Devita Citra Iryanti

15042053

Economics Managerial

New Management Tools Definition

New management tools atau sering di sebut juga 7 management and planning tools, pertama kali
di gagas pada tahun 1972 ketika sekelompok insinyur dan ilmuan jepang yang tergabug dalam
JUSE (union of japan Scientists and Engineers melihat perulnya alat untuk memecakan masalah
secara terstruktur pada tingkat manajemen menengaah ke atas sehingga membantu pengambilan
keputusan dan kelancaran komunikasi team kerja di lapangan yang sering berhadapan dengan
permasalahan yang terjadi. Mereka membentuk sebuah tim untuk meneliti dan mengembangkan
alat-alat kendali kualitas baru, tidak semua alat-alat tersebut baru, namun merekalah yang
pertama mengumpulkan dan memperkenalkannya. Alat-alat kendali kualitas baru tersebut
adalah:

1. Affinity Diagram (KJ Method)

2. Interrelationship Diagram (ID)

3. Tree Diagram

4. Matrix Diagram

5. Matrix Data Analysis

6. Arrow Diagram atau Activity Network Diagram

7. Process Decision Program Chart (PDPC)

Karena alat-alat ini digunakan oleh tingkatan manajemen pada saat perencanaan, maka
permasalahan yang dipecahkan lazimnya bersifat kualitatif menggunakan data verbal (karena
belum ada data numerik) sehingga 7 New Quality Tools sering diklasifikasikan sebagai teknik-
teknik kualitatif.
1. Affinity Diagram

Affinity diagram adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar gagasan,
opini, masalah, solusi, dan sebagainya yang bersifat data verbal melalui sesi curah pendapat
(brainstorming), kemudian mengelompokkannya ke dalam kelompok-kelompok yang sesuai
dengan hubungan naturalnya. Metode ini diciptakan pada tahun 1960-an oleh Jiro Kawakita,
seorang antropolog Jepang, sehingga sering disebut juga metode KJ (sesuai inisial penemunya,
Kawakita Jiro).

Metode ini biasa digunakan untuk menentukan dengan akurat (pinpointing) masalah dalam
situasi yang kacau (chaotic) dengan harapan dapat menghasilkan strategi solusi untuk
penyelesaian masalah tersebut. Oleh karena itu, metode ini membutuhkan keterlibatan semua
pihak dalam organisasi. Affinity diagram selanjutnya dapat dijadikan masukan untuk membuat
sebuah fishbone diagram.

Media yang digunakan untuk metode ini adalah sticky notes atau kartu, pulpen, permukaan yang
lebar (papan tulis, dinding, meja, atau lantai). Prosedur affinity diagram adalah sebagai berikut:

1. Selama sesi curah pendapat, setiap peserta mencatat pendapat-pendapatnya dalam sticky
notes. Catatan setiap peserta tersebut ditempelkan secara acak di papan tulis sehingga semua
catatan terlihat oleh semua peserta.

2. Carilah pendapat-pendapat mana saja yang tampaknya saling berhubungan.

3. Urutkan catatan ke dalam kelompok sampai semua catatan terkelompokkan dan pilihlah
sebuah judul untuk setiap kelompok.

4. Agar lebih mudah mengelola dan menganalisisnya, kita dapat menggabungkan

kelompok-kelompok tersebut menjadi sebuah kelompok besar, atau sebaliknya membagi sebuah
kelompok catatan menjadi sub-sub kelompok yang lebih kecil.
Gambar di bawah ini adalah contoh affinity diagram

2. Interrelationship Diagram

Interrelationship diagram (diagram keterkaitan masalah) adalah alat untuk menganalisis

hubungan sebab dan akibat dari berbagai masalah yang kompleks sehingga kita dapat dengan
mudah membedakan persoalan apa yang merupakan driver (pemicu terjadinya masalah) dan
persoalan apa yang merupakan outcome (akibat dari masalah).

nterrelationship diagram digunakan untuk menganalisis hubungan sebab dan akibat dari berbagai
masalah yang kompleks sehingga kita dapat dengan mudah membedakan persoalan apa yang
merupakan driver (pemicu terjadinya masalah) dan persoalan apa yang merupakan outcome
(akibat dari masalah).
Adapun prosedur membuat interrelationship diagram adalah sebagai berikut:

Tuliskan rumusan permasalahan yang akan dibahas dalam sebuah kalimat yang jelas pada
sebuah sticky notes atau kartu dan tempelkan rumusan permasalahan pada bagian atas
papan tulis.
Lakukan sesi curah pendapat untuk menampung persoalan-persoalan yang terkait dengan
permasalahan yang sedang dibahas, di mana setiap peserta curah pendapat menuliskan
setiap persoalan pada sebuah sticky notes atau kartu.
Tempelkan sembarang persoalan sebagai titik awal pada papan tulis, kemudian tempelkan
lagi persoalan lain yang kira-kira mempunyai hubungan dengan persoalan pertama di
dekat kartu persoalan pertama. Ulangi sampai semua kartu menempel pada papan tulis.
Kita harus memberi jarak yang cukup antar kartu di papan tulis untuk menggambar garis
panah nantinya.
Gambar di bawah ini adalah contoh interrelationship diagram
3. Tree Diagram

Tree diagram adalah teknik yang digunakan untuk memecahkan konsep apa saja, seperti
kebijakan, target, tujuan, sasaran, gagasan, persoalan, tugas-tugas, atau aktivitas-aktivitas secara
lebih rinci ke dalam sub-subkomponen, atau tingkat yang lebih rendah dan rinci. Tree Diagram
dimulai dengan satu item yang bercabang menjadi dua atau lebih, masing-masing cabang
kemudian bercabang lagi menjadi dua atau lebih, dan seterusnya sehingga nampak seperti sebuah
pohon dengan banyak batang dan cabang.

Tree Diagram telah digunakan secara luas dalam perencanaan, desain, dan pemecahan masalah
tugas-tugas yang kompleks. Alat ini biasa digunakan ketika suatu perencanaan dibuat, yakni
untuk memecahkan sebuah tugas ke dalam itemitem yang dapat dikelola (manageable) dan
ditugaskan (assignable). Penyelidikan suatu masalah juga menggunakan tree diagram untuk
menemukan komponen rinci dari setiap topik masalah yang kompleks. Penggunaan alat ini
disarankan jika risiko-risiko dapat diantisipasi tetapi tidak mudah diidentifikasi. Tree diagram
lebih baik ketimbang interrelationship diagram untuk memecah masalah, yang mana masalah.
Berikut adalah prosedur membuat tree diagram:

1. Buat draft pernyataan sasaran (goal statement)

Buat suatu pernyataan sasaran, proyek, rencana, masalah, atau persoalan lain yang sedang
diselidiki. Tulis persoalan tersebut pada bagian paling atas (untuk tree diagram vertikal) atau
pada bagian paling kiri (untuk tree diagram horizontal).

2. Buat team yang tepat

Team harus terdiri dari dari orang-orang yang mampu berpikir analitis (bukan kreatif), dan harus
memiliki pengetahuan rinci terkait topik sasaran yang sedang dibahas termasuk keahliannya
dalam memecah masalah ke tingkat yang lebih rinci. Idealnya ukuran team berkisar antara 4-6
orang.

3. Buat sub-sub sasaran

Lakukan curah pendapat (brainstorming) untuk membuat batang pertama tree diagram. Hal ini
berarti membuat rencana aksi (action plan) apa pada tingkat/level pertama agar pernyataan
sasaran dapat tercapai. Terus ulangi hal ini pada level-level berikutnya yang lebih rinci sampai
mendapatkan elemen fundamental seperti: tindakan spesifik yang dapat ditugaskan, komponen
yang tidak dapat dibagi lagi, akar penyebab, atau sampai team mencapai batas keahlian mereka.

Jika kita telah membuat affinity diagram atau interrelationship diagram sebelumnya, kita dapat
mengambil gagasan-gagasan dari sana. Tulis gagasan atau rencana aksi tersebut di bawah
pernyataan pertama (untuk pohon vertikal) atau di sebelah kanan pernyataan pertama (untuk
pohon horizontal). Tunjukkan hubungan antara level tersebut dengan garis panah.

4. Lakukan peninjauan

Lakukan pemeriksaan secukupnya sesuai dengan yang dibutuhkan pada setiap level, gunakan
pertanyaan-pertanyan seperti berikut:

Apakah ada hal-hal yang terlupakan?

Apakah item pada setiap level telah cukup menjelaskan level diatasnya?
Apakah item pada setiap level memang benar-benar perlu dilakukan untuk level
diatasnya?
 Apakah tugas-tugas yang dihasilkan mengarah pada pencapaian sasaran?

4. Matrix Diagram

Matrix diagram adalah alat yang sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang
diperlukan untuk suatu perbaikan proses atau produk. Matrix diagram selalu terdiri dari baris dan
kolom yang menggambarkan hubungan dua atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi
tentang sifat dan kekuatan dari masalah sehingga kita bisa mendapatkan ide-ide untuk
memecahkan masalah.

Gambar di bawah ini adalah contoh-contoh matrix diagram.

5. Matrix Data Analysis

Matrix data analysis adalah alat yang digunakan untuk mengambil data yang ditampilkan dalam
matrix diagram dan mengaturnya sehingga dapat lebih mudah diperlihatkan dan menunjukkan
kekuatan hubungan antar variabel. Hubungan antara variabel data yang ditampilkan pada kedua
sumbu diidentifikasi dengan menggunakan simbol-simbol untuk derajat kepentingan atau data
numerik untuk evaluasi. Menurut Michalski (1997), alat ini paling sering digunakan sebagai
tampilan karakteristik data untuk kepentingan pelaksanaan riset pasar dan menjelaskan produk
dan jasa.

Gambar di bawah ini adalah contoh matrix data analysis.

6. Activity Network Diagram

Activity network diagram adalah alat yang digunakan untuk merencanakan atau menjadwalkan
proyek. Untuk menggunakannya, kita harus mengetahui urutan tugas-tugas beserta durasinya.
Beberapa versi activity network diagram yang luas pemakaiannya adalah: CPM (critical path
method), PERT (program evaluation and review technique), dan PDM (precedence diagram
method).

Gambar di bawah ini adalah contoh activity network diagram.

 7. Process Decision
Program Chart (PDPC)

PDPC adalah diagram

untuk memetakan
rencana kegiatan beserta
situasi yang mungkin
terjadi sehingga PDPC
bukan saja dibuat untuk
tujuan pemecahan akhir dari suatu masalah, tetapi juga untuk menanggulangi kejutan risiko yang
mungkin terjadi. Dengan kata lain PDPC digunakan untuk merencanakan skenario, jika pada
situasi tertentu terjadi masalah, kita telah merencanakan bagaimana kemungkinan penyelesaian
masalahnya sehingga kita siap untuk menanganinya.

ada dua pendekatan untuk mengatasi rencana yang melenceng jauh dari tempatnya, yaitu:
firefighting dan risk management.

Firefighting sesuai dengan artinya tindakan dilakukan seperti team pemadam kebakaran yang
beraksi ketika kebakaran sudah terjadi. Dalam dunia kerja, kita mungkin sering menemui
seorang kepala bagian atau manajer yang secara tiba-tiba mengeluarkan perintah, mengubah
rencana, dan menyelipkan jadwal untuk menghadapi rencana yang melenceng tak terduga.
Tindakan di menit-menit terakhir ini tentu saja tidak baik dalam dunia manajemen, dan tak
jarang akan mem-pending pekerjaan lain yang sudah direncanakan karena segala sumber daya
cenderung akan dikerahkan untuk keberhasilan tindakan firefighting ini.

Risk management adalah tindakan ancang-ancang pada tahap perencanaan untuk menghadapi
masalah potensial ketika rencana dijalankan. ISO 31000:2009 mendefinisikan risk management
sebagai kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi berkaitan
dengan risiko. Risiko dalam ISO 31000 didefinisikan sebagai efek ketidakpastian pada tujuan.
Tentu saja yang paling sulit dalam kegiatan ini adalah mengidentifikasi risiko sebenarnya.

Gambar di bawah ini adalah contoh PDPC

Sumber :

Q.C. tools: A training presentation on the N7 [PowerPoint slides]. Retrieved from

http://www.freequality.org/documents/training/NewSevenTools%5B1%5D.ppt Diakses
pada 10 Februari 12.30PM

Tentang 7 basic quality tools [Web log post]. Retrieved from

https://eriskusnadi.wordpress.com/2012/09/29/about-7-basic-quality-tools/ Diakses pada
10 Februari 13.00PM

Seven Management and Planning Tools

https://en.wikipedia.org/wiki/Seven_Management_and_Planning_Tools Diakses pada 10
Februari 13.45