AUDIT

TIPS AND TRICKS

 Agenda

i. Memahami proses Audit

ii. Mempersiapkan Diri
iii. Teknik Interview
Memahami Proses Audit
Auditor: Siapa dia?
Auditor
Seseorang yang memiliki kualifikasi untuk
melakukan Audit Mutu

Tugas dan Tanggung Jawab

Merencanakan, Mempersiapkan dan
Melaksanakan Audit sesuai dengan standar
Mengumpulkan bukti objektif ketidaksesuaian
Melaporkan Ketidaksesuaian
Merekomendasikan hasil pengamatan kepada
Badan Akreditasi/Sertifikasi
 Mulai
Memahami Proses Audit

Mengidentifikasi Permintaan
Kebutuhan Training
Alur Maju Training

Mulai dari awal

Permintaan
sampai ke akhir Permintaan Training
Disetujui?
Permintaan Training yang disetujui
ditandatangani oleh General Manager

Membuat Jadwal Beri tahu Jadwal

Training peminta Training

Selesai
Melaksanakan
Training Alur Mundur
Mulai dari akhir
Sertifikat
sampai ke awal
Menyimpan
Catatan
Training

Selesai
Metode Audit
Memahami Proses Audit Penemuan(Finding)
Penemuan dapat berasal dari ketidaksesuaian
terhadap:
Standar
Prosedur/WI
Persyaratan Pelanggan
Setiap penemuan harus didukung oleh bukti objektif
Bukti Objektif dikumpulkan dari:
Hasil Interview
Pemeriksaan Dokumen
Observasi dari Aktivitas
Kondisi serta Situasi Daerah yang Diaudit

Dalam melakukan audit, seorang auditor dapat

melakukan pemeriksaan silang, untuk memeriksa
kebenaran informasi yang Anda berikan
Memahami Proses Audit

Describe (Jelaskan Cara Anda Bekerja)

Apakah auditan mengerti prosedur yang terkait
Apakah prosedur dijalankan
Cara auditan: menjelaskan proses dengan prosedur yang ada
Document (Apakah prosedur tersedia)
Apakah semua aktivitas yang mempengaruhi mutu telah didokumentasikan
Cara auditan: kalau tidak secara eksplisit tertera, katakan bahwa hal itu termasuk
pada salah satu langkah
Demonstrate (Peragakan cara anda bekerja)
Kualifikasi pekerja
Cara auditan: karyawan terbaik, latihan terus menerus, jangan panik
Memahami Proses Audit
Pertanyaan Audit
Pertanyaan Terbuka vs. Tertutup
Apakah anda mempunyai prosedur untuk melakukan inspeksi akhir?
Bagaimana anda melakukan evaluasi supplier anda

Contoh Pertanyaan: Pertanyaan biasanya tidak

Apakah Tanggung Jawabdan Wewenang Anda? berdiri sendiri melainkan
Bagaimana proses . / Anda melaksanakan . BERKAITAN
Bagaimana anda memantau proses?
Bila terjadi masalah apa yang anda laksanakan?
Apa Kebijakan Mutu perusahaan?
Bagaimana anda dapat membantu tercapainya Kebijakan Mutu tsb?
Apakah anda telah menerima training untuk melaksanakan pekerjaan Anda?

Catatan: Bila kesalahan ditemukan, auditor ingin mengetahui apakah anda

tahu mengenai kesalahan yang terjadi. Bila anda telah mengetauinya, apa
tindakan koreksi/pencegahan anda?
Memahami Proses Audit Pertanyaan Audit
Contoh Pertanyaan: (utk manajemen/pimpinan)
Apakah tugas dan wewenang anda?
Apakah Kebijakan Mutu perusahaan? Jelaskan!
Bagaimana anda mengkomunikasikan kebijakan mutu kepada bawahan Anda?
Bagaimana anda menjamin kelayakan sumber daya?
Apakah target anda pada tahun ini?
Apakah rencana Anda untuk perbaikan mutu?
Apakah agenda dari tinjauan manajemen?
Berapa sering tinjauan manajemen dilaksanakan?
Siapa yang menyimpan notulen rapat?
Bagaimana Anda menyelesaikan masalah
Auditor ingin mengetahui keterlibatan anda dalam
proses operasi serta penyelesaian masalah
Auditor ingin mengetahui sejauh mana keperdulian anda
dalam proses peningkatan mutu
Auditee harus berusaha mendapatkan konfirmasi mengenai
ketidaksesuian (finding) yang ditemukan
Memahami Proses Audit
Hasil Audit
Jenis Laporan
Penemuan Major
Ketiadaan sistem atau prosedur yang terdokumentasi untuk proses
utama/inti
Prosedur tidak memenuhi persyaratan yang ada
Prosedur secara konsisten tidak dilaksanakan
Beberapa penemuan minor pada bidang yang sama
Penemuan Minor
Kekhilafan/Faktor Manusia
Observasi
Suatu keadaan dimana, menurut penilaian auditor, membutuhkan
penjelasan/penyelidikan lebih lanjut guna meningkatkan
keefektifan sistem mutu

Hasil Akhir: Rekomendasi kepada badan akreditasi

apakah Perusahaan layak mendapatkan sertifikat
 Memahami Proses Audit
Hasil Audit
Sepuluh Besar Ketidaksesuaian
Work Instruction tidak tertulis/terdokumentasi
Masih digunakannya dokumen dengan nomor revisi
yang lama
Perubahan revisi tanpa persetujuan
Alat ukur tidak dikalibrasi
Catatan tindakan koreksi tidak lengkap
Prosedur pengerjaan ulang tidak dijalankan

Riset dari Llyods Quality Register

 Memahami Proses Audit
Hasil Audit
Sepuluh Besar Ketidaksesuaian contd
Kondisi pengoperasian diubah tanpa persetujuan
Tanggung jawab manajemen tidak jelas
Tindakan Koreksi dan Pencegahan tidak efektif
Barang/Produk lewat batas tanggal kadaluarsa

Riset dari Llyods Quality Register

Mempersiapkan Diri

Apa kelemahan Auditor ?

Waktu yang singkat

Tidak mengetahui sistem Anda
 Mempersiapkan Diri
Persiapan Anda

Pemahaman/Penguasaan terhadap:
Persyaratan standar (dengan memahami persyaratan anda
dapat menebak maksud pertanyaan!)
Prosedur/WI, Kebijakan serta Peraturan yang berlaku di bagian
anda
Tanggung Jawab dan Wewenang Anda
Kebijakan Mutu serta Sasaran Mutu bagian anda

Pikirkan kemungkinan pertanyaan yang akan

diajukan dan jawaban yg akan Anda berikan -
Latihan membawa kesempurnaan
Mempersiapkan Diri
Persiapan Anda
Persiapkan karyawan yang akan hadir pada saat diaudit
Karyawan Terbaik
Pengarahan kepada karyawan
Kejujuran
Ketenangan Lakukan audit
terhadap binder
yang ada
Persiapkan Dokumen/Catatan Mutu
SOP/WI
Struktur Organisasi/Uraian Tugas (bila ada)
Standar/Peraturan yang berkaitan dengan SOP
Daftar Induk catatan mutu
Sampel catatan mutu (dari SOP) secara lengkap
Mempersiapkan Diri
Persiapan Anda
Siapkan ruangan yang akan digunakan
Sedapat mungkin tidak satu ruangan dengan tempat
penyimpanan catatan mutu
Rapikan ruangan anda (ruangan yg berantakan dapat
menimbulkan kesan yang tidak baik serta dapat memberikan
kesempatan auditor untuk mencari bahan audit)

Periksa lapangan sebelum Auditor datang

Mempersiapkan Diri
Strategi Anda

Penerjemah
Jangan menjawab dengan bahasa yang tidak Anda kuasai
dengan fasih
Penerjemah dapat membantu anda bila jawaban yang anda
berikan kurang tepat

Siapkan catatan anda selama audit

Asumsi/Rekaan anda
Contoh yang ditanyakan
Nama Personil yang dicatat
Mempersiapkan Diri
Strategi Anda
Penghubung dan Pengantar
Tugas pengantar: (Wakil Manajemen)
Sebagai guide bagi auditor
Membantu pihak yg diaudit bila mengalami
kesulitan sewaktu menjawab
Membantu mencatat hal-hal yang mungkin akan
ditindak lanjuti di bagian lain
Tugas penghubung:
Bersiap di dekat bagian yang diaudit dan
membantu pengantar dalam menghubungi bagian
lain yang mungkin akan ditindak lanjuti atau diaudit
selanjutnya
Teknik Interview Yang Perlu Anda Lakukan

Sambutlah Auditor dengan ramah

(jangan berlebihan)

Tenang
Mengerti pertanyaan sebelum menjawab

Jawab sesingkat mungkin

Gunakan Prosedur yang ada dalam menjawab
Teknik Interview Yang Harus Anda Hindari

Menang suatu pertempuran tetapi kalah perang !

Jenis penemuan
Sikap ingin memperbaiki diri

Menyampaikan keluhan pekerjaan

Teknik Interview Yang Harus Anda Hindari

Memberi kesempatan auditor

menjumpai karyawan Anda

Menjawab pertanyaan yang bukan

menjadi wewenang anda

Menyalahkan bagian lain

Teknik Interview Yang Harus Anda Hindari

Memberi kesempatan auditor memeriksa seluruh catatan

mutu anda

Mengabaikan Auditor (contoh : lama dalam memberikan catatan

mutu yang diminta dan tidak ada personil kompeten yang
menemani auditor)
 Hal-Hal Lain Yang Penting
Jalan menjauhi lokasi yang menurut anda dapat
menimbulkan masalah, terutama jika anda melihat
ada hal-hal yang janggal dilokasi audit
Ajak auditor berbicara mengenai hal-hal yang
tidak berkaitan dengan audit. Contoh : kondisi
bisnis badan sertifikasi
Jangan memberikan catatan mutu yang diminta
auditor sebelumnya kecuali diminta lagi