5 2013, No.

247

LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 28 TAHUN 2012
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PRINSIP, JENIS SOP AP, FORMAT DOKUMEN, KETENTUAN PENULISAN,

DAN PENETAPAN SOP AP

Tujuan reformasi birokrasi adalah untuk mewujudkan pemerintahan

yang bersih dan bebas KKN, meningkatkan kualitas pelayanan publik
kepada masyarakat, dan meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas
kinerja birokrasi. Secara operasional, salah satu upaya untuk
mewujudkan tujuan reformasi birokrasi tersebut yaitu dengan
memperbaiki proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan,
sehingga mampu menghasilkan sistem dan prosedur kerja yang jelas,
efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance.
Untuk mendukung terwujudnya penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang efektif, efisien, dan terukur, diperlukan adanya SOP
AP.
SOP AP merupakan acuan bagi seluruh unit kerja dan pegawai di
lingkungan ANRI yang berisi prosedur, tugas, wewenang, dan tanggung
jawab yang harus dilaksanakan oleh masing-masing jabatan sehingga
mekanisme kerja dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugas yang
telah ditetapkan. Disamping itu, SOP AP dapat juga menjadi alat untuk
menilai kinerja pegawai dan organisasi serta sebagai pegangan bagi
organisasi dalam melakukan kontrol atas kualitas hasil kerja. Dengan
adanya SOP AP maka pegawai dapat mengerti dengan jelas peran dan
tanggungjwabnya serta dapat menjadi konsistensi dalam menjalankan
pekerjaan masing-masing.
A. Prinsip
seluruh prosedur yang dijadikan standar dalam penyusunan SOP AP
harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain:
i. Kemudahan dan kejelasan.
Prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah
dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai dalam
pelaksanaan tugasnya.
j. Efisiensi dan efektivitas.
Prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang
efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas.

www.djpp.kemenkumham.go.id
2013, No.247 6

k. Keselarasan.
Prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur lain
yang terkait.
l. Keterukuran.
Output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar
kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian
keberhasilannya.
m. Dinamis.
Prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat
disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan
yang berkembang dalam penyelenggaraan pemerintahan
administrasi pemerintahan.
n. Berorientasi pada pihak yang dilayani.
Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan
kebutuhan pihak yang dilayani sehingga dapat memberikan
kepuasan pengguna.
o. Kepatuhan hukum.
Prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan
peraturan yang berlaku.
p. Kepastian hukum.
Prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan
sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan
menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan
tuntutan hukum.

B. Jenis SOP AP
Menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua
jenis, yaitu:
1. SOP AP Makro
SOP AP Makro adalah SOP AP berdasarkan cakupan dan besaran
kegiatannya mencakup beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang
mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP AP yang
merupakan integrasi dari beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang
membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP AP tersebut.
Contoh: SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP
AP makro dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP
Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan
Teknis.

www.djpp.kemenkumham.go.id
 7 2013, No.247

Pendekatan yang dapat dilakukan untuk memahami SOP AP

makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap
kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja karena pada
dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut
adalah kegiatan makro.
2. SOP AP Mikro
SOP AP Mikro adalah SOP AP yang berdasarkan cakupan dan
besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP AP
(SOP AP makro) atau SOP AP yang kegiatannya menjadi bagian
dari kegiatan SOP AP (SOP AP makro) yang lebih besar
cakupannya.
Contoh: SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan
Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis
merupakan SOP mikro dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan
Teknis.
Pendekatan yang dilakukan untuk memahami SOP AP mikro
adalah melakukan identifikasi kegiatan terkait dari SOP AP makro
karena kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang
selanjutnya bila disusun akan menjadi SOP AP mikro.

C. Ketentuan Penulisan SOP AP

1. Penggunaan Kertas
a. Kertas yang digunakan untuk rancangan SOP AP adalah
kertas Folio (21,6 cm x 33 cm) HVS maksimal 80 gram.
b. Kertas yang digunakan untuk ketik final SOP AP adalah
kertas Folio (21,6 cm x 33 cm) HVS bebas asam.
2. Ketentuan Margin
a. Top : 3 cm
b. Bottom : 3 cm
c. Left : 3 cm
d. Right : 3 cm
3. Warna Tinta
a. Tinta yang digunakan untuk penulisan SOP AP berwarna
hitam, sedangkan untuk penandatanganan SOP AP berwarna
hitam atau biru tua.
b. Penggunaan warna tinta cap dinas berwarna ungu.

www.djpp.kemenkumham.go.id
2013, No.247 8

4. Ketentuan Jarak Spasi

Unsur Dokumentasi SOP AP diketik 1,5 spasi, sedangkan Unsur
Prosedur SOP AP diketik 1 spasi. Dalam penentuan jarak spasi,
hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan
mempertimbangkan banyaknya isi naskah SOP AP.
5. Penggunaan Huruf
a. Unsur Dokumentasi dan Unsur Pendukung SOP AP
menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran
12, sedangkan Unsur Prosedur menggunakan menggunakan
jenis huruf Arial Narrow dengan ukuran 11.
b. Header ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dicetak
bold dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 12,
diletakkan di pojok kiri atas. Pada halaman yang
menggunakan kop ANRI, tidak perlu menggunakan header.
c. Penggunaan istilah asing dicetak miring (contoh: Central File).
6. Nomor Halaman
Nomor halaman SOP AP ditulis dengan menggunakan nomor urut
angka dan dicantumkan secara simetris di tengah atas di bawah
header ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
Pada halaman yang menggunakan kop ANRI, tidak perlu
mencantumkan nomor halaman.
7. Tanggal SOP AP
Tanggal SOP ditulis dengan tata urut sebagai berikut:
a. Tanggal ditulis dengan angka Arab dengan tinta basah.
b. Bulan diketik lengkap.
c. Tahun diketik lengkap empat digit dengan angka Arab.
Contoh: 17 Agustus 2012.
8. Simbol-simbol dalam Diagram Alir
Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Alir yaitu sebagai
berikut:

NO SIMBOL ARTI

1 Proses

Proses Awal dan/atau Akhir

2

www.djpp.kemenkumham.go.id
 9 2013, No.247

NO SIMBOL ARTI

3 Penghubung untuk perpindahan

halaman

4 Pengambilan keputusan

5 Garis Alir

D. Dokumen SOP AP
Dokumen SOP AP memiliki 2 (dua) unsur utama, yaitu:
1. Unsur Dokumentasi
Unsur Dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP AP
yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian
SOP AP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi
SOP AP antara lain mencakup:
a. Halaman Judul (Cover)
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul
muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi
informasi mengenai:
1) Judul SOP AP.
2) Nama Unit Kerja.
3) Tahun pembuatan
4) Informasi lain yang diperlukan.
Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP
AP.

www.djpp.kemenkumham.go.id
2013, No.247 10

Kop ANRI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Judul dokumen SOP

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP sesuai unit kerja
yang membuatnya

Tahun Pembuatan
2012
SOP

Jalan Ampera Raya No. 7, Alamat ANRI

Jakarta 12560

b. Keputusan Pimpinan
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman bagi setiap
pegawai, dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum.
Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan
keputusan Pimpinan tentang penetapan dokumen SOP AP.
c. Daftar isi dokumen SOP AP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat
pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang
dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan:
Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP AP
akan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja,

www.djpp.kemenkumham.go.id
 11 2013, No.247

kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat tebal.

Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa
bagian, masing-masing memiliki daftar isi).
d. Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka
dokumen SOP AP memuat penjelasan bagaimana membaca
dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini
antara lain mencakup:
1) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat
dan kebutuhan organisasi.
2) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai
prosedur yang dibuat.
2. Unsur Prosedur
Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu:
a. Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1) Logo ANRI dan nomenklatur unit kerja pembuat.
2) Nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara
berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim.
3) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP
oleh Pejabat Eselon II unit kerja.
4) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau
tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang
bersangkutan.
5) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit
kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan,
tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP
serta stempel/cap instansi.
6) Judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai
dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.
7) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan
yang mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP AP
beserta aturan pelaksanaannya.
8) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai
keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang
terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan
kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).

www.djpp.kemenkumham.go.id
2013, No.247 12

9) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai

kemungkinan yang terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan
memberikan indikasi berbagai permasalahan yang
mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana
ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak
lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan.
Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu
jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line)
kegiatan harus sudah dilaksanakan.
10) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan
mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam
melaksanakan perannya pada prosedur yang
distandarkan.
11) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan
mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan
perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara
langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP
AP.
12) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang
perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam
kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang
akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam
proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan
perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen
pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini,
akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan
mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap
pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan
untuk mencatat dan mendata apa yang sudah
dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa
langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada
langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan
menjadi dokumen yang memberikan informasi penting
mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan
benar.

www.djpp.kemenkumham.go.id
 13 2013, No.247

Contoh Bagian Identitas

b. Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-
langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari
prosedur yang distandarkan, yang berisi:
1) Nomor, diisi nomor urut.
2) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan
urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya
menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-.
3) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbol-
simbol diagram alir sesuai dengan proses yang
dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan
pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama
jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional
Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja
yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan.
Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang
terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam
SOP AP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan
unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit
yang bersangkutan.
4) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan
keterangan. Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja,

www.djpp.kemenkumham.go.id
2013, No.247 14

maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan

mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang
diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini
akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk
akhirnya (end product) dari sebuah proses telah
memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana
ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk
memudahkan dalam pendokumentasian dan
implementasi, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan
dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur
tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit
kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam,
hari.

Contoh Bagian Flowchart

www.djpp.kemenkumham.go.id
 15 2013, No.247

c. Bagian Pendukung
Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contoh-
contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur
kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

www.djpp.kemenkumham.go.id
2013, No.247 16

PENGESAHAN SOP AP DAN PENETAPAN DOKUMEN SOP AP

A. Pengesahan Unsur Prosedur

Prosedur pengesahan Unsur Prosedur adalah sebagai berikut:
1. Unit Kerja Tata Laksana melakukan identifikasi kebutuhan SOP
AP, analisis prosedur, dan memprakarsai penyusunan SOP AP
Unit Kerja.
2. Unit Kerja menyusun SOP AP sesuai dengan ruang lingkup tugas
dan fungsinya berdasarkan hasil identifikasi Unit Kerja Tata
Laksana. Unit Kerja dapat membentuk tim untuk mengumpulkan
bahan-bahan perumusan materi SOP AP dan persiapan sumber
daya manusia maupun sarana lain.
3. Unit kerja berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata Laksana dalam
menyusun SOP AP.
4. Unit Kerja Tata Laksana melakukan harmonisasi dan koreksi
terhadap Rancangan SOP AP yang diusulkan oleh Unit Kerja.
5. Unit Kerja melakukan perbaikan terhadap Rancangan SOP AP
sesuai dengan koreksi, dan menyerahkan Rancangan SOP AP final
kepada Unit Kerja Tata Laksana. Pengajuan Rancangan SOP AP
final dilakukan oleh pejabat setingkat eselon II kepada pejabat
setingkat eselon II yang membidangi fungsi ketatalaksanaan.
6. Unit Kerja Tata Laksana melakukan finalisasi SOP AP.
7. Pejabat Eselon II Unit Kerja mengesahkan SOP AP hasil finalisasi.
8. Unit Kerja menyerahkan SOP yang telah disahkan kepada Unit
Kerja Tata Laksana untuk dilakukan penomoran SOP.
9. Unit Kerja Tata Laksana menggandakan SOP, melakukan
legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada Unit
Kerja.
10. Unit Kerja Tata Laksana menyimpan naskah asli SOP.
11. Unit Kerja melaksanakan sosialisasi dan internalisasi SOP di
lingkungan Unit Kerja.

B. Penetapan Dokumen SOP AP

Prosedur penetapan Dokumen SOP AP adalah sebagai berikut:
1. Unit Kerja Tata Laksana mengintegrasikan SOP AP Unit Kerja di
lingkungan Eselon I.
2. Unit Kerja Tata Laksana berkoordinasi dengan Unit Kerja Tata

www.djpp.kemenkumham.go.id
 17 2013, No.247

Usaha di lingkungan eselon I untuk menyusun konsep Dokumen

SOP AP.
3. Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I mengajukan konsep
Dokumen SOP AP kepada Pejabat Eselon I yang bersangkutan.
4. Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I menyerahkan
Dokumen SOP AP yang telah mendapat penetapan dari Pejabat
Eselon I.
5. Unit Kerja Tata Laksana menggandakan Dokumen SOP AP,
melakukan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan
kepada Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I.
6. Unit Kerja Tata Laksana menyimpan naskah asli Dokumen SOP
AP.

KEPALA ARSIP NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA,

M. ASICHIN

www.djpp.kemenkumham.go.id