKerjaManajemenAdministrasiini
penulis mengambil objek tentang Pengurusan Surat dengan Menggunakan
SistemSimardidiKantorArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta
yang beralamatkan di jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 telp. (0271)
643320.KantorArsipdanPerpustakaanDaerahyangsekaranginimerupakan
pindahandarikantordijalanKolonelSutartono.174Ayangsekarangini
digunakansebagaidepo(tempatuntukmenyimpan)arsip.KantorArsipDan
PerpustakaanDaerahKotaSurakartadibentukberdasarkanPeraturanDaerah
KotaSurakartaNomor:6Tahun2001,sebagaiLembagaTeknisDaerahdan
merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan
perpustakaan daerah dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam
melaksanakantugasberadadibawahdanbertanggungjawabkepadaWalikota
melaluiSekretarisDaerah.
B. SejarahkantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk
berdasarkanPeraturanDaerahNo.6Tahun2001.SebelumdibentukKantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan
pemerintahandibidangkearsipanditanganiolehKantorSekretarisDaerah
PemerintahKotaSurakarta,khususnyadiBagianUmum.Namunsetelahada
keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan
organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota
Surakartamenjadipolamaksimal.
AdanyaSuratKeputusandariMenteriDalamNegerimerupakanjawaban
atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 28

15
September1992No.061/29056.SuratGubernurtersebutberisiusulantentangpeningkatanpola
organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II yang merupakan kelanjutan dari surat
WalikotamadyaKepalaDaerahTingkatIISurakartatanggal29April1992yangberisipengajuan
permohonanagarsusunanorganisasidantatakerjaSekretariatWilayah/DaerahKotaSurakarta
menjadipolamaksimal.Sebagaijawabanatassurattersebut,MenteriDalamNegerimengeluarkan
surat persetujuan atas perubahansusunanorganisasi dantatakerja SekretariatWilayah/Daerah
KotaSurakartamenjadipolamaksimal.Suratitudikeluarkanpadatanggal8Oktober1992No.
061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menetri Dalam Negeri tersebutlah disusun Peraturan
DaerahKotamadyaDaerahTingkatIISurakartaNo.1Tahun1993tentangSusunanOrganisasidan
Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal
tersebut,terbentuklahParaturanDaerahNo.7Tahun1993seri:DNo.6tanggal22April1993,
yang disyahkan dengan keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No.
183.3/173/1993tanggal23Maret1993.
SelanjutnyaPeraturanDaerahtersebutmengalamiperubahansebanyakduakali,perubahan
pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 Tentang
PerubahanPertamaPeraturanDaerahKotamadyaDaerahTingkatIISurakartaNo.1Tahun1993
TentangSusunanOrganisasidanTataKerjaSekretariatWilayah/DaerahdanSekretariatDPRD
Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan
PertauranDaerahKotamadyaDaerahTingkatIISurakartaNo.17Tahun1999TentangPerubahan
Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang
SusunanOrganisasidanTataKerjaSekretariatWilayah/DaerahdanSekretariatDPRDTingkatII
Surakarta.PerubahankeduaPeraturanDaerahinitermuatdalamLembaranDaerahKotamadya
SurakartaTahun1999No.31Seri:DNo.12.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta Tentang
PerubahanKeduaPeraturanDaerahKotamadyaTingkatIISurakartaNo.1Tahun1993Tentang
SusunanOrganisasidanTataKerjaSekretariatWilayah/DaerahdanSekretariatDPRDTingkatII
Surakartatersebut,makapenyelenggaraanurusanpemerintahdibidangkearsipanmasihditangani
olehBagianUmumdibawahSekretariatWilayah/DaerahKotaSurakarta.
Kemudian,denganadanyaUndangUndangNo.22Tahun1999tentangPemerintahanDaerah
yangmenganutprinsippenyelenggaraanotonomidaerahyangluas,nyatadanbertanggungjawab,
 makademikelancaranPenyelenggaraanPemerintahDaerahKotaSurakartaperluadanyapenataan
kembaliperangkatPemerintahDaerahKotaSurakartasesuaidenganPeraturanPemerintahNo.84
Tahun2000tentangPedomanOrganisasiPerangkatDaerah.Untukitu,diterbitkanlahPeraturan
DaerahKotaSurakartaNo.6Tahun2001yangtermuatdalamLembaranDaerahKotaSurakarta
Tahun2001No.14seri:D12TentangSusunanOrganisasidanTataKerjaSurakartaPerangkat
DaerahKotaSurakarta.
DenganadanyaPeraturanDaerahKotaSurakartaNo.6Tahun2001tersebut,makadibentuklah
KantorArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakartayangmenanganipenyelenggaraanurusan
pemerintahdibidangkearsipan.PeraturandaerahinikemudianditindaklanjutidenganKeputusan
Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan
PerpustakaanDaerahKotaSurakarta.KemudianterbitlagiPeraturanWalikotaSurakartaNo.32
Tahun2008tentangPenjabaranTugasPokok,FungsidanTataKerjaKantorArsipdanPerpustakaan
DaerahKotaSurakarta.

C. StrukturOrgaisasi
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk
membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan
organisasi,makadibutuhkansuatustrukturorganisasiyangmenentukanseluruhtugas,wewenang
dantanggungjawabdalamsuatuorganisasi.
Dalamrangkamelaksanakanketentuanpasal72PeraturanDaerahKotaSurakartaNomor6
Tahun2008tentangOrganisasiDanTataKerjaKotaSurakarta,makaditetapkanPeratutanWalikota
tentang Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan
DaerahKotaSurakarta.AdapunstrukturorganisasikantorArsipdanPerpustakaanDaerahKota
Surakarta sesuaidengan PeraturanWalikotaSurakartaNo.32Tahun2008tentangPenjabaran
Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,
mengenaibaganstrukturorganisasiadalahsebagaiberikut:

18
Bagan3.1.
BaganstrukturorganisasiKantorArsipdanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta

KEPALA
 KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL SUBBAGIAN
TATAUSAHA

SEKSI SEKSI SEKSI

PENGELOLAAN PENGELOLAAN PELAYANAN
ARSIP PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN

Sumber:KantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakrta,2009

Adapunkedudukan,tugaspokokdanfungsiKantorArsipdanPerpustakaanDaerahKota
Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin
seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni
melaksanakanpenyusunandanpelaksanaankebijakandaerahdibidangkearsipandanperpustakaan.
UntukmelaksanakantugaspokokKantorArsipdanPerpustakaanDaerahmempunyaifungsi
sebagaiberikut:
J. Penyelenggaraankesekretariatankantor
K. Penyusunanrencanaprogram,pengendalian,evaluasidanpelaporan
L. Pengelolaandanpelayananarsip
M. Pengelolaanperpustakaan
N. Penyelenggaraanpelayananperpustakaan
O. Penyelenggaraansosialisasi
P. Pembinaanjabatanfungsional

Dibawahinimerupakan tanggungjawab,fungsidantugasmasingmasingbagian dalam

strukturorganisasiKantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakartaadalahsebagaiberikut:
I. KepalaKantor
Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugastugasnya
merupakanruhyangdapatmenggerakkanseluruhunsur,baikberupasumberdayamanusia,
danamaupunlainnyauntukdapatdikeloladandimanfaatkanmenjadikekuatankekuatanyang
potensial bagi instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang
membutuhkansuatuinformasibersumberdaribuku,dokumendanmediainformasilainnya.

J. SubbagianTataUsaha
SubbagianTataUsahamempunyaitugas melakukanpenyiapanperumusankebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi
dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi : perencanaan, evaluasi dan pelaporan,
keuangan,umumdankepegawaian.
K. SeksiPengelolaanArsip
SeksiPengelolaanArsipmempunyaitugasmelakukanpenyiapanperumusankebijakanteknis,
pembinaandanpelaksanaandibidangpengelolaanarsip,meliputi:pembinaantekniskearsipan,
pengelolaanarsipdinamisinaktifdanstatissertamemberikanlayanankearsipansesuaidengan
kebijakanteknisyangditetapkanolehKepalaKantor.
L. SeksiPengelolaanPerpustakaan
SeksiPengelolaanPerpustakaanmempunyaitugasmelakukanpenyiapanperumusankebijakan
teknis,pembinaandanpelaksanaandibidangpengelolaanperpustakaan,meliputi:pengadaan,
pengolahandanpemeliharaanbahanpustakasesuaidengankebijakanteknisyangditetapkan
olehKepalaKantor.
M. SeksiPelayananPerpustakaan
Seksi PelayananPerpustakaanmempunyaitugasmelakukanpenyiapanperumusankebijakan
 teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi : pelayanan
sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan
perpustakaansesuaidengankebijakanteknisyangditetapkanolehKepalaKantor.
N. JabatanFungsional
Jabatan Fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan Fungsional masingmasing
berdasarkanperaturanperundangundanganyangberlaku.

DibawahinimerupakantatakerjabagisetiapbidangdalamKantorArsipDanPerpustakaan
DaerahKotaSurakartayaitusebagaiberikut:
I. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan
peraturanperundangundanganyangberlakudankebijakanyangyangditetapkanolehWalikota.
J. KepalaKantor,SubbagiandanSeksidalammelaksanakantugasnyamemperhatikan
prinsipprinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan,
monitoring,evaluasidanpelaporansesuaidenganbidangtugasnyamasingmasing.
K. Dalammelaksanakantugasnya,KepalaKantor,KepalaSubbagian,KepalaSeksidan
Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara
vertikalmaupunhorizontalbaikkedalammaupunantarsatuanorganisasidalamlingkungan
PemerintahDaerahsertainstansilainsesuaidengantugaspokoknyamasingmasing.
L. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab dalam
memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjukpetunjuk bagi
pelaksanaantugasbawahannyamasingmasing.
M. KepalaKantor,KepalaSubbagiandanKepalaSeksiwajibmengikutidanmematuhi
petunjukpetunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masingmasing serta menyampaikan
laporantepatpadawaktunya.
N. Dalam menyampaikan laporan masingmasing kepada atasan, tembusan laporan
dapatdisampaikankepadasatuanorganisasilaindilingkungankantoryangsecarafungsional
mempunyaihubungankerja.
O. SetiaplaporanyangditerimaolehKepalaKantor,KepalaSubbagiandan Kepala
Seksi daribawahanwajibdiolahdandipergunakansebagaibahanpenyusunanlaporanlebih
lanjutdandijadikanbahanuntukmemberikanpetunjukkepadabawahan.
 P. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan laporan
kepadaKepalaKantordanberdasarkanhaltersebutKepalaSubbagianTataUsahamenyusun
laporanberkalaKepalaKantorkepadaWalikotamelaluiSekda.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan
PerpustakaanDaerahKotaSurakarta,meliputi:
41. Jenjangjabatandankepangkatansertasusunankepegawaiandiatursesuaidenganperaturan
perundangundanganyangberlaku.
42. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan
kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan
perundangundanganyangberlaku.

D. VisidanMisi
Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
mempunyaivisidanmisi.Adapunvisidanmisitersebutadalahsebagaiberikut:
19. Visi
Terwujudnyabudayamasyarakatyangcerdasdanberbudiluhurbertumpupadainformasi
20. Misi
u. Menyediakandanmelayanikebutuhaninformasisertapengetahuanilmiah.
v. Mendorong,meningkatkandanmemotivasimasyarakatuntukgemarmembaca.
w. Mendorongterwujudnyapenataanarsipdanperpustakaanyangmodern.
x. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi
(IPTEK),saranapenelitian,saranarekreasisertapendidikan.
y. MewujudkanKantorArsipdanPerpustakaanDaerahsebagaiPembinakearsipandan
perpustakaandiinstansidanmayarakat.

E. TujuandanSasaran
Tujuanmerupakanimplementasiataupenjabarandarimisidanmerupakansesuatuyangakan
dicapaiataudihasilkanpadakurunwaktutertentu1(satu)sampaidengan5(lima)tahun.Sasaran
merupakan penjabarandantujuansecara terukuryangakandicapai secara nyatadalam jangka
waktu tahunan, semesteran atau bulanan. Sasaran merupakan bagian integral dalam proses
perencanaanstrategisPemerintahDaerah.Fokusutamasasaranadalahtindakandanalokasisumber
dayadalamkegiatanorganisasi.
 BABIV
PEMBAHASAN

Surat merupakan komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh
instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi intansi yang
bersangkutan.Penanganansuratmenyuratmenyangkutaktivitasorganisasiuntuk
menjamin penyaluran informasi tertulis dari tempat satu ke tempat yang lain.
Dalam bab ini penulis akan menguraikan hasil pengamatan penulis selama
melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi pada tanggal 9
Februari sampai 8 April di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta.Dalamhalinipenulisakanmembahastentangpengurusansuratdengan
menggunakansistimSimardidiKantorArsipDanPerpustakaanDaerahKota
Surakarta.
DalamkeputusanMenpanno.71tahun1993tentangpedomanumumtata
persuratandinasdisebutkanbahwasuratadalahpernyataantertulisdalamsegala
bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikaninformasikedinasankepadapihaklain sesuaidenganketentuan
yang berlaku. Pengurusan surat adalah kegiatan mengirim dan menerima
informasitertulisdarisatutempatketempatlain.Karenaitukegiatanpengurusan
suratbukanhanyamenerimasuratmasukdanmengirimsuratkeluarsajatetapi
jugameliputikegiatanpengarahandanpenyaluransuratkeunitunitkerja,serta
teknispengirimansuratkealamatyangdituju.

26. ProsedurPenangananSurat
BerikutinimerupakanpenjabarandarihasilpengamatanpenulisdiKantor
Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tentang pengurusan surat
dengansistimSimardi.Haltersebutantaralain:
27. SuratMasuk
 Dalamsebuahorganisasihendaknyaadayangberketerampilandalambidangkorespondensi
untukmelaksanakankegiatansuratmenyuratgunamencapaitujuanorganisasi.
AdapunprosedurpenanganansuratmasukdiKantorArsipDanPerpustakaanDaerahKota
Surakartayaitu:
q. Penerimaansurat
24
Dalam penerimaan surat dilakukan dengan meneliti kelengkapan surat yang
terdapatdalamsuratapakahsudahsesuaidenganyangterteradalamsurat.DiKantorArsipDan
PerpustakaanDaerahKotaSurakartayangbertugasmenerimasuratyaituIbuTriningTyasTuti.
r. PengentriansuratdalamSimardi
Setelah surat diterima dan diperiksa kelengkapan surat kemudian surat dientri ke dalam
Simardi.
s. Penyampaiansurat
SetelahsuratdientridalamSimardikemudiansuratdiserahkankepadapimpinanagarpimpinan
mengetahuiisidanmaksudsurat,sertaagarpimpinanmengisilembardisposisisetelahitusurat
didistribusikankeunitpengolahsesuaidengandisposisiyangdiisipimpinanuntukmenindak
lanjutisurat.
t. PenyimpananSurat
Surat yang telah ditindak lanjuti maka diserahkan kepada penata berkas untuk ditata dan
disimpandifilingkabinetdenganmenggunakansistimpenyimpananmenurutsubjek(masalah)
yaitusistempenyimpananyangdisesuaikandenganmasalahyangterterapadasurat,dimana
permasalahantersebutdiwujudkanberupaangkasepertiyangterteradalampolaklasifikasi.
Misalnya:undangankodenya005
BerdasarkanuraiandiatasmakadapatdigambarkanalurpenanganansuratmasukdiKantor
ArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakartaadalahsebagaiberikut.(Lihatbagan4.1hal.
26)

Bagan4.1.
 BaganProsedurSuratMasuk

Suratmasuk

Penerima

Pengentriandalam
Simardi

Pimpinan

Penerima

UnitPengolah

Penerima

Penataberkas

Sumber:wawancaradenganBp.SriWahyudi,S.Sos.

28. SuratKeluar
Dalamorganisasiselainterdapatsuratmasukjugaadasuratkeluar,suratkeluartersebut
dapatberupasuratbalasandandapatjugaberupasuratpengantar.Suratpengantaradalahsuatu
naskahyangdigunakansebagaipengantaruntukmengirimkansesuatunaskahdinasataubarang
dansebagainyayangpadaumunyatidakmemerlukanpenjelasan.
Sebelummelakukanpengirimansuratkeluar,terdapatbeberapalangkahpenangananyang
harusdilakukan.Langkahlangkahtersebutantaralain:
xxi. Pembuatankonsepsurat
PengonsepansuratdiKantorArsipDanperpustakaanDaerahKotaSurakartadilakukanoleh
pengonsepdenganmemperhatikanpetunjukdanpengarahandaripejabat/pimpinan, surat
 yangdibuattidakbolehmenyimpangdaricatatanyangtelahdiberikan.
xxii. SuratdiserahkankeTataUsaha
KonsepsuratyangberupatulisantanganmaupundiketikkemudiandiajukankebagianTata
usahauntukdikoreksiisidansusunannya,apakahsudahtepatisidansusunannya.
xxiii. SuratdiserahkankePimpinan
SetelahditerimabagianTataUsahalalusuratdiserahkankepadapimpinanuntukmendapat
persetujuandaripimpinan,setelahdisetujuimakapimpinanakanmemberiparafpadasurat.
xxiv. DikembalikanpadaBagianTataUsaha
SetelahsuratdisetujuidandiberiparafpimpinanlalusuratdikembalikankeBagianTata
Usahauntukdilakukanprosesselanjutnya.
xxv. Pengentriansurat
SetelahdikembalikankeBagianTataUsahakemudiansuratdientridalamSimardi. Hal
tersebutsupayamempermudahdalampengurusansuratsertadapatmempermudahdalam
prosespencariansuratapabilasewaktuwaktudibutuhkan.
xxvi. Pendistribusiansurat
SetelahsuratdientridalamprogramSimardilalusuratdidistribusikanolehBagian Tata
Usahakealamattujuanyangterteradalamsurat.
BerdasarkanuraiandiatasmakadapatdigambarkanalurpenanganansuratkeluardiKantor
ArsipDanperpustakaanDaerahKotaSurakartaadalahsebagaiberikut:(lihatbagan4.2hal28)

Bagan4.2.
BaganProsedurSuratKeluar

Konsepsurat

TataUsaha
43.

44.
Pimpinan
 45.

TataUsaha

Pengentrian

Pendistribusian

Sumber:WawancaradenganBpk.SriWahyudi,S.Sos.

29. CaraPenangananSuratdenganSimardi
DalamKantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta,telahterjadiotomasipenanganan
arsipdansurat,baiksuratmasukmaupunsuratkeluardimanapenanganannyatelahmenggunakan
aplikasikearsipanyangdisebutdenganSimardi(SistemInformasiManajemenARsipDInamis).
Simardi yaitu suatu aplikasi kearsipan yang dapat dipergunakan bagi penyelenggaran kearsipan
pemerintahdalammenanganiperekamandatasuratmasukdansuratkeluar.
Aplikasiinidapatmemformulasikansecaraotomatisterhadappenentuanjadwalretensiarsip
yangtelahdiformulasikanpadapemilihanklasifikasisuatusuratyangtelahtersediapadaoperasi
pengentriansuratmasukdankeluarsehinggasetiaprecorddatasuratakandapatdijalankanmelalui
suatuprosespengelolaanarsipsejakmasaaktifsampaidenganmasastatis.
Berdasarkanuraiandiatas,berikutinimerupakancarapenanganansuratmasukdansuratkeluar
denganmenggunakanaplikasiSimardidiKantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta:
o. Suratmasuk
Dalammenanganisuratmasukterdapatbeberapalangkahyangharusdilakukanyaitu:
xvi. Pengetikandatatanggalterimasurat
Kliktomboltanggalmakahasilnyaakanditampilkantanggalkalender,pilihtanggaldan
bulansertatahunyangdikehendakikemudiankliktanggalyangdimaksud,makaelemen
kolomentriakanberubahtanggalsesuaidengantanggalyangdiklik.Demikianpuladengan
pengisiantanggalsurat.(lihatgambar4.1)
 Gambar4.1.
Gambarpengentriantanggalterimasurat

Sumber:KantorArsip
DanPerpustakaan
Daerah
KotaSurakarta
xvii. Tahap
pengentrian
data nomor
urut surat
(nomor
agenda
surat
masuk)
Ketiknomoragendasesuaidengannomorurutanterakhir,nomoragendainitelahdiatur
secaraotomatiskomputerakanmenolaknomorgandapadatahunyangsama.Untukproses
pengentrianselanjutnyanomoragendainiakanmenampilkansecaraotomatisnomoragenda
selanjutnyadantidakperlumengetiknyapadakolomtersebut.(lihatgambar4.2)

Gambar4.2.
Gambarpengentriannomorurutsurat

Sumber:KantorArsipDanPerpustakaanDaerahKotaSurakarta

xviii. Ketiklahdatanomorsuratsesuaidengannomorsuratyangterterapadasuratyangditerima.
Pengetikannomorsurattidakadaketentuanapapunyangmembatasinya,jadikita dapat
mengetikkanbebassesuaidengannomorsuratyangkitaterima.(lihatgambar4.3)

Gambar4.3.
Gambarpengentriannomorsurat
 Sumber:KantorArsipDanPerpustakaanDaerah
KotaSurakarta

xix. Tahappengisiandataklasifikasi
Untukmenjadiperhatianjikasuratyangdimaksudberasaldariperusahaan atauinstitusi
lainnyaataulembaganonpemerintahmakasudahdapatdipastikanpadapenulisannomor
surat tidak mencantumkan klasifikasi seperti tata persuratan pemerintah. Walaupun
demikianpengentrianklasifikasiharustetapdiisikansesuaidengananalisapendeskripsian
masalahyangtergambarkanpadasurattersebut.Carapengentriandapatdilakukanlangsung
dengannomorklasifikasiyangtelahdiarahkanpengendalisuratkemudiantekan tombol
TAB, agar komputer segera menampilkan isian masalah, jadwal retensi arsip secara
otomatis.
xx. Tahappengisiannamaberkas
Pengentriannamaberkasdiberikanketentuanpengisianyaitujikapengisiannamaberkas
dikehendakiharusmelaluitableyangtelahdisediakandenganmenekantomboltableberkas
yangterletakdisisikirikolomisian,kliktomboltersebutmakakomputerakanmenampilkan
daftar tabel berkas yang telah dientrikan melalui icon Tabel Berkas pada menu Tolbar.
Ketentuaninidimaksudkansupayapengisiandataberkasidentikdengandatakalsifikasi
yangtersediapadaklasifikasiyangtelahditentukan.(lihatgambar4.4.hal.33)

xxi. Tahappengisianindekssurat
Pengisianinitidakadaketentuanyangmembatasicarapengisian,pemberianindeksdapat
secara spesifik membedakan dan menegaskan terhadap maksud surat tersebut, sehingga
indekssuratinidapatdihimpundalamsatukelompoknya.Halinijikadibutuhkanlaporan
data surat berdasarkan indeks surat maka dapat menyajikan laporan yang akan
mengelompokberdasarkanindekssurat,danmempermudahdalampenelusurandatasurat
berdasarkanindekssurat.