Kementerian Komunikasi dan Informatika

Aplikasi Perkantoran Berbasis Awan

siMAYA V.5.0

Buku Petunjuk Penggunaan

TATA USAHA / STAF

Kementerian Komunikasi dan Informasi

2015

SiMAYA V.5Page 1
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

PETUNJUK PEMAKAIAN
Modul Admin
SiMAYA V.5

PENDAHULUAN

Aplikasi siMAYA adalah aplikasi administrasi perkantoran bebasis Web atau awan.
Dengan aplikasi ini prosen manajemen persuratan yang biasanya dilakukan secara
manual dapat dilakukan secara otomatis, sehingga memudahkan dalam proses
administrasinya, pencarian dan pengarsipan.

Aplikasi siMaya V.5 merupakan pengembangan dari versi-versi sebelumnya, dengan

berbagai tambahan feature yang semakin memudahkan dan memanjakan pengguna
agar lebih ekfektif, efisien dan cepat.

Feature siMAYA :
Surat Masuk
Surat Keluar
Disposisi Masuk
Disposisi Keluar
Disposisi Inisiatif
PNSBook (Linimasa, Status, Profil, Berbagi foto dll)
Asisten
Arsip
Administrasi Kecamatan
Administrasi Kelurahan
Administrasi Kepegawaian
Semoga bermanfaat

Kontak :

Helpdesk.layanan.go.id

SiMAYA V.5Page 2
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

A. Memulai Aplikasi

Untuk memulai aplikasi simaya, jalankan browser dari computer/laptop/tablet

1. Jalankan Browser (Chrome atau Firefox) di perangkat anda ( Laptop,PC,Tablet)

2. Ketik alamat berikut di Browser anda : https://simaya.go.id
3. Tekan Go atau tekan tombol Enter
4. JIka benar, maka akan muncul halaman login seperti berikut :

5. Masukkan username sesuai yang diberikan oleh administrator simaya

6. Masukkan Password sesuai yang diberikan oleh administrator simaya
7. Tekan tombol Login, atau tombol enter
8. Jika semua benar, maka akan muncul halaman dashboard, jika salah anda
diminta untuk memasukkan username dan password kembali

SiMAYA V.5Page 3
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

B. HALAMAN UTAMA

Tampilan Dasboard, Aplikasi simaya v.5

Menu :
1. Dasboard
2. Administrator
a. Instansi
b. Jabatan
c. Stuktur Pengguna
d. Pengguna
e. Nomor Otomatis
f. Setting Server
3. Surat Masuk
a. Surat Masuk
b. Surat Tembusan
c. Disposisi Masuk
d. Disposisi Tembusan
e. Disposisi Inisiatif
4. Surat Keluar
a. Surat Keluar

SiMAYA V.5Page 4
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

b. Konsep Surat
c. Disposisi Keluar
d. Disposisi Inisiatif
e. Buat Surat
5. Agenda Surat
a. Agenda Surat Masuk
b. Agenda Surat Keluar
c. Surat Masuk Manual
d. Surat Keluar Manual
6. E- Arsip
a. Master
b. Registasi Naskah
c. Daftar Arsip
d. Apraisal Arsip
e. Retensi Arsip
f. Sirkulasi Arsip
g. Laporan
7. E- Kinerja
a. Kehadiran
b. Aktifitas
c. Laporan Harian
d. Laporan Bulanan
8. Asisten
a. Kalender
b. Kegiatan
c. Memo
9. Buku Tamu
10. PNSBook
a. Linimasa
11. Laci / Berkas
a. File
b. Image
c. Berkas
d. Musik

SiMAYA V.5Page 5
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

C. SURAT MASUK MANUAL

Surat masuk manual berfungsi untuk memasukan surat fisik yang dikirim oleh
instansi daerah atau pusat ke dalam aplikasi siMAYA, surat masuk manual dapat
di gunakan oleh tata usaha dan staf, untuk memulai surat masuk manual pada
aplikasi siMAYA, langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Pilih Surat Masuk pada menu siMAYA

2. Pilih Surat Masuk Manual

3. Setelah itu masukan data sebagai berikut

SiMAYA V.5Page 6
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

Cara Entri :

a. Tanggal terima, yaitu tanggal pada saat terima surat

b. Tanggal diteruskan, yaitu tanggal diteruskan surat masuk tersebut ke
pimpinan
c. Tanggal surat, yaitu tanggal surat masuk tersebut dibuat
d. Nomor surat, yaitu nomor surat yang tertera pada surat masuk tersebut
e. Nomor Agenda, yaitu nomor agenda surat masuk tata usaha, apabila staf
yang memasukan dan tidak mengetahui nomor agenda maka bisa di
kosongkan nanti di isikan oleh tata usaha.
4. Setelah itu klik Next, maka akan tampil seperti gambar di bawah ini

SiMAYA V.5Page 7
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

Cara entry :

a. Perihal, yaitu masukan perihal surat, contoh : Surat undangan, Laporan

b. Instansi Pengirim, terdiri dari 3 yaitu : Perorangan, Daerah, dan Pusat
c. Nama Instansi, yaitu nama instansi pengirim, contoh : Dinas perikanan,
Kementerian Kominfo
d. Jabatan, yaitu jabatan pengirim surat, contoh : Kepala dinas, Menteri
e. Alamat, yaitu alamat instansi pengirim
5. Setelah itu klik Next maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

Cara Entry :
a. Klasifikasi, yaitu klasifikasi surat tersebut
b. Keamanan, bersifat keterangan untuk kerahasian surat contoh : Biasa,
rahasia terbatas, rahasia, sangat rahasia
c. Kecepatan, bersifat keterangan untuk jenis surat yang penting contoh :
Biasa, Segera, Amat segera
d. Penerima, yaitu yang menerima surat masuk tersebut contoh :
pimpinan, sekretaris
e. Tembusan, yaitu memberikan tembusan surat
6. Setelah itu klik Next maka akan muncul gambar seperti di bawah ini

SiMAYA V.5Page 8
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

Cara Entry :
a. Ringkasan, masukan ringkasan surat yang telah discan
b. Isi Surat, masukan file surat yang telah di scan dengan menekan
tombol seperti gambar dibawah ini

c. Setelah itu pilih file dan insert image

d. maka surat akan masuk seperti gambar di bawah ini

SiMAYA V.5Page 9
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

e. Apabila ada lampiran bisa diklik pada lampiran seperti gambar

dibawah ini

D. AGENDA SURAT MASUK

Agenda surat hanya berlaku untuk petugas Tata Usaha, yang berfungsi untuk
dapat meng agendakan surat masuk, yaitu dengan memilih menu Agenda Surat,
pilih Agenda Surat Masuk

SiMAYA V.5Page 10
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

Untuk mengagendakan surat masuk, Tekan tombola Agendakan,

1. Cek Nomor Surat, biarkan jika sudah benar

2. Cek Nomor Agenda, biarkan jika sudah benar
3. Tekan tombol Agendakan
4. Selesai, maka status di daftar agenda surat masuk Sudah Diagendakan

E. Surat Keluar
Surat keluar bisa dibuat oleh tata usaha atau staf berikut langkah-langkah untuk
membuatnya :
1. Klik menu surat keluar lalu pilih surat keluar maka akan tampil seperti
gambar dibawah ini

2. Ada 2 pilihan untuk membuat surat keluar yaitu

SiMAYA V.5Page 11
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

a. Buat surat, digunakan untuk mengirim surat keluar ke instansi yang

sudah menggunakan aplikasi simaya,
b. Surat Manual, digunakan untuk membuat surat ke instansi yang belum
menggunakan aplikasi simaya
3. Pilih buat surat untuk mengirimkan surat ke instansi yang sudah
menggunakan aplikasi simaya :

a. Lalu pilih penandatangan surat, contoh untuk penandatangan surat :

Bupati, Sekda, Kepala Dinas
b. Tanggal surat, di sesuaikan dengan tanggal pembuatan surat
c. Nomor surat, untuk nomor surat apabila tidak mengetahui bisa di
kosongkan nanti tata usaha yang akan mengisikan
d. Nomor agenda, untuk nomor agenda apabila tidak mengetahui bisa di
kosongkan nanti tata usaha yang akan mengisikan
4. Setelah itu klik next maka akan tampil seperti gambar dibawah ini

SiMAYA V.5Page 12
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

a. Perihal, masukan perihal surat, contoh : surat undangan, laporan, dll

b. Instansi tujuan, di bagi menjadi 4 yaitu : perorangan, pusat, daerah, luar
negeri
c. Tujuan surat, pilihlah tujuan surat dengan mengetikan nama atau tujuan
instansi secara spesifik, karena form aplikasi akan menampilkan seluruh
instansi se-Indonesia yang sudah menggunakan aplikasi simaya
d. Tembusan, memberikan tembusan surat dan dapat di kosongkan
e. Pemeriksa surat, berfungsi sebagai pemeriksa surat secara berjenjang
sesuai dengan tingkat esselon mulai dari staf, esselon IV, esselon III,
esselon II, esselon I.
f. Tambah pemeriksa, apabila nama pemeriksa tidak keluar di list
pemeriksa surat bisa di tambahkan secara manual
g. TU Pengirim, tata usaha yang mengirim surat, contoh : apabila
menggunakan penomoran pada dinas maka TU dinas terkait
5. Setelah itu klik next maka akan muncul gambar dibawah ini

SiMAYA V.5Page 13
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

a. Klasifikasi, pilih sesuai klasifikasi surat tersebut apabila tidak ada bisa di
pilih umum
b. Keamanan, bersifat keterangan untuk kerahasian surat contoh : Biasa,
rahasia terbatas, rahasia, sangat rahasia
c. Kecepatan, bersifat keterangan untuk jenis surat yang penting contoh :
Biasa, Segera, Amat segera
d. Ringkasan surat, isi ringkasan dari surat keluar tersebut
e. Isi Surat, bisa di ketikan di text editor atau di lampirkan dalam file di
lampiran
f. Setelah selesai semua klik finish

6. Surat yang telah selesai di buat tidak langsung terkirim, akan tetapi akan
masuk di konsep surat dan akan melalui proses berjenjang dimana sesuai
dengan pemeriksa yang di pilih, untuk melihat surat keluar sudah sampai
mana bisa di cek di konsep surat
a. Pilih surat keluar lalu klik konsep surat

SiMAYA V.5Page 14
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

b. Maka akan tampil seperti gambar diatas, dimana logo surat menandakan
posisi surat saat ini berada.
c. Apabila surat telah di periksa dan di paraf semua oleh pimpinan maka
surat akan kembali lagi ke tata usaha untuk di beri nomor lalu di kirim oleh
tata usaha tersebut
7. Apabila pada tata usaha ada surat yang perlu dikirim maka akan ada
notifikasi seperti gambar di bawah ini

8. Klik notifikasi tersebut maka akan tampil seperti gambar dibawah ini

9. Setelah itu pilih periksa surat lalu cek surat tersebut apabila sudah lengkap
dan sesuai maka klik kirim maka akan muncul seperti gambar dibawah ini

SiMAYA V.5Page 15
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

10. Pastikan nomor surat dan nomor agenda sudah di isi setelah itu pilih kirimkan
surat, maka surat akan terkirim ke instansi tujuan.

F. SURAT KELUAR MANUAL

i. Surat Keluar Manual adalah surat fisik yang sudah melalui proses
pemeriksaan dan tanda tangan pimpinan dan akan dimasukkan kedalam
aplikasi siMAYA sebagai dokumentasi atau arsip.
ii. Untuk meng input surat manual langkahnya adalah sebagai berikut
1. Pilih menu surat keluar, Surat Keluar
2. Pilih Tombol + Surat Manual

3. Setelah muncul formulir buat surat,

SiMAYA V.5Page 16
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

4. Pilih Atas Nama Surat ( Penanda Tangan Surat) di kanan atas layar
5. Pilih tanggal surat
6. Isi nomor surat (otomatis/di isi TU)
7. Isi nomor agenda (otomatis/diisi TU)
8. Klik Next

9. Isi perihal surat

10. Isi jenis Instansi Tujuan (Perorangan,Daerah atau Pusat)
11. Isi Nama Tujuan
SiMAYA V.5Page 17
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

12. Isi Jabatan Tujuan

13. Isi Instansi Tujuan
14. Pilih Tembusan jika ada
15. Pilih Tata Unit yang memberi nomor surat
16. Klik Next

17. Pilih Klasifikasi Surat

18. Pilih Keamanan Surat
19. Pilih Kecepatan Penyampaian Surat
20. Isi Ringkasan Surat
21. Ketik isi surat atau insert image pindaia surat
22. Pilih lampiran jika ada
23. Klik Finish
24. Jika pengisian benar, maka surat akan muncul di daftar surat keluar
TU dan Atas Nama, jika salah maka silakan perbaiki kembali.

SiMAYA V.5Page 18
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

SiMAYA V.5Page 19
 Kementerian Komunikasi dan Informatika

SiMAYA V.5Page 20