BAB 4

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN PROSES PENGENDALIAN INTERNAL

A. Perlunya Pengendalian
1. Pengendalian dan Eksposur
Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksporsur terhadap resiko. Eksporsur
adalah resiko dikalikan konsekuensi finansial atas resiko tersebut. Eksporsur mencakup
potansi dampak finansial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya
kejadian tersebut. Eksporsur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapt
diakibatkan oleh berbagai sebab.
2. Eksposur Umum
a. Biaya yang terlalu tinggi
Harga yang dibayarkan untuk pembelian barang yang digunakan dalam organisasi
bisa saja terlalu mahal. Cek bisa saja dibayarkan kepada karyawan yang tidak bekerja
dengan efektif dan efisien.
b. Pendapatan yang Cacat
Biaya terutang tidak tertagih dari penjualan kredit terlalu banyak. Barang dagangan
telah dikirim ke pelanggan tetapi tidak tercatat sehingga tidak ditagih.
c. Kerugian Akibat Kehilangan Aktiva
Aktiva dapat hilang sebagai akibat pencurian, tindakan kekerasan, atau bencana
alam. Kas, baha baku, atau peralatan dapat rusak atau salah penempatan.
d. Akuntansi yang Tidak Akurat
Kebijakan dan prosedur akuntansi dapat salah, tidak tepat, atau secara signifikan
berbeda dari yang diterima umum. Kesalahan ini dapat mencakup kesalahan
penilaian transaksi, kesalahan waktu pencatatan, atau kesalahan klasifikasi transaksi.
e. Interupsi Bisnis
Interupsi bisnis mencakup penghentian sementara suatu operasi bisnis, penghentian
permanen atas operasi suatu bisnis, atau penutupan suatu usaha.
f. Sanksi Hukum
Penghentian kegiatan bisnis bisa saja terjadi sebagai hukuman dari lembaga
pemerintah jika perusahaan melakukan perbuatan yang melanggar hukum.
g. Ketidakmampuan untuk bersaing
Ketidakmampuan ini dapat terjadi sebagai akibat kombinasi berbagai eksposur yang
telah dibahas sebelumnya dan bia juga sebagai akibat ketidakefektifan keputusan
manajemen.
h. Kecurangan dan Pencurian
Kecurangan dan pencurian dapat dilakukan oleh pihak eksternal di luar perusahaan
ataupun pihak internal di dalam perusahaan. Biaya yang terlalu tinggi, pendapatan
yang cacat, kehilangan aktiva, ketidakakuratan catatan akuntansi, interupsi
 bisnis,sanksi hukum, dan ketidakmampuan untuk bersaing, semuanya bisa saja
merupakan dampak dari kecurangan dan pencurian.
3. Kecurangan dan Kejahatan Kerah Putih
Kejahatan kerah putih menggambarkan serangkaian aktivitas illegal yang terjadi sebagai
bagian dari pekerjaan pelaku kejahatan. Kejahatan kerah putih terjadi pada saat kekayaan
perusahaan digunakan menyimpang dari manfaat aktiva yang sesungguhnya.
Ada 3 bentuk kejahatan kerah putih :
a. Kecurangan manajemen:
Meliputi penyalahgunaan atau kesalahan interpretasi terhadap aset baik oleh
karyawan atau pihak ketiga di luar perusahaan, atau keduanya.
b. Pelaporan keuangan yang menyesatkan:
Tindakan sengaja atau tidak sengaja, sebagai akibat niat hati atau kekhilafan, yang
menyebabkan informasi dalam laporan keuangan secara material mengganggu
pengambil keputusan.
c. Kejahatan korporat:
Merupakan kejahatan kerah putih yang menguntungkan suatu perusahaan atau
organisasi, dan bukan hanya menguntungkan individu tertentu yang melakukan
kecurangan.
4. Pemrosesan Komputer dan Eksposur
Banyak aspek dari pemrosesan komputer yang cenderung meningkatkan eksposur
organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pemrosesan data secara
mekanis, penyimpanan data secara mekanis, dan kompleksitas pemrosesan merupakan
aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian
akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer
digunakan di perusahaan ataupun tidak.
5. Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi
Pengendalian berguna untuk mengurangi eksposur. Analisis eksposur dalam suatu
organisasi sering berhubungan dengan konsep siklus transaksi. Sekalipun tidak ada dua
organisasi yang benar-benar sama, pada umumnya organisasi menghadapi kejadian
ekonomi yang serupa. Kejadian tersebut menghasilkan transaksi yang dapat
dikelompokkan sesuai dengan empat siklus aktivitas bisnis, yaitu :
a. Siklus pendapatan : Kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke
entitas lain dan penagihan atas pembayaran yang terkait dengan distribusi barang dan
jasa tersebut.
b. Siklus pengeluaran : Kejadian yang terkait dengan akuisisi barang dan jasa dari
entitas lain dan pelunasan kewajiban terkait dengan akuisisi tersebut.
c. Siklus produksi : Kejadian yang terkait dengan transformasi bahan baku menjadi
barang dan jasa.
d. Siklus keuangan : Kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengelolaan dana dan
modal, termasuk kas.
B. Komponen Proses Pengendalian Internal
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen : lingkungan
pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta
pengawasan. Konsep pengendalian internal didasarkan pada dua premis utama, yaitu
tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor untuk
membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan prosedur
tertentu.
Faktor yang tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah :
a. Nilai-nilai integritas dan etika
b. Komitmen terhadap kompetensi
c. Filosofi manajemen dan gaya operasi
d. Struktur organisasi
e. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
f. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab
g. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur
2. Penaksiran Risiko
Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan proses
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan
perusahaan.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk
membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.
Tujuan pengendalian :
a. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang
seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau
kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
b. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang
berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
c. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
d. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan
perusahaan dan kinerja.
e. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi,
keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
4. Informasi dan Komunikasi
Merupakan komponen pengendalian internal yang keempat. Informasi mengacu pada
sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan
untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan
melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan utang
 yang terkait. Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas
mengenai semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian.
Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual prosedur
yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain.
Komunikasi yang efektif juga membutuhkan aliran arus informasi dalam organisasi
yang memadai. Informasi semacam ini dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja,
membuat laporan perkecualian, dan lain sebagainya.
5. Pengawasan
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus-menerus, atau evaluasi terpisah, atau
kombinasi keduanya. Tujuan fungsi audit internal adalah untuk melayani manajemen
dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan hasil penilaian aktivitas dan
sistem seperti :
a. Sistem informasi organisasi
b. Struktur pengendalian internal organisasi
c. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana
d. Kualitas kinerja personel organisasi
C. Pengendalian Pemrosesan Transaksi
Merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses
pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap
siklus transaksi organisasi. Pengendalian pemrosesan transaksi mencakup pengendalian
umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum memengaruhi semua pemrosesan
transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap
aplikasi tertentu.
1. Pengendalian Umum
Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut ini :
a. Perencanaan organisasi pemrosesan data
b. Prosedur operasi secara umum
c. Karakteristik pengendalian peralatan
d. Pengendalian akses data dan peralatan
2. Pengendalian Aplikasi
Dikelompokkan menjadi pengendalian input, pengendalian proses, serta pengendalian
output. Pengelompokan ini terkait dengan langkah-langkah dalam siklus pemrosesan
data.
a. Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada
tahap penginputan data.
b. Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan
telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dan bahwa tidak ada
transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi
tambahan yang mestinya tidak ikut diproses.
 c. Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang
telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah
didistribusikan secara tepat.
3. Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif
Pengendalian dikelompokkan berdasarkan sifat :
a. Pengendalian preventif berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan
kecurangan.
b. Pengendalian detektif berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan
yang telah terjadi.
c. Pengendalian korektif berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi
4. Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern
Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi
prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam
suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di
kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern
harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem
pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai
yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis
dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.
5. Tujuan dan Pola Perilaku
Sistem informasi memiliki beberapa tujuan; salah satu tujuan utamanya adalah
produktivitas. Reliabilitas informasi dan menjaga kekayaan organisasi juga merupakan
tujuan yang penting. Salah satu faktor yang penting yang mempengaruhi perilaku
individu adalah perencanaan formal organisasi serta metode dan pengukuran yang
terkait yang dijalankan oleh suatu organisasi. Ada juga faktor lain yang berpengaruh,
seperti tekanan informal dari sekelompok orang atas perilaku individu.
D. Analisis Proses Pengendalian Internal
Analisis proses pengendalian internal memerlukan pemahaman mengenai proses pada saat
proses tersebut dirancang serta pada saat proses tersebut telah dijalankan. Proses aktual
bisa sesuai atau tidak sesuai dengan ekspektasi. Dokumentasi bisa saja tidak lagi sesuai,
dan struktur bisa saja beroperasi menurut prosedur yang baru. Prosedur bisa saja diubah
secara informal untuk disesuaikan dengan kondisi yang tidak diketahui pada saat sistem
dirancang dan didokumentasikan.
Kuesioner pengendalian internal merupakan salah satu teknik analitik yang lazim
digunakan untuk menganalisis pengendalian internal. Kuesioner pengendalian internal
secara tradisional menjadi elemen utama dalam suatu program audit. Kuesioner basanya
dirancang sedemikian rupa sehingga jawaban positif mengindikasikan adanya
pengendalian internal yang baik, dan jawaban negatif berarti adanya kelemahan dalam
pengendalian internal.