No. Kode Terbitan :1 PROSEDUR No. Revisi : 0 Tgl. Mulai : Puskesmas Berlaku Bener
Tujuan Memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan pencegahan atas
ketidaksesuaian yang dijumpai dan untuk memastikan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dapat dideteksi dan dihindari agar hal tersebut tidak terjadi lagi di masa mendatang. Ruang lingkup Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh jenis ketidaksesuaian pelaksanaan tugas dengan sistem manajemen mutu di lingkungan Puskesmas Bener Definisi Tindakan preventif adalah tindakan pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan atau ketidaksesuaian dalam penerapan system manajemen mutu Prosedur a. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab mengkoordinasi dan mengendalikan tindakan pencegahan. Tindakan pencegahan dapat diusulkan oleh seluruh unit kerja Puskesmas Bener yang kemudian disampaikan kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau dan diproses lebih lanjut. b. Tindakan pencegahan dimintakan dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Pencegahan. c. Setiap Permintaan Tindakan Pencegahan harus diketahui oleh Wakil Manajemen Mutu untuk diberi nomor dan dicatat dalam Daftar Permintaan Tindakan Pencegahan. d. Tindakan Pencegahan mungkin merupakan hasil dari, tetapi tidak terbatas pada : 1) Hasil Rapat Tinjauan Manajemen. 2) Ketidaksesuian proses atau produk/jasa. 3) Audit sistem mutu yang dilakukan oleh auditor internal atau dari pihak kedua atau ketiga. 4) Keluhan Pelanggan. 5) Akumulasi ketidaksesuaian dengan karakterisik yang sama. e. Personel atau kepala unit kerja yang bertanggung jawab terhadap permasalahan tersebut harus memperhatikan besar kecilnya masalah serta dampak atau resiko yang dihadapi sekiranya tidak dilakukan tindakan pencegahan. Hasil penyelidikan mungkin memerlukan diskusi lebih lanjut dengan Wakil Manajemen atau pejabat yang terkait. f. Jika ketidaksesuaian yang terjadi ada hubungannya dengan rekanan atau subkontraktor, tindakan pencegahan yang dilakukan harus mengacu kepada prosedur tentang seleksi dan evaluasi rekanan/mitra kerja yang terkait. g. Jika diperlukan tindakan pencegahan, Wakil Manajemen Mutu atau personel yang bertanggung jawab dalam mendeteksi dan menghindari penyebab potensial atas ketidaksesuaian yang terjadi harus mempertimbangkan informasi berikut: 1) Laporan ketidaksesuaian. 2) Catatan Mutu. 3) Keluhan Pelanggan. 4) Hasil Audit. 5) Proses operasi yang mempengaruhi mutu. h. Wakil Manajemen Mutu atau personel yang terkait, termasuk kepala unit kerja, harus meninjau ulang tindakan yang dijalankan. Jika tindakan tersebut tidak menyelesaikan masalah, personil terkait harus membuat usulan tindak lanjut dan tanggal penyelesaian yang baru. Jika tindakan yang dijalankan dinilai efektif, permintaan tindakan pencegahan tersebut dapat ditutup. i. Permintaan Tindakan pencegahan yang belum ditutup harus disimpan dalam file pending, sedangkan bagi permintaan yang sudah ditutup, tempat dan lama penyimpanan sesuai dengan yang tercantum dalam Daftar Induk Catatan Mutu. Semua hasil tindakan pencegahan baik yang sudah ditutup maupun yang belum, statusnya dicatat ke dalam Daftar Permintaan Tindakan Pencegahan pada kolom status. j. Wakil Manajemen Mutu harus memastikan bahwa informasi yang relevan atas tindakan pencegahan yang dijalankan harus dibawa dalam Rapat Tinjauan Manajemen. k. Tata cara penomoran Permintaan Tindakan Pencegahan : a. Catat temuan di dalam Formulir Permintaan Tindakan Pencegahan (PTP) b. Cantumkan nomor PTP di kolom nomor. Nomor PTP disesuaikan dengan aktivitas hasil temuan dengan format : xxx/bbbb/nn/tt xxx : Jenis aktivitas dari hasil temuan AMI01 = Audit Mutu Internal yang pertama pada tahun tt, PL = Pengamatan Lepas, COM = Complaint, LL = Lain-lain, temuan yang diindentifikasi selain di atas bbbb : Kode Unit Kerja/UPT dimana temuan tersebut berasal. nn : Nomor urut PTP pada Unit Kerja/UPT pada tahun yang sama Nomor kembali menjadi 1 pada setiap AMI atau setiap kegiatan. tt : tahun terjadinya temuan yang akan ditindaklanjuti Contoh nomer PTP : AMI01/KIA/02/2009 Artinya : Permintaan Tindakan Pencegahan atas temuan saat aktivitas Audit Mutu Internal Pertama tahun 2009 yang terjadi pada Poli KIA pada urutan kedua dari daftar PTP Poli KIA. l. Dalam hal sampai batas waktu yang ditentukan belum ada penyelesaian atas tindak lanjut, dibuatkan PTP baru disertai analisis penyebab atau kendala penyelesaiannya Referensi a. Manual Mutu b. Prosedur Audit Mutu Internal c. Prosedur Tinjauan Manajemen Dokumen Terkait Distribusi Karyawan/karyawati Puskesmas Rekaman historis perubahan No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai diberlakukan