OBSERVASI TERHADAP PROSEDUR

PERHITUNGAN FISIK PERSEDIAAN

Case 8

KAP Abernethy and Chapman mengambil keputusan untuk melakukan perhitungan fisik
persediaan pada 3 Januari 2007 berdasarkan sifat material yang terkandung dalam persediaan
perusahaan. Dan Cline (Audit Partner perikatan), menyarankan agar KAP melakukan
observasi pada perhitungan fisik persediaan yang ada pada gudang persediaan, seperti
observasi yang dilakukan pada perhitungan fisik persediaan pada 2 dari 6 toko yang dimiliki
perusahaan. 2 toko tersebut ditentukan secara random. Wallace Andrew, sebagai manager
audit perikatan, ditugaskan untuk mendiskusikan perencanaan proses ini dengan seluruh
anggota manajemen Lakeside. Karena audit tahun ini adalah audit pertama untuk KAP
Abernethy and Chapman. Cline ingin memastikan bahwa prosedur fisik persediaan telah
sesuai. Oleh karena itu, diantara Cline dan Andrew mereview salinan memo (pada exhibit 8-
1) secara seksama, yang mana didistribusikan kepada semua tim audit Lakeside. Memo ini
didesain untuk memastikan bahwa setiap personil dapat memahami dengan baik tugas apa
yang akan mereka lakukan. Lakeside menggunakan tag system untuk perhitungan
persediaan.

Metode perhitungan persediaan Lakeside :

1. Persediaan akan dibagi menjadi beberapa grup

2. Karyawan akan melengkapi dan member pre numbered tag untuk masing-masing
grup

3. Tag berisi deskripsi persediaan dan jumlah yang ada.

4. Setelah semua persediaan telah di hitung dan di tag , tag akan dikembalikan kepada
controller untuk didaftar.

5. Perhitungan nilai persediaan setelah dilakukan perhitungan fisik :

Data persediaan Harga/cost Total cost

1
 Q P QxP

Total cost xx
Transaksi tgl 1&2 Jan :
Transaksi beli tgl 1&2 Jan xx
Transaksi jual tgl 1&2 Jan ( xx )
---------- -
Gross Cost 31/12 xx
Diskon ( xx )
---------- -
Inventory Balance xx

Carole Mitchel bertugas untuk melakukan observasi pada perhitungan fisik persediaan
yang dilakukan oleh Lakeside khususnya yang dilakukan pada gudang klien. Pada tanggal 3
Januari dia melakukan review pada memo perhitungan fisik persediaan Lakeside untuk
memudahkannya dalam memahami proses yang dilakukan. Dia mencatat nomor dokumen
dan tanggal dokumen seperti kuantitas dan deskripsi barang dagangan yang dikirimkan oleh
supplier dan diterima oleh perusahaan.

Pada saat Mitchel kembali melakukan perhitungan aktual, dia harus melakukan beberapa
tugas audit yang spesifik untuk dilaksanakan:

1. Melakukan verifikasi bahwa tag telah diberi nomor secara berurutan.

2. Melakukan observasi dan mengevaluasi fungsi dan kegunaan prosedur bagi klien.
Lakeside melakukan sistem 2 orang dimana 1 orang menghitung persediaan dan 1
orang mencatat informasi yang ada dalam tag. Mitchel berkeyakinan bahwa karyawan
mengerti tugas mereka dan mengikuti instruksi dengan baik.

3. Memeriksa persediaan klien dari tanda-tanda kerusakan, keusangan, atau masalah lain
yang dapat mengakibatkan persediaan tidak dapat dijual pada harga normal.

4. Dia memeriksa beberapa bukti atau dokumen yang akan memberi informasi mengenai
persediaan yang merupakan konsinyasi atau alasan lain yang mengakibatkan
persediaan tersebut bukan milik Lakeside

5. Mencari persediaan yang tersembunyi atau tidak terhitung pada saat dilakukan proses
perhitungan fisik.
2
 6. Setelah semua item telah dihitung dan ditag dia mencatat nomor tag terakhir yang
digunakan.

7. Berdasarkan sampel, dia menghitung persediaan sekarang secara aktual untuk

memastikan bahwa kuantitas disetujui dengan perkiraan pada tag.

8. Dia mengotorisasi tag persediaan yang dikumpulkan oleh seluruh karyawan.

Setelah Mitchell menyelesaikan observasi persediaan, dia mendokumentasikan

penemuannya dalam dokumentasi audit (exhibit 8-3). Beberapa hari sesudahnya dia
menerima daftar lengkap dari persediaan Lakeside. Sebagian yang berhubungan dengan
perhitungan yang di gudang dibuat lagi (exhibit 8-4). Persediaan telah dibebani cost sesuai
dengan Master Price List dari Cypress (exhibit 8-6). Seperti juga dapat dilihat pada bawah
exhibit 8-4, Lakeside telah melakukan penyesuaian dengan melakukan pengurangan untuk
transaksi tanggal 1 dan 2 Januari (Exhibit 8-5). Kemudian nilai tersebut dikurangkan dengan
diskon yang didapat 3% dari Cypress .Nilai persediaan gudang Lakeside adalah $ 665,997.57.
Pada hari yang sama , catatan persediaan perpetual menunjukkan angka $ 672,154.35 jadi
pengurangan sebesar $6,156.78 adalah penting untuk mencocokkan catatan perhitungan dan
perhitungan persediaan.

Pertanyaan &Jawaban Kasus

1. Mengapa perhitungan fisik persediaan Lakeside menghasilkan selisih kurang saldo

lebih dari $6.000 dari angka yang ditunjukkan pada catatan perpetual perusahaan?
Apakah perbedaan ini jumlahnya material yang menjamin penyelidikan lebih lanjut?

Setelah dilakukan perhitungan fisik nilai persediaan lakeside turun sebesar

$6000. Hal ini kemungkinan dikarenakan adanya penilaian ulang persediaan
3
 khususnya untuk persediaan yang rusak atau usang. Persediaan jenis ini mempunyai
nilai lebih rendah dibandingkan nilai persediaan pada umumnya. Selain itu selama
perhitungan fisik ditemukan pula beberapa persediaan yang bukan milik Lakeside.
Nilai persediaan yang bukan milik Lakeside ini harus dikeluarkan dari nilai
persediaan. Selisih sebesar $ 6000 ini material dan berdampak pada prosedur audit
berikutnya.

2. Anggota manajemen perusahaan kadang-kadang melakukan perhitungan fisik

persediaan dengan hasil akhir lebih tinggi dari persediaan yang ada. Alasan rasional
apakah yang melatarbelakangi ketidakberesan ini? Apakah masalah potensial ini
berpengaruh secara signifikan dalam audit Lakeside?

Dengan menaikkan nilai persediaan maka nilai aktiva secara tidak langsung
akan naik pula. Kenaikan aktiva ini akan berpengaruh pada penilaian kinerja
perusahaan. Terutama laba perusahaan yang akan meningkat dan meningkatkan
jumlah asset perusahaan sehingga neraca akan tampak baik. Menurut kami hal ini
merupakan masalah potensial yang dapat berpengaruh pada audit persediaan
Lakeside, karena merupakan salah satu bentuk kecurangan dalam memanipulasi
laporan keuangan.

3. Anggota manajemen perusahaan kadang-kadang melakukan perhitungan fisik

persediaan dengan hasil akhir lebih rendah dari persediaan yang ada. Alasan rasional
apakah yang melatarbelakangi ketidakberesan ini? Apakah masalah potensial ini
berpengaruh secara signifikan dalam audit Lakeside?

Manajemen seringkali melakukan ketidakberesan dengan under-counting nilai

persediaan. Menurut kelompok kami hal ini untuk menghindari pembayaran pajak.

Persediaan awal xx
Pembelian xx
--------------- +
xx
Persediaan akhir ( xx )
--------------- -
HPP xx
Persediaan akhir yang semakin rendah akan mengakibatkan tingginya nilai harga
pokok penjualan. Tingginya harga pokok penjualan akan menurunkan nilai laba
4
 ( ingat : Laba Operasi = Penjualan HPP ). Apabila laba rendah, maka jumlah pajak
yang harus dibayar juga menjadi rendah. Hal ini akan menguntungkan manajemen
karena pajak yang harus dibayar lebih rendah dari yang seharusnya. Menurut
kelompok kami hal ini bukanlah masalah potensial yang akan berpengaruh pada audit
Lakeside.

4. Asumsikan bahwa terdapat kesalahan pelaporan yang material (tidak disengaja atau
disengaja) dalam menghitung persediaan Lakeside. Masalah ini tidak ditemukan oleh
Abernethy and Chapman dan akhirnya muncul didalam laporan keuangan klien. Apa
tanggungjawab KAP terhadap kesalahan pelaporan ini ?

Berdasarkan SA No.561 tanggung jawab auditor atas penemuan kemudian fakta yang
berhubungan dengan laporan keuangan :

Setelah auditor menerbitkan laporannya, ia tidak berkewajiban untuk mengajukan

pertanyaan lebih lanjut atau melaksanakan prosedur audit apapun berkenaan dengan
laporan keuangan auditan yang dicakup oleh laporannya, kecuali jika ia mendapatkan
informasi baru yang dapat berdampak terhadap laporannya.

Auditor harus membicarakan masalah ini dengan kliennya, dengan manajemen

semestinya dari tingkat manapun, termasuk dewan komisaris, dan meminta kerja sama
mereka dalam penyidikan apapun yang dianggap perlu.

Memberi nasehat kepada klien untuk membuat pengungkapan semestinya tentang

informasi baru yang ditemukan. Auditor juga memberitahu orang yang sekarang
meletakkan, atau kemungkinan besar meletakkan kepercayaan terhadap laporan
keuangan dan laporan auditnya tentang dampak informasi tersebut terhadap laporan
keuangan dan laporan audit yang bersangkutan.

o Jika dampak informasi yang ditemukan kemudian terhadap laporan keuangan

dan laporan auditor dapat ditentukan segera pengungkapan harus berupa
penerbitan sesegera mungkin, laporan keuangan dan laporan audit yang telah
direvisi

Jika klien menolak untuk melakukan pengungkapan yang disebutkan diatas, auditor
harus memberitahu setiap anggota dewan komisaris dan komite audit mengenai
penolakan tersebut dan kenyataan bahwa dengan tidak adanya pengungkapan tersebut
5
 oleh klien auditor akan menempuh langkah-langkah untuk mencegah pengguna
laporan meletakkan kepercayaan terhadap laporan auditnya dimasa yang akan datang.

5. KAP Abernethy and Chapman memutuskan untuk melakukan observasi persediaan

secara fisik hanya pada 2 dari 6 toko yang dimiliki Lakeside. Berdasarkan tingkat
materialitas yang telah ditetapkan ,apakah keputusan ini tepat?

Keputusan untuk memilih 2 toko saja merupakan keputusan yang tepat karena
hanya melakukan observasi sebagai sampel, namun tetap melakukan konfirmasi
kepada toko lainnya atau gudang persediaan apabila ada mutasi item persediaan yang
berhubungan dengan toko atau gudang perusahaan tersebut. Hal ini di maksudkan
untuk menghemat waktu dalam mengaudit.

6. Sebagai bagian pengujian substantif saldo persediaan, auditor biasanya memeriksa

transaksi retur penjualan pada periode mendekati tanggal neraca, apa pentingnya
prosedur pengujian ini?

Review terhadap retur penjualan perusahaan klien diseputar tanggal neraca dilakukan
auditor pada saat melakukan pisah batas persediaan. Pisah batas persediaan dilakukan
untuk menentukan apakah pengiriman dan penerimaan yang mendekati akhir tahun
telah dicatat dalam periode yang benar. Tujuan utama auditor dengan pisah batas
persediaan adalah menguji eksistensi / keberadaan dan kelengkapan. Pengujian pisah
batas persediaan memberikan bukti bahwa semua barang yang dimiliki klien telah
dihitung dan dimasukkan dalam persediaan, serta tidak ada barang lain yang
dimasukkan ke dalam persediaan tersebut.

7. Didalam observasinya Carole Mitchell mencatat nomor tag terakhir yang digunakan,
apa pentingnya prosedur pengujian ini?

Label persediaan biasanya merupakan metode yang diterapkan klien untuk

mengendalikan perhitungan persediaan, maka auditor juga harus mengumpulkan
bukti bahwa label persediaan telah dikendalikan. Pengendalian ini biasanya dilakukan
dengan menggunakan nomor urut dan diperhitungkan secara layak. Jika label
persediaan tidak dikendalikan secara layak, maka klien dapat memasukkan kuantitas
fiktif, menghitung persediaan dua kali, atau mengabaikan item-item yang dapat
dihitung. Ketika melakukan pengujian perhitungan, auditor harus mencatat tidak
hanya kuantitas fisik, tetapi juga nomor label. Auditor juga harus melakukan
6
 verifikasi bahwa nomor label telah digunakan dan dikendalikan dengan semestinya.
Pengujian ini memberikan bukti mengenai eksistensi dan terutama menguji lebih saji.

Dalam kasus ini mitchel mencatat nomor tag terakhir yang digunakan oleh
lakeside. Prosedur ini digunakan untuk mengidentifikasi apakah semua persediaan
telah diberi nomor tag dan memastikan bahwa tidak ada persediaan yang tidak diberi
tag dan tidak masuk ke perhitungan fisik persediaan. Selain itu prosedur ini adalah
untuk membandingkan antara jumlah grup yang masing-masing diberi tag dan jumlah
nomor tag yang dipakai. Lakeside menggunakan nomor tag secara berurutan sehingga
seharusnya jumlah diantara keduanya sama.

8. Apakah tindakan yang akan diambil Mitchell apabila dia menemukan persediaan
yang rusak dan usang ? Bagaimana auditor dapat menentuka bahwa barang tersebut
telah usang ?

Auditor harus waspada terhadap item-iten persediaan yang usang atau rusak
selama dia melakukan observasi pada perhitungan fisik perusahaan. Apabila diketahui
bahwa ada persediaan yang rusak, maka auditor harus mengajukan pertanyaan karena
item ini mungkin telah dinilai pada harga yang lebih rendah. Apabila auditor
mengetahui ada persediaan yang usang maka dia harus mengajukan pertanyaan
kepada manajemen apakah persediaan yang usang tersebut telah dinilai sesuai dengan
nilai nya.

9. Evaluasilah keefektifan dan efisiensi prosedur perhitungan fisik persediaan pada

Lakeside!

Kompetensi karyawan yang melakukan perhitungan. Perhitungan fisik

persediaan di lakeside dilakukan dan dihitung oleh karyawan yang familiar
dengan item persediaan yaitu karyawan bagian persediaan atau gudang.
Selain itu perhitungan dilakukan oleh dua orang dimana satu orang
penghitung dan seorang lagi mencatat.

Prosedur Identifikasi Persediaan . Prosedur ini bertujuan untuk memperoleh

informasi yang memadai atas penentuan harga persediaan. Lakeside
melakukan prosedur ini yaitu merinci cost/harga masing-masing persediaan
7
 setelah dihitung fisik yang dilakukan oleh controller. Selain itu untuk barang
yang rusak terlebih dahulu diberi label dan dipisahkan dari persediaan lain.
Mengingat untuk persediaan jenis ini cost nya berbeda dari persediaan lain.

Prosedur untuk mengurangi perhitungan ganda atau item yang hilang. Untuk
mencegah terjadinya hal tersebut sebaiknya digunakan tag yang dirangkap
lebih dari satu dan menggunakan nomor tag yang berurutan. Lakeside telah
menggunakan nomor tag yang berurutan. Tag tersebut juga telah didesain
sedemikian rupa ( terdiri atas dua bagian : atas dan bawah ) untuk mencegah
perhitungan ganda. Tag yang telah terisi lengkap data perhitungan fisik akan
disobek bagian bawah untuk dicatat oleh controller. Sehingga bagian atas tag
tetap ada di persediaan sebagai tanda bahwa item tersebut telah di hitung.

Pengaturan persediaan. Persediaan harus disusun dan ditata dengan cara yang
memudahkan perhitungan. Untuk memudahkan perhitungan fisik di Lakeside,
persediaan yang sama dikelompokkan dalam grup. Hal ini untuk
memudahkan dan mempercepat perhitungan.

Identifikasi dan pemisahan konsinyasi atau persediaan pelanggan lain.

Konsinyasi atau persediaan pelanggan lain harus diidentifikasi dan
dipisahkan, sehingga persediaan semacam itu tidak dimasukkan sebagai
persediaan klien. Dalam lakeside hal ini kurang dikendalikan karena dapat
dilihat pada hasil perhitungan fisik ditemukan beberapa item yang sebenarnya
bukan milik Lakeside.

Prosedur untuk memeriksa perhitungan. Prosedur untuk memeriksa

perhitungan bisa berupa tim penghitung kedua independen yang memeriksa
dan member paraf pada perhitungan pertama atau , jika digunakan catatan
persediaan perpetual, tim kedua akan menginvestasikan fluktuasi yang
signifikan. Di lakeside prosedur ini dilakukan oleh karyawan yang
bertanggung jawab atas perhitungan fisik tersebut ( in charge ). Selain itu
pihak independen diwakili oleh auditor.

Prosedur untuk mengendalikan mutasi barang. Setiap perhitungan fisik

sebaiknya tidak terjadi selama perhitungan fisik persediaan. Lakeside
melakukan prosedur ini dengan menetapkan perhitungan fisik dilaksanakan
8
pada sabtu pertama bulan januari dengan pertimbangan bahwa pada hari
tersebut persediaan ada pada jumlah yang rendah sehingga memudahkan
perhitungan dan meminimalkan resiko salah hitung. Selain itu untuk transaksi
yang terjadi setelah tanggal neraca dikurangkan dari total persediaan untuk
mendapatkan hasil persediaan (uji pisah batas) yang memenuhi asersi
eksistensi dan kelengkapan.