Business Model PT KITA Enterprise Resource Planning

TUGAS BAGIAN FINANCE

Finance Staff/Staff Keuangan bertanggung jawab atas segala aktivitas keuangan, tugas utama dari
jabatan ini yaitu melakukan pengaturan, transaksi, membuat laopran keuangan perusahaan. Jabatan
Finance Staff/Staff Keuangan harus melapor pada jabatan Manager Keuangan. Pada jabatan ini sangat
dibutuhkan kedislipinan, kejujuran, ketelitian serta tanggung jawab yang tinggi karena jika terjadi
kesalahan akan sangat fatal pada perusahaan karena menyangkut keuangan perusahaan.

Fungsi finance

Bertanggung jawab mengotorisasi nota permintaan, dana dan memeriksa dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan pembelian barang dan mengeluarkan dana tunai/patty cash untuk melakukan
oembayaran kepada pemasok sesuai dengan persetujuan.

bertanggungjawab tidak saja untuk membiayai tiga fungsi utama tersebut (operasi, finance dan
marketing) juga membiayai unsur finance itu sendiri yang kita kenal sebagai dana (funds). Ini berarti
fungsi finance secara umum bertanggungjawab terhadap penyediaan dana untuk perusahaan dalam
mencapai profit dan juga untuk memberi manfaat bagi pemilik dana dalam bentuk return.

Dalam upaya membiayai kegiatan perusahaan ini, perusahaan memerlukan sejumlah dana baik yang
bersumber dari dalam (iternal), maupun dari luar (eksternal). Namun perlu disadari bahwa semua
dana-dana yang dikumpulkan tersebut memiliki biayanya sendiri-sendiri. Ini berarti, perusahaan
dalam melakukan kegiatannya, di satu sisi harus mampu mengembalikan dana-dana tersebut, juga
memberi return terhadap biaya dana tersebut. Ini berarti tugas pokok dan fungsi finance lebih luas
(bersifat ganda) jika dibandingkan dengan fungsi operation dan fungsi marketing.

Berikut deskripsi pekerjaan Finance Staff/Staff Keuangan yang lebih terperinci :

Tanggung Jawab Utama

Aktivitas : Mengatur dan Pelaksana

Ruang lingkup : Keuangan perusahaan

Tugas

1. Melakukan pengaturan keuangan perusahaan

2. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan ke dalam program

3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

4. Melakukan pembayaran kepada suplier

5. Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas keuangan perusahaan

6. Melaukan penagihan kepada customer

7. Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan

8. Membuat laporan mengenai aktivitas keuanganperusahaan

9. Menerima dokumen dari vendor internal maupun external

10. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen

11. Entry SAP

12. Melakukan Evaluasi budget

13. Membuat laporan manajemen kepada induk perusahaan

14. Melakukan accrue pendapatan dan beban pada akun-akun tertentu

15. Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapannya

16. Melakukan rekonsiliasi dengan unit lain

PERBEDAAN TUGAS SEORANG AKUNTAN DAN FINANCE

finance: prinsipnya adalah seseorang yang memegang uang, dia punya otorisasi untuk mengeluarkan
dan menerima uang, baik itu uang kas (biasanya dipegang Kasir), maupun uang-uang yang ada di
bank, deposito, dan investasi keuangan lainnya. selain itu, finance juga harus bisa mengatur
kebutuhan uang kas perusahaan.

akuntan/akunting: tugas utamanya: catat, periksa, lapordia mencatat semua transaksi yang
berhubungan dengan keuangan kantor. Setelah dicatat, harus diotorisasi oleh departemen terkait.
misalnya yang menyangkut biaya iklan harus otorisasi bagian marketing, biaya reparasi harus
otorisasi ke bagian umumsetelah selesai diotorisasi, dilakukan periksa ulang apakah semua
transaksi telah dicatat sebagaimana mestinya, di akun-akun yang tepat. Pada akhir
bulan/triwulan/semester/akhir tahun setelah itu dibuat laporan (yang dinamakan Laporan Keuangan)
yang terdiri atas Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Arus Kas, Laporan Perubahan Modal, plus
Catatan Atas Laporan Keuangan (CALK biasanya akhir tahun aja). tugas tambahan akunting biasanya
juga harus menghitung berapa pajak perusahaan.

ilustrasi: jika ada tagihan misalnya , tagihan biaya listrik atau telepon, biasanya masuk ke akunting
terlebih dahulu untuk dicatat, kemudian baru dibayar oleh finance, jadi terdapat kontrol internal yang
menjamin uang perusahaan digunakan untuk hal-hal yang semestinya. (dari berbagai sumber)
 DEPARTMENT ACCOUNTING
A. STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMEN ACCOUNTING
B. JOB DESCRIPTION MANAGER & STAFF ACCOUNTING
1. Accounting Manager
1.1.Identitas Jabatan
IdentitasJabatan
NamaJabatan : Accounting Manager
Departemen : Accounting
Atasanlangsung : DirekturKeuangan
Bawahan langsung : 3 Accounting Staff
1.2.Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, memonitor dan
mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca
Rugi Laba perusahaan
1.3.Tanggung Jawab Utama
No Uraian
1 Merencanakan strategi akunting peru
2 Mengatur dan mengarahkan pencata
3 Mengontrol dan mengevaluasi penca
4 Mengevaluasi dan menganalisa imple
5 Mengarahkan fungsi dan kinerja unit
6 Menjalankan tugas-tugas terkait lainn
H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

1.4.Indikator
Financial : 1. Area Pemasaran
2. Pengeluaran
3. BiayaOperasional
4. Income
5. Revenue
6. Sales Turn Over
7. PenggunaanAset : Set Komputer

Non Financial : 1. AtasanLangsung : DirekturKeuangan

2. AtasanTidakLangsung : DirekturUtama
3. BawahanLangsung : Jr. Accountant Jumlah : 1
Jr. Supervisor AccontantJumlah : 1
4. Bawahan Tidak Langsung : Administrasi Jumlah :

1.5.Dimensi
1. Memutuskan strategi kebijakan akunting dalam implementasi strategi per
bulan sesuai arahan strategis perusahaan
2. Menangani masalah strategis dalam implementasi kebijakan akunting
perusahaan
3. Memutuskan permasalahan tehnis strategis harian
1.6.Spesifikasi Jabatan
1 Usia (Minimum)
2 Pendidikan (Minimum)
3 PengalamanKerja (Minimum)
4 KeahlianKhusus
4a Teknis
4b Produk
4c Manejerial
5 Karakteristik
6 Syarat Khusus Lainnya
: 30 tahun
: S1 Jurusan : Akunatansi
: 5 tahun di bidang yang sama
: NA
: Akuntansi perusahaan
: Product knowledge secara
umum
: Leadership, Team building,
Analitycal thinking, Problem
Solving
: Kreatif dan inovatif,
Berwawasanl uas, Akurat
: NA

2. Accounting Staff
2.1 Identitas Jabatan
IdentitasJabatan
NamaJabatan : Accounting Staff
Departemen : Accounting
Atasan langsung : Accounting Manager
Bawahan langsung : NA
2.2 Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan dan perhitungan serta
medokumentasikannya yang berhubungan dengan kegiatan keuangan perusahaan.
3. Tanggung Jawab Utama
No Uraian
1 Melakukan pengaturan administrasi keua
2 Menyusun dan membuat laporan keuanga
3 Menyusun dan membuat laporan perpajak
4 Menyusun dan membuat anggaran penge
5 Menyusun dan membuat anggaran penda
6 Melakukan pembayaran gaji karyawan
7 Menyusun dan membuat surat-surat yang

H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan

4. Spesifikasi Jabatan
1 Usia(maximum) : 50 tahun
2 Pendidikan (Minimum) : D3/S1 Jurusan : Akutansi
3 PengalamanKerja (Minimum) : 2 tahun di bidang yang sama
4 KeahlianKhusus : NA
4a Teknis : Akuntansi perusahaan
4b Produk : Product knowledge secara
umum
5 Karakteristik : Kreatif dan inovatif,
Berwawasanl uas, Akurat
6 Syarat Khusus Lainnya : NA
C. Fungsi Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi
Membantu Direktur Keuangan & Umum dalam mengkoordinasikan kegiatan
pengelolaan keuangan beserta administrasinya, penyusunan laporan keuangan,
penyusunan anggaran tahunan (RKAP), bahan penyusunan laporan manajemen
dan pembinaan PUKK.
D. Tugas Pokok Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi

1. Mengkoordinasikan pengendalian kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan,

Sistem Informasi Keuangan, dan Kegiatan Pembinaan Usaha Kecil &
Koperasi (PUKK).

2. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan laporan akuntansi

manajemen perusanaan.

3. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan bidang keuangan sesuai

dengan target yang ditentukan.

4. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan

(RKAP).

5. Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai

untuk pengembangan system informasi & keuangan dan bentuk bentuk
pelaporan.

6. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba /

rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya
(bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi
Direksi.

7. Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi,

merger dan privatisasi.

8. Mengevaluasi dan menyampaikan bahan-bahan laporan untuk Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS) kepada Direksi.
9. Melaporkan kinerja manajemen unit operasi terhadap anggaran dan standar
biaya dan memberikan penjelasan disertai rekomendasi perbaikan yang
diperlukan.

10. Melaksanakan perencanaan dan pengendalian anggaran bulanan, triwulan

dan tahunan.

11. Memeriksa pengajuan Rencana Kebutuhan (RK) dan uang kas kecil (petty
cash).

12. Memberikan pertimbangan mengenai kebutuhan dana yang tidak tersedia

alokasi anggarannya dan kebutuhan dana lain di luar anggaran

13. Menghitung harga pokok dan mengusulkan penetapan tarif.

14. Mengevaluasi rencana kebutuhan biaya operasional dan modal kerja serta
recana penerimaan dan pengeluaran Kas/Bank.

15. Mengelola alat-alat pembayaran dan surat-surat berharga.

16. Mengevaluasi penutupan asuransi dan tuntutan ganti rugi.

17. Mengevaluasi perhitungan kewajiban perpajakan sesuai Undang-Undang

Perpajakan.

18. Menyelenggarakan program bantuan dan pembinaan terhadap Usaha kecil

dan Koperasi.

19. Menyelenggarakan data base mitra binaan.

20. Menyelenggarakan kegiatan bina lingkungan.

21. Mengkoordinasikan penyelesaian piutang macet ke Direktorat Jenderal

Piutang Lelang Negara, Komisaris dan Pemegang Saham.

22. Melakukan kompilasi, analisis dan evaluasi piutang usaha dari unit usaha
setiap bulan.
 23. Merumuskan Sasaran Mutu Unit Kerja dan Prosedur Mutu Unit Kerja yang
merupakan penjabaran dari Kebijakan Mutu, dan Sasaran Mutu Perusahaan
yang telah ditetapkan.

24. Menyiapkan laporan kegiatan Divisi secara benar dan tepat waktu.

E.Tanggung Jawab Divisi Keuangan dan Akuntansi

1. Mengelola arus keluar/masuk keuangan perusahaan.

2. Mengontrol dan memastikan semua pekerjaan untuk klien di invoice tepat

waktu dan dibayar sesuai termin.

3. Koordinasi masalah pajak dengan pihak konsultan dan memastikan semua

aktifitas yang terkait dengan pajak dijalankan dengan baik dan tepat waktu.

4. Memantau kegiatan di bagian keuangan, termasuk koordinasi dengan semua

bagian terkait untuk memastikan semua aktifitas yang berhubungan dengan
bagian keuangan berjalan dengan lancar dan benar.

5. Memastikan semua prosedur dan kebijakan perusahaan dijalankan dengan

baik dan konsisten oleh semua staf bagian keuangan dan semua pihak terkait
yang dapat mempengaruhi kinerja bagian keuangan.

6. Identifikasi kelemahan sistem (terutama yang berpotensi merugikan

keuangan perusahaan) dan melakukan perbaikan.

7. Membina staf bagian keuangan supaya dapat bekerja maksimal.

F Batasan Wewenang Divisi Keuangan dan Akuntansi

1. Mengusulkan perubahan / penggeseran anggaran kepada Direktur Keuangan

& Umum.

2. Melakukan perubahan nomor rekening.

 3. Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan.

4. Meneliti dan menandatangani R/K.

5. Mengusulkan mata anggaran kepada Direktur Keuangan & Umum.

6. Menandatangani cek / giro sesuai ketentuan yang berlaku

7. Meneliti / memeriksa dan mengusulkan perubahan kebijakan akuntansi

kepada Direktur Keuangan & Umum.

8. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Perusahaan.

9. Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja.

10. Mengajukan pembayaran seluruh kewajiban perusahaan (perpajakan,

retribusi, dan dividen) serta pertanggungjawaban keuangan perusahaan
kepada pihak yang berwenang.

11. Mengevaluasi dan mengajukan usulan kelayakan investasi kepada Direksi.

12. Sebagai koordinator dalam pengembangan sistem informasi akuntansi &

keuangan.

13. Menyusun dan merevisi Sasaran Mutu dan Prosedur Mutu Unit Kerja.

14. Mengusulkan kepada Direksi pemberian bantuan modal dan program hibah
dalam rangka pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi.

15. Mengusulkan kepada Direksi bantuan bina lingkungan kepada masyarakat di

sekitar wilayah perusahaan (Community Development)

16. Mengusulkan kepada Direksi penghapusan piutang macet.

17. Menandatangani laporan analisis dan evaluasi piutang usaha.

G. Hubungan Kerja / Supervisi Divisi Keuangan dan Akuntansi

 1. Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan bertanggung jawab langsung kepada
Direktur Keuangan & Umum.

2. Kepala Divisi Akuntansi & Keuangan membawahi :

o Kepala Bagian Sistem Informasi Akuntansi

o Kepala Bagian Akuntansi Manajemen

o Kepala Bagian Keuangan

o Kepala Bagian Pembinaan UKK

PT Randhoetatah Cemerlang

Finance and accounting manager