BAB 1 : PENGURUSAN

PERSEDIAAN AWAL MELALUI Q&A

Pengajian perniagaan penggal 2 bab1

1 Senaraikan empat fungsi pengurusan dan jelaskan kepentingan pengurusan

bagi sesebuah organisasi perniagaan

FUNGSI PENGURUSAN
1. Perancangan
2. Pengorganisasian
3. Kepimpinan
4. Pengawalan

KEPENTINGAN PENGURUSAN:

1. Memastikan matlamat organisasi tercapai

2. Memastikan kelancaran perjalanan keseluruhan sesebuah
organisasi
3. Memastikan segala sumber iaitu semua faktor pengeluaran di
dalam organisasi digunakan secara berkesan
4. Memastikan semua sumber [faktor pengeluaran] di dalam
organisasi dapat diselaras dan diagihkan dengan baik dan teratur.
5. Memastikan tiada pembaziran sumber [faktor pengeluaran]
dalam organisasi.

2 Jelaskan peranan pengurus sebagai komunikator.

1. Pemantau : memantau , memerhati maklumat berkaitan

organisasi dan persekitaran luar organisasi. Dapatkan maklumbalas
berkaitan keputusan organisasi.
2. Penyampai : Menyebarkan maklumat dari dalam dan luar
organisasi kepada pihak dalaman dan pihak berkepentingan
 tentang rancangan organisasi, sasaran pekerja dan arahan yang
tepat dan jelas melalui memo, ucapan, bulletin dll.
3. Jurucakap : Menyampaiakan maklumat kepada pihak diluar
organisasi atau pihak berkepentingan. Maklumat berkaitan
rancangan organisasi, polsi, tindakan dan keputusan yang diambil
melalui rundingan, mesyuarat, laporan tahunan dll.

3 Huraikan tindakan pengurus sebagai seorang usahawan seperti yang

disarankan oleh Mintzberg.

1. Sentiasa berusaha untuk meningkatkan perniagaan melalui

idea-idea baru secara kreatif dan inovatif.
2. Sentiasa peka terhadap persekitaran dalaman dan luaran
yang memberikan peluang dan ancaman dan bagaimana
mengatasinya.
3. Sentiasa memperbaiki prestasi unit/organisasi dalam
semua aspekk terutama dalam mengembeleng factor pengeluaran
dalam organisasi untuk melaksanakan aktiviti dengan cekap dan
berkesan.

4 Senaraikan empat prinsip yang disarankan oleh Federick W.Taylor untuk

meningkatkan kecekapan pekerja yang boleh meningkatkan produktiviti.

Empat prinsip untuk meningkatkan kecekapan pekerja seterusnya

meningkatkan produktiviti:

i. Kaedah terbaik dikenalpasti untuk setiap tugas

ii. Memilih dan melatih pekerja yang sesuai
iii. Kerjasama pekerja dan pengurus
iv. Pembahagian tugas yang adil antara pekerja dan pengurus

5 Jelaskan sikap pekerja berdasarkan Teori X yang perlu diberi perhatian oleh
pengurus di dalam organisasi seperti yang dinyatakan oleh Douglas
McGregor.

1. Tidak suka bekerja

2. Tiada motivasi dan kurang bercita-cita

3. Mengamalkan sikap tidak mengambil tahu perihal organisasi dan

mementingkan diri sendiri.

4. Sentiasa mengelka daripada memikul tanggungjawab

5. Perlu dikawal, diancam dan disuruh kerja

6 Jelaskan kepentingan kemahiran konseptual kepada seorang pengurus
pertengahan.

Menyelesaikan masalah jangka panjang untuk peringkat jabatan

Memahami persekitaran dan perubahan persekitaran untuk

peringkat jabatan / berfikiran secara abstrak

Membuat perancangan strategik/jangka panjang untuk peringkat

jabatan

Melihat peluang masa depan dan menjangka ancaman di peringkat

jabatan

Berkebolehan menganalisis persekitaran peringkat jabatan (faktor

dalaman dan luaran)

Menterjemah visi dan misi organisasi kepada pengurus bawahan

7 Huraikan kepentingan kemahiran pengursan bagi setiap pengurus dalam

sesebuah organisasi.

Kepentingan Kemahiran Pengurusan

1. Membolehkan pengurus mengurus dengan

berkesan
2. Membolehkan pengurus menyelaras kerja di
dalam organisasi secara lebih baik dan berkesan
3. Membolehkan pengurus membuat keputusan
yang tepat bagi sesuatu situasi yang penting.
4. Membolehkan pengurus mengurus masa secara
cekap dan berkesan.
5. Membolehkan pengurus berhubung dengan
semua pihak secara berkesan
6. Membolehkan pengurus mengetahui dan
menyelesaikan semua masalah secara cekap dan
berkesan.
7. Membolehkan pengurus mengenalpasti dan
mengambil peluag yang wujud sama ada dari
dalam dan luar organisasi.
8. Membolehkan pengurus mengkoordinasikan
semua semua secara cekap dan berkesan.
8 Jelaskan ciri-ciri perancangan strategik yang biasa diwujudkan dalam
sesebuah organisasi.

Ciri-ciri perancangan strategik

1. Kandungan perancangan melibatkan visi, misi serta hala tuju organisasi

2. Tempoh masa perancangan adalah untuk jangka masa pangjang dan

biasanya melebihi tiga tahun.

3. Perancangan dilakukan oleh pengurus peringkat atasan

4. Perancangan melibatkan risiko yang tinggi kerana melibatkan

perancangan keseluruhan.

5. Skop perancangan melibatkan matlamat organisasi secara menyeluruh.

9 Huraikan langkah pengurus dalam menganalisis persekitaran perniagaan

semasa proses perancagan bagi sesebuah organisasi perniagaa.

1. Pengurus perlu faham persekitaran dalaman dan luaran organisasi

2. Melihat dan meramal apa yang akan berlaku di dalam/ diluar organisasi

3. Membuat premis perancangan berdasarkan maklumat persekitaran

dalaman/ luaran

4. Analisis persekitaran dalaman seperti sumber manusia, kewangan dll

5. Analisis persekitaran luaran seperti undang-undang, ekonomi/ politik

dll

10 Jelaskan fungsi alat perancangan carta gantt dalam proses perancangan.

1. Satu kaedah untuk mengagihkan masa penggunaan mesin dan masa

penggunaan manusia.

2. Merancang kemajuan sesuatu program dengan mudah..

3. Aktiviti diatur mengikut turutan jadual masa dengan menetapkan masa

permulaan dan masa akhir setiap aktiviti.

4. Menunjukkan tahap pencapaian /kemajuan bagi setiap projek

berdasarkan tarikh penyempurnaan yang telah ditetapkan.
11 Jelaskan pernyataan misi bagi sesebuah organisasi perniagaan.

Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.

Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan

memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan dan falsafah pengurusan.

Membentuk identiti dan imej organisasi.

Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli organisasi hala tuju
yang dikongsi bersama dapat memfokus usaha.

Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi

sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha
pekerja bawahannya.

12 Jelaskan elemen yang perlu diberi perhatian semasa membuat analisis

kekuatan dalaman bagi analisis SWOT yag dijalankan di dalam sesebuah
organisasi.

Elemen dalam kekuatan

1. Kelebihan syarikat dari pesaing

Apakan kelebihan yang ada?

2. Bidang yang menjadi kekuatan syarikat

Apakah bidang atau ruang terbaik dapat dilakukan?

3. Kekuatan dalam pasaran produk berbanding pesaing.

Apakah Kekuatan organisasi dalam pasaran?

4. Kekuatan dalam halatuju dan strategi syarikat.

Adakah organisasi mempunyai halatuju strategi yang jelas?

5. Kekuatan aspek pekerja

Adakah organisasi mempunyai suasana kerja yang positif?

13 Jelaskan empat kepentingan pengorganisasian bagi sesebuah organisasi.

1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi

mencapai matlamat organisasi.

2. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat

dilakukan dengan saksama.
 3. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem
yang telah ditetapkan.

4. Supaya organisasi dapat berjalan dan diuruskan dengan lincin

dan teratur.

5. Agar aktiviti kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan.

6. Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja.

7. Membangunkan sumber manusia melalui latihan dan

pembangunan.

8. Membantu merancang guna tenaga dengan lebih cekap dan

berkesan.

9. Dapat menjalankan peranan, tanggungjawab dan hubungan

dengan unit kerja.

10. Dapat mengagihkan penggunaan sumber organisasi dengan

cekap.

11. Untuk menyelaras pelaksanaan perancngan dan mencapai

matlamat organisasi

14 Huraikan ciri-ciri-penjabatan organisasi mengikut fungsi.

Penjabatanan mengikut fungsi merujuk kepada

pengkelompokkan aktiviti kerja yang saling berkait dan spesifik
dalam satu jabatan.

Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya

digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang
terhad.

Pengkhususan dapat dilakukan berdasarkan kemahiran pekerja.

Kawalan dan penyeliaan mudah dilakukan.

Contoh: Pengurus operasi, kewangan atau pemasaran

Contohnya, aktiviti penjualan, promosi, khidmat pelanggan,

tempahan dan lain-lain aktiviti yang berkaitan digabungkan di
dalam jabatan pemasaran.

15 Jelaskan kelemahan penjabatan organisasi mengikut pelanggan.

Kelemahan:
 1. Pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana
penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas.

2. Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan

membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.

3. Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang

mengendalikan permintaan pelanggan yang bersaing

4. Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri untuk

menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan

5. Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara

jelas dan nyata

6. Melibatkan kos pengurusan yang tinggi

16 Jelaskan kelebihan apabila pengurus melaksanakan struktur organisasi

berdasarkan projek apabila melaksanakan seseuatu projek.

Kebaikan:

1. Bidang kuasa pengurus projek adalah meluas

2. Semua unit / jabatan bertanggungjawab terus kepada pengurus

projek

3. Integrasi antara kepakaran adalah lebih efektif

4. Penyelarasan lebih mudah

5. Kesemua sumber menumpu perhatian kepada projek

6. Tindakan boleh diambil dgn segera jika berlaku masalah

17 Nyatakan ciri-ciri organisasi berbentuk maya.

1. Organisasi maya adalah bersifat global

2. Perkongsian sumber dan kemahiran
3. Penggunaan ICT dalam sebarang urusniaga
4. Pakatan untuk mencapai matlamat bersama
5. Integrasi Menegak

18 Jelaskan konsep fail meja dalam sesebuah organisasi.

Panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh

seseorang individu setiap hari yang meliputi:

1. Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam

jabatan/pejabat
 2. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist)

3. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan

tanggungjawab seseorang individu

4. Objektif Jabatan, Bahagian dan Unit individu

5. Carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau

Unit masing-masing

Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya

Fail Meja hendaklah diletakkan di atas meja pegawai

19 Senaraikan lapan skop prosedur kualiti yang boleh dilaksanakan oleh

sesebuah organisasi.

Skop Prosedur Kualiti

1. Kawalan Dokumen

2. Pengurusan Rekod Kualiti

3. Latihan Staf

4. Prosedur Kualiti Proses

5. Aduan Pelanggan

6. Pengurusan Perolehan

7. Penilaian Pembekal

8. Identifikasi dan Kemudahkesanan

9. Hasil Audit Dalaman

10. Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur (Seksyen 8.3)

11. Pengurusan Maklumbalas Pelanggan

12. Tindakan Pembetulan

13. Tindakan Pencegahan

14. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

20 Jelaskan tiga kelebihan pemusatan autoriti yang dilaksanakan oleh pihak

pengurusan sesebuah organisasi.

Kelebihan Pemusatan Autoriti

1. Pengurusan atasan bertindak sebagai satu pasukan

 Semua perlu mengikut arahan

Tiada persaingan jabatan

2. Ketua mengetahui segala yang berlaku

Segala persetujuan perlu diperolehi dari seorang

Tindakan dapat memenuhi kehendak ketua

3. Pembuat keputusan mengkordinasi sesuatu perkara yang perlu

dilaksanakan.

Staf lain boleh bekerjasama

Bekerja dalam satu matlamat yang jelas.

4. Memudahkan pembuat keputusan melakukan kawalan

Semua staf perlu melakukan tugas mengikut arahan

Pembuat keputusan mengetahui kerja-kerja yang perlu

dilaksanakan dan standard yang perlu dicapai.

5. Cepat membuat keputusan

Tidak melibatkan banyak pihak

Menjimatkan masa

21 Nyatakan lapan ciri pemimpin yang efektif.

1. Bercita-cita, Keinginan Dan Semangat Untuk Memimpin

2. Jujur Dan Integriti

3. Keyakinan Diri

4. Berpengetahuan, Kemahiran Dan Kebolehan Dalam Kerjaya

5. Bertimbangrasa Dan Bertolak Ansur

6. Sedia Menerima Teguran

7. Mengakui Kesilapan Dan Memperbetulkan Kesilapan

8. Tidak Mendahulukan Kepentingan Diri

9. Tidak Memandang Rendah Orang Lain

 10. Tekun

11. Sabar

22 Dengan memberikan satu contoh, jelaskan apa yang anda faham tentang
kuasa sah.

Contoh kuasa sah:

1. Jurulatih bolasepak berhak memilih dan menggugurkan mana-mana

pemain berdasarkan kedudukannya.

2. Bendahari berhak keatas sumber kewangan persatuan kerana

kedudukannya.

Definisi:

Kuasa sah ialah kuasa rasmi yang diperolehi daripada autoriti pihak
atasan melalui penyerahan kuasa yang memberikan ia sesuatu
kedudukan dalam organisasi.

Berasaskan autoriti / kedudukan

23 Jelaskan keadaan organisasi yang sesuai mengamalkan gaya kepimpinan

autokratik.

Gaya ini sesuai bagi organisasi yang:

1. Menghadapi krisis

2. Mempunyai pekerja baru

3. Mempunyai pekerja yang tidak bermotivasi

4. Mempunyai pekerja yang kurang kemahiran

5. Mempunyai pekerja yang tiada pengalaman

6. Mempunyai ramai pekerja bawahan

24 Jelaskan model kepimpinan yang disarankan oleh Fiedler di dalam gaya

kepimpinan kontingensi.

Model kepimpinan kontingensi yang diketengahkan oleh Fiedler menyarankan bahawa

prestasi sesuatu kumpulan adalah tertakluk kepada sistem motivasi pemimpin itu
sendiri dan setakat mana pemimpin tersebut boleh mengawal dan mempengaruhi
situasi.
 Keberkesanan sesuatu corak kepimpinan bergantung kepada interaksi antara perlakuan
pemimpin dengan tiga pembolehubah situasi, iaitu struktur tugas, perhubungan
pemimpin dan pengikut, dan kedudukan serta kuasa pemimpin.

25 Jelaskan kenapa seseorang pemimpin juga boleh dikatakan

sebagai seorang pengurus.

Pemimpin adalah seorang pengurus kerana:

Kebolehan berinteraksi dengan orang lain khususnya pekerja untuk tujuan

mempengaruhi mereka.

Boleh menangani perubahan dengan membentuk visi tertentu

Aktif dari aspek kemanusiaan berfungsi untuk mempengaruhi ahli atau diikuti oleh
orang lain

Mempunyai motivasi yang tinggi

Berupaya memberi arahan dan subordinat akur dengannya

Mempunyai ciri-ciri istimewa tertentu yang tiada pada orang lain dari segi
keupayaan mempengaruhi orang lain

26 Jelaskan kepentingan faktor motivasi bagi sesebuah organisasi.

KEPENTINGAN MOTIVASI:

1. Menyatukan usaha ahli organisasi ke satu arah, yakni bagi mencapai

matlamat organisasi
2. Mengekal pekerja,terutama pekerja mahir dalam organissi
3. Mengurangkan kadar ponteng kerja
4. Mengurangkan kadar lantik henti pekerja dalam organisasi
5. Meningkatkan usaha dan prestasi pekerja
6. Meningkatkan moral pekerja
7. Meningkatkan kerjasama di kalangan ahli-ahli organisasi.

27 Jelaskan kepentingan pembentukan pasukan yang baik kepada sesebuah

organisasi.

KEPENTINGAN PEMBENTUKAN PASUKAN

1. Memberi motivasi kpd ahli

 2. Meringankan beban tugas pengurus

3. Melibatkan penggabungan tenaga pakar

4. Menjamin mutu/hasil kerja yg lebih baik

5. Dapat mewujudkan konsep kerjasama di antara ahli

6. Mencapai matlamat kerja secara berkesan

7. Boleh melahirkan pemimpin yang berkesan dikalangan

ahli dalam kumpulan yang terlibat.

8. Mengurangkan persaingan antara pekerja.

9. Dapat sumbangan idea yang yang bernas dari ahli

28 Jelaskan maksud stres.

Ketidakupayaan memenuhi tuntutan persekitaran

Gangguan fungsi kehidupan

Perubahan dinamik yang menyebabkan individu berdepan dengan

masalah, kekangan dan desakan hidup

Peristiwa atau keadaan persekitaran yang mendatangkan akibat yang

negatif

Tekanan yang mengakibatkan kebimbingan, keletihan dan ketegangan

kepada individu

Tindak balas luaran yang mengganggu mental dan fizikal atau tindak
balas kimia dalam tubuh

29 Jelaskan bagaimana rutin harian yang dilakukan pekerja boleh

menyebabkan stres.

Rutin harian

Melakukan perkara yg sama setiap hari & ianya membosankan

Terpaksa lakukan dalam tempoh yang singkat

Sekiranya individu tersebut menganggap rutin atau kerja harian

yang dilaksanakan oleh mereka adalah membosankan dan tidak
boleh meningkatkan prestasi kerja mereka, keadaan ini akan
menyebabkan mereka mudah mendapat stres.

Tetapi bagi individu yang menganggap kerja dan rutin harian yang
terpaksa dilaksanakan adalah satu kewajipan yang perlu
 dilaksanakan dan sebagi punca rezeki mereka, mereka akan berasa
bermotivasi dan bersemangat untuk melaksanakan rutin tersebut.

30 Jelaskan faktor interpersonal yang boleh menyebabkan stres di kalangan

pekerja.

FAKTOR INTERPERSONAL
1. Konflik dengan rakan, pekerjaan dan lain-lain
2. Hubungan tidak baik, tidak dapat sokongan,
kepercayaan dan kerjasama.
3. Konflik dengan pihak atasan
4. Kekurangan Sokongan Sosial
Tiada sokongan rakan, orang bawahan dan atasan
Sering diperlekehkan/ di kutuk dll
5. Gangguan Seksual
Berhadapan gangguan sama ada komunikasi /
fizikal yg berbentuk seksual tanpa kerelaan

31 Jelaskan fungsi adudit kewangan bagi sesebuah organisasi perniagaan.

Audit Kewangan melibatkan urusan menyemak, meneliti dan menilai

perkara-perkara berikut :
1. Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan
perakaunan dan kewangan.
2. Keberkesanan ekonominya kawalan tersebut.
3. Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran
rekod-rekod dan data perakaunan dan kewangan.
4. Pengawalan harta-harta organisasi dimasukkira dan
dilindungi dari kehilangan dan kerosakan.
5. Keutuhan polisi rancangan, tatacara, peraturan dan
perundangan.

32 Huraikan empat aspek yang ditekankan di dalam kawalan pentadbiran

sesebuah organisasi.

Kawalan pentadbiran merangkumi 4 aspek :

1. Perancangan organisasi iaitu melalui carta organisasi yang
menunjukkan tanggungjawab dan bidang kuasa setiap individu
dalam organisasi tersebut.
 2. Pembahagian kerja atau tugas iaitu setiap tugas perlu
diasingkan dari segi pemberian kuasa, perlaksanaan dan
penjagaan aset. Bagi organisasi yang menggunakan sistem
komputer, pihak pembangunan sistem dan pihak operasi
harian hendaklah diuruskan oleh individu yang berbeza.
3. Pemilihan kakitangan yang dilaksanakan dengan
mengambilkira kelayakan, latihan, perwatakan dan ketulusan
untuk memastikan operasi berjalan dengan licin.
4. Pengawasan dan pemantauan iaitu dengan membuat
pemantauan yang berterusan secara keseluruhan.

33 Jelaskan kaedah menetapkan standard yang biasa dilakukan semasa

proses kawalan di dalam organisasi.

Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :-

1. Berdasarkan pengalaman yang lepas.
2. Atas budi bicara pengurus
3. Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain
4. Berdasarkan kepada kelengkapan
5. Berdasarkan kepada belanjawan[bajet].

34 Jelaskan tujuan kawalan semasa bagi kaedah kawalan yang dilaksanakan

dalam sesebiah organisasi.

Tujuan Kawalan Semasa:

1. Mempastikan semua proses kerja dilaksanakan menepati piawaian
untuk meminimumkan kos kerosakan atau pengubahsuaian produk
2. Dapat mengenalpasti dengan tepat bahagian atau proses yang perlu
dibaiki dan tindakan pembetulan dapat dilaksanakan dengan segera
3. Memantau prestasi pekerja dalam melaksanakan tugasnya.

35 Jelaskan tujuan bajet sebagai alat kawalan di dalam organisasi.

Tujuan Bajet:
1. Membantu menyediakan perancangan aktiviti dengan
lebih efektif.
2. Membantu mengagihkan sumber dengan berkesan.
3. Membantu dalam mengawal dan memantau penggunaan
sumber semasa dalam tempoh bajet.
4. Memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat
membiayai kos aktiviti yg dirancang.
5. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan
secara berkesan bagi mengelakkan pembaziran.
6. Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan
memandangkan bajet disediakan berdasarkan data
berangka.