BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN

4.1 Analisis Sistem

Analisi sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan [18]. Pada analisis sistem ini terdapat pembahasan terhadap
prosedur sistem yang telah berjalan saat ini dan sistem yang akan dibangun. Dengan
demikian akan ditemukan analisa terhadap permasalahan yang terjadi pada prosedur sistem
yang berjalan saat ini terhadapa permasalahan yang terjadi pada prosedur sistem yang
berjalan saat ini serta pembahasan terhadap solusi dari permasalahan tersebut melalui
aplikasi yang dibangun. Pada bab ini, akan membahas beberapa analisa terhadap sistem
aplikasi yang akan diabngun, diantaranya :
1. Physical System
Physical system berupa bagan alir sistem (system flowchart) atau bagan alir
dokumen (document flowchart) yang menggambarkan hubungan input-output yang
terjadi pada sistem. Model ini digambarkan dengan menggunakan diagram alir data atau
data flow diagram (DFD). Diagram alir berguna untuk menggambarkan alur pemakaian
sistem yang telah ada dan analisis berguna untuk menggambarkan alur pemakaian sistem
yang telah ada dan analisis keterkaitan sistem yang akan dibangun terhadap
actor/pemakainya. Bagian ini juga meliputi penjelasan dari kebutuhan sistem aplikasi
yang akan dibangun, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
2. Logical Model
Pada pengembangan sistem aplikasi ini, logical model meliputi analisa terhadap
perancangan terstruktur dan perancangan berorientasi objek yang diterapkan pada sistem
aplikasi meliputi analisis perancangan yang dijabarkan melalui diagram UML(unified
modeling language), perancangan relasi database serta perancangan desain interface.
4.1.1. Analisis Sistem Berjalan (Curret System) dan yang akan dibangun
Pada analisis ini dijabarkan dalam bentuk diagram alir (flowchart diagram).
Diagram tersebut menggambarkan alur prosedur dalam satu bagian yang meliputi sistem

IV-17
 IV-2

saat ini dan sistem yang akan dibangun. Prosedur di dalamnya merupakan urutan aktivitas
yang mungin dilakukan oleh aktor (pemakai yang terlibat) sistem digunakan.

4.1.1.1 Analisis Prosedur pada Sistem yang Berjalan

Gambar 4.1 Flowmap Yang Sedang Berjalan

 IV-3

Keterangan :
Flowmap pada sistem yang sedang berjalan dimulai dari pengguna layanan yaitu ketika
mereka mengalmai permasalahan dalam mengajukan klaim atau ketika mereka membutuhkan
informasi atau suatu layanan. Biasanya mereka akan segera melaporkan keluhan lewat email
yang alamatnya tertera pada website perusahaan. Email keluhan atau aduan tersebut akan
diterima oleh petugas helpdesk dan kemudian akan dicatat. Setelah itu barulah dicari solusi dan
penyelesaian dari permasalahan tersebut. Apabila belum ditemukan solusi dari permasalahan
tersebut makan akan dipending dan dialihkan ke personel helpdesk bagian lain. Setelah
ditemukan penyelesaiannya, solusi akan dikirim melalui ke email pengguna yang mengirimkan
ticket agar segera diselesaikan permasalahan yang dialaminya.

4.1.1.2 Analisis Sistem yang akan Dibangun

Pada sistem yang akan dibangun terdapat kelola antrian yang dapat diatur berdasarkan
waktu diterimanya ticket atau berdasarkn produk yang digunakan oleh pelanggan. Selain itu
dapat pula untuk mengetahui personel helpdesk mana yang telah menghandle suatu ticket
sehingga mempermudah manager dalam mengontrol kinerja tiap personel dalam menu report
yang juga disediakan dalam aplikasi. Analisis sistem yang akn dibangun menggunakan dlowmap
yang menjelaskan bagaimana proses kelola pengaduan masalah oleh pengguna layanan dan
proses penyelesaiannya oleh personel helpdesk.
 IV-4

Gambar 4.2 Flowmap Sistem Yang Akan Dibangun

 IV-5

Keterangan :
Pada analisis flowmap sistem yang akan dibangun diatas ketika pengguna layanan pos
mengalami permasalahan atau akan mengajukan klaim maupun pengaduan. Mereka dapat
melaporkan permasalahan tersebut dan mengajukan sebuah ticket melalui aplikasi berbasis
web dengan memasukkan username berupa nomor layanan yang terdaftar. Tiap ticket yang
diajukan dibedakan berdasarkan kategori setiap masalah atau aduan, misalnya masalah
klaim, informasi layanan pos, ataupun saran. Setelah ticket masuk ke dalam database,
personel helpdesk di bagian yang dituju akan segera menghandle ticket dan memberikan
problem tersebut. Appabila pelanggan sudah merasa puas atas solusi yang diberikan, maka
status ticket menjadi closed atau ticket ditutup. Selain itu, manager helpdesk dapat melihat
laporan dari seluruh ticket meliputi ticket yang masuk, yang belum terselesaikan maupun
yang sudah diselesaikan.

4.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem yang akan dibangun

Analisis kebutuhan sistem yang akan dibangunmencakup kebutuhan fungsional
dan kebutuhan non-fungsional. Kebutuhan fungsional menjelaskan kebutuhan utama
(primer) yang harus terdapat pada sistem aplikasi yang akan dibangun. Kebutuhan ini snagat
mempengaruhi tingkat keberhasilan sistem untuk mengatasi permasalahan pencarian
permasalahan.
Sedangkan kebutuhan non-fungsional mencakup komponen yang dibutuhkan oleh
aplikasi ketika digunakan/beroperasi. Kebutuhan ini meliputi kebutuhan spesifikasi
perangkat lunak dan perangkat keras sebagai pendukung jalannya sistem aplikasi.

4.1.2.1 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements)

1. Pendataan permasalahan layanan kantor pos
a. Pelanggan layanan dapat melakukan penambahan pengaduan masalah yang
terjadi di kantor pos.
b. Ketika pelanggan menambahkan sebuah ticket, personel juga menginputkan
data solusi masalah layanan kantor.
 IV-6

c. Personel helpdesk dapat melakukan perubahan data solusi dan personel

helpdesk apabila mengalami kesulitan mendapatkan solusi akan diselesaikan
oleh manager layanan.
d. Sistem menampilkan ticket melalui notifikasi yang ditampilkan dalam sistem.
e. Sistem dapat menampilkan informasi detail layanan, terutama ticket suatu
layanan dan kategori layanan yang dipilih.

4.1.2.2 Kebutuhan Non-Fungsional (Non-Functional Requirement)

1. Perangakat lunak
Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem aplikasi dan pemrosesan data
dari sistem aplikasi yang dibangun adalah :
a. Microsoft Windows 10 sebagai sistem operasi komputer.
b. Web browser (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, dll) sebagai
media perangakat lunak untuk mengakses aplikasi.
c. XAMPP sebagai media database server MY SQL dan media penyimpanan data.
2. Perangkat Keras
Perangkat keras dibutuhkan sebagai sarana penunjang pembangunan aplikasi berupa
seperangkat persona komputer dan perangkat pendukung lainnya dengan spesifikasi sebagai
berikut :
a. Processor Intel Core i3- 3217U CPU @ 1.8GHz.
b. Memory 2GB DDR3 UMA.
c. Hardisk 500GB 5400 RPM SATA.
d. Monitor dengan resolusi standard.
3. Braiware
Brainware adalah orang (pemakai) yang dibutuhkan sebagai actor atau operator personal
yang akan menjalankan sistem aplikasi yang dibangun. Dalam hal ini operator utama
yang berperan adalah personal helpdesk yang bertugas mengoperasikan sistem aplikasi
yang dibangun, me;iputi proses penambahan data/input data, perubahan data dan
pemeliharaan data.

4.2 Perancangan Sistem

 IV-7

Analisi perancangan sistem menggambarkan analisa pemodelan dari sistem yang akan
dibangun melalui diagram UML. Analisa ini juga membahas spesifikasi sistem yang berjalan dan
relasi database yang digunakan di dalam sistem yang akan dibangun. Selain itu, juga terdapat
perancangan arsitektur dari aplikasi yang akan dibangun, meliputi perancangan desain interface.

4.2.1. Use Case Diagram

Gambar 4.3 Use Case Diagram

 IV-8

Definisi Aktivitas pada Use Case

No
Use Case Deskripsi
.
1. Login Melakukan proses login
2. Pengajuan Masalah Mengajukan ticket atau permasalahan yang
dialami pelanggan dalam layanan hosting
3. Penyelesaian Ticket Mengambil ticket yang telah diajukan dan
memberikan solusi kepada pelanggan yang
mengirimnya
4. Kelola Data Layanan Melakukan kelola data layanan yang ada
pada perusahaan
5. Kelola User Melakukan kelola laporan ticket yang telah
diajukan dan telah diselesaikan
6. Kelola Laporan Melakukan pengelolaan data user

Tabel 4.1 Definisi Use Case

Definisi Aktor pada Use Case

No
Use Case Deskripsi
.
1. User (Pelanggan) Melakukan pengajuan ticket

2. Manager Helpdesk Mengelola data user personel helpdesk serta

mengelola laporan
3. Manager Layanan Mengelola data layanan pos serta mengelola
laporan data layanan pos
4. Personel Helpdesk Menerima pengajuan ticket dan
menyelesaikan ticket
Tabel 4.2 Definisi Aktor
 IV-9

4.2.1.1. Skenario Use Case Login

Identifikasi
Nomor UC-01
Nama Login
Tujuan Masuk login untuk masuk halaman
utama Admin
Deskripsi Login dengan memasukkan
Username dan Password
Aktor Pelanggan, Personel, Manager
Skenario Utama
Kondisi Awal Menampilkan Halaman Login
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor meminta fasilitas login 2. Menampilkan form login
kepada sistem
3. Memasukkan Username dan 4. Melakukan proses validasi jika
Password salah memasukkan Password
makan muncul pesan
Password yang anda
masukkan salah dan jika salah
keduanya muncul pesan
Username dan Password
yang anda masukkan tidak
cocok
5. Jika masih salah, kembali ke
form login
6. Jika benar maka akan
ditampilkan form halaman
utama
Kondisi Akhir Menampilkan form halaman utama
admin
Tabel 4.3 Tabel Skenario Use Case Login
 IV-10

4.2.1.2. Skenario Use Case Pengajuan Ticket

Identifikasi
Nomor UC-02
Nama Pengajuan Ticket
Tujuan Mengirimkan data ticket agar
segera didapatkan solusi
Deskripsi Mengajukan data lengkap ticket
berdasarkan kategori layanan
Aktor Pelanggan (User)
Skenario Utama
Kondisi Awal Tampilan Halaman Menu Utama
Pelanggan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Pilih menu input ticket 2. Tampil form data ticket yang
harus diisi dengan lengkap
oleh user
3. User mengisi data ticket yang 5. Mengecek kelengkapan data
dialami berdasarkan kategori tiap ticket jika belum lengkap
permasalahan muncul alert
6. Menyimpan data ticket dan
4. Jika sudah lengkap, pilih Send
memasukkan ke dalam antrian
Ticket
sesuai prioritas agar segera
diselesaikan oleh personel
helpdesk pada bagian yang
dituju
Kondisi Akhir Data ticket terkirim
Tabel 4.4 Tabel Skenario Use Case Kelola Data Solusi Layanan

4.1.2.3. Skenario Use Case Penyelesaian Ticket

Identifikasi
Nomor UC-03
Nama Penyelesaian Ticket
 IV-11

Tujuan Menyelesaikan ticket yang telah

dikirimkan oleh pelanggan
Deskripsi Memberikan solusi atas problem
yang dialami pelanggan
Aktor Personel Helpdesk
Skenario Utama
Kondisi Awal Menampilkan halaman utama user
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Pilih menu Solve Ticket 2. Tampil data antrian ticket yang
harus diselesaikan
3. User memilih ticket dengan 4. Tampil form penyelesaian
prioritas tertinggi dan sesuai
dengan kategori tiap bagian
5. Mengisi form penyelesaian 7. Mengirimkan kembali ticket
dengan memberikan solusi atas yang sudah terselesaikan dan
ticket yang telah dipilih solusinya kepada pelanggan
6. Jika telah selesai, pilih Kirim
yang mengalami problem
tersebut.
Kondisi Akhir Data ticket terkirim
Tabel 4.5 Tabel Skenario Use Case Melihat Data Solusi

4.1.2.4. Skenario Use Case Kelola Data Layanan

Identifikasi
Nomor UC-04
Nama Kelola Data Layanan
Tujuan Melakukan pengelolaan data dan
kategori layanan pos yang tersedia
Deskripsi Mengelola data sebagi data dan
kategori layanan pos
Aktor Admin
Skenario Utama
Kondisi Awal Menampilkan form utama admin
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1.Input (id layanan, kelompok Menampilkan id layanan,
 IV-12

gangguan, gangguan) kelompok gangguan dan gangguan

Kondisi Akhir Menyimpan data solusi dan
mengalihkan administrator ke
halaman pencarian data solusi.
Tabel 4.6 Skenario Use Case Menambah Data Solusi

4.2.2 Class Diagram

Gambar 4.4 Class Diagram

Keterangan :

1. Form Login dapat diakses oleh keempat aktor yaitu Pelanggan, Personel,
Manager Layanan, Manager Helpdesk dengan memasukkan username dan
password..
 IV-13

2. Proses login kemudian divalidasi sesuai dengan data admin yang sudah
terdaftar dan sesuai dengan hak aksesmasing-masing actor.
3. User pelanggan hanya dapat mengajukan ticket kemudian mengirimkannya ke
sistem dan setelah itu mendapat balasan dari ticket yang diajukannya.
4. User personel dapat melihat data yang telah dikirim pelanggan dalam bentuk
antrian ticket. Ticket yag terletak dalam posisi antrian teratas akan segera
diselesaikan permasalahannya kemudian solusi akan dikirim ke pelanggan
juga melalui sistem.
5. User manager dapat mengelola seluruh data laporan ticket, baik yang
diselesaikan maupun belum terselesaikan.

4.2.3 Sequence Diagram

4.2.3.1 Sequence Diagram Proses Login

Gambar 4.5 Sequence Diagram Proses Login

Keterangan :

1. Pengguna yang log in pada aplikasi adalah pelanggan, personel helpdesk dan
manager yang sudah mendapat wewenang untuk mengakses aplikasi.
 IV-14

2. Ketika outentifikasi login, username dan password akan dicocokkan pada

database yang sudah didefinisikan melalui kelas koneksi sesuai dengan table
yang dipilih pada menu log in.
3. Apabila otentifikasi data cocok, maka login dinyatakan valid. pada proses ini
juga terdapat validasi level login yang nantinya akan membagi akses menu
utama menjadi dua kondisi, yaitu hak akses untuk pelanggan dan personel
helpdesk biasa. Ketika proses login berhasil, maka data akun admin yang
melakukan login akan disimpan pada session login.

3.2.3.2 Sequence Diagram Proses Penyelesaian Ticket

Gambar 4.6 Sequence Diagram Proses Penyelesaian Ticket

Keterangan :

1. Proses penyelesaian ticket oleh actor yang telah diajukan oleh pengguna
layanan.
2. Ketika akses login dan masuk ke sistem, muncul halaman yang berisi antrian
ticket sesuai dengan prioritas tiap pelanggan. Aktor kemudian mengambil
 IV-15

ticket yang berada dalam antrian paling atas da kemudian menyelesaikan

permasalahan tersebut. Setelah selesai, actor memilih save dan akan terkirim
kembali kepada pengguna layanan yang telah mengajukan ticket tersebut.
3. Fitur ini berfungsi untuk membantu personel helpdesk sebagai actor
dalamproses ini menyelesaikan dengan cepat dan tepat serta tepat sasaran
dalam menyelesaikan berbagai permasalahan yang telah diajukan oleh
pelanggan.

3.2.3.3 Sequence Diagram Kelola Laporan

Gambar 4.7 Sequence Diagram Kelola Laporan

Keterangan :

1. Manager Helpdesk sebagai aktor dalam proses ini harus login terlebih dahulu
agara dapat masuk ke sistem. Setelah login berhasil, aktor akan masuk ke
halaman Kelola Laporan dan sistem akan melakukan view report ticket yang
terdiri atas laporan ticket masuk, laporan ticket yang sudah diselesaikan,
maupun laporan kesulurahan ticket.
 IV-16

2. Proses Kelola Laporan ini yaitu memudahkan manager helpdesk dalam

memonitoring kerja tiap personel dalam menyelesaikan tiap permasalahan
yang masuk diselesaikan dalam interval waktu tertentu.

3.2.3.4 Sequence Diagram Pengajuan Ticket

Gambar 4.8 Sequence Diagram Pengajuan Ticket

Keterangan :
1. Proses pengajuan ticket actor login dan memasuki sistem, actor dapat
memilih menu create / add ticket. Berikutnya sistem akan
menampilkan form Ticket yang harus diisi oleh actor dengan lengkap
sebagai data permasalahan atau keluhan yang diajukan. Setelah data
lengkap pilih Send Ticket agar data masuk dalam antrian sistem dan
segera diselesaikan oleh Personel Helpdesk.
2. Pengajuan Ticket ini berfungsi membantu para pengguna layanan agar
lebih mudah menyampaikan permasalahan atau keluhan yang
dialaminya dengan lebih cepat dan tepat.
 IV-17

4.2.4 Collaboration Diagram

Collaboration Diagram digunakan untuk memodelkan interaksi
antar objek di dalam sistem. Berikut adalah collaboration diagram yang
digunakan pada aplikasi :

4.2.4.1 Collaboration Diagram Penyelesaian Ticket

Gambar 4.9 Collaboration Diagram Penyelesaian Ticket

 IV-18

4.2.4.1 Collaboration Diagram Proses Login

Gambar
4.9

Collaboration Diagram Proses Login

4.2.4.2 Collaboration Diagram Kelola Laporan

 IV-19

Gambar 4.10 Collaboration Diagram Kelola Laporan

4.2.4.3 Collaboration Diagram Penyelesaian Ticket

Gambar 4.11 Collaboration Diagram Penyelesaian Ticket

4.2.5 Activity Diagram

Activity Diagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem

yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang
 IV-20

mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

4.2.5.1 Activity Diagram Pengajuan Ticket

Gambar 4.12 Activity Diagram Pengajuan Ticket

Keterangan :
 IV-21

4.2.5.2 Activity Diagram Penyelesaian Ticket

Gambar 4.13 Activity Diagram Penyelesaian Ticket

Keterangan :
 IV-22

4.2.5.3 Activity Diagram Proses Login

Gambar 4.14 Activity Diagram Proses Login

Keterangan :
 IV-23

4.2.5.4 Activity Diagram Kelola Laporan

Gambar 4.15 Activity Diagram Kelola Laporan

Keterangan :