Kata Pengantar

Puji dan Syukur Kita Panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmatnya akhirnya saya
bisa membuat Laporan Kepada Bapak Kepala Sekolah Tentang program Kerja Tata Usaha di SMP Negeri 6
Bawolato Kecamatan Bawolato Kabupaten Nias TP. 2016/2017.
Melalui Laporan Kerja Tata Usaha ini, Saya Laporkan kepada Bapak tentang Program Kerja Tata Usaha
Setiap Bulan.
Alasan saya membuat Laporan Pertanggungjawaban Program kerja Tata Usaha ini adalah sebagai dasar
Pemenuhan Administrasi Keperluan yang ditunjang dari Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) maupun
Sumbangan Dana yang ditunjang dari Dana Sumbangan Komite Sekolah.
Untuk itu saya beritahukan kepada Bapak, bila nanti dalam Pelaporan Pertanggungjawaban Program Kerja
Tata Usaha ini kurang berkenaan, untuk itu mohon dimaklumi.
Akhir kata saya mengucapkan terimakasih, Salam.

Botohaenga, 04 Januari 2017

Pegawai Tata Usaha/PTT,

(NIKMAT NUR POLEM, S.Pd.I)

1
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWAN
PROGRAM KERJA TATA USAHA SETIAP BULAN
TAHUN PELAJARAN 2016/2017

A. Latar Belakang

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian
yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan.

A. Pengertian Tata Usaha Sekolah

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, pengumpulan,
penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan dalam pengambilan
keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu
bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan.

A. Pengertian Tata Usaha

Ditinjau dari asal katanya Tata Usaha terdiri dari kata Tata dan Usaha , masing masing
memiliki pengertian : Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan usaha adalah energi atau
tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud / tujuan. Jadi menurut arti kata tata usaha
adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Dalam kamus bahasa Indonesia : Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan
sebagainya) diperusahaan, Negara dan sebagainya, sedangkan pinata usaha adalah orang yang
menyelenggarakan tata usaha.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan
kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di
laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di
Bogor: 1996). Ada juga yang menyebutkan bahwa Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang
berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah
direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.

B. Pengertian Tata Usaha Sekolah

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan,
pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan
dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah
tersebut.

C. Pengertian Administrasi Tata Usaha

Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-
keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan
bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
2
 5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
dari satu pihak ke pihak yang lain.
6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang
aman.

TUGAS TUGAS TATA USAHA

Ada 8 tugas tenaga administrasi yaitu:
1) menulis surat
2) membaca
3) menyalin (menggandakan)
4) menghitung
5) memeriksa
6) memilah (menggolongkan dan menyatukan)
7) menyimpan dan menyusun indeks dan
8) melakukan komunikasi (lisandantertulis).
Fungsi staff TU adalah menangani urusan administrasi yg dibagi menjadi 4 bagian:
1. School assistant
2. Clerical assistant
3. Finance assistant
4. General assistant

1. Tugas Pokok Dan Fungsi Pegawai Tata Usaha di bagian Administrasi Sekolah
1. Tugas pokok urusan administrasi
Keputusan Dirjen Dikdasmen No. 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata Usaha sebagai
berikut :
a) Menyusun program kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan adminstrasi ketenagaan dan sisswaUU
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
h ) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan, pengurusan ketatausahaan secara berkala.

2. Tugas pokok Pegawai Tata Usaha urusan inventarisasi dan perlengkapan

Melaksanakan Administrasi Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah bertanggung jawab kepada
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut :
a) Mencatat Penerimaan Barang Inventaris dan Non Inventaris
b) Mengisi Buku Induk Inventaris
c) Mengisi Buku Golongan Inventaris
d) Membuat Buku Penerimaan dan Pengeluaran Barang Non Inventaris
e) Membuat Buku Pengeluaran / Penggunaan Barang Inventaris
f) Membuat Kode / Sandi pada Barang Inventaris
g) Membuat Laporan Keadaan Barang Inventaris
h) Mengisi Kartu Barang
i) Membuat Berita Acara Penghapusan Barang Inventaris
j) Menyimpan Dokumen Kepemilikan Barang-barang Inventaris dan dokumen lainnya
k) Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau Prasarana atau ruang 3
l) Membuat Daftar Pengumuman Barang Inventaris pada setiap ruangan

3.Tugas Pokok Pegawai Tata Usaha dibagian Adminstrasi Kepegawaian

Melaksanakan Administrasi Kepegawaian, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :

a) Mengisi Buku Induk Pegawai

b) Membuat Daftar Prediksi Kenaikan Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/Pegawai
c) Membuat dan mengajukan berkas usul permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru atau Pegawai
d) Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
e) Menyimpan Berkas data atau arsip Kepegawaian
g) Membuat Daftar Gaji

4 .Tugas Pokok Pegawai Tata Usaha dibagian Adminstrasi Kesiswaan

Melaksanakan Administrasi Kesiswaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :

a) Membuat Daftar Nomor Induk Siswa

b) Mengisi Buku Klaper Siswa
c) Mengisi Buku Induk Siswa
d) Mengisi Buku Mutasi Siswa
e) Membuat Daftar Keadaan Siswa
f) Membukukan Daftar Keadaan Siswa
g) Membukukan Daftar Siswa perkelas
h) Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
i) Membuat usulan peserta ujian
j) Menyimpan daftar Lulusan
k) Menyimpan Daftar Penerimaan atau penyerahan STTB
l) Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)
m) Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang Tua Siswa
n) Membuat Surat Keterangan dan surat mutasi siswa
o) Menyediakan Blanko izin keluar masuk kelas
p) Mengisi papan data keadaan siswa

5. Tugas Pokok Tata Usaha dibagian Adminstrasi persuratan

Melaksanakan Administrasi Persuratan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan keluar
b) Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
c) Mengangandakan/tikrey surat atau dokumen sekolah
d) Mengisi Buku Ekspedisi
e) Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f) Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen surat keputusan, laporan dan lainnya.
g) Membantu kelancaran administrasi sekolah
h) Membuata Administrasi Bendahara
i) Membuat Administrasi Kepegawaian
j) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-data sekolah

7. Tugas Pokok Pegawai Tata Usaha dibagian Pengelola perpustakaan

Melaksanakan Administrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
a) Mengisi buku induk Perpustakaan dan Buku Paket
b) Membuat Nomor / Kode Klasifikasi Buku
c) Membuat Buku Pengunjung Perpustakaan
d) Membuat Kelengkapan Kartu, Date due slip, Katalog Anggota Peminjam 4
e) Membuat Statistik/Grafik Pengunjung dan peminjam
f) Membuat Laporan Keadaan Buku
g) Membuat Daftar pengunaan barang inventaris di perpustakaan

8. Peran atau Kegunaan Pegawai tata usaha

Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin (2004:217)
adalah sebagai berikut:

1. Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan sekolah, guru-guru atau personal lainnya,
terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi
tugas pokoknya.
3. Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup

9. Pengawasan dalam bidang tata usaha

Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk mengawasi dan memeriksa agar apa yang
direncanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Sedangkan menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus menjadi pengawasan adalah:
1. Jumlah hasil kerja,
2. Mutu hasil kerja
3. Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai
4. Pemakaian uang secara sah dan efisien
5. Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang perbekalan dengan tepat.
6. Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik
7. Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan
8. Metode kerja

Botohaenga, 31 Januari 2017

Pegawai Tata Usaha,

NIKMAT NUR POLEM, S.Pd.I

5
 LAPORAN KERJA TATA USAHA TIAP BULAN

Nama Sekolah : SMP negeri 6 Bawolato

Alamat : Desa Botohaenga
Kecamatan : Bawolato
Kabupaten : Nias
Provinsi : Sumatera Utara

TABEL PROGAM KERJA BULANAN

TATA USAHA SMP NEGERI 6 BAWOLATO
TAHUN PELAJARAN 2016/2017

Persentase Kerja
NOMOR BULAN KEGIATAN
(%)

1 JANUARI 2017 1. Mengagenda Surat Masuk 100 %

(01 s/d 31) 2. Membuat kartu Perpustakaan 25 %
3. Membuat Laporan Bulanan 34 %
4. Mengarsip Surat keluar 32 %
Contoh 5. Dll.

Botohaenga, 31 Januari 2017

Disahkan Oleh, Dibuat Oleh,
Kepala SMPN 6 Bawolato Pegawai TataUsaha SMPN 6 Bawolato

BOROLIN LASE, BA NIKMAT NUR POLEM, S.Pd.I

Pembina
NIP. 19581111 198602 1 003
 LAPORAN KERJA TATA USAHA tahunan

Contoh
Nama Sekolah : SMP negeri 6 Bawolato
Alamat : Desa Botohaenga
Kecamatan : Bawolato
Kabupaten : Nias
Provinsi : Sumatera Utara

TABEL PROGAM KERJA BULANAN

TATA USAHA SMP NEGERI 6 BAWOLATO
TAHUN PELAJARAN 2016/2017

NO BULAN KEGIATAN Presentase Kerja (%)

1. Pembuatan Program Kerja Tahunan

2. Pembagian tugas
3. Persiapan pembuatan format-format
persiapan PSB
4. Rapat pembagian tugas/pelaksanaan
Januari 2017 PSB
1.
(1 s.d 31) 5. Pengecatan ruang-ruang teori belajar
dan perbaikian WC Guru/Siswa dan
Papan Tulis
6. Pembuatan Absensi kelas X, XI dan
XII

1. Menulis biodata siswa kedalam buku

induk siswa
2. Mengetik Ulangan Harian Siswa
3. Mempersiapkan tempat rapat awal
tahun antara orang tua murid dengan
pihak komite Madrasah/pengusulan
Februari 2017 IPDB tahun 2014/2015
2.
(1 s.d 31) 4. Pembuatan RAPBS/APBS
5. Pendataan barang inventarisasi yang
rusak/perbaikan kursi meja yang rusak
6. Pengurusan mutasi siswa kelas XI dan
XII
7. Pembuatan absen kelas X, XI dan XII

1. Menulis biodata Siswa ke dalam buku

Induk siswa
2. Mengisi buku klaper siswa yang baru
Maret. 2017 dan siswa mutasi kelas XI dan XII
3.
(1 s.d 31) 3. Membuat laporan Triwulan Inventaris
Madrasah
4. Pengetikan Daftar hadir kelas
X,XI,XII
 5. Pengecetan, perbaikan kecil tembok
yang kotor, WC murid dan WC Guru
6. Perbaikan mesin tulis, Komputer
7. Pendataan barang Inventaris yang
rusak/meja dan kursi diperbaiki.
8. Pengetikan ulangan harian
Siswa/digandakan
9. Rapat dan pengarahan untuk Tata
Usaha
10. Mendata Siswa yang bermasalah
dengan kehadirannya.
11. Laporan Realisasi rutin/SPJ
12. Laporan Inventaris Barang
13. Pembuatan absensi kelas X, XI, dan
kelas XII

1. Penulisan biodata siswa dalam buku

induk siswa
2. Mendata siswa yang bermasalah
kehadirannya
3. Pendataan barang Inventaris yang
rusak (Kursi/meja untuk diperbaiki
April 2017 4. Pembuatan leger nilai siswa kelas X ,
4.
(1 s.d 31) XI dan kelas XII
5. Membeli ATK dan membuat catatan
pengadaan barang
6. Merapikan data2 di komputer
7. Mendata kembali kelengkapan data
gurudan siswa

1. Penulisan nilai Legar ke dalam buku

Induk Siswa
2. Pembuatan absensi kelas X, XI, dan
kelas XII
3. Mendata Siswa yang bermasalah
Mei. 2017 kehadirannya
5.
(1 s.d 31) 4. Mengumpulkan naskah Ulangan
tengah semester I dan digandakan
5. Mendata barang Inventaris/meja kursi
yang rusak untuk diperbaiki
6. Mempersiapkan UUB Semester I

1. Penulisan nilai leger ke dalam buku

Induk Siswa
2. Pembuatan absensi kelas X, XI, dan
kelas XII
Juni 2017
6. 3. Pembuatan Laporan Triwulan barang
(1 s.d 31)
Inventaris
4. Persiapan Pembuatan DP.3 Guru dan
Karyawan
5. Pendataan Siswa bermasalah tentang
 kehadirannya
6. Pembuatan laporan realisasi keuangan
Rutin
7. Mendata barang-barang Inventaris
yang rusak untuk diperbaiki
8. Rapat pengarahan pegawai

1. Mempersiapkan Pelaksanaan UAS

Ganjil
2. Pengetikan Biosma
3. Pembuatan absensi kelas X, XI dan
kelas XII
4. Merapihkan seluruh Administrasi
Juli 2017 Madrasah
7.
(1 s.d 31) 5. Mendata barang Inventaris yang rusak
untuk diperbaiki
6. Memasukkan nilai Semester 1 ke
dalam buku Induk.
7. Membuat laporan keuangan dan
kegiatan UAS Ganjil

1. Perbaikan alat tulis, komputer dan

print
2. Mendata barang-barang Inventaris
yang rusak untuk diperbaiki
3. Pendataan Siswa yang bermasalah
Agustus 2017
8. kehadirannya
(1 s.d 31)
4. Mempersiapkan pelaksanaan Try out
kelas XII
5. Merapikan kearsipan administrasi
surat-menyurat

1. Mempersiapakan Pelaksanaan UTS

Genap
2. Mendata barang barang Inventaris
yang rusak untuk diperbaiki.
3. Perbaikan ruanganTata Usaha
September 2017 4. Pembuatan laporan realisasi keuangan
9.
(1 s.d 31) belanja madrsah
5. Pembuatan laporan Triwulan barang
Inventaris
6. Membuat laporan kegiatan dan
keuangan UTS

1. Menyelesaikan Papan Data Statistik

2. Mempersiapkan UN 2015
3. Mempersiapkan Ruang rapat Guru
Oktober2017 untuk menghadapi pelaksanaan UN
10.
(1 s.d 31 2015
4. Menyelesaikan pengisian EMIS 2015

5. Pendataan siswa yang bermasalah

 tentang kehadirannya
6. Mendata barang-barang Inventaris
yang rusak untuk diperbaiki

1. Mengumpulkan dan menggandakan

Naskah UAS
2. Mempersiapkan Ruang rapat Guru
untuk menghadapi pelaksanaan UAS
kelas X dan XI
November 2017 3. Pendata barang-barang Inventaris yang
11.
(1 s.d 31) rusak untuk diperbaiki
4. Membuat laporan kegiatan dan
Keuangan UN 2015
5. Menata dan merapikan data
administrasi madrasah

1. Mempersiapkan pelaksanaan Ruang

pertemuan dengan wali murid
2. Mendata barang-barang Inventaris
yang rusak untuk diperbaiki
3. Pembuatan laporan triwulan barang
Inventaris
Desember 2017
12. 4. Pembuatan laporan Realisasi kegiatan
(1 s.d 31)
dan Keuangan selama 1 tahun
5. Mempersiapkan format untuk siswa
baru kelas X dan daftar ulang siswa
kelas XI danXII
6. Tutup buku ketatausahaan

Botohaenga, 31 Desember 2017

Disahkan Oleh, Dibuat Oleh,
Kepala SMPN 6 Bawolato Pegawai TataUsaha SMPN 6 Bawolato

BOROLIN LASE, BA NIKMAT NUR POLEM, S.Pd.I

Pembina
NIP. 19581111 198602 1 003