BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Business Modelling

3.1.1 Understand The Business Environement
Dalam memahami lingkungan bisnis, diperlukan penelitian untuk mencari
permasalahan pada proses bisnis berjalan yang harus diselesaikan. Sangat penting
untuk mengetahui siapa saja pihak-pihak yang akan terkena dampak dari adanya
sistem yang baru. Selain terhadap manusia, harus diketahui juga sistem informasi
lain apa sajakah yang akan terkena dampak dari sistem baru yang akan digunakan.
Pada akhirnya, proyek pada sistem baru harus dapat menyesuaikan dengan arsitektur
teknologi yang sudah ada, dan menyesuaikan dengan standar sistem informasi yang
dimiliki oleh organisasi.

3.1.1.1 Profil Perusahaan

Penelitian dalam skripsi ini dilakukan di PT. PLN (Persero) Unit Pendidikan
dan Pelatihan (UDIKLAT) Jakarta, yakni unit pendidikan dan pelatihan kedua yang
berada di lingkungan PT. PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan
(PUSDIKLAT), dimana yang pertama adalah PT PLN (Persero) UDIKLAT Bogor.
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta yang berdiri sejak tahun 1997, merupakan
gabungan antara UDIKLAT Slipi dengan UDIKLAT Ciracas yang beralamatkan di
Jl. S. Parman No. 27 Slipi, Jakarta Barat.
Pada tanggal 14 November 2012 dilakukan launching PLN Corporate
University oleh Direktur Utama PT. PLN (Persero). Seiring dengan
perkembangannya, PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT berubah menjadi PLN
Corporate University dalam melayani permintaan para pelanggan intern PT. PLN
(Persero). Pada tanggal 3 Maret 2013, PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
diresmikan oleh Direktur SDM PT. PLN (Persero) menjadi Leadership Academy
dan Corporate Culture Academy. Sesuai dengan namanya, Leadership Academy,
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta diharapkan dapat menciptakan calon-calon
pemimpin masa depan bagi PT. PLN (Persero) yang berkualitas, serta dapat
menanamkan budaya perusahaan yang positif serta mendukung PT PLN (Persero)
untuk terus maju.

31
32

3.1.1.1.1 Visi dan Misi Perusahaan

Visi dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah: Menjadi pusat
pendidikan setara kelas dunia dalam menyiapkan insan PLN yang profesional,
bersemangat, dan berintegritas guna mendukung penciptaan nilai korporasi yang
berkelanjutan.
Sedangkan misi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah:
Mengembangkan, memelihara, dan meningkatkan kualitas insan PLN melalui
penyelenggaraan pembelajaran dan asesmen untuk mewujudkan nilai tambah bagi
stakeholder.

3.1.1.1.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada pada PT. PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta

3.1.1.1.3 Proses Bisnis Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan di lapangan dan wawancara yang dilakukan
kepada pihak PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, proses bisnis yang berjalan di
PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta untuk tiap bagian utama yaitu:
 33

1. Bagian Pelaksanaan Pembelajaran

Di bagian Pelaksanaan Pembelajaran proses bisnis yang berjalan dibagi menjadi
tiga bagian yaitu:
Pra-pelaksanaan:
1. Meninjau KALENDER DIKLAT yang telah dibuat tahun sebelumnya, dari
kalender diklat yang ada akan dibuat RENDIKLAT mingguan sebagai acuan
pelaksaan mingguan di UDIKLAT Jakarta. Rendiklat mingguan ini akan
disebarkan ke semua pegawai disemua bidang.
2. Setelah menerima rendiklat mingguan, akan dibuat surat pemanggilan peserta
diklat untuk peserta diklat dan surat bantuan instruktur untuk menjadi
fasilitator pada tiap diklat yang akan dilaksanakan. Daftar peserta diklat dan
instruktur untuk tiap diklat dapat diambil dari aplikasi SIMDIKLAT.
3. Setelah surat pemanggilan mendapat persetujuan dari manajer, surat
pemanggilan peserta diklat dikirimkan ke peserta diklat dan bagian SDM unit
peserta, sedangkan surat bantuan instruktur akan dikirim ke instruktur dan
SDM unit instruktur melalui e-mail maupun faximile.
4. Selain mengirimkan surat via e-mail dan faximile juga dilakukan konfirmasi
ke peserta diklat dengan menggunakan telepon.
5. Menyiapkan perlengkapan dan kegiatan pembelajaran dikelas antara lain:

Mengecek dan memastikan Laptop untuk instruktur tidak ada masalah

Mengecek dan memestikan LCD tidak ada masalah

Menyiapkan ATK siswa

Menyiapkan materi

Menyiapkan daftar hadir

Menyiapkan nama meja

Membuat Judul Diklat untuk ditempel di pintu masuk kelas

Mengecek isi kertas flip chart

Menyiapkan ATK kelas

Berikut adalah Activity Diagram dari Pra-Pelaksanaan Bagian

Pelansanaan Pembelajaran:
34

Gambar 3.2 Proses Pra-Pelaksanaan di Bagian Pelaksanaan Pembelajaran

 35

Pelaksanaan
1. Menyiapkan dan menyalakan laptop untuk Instruktur.
2. Menyalakan LCD/infocus.
3. Memastikan peralatan yang sudah disiapkan sudah siap di masing-masing kelas.
4. Menginformasikan kepada siswa untuk update biodata dan isi evalusi level satu
pada aplikasi SIMDIKLAT (simdiklat.pln-pusdiklat.co.id).
5. Meningatkan Instruktur untuk mengisi daftar hadir.
6. Mengambil daftar hadir Instruktur maksimal pukul 10.00 untuk diserahkan
kepada bagian pengajaran lantai 4 untuk dibuatkan honor.
7. Mengeksekusi kehadiran peserta diklat pada aplikasi SIMDIKLAT.
8. Memastikan siswa mengetahui dan dapat mengisi formulir evaluasi level satu
pada aplikasi SIMDIKLAT di tempat yang telah disediakan.
9. Kontrol Kelas pada saat jam kritis.
10. Menyiapkan formulir penilaian peserta diklat dan menyerahkan kepada
instruktur, serta meminta kembali formulir yang sudah berisi nilai dari instruktur.
11. Memberitahu peserta untuk mengisi evaluasi pembelajaran.

Berikut adalah Activity Diagram dari Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan

Pembelajaran:
36

Gambar 3.3 Proses Pelaksanaan di Bagian Pelaksanaan Pembelajaran

 37

Pasca Pelaksanaan:
1. Berkoordinasi dengan petugas cleaning service untuk membersihkan kelas.
2. Merapikan kembali ATK kelas & mengembalikan ke bagian gudang.
3. Merapikan kembali nama meja.
4. Mematikan Laptop, LCD/infocus.
5. Mematikan AC dan lampu kelas.
6. Membereskan Judul Diklat yang masih menempel di pintu kelas.
7. Mengumpulkan nilai dari instruktur.
8. Memastikan bahwa tiap peserta sudah mengisi evaluasi diklat.
9. Mencetak sertifikat untuk peserta diklat yang lulus diklat.

Berikut adalah Activity Diagram dari Pasca-Pelaksanaan Bagian

Pelaksanaan Pembelajaran:
38

Gambar 3.4 Proses Pasca-Pelaksanaan di Bagian Pelaksanaan Pembelajaran

 39

2. Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan

Di bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan proses bisnis yang berjalan
yaitu:
1. Melaksanakan pembayaran untuk seluruh kegiatan pengadaan diklat dan
operasional di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta.
2. Pembayaran Honor: membayarkan honor ke instruktur atau provider yang
bekerja sama dalam pelaksanaan diklat.
3. Pembayaran Restitusi Kesehatan Pegawai & Pegawai Pensiun: pembayaran
restitusi kesehatan pegawai & pegawai pensiun kepada para pegawai dan
pegawai pensiun.
4. Penyampaian Informasi Internal kepada pegawai: penyampaian informasi
internal ini dilaksanakan oleh bagian Sekretariat yaitu menyampaikan informasi
penting kepada setiap pegawai PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta, misalkan:
kegiatan rapat internal dan knowledge sharing.

Berikut adalah Activity Diagram dari Bagian Keuangan pada Bagian

Pelayanan, Administras, dan Keuangan:
40

Gambar 3.5 Proses pada Bagian Keuangan pada Bagian Pelayanan, Administrasi,
dan Keuangan
 41

Berikut adalah Activity Diagram dari Bagian Sekretariat pada Bagian

Pelayanan, Administras, dan Keuangan:

Gambar 3.6 Proses pada Bagian Sekretariat pada Bagian Pelayanan, Administrasi,
dan Keuangan

3. Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran

Di bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran proses bisnis
yang berjalan yaitu: Menjadi PIC untuk pengembangan materi ataupun revisi materi
yang akan diajarkan di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta.
Pengembangan materi diklat dilaksankan agar materi yang diberikan kepada
peserta pelatihan selalu up-to-date dan sesuai dengan perkembangan untuk
disampaikan di proses pembelajaran ke peserta diklat. Saat ini pemanggilan
narasumber juga dilaksanakan secara manual dengan mengirimkan surat undangan
melalui e-mail maupun faximile yang kemudian harus dikonfirmasi secara satu-
persatu menggunakan telepon. Berikut adalah Activity Diagram dari Bagian
Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran:
42

Gambar 3.7 Proses pada Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran
 43

3.1.1.1.4 Permasalahan Pada Proses Bisnis

Berdasarkan pengamatan dan menarik dari hasil wawancara yang telah
dilakukan, permasalahan yang dihadapi oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
dalam proses bisnis yang dijalani tiap bagian yaitu:
Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
1. Pada saat pengiriman surat pemanggilan peserta diklat ke peserta, seringkali e-
mail gagal masuk dikarenakan kecilnya kapasitas e-mail korporat untuk
peserta yang menggunakan e-mail korporat (@pln.co.id).
2. Adanya alamat e-mail peserta yang salah pada SIMDIKLAT, sehingga e-mail
tidak sampai kepada peserta.
3. Pada saat melakukan konfirmasi kepada peserta, konfirmasi dilakukan secara
manual dengan menggunakan telepon ke peserta diklat secara satu-persatu.
Hal ini tentunya membutuhkan waktu yang sangat lama dan petugas untuk
konfirmasi yang banyak. Sedangkan petugas dari bagian pelaksanaan
pembelajaran tidak banyak (rata-rata pelaksanaan diklat dalam sehari adalah 3
sampai 5 diklat, untuk 1 diklat minimal berisi 20 peserta diklat).

Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan:

1. Sampai saat ini belum dilakukan konfirmasi mengenai pembayaran honor
melalui transfer bank kepada instruktur ataupun provider yang bekerja sama
untuk pelaksanaan diklat, karena terbatasnya waktu dan jumlah SDM, serta
banyaknya kegiatan di bagian keuangan. Hal ini sering menyebabkan adanya
informasi mengenai pembayaran honor yang tidak terkomunikasikan antara
bagian keuangan dengan pihak lain terkait pembayaran (instruktur diklat
ataupun provider).
2. Seperti hal diatas, sampai saat ini juga belum dilakukan konfirmasi mengenai
pembayaran restitusi kesehatan untuk pegawai dan pegawai pensiun. Hal ini
menyebabkan adanya informasi yang tidak tersampaikan antara bagian
keuangan dengan pegawai dan pegawai pensiun.
3. Pada bagian sekretariat untuk menyampaikan suatu informasi penting kepada
setiap pegawai (misalkan untuk rapat, kegiatan sharing knowledge, dan
sebagainya) masih dilakukan secara manual ke line pesawat telepon masing-
masing pegawai ataupun pembuatan nota dinas. Hal ini menyebabkan
informasi tidak diterima oleh pegawai terkait apabila sedang tidak berada di
 44

kantor. Dan proses melakukan penyampaian informasi dengan menggunakan

line telepon ke masing-masing pegawai memakan waktu yang sangat lama.

Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran:

1. Dalam melakukan pemanggilan narasumber masih dilakukan secara manual
dengan surat undangan melalui e-mail dan faximile, dan kemudian harus
dikonfirmasi satu-persatu yang memakan waktu lama dan ketersediaan SDM
yang tidak mencukupiAdanya alamat e-mail peserta yang salah pada
SIMDIKLAT, sehingga e-mail tidak sampai kepada peserta.

3.1.1.2 Analisa Keputusan Strategi

3.1.1.2.1 Tahap Masukan
3.1.1.2.1.1 Evaluasi Faktor Eksternal (Matriks EFE)
Faktor-faktor yang menjadi peluang (opportunity) pada PT. PLN (Persero)
UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Berkembangnya teknologi informasi
Seperti yang dipaparkan pada bagian latar belakang, perkembangan
teknologi informasi saat ini dapat mempengaruhi proses bisnis pada suatu
perusahaan. Beberapa perkembangan teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan
oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah semakin berkembangnya
teknologi jaringan komputer dan semakin meningkatnya jumlah pengguna telepon
genggam yang didukung oleh harga telepon genggam yang semakin terjangkau oleh
masyarakat.
Berdasarkan data US Cencus Bureau pada Januari 2014, Indonesia memiliki
251 juta penduduk, dan jumlah itu kalah dengan pengguna ponsel yang mencapai
angka berkisar 281 juta, hal ini berarti ada 1 orang yang memiliki lebih dari 1 telepon
genggam, dan jumlah tersebut naik dari tahun 2013 dimana pengguna ponsel adalah
236,8 juta. Jumlah pengguna ponsel ini diperkirakan oleh VNI Forecast Cisco akan
terus bertambah hingga tahun 2017 mencapai 370 juta pengguna. Berikut adalah
grafik pertumbuhan jumlah pengguna ponsel di Indonesia:
 45

Gambar 3.8 Grafik Pertumbuhan Pengguna Ponsel di Indonesia Tahun 2010-2017

Dengan meningkatnya jumlah pengguna telepon genggam menjadi potensi

bagi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dalam memudahkan menghubungi
peserta ataupun instruktur diklat secara langsung ke telepon genggam yang
digunakan oleh peserta atau instruktur.

2. Adanya kewajiban dari PLN Pusat kepada seluruh pegawai PT. PLN
(Persero) untuk mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun
Pelaksanaan diklat ini juga mendukung visi dari PT. PLN (Persero) sendiri
yaitu: Untuk diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang,
unggul, dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani. Karena hal tersebut di
PT. PLN (Persero) dibuatlah suatu peraturan untuk mewajibakan setiap pegawainya
mengikuti diklat minimal dua kali dalam setahun, dan dimana hal ini juga menjadi
salah satu dasar penilaian bagi pegawai tersebut di unit tempatnya bekerja.

3. Antusiasme peserta menanggapi pemanggilan diklat

Dikarenakan adanya kewajiban untuk mengikuti diklat dan hasil dari
mengikuti diklat itu sendiri menjadi salah satu dasar penilaian untuk pegawai, maka
banyak peserta sangat antusias ketika menerima pemanggilan diklat atas nama
dirinya. Selain hal tersebut, meninggalkan pekerjaan untuk sementara, pergi ke luar
 46

kota tempat diklat berlangsung, bertemu relasi dari unit PLN lainnya, dan kebutuhan
untuk meningkatkan kompetensi diri menjadi hal-hal yang membuat para peserta
diklat antusias menerima pemanggilan diklat.

4. Partnership dengan perusahaan ternama

Dalam pelaksanaan proses pembelajaran, PT. PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan ternama baik itu yang
ditunjuk oleh PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT ataupun dipilih sendiri oleh PT. PLN
(Persero) UDIKLAT Jakarta. Contohnya dalam pelaksaaan in class training bekerja
sama dengan PPM School Management, Authentic Learning System Indonesia
(ALESI), Institut Teknologi Bandung (ITB), dan Universitas Bina Nusantara
(BINUS). Dan dalam pelaksanaan outbound bekerja sama dengan PT. Prima
Kompetensi (PRIMASI).
Selain itu juga bekerja sama dengan perusahaan lain baik itu sesama BUMN
seperti PT. Pertamina dan PT. Garuda Indonesia, ataupun dengan perusahaan swasta
untuk mengadakan kegiatan seperti seminar, informasi instruktur yang dapat
dihubungi, ataupun pelatihan dengan sesama training centre yang dimiliki oleh
perusahaan tersebut.

5. Best practice Badan Usaha Milik Negara (BUMN) lain

Saat ini PLN Corporate University yang dimiliki oleh PT. PLN (Persero)
menjadi contoh bagi kementrian dan perusahaan BUMN lain untuk dipelajari dan
diterapkan di unit pendidikan dan pelatihan masing-masing kementrian dan
perusahaan BUMN tersebut. Hal ini menjadi bukti bahwa PLN Corporate University
memilki kualitas yang baik dalam memberikan proses pembelajaran. Contoh yang
sudah terjadi saat ini adalah:
1. Kementrian Hukum dan HAM mempelajari metode pelaksanaan diklat secara
keseluruhan, seperti pembuatan kalender diklat (tahunan, bulanan, dan
mingguan), tata cara pemanggilan peserta diklat, pelaksanaan diklat (secara kelas
dan e-learning), serta untuk membuat laporan dan sertifikasi peserta diklatnya.
2. PT. ASDP Indonesia Ferry (Persero) mempelajari tata cara pelaksanaan dan
konsep materi diklat untuk diklat leadership, yaitu diklat untuk posisi manajerial
menengah keatas yaitu diklat Executive Education 1 sampai 3.
 47

Faktor-faktor yang menjadi ancaman (threat) pada PT. PLN (Persero)

UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Pembelajaran di luar PLN Corporate University
Berdasarkan data yang ada pada Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan
dan Produktivitas Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi (DITJEN
BINALATTAS) pada saat ini terdapat 1.736 Lembaga Pelatihan Swasta di seluruh
Indonesia. Banyaknya lembaga pelatihan swasta ini dapat menjadi ancaman bagi
pihak PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dan juga PT. PLN (Persero)
PUSDIKLAT beserta UDIKLAT lainnya.
Hal ini terjadi apabila ada suatu unit atau banyak unit PLN merasa tidak
puas dengan diklat yang diberikan oleh UDIKLAT yang dimilikinya, baik itu dari
segi pelayanan ataupun materi yang diberikan, maka besar kemungkinan unit-unit
tersebut lebih memilih menggunakan diklat yang diberikan oleh perusahaan swasta.
Apabila hal ini terjadi, maka kinerja dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta,
PT.PLN (Persero) PUSDIKLAT, dan UDIKLAT lainnya akan dipertanyakan dan
menjadi nilai buruk untuk penilaian penyelenggaraan diklat.

2. Ada keluhan dari peserta yang tidak mengetahui informasi pemanggilan

diklat dirinya
Ada kalanya suatu peserta tidak mengetahui mengenai pemanggilan diklat
atas nama dirinya, hal ini diketahui saat Staf Pelaksanaan Pembelajaran sedang
melakukan konfirmasi kehadiran ke peserta, atau apabila tidak sempat dilakukan
konfirmasi, yaitu pada saat pelaksanaan di kelas dan peserta tersebut tidak hadir.
Hal seperti ini seringkali diakibatkan karena e-mail yang berisi surat
pemanggilan tidak sampai ke peserta, peserta tidak rutin mengecek e-mail-nya,
kapasitas e-mail korporat peserta penuh dikarenakan kecilnya kapasitas e-mail
korporat @pln.co.id yaitu hanya 60MB tidak seperti layanan e-mail dari Gmail yang
sebesar 15GB ataupun Yahoo dengan kapasitas tak terbatas, peserta tidak melengkapi
data dirinya dengan lengkap (no telepon genggam dan alamat e-mail) pada profile
pegawai perusahaan PT. PLN (Persero), dan pihak SDM unit tempatnya bekerja
tidak atau lupa memberitahu ke peserta diklat tersebut mengenai pemanggilan diklat
atas nama dirinya.
Berikut adalah tabel matriks EFE dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta:
 48

Tabel 3.1 Matriks EFE PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta

Nilai
Faktor Eksternal Bobot Peringkat
Tertimbang
Peluang (Opportunities)
O1 Berkembangnya teknologi informasi 0.317 2 0.634
Adanya kebijakan dari PLN Pusat kepada seluruh
O2 pegawai PT. PLN (Persero) untuk mengikuti 0.153 4 0.612
diklat minimal dua kali dalam setahun
Antusiasme peserta menanggapi pemanggilan
O3 0.176 4 0.704
diklat
O4 Partnership dengan perusahaan ternama 0.073 4 0.292
Best practice Badan Usaha Milik Negara
O5 0.089 4 0.356
(BUMN) lain
Ancaman (Threats)
T1 Pembelajaran di luar PLN Corporate University 0.064 3 0.192
Ada keluhan dari peserta yang tidak mengetahui
T2 0.128 2 0.256
informasi pemanggilan diklat dirinya
Total 1.000 3.046

3.1.1.2.1.2 Evaluasi Faktor Internal (Matriks IFE)

Faktor-faktor yang menjadi kekuatan (strength) pada PT. PLN (Persero)
UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Realisasi pelaksanaan diklat tinggi
Berikut adalah grafik yang menunjukan data jumlah rencana diklat, jumlah
diklat yang terealisasi, dan jumlah diklat yang tidak berjalan dari tahun 2011 sampai
tahun 2013:
 49

Gambar 3.9 Grafik realisasi pelaksanaan diklat di PT. PLN (Persero)

UDIKLAT Jakarta tahun 2011-2013

Dari grafik diatas, dapat dilihat tingginya realisasi pelaksanaan diklat untuk
tahun 2011 sampai 2013, yang menjadikan PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
menjadi salah satu UDIKLAT yang memiliki realisasi pelaksanaan diklat yang
tinggi. Hal ini membuktikan adanya performa kerja yang baik dari PT. PLN
(Persero) UDIKLAT Jakarta. Sehingga para peserta diklat merasa percaya saat
mendapat panggilan diklat dan mengikuti diklat di PT. PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta.

2. Keunggulan dalam hal memberikan pelayanan diklat

PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta memiliki keunggulan dalam hal
memberikan pelayanan diklat kepada pesertanya. Hal ini mengikuti prosedur yang
telah diberikan dari PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT dan dikembangkan lagi oleh
pihak internal PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta demi tercapainya pelayanan
yang lebih baik dan mendapat kepuasan dari para peserta diklat. Selain pelayanan
dalam kelas diklat seperti materi dan pemilihan instruktur, keunggulan pelayanan
diklat juga ada di luar kelas seperti pemberian akomodasi peserta, dan pendukung
proses pembelajaran lainnya.
 50

3. Lokasi yang berada di ibu kota, dan mudah dicapai peserta diklat
Berlokasi di Jakarta yang merupakan ibu kota Indonesia, dan banyak juga
kantor unit PLN yang berada di Jakarta menjadikan PT. PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta tempat favorit untuk mengikuti diklat. Selain itu beralamatkan di salah satu
jalan utama ibu kota yaitu Jl. Letjen S. Parman, Slipi, semakin memudahkan
pencarian alamat dan akses bagi peserta diklat baik yang dari Jakarta ataupun dari
unit luar kota karena kemudahan akses dari bandara dan stasiun.

4. Fasilitas lengkap gedung diklat dan wisma penginapan

Mengacu kepada Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 101 tahun 2000 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil, Bab VII Sarana dan
Prasarana Diklat pasal 20 yaitu:
1. Sarana dan prasarana Diklat ditetapkan sesuai dengan jenis Diklat dan
jumlah peserta Diklat.
2. Instansi Pembina menerapkan standar kelengkapan sarana dan prasarana
Diklat.
Maka demi memenuhi kebutuhan pelaksanaan diklat yang tinggi yaitu 40
sampai 50 diklat per bulan dan kebutuhan jumlah peserta 20 sampai 35 orang per
diklat, PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta memiliki dua gedung utama
(Gedung A dan B) di Slipi, satu rumah dinas tambahan, dan satu gedung diklat di
Unit Satelit Cengkareng. Detail fasilitas yang dimiliki antara lain:
1. Gedung A: 24 kamar penginapan, 7 ruangan kelas dengan kapasitas beragam
untuk 20 sampai 40 orang, ruang dokter, perpustakaan, dan ruang makan dengan
kapasitas 70 orang.
2. Gedung B: 43 kamar penginapan (termasuk 2 kamar VIP), ruang serbaguna
dengan kapasitas 50 sampai 70 orang, ruang rapat kapasitas 10 sampai 15 orang,
ruang fitness, dan ruang makan dengan kapasitas 70 orang.
3. Rumah dinas no. 16: ruang kelas / ruang rapat kapasitas 10 15 orang, dan
lapangan olahraga.
4. Unit Satelit Cengkareng: 54 kamar penginapan, 11 ruangan kelas dengan
kapasitas bergam 20 sampai 45 orang, dan ruang makan kapasitas 100 orang.
Selain itu untuk kenyamanan peserta didukung juga dengan fasilitas free wi-
fi, laundry pakaian, dan makanan serta snack selama peserta mengikuti diklat. Hal ini
 51

tentunya untuk menjaga kondisi kesehatan peserta, kenyamanan peserta, dan juga
agar peserta puas dengan mengikuti diklat di PT. PLN (Persero) UDIKLAT
JAKARTA.
Tidak adanya fasilitas laboraturium di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
karena telah diatur oleh PT. PLN (Persero) PUSDIKLAT yaitu fungsi pembelajaran
di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta meliputi: Diklat Executive, Hukum dan
Komunikasi, Distribusi dan Niaga, Konstruksi, Keuangan dan Akuntansi, dan
Sumberdaya Manusia (SDM), dimana untuk pelaksanaan materi-materi pembelajaran
tersebut tidak diperlukan adanya laboratorium baik untuk simulasi ataupun bahasa.

Faktor-faktor yang menjadi kelemahan (weakness) pada PT. PLN (Persero)

UDIKLAT Jakarta adalah:
1. Tidak adanya divisi ataupun pegawai yang bertugas khusus untuk
menangani komunikasi dengan peserta diklat ataupun instruktur/provider
Saat ini di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta belum memiliki divisi
ataupun pegawai khusus yang bertugas untuk menangani komunikasi dengan peserta
diklat dan instruktur ataupun provider terkait proses pelaksanaan diklat, sehingga
saat ini terdapat pegawai-pegawai yang berfungsi ganda dalam pekerjaannya. Hal ini
tentunya memengaruhi kinerja pegawai tersebut menjadi kurang efektif. Disamping
itu kurang fokusnya dalam membuat strategi yang berhubungan dengan komunikasi
dengan peserta diklat.

2. Kurang maksimalnya teknologi yang ada untuk menyebarkan informasi dan

melakukan konfirmasi
Untuk saat ini penyampaian informasi pemanggilan diklat hanya melalui e-
mail pemanggilan peserta dan fax ke unit peserta, serta untuk konfirmasi kehadiran
atau penyampaian informasi penting mengenai diklat (informasi mengenai diklat
dibatalkan karena alasan tertentu, atau perubahan tempat pelaksanaan) dilakukan
menggunakan telepon ke satu-persatu peserta, dan hal ini memakan waktu yang
sangat lama. Padahal, informasi mengenai diklat dan konfirmasi kehadiran peserta
sangat penting bagi kelancaran proses pelaksanaan diklat di PT. PLN (Persero)
UDIKLAT Jakarta. Oleh karena itu dibutuhkan adanya suatu teknologi komunikasi
lain untuk penyampaian informasi secara massal dan cepat ke para peserta, dan juga
memungkinkan bagi para peserta untuk dapat segera memberikan balasan / response.
 52

Berikut adalah tabel matriks IFE dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta:
Tabel 3.2 Matriks IFE PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
Nilai
Faktor Internal Bobot Peringkat
Tertimbang
Kekuatan (Strength)
S1 Realisasi pelaksanaan diklat tertinggi 0.114 4 0.456
Keunggulan dalam hal memberikan pelayanan
S2 0.107 4 0.428
diklat
Lokasi yang berada di ibu kota, dan mudah
S3 0.092 4 0.368
dicapai peserta diklat
Fasilitas lengkap gedung diklat dan wisma
S4 0.119 4 0.476
penginapan
Kelemahan (Weakness)
Tidak adanya divisi ataupun pegawai yang
bertugas khusus untuk menangani komunikasi
W2 0.229 2 0.458
dengan peserta diklat ataupun
instruktur/provider
Kurang maksimalnya teknologi yang ada untuk
W3 menyebarkan informasi dan melakukan 0.339 2 0.678
konfirmasi
Total 1.000 2.864

3.1.1.2.2 Tahap Pencocokan

3.1.1.2.2.1 Matriks SWOT
Matriks SWOT digunakan untuk mencocokan antara faktor-faktor
eksternal yang terdiri dari peluang dan ancaman, dengan faktor-faktor internal
yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan untuk merumuskan berbagai strategi
alternatif. Berikut adalah tabel matriks SWOT dari PT. PLN (Persero) UDIKLAT
Jakarta:
 53

Tabel 3.3 Matriks SWOT PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta

Kekuatan (Strength): Kelemahan (Weakness):
1. Realisasi pelaksanaan 1. Tidak adanya divisi
diklat tertinggi. khusus untuk menangani
Fakor Internal 2. Keunggulan dalam hal komunikasi dengan
memberikan pelayanan peserta diklat ataupun
diklat. instruktur/provider.
3. Lokasi yang berada di 2. Tidak adanya
ibu kota, dan mudah dicapai teknologi khusus unuk
peserta diklat. meyebarkan informasi dan

Faktor Eksternal 4. Fasilitas lengkap melakukan konfirmasi.

gedung diklat dan wisma
penginapan.
Peluang (Opportunity): Strategi SO: Strategi WO:
1. Berkembangnya 1. Melakukan inovasi 1. Memanfaatkan
teknologi informasi. dalam pelayanan peserta teknologi informasi untuk
2. Adanya kebijakan diklat, dengan memanfaatkan membantu pegawai
dari PLN Pusat kepada teknologi informasi. (S1, S2, mengirimkan informasi
seluruh pegawai PT. PLN S4, O1, O2, O3, O5) terkait diklat dengan
(Persero) untuk 2. Optimalisasi teknologi peserta diklat ataupun
mengikuti diklat minimal informasi untuk melakukan instruktur / provider. (W1,
dua kali dalam setahun. monitoring informasi. (S1, W2, O1, O3, O4)
3. Antusiasme peserta S2, O1, O3, O4, O5)
menanggapi pemanggilan 3. Meningkatkan
diklat. pelayanan kepada peserta
4. Partnership dengan diklat, demi tercapainya
perusahaan ternama. kepuasan peserta. (S1, S2,
5. Best Practice S3, S4, O2, O3, O5)
BUMN lain.
 54

Ancaman (Threats): Strategi ST: Strategi WT:

1. Pembelajaran di 1. Pemanfaatan teknologi 1. Fokus pada
luar PLN Corporate informasi sebagai salah satu keunggulan perusahaan
University cara untuk kelancaran yaitu dalam memberikan
2. Ada keluhan dari komunikasi penyampaian pelayanan diklat kepada
peserta yang tidak informasi diklat. (S1, S2, T1, peserta. (W1, W2, T1, T2)
mengetahui informasi T2) 2. Membuat suatu
pemanggilan diklat 2. Mengembangkan suatu sistem komunikasi yang
dirinya. sarana informasi yang bisa digunakan untuk
memberikan informasi mempercepat
pelaksanaan diklat langsung penyampaian informasi
kepada peserta diklat. (S1, dan konfirmasi dengan
S2, T1, T2) peserta. (W1,W2, T1, T2)

3.1.1.2.3 Tahap Keputusan (Matriks QSPM)

Matriks QSPM adalah suatu teknik yang memungkinkan penyusun
strategi untuk mengevaluasi berbagai strategi alternatif yang ada secara
objektif berdasarkan faktor-faktor penting eksternal dan internal yang
diidentifikasi pada tahap-tahap sebelumnya. Matriks QSPM ini dapat berguna
bagi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta dalam menentukan strategi
alternatif mana yang terbaik untuk diterapkan pada perusahaan dengan
menggunakan analisis dari tahap pemasukan dan tahap pencocokan
sebelumnya.
Dan dari analisis yang telah dilakukan pada tahap pencocokan,
telah menghasilkan beberapa strategi alternatif. Dari beberapa strategi
tersebut, strategi yang paling dominan, memungkinkan, dan disarankan untuk
dilakukan evaluasi lebih lanjut adalah:
1. Membangun suatu sistem berbasis teknologi informasi untuk sarana
penyampaian informasi kepada para peserta diklat, provider, dan instruktur
Strategi ini didapat dari menyimpulkan strategi-strategi alternatif yang
terdapat pada matriks SWOT:
 55

Strategi SO
1. Melakukan inovasi dalam pelayanan peserta diklat, dengan
memanfaatkan teknologi informasi. (S1, S2, S4, O1, O2, O3, O5)
2. Optimalisasi teknologi informasi untuk melakukan monitoring
informasi. (S1, S2, O1, O3, O4, O5)
Strategi WO
1. Memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu pegawai
mengirimkan informasi terkait diklat dengan peserta diklat ataupun instruktur
/ provider. (W1, W2, O1, O3, O4)
Strategi ST
1. Pemanfaatan teknologi informasi sebagai salah satu cara untuk
kelancaran komunikasi penyampaian informasi diklat. (S1, S2, T1, T2)
2. Mengembangkan suatu sarana informasi yang bisa memberikan
informasi pelaksanaan diklat langsung kepada peserta diklat. (S1, S2, T1, T2)
Strategi WT
1. Membuat suatu sistem komunikasi yang digunakan untuk mempercepat
penyampaian informasi dan konfirmasi dengan peserta. (W1,W2, T1, T2)

PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta membangun suatu sistem

berbasis teknologi informasi untuk mendukung penyampaian informasi secara
massal, cepat, efektif, dan efisien kepada peserta diklat serta kepada
instruktur/provider, ataupun narasumber. Dan dengan adanya sistem tersebut,
diharapkan juga akan memotong waktu pada proses bisnis yang berjalan untuk
melakukan konfirmasi kepada para peserta diklat.

2. Berfokus pada meningkatkan pelayanan kepada peserta diklat

Strategi ini didapat dari menyimpulkan strategi-strategi alternatif yang
terdapat pada matriks SWOT:
Strategi SO
1. Meningkatkan pelayanan kepada peserta diklat, demi tercapainya
kepuasan peserta. (S1, S2, S3, S4, O2, O3, O5)
 56

Strategi WT
1. Fokus pada keunggulan perusahaan yaitu dalam memberikan pelayanan
diklat kepada peserta. (W1, W2, T1, T2)

PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta melakukan review dari

pelaksanaan diklat selama ini, kemudian membuat prosedur baru yang lebih
lengkap untuk meningkatkan pelayanan diklatnya dengan memanfaatkan
sumber daya yang dimiliki (proses pengajaran dalam kelas, wisma
penginapan, dan fasilitas pelaksanaan diklat).
Berikut adalah tabel QSPM yang berisi faktor-faktor kunci eksternal
dan internal, saran strategi alternatif yang dapat digunakan, dan skor
pembobotannya:
Tabel 3.4 Matriks QSPM PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
Alternatif Strategi
Membangun
suatu sistem
berbasis
teknologi Berfokus pada
informasi untuk meningkatkan
Faktor Kunci Bobot sarana pelayanan
penyampaian kepada peserta
informasi kepada diklat
para peserta
diklat, provider,
dan instruktur
AS TAS AS TAS
Peluang (Opportunity)
1 Berkembangnya teknologi informasi 0.317 4 1.268 1 0.317
Adanya kebijakan dari PLN Pusat
kepada seluruh pegawai PT. PLN
2 0.153 3 0.459 3 0.459
(Persero) untuk mengikuti diklat
minimal dua kali dalam setahun
 57

Antusiasme peserta menanggapi

3 0.176 4 0.704 4 0.704
pemanggilan diklat
4 Partnership dengan perusahaan ternama 0.073 3 0.219 4 0.292
Best practice Badan Usaha Milik
5 0.089 4 0.356 4 0.356
Negara (BUMN) lain
Ancaman (Threat)
Pembelajaran di luar PLN Corporate
1 0.064 3 0.192 4 0.256
University
Ada keluhan dari peserta yang tidak
2 mengetahui informasi pemanggilan 0.128 4 0.512 4 0.512
diklat dirinya
1.000
Kekuatan (Strength)

1 Realisasi pelaksanaan diklat tertinggi 0.114 4 0.456 4 0.456

Keunggulan dalam hal memberikan

2 0.107 4 0.428 4 0.428
pelayanan diklat
Lokasi yang berada di ibu kota, dan
3 0.092 - 4 0.368
mudah dicapai peserta diklat
Fasilitas lengkap gedung diklat dan
4 0.119 - 4 0.476
wisma penginapan
Kelemahan (Weakness)
Tidak adanya divisi ataupun pegawai
yang bertugas khusus untuk menangani
1 0.229 4 0.916 2 0.458
komunikasi dengan peserta diklat
ataupun instruktur/provider
Kurang maksimalnya teknologi yang
2 ada untuk menyebarkan informasi dan 0.339 4 1.356 2 0.678
melakukan konfirmasi
1.000
TOTAL 6.866 5.760
58

Dari tabel QSPM diatas dapat dilihat jumlah Total Attractiveness Scores

(TAS) untuk Membangun Suatu Sistem Berbasis Teknologi Informasi untuk Sarana

Penyampaian Informasi kepada Peserta Diklat, Provider, dan Instruktur sebesar

6,866 dan Fokus pada Meningkatkan Pelayanan kepada Para Peserta Diklat sebesar

5.760. Maka hasil dari analisa yang telah dilakukan mulai dari tahap pemasukan

hingga tahap keputusan strategi, maka strategi yang paling tepat untuk dilakukan PT.

PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta adalah dengan membangun suatu sistem berbasis

teknologi informasi untuk sarana penyampaian informasi kepada para peserta diklat,

provider, dan instruktur.

Salah satu yang dapat dilakukan oleh PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
dengan kekuatan internal yang dimiliki dan peluang yang ada dan berpotensi dalam
membangun sistem untuk penyampaian informasi yaitu dengan pengembangan E-
CRM. E-CRM memiliki kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dimana disini E-CRM memfasilitasi PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta untuk
melakukan komunikasi dan memberikan pelayanan bagi peserta diklatnya.

3.1.2 Create The System Vision

Jadi permasalahan pada proses bisnis yang ditemukan pada PT. PLN
(Persero) Udiklat Jakarta dan bentuk solusi yang akan dibangun berdasarkan tahapan
analisa Keputusan strategi yaitu Membangun Suatu Sistem Berbasis Teknologi
Informasi untuk Sarana Penyampaian Informasi untuk menyelesaikan permasalahan
pada proses bisnis adalah:

Tabel 3.5 Permasalahan dan Bentuk Solusi di PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta
No. Permasalahan pada proses bisnis Solusi untuk permasalahan
Suatu sistem untuk melakukan
Pengiriman surat pemanggilan melalui komunikasi pengiriman informasi secara
1. e-mail seringkali tidak sampai kepada massal, cepat, dan efisien. Dan media
peserta. komunikasi tersebut bukanlah berbasis
e-mail.
 59

Suatu sistem untuk mengirimkan

Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk informasi secara massal, cepat, dan
2. konfirmasi peserta, karena masih efisien kepada para peserta diklat yang
dilakukan secara manual. berlokasi kerja tersebar di seluruh
Indonesia.
Belum dilakukannya konfirmasi Suatu sistem untuk melakukan
3. pembayaran honor untuk instruktur komunikasi pengiriman informasi secara
atau provider yang bekerjasama. cepat dan efisien.

Belum dilakukannya konfirmasi untuk Suatu sistem untuk melakukan

4. pembayaran restitusi kesehatan kepada komunikasi pengiriman informasi secara
pegawai dan karyawan pensiun. cepat dan efisien.

Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk

Suatu sistem untuk melakukan
penyampaian informasi dari bagian
komunikasi pengiriman informasi secara
sekretariat kepada seluruh pegawai,
5. massal dan cepat kepada para pegawai
dan informasi tidak diterima pegawai
khususnya apabila pegawai tersebut
apabila pegawai tersebut tidak berada
tidak berada di ruangan kantor.
di kantor.
Lamanya waktu yang diperlukan untuk
Suatu sistem untuk melakukan
melakukan pemanggilan narasumber
6. komunikasi pengiriman informasi secara
untuk melakukan validasi materi
massal, cepat, dan efisien.
pembelajaran.

Dari tabel diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa PT. PLN (Persero)
UDIKLAT Jakarta saat ini membutuhkan suatu sistem pada proses bisnisnya untuk
melakukan komunikasi pengiriman informasi secara massal, cepat, dan efisien yang
dapat diterima oleh seluruh peserta diklat, pegawai, dan instruktur atau provider, dan
dimana media komunikasi tersebut bukanlah berbasis e-mail.
Dari tabel permalasahan diatas, solusi berupa sistem yang disarankan adalah
dengan membangun suatu sistem komunikasi yang medianya dapat melakukan
pengiriman informasi langsung ke telepon genggam peserta diklat, pegawai, dan
instruktur atau provider. Dan sistem yang cocok untuk menjadi solusi permasalahan
tersebut adalah SMS Gateway.
 60

3.1.3 Create Business Model

Pada perancangan model proses bisnis yang baru, permodelan proses bisnis
dibagi menjadi tiga bagian yaitu: Pelaksanaan pembelajaran, pembayaran dan
sekretariat, dan pengembangan materi.

3.1.3.1 Pelaksanaan Pembelajaran

Pada pelaksanaan pembelajaran ini, sistem digunakan oleh pegawai Bagian
Pelaksanaan Pembelajaran dan dibagi menjadi tiga bagian yaitu:
1. Pra-Pelaksanaan
Proses yang dilakukan pada tahap pra-pelaksanaan yaitu:
1. Meninjau KALENDER DIKLAT yang telah dibuat tahun sebelumnya, dari
kalender diklat yang ada akan dibuat RENDIKLAT mingguan sebagai acuan
pelaksanaan mingguan di UDIKLAT Jakarta. Rendiklat mingguan ini akan
disebarkan ke semua pegawai di semua divisi yaitu: Pelaksanaan Pembelajaran,
Pelayanan, Adminisrasi, dan Keuangan, dan Pengembangan dan Evaluasi Mutu
Pembelajaran
2. Setelah menerima rendiklat mingguan, akan dibuat surat pemanggilan peserta
diklat untuk peserta diklat dan surat bantuan instruktur untuk menjadi fasilitator
pada tiap diklat yang akan dilaksanakan. Daftar peserta diklat dan instruktur
untuk tiap diklat dapat diambil dari aplikasi SIMDIKLAT.
3. Setelah surat pemanggilan mendapat persetujuan dari Manajer, waktu
pelaksanaan diklat dimasukan ke dalam reminder sistem SMS Gateway.
4. Surat pemanggilan dikirimkan ke peserta diklat melalui e-mail dan SMS
pemberitahuan dengan sistem SMS Gateway, dan ke bagian SDM unit tempat
peserta diklat bekerja melalui faximile. Sedangkan surat bantuan mengajar untuk
instruktur akan dikirim ke instruktur melalui e-mail dan sistem SMS Gateway.
5. Selain mengirimkan surat pemanggilan kepada peserta diklat, juga dilakukan
konfirmasi ke peserta diklat dengan menggunakan sistem SMS Gateway
beberapa hari sebelum pelaksanaan untuk kepastian berapa peserta yang hadir
sehingga dapat menyiapkan kelas, keperluan ATK, dan penginapan dengan
kapasitas yang sesuai.
6. Menyiapkan perlengkapan dan kegiatan pembelajaran dikelas antara lain :
Mengecek dan memastikan Laptop untuk instruktur tidak ada masalah
Mengecek dan memestikan LCD tidak ada masalah
 61

Menyiapkan ATK siswa

Menyiapkan materi
Menyiapkan Daftar Hadir
Menyiapkan nama meja
Membuat Judul Diklat dan periode pelaksanaan untuk ditempel di pintu
masuk kelas
Mengecek isi kertas flip chart
Menyiapkan ATK Kelas.

Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Pra-Pelaksanaan

Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
62

Gambar 3.10 Usulan Proses Bisnis Pra-Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan

Pembelajaran
 63

2. Pelaksanaan
Proses yang dilaksanakan pada bagian pelaksanaan yaitu:
1. Menyiapkan dan menyalakan Laptop untuk Instruktur.
2. Menyalakan LCD/infocus.
3. Memastikan peralatan yang sudah disiapkan sudah siap di masing-masing kelas.
4. Menginformasikan kepada siswa untuk update biodata dan isi evalusi. level satu
pada aplikasi SIMDIKLAT (simdiklat.pln-pusdiklat.co.id).
5. Meningatkan Instruktur untuk mengisi daftar hadir.
6. Mengambil daftar hadir Instruktur maksimal pukul 10.00 untuk diserahkan
kepada bagian pengajaran di lantai 4 untuk dibuatkan honor.
7. Mengeksekusi kehadiran peserta diklat pada aplikasi SIMDIKLAT.
8. Memastikan siswa mengetahui dan dapat mengisi formulir evaluasi level satu
pada aplikasi SIMDIKLAT di tempat yang telah disediakan.
9. Kontrol Kelas pada saat jam kritis.
10. Menyiapkan formulir penilaian peserta diklat dan menyerahkan kepada
instruktur, serta meminta kembali formulir yang sudah berisi nilai dari instruktur.
11. Memberitahu peserta untuk mengisi evaluasi pembelajaran
12. Pada pelaksanaan diklat penjenjangan, sistem SMS Gateway dapat digunakan
untuk mengingatkan peserta untuk mengumpulkan tugas dan memberitahukan
mengenai tanggal-tanggal penting pelaksanaan.

Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Pelaksanaan

Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
 64

Gambar 3.11 Usulan Proses Bisnis Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan

Pembelajaran
3. Pasca Pelaksanaan
Proses yang dilaksanakan pada bagian pasca pelaksanaan yaitu:
 65

1. Berkoordinasi dengan petugas cleaning service untuk membersihkan kelas.

2. Merapikan kembali ATK Kelas & mengembalikan ke bagian gudang.
3. Merapikan kembali nama meja.
4. Mematikan Laptop, LCD/infocus.
5. Mematikan AC dan lampu kelas.
6. Membereskan Judul Diklat yang masih menempel di pintu kelas.
7. Mengumpulkan nilai dari instruktur.
8. Memastikan bahwa tiap peserta sudah mengisi evaluasi diklat. Konfirmasi
dilakukan dengan cara mengirim SMS menggunakan sistem SMS Gateway
kepada peserta yang belum mengisi evaluasi diklat.
9. Mencetak sertifikat untuk peserta diklat yang lulus diklat.

Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Pasca-

Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan Pembelajaran:
66

Gambar 3.12 Usulan Proses Bisnis Pasca-Pelaksanaan Bagian Pelaksanaan

Pembelajaran
 67

3.1.3.2 Pembayaran dan Sekretariat

Proses yang dilakukan pada pembayaran dan sekretariat yaitu:
1. Melaksanakan pembayaran untuk seluruh kegiatan pengadaan diklat dan
operasional di PT. PLN (Persero) Udiklat Jakarta.
2. Pembayaran Honor: membayarkan honor ke instruktur atau provider yang
bekerja sama dalam pelaksanaan diklat.
3. Mengkonfirmasi pembayaran kepada instruktur dan provider yang bekerja sama
dengan mengirimkan SMS menggunakan sistem SMS Gateway.
4. Pembayaran Restitusi Kesehatan Pegawai & Pegawai Pensiun: pembayaran
restitusi kesehatan pegawai dan pegawai pensiun kepada para pegawai dan
pegawai pensiun.
5. Mengkonfirmasi pembayaran restitusi kesehatan kepada pegawai dan pegawai
pensiun dengan mengirimkan pesan SMS menggunakan sistem SMS Gateway.

Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Bagian

Keuangan pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan:
68

Gambar 3.13 Usulan Proses Bisnis Bagian Keuangan pada Bagian Pelayanan,
Administrasi, dan Keuangan
 69

Dan untuk Bagian Sekretariat perancangan proses bisnisnya adalah sebagi

berikut: Penyampaian Informasi Internal kepada pegawai, penyampaian informasi
internal ini dilaksanakan oleh bagian Sekretariat yaitu menyampaikan informasi
penting kepada setiap pegawai PT. PLN (Persero) UDIKLAT Jakarta. Misal:
kegiatan rapat internal dan knowledge sharing.
Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Bagian
Sekretariat pada Bagian Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan:

Gambar 3.14 Usulan Proses Bisnis Bagian Sekretariat pada Bagian

Pelayanan, Administrasi, dan Keuangan

3.1.3.3 Pengembangan Materi

Pada bagian ini sistem digunakan oleh Bagian Pengembangan dan
Evaluasi Mutu Pembelajaran untuk mengundang dan mengkonfirmasi para
narasumber untuk melakukan validasi materi diklat. Usulan proses baru yang
dilaksanakan adalah:
1. Menunggu perintah dan menerima keputusan dari PUSDIKLAT atau
menentukan apakah suatu materi diklat sudah perlu dilakukan pembaharuan atau
belum. Apabila dirasa perlu, maka akan dipanggil instruktur-instruktur terkait
ataupun narasumber yang kompeten untuk membahas materi tersebut.
2. Membuat surat undangan untuk instruktur atau narsumber tarkait.
70

3. Apabila surat undangan sudah disetujui oleh Manajer, maka surat undangan
dikirimkan dengan menggunakan e-mail dan sistem SMS Gateway kepada para
instruktur atau narasumber terkait.
4. Setelah itu dilakukan konfirmasi menggunakan sistem SMS Gateway kepada
para narasumber.

Berikut adalah Activity Diagram dari Usulan Proses Bisnis Bagian

Pengembangan dan Evaluasi Mutu Pembelajaran:
 71

Gambar 3.15 Usulan Proses Bisnis Bagian Pengembangan dan Evaluasi Mutu
Pembelajaran