Komunikasi organisasi

Jenis Komunikasi Organisasi

Untuk menjadi karyawan, manajer, klien, atau konsultan yang efektif, penting untuk
berkomunikasi secara efektif dengan orang lain. Memiliki gagasan, pengetahuan, atau pendapat
tidak ada gunanya kecuali Anda bisa mengkomunikasikan konsep itu kepada orang lain.
Sebagian besar komunikasi dalam organisasi dapat dikelompokkan menjadi empat jenis:
Komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah, komunikasi bisnis, dan informal

Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas adalah komunikasi bawahan atasan atau karyawan kepada para manajer.
Tentu saja, dalam komunikasi ke atas yang ideal, karyawan berbicara langsung dengan
manajemen di lingkungan dengan kebijakan "pintu terbuka". Kenyataannya, kualitas komunikasi
ke atas merupakan faktor penting dalam kepuasan kerja karyawan (Miles, Patrick, & King,).
Kebijakan semacam itu, bagaimanapun, seringkali tidak praktis karena beberapa alasan -
mungkin yang paling penting adalah volume komunikasi potensial jika setiap karyawan
berkomunikasi dengan manajer tertentu. Komunikasi langsung ke atas juga mungkin tidak bisa
dilakukan karena karyawan sering merasa terancam oleh para manajer dan mungkin tidak mau
secara terbuka mengkomunikasikan berita buruk atau keluhan. Untuk meminimalkan jumlah
orang yang berbeda yang berkomunikasi dengan eksekutif puncak, banyak organisasi
menggunakan komunikasi serial. Dengan komunikasi serial, pesan tersebut disampaikan dari
seorang karyawan ke atasannya, yang menyerahkannya kepada atasannya, yang kemudian
mengirimkannya ke atasannya, dan seterusnya sampai pesan sampai di puncak. Meskipun jenis
komunikasi ke atas ini meringankan eksekutif puncak dengan tuntutan yang berlebihan, namun
jenis ini memerlukan beberapa kekurangan serius. Yang pertama adalah konten dan nada pesan
berubah saat berpindah dari orang ke orang. Seperti yang akan dibahas nanti di bab ini, pesan
jarang diterima sesuai dengan cara mereka dikirim - terutama jika pesan tersebut disampaikan
secara lisan dari orang ke orang. Kelemahan kedua dari komunikasi serial adalah kabar buruk
dan keluhan jarang disampaikan, sebagian karena tekanan yang terkait dengan penyampaian
berita buruk (McKee & Ptacek, ). Rosen dan Tesser () telah memberi label keengganan
ini untuk menyampaikan kabar buruk bahwa MUM (meminimalkan pesan yang tidak
menyenangkan) berpengaruh. Efek MUM secara negatif mempengaruhi organisasi dengan
menyimpan informasi penting dari pencapaian tingkat atas. Tapi bagi seorang karyawan, efek
MUM adalah strategi bertahan yang sangat baik - tidak ada yang ingin menjadi pembawa berita
buruk. Bila berita buruk disampaikan kepada atasan, karyawan cenderung menggunakan
kesopanan untuk melembutkan berita (Lee, ). Menariknya, orang tidak memiliki masalah
menyampaikan berita buruk kepada teman sebaya, terutama bila iklim organisasi umumnya
negatif (Heath, ). Kelemahan ketiga komunikasi serial, terutama dengan saluran komunikasi
informal, adalah kurang efektif, semakin jauh dua orang satu sama lain. Artinya, supervisor lebih
cenderung menyampaikan pesan kepada atasan lain jika keduanya berada dalam jarak dekat
yang dekat. Oleh karena itu, tidak mungkin pesan informal yang berasal dari seorang karyawan
di pabrik di Atlanta akan sampai ke karyawan lain di kantor perusahaan di Phoenix. Pentingnya
kedekatan fisik tidak bisa dilebih-lebihkan. Sebenarnya, sumber utama kekuatan sering kali
berasal dari fisik.
Survei Sikap

Survei Sikap biasanya dilakukan setiap tahun oleh konsultan luar yang mengelola kuesioner
yang meminta karyawan untuk menilai pendapat mereka mengenai faktor-faktor seperti
kepuasan dengan gaji, kondisi kerja, dan atasan. Karyawan juga diberi kesempatan untuk
mencantumkan keluhan atau saran yang mereka ingin manajemen baca. Konsultan kemudian
menabulasikan tanggapan dan melaporkan temuan tersebut kepada manajemen. Misalnya,
Office Depot setiap tahun melakukan survei terhadap masing-masing karyawan , . Survei
item survey diberikan secara elektronik dan ditulis dalam delapan bahasa yang paling umum
digunakan oleh karyawan Office Depot. Dalam empat minggu setelah survei selesai, hasilnya
diposkan di situs intranet yang aman dimana para manajer dapat melihat hasil yang sesuai
dengan wilayah mereka. Manajer kemudian menggunakan hasilnya untuk membuat rencana
tindakan mereka untuk tahun yang akan datang (Robb, ). Meskipun survei sikap umum
digunakan, namun survei ini hanya berguna jika sebuah organisasi menganggap hasilnya serius.
Jika sebuah organisasi menemukan bahwa karyawannya tidak bahagia dan tidak melakukan
apa pun untuk mengatasi masalah, hasil survei tidak akan bermanfaat. Selanjutnya, untuk
meningkatkan kepercayaan, sebuah organisasi harus berbagi hasil survei dengan karyawan.

Kelompok Fokus dan Wawancara Keluar

Metode kedua untuk komunikasi ke atas adalah mengadakan kelompok fokus, di mana
konsultan luar bertemu dengan kelompok karyawan saat ini untuk mendapatkan pendapat dan
saran mereka. Informasi ini kemudian diteruskan ke manajemen. Untuk memacu tanggapan
jujur, konsultan tidak diberi tahu nama-nama karyawan dalam kelompok fokus, dan tidak ada
kutipan langsung yang berpotensi mengidentifikasi karyawan tertentu diteruskan. Keluar dari
wawancara dengan karyawan secara sukarela meninggalkan sebuah organisasi juga
menyediakan sumber informasi yang sangat baik. Meskipun wawancara ini dapat dibebankan
secara emosional, sebuah organisasi dapat belajar banyak dengan mendengarkan alasan
"sebenarnya" bahwa seorang karyawan meninggalkan organisasi (Frase-Blunt, ).

Kotak Saran
Metode ketiga untuk memfasilitasi komunikasi ke atas adalah penggunaan nomor atau kotak
saran atau keluhan. Secara teoritis, kedua kotak ini harus sama, namun sebuah kotak yang
meminta saran tidak mungkin mendapat keluhan karena sebuah kotak yang secara khusus
diberi label keluhan dan sebaliknya. Keuntungan terbesar dari kotak ini adalah mereka
mengizinkan karyawan untuk segera mengkomunikasikan perasaan mereka secara anonim.
Kotak saran memberikan suara yang aman untuk bawahan dan pelanggan, dan umpan balik
penting bagi organisasi juga (Phillips, ). Agar kotak ini bermanfaat, manajemen harus
menanggapi saran dan keluhan pada waktu yang tepat. Manajemen dapat melakukan ini dengan
menempatkan saran / keluhan di papan buletin atau intranet organisasi beserta tanggapan
manajemen. Dengan cara ini, karyawan menerima umpan balik tentang gagasan mereka, yang
selanjutnya mendorong karyawan lain untuk menggunakan kotak tersebut untuk diwakili.

Komunikasi Bawah

Komunikasi ke bawah adalah keunggulan atasan atau manajemen terhadap karyawan. Proses
komunikasi ke bawah dalam organisasi telah berubah banyak selama bertahun-tahun (Brandon,
). Awalnya, kommunication ke bawah melibatkan buletin yang dirancang untuk
meningkatkan semangat kerja karyawan dengan membahas kejadian bahagia seperti "tiga B's"
-babies, birthday, dan ballgame scores. Sekarang,komunikasi ke bawah dianggap sebagai
metode utama yang tidak hanya menjaga informasi karyawan namun juga mengkomunikasikan
informasi penting yang dibutuhkan oleh karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Komunikasi semacam itu bisa dilakukan dengan berbagai cara, termasuk papan buletin, manual
kebijakan, buletin, dan intranet.
Papan Buletin
Papan buletin adalah metode lain untuk komunikasi ke bawah. Lain kali Anda mengunjungi
sebuah organisasi, lihat-lihat papan buletin. Anda akan melihat mereka di mana-mana.
Penggunaan utama mereka, bagaimanapun, adalah untuk mengkomunikasikan kesempatan
terkait dengan pekerjaan seperti beasiswa, pertemuan opsional, dan barang untuk dijual.
Informasi penting jarang terlihat karena papan buletin bukanlah tempat yang tepat untuk
memposting perubahan kebijakan atau prosedur. Namun, papan ulangan memiliki keuntungan
dari biaya rendah dan keterpaparan yang luas terhadap karyawan dan pengunjung. Hal ini
terutama berlaku jika papan ditempatkan di daerah dengan lalu lintas tinggi seperti toilet di luar
dan kafetaria atau jam dekat. Papan buletin elektronik, juga disebut jaringan pesan in-house,
memungkinkan tampilan nformasi lebih aktual.

Manual Kebijakan
Manual kebijakan adalah tempat untuk memposting perubahan penting dalam kebijakan
atau prosedur. Panduan ini berisi semua peraturan yang harus dioperasikan oleh karyawan.
Kebanyakan manual ditulis dalam bahasa yang sangat teknis, walaupun harus ditulis
dengan gaya yang kurang teknis untuk mendorong karyawan membacanya, dan juga untuk
memudahkan mereka memahami. Selanjutnya, isi manual ini dianggap sebagai kontrak
yang mengikat oleh pengadilan, sehingga manual harus diperbarui setiap kali terjadi
perubahan kebijakan. Hal ini biasanya dilakukan dengan mengirimkan halaman yang
diperbarui ke karyawan sehingga bisa mengganti bahan yang lebih tua dengan yang baru.
Agar proses ini lebih mudah, banyak organisasi meninju lubang pengikat di halaman untuk
memudahkan penggantinya. Sosnin (c) menyarankan bahwa manual kebijakan harus
berisi enam penyangkalan berikut:

1. Pekerjaan dengan organisasi sesuai keinginan

2. Buku pegangan tidak membuat kontrak tersurat maupun tersirat.
3. Buku pegangan adalah seperangkat pedoman dan tidak boleh dianggap all-inclusive.
4. Materi dalam buku pegangan ini menggantikan materi dalam buku pegangan
sebelumnya.
5. Buku pegangan dapat diubah hanya secara tertulis oleh presiden organisasi, dan dapat
diubah secara sepihak setiap saat.
6. Karyawan tunduk pada ketentuan perubahan, penahanan, dan perubahan dalam buku
pegangan.

Newslatter
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, buletin dirancang untuk meningkatkan semangat
kerja karyawan dengan mendiskusikan kejadian bahagia atau tidak berbahaya seperti skor tiga
B (bayi, ulang tahun, dan bola mata). Newsletters adalah sumber informasi yang baik untuk
merayakan keberhasilan karyawan, memberikan umpan balik mengenai seberapa baik
organisasi melakukannya, memperkenalkan karyawan baru, dan memberikan pengingat tentang
perubahan organisasi. Meskipun banyak organisasi menyediakan buletin dalam format cetak,
trennya adalah mengirimnya secara elektronik melalui email atau intranet (Sosnin, a).
Penggunaan publikasi cyber ini menghemat biaya pencetakan, memungkinkan penyebaran
informasi lebih cepat, dan memberikan fleksibilitas lebih besar untuk membuat perubahan dan
pembaruan.
Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis adalah transmisi informasi terkait bisnis antara karyawan, manajemen, dan
pelanggan. Metode komunikasi bisnis meliputi memo, telepon, email dan voice mail.

Memo
Salah satu metode komunikasi bisnis yang paling umum adalah memorandum atau memo.
Memo memiliki keuntungan untuk memberikan informasi rinci kepada sejumlah besar orang
dalam waktu singkat. Dengan meluasnya penggunaan mesin fotokopi dan printer komputer,
bagaimanapun, karyawan (terutama pekerja kantor) sekarang menerima begitu banyak memo
sehingga mereka sering tidak membacanya. Sebenarnya, eksekutif sebuah perusahaan besar
pernah menyatakan bahwa dia tidak pernah membaca memo saat pertama kali menemuinya.
Jika pesannya benar-benar penting, dia yakin orang tersebut akan membicarakannya nanti.
Meskipun sikap seperti itu mungkin tidak bagus, itu menggarisbawahi penggunaan memo yang
berlebihan dan semakin berkurangnya efektivitas mereka dalam berkomunikasi.

Panggilan Telepon
Metode komunikasi bisnis lainnya adalah panggilan telepon. Dulu, metode ini tepat bila pesan
singkat dan hanya sedikit orang yang perlu menerima komunikasi. Namun dengan munculnya
panggilan konferensi, jumlah orang yang bisa dijangkau dengan metode ini sudah pasti
meningkat. Selanjutnya, panggilan telepon sebelumnya hanya sesuai untuk pesan yang tidak
melibatkan detail. Tapi mesin faksimili atau faksimile sekarang memungkinkan sketsa atau angka
terperinci untuk dikirim ke orang-orang di lokasi yang berbeda dalam hitungan detik, dan ini
kemudian dapat didiskusikan melalui telepon.

Komunikasi Informal
Sebuah tipe menarik dari komunikasi organisasi informal communication. Seringkali, informasi
informal yang ditularkan melalui selentingan, istilah yang dapat ditelusuri kembali ke Perang
Saudara, ketika kabel telegraf longgar digantung menyerupai buah anggur. Komunikasi di garis-
garis ini sering terdistorsi. karena komunikasi tidak resmi karyawan juga dianggap menyimpang,
istilah telah menjadi identik dengan jaringan komunikasi informal (Davis, ). Grapevines yang
umum karena mereka menyediakan karyawan dengan informasi, kekuasaan, dan hiburan
(Kurland & Pelled, ). Tidak s urprisingly, peningkatan penggunaan email telah
meningkatkan pentingnya selentingan (Smith, ).