Dokumentasi Prosedur Dan Pencatatan

Kegiatan
No. Dokumen : 381/Pusk-SPO/I/II/2017
No. Revisi :0
SPO
TanggalTerbit : 06 Februari 2017
Halaman : 1/2
PUSKESMAS
dr.Novi Silvia Vera
SIMPANG BAH
NIP. 19771118200604 2 005
JAMBI

Pengertian 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen

perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen eksternal adalah :buku peraturan, stndar, surat keputusan, kebijakan
yang memakai acuan/referensi dalam pelaksanaan kegiatan yang diterbitkan oleh
Puskesmas, maupun Dinas kesehatan Kabupaten.
3. Dokumen atau arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai dalam kegiatan,
dan disimpan diunit-unit pelayanan serta tidak boleh dipinjamkan keluar area
Puskesmas. Untuk dokumen aktif diberi cap terkendali.
4. Dokumen/arsip inaktif adalah : dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/sudah tidak di pakai. Copy dari dokumen aktif yang boleh dibawa keluar
Puskesmas untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau
sudah pindah . untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak terkendali.
5. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori,
disahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas
Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi prosedur dan pencatatan kegiatan
Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 296/Pusk-SK/VIII/I/2017 Tentang Akses
Terhadap Rekam Medik di Puskesmas Sindar Raya
Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2006 Tentang Rekam Medik
Langkah- 1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan kesehatan perorangan maupun
langkah upaya kesehatan masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung dalam
pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib didokumentasikan dalam catatan mutu
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melakukan penyimpanan dokumen/arsip
dengan ketentuan sebagai berikut
a. Penataan dan persiapan dokumen rekam medik dilakukan oleh staf diloket
pendaftaran, diaman dokumen rekam medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnyadua tahun,terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau
pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam medik/ kritis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal
dibuatnya
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal satu tahun. Kegiatan ini dilakukan oleh pengelola obat
 Puskesmas
c. Surat masuk dan surat keluar dicatat pada buku surat masuk dan keluar pada
bagian Tata Usaha Puskesmas
d. Surat rujukan pasien ditulis pada buku rujukan dan diarsipkan oleh bagian
Tata Usaha Puskesmas
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan dengan sesuai peraturan
penomoran yang telah ditentukan
f. Laporan-laporan pelaksanaan kegiatan seluruh progrma Puskesmas, baik
program wajib maupun program pengembangan dimasukkan oleh pengelola
program pada bagian Tata Usaha untuk diarsipkan dan dilaporkan ke Dinas
Kesehatan Kabupaten Simalungun sesuai waktu yang telah ditentukan
g. Pencatatn daftar kunjungan pasien setiap poli dan laporan kegiatan program
dilakukan berdasarkan format Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA)
dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Simalungun sesuai waktu yang
telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha Menetapkan format dokumen diatur/diseragamkan dengan
contoh format terlampir.
1. Format Surat Keterangan Catin
2. Format Surat Keterangan Sehat
3. Format Surat Keterangan Sakit
4. Format Surat Keterangan Lahir
5. Format permintaan pulang paksa
6. Format Pelaporan SIKDA
Unit Terkait Pokja I Tertib Administrasi
Pokja II Upaya Kesehatan Masyarakat
Pokja III Upaya Kesehatan Perorangan

Rekaman Historis Perubahan

Tanggal Mulai
No Yang diubah Isi Perubahan
Diberlakukan

2/2