BAB 2.

ELEMEN DAN PROSEDUR

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
24 Desember 2014 ~ dianpriatiningsih

BAB 2
ELEMEN DAN PROSEDUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Tujuan Instruksional Umum :

Setelah menyelesaikan kuliah ini mahasiswa dapat mengetahui dan memahami Elemen dan
Prosedur dalam Sistem Informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan guna menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pengguna.

Tujuan Instruksional Khusus :

Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan mampu :
1. Menjelaskan 3 fungsi dasar yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi.
2. Menguraikan dokumen dan prosedur yang digunakan dalam sebuah sistem informasi
akuntansi untuk mengumpulkan dan memproses data transaksi.
3. Mendiskusikan jenis-jenis informasi yang dihasilkan oelh sebuah sistem informasi
akuntansi.
4. Menguraikan tujuan dasar sistem pengawasan intern dan menjelaskan cara mencapai
tujuan tersebut.

BAB 2
ELEMEN DAN PROSEDUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sebuah sistem informasi akuntansi pada dasarnya dapat dilaksanakan secara manual, dengan
menggunakan alat bantu komputer, atau kombinasi antara keduanya. Meskipun demikian,
tugas pokok yang dilaksanakan oleh sebuah sistem informasi akuntansi dapat dirinci sebagai
berikut :
1. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efektif dan
efisien.
2. Menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pembuatan keputusan.
3. Menyelenggarakan prosedur pengendalian intern untuk menjamin daya andal informasi
yang dihasilkan dan untuk menjaga aktiva organisasi.

Aktivitas Bisnis & Informasi yang diperlukan

Untuk merancang dan menerapkan SIA bagi perusahaan adalah memahami aktivitas bisnis
yang akan dilaksanakan oleh sebuah perusahaan, pendekatan ini bermanfaat untuk
mengidentifikasi jenis-jenis informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah
mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan, selanjutnya menentukan jenis data input yang
relevan dan proses yang harus dilaksanakan untuk menghasilkan keluaran berupa informasi
tersebut.
Kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan dagang mencakup 4 siklus transaksi :
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Siklus Sumberdaya Manusia
 Siklus buku besar dan pelaporan
Siklus Keuangan

Pemrosesan Transaksi ( Dokumen dan Prosedur)

Salah satu fungsi dasar sebuah sistem informasi akuntansi adalah melakukan pemrosesan data
tentang transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Pemrosesan transaksi terdiri atas ada
3 tahap yang dilakukan secara berurutan :
Merekam data transaksi pada dokumen
Mencatat transaksi ke dalam jurnal
Memposting data dari jurnal ke dalam rekening-rekening buku besar

Laporan yang dihasilkan

Fungsi kedua sistem informasi akuntansi adalah memberikan informasi yang bermanfaat
untuk pembuatan keputusan oleh manajemen. Dalam sistem manual, informasi ini disajikan
dalam sebuah laporan, yang dikelompokkan ke dalam dua kelompok yaitu laporan keuangan
(financial statements) dan laporan manajemen (managerial reports).
Laporan Keuangan
1. Neraca Saldo : keseimbangan debit dan kredit.
2. Melakukan penyesuaian : neraca saldo setelah disesuaikan.
3. Menyusun laporan laba rugi
4. Menutup buku utk mengosongkan saldo rekening-rekening pendapatan dan biaya, dan
mentransfer laba atau rugi ke rekening modal
5. Menyusun laporan arus kas : Lap.R/L dan Neraca
Laporan Manajerial
1. Anggaran
Anggaran Kas
Anggaran Operasional
2. Laporan Kinerja
Laporan yang menyajikan angka-angka anggaran dan realisasi pendapatan dan biaya, dan
selisish keduanya.

Pengendalian Intern
Fungsi ketiga sistem informasi akuntansi adalah melakukan pengawasan yang memadai
untuk :
1. Menjamin informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya.
2. Menjamin aktivitas bisnis dilaksanakan efisien dan sesuai tujuan manajemen.
3. Melindungi dan menjaga aktiva organisasi

Untuk mencapai tujuan tersebut dapat digunakan Metode-metode :

1. Dokumentasi yang memadai untuk seluruh aktivitas bisnis.
kunci untuk pertanggungjawaban
tanggung jawab yg dibebankan dijalankan secara memadai
meningkatkan akurasi dan efisiensi pemrosesan transaksi
Contoh: pencantuman nomor urut dokumn yg tercetak

2. Pemisahan fungsi atau tugas.

pemecahan tanggung jawab
 bertujuan mencegah seseorang secara penuh melaksanakan sebuah transasksi
berfungsi menjaga aktiva perusahaan

Sistem pengendalian intern juga perlu diperhitungkan dalam proses pencatatan. Sistem
persetujuan dan sistem penandatanganan cek merupakan contoh prosedur pengendalian
yangn mampu mendukung tujuan utama sistem informasi akuntansi. Referensi posting dalam
berbagai jurnal dan buku besar secara kolektif dan penggunaan dokumen sumber bernomor
urut tercetak memberikan jejak audit yang memadai. Penggunaan jurnal khusus juga
mempermudah proses pencatatan. Rekonsiliasi periodik antara jumlah rekening pembantu
dan saldo rekening kontrol dapat meningkatkan akurasi pemrosesan transaksi.
Meskipun demikian, sistem informasi akuntansi yang diselenggarakan secara manual harus
disadari bahwa dalam jangka panjang tidak lagi memadai untuk dipakai. Jika perusahaan
mengalami pertumbuhan dan jumlah transaksi meningkat, maka sistem informasi akuntansi
perusahaan juga harus dikomputerkan. Untuk itu, perusahaan perlu mengumpulkan informasi
guna menghadapi masa transisi dari sistem manual ke sistem berbasis komputer
(komputerisasi).

Sumber : Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, UPP STIM YKPN Yogyakarta, 2010.

Elemen dan Prosedur dalam Sistem

Informasi Akuntansi
Advertisement

1. Peran Penting SIA dalam Organisasi

a. Mengumpulkan dan memproses data tentang kegiatan organisasi bisnis secara efektif dan
efisien.
b. Menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pembuatan keputusan.
c. Menyelenggarakan prosedur pengendalian internal untuk menjamin daya andal informasi
yang dihasilkan dan untuk menjaga aktiva organisasi.

2. Aktivitas Bisnis dan Informasi yang Diperlukan

 Untuk merancang dan menerapkan SIA bagi perusahaan adalah memahami aktivitas
bisnis yang akan dilaksanakan oleh sebuah perusahaan.
Kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan dagang mencakup empat siklus
transaksi, yaitu :
Siklus pendapatan
Siklus pengeluaran
Siklus sumberdaya manusia
Siklus buku besar dan pelaporan
Siklus keuangan

3. Pemrosesan Transaksi

Terdapat tiga tahap yang dilakukan secara berurutan, yaitu :

a. Merekam data transaksi pada dokumen
b. Mencatat transaksi pada jurnal
c. Memposting data dari jurnal ke dalam rekening-rekening buku besar

4. Laporan yang Dihasilkan

a. Laporan Keuangan

Neraca saldo, keseimbangan debet dan kredit.

Melakukan penyesuaian, neraca saldo disesuaikan.
Menyusun laporan laba / rugi
Menutup buku untuk mengosongkan saldo rekening-rekening pendapatan dan biaya, dan
mentransfer laba atau rugi ke rekening modal.
Menyusun laporan arus kas dan neraca.

b. Laporan Manajerial

Anggaran
- Anggaran kas
- Anggaran operasional
Laporan kinerja
Laporan yang menyajikan angka-angka anggaran dan realisasi pendapatan dan biaya, dan
selisih keduanya.

5. Pengendalian Internal

a. Menjamin informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya.

b. Menjamin aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan sesuai tujuan manajemen.
c. Melindungi dan menjaga aktiva organisasi.

6. Metode-metode untuk Mencapai Tujuan

a. Dokumentasi yang memadai untuk seluruh aktivitas bisnis.

Kunci untuk pertanggungjawaban

Tanggungjawab yang dibebankan dijalankan secara memadai
Meningkatkan akurasi dan efisiensi pemrosesan transaksi.

b. Pemisahan fungsi atau tugas

Pemecahan tanggungjawab
Bertujuan mencegah seseorang secara penuh melaksanakan sebuah transaksi.
Berfungsi menjaga aktiva perusahaan.

SISTEM DAN PROSEDUR AKUNTANSI

SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem: suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama
dari perusahaan (W. Gerald Cole).

Prosedur: suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam
satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (W. Gerald Cole).

SIFAT-SIFAT SISTEM :

1. Mempunyai tujuan
2. Mempunyai input proses output

3. Mempunyai lingkungan

4. Mempunyai elemen-elemen yang saling terkait

5. Mempunyai pengendali sistem

6. Mempunyai pengguna

JENIS-JENIS SISTEM :

Sistem tertutup dan terbuka

Sistem buatan manusia dan sistem alam

SISTEM AKUNTANSI

PENDAHULUAN

Pentingnya informasi perusahaan

Pihak pihak yang berkepentingan terhadap informasi perusahaan

Tujuan informasi

Penyusunan sistem : sistem akuntansi

Bentuk-bentuk sistem akuntansi

Definisi Sistem Akuntansi :

Formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk

mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan
umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi
usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan
lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

SIFAT-SIFAT SISTEM
 TUJUAN:

Penyediaan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan. Berupa : laporan keuangan
atau laporan-laporan lainnya

INPUT-PROSES-OUTPUT:

INPUT : Bukti-bukti transaksi

PROSES : mengubah bukti menjadi laporan

OUTPUT: Laporan-laporan (laporan keuangan dan lainnya)

LINGKUNGAN:

Sistem-sistem lainnya yang mendukung sistem akuntansi seperti : Sistem produksi, sistem
pemasaran, keuangan, dll.

ELEMEN-ELEMEN SISTEM AKUNTANSI

Sistem Akuntansi Utama :

Laporan keuangan & lap. Lainnya.

Klasifikasi rekening,riel & nominal

Buku besar (umum & pembantu)

Jurnal

Bukti transaksi

Sistem Penjualan & Penerimaan Kas

Order penjualan, perintah pengiriman & pembuatan faktur (penagihan)

Distribusi penjualan

Piutang

Penerimaan uang dan pengawasan kredit

Sistem Pembelian & Pengluaran Kas

Order pembelian & lap. Pnrm. brg

 Distribusi pembelian dan biaya

Utang (voucher)

Prosedur pengeluaran uang

Sistem Pen.ctt. Waktu & Pe.gajian :

Personalia

Pencatatan waktu

Penggajian

Distribusi gaji dan upah

Sistem Produksi dan Be Produksi :

Order produksi

Pengawasan persediaan

Akuntansi biaya

FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYUSUNSAN SISTEM

AKUNTANSI

PRINSIP CEPAT, tepat waktu, relevan,

PRINSIP AMAN, kenyamanan

(internal control)

PRINSIP AMAN, kenyamanan

(internal control)

Berdasarkan luasnya pekerjaan, penyusunan sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:

1. Penugasan Umum (General Assignment),

meliputi seluruh sub sistem yang ada.

2. Penugasan Khusus (Special Assignmnet),

 meliputi sebagian dari sistem akuntansi persh.

seperti : hanya menyusun subsistem akuntansi saja, atau menyusun sub logistik saja.

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SISTEM AKUNTANSI

1. Analisa Sistem Yang Ada

2. Merencanakan Sistem Akuntansi (systems design)

3. Penerapan Sistem Akuntansi

4. Pengawasan Sistem Baru (follow up)

SISTEM APPROACH

Analisa untuk mengetahui masalah-masalah baru yang timbul dan kemudian mengadakan
perubahan-perubahan dalam sistem akuntansi dapat dilakukan dengan system approach, yaitu :

a. Manajemen merumuskan masalah-masalah yang dihadapi organisasinya secara garis besar,

kemudian.

b. Menggunakan jasa konsultan untuk melaksanakan system study terhadap masalah-masalah itu.

MASALAH-MASALAH DALAM PENELITIAN SISTEM

1. MASALAH PELAKSANA

2. MENCATAT HASIL PENELITIAN

SISTEM AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERN

 SISTEM PENGENDALIAN INTERN SEPERTI PENGERTIAN YANG DIKELUARKAN OLEH AICPA
(American Institute Certified Public Accountant) pada tahun 1949.

Pengertian:

Arti sempit : pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan

mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing).

Arti luas : pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua
alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan.

Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang
dikoordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan
harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi
didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan lebih dahulu. (AICPA)

GUNA SISTEM PENGAWASAN INTERN

1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi

2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi

3. Memajukan efisiensi dalam operasi

4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah
ditetapkan lebih dahulu.

ELEMEN POKOK SISTEM PENGAWASAN INTERN

a. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab-tanggung jawab fungsional secara
tepat.

b. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik, yang berguna unt melakukan
pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta milik utang-utang, pendapatan-pendapatan dan
biaya-biaya.

c. Praktek-praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-fungsi
setiap bagian dalam organisasi.

d. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur Organisasi

- Perbedaan struktur organisasi ; luas, jenis dan banyaknya cabangvh

- Dasar penyusunan struktur organisasi

- Struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional

- Contoh: Gudang bahan baku bagian pembelian bagian penerimaan barang bagian akuntansi

Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan

Guna : untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan
juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Pengklasifikasian data dalam buku
besar (chart of account).,

Praktek-praktek Yang Sehat :

Maksudnya : setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan sehingga diharapkan harta dan utang perusahaan dapat lebih terjamin.

Beberapa contoh praktek yang sehat :

- Formulir bernomor urut tercetak

- Audit mendadak

- Wajib cuti sementara

- Rotasi jabatan

- Pemanfaatan jasa asuransi

- Pencocokan jumlah-jumlah pisik dengan catatan.

Pegawai Yang Cukup Cakap :

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern.
Bagaimana agar didapat tingkat kecakapan pegawai yang cukup ? Mulai dari penerimaan pegawai.

PENGAWASAN-PENGAWASAN TAMBAHAN

Selain keempat elemen pokok diatas, diperlukan pengawasan tambahan yang terdiri dari laporan-
laporan, budget/standar dan suatu staff audit intern.

Laporan

Merupakan alat bagi suatu bagian dalam perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-
tugasnya. Agar laporan itu berfungsi dengan baik, maka ada 5 prinsip dasar sebagai berikut :

1. Pertanggungjawaban

2. Pengecualian

3. Perbandingan
4. Ringkas

5. Komentar

Standar/budget

Merupakan alat untuk mengukur realisasi, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan

yang terjadi.

Staf Audit Intern

Merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya melakukan pemeriksaan
terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan, apakah pelaksanaan kerja itu
sesuai atau menyimpang dari yang sudah ditetapkan.

PENGAWASAN AKUNTANSI DAN ADMINISTRATIF

a. Pengawasan akuntansi

Terdiri dari struktur organisasi dan semua metode, prosedur-rposedur serta catatan-catatan yang
berkaitan dengan pengamanan aktiva dan dapat dipercayanya catatan financial.

Contoh : pemisahan tugas diantara pihak yang mencatat dan membuat laporan dengan pihak
pelaksana, pengawasan fisik atas aktiva dan internal control.

Pengawasan akuntansi (accounting control) disebut juga preventive control.

Tujuan : untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan.

b. Pengawasan administratif

Terdiri struktur organisasi dan semua metode, prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang
berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan pada kebijaksanaan manajemen dan biasanya
hanya mempunyai hubungan tidak langsung dengan catatan finansial.

Contoh : analisis statistik, laporan pelaksanaan (performance reports), program latihan karyawan
dan quality control.

Pengawasan administratif (administrative control) disebut juga feedback control.

Tujuan : untuk memperoleh informasi mengenai hasil operasi, apakah pelaksanaan pekerjaan
menyimpang dari rencananya, ada ketidakefisienan atau tidak.