SOP UKM BKM STAIN BATUSANGKAR

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Allah SWT. Karena berkat Rahmat dan
karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan. Tak lupa kepada semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu penulis
ucapkan terima kasih, tak ada yang lebih membahagiakan selain kita bisa bermanfaat untuk
orang banyak. Semoga hasil karya ini bisa menambah khazanah kita, khususnya untuk
penulis dan umumnya untuk semua yang sudi membaca isi makalah ini.

Buku Makalah ini saya susun untuk melengkapi salah satu tugas sebagai ketua umum dan
juga untuk menjadi sumber rujukan bagi anggota UKM BKM yang memang masih banyak
kesenjangan disana sini baik dalam pembuatan surat laporan dan lain-lain.

Tak ada gading yang tak retak, mohon maaf apabila ada kesalahan, kritik dan saran saya
tunggu dengan sepenuh hati.

Dobok, Mei 2008

Penulis,

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA DAN KOMUNIKASI (UKM-BKM)

STAIN BATUSANGKAR

By: Ketua Umum UKM-BKM Stain Batusangkar 2009

BAB I. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun
sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi Manajemen, yang
terdiri dari Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, dan Pengawasan. Jadi administrasi
adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan
kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh
orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah
ditetapkan.
Selanjutnya guna menjamin penyelenggaraan kerja berlangsung dengan sebaik-baiknya,
dalam arti agar orang-orang yang menyelenggarakan kerja melaksanakan kewajibannya
dengan tenang, merasa dirinya aman, teratur, perlu adanya ajang, wadah/tempat dimana kerja
itu berlangsung menuju sasaran yang dinamakan Organisasi.

Pengelolaan fungsi-fungsi administrasi pada suatu Organisasi seperti UKM-BKM STAIN

Batusangkar yang memiliki sejumlah aktivitas, sangat membutuhkan keseragaman mengingat
semakin kompleknya penyelenggaraan administrasi yang ada di STAIN Batusangkar.

BAB II. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

1. PENGERTIAN

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari
pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan
ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian
surat sebagai berikut:

a. Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

b. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran dan tujuan seseorang untuk dapat
dipketahui orang lain.

c. Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang
dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi
seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus
disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas, Bahasa yang dipakai haruslah
mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa

yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat
itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.

2. SURAT UKM-BKM STAIN BATUSANGKAR

Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut di atas, maka bagi
Organisasi UKM-BKM STAIN Batusangkar surat berarti sangat penting,yaitu:
 a. Sebagai alat komunikasi.

b. Sebagai dokumentasi Organisasi.

c. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).

Melalui berbagai daya dan manfaat dari surat, maka Pimpinan UKM-BKM STAIN
Batusangkar dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan Organisasi serta dapat pula
mengetahui perkembangan roda Organisasi. Dengan proses surat menyurat yang berjalan
lancar dan efektif di seluruh bagian dan aparat Organisasi, informasi dan pengendalian
Organisasi akan dapat berjalan dengan baik,karena pada hakekatnya suatu kegiatan
ketatausahaan mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut:

Bersifat pelayanan.

Bersifat menetes keseluruh bagian atau aparat Organisasi.

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam Organisasi.

Ciri yang pertama berarti surat menyurat (ketatausahaan) merupakan pekerjaan

pelayanan yang berfungsi memudahkan atau meringankan, yang dilakukan untuk
membantu pekerjaan-pekerjaan lain agar dapat berjalan secara lebih efektif.

Ciri berikutnya surat menyurat (ketatausahaan) diperlukan dan digunakan dalam

seluruh jenjang Organisasi,dari pucuk pimpinan tertinggi sampai kepada ruang kerja
satuan Organisasi terendah

3. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT UKM-BKM STAIN BATUSANGKAR

Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain administrasi surat

menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dari adanya ide
pembuatan sampai penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi
surat menyurat UKM-BKM STAIN Batusangkar meliputi 3 (tiga) hal :

Bentuk dan Isi Surat

Surat-surat UKM-BKM STAIN Batusangkar adalah termasuk surat

resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah
 dibuat Organisasi. Adapun Bentuk surat UKM-BKM STAIN BATUSANGKAR
terdiri dari :

1. Kop Surat

Terdiri dari :

a. Nama Lembaga

b. Lambang Lembaga

c. Alamat Lembaga

2. Garis pembatas surat

3. Nomor, Lampiran, dan Hal

4. Alamat Surat

5. Isi surat

6. Tanggal surat

7. Nama Lembaga dan

8. Tanda tangan pejabat yang berwenang

Adapun Isi surat terdiri dari :

1. kalimat Pembuka

2. Inti surat (Uraian Persoalan)

3. Kalimat Penutup

Ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan,

bentuk surat, macam dan isi surat. Pemakaian kertas dalam pembuatan surat menyurat
resmi UKM-BKM STAIN Batusangkar :

Surat-surat Organisasi di tulis dalam kertas putih.

Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran folio (legal).

Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi surat, biasa juga disebut badan
surat, tidaklah perlu panjang, ringkas, tetapi jelas dan tepat. Sehingga dengan membaca
 perihal atau pokok surat saja penerima surat sudah mengetahui, minimal mengetahui
maksud surat. Dibawah ini diberikan contoh yang mudah,

Contoh 1:

Nomor :

Lamp. :

Hal : Permohonan

Kepada : Yth. Sdr.

Ketua partai Golkar

di

Tempat

Bila surat itu ditujukan kepada salah satu bagian/unit yang ada pada lembaga itu,
hendaknya dilengkapi dengan up yang berarti untuk perhatian

Contoh 2:

Kepada : Yth. Sdr.

Koordinator Up. DPPO

di-

Tempat

Kata Permulaan Surat

Bagi UKM-BKM dipakai kalimat, minimal Dengan Hormat. Kata

permulaan ini berfungsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru, berjarak 2
spasi dibawah pokok surat.

Contoh 1:

Hal :

Kepada : Yth. Sdr.

Ketua partai Golkar

 di

Tempat

2 spasi

Dengan Hormat,

Isi Surat

Suatu surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunnya
memakai sistematika sebagai berikut:

Pendahuluan

Uraian persoalan (isi surat)

Penutup

Pendahuluan

Ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pembaca/penerima surat tentang

hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu. Kalau hanya sekedar
menyampaikan berita singkat, kata atau kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi
keharusan, pertimbangannya adalah efisiensi. Tapi bila menyangkut persoalan
penting (apalagi kalau memerlukan penguraian dan perincian), maka surat itu
semestinya memakai kata pendahuluan. Manfaatnya tidak sekedar untuk menarik
perhatian, melainkan sekaligus sebagai motivasi dengan memberikan
pertimbangan.

Contoh:

diberitahukan bahwa atau Dengan ini disampaikan bahwa

..dan seterusnya. (untuk surat pemberitahuan)

Bersama ini .. atau Dengan ini.dan seterusnya . (untuk

surat-surat pengantar).

Memenuhi permintaan saudara atau Menunjuk surat saudara No .. bertanggal

dan seterusnya. (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan).

Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstatasi ataupun

pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat dibuat misalnya :
 Berhubung adanya gejala yang kita rasakan bersama tentang dan seterusnya

Kalimat pendahuluan ini sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Ditulis 2 (dua)
spasi dibawah kata permulaan surat (dengan hormat).

Uraian Persoalan (Isi surat)

Kecuali maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus
dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang minimal harus diperhatikan
adalah :

1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit,singkat dan terputus

putus juga tidak baik, hal-hal ini seperti biasanya akan membuat salah
pengertian bagi penerima surat. Untuk mudah dipahami, maka pada surat-surat
yang panjang sebaiknya diberi alinea. Banyak sedikitnya alinea tergantung
dari banyaknya pokok-pokok pikiran yang ada dalam surat tersebut, tetapi
perlu diperhitungkan untuk mencapai susunan yang baik dan
harmonis,pembagian dalam alinea akan sangat memudahkan pengertian. Jarak
antar alinea dan spasi ( kalimat) dalam satu alinea 1 (satu setengah) spasi.

2. Dalam satu surat,sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis perkara atau

permasalahan. Sebab pencampuran permasalahan dalam satu surat akan
menimbulkan kesukaran, baik pada saat penyelesaian maupun dalam
penyusunannya serta mencari kembali surat itu bila diperlukan lagi.

3. Dalam penyusunan isi surat selanjutnya penggunaan kata-kata dan kalimat

hendaknya sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim
digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar, sebab disitu tegambar tentang sikap
orang yang membuat surat itu. Oleh karena itu menyusun surat sebaiknya
diserahkan kepada orang yang berkemampuan bahasa cukup.

Kalimat Penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondesi, perlu adanya

kalimat-kalimat penutup seperti :

Contoh:
 Demikian harap maklum

Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih

Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat, karena itu
dalam pembuatan surat-surat resmi Organisasi perlu digunakan kalimat penutup
yang sesuai dan serasi dengan isi surat.

Penutup Surat

Dalam pembuatan surat resmi dimulai dengan Assalamualikum Wr. Wb.,

dibuka dengan Bismillahirrahmanirrahim . Maka dalam penutup surat-surat resmi
UKM-BKM ditutup sama dengan hal tersebut. Surat khusus (seperti surat
keputusan,surat keterangan edaran,instruksi,tugas/mandat dan sebagainya), dibuka
dengan ....................................................... .

Lampiran

Adalah kelengkapan surat berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan

surat pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi:

a. Untuk menyampaikan maksud tertentu

b. Sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan ,
misalnya brosur, kuitansi,atau dokumen lainnya, harus disebutkan dalam isi surat.

Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara.

Pertama, menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila
lampirannya sedikit. Kedua, menyebutkan secara umum, bila lampirannya banyak.

Contoh untuk menyatakan lampiran yang sedikit:

Agar lebih jelas bagi Saudara, bersama ini kami lampirkan Brosur, dan Syarat
Calon Anggota UKM-BKM.

Contoh untuk menyatakan lampiran yang banyak:

 Untuk melengkapi keterangan ini, bersama ini kami lampirkan AD/ART, dan
peraturan-peraturan penting lainnya.

Selain disebutkan di dalam isi surat, lampiran harus dinyatakan pula di dalam
notasi lampiran.

Contoh:

Nomor : 01/B/PP-PB/UKM-BKM/ST.BSK/VI/2008

Lamp : 1 lembar

Hal : Mohon Bantuan Dana

Istilah lembar (pada lampiran) dapat diganti eksemplar, atau bundel tergantung
keperluannya.

Tembusan

Surat UKM-BKM akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan

kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang
dikeluarkan. Kadang-kadang ada pengurus atau pihak tertentu yang harus mengetahui
terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya
perlu diberikan tembusan, dengan cara itu, orang yang dikirimi tembusan ikut
mengetahui permasalahan surat, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui
kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.

Teknik penulisan tembusan ada 2 macam, yaitu:

1. Tembusan yang objeknya hanya satu, dituliskan sebaris atau sejajar dengan
notasinya.

Contoh:

Tembusan: Ketua Biro Organisasi

2. Tembusan yang objeknya lebih dari satu, dituliskan berderet kebawah, dan diberi
nomor urut.

Contoh:
 Tembusan:

1. Kabid. Pengembangan dan Penalaran Organisasi

2. Kabid. Minta dan Bakat

3. Kabid. Penelitian

Surat Keluar dan Masuk

1. Nomor Surat Keluar

Nomor surat keluar Unit Kegiatan Mahasiswa bahasa dan komunikasi (UKM-BKM)

NO LEMBAGA KODE SURAT

1 UKM-BKM 01/B/UKM-BKM/ST.BSK/III/2008

2. Kode Surat Keluar

Surat keluar dengan kode A meliputi: HMPS, UKM, UKI, UKK, BEM.

Surat keluar dengan kode B meliputi : STAIN, Perguruan Tinggi lain, Pemda dan
instansi luar lainnya

3. Klasifikasi Surat

A. Pengklasifikasian surat masuk dan keluar Unit Kegiatan Mahasiswa Bahasa dan
Komunikasi (UKM-BKM) STAIN Batusangkar terbagi 4 macam :

1. Surat Biasa

Surat biasa meliputi : Undangan, Memo, peminjaman dan sebagainya (selain

jenis surat 2, 3 dan 4)

2. Surat Keputusan (SK)

3. Sertifikat

4. Surat Tugas
 Surat tugas meliputi: Surat kuasa, surat jalan, surat pengantar, surat rekomendasi,
surat mandat dan sejenisnya

4. Penomoran Surat

Penomoran surat lembaga Unit Kegiatan Mahasiswa bahasa dan komunikasi (UKM-
BKM) STAIN Batusangkar diurut sesuai dengan jenis Surat

5. Format surat

Contoh surat sesuai jenisnya terlampir. Dengan Kertas Folio/Legal

6. Penandatangan surat lembaga Unit Kegiatan Mahasiswa bahasa dan komunikasi

(UKM-BKM)

- Surat keluar dengan kode A oleh Sekretaris Umum dan Ketua Umum (UKM-BKM)

- Surat keluar dengan kode B ditandatangani oleh Sekretaris Umum dan ketua UKM-
BKM serta Pembina UKM-BKM

7. Penandatangan Surat Keluar Panitia Kegiatan

- Surat keluar dengan kode A ditandatangani oleh ketua panitia, sekretaris dan
Pimpinan lembaga

- Surat keluar dengan kode B yang berada di lingkungan STAIN Batusangkar

ditandatangani oleh ketua panitia, Sekretaris, Pimpinan lembaga, dan Pembina
UKM-BKM

Surat keluar dengan kode B yang berada di luar STAIN Batusangkar seperti PEMDA,
PEMPROV dan lainnya ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris, Pimpinan
Lembaga, Ketua MSM, Pembina (UKM-BKM) dan Pembantu ketua III.

4. PENGARSIPAN

Penyimpanan arsip UKM-BKM, melalui prosedur sebagai berikut:

Membaca surat
 Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau tujuan surat
dan yang paling pokok adalah tanggal surat. Disamping itu juga untuk mengetahui
apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut
sudah boleh disimpan.

Memberi kode

Kode yang digunakan adalah kode surat masuk/keluar, disamping itu juga
tanggal yang tercantum pada baris tanggal.

Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode dan tanggal yang sama dikelompokkan

menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpanan.

Mencatat Surat

Surat-surat, sebelum disimpan pada tempatnya, dicatat dahulu dalam buku

agenda.

Buku Agenda

Untuk memudahkan sistem administrasi dan kesekretariatan dalam hal

ini pengelolaan surat menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan
dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat
menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat
adalah:

Nomor urut arsip.

Nomor kode arsip.

Nomor surat.

Tanggal terima.

Nomor dan tanggal surat.

Isi surat.
 Asal surat.

Keterangan.

Buku Verbal

Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain :

Nomor urut dan kode arsip.

Nomor surat.

Tanggal surat (penanggalan nasional).

Perihal isi surat.

Kepada siapa (keputusan,lampiran,penyimpanan).

Contoh Agenda Buku VerbaL

Tabel 3.1: Agenda Buku Verbal

No Kode No.Surat Tanggal Perihal Kepada Keterangan

Arsip
22 KA II 18/A/SEK/V/08 8-06- Undangan Litbang
2008

Contoh Agenda Surat Keputusan

Tabel 3.3: Agenda Surat Keputusan

No.Surat Tanggal Isi Surat Keputusan Keterangan

7/KEP/A/VI/2008 13-5- Pembentukan formatur Lokakarya
2008 ukm-bkm 2008

Konsep surat yang telah dapat clearence dan nomor surat diketik sesuai dengan
jumlah yang dikehendaki. Legalitas Organisasi (tanda tangan Ketua, Sekretaris,
stempel) setelah dibukukan barulah surat tersebut siap dilirim kepada tujuan.

Pengiriman surat betul-betul menempuh perjalanan menuju tujuannya, kita bukukan

dulu dalam buku ekspedisi yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

Contoh Ekspedisi

Tabel 3.3: Ekspedisi

 Pengiriman Kepada Tgl / No. Lampiran Penerima Keterangan
Surat
20-8-2020 UKM 20-8-2008 1 (satu) Made Lansung/dll
Mapala Johnson
5. MEKANISME dan TATA KERJA ADMINISTRASI UKM-BKM

A. Penerimaan Surat Masuk

1. surat dimasukkan de box surat sekretaris

2. sekretaris menerima dan mencatat Register surat masuk

3. sekretaris melanjutkan surat masuk keketua setelah dibuatkan sidposisi dan

dicopy (paling lambat 2 hari setelah diterima) dengan meletakkan sibox surat
masuk ketua kecuali darurat

B. Pembuatan Surat Keluar

1. Sekretaris membuat surat dalam rangkap 2 dengan mencantumkan paraf pada

bagian kiri atas nama pejabat yang berhak menandatangani surat

2. Surat yang telah dibuat dicatat didalam buku register surat keluar dan
diserahkan kepada ketua untuk ditandatangani dengan meletakkan pada bos
surat masuk ketua

3. Ketua membaca dan mensyahkan /menandatangani surat, kemudian

meletakkannya sibox surat keluar.

4. Sekretaris mengambil surat tersebut untuk dikirimkan dan satu rangkap di file-
kan pada surat keluar.

5. Sekretaris menyerahkan surat tersebut ke bagainyang dia tunujk untuk

Didistribusikan kealamt yang dituju, dalam hal ini Humas atau PO

C. Mekanisme pembuatan surat

1. Kop surat adalah kop resmi lembaga UKM-BKM (lihat dilampiran)

 2. Surat surat kepanitiaan berkop tersendiri,

3. Stempel dikenakan disebelah kiri tanda tangan sekretaris

4. Pada ampop kiri atas ditulis nomor surat dan diberi stempel dan tujuan surat.

5. Posisi tanda tangan makin kiri makin kebawah adalah makin tinggi jabatannya

6. Semua surat yang dibuat oleh departement atau panitia harus atas persetujuan
ketua.

7. Penomoran kertas kerja UKM-BKM

1. Nomor Surat/Kode Tujuan Surat / Kode Departement/ UKM-

BKM/ST.BSK/Bulan/Tahun

2. Kode tujuan surat adalah A/B sebagai dijelaskan sebelumnya.

3. Contoh

Dewan Pengurus Harian :

01/A/DPH/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept. Pengemb Penalran Organisasi:

01/A/DPPO/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept. Pengemb. Bakat dan Minat:

01/A/DPBM/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept . Pengabdian Masyarakat:

01/A/DPM/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Dept. Keagamaan:

01/A/DK/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

BAB : III PROPOSAL KEGIATAN

A. PENGERTIAN DAN SIFAT PROPOSAL

 1. Proposal Kegiatan adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan
memberikan gambaran umum atau penjelasan singkat tentang suatu kegiatan yang
diusulkan penyelenggaraannya oleh suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang
lebih tinggi dan atau setara.
2. Proposal Kegiatan tersusun secara:

1. Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis);

2. Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu

meliputi 5W+1H (What, Why, When, Where, Who, How);

3. Integrated (terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan yang lain);

4. Lugas (to the point); dan

5. Ringkas (maksimal 10 halaman kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3).

B. SISTEMATIKA PROPOSAL

1. Proposal Kegiatan tersusun dengan sistematika sebagai berikut:

a. Halaman Depan Proposal Kegiatan

b. Halaman Pengesahan Proposal Kegiatan

c. Dasar Pemikiran

d. Nama Kegiatan

e. Tema Kegiatan

f. Bentuk Kegiatan

g. Tujuan, Sasaran, dan Target

h. Indikator Keberhasilan

i. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

 j. Panitia Pelaksana

k. Sumber Dana

l. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

m. Penutup

n. Lampiran-lampiran.

2. Penjelasan atas bagian-bagian Proposal Kegiatan:

a. Halaman Sampul dan Kepala Proposal

Halaman sampul didepan UKM-BKM warna COKLAT, kepala proposal

harus Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar
dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata PROJECT PROPOSAL atau
PROPOSAL KEGIATAN atau PROPOSAL atau USULAN KEGIATAN dan
lain sebagainya

b. Halaman Pengesahan

Contoh halaman pengesahan proposal kegiatan dapat dilihat pada lampiran

nantinya.

c. Dasar Pemikiran

1). Dasar Pemikiran merupakan latar belakang penyelenggaraan kegiatan, yang

berisi penjelasan tentang alasan penyelenggaraan kegiatan, urgensi dan
signifikansi kegiatan, serta relevansinya dengan situasi terkini atau isu-isu
strategis yang dihadapi oleh organisasi kemahasiswaan. Jika ada, dapat
ditambah dengan landasan hukum penyelenggaraan kegiatan, seperti
perundang-undangan, program kerja organisasi, dan lain-lain.

2). Dasar Pemikiran bersifat:

a) Logis-Rasional, maksudnya masuk akal, dapat diterima oleh nalar sehat,

dan mudah dipahami dalam kaitannya dengan kegiatan yang diusulkan;
 b) Lugas/menjelaskan secara to the point, langsung mengenai kepada
permasalahan serta Ringkas, yaitu tidak bertele-tele;

c) Bermakna, yaitu cukup memadai dalam menjelaskan latar belakang dan

alasan penyelenggaraan kegiatan.

d. Nama Kegiatan

Sudah jelas.

e. Tema Kegiatan

Tema kegiatan dirumuskan secara menarik sesuai dengan tujuan kegiatan.

f. Bentuk Kegiatan

Bentuk kegiatan bisa berupa pelatihan (training), lokakarya (workshop),

seminar, stadium generale, bedah buku, dan lain sebagainya.

g. Tujuan, Sasaran, dan Target

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai dari kegiatan yang bersifat ideal dan
abstrak. Sasaran adalah siapa yang menjadi obyek dari kegiatan, dan target
adalah ukuran kualitatif dan/atau kuantitatif yang hendak dicapai dari selesainya
kegiatan tersebut.

h. Indikator Keberhasilan

Indikator keberhasilan dari kegiatan yang dilakukan adalah menjelaskan

pengukuran hasil yang diperoleh bila kegiatan tersebut dilaksanakan. Biasanya
indikator keberhasilan ini dirumuskan secara kongkirit dari tujuan, target dan
sasaran.

i. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Mencakup hari, tanggal, waktu mulai dan jam akhir kegiatan, disertai dengan
jadwal kegiatan.
j. Panitia Pelaksana

Pada bagian ini diuraikan susunan panitia pelaksana kegiatan, meliputi:

Pengarah, Penanggung Jawab, Ketua Panitia, Wakil Ketua, Sekretaris,
Bendahara, dan seksi-seksi.

k. Sumber Dana

Pada bagian ini dijelaskan beberapa sumber dana yang diharapkan untuk
membiayai kegiatan. Sumber-sumber dana tersebut meliputi: Subsidi Institusi
(Universitas/ Fakultas), Kas Organisasi, Kontribusi Peserta, Donasi, dan
Sponsorship, dengan disebutkan estimasi besarnya dana dari masing-masing
sumber.

l. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

- Pada bagian ini diuraikan rencana pemasukan/pendapatan dari sumber dana

yang diharapkan dan rencana pengeluaran/ pembelanjaan untuk pelaksanaan
kegiatan.

- Rencana pengeluaran/pembelanjaan tersebut meliputi: honor

narasumber/pemateri/ pelatih/fasilitator, alat-alat tulis kantor (ATK) dan
penggandaan makalah, perlengkapan, konsumsi, akomodasi, publikasi,
dekorasi, dan dokumentasi.

m. Penutup

Pada bagian ini disebutkan harapan kepada pihak-pihak terkait.

n. Lampiran-lampiran

Pada bagian ini dilampirkan Rincian Rencana Anggaran Biaya, Jadwal

Kegiatan Lengkap, Media Publikasi (Pumplet/Leaflet/Brosur), dan lain-lain yang
belum tercantum secara rinci pada bagian isi proposal.

BAB. IV LAPORAN
A. PENGERTIAN, FUNGSI , SYARAT DAN JENIS LAPORAN

a. Pengertian Laporan

Adalah penyampaian informasi dari seorang petugas/ pejabat kepada petugas/ pejabat
lain dalam suatu sistem administrasi.

Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan
sebagainya.

b. Fungsi Laporan

Secara singkat dapat dirumuskan bahwa laporan mempunyai fungsi informasi,

fungsi pengawasan, pengambilan keputusan, dan fungsi pertanggung jawaban.

c. Syarat- syarat Laporan

Isi laporan harus terperinci dan jelas, Harus mengandung data dan fakta serta
informasi yang diperlukan dan Isi laporan tidak boleh berbelit-belit.

d. Jenis Laporan

Jenis Laporan dapat dibagi menjadi beberapa macam, berikut ini akan diuraikan
sebagai berikut :

ii. Laporan menurut isinya : iii. Laporan menurut bentuknya :

- Laporan Informatif - Laporan berbentuk Memo

- Laporan Rekomendasi - Laporan berbentuk Surat

- Laporan Analitis - Laporan berbentuk Naskah

- Laporan Pertanggungjawaban

- Laporan Kelayakan

Tujuan dari adanya laporan ini secara umum adalah

1. Sebagai wujud Pertanggungjawaban dari lembaga atau kepanitiaan yang telah

diberi amanah
 2. Untuk mengetahui letak kekurangan dan kelebihan dari acara yang telah
dilaksanakan sebagai bentuk evaluasi sekaligus Rekomendasi untuk acara atau
kegiatan selanjutnya agar lebih baik.

3. Memiliki sejarah perjuangan organisasi yang kita guliti.

B. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pengertian Dan Sifat Laporan Pertanggungjawaban

1. Laporan Pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan

tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi
kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat
2. Laporan pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses
pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang
selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan
dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.

3. Laporan pertanggungjawaban pada dasarnya mencakup:

a. Laporan pelaksanaan kegiatan

b. Laporan penggunaan dana.

4. Laporan Pertanggungjawaban tersusun secara

a. Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis);

b. Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu

meliputi 5W+1H: What, Why, When, Where, Who, How);

c. Terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain;

d. Dengan format ukuran kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3.

C. SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban tersusun dengan sistematika sebagai berikut:

Halaman Depan Laporan Kegiatan

 Halaman Pengesahan

Pengantar

Bab I: Pendahuluan

Dasar Pemikiran

Nama Kegiatan

Tema Kegiatan

Bentuk Kegiatan

Tujuan, Sasaran, dan Target

Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

Tahap Persiapan

Tahap Pelaksanaan

Hasil Capaian

Faktor Pendukung & Penghambat

Bab III: Penutup

Usul dan Rekomendasi

Kata Penutup

Lampiran-lampiran

D. PENJELASAN BAGIAN-BAGIAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN:

Halaman Depan Laporan Kegiatan

- Warna dasar Halaman Depan Laporan Kegiatan UKM-BKM adalah COKLAT

Halaman Pengesahan

Pengantar

Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-
pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan menerima
kritik dan saran yang konstruktif demi majunya pelaksanaan kegiatan selanjutnya.

Bab I: Pendahuluan

Pendahuluan ialah uraian ringkas latar belakang/dasar pemikiran, tujuan,

sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap
persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian tujuan,
sasaran, dan target yang telah ditetapkan dengan menjelaskan indikator
keberhasilannya. Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor
penghambat.

Bab III: Penutup

Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi
bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang. Dan juga
disebutkan kepada siapa laporan pertanggungjawaban itu disusun dan disampaikan.

Lampiran-lampiran

Pada bagian ini dilampirkan:

- Jadwal Kegiatan Lengkap

- Media Publikasi (Pumplet/Leaflet/Brosur),

- Dokumentasi (photo-photo) kegiatan

- Makalah atau semacamnya

 - Surat-surat

- Rincian realisasi penggunaan dana beserta bukti-bukti pembelanjaan dan

pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

E. LAPORAN UTUSAN LEMBAGA

Ini adalah bentuk laporan yang diberika oleh utusan yang telah direkomendasikan
dari lembaga ukm-bm pada suatu acara yang telah diikutinya.

a. Aturan

1. Laporan paling lambat diserahkan 1 minggu setelah mengikuti acara.

2. Laporan diserahkan dengan melampirkan bahan-bahan selama mengikuti acara

(jika tersedia)

b. Isi laporan

1. Keputusan atau rekomendasi dari acara tersebut

2. mempresentasikannya kepada anggota/pengurus. (jika itu berguna untuk

keseluruhan pihak yang bersangkutan).

3. Follow up yang harus dilaksanakan oleh UKM-BKM ST.BSK dan rekomendasi

untuk UKM-BKM.

BAB V MENYUSUN NOTULA

A. PENGERTIAN,FUNGSI dan KEBUTUHAN NOTULA

Menyusun Notula adalah proses pengadaan laporan tertulis mengenai hasil suatu
rapat atau Pengertian Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau
kepuusan dalam rapat.

Notula ada dua jenis yaitu

1. Notula Harfiah
 Adalah laporan mengenai sumbangan pendapat peserta.

2. Notula Rangkuman

Adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat.

Maka Notulis perlu mengetahui hak-haknya antara lain :

1. Sebelum Rapat

Sebelum rapat notulis berhak mengetahui informasi mengenai latar

belakang materi yang akan disajikan dalam rapat.

2. Pada Waktu Rapat Berlangsung

Hak Notulis pada waktu rapat berlangsung adalah :

a. Notulis berhak mengetahui benar-benar tujuan yang ingin dicapai dalam rapat.

b. Notulis berhak menerima semua dokumen yang dibagikan pada waktu rapat.

c. Dari notulis dituntut agar pembuatan notula tersusun rapi, tetapi rapatnya
sendiri berjalan kacau.

d. Notulis berhak mendapatkan perumusan yang baik dari semua peserta rapat
yang telah diajukan.

e. Notulis Berhak Mendapatkan Rangkuman dan kesimpulan Rapat

f. Setiap selesai pembahasan setiap acara , Notulis perlu diberikan kesemopatan

berbicara setiap kali stu tahap acara selesai guna menyempurnakan
notulanya.

g. Notulis berhak duduk disamping ketua sidang

h. Notulis berhak meminta dirinya digantikan dalam pembicaraan yang

berkepanjangan
 i. Notulis berhak atas pembebasan dari tugas-tugas lainnya selama menyusun
notula.

3. Sesudah Rapat

- Hak untuk mendapatkan waktu cukup untuk mengolah catatannya.

- Notulis berhak, atas kesediaan para peserta rapat, mendapatkan informasi

tambahan sesudah rapat.

Daftar Kebutuhan Notulis

- Kebutuhan Informasi

- Kebutuhan waktu

- Kebutuhan Tempat yang Strategis

- Kebutuhan Konsentrasi

Fungsi Notula

a. Sebagai dokumen dan bahan bukti

b. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak mengadiri rapat.

c. Notula sebagai landasan pertemuan berikutnya

d. Notula sebagai alat pengingat para peserta rapat

e. Notula sebagai bukti bersejarah

f. Notula untuk rapat semu

Persiapan Sebelum Rapat

- Mengirimkan notula rapat yang terdahulu

- Mengisyaratkan kebutuhan akan rapat berikutnya

 - Mengumpulkan berbagai data dan butir acara

- Mengajukan acara rapat dan merundingkannya.

- Menetukan siapa- siapa yang diundang

- Dll

Meringkas

Proses pembuatan ringkasan dapat dibuat melalui prosedur berikut:

- Membaca naskah atau menyimak uraian lisan

- Menyeleksi dan mencatat pokok atau gagasan utama penulis/pembicara

- Membandingkan dan memeriksa dengan bentuk aslinya .

Hubungan dengan Sekretaris

Sekretaris harus bertanggung jawab atas keberhasilan notula yang bermutu, meskipun tanpa
pelaksanaan pembuatannya orang lain (notulis), sehingga konsep notula pertama-tama harus
melalui sekretaris dahulu.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1 : Contoh format kop Surat UKM-BKM

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA DAN KOMUNIKASI

(Student Board Of Language And Communication
Division)

(UKM-BKM) STAIN BATUSANGKAR

Secretariatt: Student Centre,Jln. Sudirman, No.137. Kubu Rajo Lima Kaum,
Lampiran 2: format Kop Surat Kepanitiaan

PANITIA PELAKSANA SEMINAR SEHARI

UNIT KEGIATAN MAHASISWA - BAHASA DAN KOMUNIKASI

(U K M B K M)
STAIN BATUSANGKAR
Student Centre STAIN Batusangkar Jl. Sudirman No.137 Lima Kaum

Lampiran 3: Contoh Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA dan KOMUNIKASI

(UKM-BKM)

SEOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Nomor : O4/SK/UKM-BKM/ST.BSK/III/2008

Tentang :

PERSONALIA KEPENGURUSAN BULETIN UKM-BKM

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridha

Allah SWT, ketua UKM-BKM setelah,

MENIMBANG a. Bahwa demi kelancaran Program Kerja UKM-BKM 2008

kedepan, maka perlu rasanya pengurus UKM-BKM untuk
Membentuk Personalia kepengurusan Bulettin UKM-BKM
Periode 2008-2009.

b. Bahwa Saudara-Saudara yang namanya tecantum dalam lampiran

surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi syarat
menjadi personalia kepengurusan Buletin UKM-BKM diatas.

c. Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengurus UKM-BKM

memandang perlu mengeluarkan surat keputusan untuk
penetapannya.
MENGINGAT a. AD/ART UKM-BKM STAIN Batusangkar
 MEMPERHATIKAN:
b. Program kerja pengurus UKM BKM tahun 2008

Hasil Kesepakatan Pengurus Inti UKM-BKM Pada Tanggal 23

April 2008

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : Keputusan Ketua UKM-BKM tentang Personalia kepengurusan

Bulettin UKM-BKM Periode 2008-2009.
Pertama :
Mengangkat Saudara-Saudara yang namanya tercantum dalam
Kedua : surat keputusan ini sebagai Personalia kepengurusan Bulettin
UKM-BKM Periode 2008-2009.
Ketiga :
Kepada masing-masing personal kepengurusan diharapkan dapat
Keempat : melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana mestinya.

Personalia kepengurusan yang dimaksud dalam keputusan ini

terdapat pada lampiran yang merupakan satu kesatuan yang tidak
terpisahkan dari keputusan ini.

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat

ditinjau ulang kembali jika terdapat kekeliruan

Billahitaufiq Walhidayah

Ditetapkan di : Batusangkar

Tanggal : 24 April 2009

Badan Pengurus Harian (BPH)

UKM-BKM

THARMIZI DINA FITRIANI

Ketua Umum Sekretaris Umum

Lampiran 4: Contoh Surat Keputusan untuk Kepanitiaan

SURAT KEPUTUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA dan KOMUNIKASI

(UKMBKM)

SEOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Nomor : O2/SK/UKM-BKM/ST.BSK/III/2008
 Tentang :

Susunan Panitia Pelaksana Orientasi Anggota Baru UKM-BKM

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridha

Allah SWT, ketua UKM-BKM setelah,

MENIMBANG a. Bahwa demi kelancaran roda organisasi UKM-BKM kedepan,

maka perlu rasanya pengurus UKM-BKM- periode 2008 untuk
membentuk Panitia Pelaksana Orientasi Anggota Baru tahun
2008.

b.Bahwa Saudara-Saudara yang namanya tecantum dalam

lampiran surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi
syarat menjadi panitia pelaksana acara tersebut diatas.

c. Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengurus UKM-

BKM memandang perlu mengeluarkan surat keputusan untuk
penetapannya.
MENGINGAT a. AD/ART UKM-BKM Stain Batusangkar
MEMPERHATIKAN: b.Program kerja pengurus UKM-BKM tahun 2008

Hasil Kesepakatan Pengurus Inti UKM-BKM Pada Tanggal 21

Maret 2008

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : Keputusan Ketua UKM-BKM tentang susunan Panitia Seminar

Sehari UKM-BKM 2008
Pertama :
Mengangkat saudara-saudara yang namanya tercantum dalam
Kedua : surat keputusan ini sebagai panitia Seminar l UKM-BKM 2008

Ketiga : Kepada masing-masing panitia diharapkan dapat melaksanakan

tugas dan tanggung jawab sebagaimana mestinya.
Keempat :
Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan
ditinjau ulang kembali jika terdapat kekeliruan

7 hari setelah kegiatan dilaksanakan Panitia Pelaksana

menyerahkan laporan kegiatan kepada pengurus UKM-BKM.

Billahitaufiq Walhidayah

Ditetapkan di : Batusangkar

Tanggal : 22 Maret 2008

Dewan Pengurus Harian (DPH)

 UKM-BKM

THARMIZI WINDA AMELIA

Ketua Umum Koord. DPPO

Contoh SK Resuffhle kepanitiaan

SURAT KEPUTUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA dan KOMUNIKASI

(UKMBKM)

SEOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) BATUSANGKAR

Nomor : O6/SK/UKM-BKM/ST.BSK/V/2008

Tentang :

RESHUFFLE PANITIA PELASANA PESTA BAHASA UKM-BKM 2008

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridha

Allah SWT, Ketua Umum UKM-BKM setelah,

MENIMBANG a. Bahwa demi kelancaran Program Kerja UKM-BKM 2008

kedepan, maka perlu rasanya pengurus UKM-BKM untuk
melakukan reshuffle kepanitiaan kegiatan Pesta Bahasa UKM-
BKM periode 2008

b Bahwa Saudara-Saudara yang namanya tecantum dalam

lampiran surat keputusan ini dipandang cakap dan memenuhi
syarat menjadi Pelaksana Pesta Bahasa UKM-BKM Periode
2008.

c Bahwa berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengurus UKM-BKM

memandang perlu mengeluarkan surat keputusan untuk
penetapannya.
MENGINGAT a. AD/ART UKM-BKM STAIN Batusangkar
MEMPERHATIKAN: b.Program kerja pengurus UKM BKM tahun 2008

Hasil Kesepakatan Pengurus Inti UKM-BKM Pada Tanggal 9

Juni 2008

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : Keputusan Ketua UKM-BKM tentang susunan Reshuffel Panitia

Pelaksana Pesta Bahasa UKM-BKM Periode 2008.
 Pertama : Mengangkat Saudara-saudara yang namanya tercantum dalam
surat keputusan ini sebagai Pelaksana Pesta Bahasa UKM-BKM
Kedua : Periode 2008.

Ketiga : Kepada masing-masing personal kepengurusan diharapkan

dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana
Keempat : mestinya.

Kelima : Personalia kepanitiaan yang dimaksud dalam keputusan ini

terdapat pada lampiran yang merupakan satu kesatuan yang
tidak terpisahkan dari keputusan ini.

Dengan dikeluarkannya surat keputusan ini maka surat

keputusan Pengurus UKM-BKM No 05 tanggal 30 April 2008
tentang susunan panitia Pelaksana Pesta Bahasa dinyatakan
TIDAK BERLAKU LAGI

Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat

ditinjau ulang kembali jika terdapat kekeliruan

Billahitaufiq Walhidayah

Ditetapkan di : Batusangkar

Tanggal : 9 Juni 2008

Dewan Pengurus Harian (DPH)

UKM-BKM

THARMIZI AFRIZAL
Ketua Umum Koord. DPBM

Lampiran 5 : Contoh Surat Keterangan

SURAT KETERANGAN

Nomor: 05/B/UKM-BKM/ST-BSK/VII / 2008

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridho allah

SWt. Ketua umum UKM-BKM menerangkan bahwa:

Nama : Wirayana

Alamat : Bukittinggi D 27 Palangka

Adalah Anggota UKM-BKM, dengan jabatan terakhir sebagai anggota Bidang Organisasi
periode 2007-2008.
Demikian Surat Keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.

Batusangkar, 7 Juli 2008

UKM BKM STAIN Batusangkar

THARMIZI
Ketua Umum

Lampiran 7: Contoh Surat Mandat

SURAT MANDAT

Nomor: 01/SM/UKM-BKM/ST-BSK/X/2008

Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sembari mengharap rahmat dan ridho allah

SWt. Dengan ini saya:

Nama : Tharmizi Tamrin El-Suluky

Jabatan : Ketua Umum UKM BKM

Yang bertindak untuk dan atas nama UKM BKM STAIN Batusangkar , memberi mandat
kepada:

Nama : Daniel Haroi

Jabatan : Ketua Bidang Minat dan Bakat

Untuk dan atas nama UKM BKM stain Batusangkar ,

1. Menandatangani kontrak kerjasama pemberian materi pendidikan ketata negaraan

dengan Yayasan Pendidikan ..

2. Menerima pembayaran uang muka biaya pembelajaran tersebut sebesar Rp.

1.000.000,00 (satu juta rupiah)

Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Batusangkar, 10 Oktober 2010

UKM BKM STAIN Batusangkar

Penerima Mandat, Pemberi Mandat,

Daniel Tharmizi Tamrin El-Suluky

Catatan : SM adalah singkatan dari Surat Mandat

Lampiran 8: Contoh Bentuk Surat Pengantar

Nomor :23/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp :-

Hal : PESTA BAHASA 2008

Kepada Yth,

Bapak Ketua STAIN Batusangkar

Di -

Tempat

Assalamualaikum Wr, Wb,

Dengan hormat, Teriring salam dan doa semoga Allah SWT, senantiasa
memberikan anugrahya kepada Bapak dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya PESTA BAHASA 2008 pada tanggal 30

juni-05 juli 2008 di Auditurium STAIN Batusangkar, dengan ini kami kirimkan
beberapa hal yang berkenaan dengan kegiatan dimaksud, antara lain:

1. Undangan dan Project Proposal Kegiatan.

2. SK Presidium UKM-KM tentang PESTA BAHASA 2008.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Batusangkar , 10 Mei 2008

Unit Kegiatan Mahasiswa

Bahasa dan Komunikasi UKM-BKM

THARMIZI DINA FITRIANI

Ketua Umum Sekretaris Umum

Lampiran 9: Contoh Surat Undangan

Nomor :23/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp :-

Hal : Undangan

Kepada Yth :
 Pengurus UKM-BKM STAIN Batusangkar 2008

Di-

Tempat

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Wr.Wb

Teriring salam dan doa semoga Allah Swt, senantiasa memberikan anugrah dan
hidayahnya kepada saudara dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Pengurus UKM-BKM STAIN Batusangkar mengundang Saudara untuk hadir

dalam rapat yang akan diselenggarakan pada:

Hari / Tanggal : Sabtu, 2 Mei 2008

Jam : 09.00 WIB

Tempat : Sekretariat UKM-BKM

Agenda acara : Persiapan Rapat Kerja

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wasslamulaikum, Wr, Wb

Batusangkar, 24 April 2008

PENGURUS UKM BKM

STAIN Batusangkar

THARMIZI DINA FITRIANI

Ketua Umum Sekretaris Umum

Lampiran 10: Contoh Surat Himbauan

Nomor :23/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp :-

Hal : HIMBAUAN

Kepada Yth :

Pengurus UKM-BKM STAIN Batusangkar 2008

 Di-

Tempat

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Wr.Wb

Teriring salam dan doa semoga Allah Swt, senantiasa memberikan anugrah dan
hidayahnya kepada saudara dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Dalam upaya menjaga kontinuitas, dan konsistensi Organisasi, maka kepada

seluruh fungsionaris Organisasi dalam melaksanakan setiap aktivitas supaya
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Seluruh fungsionaris UKM BKM untuk menghindari diri dalam

memberikan sikap politik keluar menyangkut apapun.

2. Seluruh aktivitas Organisasi harus dijalankan secara prosedural

konstitusional dan tidak menimbulkan kekeliruan, baik secara internal
maupun eksternal.

3. Setiap langkah maupun kebijakan Organisasi harus senantiasa sesuai dengan

prinsip-prinsip Organisasi yang berpedoman pada kebijakan KU. UKM
BKM yang ada dengan tidak terpancing terhadap isu dan provokasi dari
luar.

4. Penyampaian ini agar disebarkan kepada seluruh anggota untuk

dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan
terima kasih.

Batusangkar, 24 April 2008

UKM BKM STAIN Batusangkar

THARMIZI DINA FITRIANI

Ketua Umum Sekretaris Umum

Lampiran 11: Contoh Surat Instruksi

Nomor :2/B/UKM-BKM/ST.BSK/IV/2008

Lamp :-

Hal : INTRUKSI

Kepada Yth :
 Personil Departement Pengembangan dan Penalaran Organisasi 2008

Di-

Tempat

Menunjuk surat UKM-BKM Nomor: 21 / A / IV / 2010 perihal pemeriksaan atas

diri anggota UKM-BKM, Maka dengan ini kami instruksikan kepada Saudara
untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Dalam penyelesaiannya harap memperhatikan ketentuan-ketentuan dibawah ini:

1. Sebelum Saudara mengunjungi .............................., maka saudara

sebelumnya mengadakan pertemuan dengan:

- Pimpinan ...............

- Pembina .................

2. Dari hasil pertemuan tersebut diatas, maka untuk lebih lanjutnya Saudara
diharuskan untuk bersama-sama dengan unsur
Pimpinan ..............., ............. mengadakan pertemuan untuk membicarakan
kasus-kasus tersebut.

3. Setelah selesai laporkan segera hasil konfirmasi Saudara tersebut.* *

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terima kasih.

Batusangkar, 24 April 2008

UKM BKM STAIN Batusangkar

THARMIZI DINA FITRIANI

Ketua Umum Sekretaris Umum

** : Tergantung dengan pokok Permasalahannya

Lampiran 12: Formulir Pendaftaran untuk Calon Anggota

FORMULIR PENDAFTARAN

UKM BKM STAIN BATUSANGKAR

Nomor : ..................

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini: .........................................................................

Data Pribadi :

Nama lengkap : ..............................................................................

Nama panggilan : ..............................................................................

Tempat, tanggal Lahir :...............................................................................

Alamat lengkap :...............................................................................

Telephone/pager/fax :...............................................................................

Data Pendidikan :

SD : ..............................................................................

SMP : ..............................................................................

SMA : ..............................................................................

Universitas/Institut/Akademi : ..............................................................................

Fakultas/Jurusan : ..............................................................................

Masuk tahun/tingkat : ..............................................................................

Lain-lain :

Pengalaman Organisasi : ...................................................................

Prestasi : ..............................................................................

Motivasi gabung ke UKM-BKM : ..............................................................................

Bersedia bergabung dalam keluarga besar UKM BKM STAIN Batusangkar. Semua
hal yang berkenaan dengan syarat keanggotaan UKM BKM STAIN Batusangkar
dapat diberlakukan dan untuk dilaksanakan sejak tanggal ditanda-tanganinya formulir
ini.

Demikian surat ini saya buat dengan sungguh-sungguh. Terima kasih atas perhatian
dan kerjasamanya.

Batusangkar,

Mengetahui,

Panitia Yang Bertanda Tangan,

 () ()

Petugas Calon Anggota

Syarat :

1) Foto copy Kartu Mahasiswa yang masih berlaku

2) Pas foto 3 x 4 cm sebanyak 2 (dua) lembar berwarna

3) Pas foto 2 x 3 cm sebanyak 1 (satu) lembar berwarna

4) Uang pendaftaran Rp. 2.500,-

Lampiran 13 Buku Notulen UKM-BKM

BUKU NOTULEN RAPAT

UNIT KEGIATAN MAHASISWA BAHASA DAN KOMUNIKASI 2008

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI

BATUSANGKAR

Hari / Tanggal :..

Tempat :..

Agenda :..

NO URAIAN HASIL RAPAT KETERANGAN

Mengetahui

(Pimpinan Rapat) (Notulis)

Catatan :

Lampiran 14 Surat Pengesahan

Lampiran 15 Surat Pengesahan MUSTA (Musyawarh Anggota)

Sruktur Kepengurusan UKM BKM 2008

Tidak
Mutlak,
sesuai dengan
kebutuhan

Alur Surat
Tugas /
Mandat Dan
Laporan

DAFTAR RUJUKAN

Adisaputro G, Asri Marwan. Anggaran Perusahaan (Business Budgeting) : Prinsip,

Mekanisme dan Teknik Penyusunannya. Yogyakarta, 1981

Wahyudin Sumpeno. Perpustakaan Masjid

Wursanto, Drs. Ig. Kearsipan 1.

Wursanto, Drs. Ig. Kearsipan 2.

http://khailiyah.tripod.com/karya.htm