TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

No. Dokumen : SOP/03/GBR/WMM/09/2015

No. Revisi : 00 Ditetapkan oleh :

Kepala Puskesmas
PUSKESMAS SOP Cikalong
Tanggal terbit :
KECAMATAN
drg. Novita Utami Sumitra
GAMBIR NIP.198211252010012007
Halaman : 1 dari 4

1. Pengertian 1. Tindakan Perbaikan adalah proses perbaikan ketidaksesuaian yang sudah

terjadi atau berulang
2. Laporan tindakan perbaikan adalah laporan tindakan perbaikan
ketidaksesuaian yang sudah dilakukan dan dilaporkan kepada WMM.
3. Tindakan pencegahan dilakukan untuk mengantisipasi permasalahan yang
berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian di masa datang.
4. Tindakan pencegahan diawali terlebih dahulu dengan proses identifikasi
potensi ketidaksesuaian di setiap unit kerja
2. Tujuan Prosedur ini sebagai acuan dalam pelaksanaan tindakan korektif dan
pencegahan di Puskesmas Kecamatan Gambir
3. Kebijakan 1. Prosedur ini berlaku mulai dari identifikasi dan pelaporan ketidaksesuaian/
potensi ketidaksesuaian yang ditemukan diluar Audit Mutu Internal sampai
dengan penutupan laporan Tindakan Perbaikan/ Tindakan Pencegahan.
2. Semua karyawan dapat melaporkan setiap ketidaksesuaian kepada
atasannya untuk selanjutnya diteruskan kepada WMM.
4. Referensi SNI Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008
5. Alat dan 1. Alat :
bahan a. Komputer
b. Printer
2. Bahan :
a. Kertas
b. Tinta
c. Box File
d. Ordner
e. Klip
f. Staples dan stapler
6. Langkah- IDENTIFIKASI DAN PELAPORAN
langkah KETIDAKSESUAIAN / POTENSI Unit melaporkan
ketidaksesuaian / potensi
KETIDAKSESUAIAN ketidaksesuaian yang
ditemukan
Semua Karyawan (pelapor)
1. Melaporkan setiap
Unit / pelapor membuat laporan
ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian
ketidaksesuaian yang dengan mengisi formulir permintaan tindakan
ditemukan kepada atasannya di perbaikan dan pencegahan (PTPP)
unit kerja masing-masing.
2. Membuat laporan Unit / pelapor mengidentifikasi ketidaksesuaian
ketidaksesuaian/ potensi / potensi ketidaksesuaian
ketidaksesuaian dengan
mengisi formulir Permintaan Unit / pelapor mengidentifikasi ketidaksesuaian
Tindakan Perbaikan dan / potensi ketidaksesuaian
Pencegahan

Atasan Karyawan Bersangkutan Ketidaksesuaian / potensi

(Pelapor) ketidaksesuaian disetujui?
ya tidak
3. Mengidentifikasikan
ketidaksesuaian/ potensi
 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
No. Dokumen : SOP/03/GBR/WMM/09/2015
No. Revisi : 00
PUSKESMAS SOP
Tanggal terbit :
KECAMATAN
GAMBIR
Halaman : 2 dari 4
ketidaksesuaian
4. Jika setuju, menandatangani
formulir Permintaan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan dan
menyerahkan kepada WMM,
lanjutkan ke proses
5. Jika tidak setuju, melakukan
perbaikan sesuai
wewenangnya.
ANALISA MASALAH,
PENETAPAN SOLUSI,
PENETAPAN BATAS WAKTU,
DAN PENANGGUNGJAWAB
TINDAKAN PERBAIKAN DAN
PENCEGAHAN
Wakil Manajemen Mutu (WMM)
6. Menghubungi atasan karyawan
yang terkait langsung dengan
sumber masalah, dan meminta
atasan karyawan terkait
tersebut untuk melakukan
analisa penyebab.
Koordinator terkait (terlapor)
7. Menganalisis permasalahan
yang dilaporkan dan
kemungkinan penyebabnya.
8. Melakukan koordinasi dalam
menentukan ketidaksesuaian /
potensi ketidaksesuaian, dan
melakukan penyusunan
prioritas penanganan
ketidaksesuaian / potensi
ketidaksesuaian berdasarkan
penyebab dominan.
9. Melakukan analisis terhadap
kebutuhan yang diperlukan
untuk tindakan-tindakan
perbaikan / pencegahan
10. Membuat rencana tindakan
perbaikan / pencegahan, waktu
pelaksanaan dan penanggung
jawab pelaksanaan Tindakan
Perbaikan dan Pencegahan.
11. Jika diperlukan, meminta
bantuan dibentuk tim khusus
Ditetapkan oleh :
Kepala Puskesmas
Cikalong
drg. Novita Utami Sumitra
NIP.198211252010012007
Formulir PTPP yang Melakukan perbai-
ditandatangani PJ kan sesuai
unit / pelapor dan wewenang
menyerahkan
kepada WMM,
lanjutkan ke proses
WMM menghubungi atasan karyawan yang
terkait langsung dengan sumber masalah, dan
meminta atasan karyawan terkait tersebut
untuk melakukan analisa penyebab
Koordinator terkait (terlapor) menganalisis
permasalahan yang dilaporkan dan
kemungkinan penyebabnya
Koordinator terkait (terlapor) melakukan
koordinasi dalam menentukan ketidaksesuaian
/ potensi ketidaksesuaian, dan melakukan
penyusunan prioritas penanganan
ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian
berdasarkan penyebab dominan
Koordinator terkait (terlapor) melakukan
analisis terhadap kebutuhan yang diperlukan
untuk tindakan perbaikan / pencegahan
Koordinator terkait (terlapor) membuat
rencana tindakan perbaikan / pencegahan,
waktu pelaksanaan dan PJ pelaksanaan
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Jika diperlukan, koordinator terkait / pelapor
meminta bantuan dibentuk tim khusus untuk
menetapkan rencana tindakan, waktu
pelaksanaan dan PJ pelaksana tindakan
perbaikan / pencegahan
WMM menyerahkan hasil rencana perbaikan
kepada Kepala Puskesmas untuk dimintakan
rekomendasi
Kepala Puskesmas memberikan
rekomendasi terhadap rencana perbaikan /
pencegahan seperlunya.
PJ pelaksana tindakan perbaikan /
pencegahan melakukan tindakan perbaikan /
pencegahan sesuai kesepakatan yang telah
ditetapkan
 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

No. Dokumen : SOP/03/GBR/WMM/09/2015

No. Revisi : 00 Ditetapkan oleh :

Kepala Puskesmas
PUSKESMAS SOP Cikalong
Tanggal terbit :
KECAMATAN
drg. Novita Utami Sumitra
GAMBIR NIP.198211252010012007
Halaman : 3 dari 4

untuk menetapkan rencana

tindakan, waktu pelaksanaan
dan penanggungjawab
pelaksana Tindakan Perbaikan /
Pencegahan
PJ pelaksana tindakan perbaikan /
pencegahan melakukan tindakan perbaikan /
pencegahan sesuai kesepakatan yang telah
ditetapkan

Wakil Manajemen Mutu (WMM) PJ pelaksana tindakan perbaikan /

pencegahan melaporkan hasil tindakan
12. Menyerahkan hasil rencana perbaikan (PTPP) kepada WMM dan
perbaikan kepada Kepala koordinator unit masing-masing dan
Puskesmas untuk dimintakan tembusan Kepala Puskesmas
rekomendasi
Koordinator terkait memastikan dan
Kepala Puskesmas mengevaluasi pelaksanaan tindakan
perbaikan sesuai dengan rencana perbaikan
13. Memberikan rekomendasi yang ditetapkan
terhadap rencana perbaikan /
pencegahan seperlunya.
WMM memonitor dan mengevaluasi
pelaksanaan Tindakan Perbaikan /
TINDAKAN PERBAIKAN Pencegahan

Penanggungjawab pelaksana WMM menutup PTPP jika tindakan

tindakan perbaikan / pencegahan perbaikan / pencegahan dilaksanakan sesuai
14. Melakukan tindakan perbaikan / kesepakatan dan hasilnya efektif dapat
mencegah timbulnya ketidaksesuaian yang
pencegahan sesuai berulang
kesepakatan yang telah
ditetapkan.
15. Melaporkan hasil tindakan WMM menerbitkan PTPP baru
jika pelaksanaan tindakan
perbaikan (PTPP) kepada perbaikan belum efektif
WMM dan koordinator unit
masing-masing dan tembusan
Kepala Puskesmas

MONITOR DAN EVALUASI

Koordinator unit terkait

16. Memastikan dan mengevaluasi
pelaksanaan tindakan
perbaikan sesuai dengan
rencana perbaikan yang
ditetapkan

Wakil Manajemen Mutu (WMM)

17. Memonitor dan mengevaluasi
pelaksanaan Tindakan
Perbaikan / Pencegahan
 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

No. Dokumen : SOP/03/GBR/WMM/09/2015

No. Revisi : 00 Ditetapkan oleh :

Kepala Puskesmas
PUSKESMAS SOP Cikalong
Tanggal terbit :
KECAMATAN
drg. Novita Utami Sumitra
GAMBIR NIP.198211252010012007
Halaman : 4 dari 4

PENUTUPAN PTPP

Wakil Manajemen Mutu (WMM)

18. Menutup PTPP jika tindakan
perbaikan / pencegahan
dilaksanakan sesuai
kesepakatan dan hasilnya
efektif dapat mencegah
timbulnya ketidaksesuaian yang
berulang
19. Menerbitkan PTPP Baru jika
pelaksanaan tindakan
perbaikan belum efektif
7. Hal-hal yang 1. Penyebab / masalah ketidaksesuaian / temuan
perlu
2. Perbaikan diharapkan tidak terulang kembali
diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Tim mutu Puskesmas
2. Koordinator Admin
3. Koordinator UKP
4. Koordinator UKM
5. Kepala Puskesmas
9. Dokumen CATATAN MUTU
terkait Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP)

10. Riwayat Perubahan Dokumen

Tgl.mulai
No Yang dirubah Isi Perubahan
diterbitkan