TEHNIK SISTEM DAN DOKUMENTASI

Tujuan Belajar:

A. Karakterisasi penggunaan tehnik-tehnik sistem oleh para auditor dan personel

pengembangan sistem.
B. Mendeskripsikan penggunaan tehnik diagram alir dalam analisa sistem
pemrosesan informasi.
C. Mendefiniskan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram HIPO,
diagram alir sistem, dan diagram alir data logik.

Tinjauan Tehnik Sistem:

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain dan
dokumentasi sistem serta memahami kaitan antar subsistem. Teknik sistem
penting bagi auditor internal maupun bagi auditor eksternal. Teknik sistem juga
digunakan oleh akuntan yang membuat sistem, entah membuat sistem untuk
perusahaannya sendiri atau untuk perusahaan lain, pada saat mereka bertindak
sebagai konsultan.

A. Karakterisasi Penggunaan Tehnik-Tehnik Sistem Oleh Para Auditor Dan

Personel Pengembangan Sistem

Pengguna Tehnik Sistem

1. Penggunaan Teknik Sistem dalam Audit
Dua komponen dasar dalam pengauditan:
Audit interim yang bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur
pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan dan biasanya
membutuhkan beberapa jenis uji kepatuhan (compliance testing).
Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive testing).

1.1 Evaluasi Pengendalian Internal

Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir dari
pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sebuah aplikasi

System Techniques and Documentation 1

 sistem. Para auditor membutuhkan tehnik yang sistematis untuk
membangun sistem, dan para auditor menggunakan bagan-bagan untuk
menganalisa distribusi dokumen-dokumen pada sistem.
1.2 Pengujian Kepatuhan
Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan eksistensi,
menetapkan efektivitas, dan memastikan kesinambungan pelaksanaan
pengendalian internal. Uji kepatuhan memerlukan pemahaman terhadap
pengendalian-pengendalian yang teruji dan memadai.
Para auditor harus memiliki pemahaman dasar mengenai tehnik sistem
yang digunakan dalam analisa dan rancangan sistem. Tehnik-tehnik
sistem yang dimaksud adalah input-process-output (IPO), hierarki plus
input--process-output (HIPO), flowchart program, logical data flow
diagrams (DFDs), tabel keputusan dan metode matriks.
1.3 Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan-catatan yang dibuat oleh auditor mengenai
prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan, berbagai fakta yang
diperoleh, dan kesimpulan dari penugasan audit.
Para auditor membutuhkan standar profesioanl untuk memelihara
kertas kerja. Kertas kerja yang digunakan para auditor dalam
mengevaluasi pengendalian internal meliputi kuesioner pengendalian
internal yakni bagan alir, bagan alir sistem, dan branching dan tabel
keputusan.

2. Penggunaan Tehnik Sistem dalam Pengembangan Sistem

2.1 Analisis Sistem
Analisis sistem meliputi pengumpulan dan pengorganisasian informasi.
Tehnik sistem membantu analist dalam menganalisa sistem. Tehnik
tersebut meliputi diagram alur data logic dan flowchart analisis.
2.2 Desain Sistem
Desain sistem harus merumuskan sebuah sistem blueprint yang lengkap
dan utuh. Desain sistem melibatkan desain formulir untuk menginput
dokumen, dan desain database.

System Techniques and Documentation 2

 2.3 Implementasi Sistem
Implementasi sistem meliputi rencana perancangan sampai realisasinya.
Dokumentasi adalah bagian yang terpenting dalam implementasi sistem.
Alat analisis tehnik sistem yang digunakan oleh programmer biasanya
berupa flowchart (bagan alir) program dan tabel keputusan.

B. Mendeskripsikan Penggunaan Tehnik Flowcharting/Diagram Alir Dalam

Analisa Sistem Pemrosesan Informasi

Tehnik-Tehnik Sistem
Bagan alir (flowchart) adalah sebuah diagram simbol yang menunjukkan
alur data secara berurutan pada sebuah SIA. Bagan alir adalah tehnik
sistem yang paling banyak digunakan.

1. Simbol-Simbol Flowchart
Ansi X3.5 mendefinisikan symbol flowchart kedalam empat kelompok
antara lain symbol dasar, symbol input/output khusus, symbol proses
khusus, dan symbol tambahan. Ansi mendefinisikan bentuk setiap simbol
tersebut dan mengilustrasikan penggunaan simbolsimbol tersebut
sebagai berikut:
Gambar 1. Simbol Dasar

Nama Symbol Kegunaan

Terminator Merupakan sumber dan tujuan data

Proses Tugas atau fungsi yang dilakukan

Penyimpana Repositori data

Data

Alir data Saluran komunikasi

System Techniques and Documentation 3

 Gambar 2. Simbol Input/Output Khusus

Kartu Pembelian Dokumen

Penyimpanan Input Manual

Online

Tape Magnetik Displai/Tampilan

Tape Punched Link Komunikasi

Disket Magnetik Penyimpanan

Ofline

Gambar 3. Simbol Proses Khusus

Keputusan Operasi
Pembantu
Proses yang Telah Penggabungan
Ditetapkan

Persiapan Ekstrasi

Operasi Manual Sortir

Perakitan

Gambar 4. Simbol Tambahan

Tape Terminal Model Paralel

Transmisi

Penghubung Konektor Off-Page

System Techniques and Documentation 4

2. Penggunaan Simbol Dalam Flowchart
Simbol-simbol yang digunakan dalam flowchart mencerminkan fungsi-
fungsi alur informasi sistem. Arah normal dari alur adalah dari kiri ke
kanan dan dari atas ke bawah. Ujung arah panah harus digunakan untuk
membalik arah dari arus dokumen. Berikut empat ilustrasi penggunaan
simbol flowchart:

Gambar 5. Arah Normal Suatu Arus

Faktur Telaah dan

disetujui

Faktur yang
disetujui

Gambar 6. Arah Balik Dari Alur Dokumen

Faktur Yang Telaah

dan Faktur
disetujui
Disetujui

Gambar 6. Penggunaan Simbol Konektor

Penyimpanan Pembelian

Rekuisisi A

Rekuisisi
A

Gambar 7. Arus Dua Arah Ditunjukkan dengan Anak Panah

Rekuisisi

Mempersiapkan
Order pembeliaan File
Dan memperbari
vendor
File Vendor
Order
Pembelian

System Techniques and Documentation 5

C. Mendefiniskan Tehnik-Tehnik Sistem Yang Umum, Seperti Diagram Hipo,
Diagram Alir Sistem, Dan Diagram Alir Data Logik

1. Bagan IPO dan HIPO

Bagan IPO dan HIPO biasanya digunakan oleh personal pengembang.
Bagan IPO pada umumnya tidak memberikan banyak keterangan mengenai
fungsi proses tetapi IPO berguna untuk menganalisis keseluruhan
informasi yang dibutuhkan. Proses detail tambahan dilakukan dengan
bagan HIPO.
Diagram HIPO terdiri dari dua segmen yakni; diagram heararki sebagai
faktor pengolahan proses menjadi berbagai modul dan atau sub tugas dan
diagram IPO menggambarkan persyaratan input-proses-output dari setiap
modul. menggambarkan keseluruhan sistem dan berperan sebagai daftar
isi untuk membuat diagram IPO yang lebih detail. Berikut ilustrasi bagan
IPO dan HIPO:

Gambar 8. Bagan IPO

Pengarang: Bp. Foxx Sistem: Penggajian

Tanggal: 6/9/0x
Nomor Diagram: 3.1 Deskripsi: Kalkulasi Gaji Kotor
Input Proses Output
Catatan pekerjaan Akumulasi jam kerja Catatan gaji kotor
Master file penggajian Menentukan tarif gaji yang benar Master file penggajian
Menghitung gaji kotor Pesan kesalahan

Gambar 9. Bagan Hierarki (daftar isi visual)

1.0
Sistem Penggajian

2.0 3.0 4.0

Mempersiapkan Data Proses Tinjauan

3.1 3.2
Menghitung Menghitung
Gaji Kotor Gaji Bersih

3.11 3.12 3.13

Mengakumulasi Menentukan Tarif Menghitung
Jam Kerja Gaji yang Benar Gaji Kotor

Setiap nomor modul dijelaskan dalam bagan IPO

System Techniques and Documentation 6

2. Flowchart Sistem dan Program
Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam
sebuah sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input,
tahapan proses, mode pemrosesan (manual/mesin), dan disposisi output.
Flowchart sistem berfokus pada fungsi proses dan media, bukannya pada
rincian logika setiap fungsi pemrosesan.
Flowchart program (flowchart block) digunakan oleh personel
pengembangan sistem. Flowchart program lebih detail dalam
menggambarkan setiap fungsi pemrosesan yang tergambar dalam
flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart program, serupa dengan
diagram IPO sebagai rincian dari diagram HIPO.
3. Diagram Arus Data Logikal (DFD) dan Analisis Terstuktur
DFD digunakan oleh analis untuk mendokumentasikan desain logika suatu
sistem yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Tujuan penggunaan
DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika kepada desainer
sistem atau programer, yang selanjutnya akan merancang spesifikasi fisik
desain logika tersebut.
Diagram arus data logikal (DFD) dan analisis terstuktur menggambarkan
konstruksi DFD dan peran DFD dalam analisis sistem terstruktur. Berikut
ilustrasi DFD:

Gambar 10. DFD untuk Proses Penggajian

Data Membayar
Memproses
Timekeeping penggajian gaji
Data Karyawan
Penggajian

Data Penggajian Rincian Gaji

Data Penggajian

Gambar 11. Perluasan DFD untuk Proses Penggajian

System Techniques and Documentation 7

 Data Karyawan

Data Data Data Membayar

Pengesahan Diproses
Penggajian Valid Menghitung gaji
Timekeeping Data Karyawan
Penggajian
Gaji

P1 P2

Data Penggajian
Valid

Gambar 12. Perluasan Proses P2

Jumlah saat ini Memproses

Data Rincian Data
Jurnal
Karyawan Penggajian Jurnal
Gaji bersih
dan
Memperba
pengurangan
rui File
Karyawan Membayar
gaji
Pemotongan
Data Karyawan
Gaji bersih dan
pengurangan
Pajak dan
pengurangan

Menghitung
Gaji Bersih

Data diproses

Data Valid P2
Penggajian Menghitung Gaji

System Techniques and Documentation 8

4. Analisa, Dokumen, dan Bentuk Distribusi Flowchart
Flowchart analitik, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat
digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem.
Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian
maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan simbol
yang dihubungkan dengan garis. Flowchart analitik mengidentifikasikan semua
proses signifikan pada sebuah aplikasi, dengan penekanan pada pemrosesan
tugas.
Flowchart dokumen serupa dengan flowchart analitik, tetapi peran proses setiap
entitas tidak disajikan secara detail. Dengan kata lain, hanya simbol dokumen
yang digunakan dalam flowchart tersebut. Tetapi simbol lain pada dasarnya
boleh saja digunakan untuk memperjelas suatu flowchart. Tujuan flowchart
semacam ini untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap
sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen,
serta titik akhir setiap dokumen.
Terkait dengan flowchart dokumen adalah diagram distribusi formulir. Diagram
distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam
sebuah organisasi. Dalam diagram ini, penekanannya terletak pada siapa yang
akan memdapatkan formulir tertentu, bukan pada bagaimana satiap formulir
akan diproses.

5. Ilustrasi Pembuatan Flowchart Analitik

Tujuan bagian ini adalah untuk menggambarkan penyusunan flowchart analitik
dalam sebuah sistem pengolahan transaksi. Sistem berikut ini akan dijadikan
contoh pembuatan flowchart:
Merencanakan flowchart
Memilih simbol
Anilisis sistem
Menggambar flowchart
Aturan sandwich
Penggunaan Simbol Konektor
Hubungan entitas kolom

System Techniques and Documentation 9

6. Tehnik Narasi
Teknik narasi sangat bermanfaat, khususnya dalam analisis sistem tahap
pencarian fakta di perusahaan. Wawancara yang mendalam
memungkinkan analist sistem untuk membangun hubungan personal yang
baik dengan manajer. Wawancara yang tersruktur dapat digunakan untuk
menemukan jawaban terkait dengan serangkaian pertanyaan.
Kuesioner terbuka merupakan teknik pencarian fakta dengan cara
memberi kesempatan kepada responden untuk menjawab pertanyaan
secara bebas. Kuesioner tertutup merupakan teknik pencarian fakta yang
berguna untuk mencari jawaban atas sekumpulan pertanyaan.

7. Analisis Penggunaan Sumber Daya

Analisis berikutnya yang perlu dilakukan adalah mencocokkan sumber
daya yang dimiliki dengan tugas yang harus diselesaikan. Analisis
penggunaaan sumber daya harus selalu dipertimbangkan oleh personel
pengembangan sistem ketika mengimplementasikan sistem. Dalam
menganalisa penggunaan sumber daya yang perlu diperhatikan adalah
analisa pengukuran kerja dan analisa distribusi kerja.

8. Tehnik Analisa Keputusan

Tehnik yang digunakan dalam menganalisa keputusan diantaranya tabel
branching dan tabel keputusan, serta metode matriks. Tabel branching dan
tabel keputusan digunakan secara umum oleh personal pengembang
sistem. Tabel branching dapat menggambarkan suatu fungsi keputusan, yang
mencakup pernyataan dari suatu keputusan yang harus dibuat, pernyataan
dari suatu keputusan yang harus dibuat, serangkaian kondisi yang
kemungkinan dapat terjadi, dan alur yang harus diikuti untuk setiap
kondisi yang mungkin akan terjadi.
Tabel Keputusan merupakan penyajian suatu proses pengambilan
keputusan dalam bentuk tabel. Tabel keputusan disusun dengan premis IF-
THEN dan disajikan dalam matriks dua dimensi. Tabel ini dibagi menjadi
empat area: area pernyataan kondisi, area pemilihan kondisi, area
pernyataan tindakan, dan area pemilihan tindakan.

System Techniques and Documentation 10

Metode matriks digunakan baik oleh auditor maupun personal sistem.
Penyajian bentuk matriks memiliki banyak kegunaan dalam pekerjaan
sistem karena matriks ini merupakan metode yang baik untuk
menganalisis dan menyajikan serangkaian data yang besar. Penggunaan
spreadsheet dalam sistem akuntansi untuk mengalokasikan saldo rekening
atau untuk membantu pembuatan proses pembuatan jurnal penutup,
merupakan contoh penggunaan tehnik matriks. Karakteristik anatikal
yang penting dari teknik matriks adalah alokasi isi suatu baris ke dalam
berbagai kolom.

Gambar 13. Format Tabel Branching

Kode Sama
1 2 3 4
dengan
Referensi Referensi
Menujun Ke tidak tidak
berkoneksi berkoneksi

Kode Sama
Menuju Ke
dengan
1
Referensi Tidak
2
berkoneksi
Referensi Tidak
3
berkoneksi
4

Gambar 14. Format Tabel Keputusan

Judul Tabel Aturan Main

1 2 3 ... N
Jika: Kondisi Stub Pencatatan kondisi

Maka: Tindakan Stub Pencatatan tindkakan

System Techniques and Documentation 11