PENGERTIAN DAN PRINSIP DASAR PEMBUKUAN

UNIT PENGELOLA KEGIATAN (UPK) PNPM Mandiri Perdesaan

1. Pengertian
Pembukuan adalah pencatatan secara kronologis dan sistematis dari transaksi-transaksi
keuangan yang ada di UPK agar dapat diperoleh informasi yang lengkap, benar dan tepat
waktu tentang perubahan dan posisi akhir dari setiap jenis kekayaan, Hutang, modal,
pendapatan dan biaya.

2. Manfaat
Manfaat pembukuan adalah tersedianya informasi keuangan pada saat-saat tertentu bagi
pengelola (Pengurus UPK) pemilik sendiri (masyarakat/MAD) maupun pihak-pihak lain yang
terkait (BP-UPK, Program, Pemerintah dan lain-lain)

Informasi dimaksud akan digunakan sebagai :

Alat bagi pengelola dalam mengambil keputusan
Alat monitor perkembangan usaha
Alat pengendalian keuangan
Alat evaluasi terhadap pencapaian sasaran/tujuan

3. Kaidah Umum Akutansi

Sistem akutansi yang diterapkan di UPK berbeda dengan sistem akuntansi yang diterapkan di
perusahaan-perusahaan besar. Sistem akutansi UPK dirancang sangat sederhana, agar
menarik minat para pelaku yang berpendidikan sederhana sekalipun agar dapat dikerjakan
dan dipahami oleh pelaku dan pihak lain yang berkepentingan khususnya masyarakat secara
umum. Walaupun sederhana, namun untuk ukuran pemakai siapapun, system akutansi harus
dirancang dengan mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku umum, yaitu :
a. Kronologis ; Transaksi dicatat berdasarkan urutan Waktu kejadian
b. Sistematis ; Pencatatan, penggolongan, penomoran, periwayatan dan ihtisar dilakukan
dengan urutan proses yang jelas, jernih dan masuk akal
c. Informatif ; Proses akutansi harus menghasilkan informasi keuangan usaha secara
benar, lengkap, rinci dan tepat Waktu.

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 d. Auditable ; Informasi yang dihasilkan harus dapat diperiksa kebenarannya (formal
maupun materiil), dengan penelusuran proses, pemeriksaan alat-alat bukti (fisik) dan
dokumen-dokumen transaksi keuangan asli yang disimpan secara rapi

4. Logika Dasar Akutansi

Apabila kita membayangkan kehidupan sehari-hari setiap rumah tangga dari sebuah keluarga
maka kehidupan ekonomi setiap keluarga dapat ditemukan kenyataan seperti dibawah ini :
a. Rumah Tangga Pak Herman dengan seorang isteri dan empat orang anak, memiliki
KEKAYAAN berupa Uang Tunai dikantong atau dibawah Bantal, Tabungan di Bank,
tagihan yang masih ditangan tetangganya, ternak, kendaraan, perabotan, perhiasan,
rumah dan tanah. Jumlah semuanya itu adalah KEKAYAAN Keluarga Pak Herman. Makin
besar jumlah nilai uang dan keseluruhan jenis kekayaan itu maka semakin kaya lah
keluarga Pak Herman ini.

b. Pertanyaan yang muncul kemudian adalah dari mana asal kekayaan Pak Herman ?

Ternyata kekayaan Pak Herman tersebut berasal dari : HUTANG sisa kredit Sepeda Motor
dan Sisa Cicilan rumah. Selebihnya adalah miliknya sendiri (dalam bahasa akutansi disebut
MODAL SENDIRI) yang diperoleh dari menabung, warisan dari orang tua dan mertua.

Jadi kekayaan Pak Herman berasal dari HUTANG ditambah MILIKNYA SENDIRI. Kalau
ternak sapinya dijual untuk melunasi sisa kredit speda motornya, maka akan mengurangi
kekayaan dan Hutang keluarga. Kalau menjual ternak sapi untuk didepositokan di Bank
tidak akan mengurangi kekayaan, namun hanya merubah Bentuk kekayaan, dari sapi
menjadi deposito.

c. Agar Dapur tetap mengebul tanpa harus menjual kekayaan yang telah ada, keluarga
perlu memiliki penghasilan atau Pendapatan setiap Waktu (harian, mingguan, bulanan).
Sebagai Pegawai Pabrik, Herman menerima gaji setiap bulan, isteri Herman membuka
usaha warung. Disamping itu meraka juga memiliki sawah dan kebun pisang. Hasil dari
semua sumber itu adalah PENGHASILAN/PENDAPATAN keluarga yang dapat dihitung
secara bulanan.

d. Rumah Tangga Herman, memerlukan BIAYA untuk hidup bagi seluruh anggota keluarga ;
makan, pakaian, pendidikan, kesehatan, transport, rekreasi, dan aneka kebutuhan lainnya.

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 Idealnya seluruh biaya hidup keluarga dapat dipenuhi dari pendapatan keluarga setiap
bulan.

e. Terkadang keluarga Herman dapat menabung berarti menambah kekayaan, terkadang

pas-pasan atau terkadang malah tekor tergantung besar kecilnya pendapatan dan
pengeluaran/biaya. Jadi apabila Jumlah PENDAPATAN dikurangi dengan
PENGELUARAN/BIAYA rumah tangga Herman dapat dipersamakan dengan LABA atau
RUGI usaha, jadi rumah tangga Herman bisa LABA, bisa RUGI atau bisa IMPAS

f. Kalau keluarga Pak Herman terus-menerus hidup dengan pola merugi besar pasak dari
pada tiang alias Tekor, maka akan menjadi jatuh miskin. Untuk menutup biaya hidup bisa
MAKAN MODAL perabotan rumah tangga dijual, ternak dijual, tanah dijual. Kebutuhan
hidup besar yang mendadak seperti sakit, terpaksa mencari utangan, dan lambat laun
namun pasti rumah tangga Pak Herman bisa bangkrut

g. Sebaliknya jika rumah tangga Pak Herman bisa mengelola kekayaan dengan tekun,
disiplin menerapkan hidup surplus dan menabung, berarti menghimpun kekayaan.
Keluarga Herman kekayaannya akan tumbuh dan lambat laun akan semakin kaya.

Inilah hukum alam pemberdayaan ekonomi yang berlaku mutlak bagi siapapun tanpa
mengenal keajaiban dan spekulasi. Jadi secara ekonomi Rumah Tangga, Perusahaan,
Lembaga UPK, Negara pada hakekatnya sama saja.

Belajar dari cerita Keluarga Herman seperti digambarkan diatas, maka kita
menemukan kata kunci untuk memahami dan menguasai secara mudah system
akuntansi :
KATA KUNCI itu adalah :
o KEKAYAAN
o HUTANG
o MODAL (MILIK SENDIRI)
o PENDAPATAN
o BIAYA, dan
o LABA-RUGI yang akan menetukan kehidupan suatu ekonomi akan TUMBUH
berkembang atau bangkrut.

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 5. PERSAMAAN AKUTANSI
Ternyata, belajar dari telaah hidup Rumah Tangga Herman atau keluarga siapa saja, nampak
jelas bahwa KEKAYAAN KELUARGA dapat dijelaskan sumbernya, yaitu dari : HUTANG
ditambah MILIKNYA SENDIRI, Jumlah seluruh kekayaan pasti sama dengan sumbernya.
Persamaan atau keseimbangan jumlah disebut NERACA. Secara akutansi tidak ada satu
senpun kekayaan yang tidak dapat disebutkan asal sumbernya. Konsep akutansi bertolak dari
persamaan atau Neraca yang menyatakan bahwa :

KEKAYAAN = HUTANG + MODAL (Sendiri)

Herman memiliki kekayaan

100 = 20 + 80

Herman membayar Hutang lunas 20, maka :

(100-20) = 80 = 80

UPK Bangkit Mandiri

1.000.000.000 = 0 + 1.000.000.000

Ternyata, setiap kejadian transaksi, secara otomatis akan merubah kedua sisi persamaan.
Posisi seimbang atau Neraca akan terus tidak berubah, berapa sering dan besarnya transaksi
keuangan yang terjadi, selama pencatatan dilakukan secara imbang berpasangan. Kenyataan
ini menegaskan logika dasar akutansi yaitu :

Kalau KEKAYAAN bertambah, akutansi akan menjelaskan dari mana asalnya, sebaliknya
kalau kekayaan berkurang, akutansi akan memberikan informasi secara rinci ke mana
tujuan nya

Logika dasar itu akan tetap dipergunakan dalam melakukan pencatatan setiap
kejadian transaksi keuangan dalam system akutansi UPK

6. PEMBAKUAN NAMA DAN NOMOR REKENING UPK

Langkah pertama merancang sistim akutansi yang sesuai kebutuhan adalah membakukan
nama dan nomor rekening sesuai dengan klasifikasinya. Dari telah kehidupan ekonomi rumah

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 tangga sehari-hari, kita telah menemukan golongan besar klasifikasi rekening (rekening induk)
yaitu : KEKAYAAN, HUTANG DAN MODAL, PENDAPATAN DAN BIAYA. Rekening adalah
instrumen yang dirancang untuk mencatat dan memproses data transaksi keuangan menjadi
informasi keuangan berupa NERACA, Perhitungan RUGI-LABA sesuai kebutuhan manajemen
UPK dan monotoring PNPM MANDIRI PERDESAAN secara berjenjang.

Rekening adalah formulir yang berbentuk kolom terbagi dua digunakan untuk menempatkan
catatan transaksi yang bersifat menambah atau mengurangi posisi saldo akhir rekening. Ingat
se- rekening dua kolom seperti lagu ndangdut sepondok dua cinta Kolom sebelah kiri
diberi nama Debet dan disebelah Kanan diberi nama Kredit. Secara teknis, tidak mudah
menjelaskan arti, fungsi dan cara penggunaan Debet dan Kredit. Menyamakan dan mengganti
istilah debet kredit dengan Tambah-Kurang atau Masuk-Keluar tidak dapat dilakukan,
karena pasti menyesatkan. Hanya dengan berpedoman pada persamaan dan logika dasar
akutansi pemahaman debet-kredit dapat dengan mudah dijelaskan seperti uraian dalam kotak
dibawah ini.

Konsep dan penalaran dasar akutansi, bertolak dari persamaan realitas ekonomi seperti pada
keluarga Herman bahwa; kekayaan selalu sama dengan Hutang ditambah Modal
(sendiri). Dengan kata lain, Kekayaan selalu dapat dijelaskan dari dari mana sumbernya.
Secara akutansi, transaksi masuk KE rekening kekayaan, harus jelas DARI rekening mana
asalnya. Transaksi keluar DARI rekening kekayaan harus jelas KE rekening mana tujuannya.
Terhadap setiap kejadian transaksi pertanyaan ke rekening mana dan dari rekening
mana dapat selalu diajukan. Dengan begitu, kita dapat mencatat kedalam kolom debet
dan kolom kredit dari rekening-rekening yang terpengaruh oleh kejadian transaksi itu
akhirnya Padanan makna debet-kredityang paling logis adalah, KE untuk Debet dan DARI untuk Kredit .

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 STANDAR NAMA, NOMOR DAN KLASIFIKASI REKENING
DALAM SISTEM AKUNTANSI UPK

1 KEKAYAAN (AKTIVA)

1.1 Kas
1.1.1 Kas BPPK
1.1.2 Kas Operasional UPK
1.1.3 Kas Pengembalian UEP
1.1.4 Kas Pengembalian SPP

1.2 Bank
1.2.1 Bank BPPK
1.2.2 Bank Operasional UPK
1.2.3 Bank Pengembalian UEP
1.2.4 Bank Pengembalian SPP

1.3 Pinjaman
1.3.1 Pinjaman UEP
1.3.2 Pinjaman SPP

1.4 Biaya dibayar dimuka

Ak. Amortisasi
Nilai Buku

1.5 Inventaris
Ak. Penyusutan

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 Nilai Buku Inventaris

1.6 Alokasi desa dalam proses

1.6.1 Prasarana
1.6.2 Pendidikan
1.6.3 Kesehatan
1.6.4 Jenis Kegiatan lain
1.6.5 Operasional Desa
Total alokasi desa dalam proses

1.7 Alokasi desa serah terima

1.7.1 Prasarana
1.7.2 Pendidikan
1.7.3 Kesehatan
1.7.4 Jenis Kegiatan Lain
1.7.5 Operasional Desa

1.8 Rupa-rupa Aktiva

SUMBER DANA (PASIVA)

2. Hutang :
2.1 Hutang pihak III
2.2 Hutang Dana Sosial
2.3 Hutang lain
3 MODAL
3.1 Transfer dari KPPN
3.1.1 APBD
3.1.2 Hibah
3.1.3 Lain-lain

3.2.1 Surplus ditahan th 2005

3.2.2 Surplus ditahan th 2006
a. Tambah Modal
b. Cadangan Resiko
c. lain-laian
3.3.1 Surplus berjalan
4 PENDAPATAN
4.1 Pendapatan Operasional
4.1.1 Jasa Pengembalian UEP
4.1.2 Jasa Pengembalian SPP

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 4.2 Pendapatan Non Operasional
4.2.1 Bunga Bank BPPK
4.2.2 Bunga Bank Operasional UPK
4.2.3 Bunga Bank Pengembalian UEP
4.2.4 Bunga Bank Pengembalian SPP

4.3 Pendapatan Lain-lain

5 BIAYA
5.1 Biaya Operasional
5.1.1. Honor Pengurus UPK
5.1.2 Administrasi dan Umum
5.1.3 Transport
5.1.4 Sewa Kantor
5.1.5 Penyusutan
5.1.6 Lain-lain

5.2 Biaya Penghapusan Pinjaman

5.3 Biaya Non Operasional

5.3.1 Pajak Bunga Bank BPPK
5.3.2 Pajak Bunga Bank Operasional UPK
5.3.3 Pajak Bunga Bank Pengembalian UEP
5.3.4 Pajak Bunga Bank Pengembalian SPP
5.3.5 Administrasi Bank BPPK
5.3.6 Administrasi Bank Operasional UPK
5.3.7 Administrasi Bank Pengembalian UEP
5.3.8 Administrasi Bank Pengembalian SPP

Dari daftar yang digambarkan diatas, UPK memiliki penggolongan rekening yang sama. Perbedaan
terletak pada rincian jenis dan nama rekening dari setiap golongan klasifikasi.
Meskipun pada dasarnya setiap pengguna memiliki kebebasan memberikan struktur nomor rekening,
namun untuk menyesuaikan dengan standar yang berlaku umum maka :
Nomor Induk Rekening diklasifikasikan sebagai berikut :

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan
 Nomor Induk Rekening 1 untuk Kekayaan, semua jenis rekening kekayaan menggunakan
nomor digit pertama 1
Nomor Induk Rekening 2 untuk Hutang, semua jenis rekening Hutang menggunakan nomor
digit pertama 2
Nomor Induk Rekening 3 untuk Modal, semua jenis rekening Modal menggunakan nomor digit
pertama 3
Nomor Induk Rekening 4 untuk Pendapatan, semua jenis rekening Pendapatan menggunakan
nomor digit pertama 4
Nomor Induk Rekening 5 untuk Biaya, semua jenis rekening Biaya menggunakan nomor digit
pertama 5

Prinsip Pelatihan UPK-SulBar

Dasar
Pembukuan