PETUNJUK PEMAKAIAN APLIKASI

PERSURATAN

1
 MEMULAI APLIKASI

Aplikasi Tata Persuratan merupakan aplikasi berbasis desktop yang berjalan pada sistem
operasi Windows. Untuk dapat menjalankan aplikasi ini membutuhkan beberapa aplikasi
lain yang harus diinstall terlebih dahulu. Beberapa aplikasi tersebut yaitu:
1. Microsoft Office Untuk Export data dan Print out Disposisi
2. MySQL sebagai database server
3. MySQL ODBC sebagai connector aplikasi persuratan dengan Database MySQL
4. Acrobat reader untuk melihat scan surat

Saat pertama kali dijalankan akan muncul screen pembuka sebagai berikut.

Terdapat dua menu pilihan pada layar pembuka tersebut, yaitu menu login dan menu tutup.
Menu login digunakan untuk masuk aplikasi dan menu tutup untuk keluar dari aplikasi.

Untuk memulai aplikasi klik menu login. Untuk dapat melakukan login harus memilih dulu
sebagai user, dilanjutkan dengan mengisi userID dan password yang telah diberikan.

2
Setelah berhasil login maka akan muncul window sebagai berikut. Window tersebut
merupakan menu utama dari aplikasi persuratan ini. Tampilan menu akan berbeda
tegrantung user yang login.

Menu utama terdiri dari:

1. Menu surat masuk
Menu untuk manajemen surat masuk.
2. Menu surat keluar
Menu untuk manajemen surat keluar.
3. Menu setting hak akses
Menu untuk menentukan hak akses user yang menggunakan aplikasi persuratan ini.
Menu ini aktif saat user login sebagai TU.
4. Menu setting database
Menu untuk menentukan letak server database aplikasi persuratan.
5. Menu setting counter
Menu untuk menambah counter atau merubah counter (nomor urut agenda) baik untuk
surat masuk maupun surat keluar. Menu ini aktif saat user login sebagai TU.
6. Menu setting lokasi surat

3
 Menu untuk menentukan lokasi scan surat sehingga surat dapat dilihat di aplikasi.
7. Menu setting data user
Menu untuk membuat/mendaftarkan user baru yang dapat menggunakan aplikasi ini.
Menu ini aktif saat user login sebagai TU.
8. Menu register component
Menu untuk melakukan setup beberapa komponen pendukung yang diperlukan
aplikasi persuratan ini. Menu ini digunakan jika aplikasi mengalami crash saat
dijalankan.
9. Menu logoff
Menu untuk keluar dari menu utama dan kembali ke menu login.
10. Menu Tutup
Menu yang digunakan untuk menutup aplikasi.

Selain beberapa menu tersebut, juga terdapat label yang menunjukkan user yang sedang
aktif, lokasi database, lokasi file scan surat dan beberapa petunjuk apabila aplikasi
mengalami crash atau kegagalan.

4
 SURAT MASUK

Alur surat masuk sampai dengan disposisi sebagai berikut.

TU Kabag Umum

Penerima

Sekda Bupati

1. Surat masuk diterima TU

2. TU memasukkan surat kedalam aplikasi, selanjutnya dinaikkan kepada Kabag Umum
3. TU menerima surat yang diturunkan dari Kabag Umum
4. Setelah turun dari Kabag Umum TU dapat menaikkan surat ke Sekda, atau mengisi
disposisi agar dapat dikirimkan.
5. Sekda menerima surat masuk dari TU
6. Sekda dapat menaikkan surat ke Bupati atau langsung menurunkan surat ke TU atau
mengisi disposisi sebelum diturunkan ke TU
7. Bupati menerima surat dari Sekda
8. Bupati mengisi disposisi atau langsung menurunkan surat ke Sekda
9. Sekda menerima surat yang diturunkan dari Bupati
10. Sekda menurunkan surat kepada TU
11. TU menerima surat yang diturunkan dari Sekda
12. TU mengirimkan surat kepada penerima disposisi.

Surat dapat dikirimkan ke penerima setelah terisi disposisi. Diposisi dapat diisi setelah
surat dinaikkan minimal kepada Kepala Bagian. TU dapat mengisi semua disposisi apabila
surat sudah berada pada posisi TU.

Berikut ini tampilan surat masuk.

5
Menu surat masuk terdiri dari:
1. Filter surat;
2. Data surat;
3. Menu.

3
Saat pertama kali tampil, data surat akan berisi daftar surat yang masuk pada tanggal
bersangkutan (tanggal terimas surat).

6
Filter surat digunakan untuk menyaring data surat yang akan ditampilkan pada table surat.
Filte surat memiliki beberapa opsi yang harus diiisi. Urutan utama filter surat berdasarkan
tahun, bulan dan tanggal. Setelah itu dapat dipilih beberapa opsi lainnya yaitu filter surat
berdasarkan Pengirim/Asal Surat, Nomor Surat dan Perihal Surat. Ketika ingin menyaring
surat tanpa menghiraukan tanggal surat, maka cek box tanpa filter tanggal harus diaktifkan.

Pada table data yang tampil dapat dimunculkan menu yang dapat dipilih untuk melihat
detail surat maupun history surat. Beberapa menu tidak akan muncul tergantung dari user
yang aktif dan status surat.

Jika menu detail dipilih maka akan muncul window yang memperlihatkan detail data surat
termasuk scan surat. Sebelum dapat melihat scan surat agar dipastikan setting lokasi surat
dengan benar.

7
Untuk menu history surat akan memunculkan pesan yang memperlihatkan alur surat yang
telah diproses.

Pada blok menu terdapat beberapa pilihan yang berguna untuk memasukkan agenda baru,
mengupdate data, memperbaiki data, menghapus data dan export data untuk dapat dicetak.

Memasukkan Surat Baru

Langkah-langkah memasukkan surat baru
1. Klik tombol baru
2. Kemudian muncul window sebagai berikut.

8
3. Isi pada kolom yang tersedia
Nomor agenda otomatis tersedia, dapat diubah menyesuaikan pencatatan agenda yang
sudah ada.
Tanggal terima diisi dengan tanggal surat diterima.
Tanggal surat, asal surat, nomor surat diisi sesuai dengan surat yang diterima.
Kode surat dan jenis surat menyesuaikan dengan jenis surat yang diterima.

Kepada bisa diisi langsung atau memilih pada opsi yang disediakan.

9
Pengolah dikosongkan menunggu isian disposisi.
Keterangan diisi dengan isi ringkas atau keterangan lain yang berkaitan dengan surat
tersebut.

Surat fisik yang telah masuk discan untuk disimpan sebagai arsip digital dan disimpan
dengan extension *.pdf.
Untuk memasukkan file surat yang sudah discan klik tombol File Surat yang akan
memunculkan dialog pengambilan file yang akan diinputkan.

10
 Pilih file yang akan diinputkan, kemudian klik open. Setelah memilih file yang akan
diinputkan akan muncul tampilan tersebut sebagai berikut.

4. Setelah selesai mengisi data, klik simpan untuk menyimpan data.

5. Untuk menginput kembali, klik tombol baru.
6. Setelah pengisian selesai klik tombol tutup untuk menutup window
7. Surat yang baru saja diinputkan tidak langsung masuk dalam daftar surat, untuk
memunculkannya klik tombol Update.
8. Setelah klik tombol update maka muncul daftar surat yang baru saja diinputkan. Warna
biru sebagai indikasi surat belum diproses.
9. Memasukkan surat telah selesai.

11
12
Disposisi

User TU
Surat yang baru saja diinputkan tidak dapat langsung diisi disposisi. Surat tersebut minimal
harus sudah pernah dinaikkan terlebih dahulu ke Kepala Bagian Umum. Surat dengan
warna biru mengindikasikan surat belum diterima, sehingga sebelum diproses lebih lanjut,
surat tersebut harus diterima dulu. Untuk menerima beri tanda pada surat tersebut, bisa satu
atau lebih dari satu.

Kemudian klik kanan pada salah satu baris yang dipilih untuk memunculkan menu popup.

Pilih Naikkan Surat untuk menaikkan surat ke Kepala Bagian Umum. Cek kolom status
untuk memastikan bahwa status surat berada pada Kepala Bagian Umum.

Setelah surat fisik diterima kembali, maka TU harus klik Terima Surat agar data surat yang
telah diinput dapat diproses lebih lanjut.

13
Setelah surat diterima, maka akan muncul menu Disposisi dan Naikkan Surat. Menu
disposisi digunakan jika surat tersebut tidak perlu naik ke Sekda dan Bupati. Menu

14
Naikkan Surat untuk menaikkan surat terebut ke Sekda. Pastikan status surat di TU Siap
Dinaikkan/Dikirimkan.

Apabila menu disposisi diklik maka akan muncul window seperti di bawah ini. Window ini
digunakan untuk mengisi disposisi. Menu untuk kirim surat tidak muncul jika isi disposisi
masih kosong.

Untuk menaikkan surat, klik Naikkan Surat, kemudian pastikan status surat berubah
menjadi Naik ke Sekda.

15
Pada tahap ini user TU sudah selesai. Untuk melakukan proses selanjutnya diserahkan
kepada user sekda.
User Ajudan Sekda

16
User Ajudan Sekda akan mendapat surat yang berwarna biru, yaitu surat yang baru saja
naik. jika diklik kanan maka muncul menu Terima Surat. Sebelum dapat diisi disposisi atau
dinaikkan ke bupati atau diturunka kembali ke TU maka surat harus diterima terlebih
dahulu.

Setelah diterima pastikan status surat menjadi di Sekda. Beberapa menu akan muncul
setelah surat diterima yaitu menu Disposisi untuk mengisi Disposisi, menu Naikkan Surat
untuk menaikkan surat ke Bupati dan Menu Turunkan Surat apabila langsung diturunkan
ke TU tanpa perlu ke Bupati. Saat naik ke Sekda status surat menjadi Naik Ke Bupati dan
saat turun ke TU status menjadi Turun ke TU. Setelah surat dinaikkan atau diturunkan, user
sekda tidak dapat melakukan proses lainnya.

17
User Ajudan Bupati

18
User Ajudan Bupati akan mendapat surat yang berwarna biru, yaitu surat yang baru saja
naik. jika diklik kanan maka muncul menu Terima Surat. Sebelum dapat diisi disposisi
diturunkan ke sekda maka surat harus diterima terlebih dahulu.

19
Setelah diterima pastikan status surat menjadi di Bupati. Beberapa menu akan muncul
setelah surat diterima yaitu menu Disposisi untuk mengisi Disposisi dan Menu Turunkan
Surat untuk menurunkan surat ke Sekda.

Untuk mengisi disposisi klik menu Disposisi sehingga muncul window sebagai berikut.

Yang perlu diisi pada window disposisi yaitu tanggal disposisi, penerima disposisi dan isi
disposisi. Setelah diisi klik tombol simpan untuk menyimpan disposisi. Form disposisi
dapat dicetak melalui tombol print dipsosisi. Pastikan cek pada langsung cetak ke printer
untuk langsung cetak ke printer.

Setelah mengisi disposisi selesai diturunkan dengan menurunkan surat ke sekda. Pastikan
bahwa status surat berganti menjadi Turun ke Sekda.

20
User sekda ataupun user TU akan mendapatkan surat berwarna hijau yang menandakan
bahwa surat baru diturunkan dan belum diterima oleh TU. Cek status yang menandakan
bawha surat sudah turun. Sebelum diproses, cek pada surat tersebut, klik kanan untuk
memunculkan menu terima surat. Setelah diklik terima maka status surat menjadi di TU
Siap dikirimkan jika disposisi sudah terisi dan menu kirim ke penerima akan muncul.
Apabila menu kirim belum muncul maka user TU harus mengisi disposisi terlebih dahulu.

21
22
Berikut ini menu yang muncul apabila surat sudah turun dan diterima ke TU tetapi belum
diisi Disposisinya. Dialnjutkan dengan pengisian disposisi dan menu yang muncul setelah
disposisi diisi oleh TU.

Setelah menu Kirim ke Penerima diklik, proses selesai. Statsu surat menjadi di Penerima.
Menu yang tersedia pada user hanya menu detail surat dan menu history surat.

23
24
 SURAT KELUAR

Surat keluar digunakan untuk mencatat surat yang akan dikirimkan. Menu yang disediakan
untuk surat keluar lebih sedikit karena surat keluar hanya sebagai pencatatan surat yagn
keluar saja.

Untuk menambahkan surat keluar baru klik tombol Baru. Kemudian isi kolom-kolom yang
tersediua sesuai dengan surat keluar yang diinput.

25
Setelah selesai pengisian klik tombol simpan untuk menyimpan. Window tidak tertutup,
untuk menambahkan surat baru klik tombol baru. Untuk menutup tombol window klik
tombol tutup. Surat yagn baru saja ditambahkan tidak langsung muncul di daftar surat.
Untuk memunculkannya klik tombol update.

26
Untuk merubah surat yang salah input, pilih surat yang akan dirubah kemudian klik tombol
Rubah.

27
Setelah melakukan perubahan pada data yang salah, klik tombol Update untuk menyimpan
perubahan.

28
 SETTING APLIKASI

Setting Hak Akses User

Setelah mendaftarkan user, selanjutnya membatasi hak akses user. Pembatasan hanya pada
proses penambahan data dan proses distribusinya saja. Untuk detail surat semua user bisa
melihat. Berikut ini tampilan saat memberikan hak akses ke user yang bersangkutan.

29
Setting Lokasi Database

Saat pertama kali dijalankan, aplikasi belum dapat terkoneksi dengan data sehingga harus
di konfigurasi agar dapat mengakses data. Berikut ini tampilan setting lokasi database

Lokasi database diisi lokasi database atau server data, apabila aplikasi dan database berada
pada PC yang sama maka cukup diisi localhost. Untuk computer yang mengakses dari
jaringan maka lokasi database diisi dengan nomor ip computer server data.
Database diisi dengan nama database yang akan diakses, aplikasi ini menggunakan
database agenda.
User Database diisi dengan user database
Password database diisi dengan password database.

Untuk mengecek apakah aplikasi dapat mengakases data atau tidak klik Test Koneksi.
Apabila muncul window sebagai berikut berarti aplikasi dapat terhubung dengan data.

30
Setting Counter

Setting counter digunakan untuk konfigurasi penomoran agenda. Aplikasi akan

menggunakan counter yang aktif dan tahun yang bersangkutan. Untuk menambahkan
counter bari klik tombol tambah. Window berikut ini akan muncul.

Isi kolom-kolom yang disediakan dan klik simpan untuk menyimpannya.

31
Untuk melakukan perubahan, pilih salah satu data yang akan dirubah kemudian klik
Rubah. Setelah menyesuaikan perubahan klik simpan untuk menyimpan.

32
Setting Lokasi Surat

Setting lokasi surat digunakan untuk mengarahkan aplikasi agar dapat memuat gambar
scan surat. Apabila tidak disetting maka scan surat tidak akan muncul pada detail surat.

Untuk aplikasi dan data scan surat yang berada pada computer yang sama bisa langsung
diklik cari untuk menentukan lokasi scan surat. Untuk menyimpan klik simpan setting.

33
Untuk aplikasi yang mengakases dari jaringan pastikan untuk membuat drive mapnya
terlebih dahulu.
Server diisi dengan nomor ip komputer tempat menyimpan surat
Username diisi dengan user login ke komputer tempat menyimpan surat, kosongkan jika
tidak ada
Password diisi dengan password login ke komputer tempat menyimpan surat, kosongkan
jika tidak ada
Nama Share diisi dengan folder yang dishare pada lokasi komputer tempat menyimpan
surat. Harus diisi.
Nama Drive diisi dengan nama drive yang akan digunakan. Pastikan menggunakan nama
drive yang belum digunakan. Cara pengisian sesuai contoh.

Setelah semua terisi klik buat drive untuk membuat drive map. Akan muncul pesan bahwa
drive sudah dibuat dan siap digunakan.

Berikutnya klik tombol cari, pilih map drive yang digunakan dan pilih foldernya kemudian
klik OK. Klik simpan untuk menyimpan.

Berikut ini tampilan windownya.

34
Setting Data User

Setting data user digunakan untuk menambahkan user dan mengaktifkan user yang
terdaftar.

Untuk menambahkan user klik tombol tambah, kemudian muncul window sebagai berikut.

35
Setelah semua terisi klik tombol simpan untuk menyimpan atau batal untuk membatalkan
penambahan user.

Setelah tombol simpan diklik maka user yang baru saja didaftarkan akan masuk kedalam
table user sebagai berikut.

Jika sudah terdaftar maka user dapat login ke aplikasi.

36
Register Components

Register component digunakan untuk mendaftarkan komponen yang digunakan aplikasi

agar aplikasi berjalan dengan baik tanpa mengalami crash. Untuk mendaftarkan komponen
klik tombol cari dan pilih komponen yang akan didaftarkan kemudian klik register.

37
Instalasi Paket Yang Dibutuhkan

Sebelum menjalankan aplikasi ini, perlu dilakukan beberapa langkah instalasi aplikasi
sebagai berikut.
1. Server
Untuk server sebagai penyimpan database dan scan surat perlu diinstall aplikasi
pendukung sebagai berikut.
a. MySQL database. Untuk memudahkan instalasi gunakan aplikasi xampp yang
telah mengintegrasikan database mysql dan manajemennya. Ikuti petunjuk
instalasi yang tersedia tanpa melakukan perubahan apapun sampai selesai. Setelah
diinstal, buka xampp control panel. Pada control panel xampp aktifkan apache dan
mysql sebagai service agar otomatis diaktifkan oleh sistem operasi windows saat
memulai windows.
Setelah selesai menginstall xampp, buka browser, dan ketik localhost pada kolom
address. Saat pertama kali menjalankan xampp, muncul pilihan bahasa, pilih
English. Setelah muncul pilihan menu pada sisi kiri, pilih phpmyadmin untuk
manajemen data. Buat database agenda. Pilih database agenda. Pilih menu import,
klik browse untuk mencari backup data surat terakhir dengan ekstensi .sql. Setelah
import selesai, database siap digunakan.
b. Mysqlodbc. Untuk melakukan koneksi aplikasi ke database, install mysqlodbc.
Ikuti petujunk instalasi yang ada tanpa melakukan perubahan apapun sampai
instalasi selesai.

38
 c. Acrobat reader. Untuk membuka file surat yang disimpan dalam bentuk pdf,
gunakan acrobat reader yang digunakan aplikasi untuk membaca file surat yang
telah discan.
d. Untuk instalasi aplikasi, ikuti langkah berikut ini.
1) File aplikasi terdiri dari file Aplikasi-Persuratan.exe, file MyData.ini, 3 file
form disposisi dan folder support yang berisi component yang dibutuhkan
untuk menjalankan aplikasi.
2) Pertama kali copy file comdlg32.OCX ke C:/Windows/System32. Klik yes
jika ada konfirmasi dari system windows.
3) Jalankan aplikasi, saat pertama kali akan meminta setting lokasi database, isi
sesuai petunjuk. Setelah login, klik register component untuk memasukkan
component aplikasi ke dalam sistem operasi windows.
4) Jika saat mengoperasikan aplikasi terjadi crash, ikuti langkah 2 untuk semua
file dengan ekstensi dll, ocx, dan tlb.
5) Untuk menyimpan lokasi surat, buat folder surat. Buat folder tahun didalam
folder surat. Aplikasi siap dugunakan.
6) Untuk dapat diakses ke user, folder aplikasi dijadikan folder share agar lokasi
surat dapat diakses oleh user dari network.
7) Untuk export data ke excel dan mencetak form disposisi, pastikan surah
terinstall Microsoft office.

2. Client
Untuk client tidak perlu menginstall xampp. Yang perlu diinstall yaitu mysqlodbc, dan
acrobat reader. Petunjuk instalasi seperti saat menginstall untuk server, cukup engikuti
langkah b dan seterusnya.
Untuk dapat melihat scan surat, pastikan membuat drive map sesuai petunjuk
penggunaan aplikasi.

39
Export Daftar Agenda ke Excel

Untuk melakukan export ke excel, klik Export ke excel. Pilih jenis data yang akan
diexport.

Pilih tanggal mulai dan tanggal akhir surat yang akan di export.

Proses export akan dimulai setelah tombol poses diklik. Tunggu sampai selesai dan
aplikasi excel terbuka dengan daftar data agenda yang sesuai dengan criteria yang telah
dipilih berdasarkan tanggal.

40
41