A.

Latar Belakang

1. Terbatasnya ruang penyimpanan DRM

2. Terbatasnya rak penyimpanan DRM

3. Pertambahan DRM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas I

4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan DRM in-aktif .

5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan

6. Pemusnahan DRM

B. Pengertian
1. Penyusutan / Retensi adalah pengurangan jumlah formulir yan terdapat di dalam

DRM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

2. Pemusnahan adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di

dalam DRM yang sudah tidak mengandung nilai guna.

C. Tujuan Retensi :

1. Menjaga kerapihan penyusunan DRM aktif

2. Memudahkan dalam retrieval DRM aktif

3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )

4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

D. Dasar Hukum

1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang

penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)

2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk

Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit

3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal

46-47)

4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006

5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

a. Pasal 8 ayat 1:
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-

kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien

berobat atau dipulangkan

b. Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat

dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

c. Pasal 8 ayat 3 :

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk

jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan

tersebut

d. Pasal 9 ayat 1 :

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib

disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung

dari tgl terakhir pasien berobat

e. Pasal 9 ayat 2 :
 Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam

medis dapat dimusnahkan.

E. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In

Aktif

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di

ruang lain/terpisah dari DRM in aktif

3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir

kunjungan

F. Tata Cara Penilaian

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun

in aktif

2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:

a. Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

b. Nilai guna:
1) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
2) Sekunder: pembuktian, sejarah

3. Lembar rekam medis yang dipilah:

a. Ringkasan masuk dan keluar

b. Resume
c. Lembar operasi
 d. Identifikasi bayi
e. Lembar persetujuan
f. Lembar kematian
1) Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
2) Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak

terbaca disiapkan untuk dimusnahkan

3) Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite

Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat

senior dan tenaga lain yang terkait

G. Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
a. Rawat jalan : 2017 7 tahun = Tahun 2000
b. Rawat Inap : 2017 12 tahun = Tahun 2002
2. Dibuat TIM Retensi /SK tim Retensi
3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi
4. Disiapkan form pertelaan :

No No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN

SK.// 2004

Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX

yang berlokasi di Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan

pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000

berkas ( dengan perincian terlampir ) .