5/31/2010

Khusus Untuk Siswa Prajabatan | PUSDIKLAT

 PANDUAN PENYUSUNAN TELAAHAN STAF
DIKLAT PRAJABATAN S1 / D3

I. PENDAHULUAN

Diklat Prajabatan S1 / D 3 merupakan salah satau jenis diklat yang

diselenggarakan oleh PT PLN (Persero), dalam rangka seleksi pegawai baru.
Dalam pelaksanaanya diklat prajabatan S1 / D 3 dilakukan oleh PT PLN (Persero)
Pusdiklat. Beberapa program diklat yang terkandung dalam diklat prajabatan
adalah sebagai berikut :

1. Program diklat pembinaan fisik dan mental (kesemaptaan),

2. Program diklat pengenalan Perusahaan;
3. Program diklat pembidangan ;
4. Program on the job training (OJT).

Dari beberapan program diklat tersebut, program on the job training (OJT)
merupakan kegiatan diklat yang harus diikuti oleh Siswa prajabatan S1 / D3,
sebagai tahapan akhir pelaksanaan diklat prajabatan S1 / D3. Dalam program on
the job training (OJT) Siswa prajabatan S1 / D3 mendapat tugas untuk menyusun
TELAAH STAF. Tugas yang dimaksud sebagai salah satu persyaratan agar dapat
PT.
dinyatakan lulus untuk diangkat menjadi pegawai.
PLNTelahan stafPadalah
ANDUAN dokumenPresmi
ENYUSUNAN
staf yang berisi analisa singkat
(PERSE
terhadap
TELAAH STAF
masalah / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit, yang
disertai dengan pembahasan dan saran-saran tindakan, guna memberikan nilai
RO) kepada Perusahaan / Unit / Sub Unit dalam bentuk tulisan untuk
tambah
disampaikan kepada pimpinan.

Penyusunan telaahan staf yang benar dan baik oleh Siswa prjabatan S1 /
D3, diperlukan PANDUAN PENYUSUNAN TELAAH STAF. Oleh karena itu agar Siswa
prajabatan S1 / D3 dapat menyelesaian tugas menyusun telaah staf secara
efektif, maka disusunlah panduan telaah staf yang dimaksud.

II. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud penyusunan telaah staf adalah untuk meningkatkan kemampuan

Siswa prajabatan S1 / D3 dalam mencurahkan gagasan / pikiran dengan menulis
sebagai pengembangan berpikir ke berbagai sudut pandang.

Tujuan penyusunan telaah staf adalah membantu memecahkan

permasalahan / persoalan yang dihadapi pimpinan dan membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan.

1
III. FUNGSI

Telaah staf memiliki berbagai fungsi dalam mendukung operasional

Perusahaan / Unit / Sub Unit. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang melekat pada
telaah staf, antara lain sebagai berikut :

1. Menyediakan keterangan terhadap pemasalahan / persoalan Perusahaan /

Unit / Sub Unit yang akan diselesaikan.
2. Membuat perkiraan penyelesaian suatu permasalahan / persoalan
Perusahaan / Unit / Sub Unit
3. Mengajukan saran tindak lanjut penyelesaian permasalahan / persoalan
Perusahaan / Unit / Sub Unit
4. Menyiapkan rencana kegiatan penyelesaian permasalahan / persoalan
Perusahaan / Unit / Sub Unit
5. Menganalisa keputusan menjadi kebijaksanaan dari hasil analisa
permasalahan / persoalan yang dihadapi Perusahaan / Unit / Sub Unit
6. Mengadakan pengawasan terhadap hasil tindak lanjut yang dilakukan
dalam penyelesaian permasalahan / persoalan Perusahaan / Unit / Sub Unit

IV. SUMBER

Penyusunan telaah staf dapat dilakukan dengan mengacu kepada

permasalahan / persoalan yang bersumber dari pimpinan atau atasan dan atau
dari permasalahan / persoalan yang ditemukan sendiri oleh Siswa OJT di tempat
OJT. Sumber permasalahan / persoalan sebelum diselesaikan disusun pra
anggapan, yang digunakan sebagai landasan berpikir untuk penyelesaiannya.
Dari tahap pra anggapan tersebut, selanjutnya dianalisis dan dibahas
berdasarkan fakta yang mempengaruhi serta disimpulkan dan disarankan untuk
ditindak lanjuti.

V. TEMA DAN TOPIK

Tema telaah staf disusun sesuai dengan isu-isu strategis atau key
performance indicator yang terjadi di Perusahaan / Unit / Sub Unit di tempat OJT
Siswa OJT

Topik telaah staf disusun berdasarkan salah satu tema isu-isu strategis
atau key performance indicator Perusahaan / Unit / Sub Unit Siswa OJT di tempat
OJT Siswa OJT

VI. STANDAR FORMAT PENULISAN

Dalam penyusunan telaah staf, Siswa OJT perlu memperhatikan standar

format penulisan. Standar format tersebut disusun agar dalam penulisan telaah
staf Siswa OJT terdapat keseragaman / kesamaan. Dengan demikian akan
memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil telaah staf yang dimaksud. Format
penulisan telaah staf adalah sebagai berikut :

2
 1. Halaman Judul
2. Lembar Pengesahan
3. Kata Pengantar
4. Daftar Isi
5. Daftar Tabel / Gambar (bila ada)
6. Abstrak (Ringkasan)
7. Bagian Pokok :
7.1. Latar Belakang
7.2. Permasalahan
7.3. Persoalan
7.4. Pra-Anggapan
7.5. Fakta Yang Mempengaruhi
7.6. Pembahasan
7.7. Kesimpulan dan Saran Tindak Lanjut
8. Bagian Akhir
- Lampiran-Lampiran

Penjelasan masing-masing bab pada format telaahan staf sebagaimana

tersebut diatas, adalah sebagai berkut :

1. Halaman Judul

Pada halaman judul , ditulis JUDUL telaah staf dengan huruf besar
(KAPITAL). Judul sebaiknya disusun secara ekspresif, sehingga menarik pembaca.
Judul disusun sesuai dengan dan mengacu pada permasalahan / persoalan yang
dipilih / ditemukan. Dengan demikian tidak membuka peluang untuk penafsiran
ganda.

Pada halaman judul juga ditulis dengan jelas nama penulis, nomor induk
dan jabatan serta Unit tempat OJT dilaksanakan.

Pada halaman judul ditulis pula tahun penulisan telaahan staf.

2. Halaman Pengesahan

Pada halaman pengesahan ditulis judul telaah staf, nama penulis, nomor
induk, dan jabatan. Selanjutnya pada halaman pengesahan harus ditanda
tangani oleh Siswa OJT, Mentor, Manajer SDM dan General Manager Unit tempat
OJT, dilengkapi dengan cap / stempel Unit tempat OJT.

Pada halaman pengesahan , harus dicantumkan tanggal sesuai dengan

tanggal pada saat dilakukan pengesahaan.

3. Kata Pengantar

Pada halaman kata pengantar ditulis ucapan syukur kepada Allah SWT,
yang telah memberikan kesempatan kepada Siswa untuk menyelesaikan tugas
penyusunan telaah staf. Demikian pula ucapan terima kasih kepada semua pihak
yang telah mendukung penyelesaian penulisan telaah staf. Selanjutnya pada
akhir kata pengantar ditulis harapan yang menyatakan semoga telaah staf yang
disusun dapat bermanfaat.

4. Daftar Isi

3
 Pada halaman daftar isi, ditulis keseluruhan isi materi telaahan staf yang
disusun. Disamping itu ditulis pula daftar lain yang mendukung kandungan
materi dari telaah staf, seperti daftar gambar, daftar tabel, daftar lampiran dan
sebagainya.

5. Abstrak

Pada halaman abstak (ringkasan) telaah staf, disusun ringkasan, intisari,

saripati dari muatan telaah staf. Dengan demikian, apabila pembaca membaca
abstrak, dapat memahami kandungan materi telaah staf secara keseluruhan.
Dengan kata lain abstrak merupakan cerminan isi keseluruhan telaah staf.
Ringkasan materi tersebut meliputi latar belakang, permasalahan, pembahasan
dan kesimpulan serta tindakan yang disarankan.

6. Bab Pokok

Pada Bab Pokok dimuat materi yang merupakan inti dari isi suatu telaah
staf. Masing-masing sub bab dalam bab pokok tersebut adalah sebagai berikut :

a. Latar Belakang
b. Permasalahan
c. Persoalan
d. Pra Anggapan
e. Fakta Yang Mempengaruhi
f. Pembahasan
g. Kesimpulan
h. Tindakan Yang disarankan

Penjelasan dari masing-masing sub bab sebagaimana tersebut di atas, adalah

sebagai berikut :

a. Latar Belakang

Pada bab latar belakang , ditulis dasar pertimbangan pemilihan

permasalahan / persoalan yang dianalisa dalam telaah staf. Dengan kata lain
latar belakang memuat dasar tujuan, pendekatan dan alasan pemilihan
permasalahan / persoalan dalam telaahan staf. Dengan demikian pada bab
latar belakang ditulis apa, mengapa permasalahan / persoalan dibahas dalam
penulisan telaahan staf yang dilakukan oleh Siswa OJT

b. Permasalahan

Pada bab permasalahan ditulis hal atau sesuatu yang harus diselesaikan,
karena merupakan masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit tempat OJT. Dalam
hal ini masalah yang dihadapi Unit / Sub Unit merupakan persoalan yang
harus diselesaikan atau dipecahkan. Dengan demikian rumusan
permasalahan merupakan arah dalam proses pemecahan masalah melalui
pembahasan dengan tingkat analisa masing-masing Siswa OJT

c. Persoalan

4
 Pada bab persoalan ditulis masalah yang bersifat negatif, yaitu hal-hal
atau sesuatu yang perlu penyelesaian, pemecahan, perbaikan, sehingga
dapat memberikan nilai tambah kepada Unit / Sub Unit dalam
mengoptimalkan kinerja. Persoalan dapat dirumuskan pula sebagai
penyimpangan antara pengalaman dengan kenyataan atau penyimpangan
antara yang direncanakan dengan kenyataan. Disamping itu persoalan juga
merupakan pengaduan dari hal-hal atau sesuatu yang tidak sesuai dengan
sistem, mekanisme dalam pelaksanaan pekerjaan. Demikian pula persoalan
dapat terjadi sebagai akibat dari persaingan atau kompetisi dalam
penyelesaian suatu pekerjaan, sehingga menjadi persoalan yang harus
diselesaikan. Oleh karena itu rumusan persoalan dalam telaahan staf harus
fleksible, jelas, signifikan, etis sebagai suatu hal yang harus dipecahkan,
diselesaikan.

d. Pra-Anggapan

Pada bab pra anggapan, ditulis pandangan / pendapat / keyakinan

yang ada sebelumnya atau yang melandasi pandangan lain atau tindakan
yang berkaitan dengan pekerjaan di Unit / Sub Unit. Dalam hal ini pra
anggapan merupakan prasangka atau jawaban sementara dari rumusan
persoalan yang dianggap kebenarannya. Dengan kata lain pra anggapan
merupakan semacam hipotesa atau jawaban sementara dari persoalan yang
dianggap benar.

e. Fakta Yang Mempengaruhi

Pada bab fakta yang mempengaruhi, ditulis hal / keadaan / peristiwa /

sesuatu yang merupakan kenyataan yang menjadi landasan dalam
menyelesaikan persoalan yang disusun dalam telaah staf. Dengan demikian
fakta yang mempengaruhi merupakan sesuatu yang benar-benar ada atau
terjadi yang menjadi landasan dalam menyelesaikan persoalan yang
diungkapkan pada telaah staf. Disamping itu fakta yang mempengaruhi
merupakan teori / ketentuan / aturan / SOP dan sejenisnya yang melandasi
penyelesaian persoalan.

f. Pembahasan

Pada bab pembahasan ditulis, kreatifitas Siswa OJT dalam mengupas

gagasan dan sistematika penelaahan yang teratur terhadap persoalan yang
disusun dalam telaah staf. Disamping itu dalam pembahasan dibahas juga
mengenai alternatif penyelesaian persoalan disertai dengan penelaahan
fakta-fakta melalui metode analisis permasalahan / persoalan. Dalam
pembahasan terkandung pengertian proses, perbuatan, cara membahas /
mengupas rangkaian fakta-fakta, sehingga pembahasan menghasilkan
pengupasan terhadap persoalan, sehingga menghasilkan kesimpulan yang
logis dan dapat diterima oleh pengambil keputusan.

g. Kesimpulan

Pada bab kesimpulan, berisi ikhtisar / menyarikan materi / isi /

kandungan penulisan telaahan staf, berdasarkan apa-apa yang diuraikan
dalam pembahasan. Dalam menyusun kesimpulan harus mengacu kepada

5
 materi yang telah dibahas dan konsisten dengan analisis permasalahan /
persoalan. Dalam menyusun kesimpulan dapat digunakan keputusan yang
diperoleh dengan metode induktif dan deduktif. Metode induktif
menyimpulkan sesuatu dari beberapa data / informasi yang disampaikan.
Sedangkan metode deduktif menyimpulkan dari suatu kumpulan data /
informasi kemudian baru disimpulkan.

h. Tindakan Yang Disarankan

Pada bab tentang tindakan yang disarankan, ditulis perbuatan /

kegiatan riil apa yang disarankan untuk dilakukan dalam menyelesaikan
persoalan. Pekerjaan yang disarankan tersebut harus sesuai dengan batas
wewenang pimpinan yang menerima hasil telaahan staf. Perbuatan / kegiatan
pekerjaan tersebut juga merupakan sesuatu yang dapat dilaksanakan untuk
mengatasi suatu permasalahan / persoalan. Disamping itu tindakan yang
disarankan dapat berupa masukan, usulan anjuran, cita-cita atau pendapat
yang dikemukakan untuk dipertimbangkan dalam mengatasi permasalahan /
persoalan.

VII. METODOLOGI PENULISAN TELAAHAN STAF

Metodologi penulisan telaahan staf ditetapkan untuk menstandarisasi

penyusunan, dengan menggunakan norma-norma pengetikan yang disepakati
bersama dan sesuai dengan pedoman ejaan yang disempurnakan. Beberapa
ketentuan yang harus ditaati dalam pengetikan telaahan staf adalah sebagai
berikut :

Telaahan Staf harus ditulis minimal 15 halaman dan maksimal 30

halaman. Jumlah halaman yang tidak sesuai dengan ketentuan jumlah
halaman tersebut dapat mengurangi penilaian.
Gunakan Bahasa Indonesia sesuai dengan pedoman baku tata bahasa dan
ejaan yang disempurnakan.
Usahakan tulisan sistematis, sederhana, jelas, satu kesatuan,
mengutamakan istilah yang mudah dimengerti, tidak menggunakan
singkatan seperti tdk., tsb., yg., dgn., dan sebagainya

Teknik Pengetikan

1. Telaahan Staf diketik 1,5 spasi pada kertas berukuran A4 (font 12, Times
New Roman style)

2. Batas pengetikan

Samping kiri 4 cm

Samping kanan 3 cm

Batas atas dan bawah masing masing 3 cm

3. Jarak pengetikan, Bab, Sub-bab dan

6
 a. Jarak pengetikan antara Bab dan Sub bab 3
spasi, Sub-bab dan kalimat di bawahnya 2 Spasi

b. Judul bab diketik di tengah tengah dengan huruf

besar dan dengan jarak 4 cm dari tepi atas tanpa digaris bawahi

c. Judul Sub-bab ditulis mulai dari sebelah kiri,

huruf pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital),
kecuali kata-kata tugas, seperti yang, dari, dan,

d. Judul anak Sub bab ditulis mulai dari sebelah kiri

dengan indensi 5 (lima) pukulan yang diberi garis bawah. Huruf
pertama setiap kata ditulis dengan huruf besar (huruf kapital), kecuali
kata kata tugas, seperti yang dari dan

e. Jika masih ada sub judul dalam tingkatan yang

lebih rendah, ditulis seperti pada butir di atas, lalu diikuti oleh kalimat
berikutnya.

4. Pengetikan Kalimat
Alinea baru diketik sebaris dengan baris di atasnya dengan jarak 2 spasi.
Pengetikan kutipan langsung yang lebih dari 3 baris diketik 1 spasi menjorok
ke dalam dan semuanya tanpa diberi tanda petik

5. Penomoran Halaman

BaB pendahuluan yang meliputi halaman judul, nama, kata pengantar

dan daftar isi memakai angka romawi kecil dan diketik sebelah kanan bawah
(i, ii dan seterusnya).
BaB Tubuh/pokok sampai dengan bagian penutup memakai angka arab dan
diketik sebelah kanan bawah (1,2,3 dan seterusnya).

VIII. FORMAT TELAAHAN STAF

7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
IX. PENUTUP

Demikian Penduan Penyusunan Telaahan Staf ini disusun, dengan harapan

penyusunan telaahan staf oleh Siswa OJT dan bimbingan yang dilakukan oleh
Mentor dan pembinaan yanhg dilakukan oleh MSDM PLN Unit Induk dapat
dilaksnakan dengan benar dan baik.

Akhirnya semoga panduan ini dapat bermanfaat.

Jakarta, Mei 2010

PT PLN (Persero) PUDIKLAT

KEPALA,

HARYO SOETENDRO

18