MENGELOLA PROYEK

PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara proyek-proyek sistem
informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu banyak
lebih banyak waktu dan uang untuk melaksanakan daripada yang diantisipasi
atau sistem selesai tidak bekerja dengan benar.

PROYEK RUNAWAY DAN SISTEM KEGAGALAN

The Konsultasi Standish Group, yang memonitor proyek TI tingkat
keberhasilan, ditemukan bahwa hanya 29 persen dari seluruh investasi
teknologi diselesaikan pada waktu, pada anggaran, dan dengan semua fitur
dan fungsi semula ditentukan (Levinson, 2006). Sebuah 2007 Tata
Consultancy Services studi efektivitas IT dilaporkan mirip Temuan (Blair,
2010).
Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa yang tepat manajemen
kemungkinan besar akan menderita konsekuensi ini:
Biaya yang jauh melebihi anggaran
Waktu selip Unexpected
kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan
Sistem yang dihasilkan oleh proyek informasi gagal sering tidak
digunakan dalam cara mereka dimaksudkan, atau mereka tidak digunakan
sama sekali. Pengguna sering harus mengembangkan sistem manual paralel
untuk membuat sistem ini bekerja. Desain yang sebenarnya dari sistem
mungkin gagal untuk menangkap bisnis yang penting persyaratan atau
meningkatkan kinerja organisasi.

TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai
tertentu tujuan bisnis. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan
sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau
penggantian teknologi informasi perusahaan (TI) infrastruktur. Manajemen
proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan
teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang
ditentukan kendala.
Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai
resiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan,memperoleh sumber daya manusia
dan material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan
pelaksanaan proyek, melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasil. Sebagai
di daerah lain bisnis, manajemen proyek untuk sistem informasi harus
berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas,
dan risiko.

PROYEK PEMILIHAN
Perusahaan biasanya disajikan dengan banyak proyek yang berbeda untuk
memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada ide jauh lebih untuk
sistem proyek dari ada sumber daya. Perusahaan akan perlu memilih dari
grup ini proyek yang menjanjikan manfaat terbesar untuk bisnis.

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK INFORMASI SISTEM PROYEK

Gambar menunjukkan unsur-unsur

struktur manajemen informasi proyek sistem di sebuah perusahaan besar. Ini
membantu memastikan bahwa yang paling penting proyek diberikan prioritas.
Di puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan
dan Informasi komite sistem kemudi. Perencanaan strategis perusahaan
kelompok bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis
perusahaan, yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru.

MENGHUBUNGKAN SISTEM PROYEK UNTUK RENCANA BISNIS

Dalam rangka untuk mengidentifikasi sistem informasi proyek-proyek
yang akan memberikan yang paling nilai bisnis, organisasi perlu
mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis
mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang dimasukkan
ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencananya berfungsi sebagai peta jalan
yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan dari rencana), dasar
pemikiran, sistem saat ini / situasi, perkembangan baru untuk
mempertimbangkan, manajemen strategi, rencana pelaksanaan, dan
anggaran.
FAKTOR KEBERHASILAN KRITIS
Untuk mengembangkan sistem informasi rencana yang efektif,
organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua panjang dan
kebutuhan informasi jangka pendek. Analisis strategis, atau faktor penentu
keberhasilan, pendekatan berpendapat bahwa kebutuhan informasi organisasi
ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF) dari
manajer. Jika tujuan tersebut dapat dicapai, Keberhasilan perusahaan atau
organisasi terjamin (Rockart, 1979; Rockart dan Treacy, 1982). CSF dibentuk
oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas.

ANALISIS PORTOFOLIO

Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan dari

pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk
mengevaluasi sistem alternatif proyek. Analisis portofolio persediaan semua
informasi organisasi proyek dan aset sistem, termasuk infrastruktur, kontrak
outsourcing, dan lisensi. Ini portofolio investasi sistem informasi dapat
digambarkan memiliki profil risiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan
(lihat Gambar 14-4) mirip dengan portofolio keuangan. Setiap proyek sistem
informasi membawa menetapkan sendiri risiko dan manfaat.
Oleh menggunakan analisis portofolio, manajemen dapat menentukan
campuran yang optimal dari investasi risiko dan imbalan untuk perusahaan
mereka, menyeimbangkan proyek high-hadiah berisiko dengan yang lebih
rendah-hadiah yang lebih aman. Perusahaan di mana analisis portofolio
sejalan dengan bisnis strategi telah ditemukan untuk memiliki kembali unggul
pada aset TI mereka, keselarasan yang lebih baik dari investasi TI dengan
tujuan bisnis, dan lebih baik organisasi-lebarkoordinasi investasi TI (Jeffrey
dan Leliveld, 2004).
MODEL SKOR

Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek mana banyak kriteria
harus dipertimbangkan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan
kemudian menghitung jumlah tertimbang. Menggunakan Tabel di atas,
perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber
daya perusahaan (ERP) sistem.

MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

Bahkan jika proyek sistem mendukung tujuan strategis perusahaan dan
memenuhi pengguna kebutuhan informasi, perlu menjadi investasi yang baik
bagi perusahaan. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada dasarnya
berkisar pada masalah pengembalian modal yang diinvestasikan.

BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI

Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tak
berwujud, seperti layanan pelanggan lebih efisien atau ditingkatkan
pengambilan keputusan, tidak dapat segera dihitung tetapi dapat
menyebabkan kuantitatif keuntungan dalam jangka panjang. Sistem transaksi
dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang
selalu menghasilkan lebih terukur, manfaat nyata dari sistem informasi
manajemen, sistem pendukung keputusan, dan komputer didukung sistem
kerja kolaborati.

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Model penganggaran modal adalah salah satu beberapa teknik yang
digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam modal jangka panjang
proyek-proyek investasi.
Metode penganggaran modal bergantung pada langkah-langkah arus kas
masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas.
Biaya investasi untuk informasi proyek sistem adalah arus keluar uang tunai
langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk hardware, software, dan
tenaga kerja.
PILIHAN MODEL NYATA HARGA
Model nyata pilihan harga (ROPMs) menggunakan konsep pilihan
valuasi dipinjam dari industri keuangan. Sebuah pilihan pada dasarnya adalah
benar, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak beberapa waktu ke depan.
Sebuah call option yang khas, untuk Misalnya, adalah pilihan keuangan di
mana seseorang membeli hak (namun tidak kewajiban) untuk membeli aset
yang mendasari (biasanya saham) pada harga tetap (strike price) pada atau
sebelum contoh date.

KETERBATASAN MODEL KEUANGAN

Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari informasi
Sistem cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem
informasi yang dapat mempengaruhi biaya yang sebenarnya dan manfaat dari
investasi. Keputusan investasi banyak perusahaan sistem informasi tidak
memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi diciptakan oleh
baru sistem, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang belajar
pengguna kurva untuk sistem baru terhadap produktivitas, atau manajer perlu
waktu menghabiskan mengawasi perubahan sistem yang berhubungan baru.
Manfaat, seperti lebih tepat waktu keputusan dari sistem baru atau
ditingkatkan pembelajaran karyawan dan keahlian, juga dapat diabaikan
dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).

MENGELOLA PROYEK RISIKO

DIMENSI RISIKO PROYEK
Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat
kompleksitas, dan organisasi dan komponen teknis. Beberapa proyek
pengembangan sistem lebih mungkin untuk membuat masalah yang kita telah
dijelaskan sebelumnya atau menderita keterlambatan karena mereka
membawa tingkat yang lebih tinggi dari risiko daripada yang lain. Tingkat
proyek Risiko ini dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat
teknis keahlian staf sistem informasi dan tim proyek.

MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Pengenalan atau perubahan dari suatu sistem informasi memiliki kuat perilaku
dan organisasi dampak. Perubahan dalam cara bahwa informasi adalah
didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya
organisasi sering menyebabkan untuk distribusi baru otoritas dan kekuasaan.
Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan baru
sistem informasi secara efektif, Anda harus memeriksa proses implementasi.
Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja menuju
adopsi, manajemen, dan rutinisasi dari suatu inovasi, seperti sistem informasi
baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah mengubah agen.

Peran Pengguna Akhir

Implementasi sistem umumnya manfaat dari tingginya tingkat
keterlibatan pengguna dan dukungan manajemen. Partisipasi pengguna
dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil positif.
Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki latar belakang
yang berbeda, kepentingan, dan prioritas. Hal ini disebut sebagai komunikasi
user-desainer kesenjangan. Perbedaan ini menyebabkan divergen loyalitas
organisasi, pendekatan untuk pemecahan masalah, dan kosa kata.

Dukungan manajemen dan Komitmen

Jika proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen
manajemen di berbagai tingkatan, itu lebih mungkin dirasakan positif oleh
kedua pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan
percaya bahwa mereka partisipasi dalam proses pembangunan akan
menerima tingkat tinggi perhatian dan prioritas.

Reengineering, Aplikasi Enterprise, dan Merger dan Akuisisi

Mengingat tantangan inovasi dan implementasi, tidak mengherankan
untuk menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi
enterprise dan proses bisnis rekayasa ulang (BPR) proyek, yang biasanya
membutuhkan luas organisasi mengubah dan yang mungkin memerlukan
menggantikan teknologi lama dan sistem warisan yang berakar dalam banyak
proses bisnis yang saling terkait.
Banyak aplikasi enterprise dan rekayasa ulang proyek telah dirusak oleh
implementasi dan manajemen perubahan praktik buruk yang gagal untuk
mengatasi masalah karyawan tentang perubahan.

PENGENDALIAN FAKTOR RISIKO

Berbagai manajemen proyek, persyaratan pengumpulan, dan
metodologi perencanaan telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari
masalah pelaksanaan. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa
pengguna bermain sesuai peran selama periode pelaksanaan dan untuk
mengelola Proses perubahan organisasi. Tidak semua aspek dari proses
pelaksanaan dapat dengan mudah dikendalikan atau direncanakan. Namun,
mengantisipasi pelaksanaan potensial masalah dan menerapkan strategi
perbaikan yang sesuai dapat meningkatkan peluang untuk sukses sistem.

Mengelola Kompleksitas Teknis

Proyek dengan teknologi menantang dan kompleks bagi pengguna
untuk menguasai manfaat dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek
tersebut tergantung pada bagaimana juga kompleksitas teknis mereka dapat
dikelola,

Perencanaan formal dan Pengendalian Peralatan

Proyek besar manfaat dari penggunaan yang tepat alat perencanaan
formal dan alat kontrol formal untuk mendokumentasikan dan memantau
rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk
mendokumentasikan rencana proyek yang grafik Gantt dan grafik PERT.
PERT adalah singkatan dari Evaluasi Program dan Ulasan Teknik, metodologi
dikembangkan oleh Angkatan Laut AS selama tahun 1950 untuk mengelola
kapal selam Polaris program rudal.

Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Pengguna

Perlawanan
Proyek dengan struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan
terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahap.
Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan
yang mungkin desain dan tetap berkomitmen untuk desain tunggal. Alat
integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan
pelaksanaan tim untuk pengguna di semua tingkatan organisasi.

MERANCANG UNTUK ORGANISASI

Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi,
proyek sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana
organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang, termasuk pemasangan
intranet, extranet, dan aplikasi Web. Selain prosedural perubahan,
transformasi dalam fungsi pekerjaan, struktur organisasi, kekuatan hubungan,
dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati.

Desain sociotechnical
Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi
adalah untuk menggabungkan praktek desain sociotechnical ke proyek-
proyek sistem informasi. Desainer mengatur set sebagainya terpisah dari
solusi desain teknis dan sosial. Desain sosial rencana mengeksplorasi
struktur yang berbeda workgroup, alokasi tugas, dan desain pekerjaan
individu.

PROYEK ALAT SOFTWARE MANAJEMEN

Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek
manajemen proyek memudahkan proses manajemen proyek. Perangkat lunak
manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk mendefinisikan dan
memesan tugas, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas, membangun
awal dan akhir tanggal untuk tugas, pelacakan kemajuan, dan memfasilitasi
modifikasi tugas dan sumber daya.
Berkat popularitas media sosial seperti Facebook dan Twitter,
perangkat lunak manajemen proyek juga cenderung menjadi lebih fleksibel,
kolaboratif, dan user-friendly.Sedangkan perangkat lunak manajemen proyek
membantu organisasi melacak individu proyek, sumber daya yang
dialokasikan kepada mereka, dan biaya mereka, portofolio proyek perangkat
lunak manajemen membantu organisasi mengelola portofolio proyek dan
ketergantungan di antara mereka.