BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Organisasi

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Sebagai salah satu perusahan distributor alat-alat kesehatan,

PT. Cimekar Raya Perkasa masih terbilang baru di Indonesia.

Walaupun demikian namanya terus dikenal dan makin menjadi

perbicangan di tengah kanal perusahan-perusahaan distiributor

besar yang lebih dulu berkiprah di bidang distributor alat

kesehatan. Meski demikian, perusahaan ini terus memberikan

sinyal positif dan semakin berkembang.

Berawal dari sebuah perusahaan yang bernama PT.Langkah Abadi

yang bisa di sebut sebagai ayah dari perusahaan Cimekar sendiri.

Yang berdiri pada tahun

Sampai dengan Laporan Semester ini dibuat, penulis belum

mendapatkan data terakhir yang valid tentang sejarah perusahaan.

Hal ini disebabkan karena perusahaan ini masih baru dan menuju

tahap berkembang dan belum memiliki dokumen resmi yang

menjelaskan tentang sejarah berdirinya perusahaan.

3.1.2 Visi dan Misi

Dalam meraih tujuan perusahaan tersebut, terlebih dahulu akan

dijabarkan visi dan misi yang diemban perusahaan sebagai berikut :

A. Visi

Sebagai Mitra terkemuka menjadi Distributor Nasional yang

Unggul, Terdepan dalam Pelayanan dan Kinerja.

41
 42

B. Misi
Misi yang diemban PT. Cimekar Raya Perkasa adalah sebagai

berikut :

1. Memberikan layanan distribusi pemenuhan kebutuhan

pelanggan dengan jaminan pelanggan mendapat layanan

yang terbaik berupa kemudahan mendapatkan produk

dengan kualitas yang terjamin.

2. Mengoptimalkan sumber daya manusia yang unggul serta

membangun kemitraan yang saling menguntungkan.

3. Meningkatkan mutu pelayanan di bidang distribusi

3.1.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan suatu bagian dari proses

manajemen maka suatu perusahaan harus memiliki suatu struktur

organisasi yang baik yang sesuai dengan keadaan dan perusahaan itu

sendiri, struktur organisasi perusahaan disusun dengan

mempertimbangkan bahwa organisasi ini harus fleksibel dalam arti

memungkinkan penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan

total, selain itu pembagian tugas dan wewenang dan tanggung jawab

setiap bagian dan karyawan harus jelas dan benar-benar dapat

dilaksanakan dengan baik tanpa terjadinya kesimpang siuran dalam

pelaksanaan tugasnya masing- masing.

Berikut adalah struktur organisasi PT. Cimekar Raya Perkasa :
 43

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cimekar Raya Perkasa

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa
3.1.4 Uraian Tugas (Job Description)
Job Description adalah suatu rincian yang menjukan proses,

tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan.

1. Direktur
 44

Gambar 3.2 Tugas dan Wewenang Direktur

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

2. Penanggung Jawab Teknis :

 45

Gambar 3.3 Tugas dan Wewenang Penanggun Jawab Teknis

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

3. Financial Controller
 46

Gambar 3.4 Tugas dan Wewenang Financial Controller

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

4. Purchasing and Logistic

 47

Gambar 3.5 Tugas dan Wewenang Purchasing and Logistic

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

5. Administrasi and Human Resource

 48

Gambar 3.6 Tugas dan Wewenang Administrasi and Human Resource

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

6. Transport Ekspedisi.
 49

Gambar 3.7 Tugas dan Wewenang Transport Ekspedisi

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

7. Marketing
 50

Gambar 3.8 Tugas dan Wewenang Bagian Marketting

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

8. Teknisi Sales & Marketing

 51

Gambar 3.9 Tugas dan Wewenang Teknisi Sales and Marketing

Sumber : PT. Cimekar Raya Perkasa

3.1.5 Produk Pemasaran PT. Cimekar Raya Perkasa

 52

PT. Cimekar Raya Perkasa merupakan suatu perusahaan yang

bergerak dibidang penjualan alat-alat kesehatan. Adapun produk

yang dipasarkan antara lain :

A. Branard Dorong

Gambar 3.10 Brankad Dorong

Sumber : PT. Cimekar Raya Utama

B. Emergency Trolley
 53

Gambar 3.11 Emergency Trolley

Sumber : PT. Cimekar Raya Utama

C. Compressors Nebulizer Systems

 54

Gambar 3.12 Compressors Nebulizer Systems

Sumber : PT. Cimekar Raya Utama

3.2 Uraian Prosedur

Uraian prosedur merupakan kegiatan menjelaskan prosedur-prosedur kerja

yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan ini

berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-

unit organisasi khususnya dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan

data.
 55

Posedur-prosedur Sistem pengolahan data persediaan alat kesehatan di

PT.Cimekar Raya Perkasa Bandung itu sendiri adalah sebagai berikut :

1. Konsumen mengirimkan Purchasing Order (PO) kepada bagian Admin

a. Apabila PO dikirimkan melalui fax maka akan ada berkas fax PO dari

konsumen yang nantinya akan diinputkan ke dalam sistem dan

dicocokan dengan data stok barang di sistem.

b. Apabila PO dikirimkan atau disampaikan melalui telepon maka admin

akan mencatat manual kedalam nota apa yang disampaikan oleh

konsumen dan kemudian diinputkan ke dalam sistem dan dicocokan

dengan data stok barang di sistem.

2. Bagian Admin akan melakukan pengecekan stok barang di sistem

berdasarkan barang yang dipesan konsumen

a. Apabila barang tidak tersedia maka bagian admin akan

memberitahukan kepada konsumen bahwa stok barang di gudang

habis dan akan dipesankan terlebih dahulu (Indent) kepada pihak

supplier oleh bagian Gudang.

b. Apabila barang tersedia maka bagian admin akan mencetak faktur

penjualan, faktur penjualan berangkap 4.

3. Bagian admin memberikan faktur penjualan kepada bagian gudang untuk

dicocokan dengan barang.

4. Bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan faktur penjualan.

 56

5. Bagian gudang menyerahkan faktur penjualan beserta barang yang

disiapkan kepada bagian Transport Expedition.

6. Bagian Transport Expedition mengirimkan barang kepada konsumen.

7. Pihak Konsumen memvalidasi barang berdasarkan faktur penjualan

a. Apabila barang tidak sesuai dengan faktur maka pihak konsumen akan

menolak dan mengembalikan barang dan faktur kepada Transport

Expedition.

b. Apabila barang sesuai maka pihak konsumen akan menandatangani

faktur dan dicap beserta memberikan PO aslinya.

8. Faktur jual yang telah disetujui konsumen , 2 rangkap diserahkan kepada

konsumen untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi dan 2 rangkap

diserahkan kembali pada bagian Transport Expedition untuk diserahkan

kembali pada bagian admin.

9. Bagian Transport Expedition mengembalikan faktur yang telah divalidasi

oleh konsumen kepada bagian admin.

10. Bagian admin menerima dan menginputkan data faktur jual yang telah di

validasi oleh konsumen ke dalam sistem.

11. Bagian Gudang membuatkan PO manual untuk selanjutnya disampaikan

atau di faxkan kepada pihak supplier,PO manual berangkap 2.

12. Pihak Supplier menerima orderan dari bagian gudang dan kemudian

membuatkan faktur beserta barang yang dipesan untuk dikirim.

 57

13. Bagian Gudang menerima faktur dan barang dari Supplier dan dicek

a. Apabila barang tidak sesuai dengan faktur maka bagian gudang akan

menolak dan mengembalikan barang dan faktur kepada Supplier.

b. Apabila barang sesuai maka bagian gudang akan menandatangani

faktur dan dicap beserta memberikan PO aslinya.

14. Faktur beli yang telah disetujui bagian gudang, 2 rangkap diserahkan

kepada bagian gudang untuk diarsipkan sebagai bukti transaksi dan 2

rangkap diserahkan kembali pada pihak Supplier.

15. Bagian Gudang menyimpan barang ke gudang dan memperbarui data stok

gudang.

16. Bagian Gudang menyerahkan faktur pembelian beserta data stok gudang

kepada bagian admin.

17. Bagian admin menerima dan menginputkan data faktur beli beserta data

stok gudang ke dalam sistem.

18. Bagian admin mencetak laporan penjualan, pembelian dan data stok

gudang untuk selanjutnya diserahkan kepada Direktur.

19. Sebagian besar Penjualan dan Pembelian, baik itu dari konsumen maupun

dari supplier pembayaranya dengan cara kredit/kontrabon dengan masa

1(satu) bulan setelah pengiriman barang.

 58

3.3 Dekomposisi Fungsi

Dekomposisi fungsi bertujuan untuk mengetahui pemisahan dari

fungsifungsi yang ada di dalam organisasi. Adapun dekomposisi fungsi

tersebut sebagai berikut :

Sistem Informasi Pengelolaan

Persediaan Alat Kesehatan

Bagian Bagian Bagian Bagian

Administrasi Gudang Purchasing Accounting
Gambar 3.13 Dekomposisi Sistem Informasi Persediaan Alat Kesehatan

Sumber : Penulis

3.4 Analisis Masukan

Analisis masukan memberikan penjelasan mengenai masukan yang

terjadi pada proses pembuatan laporan yang sedang berjalan saat ini dan

menjelaskan apa saja yang menjadi hasil analisis tersebut. Berikut analisis

masukannya :

1. Purchasing Order/Surat Pesanan

Nama : Purchasing Order

Fungsi : Sebagai nota atau catatan pemesanan barang

Sumber : Konsumen

Tujuan : Admin
 59

Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang oleh konsumen

Rangkap : Dua

Isi : No_PO + Tanggal + Nama_Relasi + Alamat +

Nama_barang + Jumlah + Disc + Total_harga

2. Data Persediaan Alkes

Nama : Stok Alkes

Fungsi : Sebagai data persediaan barang di gudang

Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap terjadi penambahan & pengurangan barang

Rangkap :2

Isi : No_batch + Kode_barang + Nama_barang + ED + Jumlah

+ Harga_beli + Harga_Jual

3. Faktur Pembelian

Nama : Faktur Pembelian

Fungsi : Sebagai informasi barang dan harga yang dibeli

Sumber : Supplier

Tujuan : Admin

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian barang oleh Bagian Gudang

Rangkap :4

Isi : No_Faktur + Tanggal + Nama_Relasi + Alamat +

Kode_barang + No_batch + Nama_barang + ED + Jumlah + Disc +

Total_harga
 60

3.5 Analisis Keluaran

Analisis keluaran meberikan penjelasan mengenai pengeluaran dari

hasil yang dicatat sebelumnya yang terjadi pada proses pengolahan dan

menjelaskan apa saja yang menjadi hasil dari analisis keluaran. Berikut

analisis keluarannya :

1. Faktur Penjualan

Nama : Faktur Penjualan/Invoice

Fungsi : Sebagai informasi barang dan harga yang dijual

Sumber : Admin

Tujuan : Konsumen

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian barang oleh konsumen

Rangkap :4

Isi : No_Faktur + Tanggal + Nama_Relasi + Alamat +

Kode_barang + No_batch + Nama_barang + ED + Jumlah + Disc +

Total_harga

2. Laporan Pembelian Alkes

Nama : Laporan Pembelian Alkes

Fungsi : Sebagai informasi pembelian Alkes

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap terjadi pembelian barang oleh bagian gudang

per bulan

Rangkap : Satu
 61

Isi : No_faktur + Tanggal + Nama_relasi + Nama_barang +

Jumlah + Disc + Total_harga

3. Laporan Penjualan Alkes

Nama : Laporan Penjualan Alkes

Fungsi : Sebagai informasi penjualan Alkes

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap terjadi penjualan perbulannya

Rangkap : Satu

Isi : No_faktur + Tanggal + Nama_relasi + Nama_barang +

Jumlah + Disc + Total_harga

4. Laporan Persediaan Alkes

Nama : Laporan Persediaan Alkes

Fungsi : Sebagai informasi Persediaan Alkes

Sumber : Admin

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap terjadi stok opname perbulannya

Rangkap : Satu

Isi : No_batch + Kode_barang + Nama_barang + ED + Jumlah

+ Harga_beli + Harga_Jual
 62

3.6 Analisis Proses

3.6.1 Flowmap Sistem Berjalan

Sistem laporan persediaan alkes ini adalah sistem pengolahan

laporan yang berfungsi untuk mengontrol persediaan alkes yang ada

di gudang alkes. Berikut ini adalah diagram flowmap yang berjalan

di PT. Cimekar Raya Perkasa :

Gambar 3.14 Flowmap Sistem Pengolahan Data Persediaan Alkes

Sumber : Penulis
 63

3.6.2 DFD Sistem Berjalan

A. Diagram Konteks

Gambar 3.15 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan Alkes

Sumber : Penulis

B. DFD Level 0
 64

Gambar 3.16 DFD Level 0 Sistem Informasi Persediaan Alkes

Sumber : Penulis

A. DFD Pembelian Level 1

 65

Gambar 3.17 DFD Pembelian Level 1

Sumber : Penulis

B. DFD Penjualan Level 1

 66

Gambar 3.18 DFD Penjualan Level 1

Sumber : Penulis

C. DFD Retur Pembelian Level 1

 67

Gambar 3.19 DFD Retur Pembelian Level 1

Sumber : Penulis

3.6.3 Spesifikasi Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data dari tabel-tabel yang digungakan pada prosses rancang

bangun program aplikasi adalah sebagai berikut :

1) Alkes = Kode Alkes + Nama Alkes + Kemasan + Harga

Beli + Harga Jual + Tgl Kadaluarsa

2) Pemasok = Kode Pemasok + Nama + Alamat + Telp + Kota

 68

3) Pelanggan = Kode Pelanggan + Nama + Alamat + Telp + Kota

4) Nota Beli = No Nota + Tanggal + Kode Pemasok + Kode

Alkes + Harga Beli + Qty

5) Nota Beli Detail = Kode Alkes + Nama Alkes + Harga Beli +

Harga Jual + Qty

6) Nota Jual = No Nota + Tanggal + Nama Pelanggan + Kode

Alkes + Harga Jual + Banyak + Diskon

7) Nota Jual Detail = Kode Alkes + Nama Alkes + Kemasan +

Harga Jual + Banyak + Jumlah + Diskon

8) Stok = Kode Alkes + Nama Alkes + Kemasan + Harga Beli +

Harga Jual + Jumlah_stok_alkes

9) Retur Beli = No Retur + Tanggal + No Nota + Tgl Nota + Kode
Pemasok + Kode Alkes + Harga Beli + Qty
10) Retur Beli Detail = Kode Alkes +Harga Beli + Qty_alkes_retur
11) Retur Jual = No Retur + Tanggal + No Nota + Tgl Nota + Kode

Alkes + Harga Jual + Qty

12) Retur Jual Detail = Kode Alkes + Harga Jual + Banyak +

Pengurangan Diskon
13) Buat Nota = Kode Alkes + Nama Alkes + Kemasan + Harga Jual

+ Jumlah + Diskon

3.7 Permasalahan dan Kesimpulan

A. Masalah yang dihadapi

Proses pencatatan dan pengolahan persediaan alat kesehatan

pada PT. Cimekar Raya Perkasa masih menggunakan Microsoft

Excel. Hal ini masih memiliki cara kerja yang kurang memuaskan
 69

sehingga dalam pengolahan data membutuhkan waktu yang cukup

lama, karena jenis dan jumlah persediaan alat kesehatan yang ada

cukup banyak, tetapi jika pencatatan persediaan tersebut dilakukan

dengan memakai sistem komputerisasi maka akan mempercepat dan

mempermudah proses pencatatan persediaan, juga mengurangi

resiko terjadinya kesalahan dalam membuat laporan persediaan alat

kesehatan.

A. Kesimpulan Hasil Analisa

Perlunya suatu program aplikasi yang dapat mengoptimalkan

dalam pengelolaan data persediaan alat kesehatan. Dengan adanya

sistem informasi persediaan alat kesehatan tersebut diharapkan dapat

lebih memperbaiki sistem informasi pengolahan data alat kesehatan

yang telah diterapkan sebelumnya supaya lebih efisien dan efektif.