FUNGSI DAN TUJUAN MANAJEJMEN PERSURATAN

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Metode Studi Islam

Yang diasuh oleh Ibu Renny Mayasari, M.Pd

D
I
S
U
S
U
N

OLEH :

KELOMPOK 2

ERLELI WITA NIM 02092103

NUR ANNISA NIM 02092123

MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH BATU BARA
SUMATERA UTARA
T.A. 2022/2023

1
 Kata Pengantar

Puji dan syukur Pemakalah ucapkankan ke hadirat Allah Swt, karena berkat rahmat
dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “fungsi dan tujuan
manajemen persuratan”. Makalah ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen Persuratan.
Penulis amat menyadari bahwa makalah ini memiliki banyak kekurangan. Oleh
karena itu Pemakalah mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk
memperbaiki makalah ini di masa yang akan datang.
Semoga makalah ini bisa memberikan manfaat terutama bagi Pemakalah dan bagi
pembaca pada umumnya. Akhirnya kepada Allah jugalah semuanya kita kembalikan.

Batu Bara, Oktober 2022

Hormat Kami

Pemakalah

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar..................................................................................................i
Daftar Isi...........................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang......................................................................................1
B. Rumusan Masalah.................................................................................1
C. Tujuan Penulisan..................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Surat.................................................................................2
B. Tata Pesuratan.......................................................................................5

BAB III PENUTUP

Kesimpulan ..........................................................................................8
Daftar Pustaka
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang asing. Surat dalam segala
bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat digunakan oleh seseorang sebagai
sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai kepentingan , baik pribadi, bisnis, maupun
kedinasan. Dalam menulis surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, diantaranya
adalah: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi
pesannya jelas-tegas-dan tidak bertele tele. Disamping itu, yang tidak kalah pentingnya untuk
diperhatikan adalah jangan lupa untuk mengunakan kertas yang masih bersih serta ukurannya
sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman surat. Surat dinilai efektif bila apa yang
dikomunikasikan penulis itu sampai kepada tujuannya, sejalan dengan kehendak si pengirim.
Maka dari itu isi atau maksud dari surat itu harus terang dan jelas, dan tidak menimbulkan
salah pengertian pada pihak penerima.
Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas
yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang
terdapat di kantor tersebut. Pengelolaan surat dan tata persuratan merupakan salah satu
komponen penting dalam arsip, karena tata persuratan yang baik akan mendukung tugas-
tugas pimpinan. Pada dasarnya suatu lembaga/instansi akan melakukan pengawasan yang
ketat terhadap surat yang masuk ataupun surat yang keluar.

B. Rumusan dan Urgensi pembahasan

Adapun Rumusan masalah dari latar belakang di atas adalah :

1. Bagaimana Pengelolaan Persuratan ?

2. Bagaimana fungsi dan tujuan manajemen persuratan ?

Dan urgensi pembahasan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui Pengelolaan persuratan

2. Untuk mengetahui fungsi dan tujuan manajemen persuratan

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Surat
1. Pengurusan surat masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat
oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Setiap kantor dalam setiap
harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat,
puluhan surat, bahkan ratusan surat.1 Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani
dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor
yang bersangkutan. Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu
unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita
namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Menurut Suprapto ruang lingkup surat adalah
1. Surat Dinas menyangkut materi yang ruang lingkupnya esensial dalam
komunikasi kedinasan yang berawal dari penentuan jenis, sifat, format, sarana
pengamanan surat dan kewenangan penandatanganan.
2. Penetapan format surat yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta
faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan kertas dan amplop.
3. Pengamanan surat dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang
paling penting agar dapat berdaya guna dan berhasil guna.2
Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut :
1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang
diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang
telah ditentukan. Surat dapat dipilah berdasarkan:
a) Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada
unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

1
Burhanuddin. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas
pimpinan. Gunung Kidul : Pustaka Media, 2009.), hlm 113
2
Tommy Suprapto, Pengantar Teori Komunikasi,( Yogyakarta: Agromedia. Pustaka. . 2006.), hlm :
35

2
b) Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel,
giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
c) Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan
menurut surat kilat/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat
segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus
diterima).
d) Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), Surat rahasia
(kode R = menimbulkan kerugian negara), Surat terbatas/ konfidensial (kode K =
hanya diketahui pejabat tertentu), Surat biasa (kode B ).
e) Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat
kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk

memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke
mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang
penyampaiannya harus didahulukan.
1. Pembukaan sampul (amplop) surat.
2. Pengeluaran surat dari dalam sampul
3. Pembacaan isi surat
4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam
buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.Pencatatan surat
sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan
surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir
nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
Pencatatan surat masuk selalu dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan
penyimpanan.
2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim
kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan
kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang
dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang
bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan

3
buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat
harus membubuhkan

2. Pengurusan surat keluar

Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat
oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat
Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai
berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan
konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik,
yaitu:
a. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus
diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas
surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam
surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan
informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat
dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam
proses penyusunan konsep surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.
Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu
dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang
akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep
tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus
sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan
sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang
akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu
pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan
terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan, kemudian diketik.
Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari
segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti,
barulah mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu
diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada
organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh
ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut
akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat
tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara
lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani
adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi diserahkan
kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar.
Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran,
asal surat, dan keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda Surat
Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar3
3
W Thomas. Surat Bisnis Modern. (Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo, 2015), hlm. 97

5
B. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya.
Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata
persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan
yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk
redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan
penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata persuratan tersebut apabila
dilaksanakan dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka
menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan.
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a) Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.
b) Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c) Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya.
d) Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.4

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya.

Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata
persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan
yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk
redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan
penandatanganan.
Pembakuan elemen-eleman dalam tata peraturan tersebut apabila dilaksanakan
dengan benar dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan
tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat diwujudkan.
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan
kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.
4
Laksmi.. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. (Depok: Universitas Indonesia 2005), hlm. 78
 d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.5
Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun public akan
menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut.
Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing- masing.
Dalam hal ini ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun
formulir. Masing-masing ditentuk juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang
memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo, nama dan alamat, kota,
tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh
(pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama,
tembusan dan cap).
Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan
sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu
surat. Sebagai contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat
harus ditandatangani top manajer. Tetapi apabila ada pedoman tentang pendelegasian
wewenang penandatanganan surat, hal tersebut akan lebih memudahkan serta lebih
efisien.

5
Sulistyo-Basuki. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.),
hlm : 145

7
 BAB III

PENUTUP

Kesimpulan
 Surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari Arsip. Surat
berhubungan erat dengan kantor.
 Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan
sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk surat merupakan
bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu dilakukan pengelolaan dan penataan yang
baik.
 Terciptanya pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam suatu
organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang professional, anggaran yang
memadai, sarana dan prasarana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan
efisien.
 DAFTAR PUSTAKA

Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung
Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Pustaka Media
W Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza,
Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama
Tommy Suprapto, Pengantar Teori Komunikasi, Yogyakarta: Agromedia. Pustaka. . 2006